Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH Lorenz.Goebel@HanseVision.de HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe
Steckbrief HanseVision GmbH Gegründet 1999 Sitz Hamburg Geschäftsführer Lorenz Goebel 40 Mitarbeiter Standorte: Hamburg Bochum (Redmond Integrators) Karlsruhe München Nürnberg Stuttgart Tochter der Bechtle AG Kundenreferenzen in Deutschland, Österreich, Schweiz Zusammenarbeit mit 60 High-Level Consultants Knowhow-Träger für die Implementierung von Unternehmensportalen auf Basis von Microsoft Technologien 2 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Agenda Architektur Warum mit SharePoint? Herausforderungen Beispielszenario Information- Lifecycle 3 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen ARCHI TEKTUR BEISPIELSZENARIO Information LifeCycle WARUM MIT SHAREPOINT? HERAUSFORDERUNGEN Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint
Information-Lifecycle SharePoint 2010 Erstellen & Bearbeiten Zusammenarbeit Archiv Suchen & Wiederherstellen Speichern & Vorhalten Vernichten Archivieren & Behalten 5 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen ARCHI TEKTUR INFORMATION LIFECYCLE Herausforderungen WARUM MIT SHAREPOINT? BEISPIELSZENARIO Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint
Herausforderungen 7 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Herausforderungen 8 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Ausgangssituation bei der HPA Umsetzung von drei bedarfsgerechten Lösungen: Vertragsmanagement/Vertragsarchiv Korruptionsprävention Archivierung und vorgangsbasierter Zugriff auf Vergaben/Verträge Künftig Auswertungen und Reporting Rechnungsarchiv Späte Archivierung von Rechnungen Barcode-Erkennung Rechnungs Scan und automatische Anreicherung von Metadaten Technisches Archiv Ablösung von Bestandsarchiv (Fabasoft) Migration von 130.000 Bestandsdokumenten Restrukturierung der Objektstrukturen -> Mapping auf SAP-Objektstruktur 9 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Ergebnis von Proof of Concept Die SharePoint-Plattform bietet alle nötigen Voraussetzungen SharePoint ist eine akzeptierte Plattform für Zusammenarbeit, Portale und Integration von Business Anwendungen Schnittstellen für Records Management/Archivierung, Routing und vorgangsbasierte Arbeit mit Dokumenten, als Voraussetzung für die Umsetzung einer e-akte inkl. Archivierung existieren, werden aber von Drittanbietern nicht konsequent genutzt Nutzung der SharePoint Plattform + minimal invasive Entwicklung für bedarfsgerechte Lösungen 10 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
KPMG: SharePoint & Compliance Video-Interview mit KPMG (Ulf Redeker und Dr.-Ing. Thomas Hemker) zum Thema Revisionssicherheit und Compliance für SharePoint: http://www.microsoft.com/de-de/showcase/details.aspx?uuid=96888009-67f9-4752-90cc-42befbef32cb Die empfohlenen Maßnahmen im Fazit entsprechen unserer Lösungsarchitektur J 11 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Status Das Projekt ist erfolgreich umgesetzt Abnahme und Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und TÜV IT Nord sind erfolgt Gemeinsam Referenzstudie mit Kunden wird aktuell erstellt Weiterer Ausbau (Stufe 2) der bestehenden Lösungen und Umsetzung neuer Bedarfe in Abstimmung Weitere Kundenprojekte auf dieser Architektur in der Umsetzung bzw. in der Proof of Concept-Phase 12 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen HERAUSFORDERUNGEN INFORMATION LIFECYCLE Architektur WARUM MIT SHAREPOINT? BEISPIELSZENARIO Revisionsfähige Archivierung mit SharePoint
Komponenten der HPA-Lösung Vorgangsbasierte Ansicht auf archivierte Dokumente ( Dynamische Akte ) Regelwerk Arbeitsbereich Archiv-Container Importer SAP Integration Scanner Import Altbestand aus Fabasoft 14 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Architektur - Übersicht SharePoint Server SharePoint Server Storage System 15 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Architektur Records Center 16 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Architektur Document Router Funktionen des Document Routers 17 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Architektur - Übersicht SharePoint Server Storage System 18 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
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Warum mit SharePoint? SharePoint bringt einen großen Satz an Standardfunktionen mit 20 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Warum mit SharePoint? Document Management Tools 21 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Warum mit SharePoint? Weitere Vorteile 22 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
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Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen
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HPA Livescreenshot Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen
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Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 30 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 31 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 32 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Erweiterung von SharePoint 33 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Archivierung 34 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Beispielszenario: Vertragsmanagement Oberfläche 35 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Vorteile der HPA-Lösung Bedarfsgerecht Die Lösung erlaubt bedarfsgerechte Fachlösungen Erste Lösungen: Vergaben, Technische Zeichnungen, Rechnungsarchiv Ist mit der empfohlenen SharePoint Informationsarchitektur kompatibel Unabhängig/Flexibel Ist unabhängig von der Produktpolitik eines Archivherstellers Dynamische, suchbasierte Akte ist extrem flexibel Modularer Aufbau erlaubt hohe Flexibilität Zukunftssicherheit Einfache Migrations- und Upgradefähigkeit für künftige SharePoint Versionen Basiert auf der MS Strategie für Archivierung/Records Management Projekte bei anderen Kunden werden zz durchgeführt! 36 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de
Kontakt Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH +49 (40) 2880 7590-0 Lorenz.Goebel@HanseVision.de www.hansevision.de http://blogs.myfirstsharepoint.de https://www.xing.com/profile/lorenz_goebel 37 Hamburg 16.04.2013 Lorenz Goebel, Lorenz.Goebel@HanseVision.de