Fragen und Antworten zur SEPA-Lastschrift INHALTSVERZEICHNIS 1. Was ändert sich durch SEPA beim Lastschriftverfahren?... 2 2. Was ist das SEPA-Basislastschriftverfahren?... 2 3. Was ist das SEPA-Firmenlastschriftverfahren?... 2 4. Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer?... 3 5. Wer muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen?... 3 6. Wo ist die Gläubiger-Identifikationsnummer zu beantragen?... 3 7. Wie lautet die Gläubiger-Identifikationsnummer der Knappschaft?... 3 8. Was ist eine Mandatsreferenz?... 3 9. Was bedeutet Pre-Notification?... 4 10. Erfolgt die Pre-Notification beim monatlichen Lastschrifteinzug durch die Knappschaft?... 4 11. Welche Vorlauffristen gelten bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften zur Bank?... 4 12. Gibt es kürzere Vorlauffristen für das SEPA-Basislastschriftverfahren in Deutschland?... 5 13. Welche Widerspruchsmöglichkeiten bzw. Rückgabefristen sind bei der SEPA-Basislastschrift zu beachten?... 5 14. Bestehen Widerspruchsmöglichkeiten bzw. Rückgabefristen beim SEPA-Firmenlastschriftverfahren?... 6 15. Welches Lastschriftverfahren bietet die Knappschaft an?... 6 16. Muss ein neues SEPA-Basislastschriftmandat für eine bereits existierende Einzugsermächtigung erteilt werden?... 6 17. Wie wird ein neues SEPA-Basislastschriftmandat erteilt?... 6 18. Kann das SEPA-Lastschriftverfahren auch aus dem Ausland genutzt werden?... 6 19. In welcher Form muss das Lastschriftmandat vorliegen?... 6 20. Muss bei Änderung der Mandatsdaten ein neues Lastschriftmandat eingereicht werden?... 7 21. In welcher Sprache muss ein Lastschriftmandat verfasst werden?... 7 22. Wie lange ist ein SEPA-Lastschriftmandat gültig?... 7 23. Wie sind SEPA-Lastschriftmandate aufzubewahren?... 7
1. Was ändert sich durch SEPA beim Lastschriftverfahren? Mit SEPA wird die bisherige Einzugsermächtigung durch das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt. Das europäische SEPA-Lastschriftverfahren (auch: SEPA Direct Debit oder SDD genannt) wurde bereits am 2. November 2009 durch die Umsetzung der EU-Richtlinie über Zahlungsdienste im Binnenmarkt (EU-Zahlungsverkehrsdienstrichtlinie) eingeführt. Wie auch beim herkömmlichen inländischen Lastschriftverfahren gibt es das SEPA-Lastschriftverfahren in zwei unterschiedlichen Ausprägungen. Zum einen besteht die Möglichkeit, das SEPA-Basislastschriftverfahren (auch: SEPA Core Direct Debit genannt) zu nutzen. Zum anderen wird das SEPA-Firmenlastschriftverfahren (auch: SEPA Business to Business Direct Debit genannt) angeboten. 2. Was ist das SEPA-Basislastschriftverfahren? Das SEPA-Basislastschriftverfahren garantiert eine eindeutige Identifizierung von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen und erweitert die Widerspruchsmöglichkeiten des Zahlungspflichtigen. Es enthält zahlreiche verbraucherschützende Komponenten, die dem deutschen Einzugsermächtigungsverfahren vergleichbar sind und kann sowohl mit Verbrauchern als auch mit Nicht-Verbrauchern eingesetzt werden. Für die Erteilung eines gültigen (autorisierten) SEPA-Basislastschriftmandats müssen - neben einem standardisierten Mandatstext für die Lastschriftmandatsvergabe - die weiteren folgenden Merkmale nach der SEPA-Verordnung enthalten sein: Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen (erteilt die Knappschaft) IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen sowie Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Diese Daten werden auch mit jedem Lastschrifteinzug von der Bank übermittelt. 3. Was ist das SEPA-Firmenlastschriftverfahren? Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren weist Parallelen zu dem bisherigen inländischen Abbuchungsauftrag auf. Es ist ausschließlich im Geschäftsverkehr zwischen Nicht- Verbrauchern zugelassen. Verbraucher sind damit ausdrücklich vom SEPA- Firmenlastschriftverfahren ausgeschlossen. Wie auch bei der Erteilung eines SEPA-Basislastschriftmandats, müssen im SEPA- Firmenlastschriftmandat - neben einem standardisierten Mandatstext - die weiteren folgenden Merkmale nach der SEPA-Verordnung enthalten sein: Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen (erteilt die Knappschaft) IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen sowie Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Diese Daten werden auch mit jedem Lastschrifteinzug von der Bank übermittelt. 2
Das vom Zahler erteilte SEPA-Firmenlastschriftmandat muss nicht nur dem Zahlungsempfänger selbst vorliegen, sondern vielmehr auch dem Zahlungsdienstleister des Zahlers (Hausbank). Die Hausbank prüft vor Einlösung der SEPA-Firmenlastschrift, ob zu der vorgesehenen Forderung auch ein entsprechendes Mandat vorliegt. 4. Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer? Die Gläubiger-Identifikationsnummer (auch Gläubiger-ID oder Creditor-Identifier genannt) dient zur kontounabhängigen und eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers (hier: Knappschaft). Beim SEPA-Lastschriftverfahren besteht die Verpflichtung, dass jeder Zahlungsempfänger, der am Lastschriftverfahren teilnimmt, eine individuelle Gläubiger-ID beantragt. Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss zusammen mit der vom Zahlungsempfänger vergebenen Mandatsreferenz bei jedem Lastschriftabruf im Kontoauszug des Zahlungspflichtigen enthalten sein und ist im gesamten SEPA-Raum für Lastschrifteinzüge gültig. 5. Wer muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen? Unternehmen, Behörden, Handel und Vereine, die von ihren Kunden und Mitgliedern die Beträge im Lastschriftverfahren einziehen, müssen eine eigene Gläubiger- Identifikationsnummer beantragen. Dies ist die grundsätzliche Voraussetzung für einen autorisierten Lastschrifteinzug. 6. Wo ist die Gläubiger-Identifikationsnummer zu beantragen? Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen. 7. Wie lautet die Gläubiger-Identifikationsnummer der Knappschaft? Für die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See gibt es die folgende einheitliche Gläubiger-Identifikationsnummer: DE81KBS00000034886. 8. Was ist eine Mandatsreferenz? Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen des Mandats (z.b. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eine eindeutige Identifizierung des Mandats im gesamten SEPA-Raum. Sollte die Mandatsreferenz bei der Unterzeichnung des Mandats noch nicht bekannt sein, muss sie dem Zahlungspflichtigen nachträglich, jedoch vor der Durchführung des ersten Lastschrifteinzugs, mitgeteilt werden. 3
9. Was bedeutet Pre-Notification? Bei der Pre-Notification handelt es sich um eine Vorankündigung des Lastschrifteinzuges. Das bedeutet, dass grundsätzlich eine Mitteilung an den Zahlungspflichtigen ergehen muss. Die Vorankündigung beinhaltet das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag der Forderung. Der Zahlungspflichtige soll in die Lage versetztet werden, rechtzeitig für die notwendige Deckung auf seinem Konto zu sorgen oder Unstimmigkeiten über die Höhe oder den Grund der Forderung mit dem Zahlungsempfänger klären zu können. Die Vorankündigung ist dem Zahlungspflichtigen grundsätzlich 14 Kalendertage vor Fälligkeit zur Verfügung zu stellen, es sei denn, dass individuell eine kürzere Frist vereinbart wurde. Sie muss bei jedem Abruf sowie bei Änderungen der Betragshöhe oder des Abbuchungstermins erfolgen. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen, beispielsweise bei Ratenzahlungsplänen, reicht eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug unter Angabe der zukünftigen Fälligkeitstermine aus. Wie auch schon beim SEPA-Lastschriftmandat muss die Pre-Notification die Gläubiger- Identifikationsnummer sowie die Mandatsreferenz enthalten. Außerdem erfolgt die Angabe von IBAN und BIC. Eine fehlerhafte oder unterbliebene Pre-Notification hat weder Auswirkungen auf die Wirksamkeit des Mandates noch auf die Autorisierung der eingereichten Lastschrift. 10. Erfolgt die Pre-Notification beim monatlichen Lastschrifteinzug durch die Knappschaft? Nein. Beim Lastschrifteinzug des Gesamtsozialversicherungsbeitrags entfällt die Pre- Notification, da der Arbeitgeber die Höhe des Einzugsbetrages und die Fälligkeitstermine kennt (Gemeinsame Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach 28b Abs. 2 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch vom 17. Juli 2014). 11. Welche Vorlauffristen gelten bei der Einreichung von SEPA-Lastschriften zur Bank? Die SEPA-Lastschrift sieht hier als verbraucherschützende Maßnahme vor, dass eingereichte Lastschriften mit einer entsprechenden Vorlauffrist dem Zahlungsdienstleister des Zahlungspflichtigen vorliegen müssen. 4
Nach den SEPA Vorgaben hat die jeweilige Inkassobank die folgenden Fristvorgaben zu beachten: Lastschriftdaten dürfen nicht früher als 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag - dem sogenannten Due Date - bei der Bank des Zahlers vorliegen (D-14). Der Datensatz bei SEPA-Basislastschriften ist bei einer einmaligen oder ersten Lastschrift spätestens fünf Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstag beim Zahlungsdienstleister vorzulegen (D-5). Bei wiederkehrender und letzter Lastschrift gilt eine Frist von zwei Bankarbeitstagen bei SEPA-Basislastschriften (D-2). SEPA-Firmenlastschriften müssen unabhängig davon, ob es sich um eine erstmalige, einmalige oder um eine Folgelastschrift handelt, mindestens einen Bankarbeitstag vor Fälligkeit bei dem Zahlungsdienstleister vorliegen (D-1). 12. Gibt es kürzere Vorlauffristen für das SEPA-Basislastschriftverfahren in Deutschland? Ja. Aufgrund des in Deutschland festgestellten Marktbedarfs für eine verkürzte Vorlagefrist wurde mit dem SEPA-Rulebook aus November 2012 die Möglichkeit eröffnet, die SEPA- Basislastschrift bei der Bank einen Bankarbeitstag vor Fälligkeit einzureichen (COR 1 - Verfahren). Ein Abkommen für die deutschlandweite Nutzung dieser Lastschriftmöglichkeit wurde am 4. November 2013 veröffentlicht. Das Standardeinzugsverfahren der SEPA-Basislastschrift (Vorlagefristen von 5 Tagen bei Erstlastschrift bzw. 2 Tagen bei Folgelastschriften) bleibt als Basisangebot der Zahlungsdienstleister bestehen. Die COR 1-Lastschrift wird den Zahlungsempfängern als zusätzliches Produkt angeboten. Diese verkürzte Vorlauffrist kann sowohl für einmalige, erstmalige und folgende Lastschrifteinzüge genutzt werden. 13. Welche Widerspruchsmöglichkeiten bzw. Rückgabefristen sind bei der SEPA-Basislastschrift zu beachten? Der Zahlungspflichtige hat die Möglichkeit einer SEPA-Basislastschrift bis zu acht Wochen nach der Belastung - ohne Angabe von Gründen - zu widersprechen. Diese achtwöchige Rückgabefrist gilt für jede Zahlung, die durch ein autorisiertes Lastschriftmandat erfolgt. Auf diese Widerspruchsfrist muss zudem eindeutig im SEPA-Basislastschriftmandat hingewiesen werden. Bei einem nicht erteilten oder einem gelöschten SEPA-Basislastschriftmandat (unautorisierte Lastschrift) beträgt die Widerspruchsfrist 13 Monate. 5
14. Bestehen Widerspruchsmöglichkeiten bzw. Rückgabefristen beim SEPA- Firmenlastschriftverfahren? Bei der SEPA-Firmenlastschrift bestehen grundsätzlich keine Widerspruchsmöglichkeiten. Der Zahlungsdienstleister des Zahlungspflichtigen prüft die Lastschrift vor der Belastung gegen vorliegende Mandate. Dies hat zur Folge, dass der Zahlungspflichtige nach der Einlösung kein Recht mehr hat, eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Sofern eine SEPA-Firmenlastschrift unautorisiert erfolgt (Mandat wurde nicht erteilt oder ist bereits gelöscht), beträgt die Widerspruchsfrist auch 13 Monate. 15. Welches Lastschriftverfahren bietet die Knappschaft an? Im inländischen Lastschrifteinzug bietet die Knappschaft das SEPA- Basislastschriftverfahren an. Für die Teilnahme an diesem Lastschriftverfahren ist ein unterschriebenes SEPA-Basislastschriftmandat bei der Knappschaft einzureichen. 16. Wie wird ein SEPA-Basislastschriftmandat erteilt? Arbeitgeber, die noch kein Lastschriftkunde sind, können das auf unserer Homepage bereitgestellte SEPA-Basislastschriftmandat ausfüllen und schicken dieses an die Knappschaft. Die Knappschaft teilt dem Arbeitgeber dann separat die Mandatsreferenz mit. 17. Kann das SEPA-Lastschriftverfahren auch aus dem Ausland genutzt werden? Nein. Arbeitgeber mit Sitz im Ausland benötigen vorerst weiterhin ein Bankkonto in Deutschland. Die Teilnahme am Lastschriftverfahren mit einer Bankverbindung aus dem Ausland ist bei der Knappschaft zurzeit noch nicht möglich. Die technische Änderung dieser Verfahrensweise ist für das Jahr 2016 geplant. Sobald ein Lastschrifteinzug aus dem Ausland möglich ist, wird diese Information auf der Homepage der Knappschaft veröffentlicht. 18. In welcher Form muss das Lastschriftmandat vorliegen? Lastschriftmandate müssen in schriftlicher Form eingereicht werden. Mandate, die nicht in Schriftform vorliegen, sind nicht SEPA-fähig, da kein gültiges Lastschriftmandat erteilt wurde. Grundsätzlich muss das Mandat vom zahlungspflichtigen Kontoinhaber eigenhändig separat unterschrieben werden. Ein telefonisch oder per Internet erteiltes Mandat ist nicht gültig. 19. Muss bei Änderung der Mandatsdaten ein neues Lastschriftmandat eingereicht werden? Grundsätzlich gilt, dass alle Mandatsangaben geändert werden können. Allerdings wird ein neues Mandat erforderlich. Eine Mandatsänderung bedarf der Schrift- bzw. Textform, d.h. ein Papier-Mandat kann nachträglich nicht auf rein elektronischem Wege geändert werden. Denn sonst kann der Zahlungsempfänger den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen. Dies gilt auch für eine Mandatsverlängerung. 6
20. In welcher Sprache muss ein Lastschriftmandat verfasst werden? Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, das Lastschriftmandat in einer Sprache des Europäischen Wirtschaftsraums einzuholen, die der Zahler beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. Das bedeutet, dass für den deutschen Lastschrifteinzug das Lastschriftmandat in deutscher Sprache ausgestellt wird. 21. Wie lange ist ein SEPA-Lastschriftmandat gültig? Wird ein SEPA-Lastschriftmandat innerhalb von 36 Monaten nach dem Fälligkeitstermin der letzten zum Einzug vorgelegten SEPA-Lastschrift nicht genutzt, so verfällt es und ist vom Zahlungsempfänger zu löschen. Das Lastschriftmandat kann aber auch jederzeit vom Zahlungspflichtigen widerrufen werden. 22. Wie sind SEPA-Lastschriftmandate aufzubewahren? Die Aufbewahrung von SEPA-Lastschriftmandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen. In Deutschland kann z.b. eine Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen (Verweis auf "Schriftform" 126 BGB bzw. "Textform" 126d BGB), d.h. nicht zwingen im Original. Bei der Knappschaft werden die Lastschriftmandate, die der Arbeitgeber erteilt hat, archiviert. So können diese - auf Anforderung des Zahlungsdienstleisters des Zahlungsempfängers - als Kopie vorgelegt werden. 7