Archivierung und digitales Dokumenten- und Belegmanagement mit Easy für CS plus
Günter Schröder, Teamleiter Entwicklung System Thomas Florl, Entwicklung Produktmanagement December 17, 2009 - Country 2
Kosten- / Nutzenbetrachtung Archivierungskonzept allgemein Merkmale von EASY-Archiv allgemein Archivierung / Recherche / mobiles Archiv Fragen im Zusammenhang mit der Umstellung auf CS plus Fragen zur Umstellung von Saperion auf Easy-Archiv Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 3
So sieht es sicherlich noch nicht bei Ihnen aus, aber: Papier bindet Kosten: 1. Arbeitszeit 2. Material 3. Regalfläche 4. Druckerleistung Das Papier ist nicht mehr der bedeutende Informationsträger im 3. Jahrtausend der Menschheitsgeschichte! Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 - Country 4
Ansteigen des Informationsvolumens 1980 Heute 100 Informationen 1.600 Informationen Heute müssen wir innerhalb von einem Monat mehr Informationen verarbeiten als vor 30 Jahren in einem ganzen Jahr Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 5
Anzahl der archivierten Dokumente ( Schleupen Archiv-Anwender, Kanzlei mit aktuell 35 Arbeitsplätzen) Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 6
Beispielrechnung Eine Kanzlei mit 500 Vorgängen am Tag 10.000 Vorgänge pro Monat 120.000 Vorgänge pro Jahr 600 800 Ordner Ablage 48 64 m Länge Regalfläche 1,5 t Papier! Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 7
Wie sieht es in den Büros aus? Heute verursacht eine konventionelle Dokumentenablage hoher Aufwand bei der Ablage zeitaufwendiges Suchen nach Dokumenten lange Durchlaufzeiten Mehrfachablage mangelnde Transparenz hohe Kosten Herkömmliche Datenablage erschwert somit ein integriertes, mandantenorientiertes Arbeiten Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 8
Ist-Zustand in Zahlen... Für Dokumenten-Mißmanagement werden heute aufgewendet 40% - 50% der Gesamtarbeitszeit.. 20% - 45% der Arbeitskosten.. 12% - 15% des Firmenumsatzes Quelle : Gartner Group Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 9
Kostenschätzung für Ablage + Suchen für 1 Blatt Papier A4 (lt. Focus) Ablage Papier 0,35 elektronisch 0,10 > Differenz - 0,25 Wiederfinden Papier 1,75 elektronisch 0,35 > Differenz - 1,40 Zeit- und Kosteneinsparungen durch sekundenschnelles Wiederauffinden von Vorgängen und Dokumenten Mehr Informations-Transparenz als Basis für Knowledge Management Sicherer Dokumentenzugriff über Internet und Intranet Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 10
Anzahl der archivierten Dokumente ( Schleupen Archiv-Anwender, Kanzlei mit aktuell 35 Arbeitsplätzen) Mehrkosten bei der Ablage der Dokumente in Papierform: In 2009 30.000 Gesamt 240.000 Mehrkosten bei herkömmlicher Suche im Papierarchiv:??? Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 11
Dokumente Office Dokumente emails Einzelscann und Mengen-Scann von - Dokumente - Belegen REWE Steuern Lohn- Gehalt Kanzleiorganisation WinWord Excel Powerpoint Schriftverkehr Unterlagen Auslesen Vorkontieren Buchen Dokumentenorganisation / Schriftverkehr REWE Direkte Recherche EASY-Archiv (Revisionssicheres Ablagesystem) Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 12
Effektiver in der Fibu arbeiten Durch Digitales Belegbuchen Scannen automatisches Erkennen von Belegen Oder manuelle Zuordnung der Belege in der Buchungsmaschine Archivanbindung Vollständige Integration ohne Datenübernahmen und mit einem Kontierungssytem Anwendertagung in Hannover 17.12.2009 13
Merkmale von Easy-Archiv Alle Informationen zum archivierten Dokument im Archiv enthalten -Indizes - Volltext - Originaldokument Archiv stand alone einsetzbar, ohne Archivbuch benutzbar Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 14
Wie kommen die Dokumente ins EASY-Archiv? Archivieren aus dem Aktenbaum Archivieren über die Ausgabeliste Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 15
Wie kommen die Dokumente ins EASY-Archiv? Archivieren über externe Produkte - Office nach Archiv (WinWord, MS-Excel, PowerPoint) Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 16
Welche Recherchemöglichkeiten stehen zur Verfügung Recherchieren über das Archivbuch Recherchieren mittels der Ad-Hoc-Recherche Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 17
Recherchieren mit dem Mappenmanager von Easy Indexsuche Volltextsuche individuelle Suchmasken individuelle Trefferlisten Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 18
Zusätzliche Ausgabemöglichkeiten aus dem Archiv Das mobile Archiv z.b. als Arbeitsarchiv z.b. als Mandantenarchiv z.b. als Archiv für die GDPdU Erstellung eines individuellen Archives auf Datenträger Rechercheprogramm und Dokumentenviewer mit enthalten Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 19
Mobiles Archiv Mandanten Mandanten-CD: Recherchieren Ausgeben Drucken Zeiträume Fachgebiete Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 20 20
Besonderheiten Kompatibilität CS zu CS plus CS-kompatible Archivierung der Dokumente Recherchemöglichkeiten - wie bisher Easy- und Ad-hoc-Client Zusätzlich Recherche über Archivbuch Einführung EASY-Archiv auch vor Umstellung auf CS plus möglich Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 21
Konvertierung von Saperion nach Easy-Archiv Umstellung auf eine aktuelle Archiv-Version Umfangreiche neue Möglichkeiten im Bereich Archiv Qualifizierte Hotline und Support (CS plus = zertifizierter Easy Partner) Ein Ansprechpartner für Anwendung und Archiv Mit Ergänzung um Stammdaten, Aktenorganisation, etc. Mit Volltext bei PDF-Dokumenten Anwendertagung in Hannover December 17, 2009 22
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung! Anwendertagung in Hannover 17.12.2009 23