Das Modelluterehme Das Modelluterehme BüroFix e. K. Klaus Scheider Ihaber ud Geschäftsführer Idustrie Sekretariat Eikauf Rechugswese Marketig Privatkude Persoalabteilug Yvoe Klei Peter Lehma Igo Meier, Dieter Wohlfahrt Lieferate Lager Reparaturwerkstatt Barbara Latz Beo Ludwig Kude Verkauf Großhadel Copyshop Webshop Geschäftskude Fiazamt Kreditistitute Krakekasse Versicheruge Stadtverwaltug Fiazbuchhaltug Koste- ud Leistugsrechug 6 60286
Eiführug 1 Eiführug 1.1 User Modelluterehme BüroFix e. K. stellt sich vor Iformatio Die BüroFix e. K. ist ei Hadelsuterehme für Bürobedarf, das sowohl im Eizelhadel als auch im Großhadel tätig ist. Der Ihaber Klaus Scheider übt die Geschäftsführug zusamme mit seier Tochter Barbara Latz aus. Das Uterehme ist i das Hadelsregister eigetrage. Hadelsregisterauszug Nr. der Eitragug Amtsgericht Speyer a) Firma b) Ort der Niederlassug (Sitz der Gesellschaft) c) Gegestad des Uterehmes (bei juristische Persoe) 1 a) BüroFix e. K. b) Speyer Geschäftsihaber Persölich haftede Gesellschafter Abwickler Klaus Scheider 11. August 1954 Speyer Prokura Rechtsverhältisse HR A273 a) Tag der Eitragug ud Uterschrift b) Bemerkuge a) 17. Jauar 1993 b) 2 Barbara Latz, geb. Scheider, i Speyer, ist Eizelprokura erteilt. a)14. Juli 2004 b) Bl. 45 d. A. Das Geschäftsjahr der BüroFix e. K. etspricht dem Kalederjahr (01.01. bis 31.12.). Das Sortimet der BüroFix e. K. besteht aus de Waregruppe: Büroartikel (z.b. Druckerpapier, Order, Schreibgeräte) Büromaschie (z.b. Akteverichter, Kopierer, Tischrecher) EDV-Geräte ud Zubehör (z. B. Computer, Bildschirme, Drucker) Büromöbel (z. B. Akteschräke, Schreibtische, Bürostühle) Ei großer Verkaufsraum vo ca. 600 m² steht de Privat- ud Geschäftskude zur Verfügug, die sich dort vo füf Mitarbeiter berate lasse oder sich aus de offe zugägliche Regale selbst bediee köe. I de Verkaufsraum itegriert ist ei umfagreich ausgestatteter Copyshop. Die Geschäftskude werde im Umkreis vo ca. 100 km vo Speyer vo zwei Außediestmitarbeiter betreut. Im Betriebsgebäude der BüroFix e. K. ist auch eie Reparaturwerkstatt für Büromaschie utergebracht, i der zwei Mitarbeiter beschäftigt sid. Die traditioelle Vertriebswege Ladeverkauf ud Verkauf über de Außediest wurde um eie Webshop-Versad erweitert. Dieser eue Vertriebsweg gewit immer mehr a Bedeutug. 60287 7
Eiführug 1.2 Stellug der Fiazbuchhaltug i der Betriebswirtschaftslehre Situatio Tim Neuhof hat eie Ausbildugsplatz bei der BüroFix e. K. erhalte. Er meldet sich a seiem erste Ausbildugstag bei Barbara Latz, die für das Persoal der BüroFix e. K. zustädig ist. Frau Latz bespricht mit ihm de Ausbildugspla für die ächste Moate. Barbara Latz: Herr Neuhof, die erste drei Moate Ihrer Ausbildug werde Sie überwieged i userer Rechugsweseabteilug bei Herr Meier verbrige. Auch Herr Wohlfahrt, der Sie währed Ihrer gesamte Ausbildug betreue wird, werde Sie dort kee lere. I dieser Abteilug köe Sie sehr viel über die BüroFix e. K. erfahre, de Herr Meier ist sozusage user wichtigster Ma. Tim Neuhof: Ich dachte, Herr Scheider als Geschäftsführer der BüroFix e. K. ist der wichtigste Ma? Barbara Latz: Das ist atürlich richtig. Aber Herr Meier sammelt ud dokumetiert mit Herr Wohlfahrt betriebswirtschaftliche Vorgäge aus de adere Abteiluge. Somit hat er de beste Überblick über user Uterehme. Tim Neuhof: Tut mir Leid, Frau Latz, aber mit de Begriffe betriebswirtschaftlich ud Rechugswese ka ich gar ichts afage. Was bedeutet das alles? Barbara Latz: Das werde Sie i de ächste drei Jahre alles lere. Schließlich sid Sie ja och am Afag Ihrer Ausbildug. Ich mache Sie jetzt erst eimal mit Herr Meier bekat. Er wird Ihe gere seie Abteilug vorstelle ud all Ihre Frage beatworte. Iformatio Die Betriebswirtschaftslehre beschäftigt sich mit de ierbetriebliche Vorgäge des Uterehmes ud de Beziehuge zu seier Umwelt, z. B. zu Lieferate, Kude, Kreditistitute ud Behörde. ierbetriebliche Vorgäge der BüroFix e. K. z. B.: Leitug des Uterehmes Persoalverwaltug Lagerverwaltug Zusammestellug des Sortimets Kalkulatio der Verkaufspreise Erstellug vo Absatzpläe für die ächste Abrechugsperiode Beziehuge der BüroFix e. K. zur Umwelt z. B.: Wareeikauf bei Lieferate Wareverkauf a Kude Eröffug eies Geschäftskotos bei eiem Kreditistitut Aufahme eies Kredits bei eiem Kreditistitut Zahlug vo Steuer a das Fiazamt 8 60288
Eiführug Da die Betriebswirtschaftslehre das wirtschaftliche Hadel aus der Sicht des Uterehmes selbst utersucht, lässt sie sich uter aderem ach folgede betriebliche Fuktioe glieder: Rechugswese Orgaisatio Persoalwese Fiazierug Fiazbuchhaltug Koste- ud Leistugsrechug Statistik Plaugsrechug Lagerwirtschaft Absatz Marketig (Vgl. hierzu das Buch Betriebswirtschaftslehre für die BF I.) 1.3 Bereiche des betriebliche Rechugsweses Fiazbuchhaltug Die Fiazbuchhaltug immt im betriebliche Rechugswese eie Schlüsselfuktio ei. Sie erfasst aufgrud vo Belege, z. B. Rechuge vo Lieferate, Rechuge a Kude, Kotoauszüge über die Bakkote, lückelos ud sachlich geordet alle Geschäftsvorfälle des Uterehmes für die eizele Abrechugszeiträume (Abrechugsperiode). Mit ihrem Zahlematerial bildet sie die Grudlage für die adere Bereiche des Rechugsweses. Koste- ud Leistugsrechug Wichtigste Aufgabe der Koste- ud Leistugsrechug ist die Überwachug der Wirtschaftlichkeit des Uterehmes. Sie berechet de Erfolg des Uterehmes aus seier betriebliche Tätigkeit (Betriebserfolg), idem sie dem Wertezuwachs (Leistuge/ Erlöse) de Werteverzehr (Koste) gegeüberstellt. Dabei werde ur die Date aus der Fiazbuchhaltug verwedet, die direkt mit dem Geschäftsziel der BüroFix e. K., also dem Kauf ud Verkauf vo Büroartikel, EDV-Geräte, Büromöbel, dem Kauf vo Kopierpapier ud Verkauf der Kopie sowie der Reparatur vo Büromaschie, i Verbidug stehe. Eie Spede der BüroFix e. K. zum Beispiel a das Rote Kreuz wird somit zwar i der Fiazbuchhaltug, aber icht ider Koste- ud Leistugsrechug erfasst. 60289 9
Eiführug Ermittlug des Erfolgs für das letzte Geschäftsjahr der BüroFix e. K. Werteverzehr (Koste) Wertezuwachs (Leistuge) z. B.: 1. Eikauf vo Büroartikel für de Verkauf 458.000,00 2. Eikauf vo Büromöbel für de Verkauf 297.000,00 3. Eikauf vo Computer ud Zubehör für de Verkauf 45.000,00 4. Eikauf vo Papier für de Copyshop 9.600,00 5. Eikauf vo Ersatzteile für die Reparaturwerkstatt 162.000,00 6. Gehaltszahluge 510.000,00 7. Stromkoste 20.400,00 z.b.: 1. Verkauf vo Büroartikel 732.800,00 2. Verkauf vo Büromöbel 445.200,00 3. Verkauf vo Computer ud Zubehör 63.000,00 4. Eiahme des Copyshops 16.000,00 5. Eiahme der Reparaturwerkstatt 307.000,00 Koste isgesamt 1.502.000,00 Erlöse isgesamt 1.564.000,00 Leistuge 1.564.000,00 Koste 1.502.000,00 = Erfolg (Gewi) 62.000,00 Außerdem ermittelt die Koste- ud Leistugsrechug die etstadee Koste für die eizele Hadelsware ud Diestleistuge ud liefert somit wichtige Date für die Kalkulatio der Verkaufspreise der Ware ud Diestleistuge. Statistik Die Statistik überimmt die Date aus der Fiazbuchhaltug ud der Koste- ud Leistugsrechug ud stellt diese i übersichtliche Tabelle, Schaubilder ud Diagramme dar. So werde zum Beispiel Statistike über die Umsatzetwicklug der eizele Waregruppe, über die Veräderug der Beschaffugspreise, über die Persoalkoste ud über die Gewie der eizele Geschäftsjahre der BüroFix e. K. erstellt. Die ermittelte Date werde ierbetrieblich (iter) mit frühere Abrechugsperiode ud außerbetrieblich (exter) mit Uterehme der gleiche Brache vergliche. Deshalb wird die Statistik auch als Vergleichsrechug bezeichet. Aus de statistisch aufbereitete Date ka die Geschäftsführug der BüroFix e. K. sich eie Überblick über die Geschäftsetwicklug verschaffe ud Etscheiduge für die küftige Uterehmesplaug treffe. 10 602810
Eiführug Umsätze i EUR der BüroFix e. K. im letzte Geschäftsjahr Copyshop 16.000 Computer 63.000 Werkstatt 307.000 Büromöbel 445.200 Kreisdiagramm Büroartikel 732.800 Umsatzateile des Webshops a de gesamte Umsätze gesamte Umsätze 800.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 Umsätze über de Webshop Säulediagramm Büroartikel Büromöbel Computer Copyshop Werkstatt Umsätze über herkömmliche Vertriebswege Plaugsrechug Bei der Plaugsrechug trifft die Geschäftsführug der BüroFix e. K. auf der Basis der Date der Fiazbuchhaltug, der Koste- ud Leistugsrechug ud der Statistik wichtige wirtschaftliche Etscheiduge über die zuküftige Etwicklug des Uterehmes. Es werde zum Beispiel Beschaffugspläe, Absatzpläe, Kostepläe, Ivestitiospläe ud Fiazpläe mit Soll-Werte für küftige Abrechugsperiode erstellt. Am Ede eier jede Abrechugsperiode werde die Soll-Werte mit de tatsächlich i dieser Abrechugsperiode erreichte Ist-Werte vergliche (Soll-Ist-Vergleich) ud dere Abweichug ermittelt. Die Ursache werde aalysiert, um damit die Erreichug der uterehmerische Ziele überprüfe ud i Zukuft Fehletwickluge vermeide zu köe. Umsatzplaug (EUR) für das folgede Geschäftsjahr Waregruppe/ Umsätze des letzte Geschäftsjahres folgedes Geschäftsjahr Abteiluge Soll-Werte Ist-Werte Abweichug Soll-Werte geplate Veräderug Büroartikel 710.000 782.800 +72.800 840.000 +57.200 Büromöbel 450.000 445.200 4.800 440.000 5.200 Computer 75.000 63.000 12.000 60.000 3.000 Copyshop 15.000 16.000 +1.000 16.000 +/ 0 Werkstatt 320.000 307.000 13.000 290.000 17.000 isgesamt 1.570.000 1.614.000 +44.000 1.646.000 +32.000 davo Umsatz des 120.000 188.000 + 68.000 230.000 + 42.000 Webshops 602811 11
Eiführug Kurz ud büdig Rechugswese Fiazbuchhaltug Koste- ud Statistik Plaugsrechug Leistugsrechug Diese Teilbereiche verarbeite die Zahle der Vergageheit (Ist-Zahle). Dieser Teilbereich legt Zahle für die Zukuft fest (Soll-Zahle). Übugsaufgabe 1. Orde Sie die folgede Vorgäge de eizele Bereiche des Rechugsweses zu. 1. Im Juli dieses Jahres wurde Büromaterial ud Büroeirichtuge im Wert vo 490.000,00 verkauft. Im selbe Moat wurde für die Beschaffug der verkaufte Ware, für Gehälter ud Strom 430.000,00 ausgegebe. Durch die Gegeüberstellug dieser beide Größe wird ei betrieblicher Erfolg vo 60.000,00 ermittelt. 2. Mithilfe der Absatzzahle werde i eier Übersicht für das letzte Quartal die Umsätze für Büromaterial, Computer ud Büroeirichtuge gegeübergestellt. 3. Auf eiem Koto werde aufgrud vo Ausgagsrechuge ud Kotoauszüge usere Forderuge a usere Kude ermittelt. 4. Für de Webshop-Versad soll im ächste Jahr ei eues Auslieferugslager eigerichtet werde. Für die Fiazierug der otwedige Ivestitioe werde alle zu erwartede Ausgabe zusammegestellt. 5. Für die Stadtverwaltug Speyer wird der Agebotspreis für die Lieferug vo 20 Schreibtische, 20 Schreibtischstühle ud 10 Akteschräke ermittelt. 6. Da die Aufträge für die Reparaturwerkstatt rückläufig sid, solle im ächste Geschäftsjahr die Persoalkoste durch die Nichtbesetzug eies frei gewordee Arbeitsplatzes gesekt werde. 7. Die Aschaffug eies Kopierers für de Copyshop wird als Betriebs- ud Geschäftsausstattug erfasst. 8. I eiem Diagramm werde dem Umsatz im Webshop-Versad die Persoalkoste i diesem Bereich gegeübergestellt ud mit de Ergebisse der adere Abteiluge vergliche. 2. Ermittel Sieaufgrudder folgedewerte debetriebserfolg derbürofix e. K. für das letzte Quartal: Kauf vo 10 Tischkopiergeräte für de Wiederverkauf:.. 2.899,00 12 602812
Eiführug Kauf vo 3Farblaserdrucker für de Wiederverkauf... 1.187,00 Kauf vo 50 Druckerpatroe für de Wiederverkauf... 899,00 Kauf vo 20 Mauspads für de Wiederverkauf... 61,00 Kauf vo 5Akteverichter für de Wiederverkauf... 650,00 Kauf vo 15 Bürodrehstühle für de Wiederverkauf... 4.385,00 Ausgabe für eie Werbeprospekt i der örtliche Wochezeitug... 9.800,00 Gehaltszahluge adie Mitarbeiter/-ie... 57.187,00 Spede a das Deutsche Kiderhilfswerk e. V.... 2.000,00 Verkauf vo Büroartikel... 52.000,00 Verkauf vo 5Schreibtische... 5.600,00 Verkauf vo 2Bürodrehstühle... 620,00 Eiahme des Copyshops... 2.100,00 Eiahme der Reparaturwerkstatt... 7.800,00 Eiahme aus der Vermietug eier Geschäftswohug 670,00 3. Im letzte Moat wurde de Mitarbeiter der BüroFix e. K. folgede Bruttogehälter gezahlt: Sekretariat Yvoe Klei:... 3.600,00 Eikauf Peter Lehma:... 4.000,00 Rechugswese Igo Meier: 4.600,00 Dieter Wohlfahrt: 4.200,00 Persoalabteilug Barbara Latz:... 6.200,00 Marketig Beo Ludwig:... 4.400,00 Verkauf Beate Deuter:... 2.400,00 Paul Kober:... 3.600,00 Gerlide Kohl:... 2.000,00 Max Ohler:... 2.800,00 Alexadra Schmitt: 3.400,00 Außediestmitarbeiter Erka Sözer:... 3.600,00 Moika Wedel:... 3.600,00 Reparaturwerkstatt Markus Ertel:... 3.200,00 Fraz Lag:... 2.800,00 Stelle Sie i eiem Säulediagramm die Summe der gezahlte Gehälter für die eizele Abteiluge der BüroFix e. K. dar. Hiweis für die Grafik: 1 cm auf der y-achse etspricht 1.000,00 Bruttogehalt. 602813 13
Fiazbuchhaltug 2 Fiazbuchhaltug Situatio Tim Neuhof ist jetzt zwar klar, weshalb Igo Meier eie zetrale ud wichtige Rolle i der BüroFix e. K. eiimmt. Allerdigs sid immer och viele Frage offe. Tim Neuhof: Herr Meier, die Fiazbuchhaltug scheit wirklich eie gaz wichtige Rolle bei der BüroFix e. K. zu spiele. Was geau wird de i der Fiazbuchhaltug gemacht? Igo Meier: Es ist ahezu umöglich, diese Frage i weige Sätze zu beatworte. I erster Liie dokumetiert die Fiazbuchhaltug alle fiazielle Vorgäge, die mit usere Bakkote, usere Kude, Lieferate usw. zu tu habe. Diese Vorgäge bezeichet ma als Geschäftsvorfälle. Wir müsse sehr geau aufpasse, dass wir jede dieser Vorgäge erfasse ud festhalte. Aber dabei sid och eie gaze Mege aderer Dige zu beachte. Tim Neuhof: Das kligt ja sehr kompliziert. Igo Meier: Kei Grud zur Sorge. Ich werde Ihe die wichtigste Iformatioe gebe ud sie Ihe erkläre. 2.1 Ihalte der Fiazbuchhaltug Iformatio Bei der BüroFix e. K. falle a jedem Geschäftstag viele Vorgäge a, die das Vermöge (z. B. Betriebs- ud Geschäftsausstattug, Warebestäde, Bakguthabe) ud das Kapital (z. B. Eigekapital, Schulde) des Uterehmes veräder. 14 602814
Fiazbuchhaltug Wir zahle a die Volksbak Speyer eie Kredit vo 10.000,00 über das Girokoto zurück. Wir kaufe eie eue Kopierer für de Copyshop. Der Rechugsbetrag über 2.350,00 wird erst i 2 Moate a de Lieferate überwiese. User Bakkoto immt um 10.000,00 ab. Abahme des Vermöges Der Bestad userer Betriebsud Geschäftsausstattug immt um 2.350,00 zu. Zuahme des Vermöges Usere Schulde adie Volksbak Speyer ehme um 10.000,00 ab. Abahme des Kapitals Usere Schulde a de Lieferate ehme um 2.350,00 zu. Zuahme des Kapitals Nach de Vorschrifte des Hadelsgesetzbuches (HGB) ud der Abgabeordug (AO) müsse solche Geschäftsvorfälle lückelos, zeitlich ud sachlich geordet aufgezeichet werde. Diese Aufzeichuge werde als Fiazbuchführug oder Geschäftsbuchführug bezeichet. Hadelsgesetzbuch HGB 238 Buchführugspflicht (1) Jeder Kaufma ist verpflichtet, Bücher zu führe ud i diese seie Hadelsgeschäfte ud die Lage seies Vermöges ach de Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug ersichtlich zu mache. [ ] Die Geschäftsvorfälle müsse sich i ihrer Etstehug ud Abwicklug verfolge lasse. Abgabeordug AO 141 Buchführugspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (1) Gewerbliche Uterehmer sowie Lad- ud Forstwirte, die ach de Feststelluge der Fiazbehörde für de eizele Betrieb 1. Umsätze [ ] vo mehr als 500.000 Euro im Kalederjahr oder [ ] 4. eie Gewi aus Gewerbebetrieb vo mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr [ ] gehabt habe, sid [ ] verpflichtet, für diese Betrieb Bücher zu führe ud aufgrud jährlicher Bestadsaufahme Abschlüsse zu mache [ ]. 602815 15
Fiazbuchhaltug Die Fiazbuchhaltug umfasst folgede Tätigkeite: Ermittlug des gesamte Vermöges ud des gesamte Kapitals Buchug der Geschäftsvorfälle, die das Vermöge ud das Kapital veräder Erstellug der Bilaz ud der Gewi- ud Verlustrechug (GuV-Rechug) zum Ede eies Geschäftsjahres Belegprizip Eie Buchug i de Geschäftsbücher der BüroFix e. K. darf ur da vorgeomme werde, we ei Beleg vorliegt. Merke keie Buchug ohe Beleg aber auch kei Beleg ohe Buchug Mithilfe der Belege ka die Richtigkeit ud die Vollstädigkeit der Buchhaltug achgewiese werde. Belegarte Diese Belege werde vo der BüroFix e. K. selbst erstellt. z. B.: Eigebelege Rechuge aihre Kude erstellte Kassebelege beim Wareverkauf ausgestellte Quittuge für die Kude Überweisuge a Lieferate Loh- ud Gehaltsabrechuge Diese Belege werde vo adere Uterehme erstellt. z.b.: Fremdbelege Rechuge vo de Lieferate Stromabrechuge erhaltee Quittuge erhaltee Kassebelege beim Eikauf Kotoauszüge der Kreditistitute (Notbelege) Diese Belege werde vo der BüroFix e. K. selbst erstellt, we kei Eigeoder Fremdbeleg vorliegt. Sie werde ur für die Buchhaltug agefertigt. z.b.: Küstliche Belege Ersatzbelege für verlore gegagee Quittuge Belege für die Buchug vo Kassediffereze 16 602816
Fiazbuchhaltug Aufbewahrug der Belege Die BüroFix e. K. muss alle Geschäftsuterlage ach de hadelsrechtliche Vorschrifte aufbewahre. Für die eizele Uterlage gelte folgede Aufbewahrugsfriste: 10 Jahre: Buchugsbelege, Hadelsbücher, Ivetare, Eröffugsbilaze, Jahresabschlüsse 6Jahre: Hadelsbriefe, Geschäftsbriefe Hadelsgesetzbuch HGB 257 Aufbewahrug vo Uterlage. Aufbewahrugsfriste (1) Jeder Kaufma ist verpflichtet, die folgede Uterlage geordet aufzubewahre: 1. Hadelsbücher, Ivetare, Eröffugsbilaze, Jahresabschlüsse, Eizelabschlüsse ach 325 Abs. 2a, Lageberichte, [ ] 2. die empfagee Hadelsbriefe, 3. Wiedergabe der abgesadte Hadelsbriefe, 4. Belege für Buchuge i de vo ihm ach 238 Abs. 1 zu führede Bücher (Buchugsbelege). [ ] (3) Mit Ausahme der Eröffugsbilaze ud Abschlüsse köe die i Absatz 1 aufgeführte Uterlage auch als Wiedergabe auf eiem Bildträger oder auf adere Dateträger aufbewahrt werde, we dies de Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug etspricht ud sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Date 1. mit de empfagee Hadelsbriefe ud de Buchugsbelege bildlich ud mit de adere Uterlage ihaltlich übereistimme, we sie lesbar gemacht werde, 2. währed der Dauer der Aufbewahrugsfrist verfügbar sid ud jederzeit ierhalb agemesseer Frist lesbar gemacht werde köe. Sid Uterlage aufgrud des 239 Abs. 4 Satz 1 auf Dateträger hergestellt worde, köe statt des Dateträgers die Date auch ausgedruckt aufbewahrt werde; die ausgedruckte Uterlage köe auch ach Satz 1 aufbewahrt werde. (4) Die i Absatz 1 Nr. 1 ud 4 aufgeführte Uterlage sid zeh Jahre, die sostige i Absatz 1 aufgeführte Uterlage sechs Jahre aufzubewahre. (5) Die Aufbewahrugsfrist begit mit dem Schluss des Kalederjahrs, i dem die letzte Eitragug i das Hadelsbuch gemacht, das Ivetar aufgestellt, die Eröffugsbilaz oder der Jahresabschluss festgestellt, [ ], der Hadelsbrief empfage oder abgesadt worde oder der Buchugsbeleg etstade ist. 602817 17
Fiazbuchhaltug 2.2 Aforderuge a die Fiazbuchhaltug Grudsätzlich muss die Buchführug so beschaffe sei, dass sich eie sachverstädige Perso (z. B. ei Mitarbeiter des Fiazamts oder ei Wirtschaftsprüfer) ierhalb eier agemessee Zeitspae eie Überblick über die Geschäftsvorfälle ud die Lage des Uterehmes verschaffe ka. Etsprechede Regel werde aus dem Hadelsrecht abgeleitet ud uter der Bezeichug Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug (GoB) zusammegefasst. Sie sid icht auf ubestimmte Zeit festgeschriebe, soder werde städig vo der Wisseschaft, der Geschäftspraxis sowie vo der Rechtsprechug weiteretwickelt ud aktuelle Gegebeheite agepasst. Hadelsgesetzbuch HGB 239 Führug der Hadelsbücher (2) Die Eitraguge i Bücher ud die sost erforderliche Aufzeichuge müsse vollstädig, richtig, zeitgerecht ud geordet vorgeomme werde. [ ] (4) Die Hadelsbücher ud die sost erforderliche Aufzeichuge köe auch i der geordete Ablage vo Belege bestehe oder auf Dateträger geführt werde, soweit diese Forme der Buchführug eischließlich des dabei agewadte Verfahres de Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug etspreche. [ ] Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug Bei der Buchug der Geschäftsvorfälle müsse bestimmte Regel beachtet werde: Grudsatz der Vollstädigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müsse vollstädig ud richtig erfasst werde. Es dürfe keie Geschäftsvorfälle weggelasse werde. Die Buchuge ide Geschäftsbücher müsse mit de Agabe auf de Belege (z. B. Datum, Betrag) übereistimme. Grudsatz der Ordugsmäßigkeit: Die Geschäftsvorfälle müsse sachlich geordet (z. B. ach Wareeikauf, Wareverkauf, Kassebestad, Bakguthabe) ud zeitlich ach dem Datum geordet aufgezeichet werde. Grudsatz der Zeitgerechtigkeit: Die Geschäftsvorfälle sid iagemesseer Zeit, achdem sie agefalle sid, zu buche. Der Kassebestad soll täglich aufgeomme werde. Grudsatz der Klarheit ud Übersichtlichkeit: Die Buchführug muss jederzeit vo eier sachverstädige Perso (z.b. Betriebsprüfer des Fiazamts) achvollziehbar sei. Der Jahresabschluss muss übersichtlich gegliedert sei. Grudsatz der Eideutigkeit: Werde bei der Buchug der Geschäftsvorfälle Abkürzuge oder Symbole verwedet, muss dere Bedeutug eideutig festgelegt sei (z. B. BGA für Betriebs- ud Geschäftsausstattug). Grudsatz der Nachprüfbarkeit: Es darf keie Buchug ohe Beleg erfolge. Damit die Aufzeichuge auf ihre Richtigkeit überprüft werde köe, sid die Belege aufzubewahre ud die Date der Fiazbuchhaltug zusicher. Elektroisch gespeicherte Date dürfe somit währed der Aufbewahrugsfrist icht gelöscht oder überspielt werde. 18 602818
Fiazbuchhaltug Grudsatz der Ordetlichkeit: Erfolgt die Buchführug icht über die elektroische Dateverarbeitug, muss sie mit urkudesichere Schreibmaterialie verfasst werde (z. B. icht mit eiem Bleistift). Buchuge dürfe icht uleserlich sei. We ei Fehler gemacht wurde, darf der ursprügliche Buchugsihalt icht uleserlich gemacht werde (z. B. mit Titekiller oder Tipp-Ex, durch Überschreibe). Die falsche Eitragug darf ur mit eiem eifache Strich durchgestriche werde, sodass die ursprügliche Eitragug immer och lesbar ist. Zwische de eizele Buchuge dürfe keie Leerzeile gelasse werde, damit achträglich keie Eitraguge mehr vorgeomme werde köe. 2.3 Aufgabe der Fiazbuchhaltug Die Fiazbuchhaltug immt viele Aufgabe für uterschiedliche Iteressete ierhalb ud außerhalb des Uterehmes wahr. Dokumetatio Die Fiazbuchhaltug hat die Aufgabe, de Stad ud alle Veräderuge vo Vermöge ud Kapital ahad vo Belege lückelos, richtig, zeitgerecht, geordet ud fortlaufed aufzuzeiche. Erfolgsermittlug Die Fiazbuchhaltug erfasst alle Aufweduge (z. B. Gehaltszahluge, Stromkoste) ud Erträge (z. B. Wareverkäufe, Provisioserträge), um durch ihre Gegeüberstellug de Erfolg (Gewi oder Verlust) des Uterehmes ermittel zu köe. Aufstellug des Jahresabschlusses Die Fiazbuchhaltug erstellt de Jahresabschluss mit Bilaz, Gewi- ud Verlustrechug ud Lagebericht. Der Lagebericht soll besodere Vorgäge ud voraussichtliche Etwickluge des Uterehmes äher erläuter (z.b. Umsatzetwicklug der letzte Jahre ud erwartete Umsätze i de ächste Jahre). Kotrolle Die Ihaber ud die Geschäftsführer erhalte Iformatioe über de Stad ud die Etwicklug des Vermöges ud der Schulde, über die agefallee Koste sowie über de Erfolg des Uterehmes. Sie köe sich damit eie Überblick über die fiazielle Lage ud die Wirtschaftlichkeit des Uterehmes verschaffe. Bereitstellug vo Etscheidugsgrudlage Auf der Grudlage des erstellte Zahlematerials köe Ihaber ud Geschäftsführer Etscheiduge für die Zukuft treffe (z. B. eie Etscheidug über die Vergrößerug des Verwaltugsgebäudes). 602819 19
Fiazbuchhaltug Weiterleitug vo Date Die Buchhaltug liefert de adere Teilbereiche des Rechugsweses Basisdate zur weitere Verarbeitug. Bereitstellug vo Grudlage für die Preiskalkulatio Auf der Grudlage der Date der Fiazbuchhaltug werde die Verkaufspreise für die Ware ermittelt. Überwachug der Außestäde Die Fiazbuchhaltug führt Kudekote, auf dee die Außestäde (Forderuge a die Kude) aufgezeichet werde. Dadurch wird die Überwachug der Zahlugseigäge erleichtert. Kude, die ihre Zahlugsverpflichtuge icht fristgerecht achkomme, köe somit festgestellt ud gemaht werde. Bereitstellug voiformatioe für Geschäftsparter Geschäftsparter köe sich ahad vo Date aus der Fiazbuchhaltug über die fiazielle Lage ud damit über die Sicherheit des Uterehmes iformiere. Kreditistitute werde auf der Grudlage der Zahle der Fiazbuchhaltug ihre Etscheiduge für die Kreditvergabe treffe. Zusammestellug vo Date zur Berechug vo Steuer Die Buchhaltug liefert das Zahlematerial für die Berechug der Steuer (z.b. Umsatzsteuer, Loh- ud Kirchesteuer, Gewerbeertragsteuer). Sicherug vo Beweismittel Bei Rechtsstreitigkeite mit Lieferer, Kude, Kreditistitute, Behörde usw. köe die Aufzeichuge der Buchhaltug als Beweismittel diee. Kurz ud büdig Koste- ud Leistugsrechug Statistik Plaugsrechug Geschäftsihaber Gesellschafter Staat, z. B. Fiazamt, Gericht Iteressete a de Date der Fiazbuchhaltug Geschäftsführer Mitarbeiter Kreditistitute Lieferate Kude 20 602820
Fiazbuchhaltug 2.4 Orgaisatio der Fiazbuchhaltug Iformatio Damit wir alle Geschäftsvorfälle ordugsgemäß buche köe, müsse wir bei der Bearbeitug der Belege i folgede Schritte vorgehe: Belege Geschäftsvorfälle Eigagsrechug ER 160 Hauptbuch Kotoauszug BA 39 Ausgagsrechug AR 672 Gehaltsabrechug GL 21 Kote Soll Habe Ware 450,00 Verbidlichkeite 450,00 Gebucht: 13.09.../me Übertragug Grudbuch (Joural) Grudbuch Seite: Jahr: Moat: Datum Beleg- Buchugssatz Soll Habe ummer 12.09... ER 160 Warebestada 450,00 Verbidlichkeite 450,00 20.09... GL 21 Gehaltszahlug 1.295,00 a Bak 1.295,00 05.10... AR 672 Forderuge 2.387,00 a Wareverkauf 2.387,00 11.11... BA 39 Bak 2.387,00 a Forderuge 2.387,00 Loh- ud Gehaltsbuch Nebebücher Kassebuch Forderugsbuch (Debitore) Übertragug Lagerbuch Iveturbuch Soll Warebestad Habe Verbidlichkeite 450,00 Soll Forderuge Habe Wareverkauf 2.387,00 Bak 2.387,00 Soll Bak Habe Wareverkauf 2.387,00 Gehälter 1.295,00 Soll Gehälter Habe Bak 1.295,00 Soll Verbidlichkeite Habe Wareeikauf 450,00 Soll Wareverkauf Habe Forderuge 2.387,00 1. Belegprüfug Die Agabe auf de Belege werde auf ihre sachliche ud recherische Richtigkeit geprüft. 2. Belegsortierug Die Belege werde ach Beleggruppe geordet ud ummeriert (z.b. ach Eigagsrechuge, Gehaltsabrechuge, Ausgagsrechuge, Bakbelege). 3. Kotierug Auf de Belege wird i eiem Kotierugsstempel der Buchugssatz festgehalte. Der Buchugssatz gibt a, auf welche Kote derbetreffede Betrag gebuchtwird. Im Grudbuch werde die Geschäftsvorfälle i zeitlicher Reihefolge i Form vo Buchugssätze aufgezeichet. I der Praxis wird das Grudbuch i der Regel elektroisch geführt. Der Sachbearbeiter muss die Buchugssätze i das Programm eigebe. Je ach Bedarf werde zusätzlich zum Grudbuch verschiedee Nebebücher geführt. Dari werde spezielle buchhalterische Tatbestäde ud Iformatioe festgehalte. Die Geschäftsvorfälle werde sachlich geordet auf de etsprechede Kote gebucht. Nach der Buchug werde die Belege abgelegt (z.b. ach dem jeweilige Sachgebiet, chroologisch) ud etspreched de gesetzliche Vorschrifte aufbewahrt. Das Hauptbuch liefert ei vollstädiges Bild über die Geschäftsvorfälle ud die Lage des Uterehmes. I der Praxis wird das Hauptbuch meist elektroisch geführt. Die Kote des Hauptbuchs werde ach der Eigabe der Buchugssätze (Grudbuch) automatisch vom Programm geführt. 602821 21
Fiazbuchhaltug Übugsaufgabe 4. Beatworte Sie mithilfe der 257 ud 239 HGB (vgl. Seite 17 ud 18) folgede Frage: 1. Warum ist die BüroFix e. K. ach de gesetzliche Vorschrifte verpflichtet eie Fiazbuchführug durchzuführe? 2. Über welche Sachverhalte muss die Buchhaltug der BüroFix e. K. Auskuft gebe köe? 3. Welche Forme der Buchhaltug ka die BüroFix e. K. wähle? 4. Ka die BüroFix e. K. die Bilaz ud die Gewi- ud Verlustrechug des letzte Geschäftsjahres ur als gespeicherte Datei auf eier CD aufbewahre? Begrüde Sie Ihre Etscheidug. 5. Warum muss die BüroFix e. K. Eigagsrechuge, Quittuge, Lohabrechuge, Kotoauszüge usw. für eie bestimmte Zeit aufbewahre? 5. Kläre Sie, welche der folgede Aussage richtig ud welche falsch sid. 1. Im Grudbuch werde die Geschäftsvorfälle ach sachliche Gesichtspukte geordet. 2. Die Aufzeichug aller Geschäftsvorfälle erfolgt im Grudbuch, im Hauptbuch ud bei Bedarf i Nebebücher. 3. Die Date der Fiazbuchhaltug sid ur für de itere Gebrauch im Uterehme bestimmt. 4. Der Kotierugsstempel auf de Belege beweist ur, dass die Agabe, wie z.b. das Datum oder der Betrag auf dem jeweilige Beleg, überprüft wurde. 5. Die Buchhaltug ermittelt am Ede eies jede Geschäftsjahres de Gewi oder Verlust des Uterehmes. 6. Der Auszubildede der BüroFix e. K. Tim Neuhof ist zurzeit i der Rechugsweseabteilug beschäftigt. Dieter Wohlfahrt gibt ihm die auf Seite 23 abgebildete Belege zur weitere Bearbeitug. Tim Neuhof muss dazu folgede Frage kläre: 1. Um welche Belegarte ach 257 HGB hadelt es sich? 2. Müsse diese beide Belege als Geschäftsvorfälle i das Grud- ud i das Hauptbuch überomme werde? Begrüde Sie Ihre Etscheidug. 3. I welche eizele Arbeitsschritte erfolgt die Bearbeitug dieser Belege ider Buchhaltug? 4. Wie lage müsse diese beide Belege ach de gesetzliche Vorschrifte des HGB aufbewahrt werde? 5. I welcher Weise sid diese Belege aufzubewahre? 6. Ab welchem Datum köe diese Belege frühestes verichtet werde? 22 602822
Fiazbuchhaltug Beleg 1 Beleg 2 602823 23
Fiazbuchhaltug 7. Bestimme Sie ach de Vorschrifte des 257 HGB (vgl. Seite 17), bis zu welchem Datum die BüroFix e. K. folgede Uterlage aufbewahre muss: 1. Die Gehaltsabrechug für die Außediestmitarbeiteri Moika Wedel für de Moat Juli dieses Jahres über 3.600,00. 2. Das Ivetar, das im Dezember des letzte Geschäftsjahres erstellt wurde. 3. Der Kotoauszug der Kreis- ud Stadtsparkasse Speyer vom 17. Mai dieses Jahres. 4. Ei Werbeprospekt der Firma Pelika über Druckerpatroe vom 14. Juli des letze Jahres. 5. Die Schlussbilaz ud die Gewi- ud Verlustrechug vom 31. Dezember des letzte Geschäftsjahres. 6. Die Eröffugsbilaz vom 1. Jauar dieses Jahres. 7. Eie Takrechug des Außediestmitarbeiters Patrick Brau vom 13. November des letzte Jahres über 53,60. 8. Ei Mahschreibe vom 15. Mai dieses Jahres a die Firma ebo-fußbodebau OHG wege eier och icht beglichee Forderug über 1.765,98. 8. Überprüfe Sie, i welche der folgede Fälle die BüroFix e. K. gege die Grudsätze ordugsmäßiger Buchführug verstößt. 1. Der Außediestmitarbeiter Erka Sözer erhält eie Reisekostevorschuss über 150,00 i bar. Die Sekretäri Yvoe Klei erstellt eie Auszahlugsbeleg über diese Betrag für die Buchhaltug. 2. Die Mitarbeiteri Gerlide Kohl sammelt die Belege des Copyshops über die verkaufte Kopie ud gibt diese immer am letzte Arbeitstag eies Moats a die Buchhaltug zur Buchug. 3. Igo Meier lässt heute die Buchugsbelege aus de Jahre 1990 1994 verichte, um im Archiv Platz für die Ablage euer Belege zuschaffe. 4. Um die Azahl der zu führede Kote möglichst gerig zu halte, bucht die BüroFix e. K. im Hauptbuch die Forderuge a Kude ud die Verbidlichkeite a Lieferate auf eiem Koto. 5. Währed der Ivetur hat sich der Auszubildede Tim Neuhof bei der Bestadsaufahme der Akteorder verzählt. I das Iveturaufahmeblatt trägt er statt der 35die Zahl 30 ei. Als er de Fehler bemerkt, überpiselt er mit Tipp-Ex die falsche Eitragug ud berichtigt sie. 24 602824