Leitfaden zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift und erster Einzug im SEPA-Verfahren Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeine Informationen zu SEPA Seite 01 2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA Seite 02 3. Umstellung auf SEPA Seite 03-05 4. Erster Einzug im SEPA-Verfahren durchführen Seite 06-09 1. Allgemeine Informationen zu SEPA Was heißt eigentlich SEPA? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, d.h. einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. An der SEPA nehmen alle Staaten des europäischen Wirtschaftraumes (EWR) sowie die Schweiz und Monaco teil. Allgemeines Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren wird das deutsche Lastschriftverfahren zum 01.02.2014 abgelöst werden. SEPA ermöglicht es, fällige Forderungen aus vielen europäischen Staaten einschließlich Deutschland einzuziehen, also grenzüberschreitend. Als Einreicher bestimmen Sie auf den Tag genau den Fälligkeitstermin. SEPA erlaubt es u.a. dem Zahlungspflichtigen innerhalb von 8 Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Betrages zu verlangen (Rücklastschrift). Damit wird ein größtmöglicher Verbraucherschutz sichergestellt. Durch die Benachrichtigung der Mitglieder können die bisherigen Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate gewandelt werden. Dokumentation Die jeweils aktuellsten Handbücher und Anleitungen stehen Ihnen unter www.sparkasseniederbayern-mitte.de/spg-verein zum Download (PDF-Format) zur Verfügung. Hotline/Kontakt: Hotline: 08731 / 502 1313 E-Mail: eb@sparkasse-niederbayern-mitte.de Internet: www.sparkasse-niederbayern-mitte.de Electronic Banking Seite 1 von 9 Stand 15.10.2015
2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA Erst wenn Sie unten stehende Voraussetzungen erfüllt haben, ist ein technischer Umstieg (siehe 3./4.) in SPG-Verein 3.2 sinnvoll/empfehlenswert! Schritt 1: Gläubiger-Identifikationsnummer für den Verein beantragen Es ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu kann unter dem Link https://extranet.bundesbank.de/scp/ aufgerufen werden. Weitere Informationen zur Gläubiger-ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank www.bundesbank.de unter Zahlungsverkehr nachgelesen werden. Schritt 2: SEPA-Inkassovereinbarung bei der Sparkasse beantragen Nachdem Sie die Gläubiger-ID von der Bundesbank erhalten haben, ist eine vertragliche Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit der Sparkasse erforderlich. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Ihre Gläubiger-ID der Bundesbank wird für die Vereinbarung benötigt und muss vorgelegt werden. Schritt 3: Freischaltung für Online-Banking bei der Sparkasse beantragen SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden. Die Abgabe per Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom oder USB-Stick etc.) ist nicht mehr möglich! Bitte wenden Sie sich für die Freischaltung an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Der Einzug bzw. die Übertragung einer SEPA-Lastschriftdatei ist über das kostenlose Internet- Banking oder einer Online-Banking Software wie z.b. StarMoney oder SFirm Enterprise möglich. Electronic Banking Seite 2 von 9 Stand 15.10.2015
3. Umstellung auf SEPA Bevor Sie die Umstellung und damit die verbundenen Änderungen in SPG-Verein durchführen empfehlen wir Ihnen dringend eine Datensicherung ( Extra => Datensicherung => Stammdaten sichern ) durchzuführen. Schritt 1: Gläubiger-ID hinterlegen Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) wie folgt hinterlegen. "Stammdaten Stammdaten pflegen" Vereinsdaten pflegen "Karteikarte Bankverbindung" Schritt 2: IBAN, BIC und Mandatsreferenz inkl. Datum erstellen (Massenänderung) Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in der Reihenfolge BIC/IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz erfolgen. Bei allen Änderungen bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. Die Läufe sind nur vorbreitende Massnahmen und haben ansonsten keinerlei Auswirkungen. Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt. Die IBAN wird auch dann neu aufgebaut, wenn diese bereits vorhanden ist. Allerdings nur diejenigen, welche mit DE anfangen. Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer aufgebaut werden. Bei der Kennung SEPA-Ausführung wird Erst-Lastschrift bei allen Mitgliedern mit der Zahlungsart Lastschrift eingesetzt. Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Mitglieder Änderungsdienst "Massenänderung Electronic Banking Seite 3 von 9 Stand 15.10.2015
Schritt 3: Mitglieder informieren (Umdeutung von Einzugsermächtigungen) Nach der Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen im Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen neue SEPA-Mandate einzuholen. Es besteht jedoch die Pflicht, die Zahlungspflichtigen über die Umdeutung schriftlich zu informieren. Dabei muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dies kann durch den Verein schriftlich, entweder auf dem Postweg oder per Email erfolgen. Die Schriftliche Mitteilung per Brief: Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen sepa-mitteilung-umstellung.brf oder optional sepa-mitteilung-umstellung-1.brf zur Verfügung, den Sie unter Mitglieder => Computerbriefe => Briefe ausgeben drucken/erstellen können. Musterbrief sepa-mitteilung-umstellung.brf zur Umdeutung von Einzugsermächtigungen Ggf. ist durch die Massenänderung (analog Schritt 2.) Briefanrede aufbauen eine automatische Generierung der Briefanrede notwendig/sinnvoll. Electronic Banking Seite 4 von 9 Stand 15.10.2015
Schritt 4: Zahlungsart Lastschrift in SEPA-Lastschrift ändern (Massenänderung) Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA-Verfahren genutzt werden soll. Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz inkl. Datum und SEPA-Ausführung verschlüsselt sind, wird die Umstellung durchgeführt. Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Mitglieder Änderungsdienst "Massenänderung Schritt 5: Kontrolle Überprüfen Sie unter Abteilungen/Beiträge (2) ob die Felder BIC, IBAN, SEPA-Mandatsreferenz, SEPA-Ausführung als und vom gefüllt sind. Als Zahlungsart muss SEPA-Lastschrift hinterlegt sein. Electronic Banking Seite 5 von 9 Stand 15.10.2015
4. Ersten Einzug im SEPA-Verfahren durchführen Schritt 1: Erste Beitragserhebung durchführen "Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebung Schritt 2: Beitragserhebungsliste Anhand der Beitragserhebungsliste kann festgestellt werden, welche Art der Lastschriften (Erst- /Folgelastschrift) erstellt wurden. Für die Archivierung sollte die Beitragserhebungsliste ausgedruckt werden. "Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebungsliste Ausgabe Zahlungsart - In der Regel ist dies alle - Listenmuster Electronic Banking Seite 6 von 9 Stand 15.10.2015
Schritt 3: SEPA-Lastschriftdatei erstellen "Beiträge Beitragsverfahren SEPA-Lastschriftdatei erstellen Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 3, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über den Optionspunkt Ausführung von die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen. Es öffnet sich nun die Maske für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Bitte beachten Sie die Hinweise in den jeweiligen Masken bzw. die Beschreibung in der Hilfe. Beachten Sie bitte das SEPA-Lastschriften ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden können. Die Abgabe per beleglosen Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom etc.) ist nicht möglich! Electronic Banking Seite 7 von 9 Stand 15.10.2015
Allgemeine Informationen: Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen Erst-Lastschriften und Folge-Lastschriften durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der Funktion Erst-Lastschrift, bestehende und in der Vergangenheit bereits eingezogene Mitglieder mit der Auswahl Folge-Lastschriften eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden Ablauf: zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.b. Beitrag 201X ). nun Ihr Ziellaufwerk ( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchen aus. Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei Erst-Lastschriften bzw. 3 Arbeitstagen bei Folge-Lastschriften. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Sollten Sie die Funktion COR1 verkürzte Laufzeit ausgewählt haben (empfohlen), so ist die Vorlaufzeit des Fälligkeitsdatums für Erst- und Folgelastschriften einheitlich +2 Arbeitstage. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. 1. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums ohne den Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +6 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 25.02.2014 zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. 2. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums mit dem Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +2 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 19.02.2014 zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen. Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 2.2, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über den Optionspunkt Ausführung von die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen. Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichem Datei-Namen (z.b. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Bei der Übertragung der Zahlungsverkehrsdatei per Online-Banking wird kein Begleitzettel benötigt. Sie können die Anzahl Begleitzettel auf 00 einstellen. Übertragen Sie abschließend die SEPA-Datei(en) per Online-Banking (siehe Kurzanleitung SPG-Verein - Punkt 4.2 / Download: www.sparkasse-niederbayern-mitte.de/spg-verein) zur Sparkasse. Electronic Banking Seite 8 von 9 Stand 15.10.2015
Erläuterungen Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt. Besonderheit bei Mitgliedern mit speziellen Verwendungszwecken SEPA/DTA(1) und SEPA/DTA(2). Sofern beim Datenträgeraustausch innerhalb der Verwendungszwecke einer der Platzhalter <Mandatref> oder <Gläubiger-ID> verwendet wird, so werden diese Verwendungszwecke zusätzlich zu den speziellen Verwendungszwecken ausgegeben. Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Das Erstellungsdatum steht standardmäßig auf dem Programmdatum. Das Fälligkeitsdatum muss bei Erst-Lastschriften mindestens +6 Arbeitstage bzw. bei Folge-Lastschriften mindestens 3 Arbeitstage nach dem Erstellungsdatum liegen. Sollten Sie die Funktion COR1 verkürzte Laufzeit (empfohlen) nutzen, so ist bei Erst- und Folge- Lastschriften beim Fälligkeitsdatum +2 Arbeitstage zu erfassen. Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter SEPA-Datei speichern unter bestimmt werden. Die Eingaben werden im Verzeichnis Parameter gespeichert und beim nächsten Aufruf als Standard- Werte vorgegeben. Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis DTA-Historie abgelegt. Die Extension xml des Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung muss lediglich die lfd. Nummer wieder in xml geändert werden. Electronic Banking Seite 9 von 9 Stand 15.10.2015