SEPA-Umstellung in der VR-Networld Software 1 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto...2 2 Der SEPA-Zahlungsverkehr...3 2.1 Die Euro-Überweisung - SEPA Credit Transfer (SCT)...3 2.2 SEPA-Lastschriften - SEPA Debit Transfer (SDD)...4 2.2.1 Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI)...4 2.2.2 SEPA-Mandate...4 2.2.2.1 Erfassen und Bearbeiten von Mandaten...4 2.2.2.2 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften...6 2.2.3 SEPA-Lastschriften...7 2.2.3.1 Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Lastschriften...7 2.2.3.2 SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften...8 2.3 SEPA-Datenverkehr...8 2.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA...8 2.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand...8 2.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen aus DTA-Dateien...9 2.3.2 SEPA-Dateien importieren / zur Übertragung einlesen...11 2.3.3 SEPA-Datei prüfen...11 SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 1
1 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Mit der VR-NetWorld-Software Version 4.4 oder höher können Sie auf SEPA-Zahlungsverkehr umstellen. Um diese SEPA-Fähigkeit an Ihrem Konto einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten : Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt: Anschließend klicken Sie auf den Button Geschäftsvorfälle und prüfen Sie, ob hier die Haken im Feld SEPA- Zahlungsverkehr allgemein für SEPA-Überweisungsverkehr gesetzt sind. Bei Lastschrifteinreichungen sind noch SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 2
zusätzlich die terminierten Lastschriften und Sammellastschriften zu aktivieren: Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung, um die Bankparameterdateien zu aktualisieren. 2 SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-Networld Software wird in den Grundfunktionen wie der bisherige nationale Zahlungsverkehr durchgeführt. 2.1 Die Euro-Überweisung - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab 01.02.2014 für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Öffnen Sie das Überweisungsformular, befindet sich links oben ein Auswahlbutton. Über diesen können Sie zwischen einer SEPA-Überweisung oder einer nationalen Überweisung wechseln. Überweisung national (Kto-Nr../BLZ.) Euro-Überweisung (IBAN/BIC) Bei der EURO-Überweisung geben Sie in der Eingabemaske die Empfängerdaten mit IBAN und BIC ein. Wird ein gespeicherter Empfänger ausgewählt, werden automatisch die Felder IBAN und BIC ausgefüllt. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 3
INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün hervorgehoben. Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten Schritten. BEACHTEN Sie bitte: Bei SEPA-Überweisungen wird anstelle des Textschlüssels der Purpose Code zur Klassifizierung verwendet. Bei der Erfassung der SEPA-Überweisung kann der Purpose Code ausgewählt werden. (z.b. Gehaltszahlung - bisheriger Textschlüssel 53 - SEPA Purpose Code: SALA) 2.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Für die Euro-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. 2.2.1 Gläubiger-Identifikation - Creditor Identifier (CI) Die Gläubiger-Identifikationsnummer müssen Sie bei der deutschen Bundesbank beantragen. In dem Menü Stammdaten SEPA Gläubiger-Identifikation können Sie über den Button NEU Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der deutschen Bundesbank erhalten haben. Ist diese rechnerisch richtig wird sie Grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK um diese zu speichern. Über den hier integrierten Link (blaue Schrift) gelangen Sie direkt auf die Internetseite der deutschen Bundesbank, um die Gläubiger-Identifikation zu beantragen.. 2.2.2 SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate steht Ihnen eine SEPA Mandats-Verwaltung im Menü Stammdaten - SEPA Mandate zur Verfügung. 2.2.2.1 Erfassen und Bearbeiten von Mandaten Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt, gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Über den Button Neu erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 4
Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Diese wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden. Feld Referenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über das Menü Extras Einstellungen Aufträge - weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Bei einer numerischen Referenz, zählt die VR-Networld Software bei jedem neuen Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Feld Identifikation: Wählen Sie hier die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie als Lastschriftart Firmen- oder Basis-Lastschrift für dieses Mandat. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus, was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 5
Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet. Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden haben den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten - Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegt werden. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift, werden alle Felder mit den Mandat automatisch ausgefüllt. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Feld Anmerkung: Hinterlegen Sie hier Ihre individuellen Anmerkungen zum Mandat Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. 2.2.2.2 Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Markieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften. Anschließend öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA- Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über das Menü Stammdaten SEPA - Mandate aufrufen und ggf. bearbeiten können. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 6
2.2.3 SEPA-Lastschriften Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch Ihre Art der Ausführung, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD Core), findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B), darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss (eine sogenannte vorautorisierte Zahlung). 2.2.3.1 Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften sind aus oben genanntem Grund in der VR-Networld Software technisch, gemäß HBCI- Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen analog bankverwalteter Aufträge. Weitere Details dazu finden Sie im Benutzerhandbuch der VR-NetWorld-Software. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift, erfolgt über das Menü Transaktionen bzw. den roten Button Lastschrift in der Symbolleiste. Im rechten Bereich erfassen Sie die Lastschriftart. Über das Drop-Down Menü wählen Sie zwischen Basis- oder Firmenlastschrift. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin, erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-NetWorld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Details, erfassen Sie das jeweils zugeordnete Mandat. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 7
2.2.3.2 SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften Für die SEPA-Konvertierung der bestehenden Dauerlastschriften wird die VR-NetWorld Software Version 5 benötigt. (siehe auch Punkt 2.3.1.1) 2.3 SEPA-Datenverkehr 2.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige DTAUS-Format kann mit der aktuellen Version der VR-Networld Software aus den Datenbestand der VR-Networld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Informationen und Auszüge aus dem VR-Networld Software Benutzerhandbuch: 2.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-Networld Software...Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und dem Menüpunkt SEPA Konvertierung - in SEPA Auftrag umwandeln. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. In dem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und ermittelte Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen. Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software können Überweisungen und Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 8
In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. 2.3.1.2 Konvertierung von Aufträgen aus DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge - DTA Format nach SEPA starten Sie den Import und die Konvertierung. Im folgenden Dialog können Sie die zu konvertierende DTA-Datei auswählen, die nach einem Klick auf den Button Importieren eingelesen wird. Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details. Kontrolle der konvertierten Überweisungen: In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die ggf. errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 9
Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Importieren werden die Aufträge importiert. Kontrolle der konvertierten Lastschriften: Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z.b. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wir anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Importieren werden die Aufträge importiert. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 10
2.3.2 SEPA-Datei importieren / zur Übertragung einlesen Analog zum Import von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über das Menü Datei - Datenträgeraustausch SEPA - Datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf Importieren, werden die Aufträge aus der gewählten Datei importiert und stehen dann im Ausgangskorb. Um eine SEPA-Datei zur Übertragung einzulesen, gehen Sie auf den Menüpunkt Datei Datenträgeraustausch SEPA - Zur Übertragung einlesen. Im folgenden Dialog können Sie die SEPA-Datei auswählen, die sie zur Übertragung einlesen wollen. Klicken Sie nach der Dateiauswahl auf die Schaltfläche Importieren. Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie die SEPA-Datei im Ausgangskorb. 2.3.3 SEPA-Datei prüfen Um eine SEPA-Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei- Datenträgeraustausch SEPA - Datei prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird ihnen anschließend angezeigt. Sollte die Datei einen Fehler aufweisen, wird soweit dies möglich ist, der Pfad zur fehlerhaften Stelle innerhalb der SEPA Datei und der Fehlergrund (siehe Beispiel) gezeigt. Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA in der VR-NetWorld Software finden Sie auf unserer Internetseite www.voba-straubing.de oder im Benutzerhandbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Anleitung. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-NetWorld-Software im Menü Hilfe zum Download zur Verfügung. SEPA-Umstellung in der VR-NetWorld Software 11