SA P R/3 4.6C Finanzwesen 1 - FI-A P

SA P R/3 4.6C Finanzwesen 1 - FI-A P Kreditorenbuchhaltung S46CFI1 08-0-13-64-01 Autoren:Gesellschaft für Inform ationstechnologieund Qualifizierung 1.Auflage:Oktober 2001 (061101) by HERDT-Verlag, Nackenheim (Germ any) In ternet:www.h erdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teildes W erkes darf in irgendein er Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche G enehm i- gung des Herausgebers reproduziert oderu nterv erwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältig t oder verbreitetw erden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft.trotzdem können Fehlern ichtvollkom menausgeschlossen werden. Verlag,Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folg en weder eine juristische V erantw ortung noch irgendein e Haftung übernehm en. Diese Unterlage ist auf chlorfreigebleichtem gedruckt. Papier

I NHALTSVERZEICHNIS 1 Einführung in die Kreditorenbuchhaltung.. 6 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung 4 Belegvorerfassung...52 1.1 Kreditorenbuchhaltung...6 1.2 Elemente des Rechnungswesens...6 1.3 Prinzipien der SAP-R/3- Kreditorenbuchhaltung...9 1.4 Kreditorenbuchhaltung als Nebenbuch...10 1.5 Überblick...11 4.1 Definitionen...52 4.2 FV60 -Kreditorenrechnung vorerfassen...53 4.3 FV65 -Kreditorengutschrift vorerfassen...55 4.4 FV60 -vorerfassten Beleg ändern...56 4.5 FV60 -vorerfassten Beleg buchen...60 4.6 FV60 -vorerfassten Beleg löschen...62 2 Kreditorendaten... 14 5 Kreditorenrechnung...64 2.1 Kreditorendaten...14 2.2 FK01 -Kreditorendaten anlegen...16 2.3 FK01 -Anlegen eines Contos pro Diverse (CpD)...19 2.4 FK01 -Kreditorendaten anlegen mit Vorlage...21 2.5 FK02 -Kreditorendaten ändern...24 2.6 FK03 -Register ANSCHRIFT,STEUERUNG anzeigen...26 2.7 FK03 -Register ZAHLUNGSVERKEHR anzeigen...29 2.8 FK03 -Register KONTOFÜHRUNG, Z AHLUNGSVERKEHR...31 2.9 FK03 -Register KORRESPONDENZ anzeigen...34 2.10 FK04 -Kreditorendaten Änderungen anzeigen...36 2.11 FK05 -Kreditorendaten sperren/entsperren...39 2.12 FK06 -Kreditorendaten Löschvormerkung setzen...41 2.13 F.48 -Kreditorendaten abgleichen Einkauf -Buchhalt....42 5.1 FB60 -Buchen einer Kreditorenrechnung...64 5.2 FB02 -Ändern einer Kreditorenrechnung...66 5.3 FB03 -Anzeige einer Kreditorenrechnung...69 5.4 FB04 -Änderungen einer Kreditoren- Rechnung anzeigen...71 5.5 FB10 -Schnellerfassung einer Kreditorenrechnung...73 6 Kreditorengutschrift...76 6.1 FB65 -Buchen einer Kreditorengutschrift...76 6.2 FB02 -Ändern einer Kreditorengutschrift...78 6.3 FB03 -Anzeige einer Kreditorengutschrift...80 6.4 FB04 -Änderungen anzeigen: Kreditorengutschrift...82 6.5 FB10 -Schnellerfassung einer Kreditorengutschrift...84 3 Bankendaten... 44 3.1 Bankendaten...44 3.2 FI01 -Bankendaten anlegen...45 3.3 FI02 -Bankendaten ändern...46 3.4 FI03 -Bankendaten anzeigen...47 3.5 FI04 - Bankendaten: Änderungen anzeigen...48 3.6 FI06 - Bankendaten: Löschvormerkung setzen...50 7 Belege stornieren...88 7.1 Definitionen...88 7.2 FB08 -Einzelstorno...89 7.3 FBRA -Ausgleich zurücknehmen...90 7.4 F.80 -Massenstorno...92

Inhaltsverzeichnis I 8 Manuelles Buchen mit Vorlage... 96 8.1 Definitionen... 96 8.2 F-01 -Musterbeleg erfassen... 97 8.3 FBM2 -Musterbeleg ändern... 99 8.4 FBM3 -Musterbeleg anzeigen... 101 8.5 FBM4 - Musterbeleg: Änderungen anzeigen... 103 8.6 FB60 -Buchen mit Musterbeleg... 105 8.7 F.57 -Musterbeleg löschen... 108 8.8 FB60 -Buchen mit Vorlage... 110 8.9 FB60 -Kontiervorlage... 113 11.3 F-58 Zahlungsausgang mit Formulardruck.. 151 11.4 FBZ5 -Zahlungsformular manuell drucken..154 11.5 F-52 -Zahlungseingang manuell buchen... 155 11.6 F110 - Zahlungsprogramm: Parameter erfassen... 158 11.7 F110 - Zahlungsprogramm: Vorschlag einplanen... 161 11.8 F110 - Zahlungsprogramm: Vorschlag anzeigen... 162 11.9 F110 - Zahlungsprogramm: Vorschlag bearbeiten... 165 11.10 F110 - Zahlungsprogramm: Zahllauf einplanen... 167 11.11 F110 - Zahlungsprogramm: Druck einplanen... 171 9 Dauerbuchungen... 118 9.1 Verwendung von Dauerbuchungen... 118 9.2 FBD1 -Dauerbuchung erfassen... 119 9.3 FBD2 -Dauerbuchung ändern... 121 9.4 FBD3 -Dauerbuchung anzeigen... 124 9.5 FBD4 - Dauerbeleg: Änderungen anzeigen... 125 9.6 F.14 -Dauerbuchungen ausführen... 127 9.7 F.15 - Dauerbuchungen: Listen... 129 9.8 SM35 -Dauerbuchungsmappe abspielen... 130 9.9 F.56 -Dauerbeleg löschen... 132 12 Kontenanalyse und Berichtswesen... 174 12.1 Einführung... 174 12.2 FK10N - Kreditorenkonto: Salden anzeigen... 174 12.3 FBL1N - Kreditorenkonto: Posten anzeigen/ändern... 177 12.4 F-44 -Kreditorenkonto ausgleichen... 180 12.5 F.40 - Kreditoren: Kontenverzeichnis... 182 12.6 F.41 - Kreditoren: offene Posten... 185 12.7 F.46 - Kreditoren: Infosystem auswerten... 188 10 Kreditorische Anzahlungen... 136 13 Korrespondenz mit Kreditoren... 192 10.1 Einleitung... 136 10.2 F-47 -Kreditorenanzahlungsanforderung... 137 10.3 F-48 -Kreditorenanzahlung... 140 10.4 FB60 -Buchender Kreditorenrechnung... 142 10.5 F-54 -Kreditorenanzahlung verrechnen... 143 10.6 F-53 -Zahlungsausgang buchen... 145 11 Kreditorische Zahlungen... 148 13.1 Überblick über die Korrespondenz... 192 13.2 FB12 -Korrespondenz anfordern... 192 13.3 F.61 -Korrespondenz drucken gemäß Anforderungen... 194 13.4 F.64 -Korrespondenz pflegen... 196 13.5 F.18 - Saldenbestätigungen: Briefe drucken... 198 13.6 F.1A - Saldenbestätigung: Kreditoren einteilen... 201 11.1 Einführung... 148 11.2 F-53 -Zahlungsausgang manuell buchen... 148 Stichwortverzeichnis... 204

1 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung 1 Einführung in die Kreditorenbuchhaltung In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Kreditorenbuchhaltung im SAP-R/3-System eingebunden ist wie die Organisationseinheiten des Finanzwesens und der Materialwirtschaft miteinander verbunden sind welches die Komponenten der SAP-R/3-Anwendungen sind Voraussetzungen SAP-R/3-Grundkenntnisse Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung 1.1 Kreditorenbuchhaltung Überblick über die Kreditorenbuchhaltung Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Nebenbuch der Hauptbuchhaltung. Die Nebenbuchhaltung (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) und die Hauptbuchhaltung sind über Abstimmkonten miteinander verbunden. Die Nebenbuchhaltung dokumentiert die einzelnen Geschäftsvorfälle. Die Dokumentationspflicht resultiert aus den gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften (handels- und steuerrechtliche Vorschriften). Die Geschäftsvorfälle der einzelnen Kreditoren werden auf den jeweiligen Personenkonten (Kreditorenkonten) erfasst. Durch jede Kreditorenbewegung wird zum einen das einzelne Kreditorenkonto aktualisiert und zum anderen das entsprechende Abstimmkonto des Hauptbuches. Im R/3-System ist die Kreditorenbuchhaltung über Schnittstellen mit dem Einkaufssystem (Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen) verbunden. Da die Transaktionen des Einkaufs jeweils lieferantenbezogen (kreditorenbezogen) durchgeführt werden, hat dies zur Folge, dass Bewegungen im Einkauf sich direkt auf die Kreditorenbuchhaltung auswirken. Beispiel: Aus dem Einkaufssystem (Anwendungskomponente MM) wird eine Bestellung bei einem Ihrer Lieferanten erzeugt. Nach erfolgtem Waren- und Rechnungseingang wird eine Rechnungsprüfung (Anwendungskomponente MM) durchgeführt. Sind die Ware und die Rechnung nicht zu beanstanden, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben (Anwendungskomponente MM). An dieser Stelle erfolgt die Übergabe an die Anwendungskomponente Finanzwesen (FI). Der offene Posten wird auf dem entsprechenden Personenkonto der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) angezeigt. Von dort aus erfolgen die Überwachung des offenen Postens und der Rechnungsausgleich. 6

Einführung in die Kreditorenbuchhaltung 1 1.3 Prinzipien der SAP-R/3-Kreditorenbuchhaltung Stammdaten und Bewegungsdaten Das SAP-R/3-System unterscheidet zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Für die Kreditorenbuchhaltung sind folgende Stammdaten von Bedeutung: Kreditorenstammdaten Bankenstammdaten Sachkontenstammdaten Die Bewegungsdaten umfassen die Daten aller Geschäftsvorfälle, die in Form von Belegen erfasst und gespeichert (Belegprinzip) werden. Belegerfassung Voraussetzung für die Erfassung eines Beleges ist, dass der Saldo der Einzelposten im Beleg null ergibt. Andernfalls werden unvollständige oder fehlerhafte Belege in eine Zwischenablage gespeichert (vorerfasste Belege, gemerkte Belege). Um die Belegerfassung zu vereinfachen, erzeugt das SAP-R/3-System verschiedene Buchungen automatisch, z.b. Skonti, Umsatzsteuern, Zahlungs- oder Währungsdifferenzen. Dabei wird vom System eine Buchungszeile erstellt und automatisch dem Beleg zugeschrieben. Belegarten Die Belegart hat im SAP-R/3-System verschiedene Funktionen: Sie unterscheidet die verschiedenen Arten von Geschäftsvorfällen. Sie steuert die bebuchbaren Kontoarten im Beleg (z.b. dürfen in reinen Sachkontenbelegen keine Kreditoren- oder Debitorenkonten bebucht werden. Sie steuert die Belegnummernvergabe. Belegnummernvergabe Belegnummern werden extern oder intern vergeben. Alle Belege sind innerhalb des Buchungskreises und des Geschäftsjahres eindeutig. Für jede Belegart muss ein separater Nummernkreis im System eingerichtet werden. Nummernkreise sind buchungskreisabhängig, das heißt, für jeden Buchungskreis müssen separate Nummernbereiche zur Verfügung stehen. Was bedeutet... Stammdaten Bewegungsdaten Belegprinzip Belegart Hierunter sind alle Daten zu verstehen, die über einen langen Zeitraum gleich bleiben und somit nicht verändert werden. Diese Daten werden für unterschiedliche Prozesse im R/3-System immer wieder verwendet. Bei einem Kreditor z.b. sind dies sein Name, seine Anschrift und seine Bankverbindung. Alle Daten, die einen bestimmten Vorgang abbilden und nur für kurze Zeit Bestand haben, werden als Bewegungsdaten geführt. Die Bewegungsdaten eines Kreditors können z.b. der Gesamtumsatz einer ausgewählten Periode sein. Jeder Geschäftsvorfall wird im SAP-R/3-System erfasst. Pro erfassten Geschäftsvorfall wird mindestens ein Beleg erzeugt. Die Belegart ist ein Einteilungskriterium z.b. für Buchhaltungsbelege. Durch sie werden Eigenschaften festgelegt, die die Erfassung eines Beleges steuern. So legt sie z.b. fest, in welchem Belegnummernkreis der zugehörige Beleg gebucht wird. 7

1 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung 1.4 Kreditorenbuchhaltung als Nebenbuch Integration der Kreditorenbuchhaltung Aus den gesetzlich vorgeschriebenen Bilanzpositionen ergeben sich die Konten des Hauptbuches. Die Konten für die Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen sind Abstimmkonten des Nebenbuches Kreditorenbuchhaltung. Bei der Anlage eines Kreditorenstammsatzes/-kontos wird durch die Pflichteingabe des Abstimmkontos (Mussfeld) die Integration des Nebenbuches erreicht. Integration der Kreditorenbuchhaltung Alle Geschäftsvorfälle, die auf den Kreditorenkonten bebucht werden, schreiben automatisch die Abstimmkonten fort (Mitbuchtechnik). Die Abstimmkonten des Hauptbuches haben in der Regel keine Einzelpostenanzeige. Auf diesen Konten ist nur eine Saldenanzeige möglich. Zur detaillierten Auswertung der Geschäftsvorfälle stehen Ihnen ausführliche Berichte mit umfangreichen Funktionen innerhalb der Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung. Was bedeutet... Hauptbuch Nebenbuch Kreditor Kreditorenbuchhaltung Nebenbuchhaltung Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung Abstimmkonto Das Hauptbuch besteht aus Sachkonten. Zu einem bestimmten Zeitpunkt können aus den Salden der Sachkonten eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung für das Unternehmen erstellt werden. In einem Nebenbuch werden z.b. die Geschäftsvorfälle mit Kreditoren, Debitoren und Anlagen definiert. Der Kreditor ist ein Geschäftspartner Ihres Unternehmens. Aufgrund von erhaltenen Leistungen (z.b. Ware) bestehen ihm gegenüber Verbindlichkeiten. Alle notwendigen buchhalterischen Daten der Kreditoren werden in der Kreditorenbuchhaltung festgehalten. Der Begriff Nebenbuchhaltung umfasst die einzelnen Nebenbücher (z.b. Kreditorenbuchhaltung). Sie beinhaltet Detailinformationen der Nebenbücher. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet ein Sachkonto, das die Summen und Salden aller Gläubigerpersonenkonten (Kreditorenkonten) beinhaltet. Ein Abstimmkonto ist ein Sachkonto der Hauptbuchhaltung (z.b. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen), das die Summen und Salden des jeweiligen Nebenbuchs (Kreditorenbuchhaltung) ausweist. 8

2 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung 2 Kreditorendaten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Kreditor in der Finanzbuchhaltung anlegen wie Sie sich die Daten eines Kreditors anzeigen lassen können wie Sie die Daten eines Kreditors ändern wie Sie sich die Änderungen eines Kreditorenstammsatzes anzeigen lassen können wie Sie eine Löschvormerkung setzen wie Sie ein Kreditorenkonto sperren oder entsperren Voraussetzungen SAP R/3 Grundkenntnisse Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung 2.1 Kreditorendaten Bereiche des Kreditorenstammsatzes Die Kreditorenstammsätze bilden die Basis für eine Kreditorenbuchhaltung. Diese Datensätze enthalten alle für Lieferanten spezifischen Daten, die für eine reibungslose Abwicklung der Geschäfte nötig sind. Sowohl die Buchhaltung (Komponente Finanzwesen) als auch der Einkauf (Komponente Materialwirtschaft) Ihres Unternehmens greifen auf diese Stammsätze zu. Der Kreditorenstammsatz setzt sich aus drei Bereichen zusammen: Allgemeine Daten Diese Daten haben sowohl in jedem Buchungskreis als auch in jeder Einkaufsorganisation Gültigkeit, z.b. die Adressdaten. Daten für die Buchungskreise Diese Daten spiegeln die firmenspezifischen Vereinbarungen mit dem Kreditor wider, z.b. das Abstimmkonto. Daten für die Einkaufsorganisationen Diese Daten spiegeln die einzelnen einkaufsorganisationsrelevanten Informationen eines Unternehmens wider, z.b. Informationen zu Bestellungen. Buchungskreis 1000 Buchungskreis 2000 Buchungskreis 3000 Allgemeine Daten Einkaufsorganisation 1000 Einkaufsorganisation 2000 Einkaufsorganisation 3000...... Bereiche des Kreditorenstammsatzes 14

Kreditorendaten 2 Möglichkeiten der Kreditorenstammsatzanlage Unter der Voraussetzung, dass in Ihrem Unternehmen die Komponente Materialwirtschaft integriert ist, können Sie bei der Anlage von Kreditorenstammsätzen zwischen drei Möglichkeiten wählen: Anlage im Finanzwesen Anlage im Einkauf Zentrale Anlage, das heißt, der Kreditorenstammsatz wird in einem Schritt für die Finanzbuchhaltung und den Einkauf gleichzeitig angelegt. Kontengruppe Kreditorenstammsätze werden in Kontengruppen aufgeteilt. Deshalb spielt die Kontengruppe bei der Anlage eines Kreditorenstammsatzes eine wichtige Rolle. Sie legt fest, welche Feldauswahl Ihnen bei der Bearbeitung der Stammsätze zur Verfügung steht welche Felder der Feldauswahl Mussangaben erfordern (Mussfelder) und welche als Kannfelder definiert sind ob ein CpD-Konto (Conto pro Diverse) oder ein normales Kreditorenkonto angelegt wird ob die Stammsatznummern der Kreditorenkonten über die interne oder externe Nummernvergabe erfolgen Das Feld K ONTENGRUPPE ist bei der Anlage eines Kreditorenstammsatzes ein Mussfeld ( nach der Anlage nicht mehr geändert werden. ). Die Eingabe kann Was bedeutet... K REDITOR STAMMSATZ ALLGEMEINE DATEN B UCHUNGSKREISSPEZIFISCHE D ATEN E INKAUFSORGANISATIONS- SPEZIFISCHE D ATEN Hier handelt es sich um einen Gläubiger, mit dem Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält. Aufgrund von erhaltenen Leistungen (z.b. Ware) bestehen ihm gegenüber Verbindlichkeiten. Ein Stammsatz entspricht genau einem Datensatz. Alle Daten, die über einen langen Zeitraum gleich bleiben, werden als Stammdaten geführt. In einem Stammsatz eines Kreditors werden z.b. der Name, die Anschrift und die Bankverbindung festgehalten. Diese Daten haben sowohl in jedem Buchungskreis als auch in jeder Einkaufsorganisation Gültigkeit, z.b. die Adressdaten. Diese Daten spiegeln die firmenspezifischen Vereinbarungen mit dem Kreditor wider, z.b. das Abstimmkonto. Diese Daten spiegeln die einzelnen einkaufsorganisationsrelevanten Informationen eines Unternehmens wider, z.b. Informationen zu Bestellungen. Notizen 15

2 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung Was bedeutet... K ONTENGRUPPE Die Kontengruppe legt fest, welche Daten für den Kreditorenstammsatz von Bedeutung sind. Das Feld K ONTENGRUPPE ist ein Mussfeld bei der Stammsatzanlage. M USSFELDER ( ) Felder, die das Symbol beinhalten, erfordern eine Musseingabe, damit die Anwendung fortgesetzt werden kann. K ANNFELDER F ELDSTATUS In einem Kannfeld ist die Eingabe nicht zwingend, um die Anwendung auszuführen. Über den Feldstatus werden die Bildschirmbilder zum Buchen kontenspezifisch und abhängig vom Geschäftsvorfall gestaltet. Er legt fest, ob Felder ausgeblendet, als Muss- oder Kannfelder dargestellt werden. 2.2 FK01 -Kreditorendaten anlegen Kreditorenstammsatz erfassen Wählen Sie die Menüfolge, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. R ECHNUNGSWESEN F INANZWESEN K REDITOREN S TAMMDATEN ANLEGEN TA-C ODE: FK01 Ob die Kreditorennummer (Kontonummer) von Ihnen im Einstiegsbild oder vom SAP-R/3-System nach dem Sichern der Daten vergeben wird, ist abhängig von der Kontengruppe. Füllen Sie die relevanten Felder mit Ihren Daten: Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte K REDITOR 1915 B UCHUNGSKREIS 1000 K ONTENGRUPPE ( ) 0001 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol. Allgemeine Daten Geben Sie die entsprechenden Daten in den Bildschirm KREDITOR ANLEGEN : A N- SCHRIFT ein. K REDITOR ANLEGEN: EINSTIEG 16

Kreditorendaten 2 Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte N AME ( ) Sommer GmbH S UCHBEGRIFF ½ ( ) Sommer STRASSE /HAUSNUMMER Frühlingsweg 100 POSTLEITZAHL/ORT 55555 Winter L AND ( ) DE Wenn Sie die Schaltfläche betätigen, sehen Sie die Adressdaten in der Druckvorschau. Sie können an dieser Stelle die Adressdaten ausdrucken. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol. K REDITOR ANLEGEN: ANSCHRIFT Sollten die Eingaben mehrere Felder mit einem bereits existierenden Kreditor übereinstimmen, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob dieser Kreditor nicht bereits angelegt ist. Sie können die Anlage des neuen Kreditors abbrechen, da dieser bereits angelegt ist mit der Anlage des neuen Kreditors fortfahren Geben Sie die entsprechenden Daten in den Bildschirm K REDITOR ANLEGEN : S TEUERUNG ein. Beispiel Feldbezeichnung UST -ID.NR Beispielwert DE123456789 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol. Sie gelangen in das Register A LLGEMEINE D ATEN : Z AHLUNGSVERKEHR. In diesem Bildschirm brauchen Sie in diesem Beispiel keine Eingaben vorzunehmen. Betätigen Sie erneut das Symbol, um in den Bildschirm KREDITOR ANLEGEN : K ONTO- FÜHRUNG B UCHHALTUNG zu gelangen. K REDITOR ANLEGEN: STEUERUNG Buchungskreisdaten Geben Sie die entsprechenden Daten zur Anlage Ihres neuen Kreditors in den Bildschirm K REDITOR ANLEGEN : K ONTOFÜHRUNG BUCHHALTUNG ein. 17

2 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte A BSTIMMKONTO ( ) 160000 FINANZDISPOGRUPPE ( ) A1 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol. Weitere Bildschirme müssen Sie in diesem Beispiel nicht ausfüllen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol. Sie erhalten in der Statusleiste die folgende Meldung angezeigt:. K REDITOR ANLEGEN: KONTOFÜHRUNG B UCHHALTUNG Ihr neuer Kreditor ist angelegt. Was bedeutet... K REDITOR B UCHUNGSKREIS K ONTENGRUPPE NAME S UCHBEGRIFF ½ S TRASSE /HAUSNUMMER P OSTLEITZAHL/ORT L AND A BSTIMMKONTO Hierbei handelt es sich um einen Gläubiger, mit dem Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält. Aufgrund von erhaltenen Leistungen (z.b. Ware) bestehen ihm gegenüber Verbindlichkeiten. Dies ist ein SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Die Kontengruppe legt fest, welche Daten für den Kreditorenstammsatz von Bedeutung sind. Das Feld K ONTENGRUPPE ist ein Mussfeld bei der Stammsatzanlage. In diesem Feld wird der Name der Person oder des Unternehmens eingetragen. Der hier hinterlegte Suchbegriff dient als Suchkriterium für die Suchhilfen im SAP- System. Eingabe der Straße und Hausnummer der Kreditorenanschrift Hier werden die Postleitzahl sowie die Bezeichnung des Ortes der Kreditorenanschrift hinterlegt. In diesem Feld wird der Länderschlüssel für das Land eingegeben, z.b. DE für Deutschland. Das Abstimmkonto ist ein Sachkonto der Hauptbuchhaltung. Alle Summen und Salden der Nebenbuchhaltung, z.b. der Kreditorenbuchhaltung, werden auf den zugehörigen Abstimmkonten ausgewiesen. M USSFELDER ( ) Felder, die das Symbol beinhalten, erfordern eine Musseingabe, damit die Anwendung fortgesetzt werden kann. K ANNFELDER F ELDSTATUS In einem Kannfeld ist die Eingabe nicht zwingend, um die Anwendung auszuführen. Über den Feldstatus werden die Bildschirmbilder zum Buchen kontenspezifisch und abhängig vom Geschäftsvorfall gestaltet. Er legt fest, ob Felder ausgeblendet, als Muss- oder Kannfelder dargestellt werden. 18

5 SAP R/3 4.6C -Kreditorenbuchhaltung 5 Kreditorenrechnung In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie eine Kreditorenrechnung in der Finanzbuchhaltung buchen wie Sie den Beleg einer gebuchten Kreditorenrechnung ändern wie Sie sich Änderungen einer gebuchten Kreditorenrechnung anzeigen lassen können wie Sie Kreditorenrechnungen schnell erfassen können Voraussetzungen SAP R/3 Grundkenntnisse Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung 5.1 FB60 -Buchen einer Kreditorenrechnung Kreditorenrechnung buchen Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. R ECHNUNGSWESEN F INANZWESEN K REDITOREN B UCHUNG R ECHNUNG TA-C ODE: FB60 Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Beispielwerte K REDITOR 1920 R ECHNUNGSDATUM 07.06.2001 B UCHUNGSDATUM 11.06.2001 R EFERENZ 864656 B ETRAG 1102 (Brutto) Positionsübersicht W ÄHRUNG S TEUER RECHNEN S TEUERKENNZEICHEN T EXT EUR (markiert) VN Feldbezeichnung Rechnungserfassung K REDITORENRECHNUNG ERFASSEN 64

Kreditorenrechnung 5 Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung SACHKONTO S/H B ETRAG B ELEGWÄHRUNG Beispielwerte 476900 (Sonstige Kosten) Soll * (wird saldiert) K OSTENSTELLE 1000 Wählen Sie den Menüpfad BELEG - BUCHEN oder klicken Sie auf das Symbol, um Ihre Rechnung zu buchen. Sie erhalten in der Statusleiste die folgende Meldung:. Die Belegnummernvergabe erfolgt fortlaufend. Notieren Sie sich Ihre Belegnummer. Was bedeutet... Der Saldo ist ungleich null. Der Saldo ist noch nicht ermittelt. Der Saldo ist gleich null. B ELEGPOSITION VORGANG K REDITOR RECHNUNGSDATUM B UCHUNGSDATUM R EFERENZ B ETRAG S TEUER RECHNEN S TEUERBETRAG STEUERKENNZEICHEN T EXT S ACHKONTO S/H B ETRAG B ELEGWÄHRUNG KOSTENSTELLE Als Teil Ihres Belegs gibt die Belegposition unter anderem Betrag und Kontonummer an. Ihnen wird der Geschäftsvorfall angezeigt, den Sie erfassen. Hierbei handelt es sich um einen Gläubiger, mit dem Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung unterhält. Aufgrund von erhaltenen Leistungen (z.b. Ware) bestehen ihm gegenüber Verbindlichkeiten. Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem die zu Grunde liegende Rechnung ausgestellt wurde. An dem Buchungsdatum wird der Beleg gebucht. In dieses Feld können Sie die Rechnungsnummer der zu buchenden Rechnung eintragen, oder Sie können dort auf einen anderen Beleg hinweisen. Tragen Sie den Bruttobetrag Ihrer Kreditorenrechnung, das heißt mit Vorsteuer, ein. Mit Aktivierung dieses Feldes errechnet das SAP-R/3-System die Ausgangs- oder Eingangssteuer. Geben Sie hier den Umsatzsteuerbetrag ein, sofern Sie das Feld S TEUER R ECHNEN nicht markiert haben. Das Steuerkennzeichen gibt Ihnen die Art und Höhe der zu berücksichtigenden Steuer an. In das Feld TEXT können Sie eine zusätzliche Anmerkung eingeben. Dies ist die Sachkontonummer des Kontos, auf dem alle Bewegungen unterschieden nach Soll und Haben sowie Buchungsperioden geführt werden. Sie sehen, ob dieser Posten im Haben oder im Soll gebucht wird. Geben Sie in das Feld B ETRAG B ELEGWÄHRUNG "*" (wird saldiert) ein. Geben Sie die Kennzeichnung der zu belastenden Kostenstelle ein. 65