Mandantensonderrundschreiben Im Juli 2015 TSCH Sehr geehrte Damen und Herren, in den meisten Firmen finden regelmäßig (Teamabend, Betriebsausflug, Sommerfest, Weihnachtsfeier etc.) statt. Sie dienen der Motivation der Mitarbeiter, fördern die Kommunikation unter den Kollegen und ermöglichen den Chefs, ihren Mitarbeitern Danke zu sagen. Leider beinhaltet auch hier das Steuerrecht viele Stolperfallen, die es zu vermeiden gilt. Anlässlich einiger Neuregelungen möchten wir Sie über die wichtigsten Möglichkeiten und Grenzen informieren. 1. Was fällt unter eine Betriebsveranstaltung? Bei handelt es sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z.b. - Betriebsausflüge - Weihnachtsfeiern - Sommerfeste - Karnevalsfeste - Jubiläumsfeiern (vgl. 2) Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen (zu Ausnahmen vgl. 2. und 3.) eines Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Bei folgenden Ereignissen handelt es sich nicht um : - Beteiligung von Arbeitnehmern an einem Geschäftsessen (z.b. Bewirtung eines Kunden). In diesen Fällen ist kein Arbeitslohn zu versteuern. - Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen betrieblichen Arbeitseinsatzes (z.b. Besprechung oder Sitzung) im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs. Bis maximal EUR 60,00 je Arbeitnehmer und Arbeitseinsatz liegt kein Arbeitslohn vor, sondern eine steuerfreie Aufmerksamkeit. - Sonstige Feiern, z.b. aus Anlass der Diensteinführung, des Amts- oder Funktionswechsels (insb. bei einer Beförderung) oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers (vgl. 11.) www.schaffer-partner.de Seite 1 von 6
- Incentive-Reisen zur Belohnung und Motivation einzelner Mitarbeiter: Der geldwerte Vorteil ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Kein Arbeitslohn liegt allerdings vor, wenn es sich um Veranstaltungen im überwiegenden betrieblichen Interesse handelt (z.b. sog. Händler-Incentive-Reisen, bei denen der Arbeitnehmer Kunden betreut). - Bloßer Besuch einer kulturellen oder sportlichen Veranstaltung ohne geselligen Teil: Es handelt sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Eine Pauschalbesteuerung nach 37b EStG ist möglich. 2. Wann ist eine Jubiläumsfeier als Betriebsveranstaltung anzusehen? Das Finanzamt erkennt eine Jubiläumsfeier als Betriebsveranstaltung an, wenn an der Feier nur Arbeitnehmer teilnehmen, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern. Unschädlich ist es, wenn neben den Jubilaren auch engere Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vertreter des Personalrats und Betriebsrats sowie die Familienangehörigen der Jubilare eingeladen werden. Keine Betriebsveranstaltung, sondern eine sonstige Feier (vgl. 11.) liegt vor bei einer Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer. Um ein rundes Jubiläum handelt es sich nur bei einer Betriebszugehörigkeit von 10, 20, 25, 30, 40, 50 oder 60 Jahren. Bei einem 40-, 50- oder 60-jährigen Arbeitnehmerjubiläum akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn die Jubilarfeier bis zu fünf Jahre vor oder nach dem eigentlichen Termin stattfindet. 3. Was ist beim Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung zu beachten? Werden alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils eingeladen, steht der Anerkennung als Betriebsveranstaltung nichts im Wege. Unter Betriebsteil ist eine betriebliche Organisationseinheit von einiger Bedeutung und Größe zu verstehen, z.b. eine bestimmte Abteilung eines Unternehmens. Richtet sich die Veranstaltung an einen Kreis der Arbeitnehmer, darf sich diese Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Das Angebot zur Teilnahme darf also insbesondere nicht von der Lohn- oder Gehaltsgruppe abhängen. Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung stellt daher keine Betriebsveranstaltung dar. Gleiches gilt bei einer Feier für alle Mitarbeiter, die einen Verbesserungsvorschlag eingereicht haben oder besonders erfolgreich waren. Die Finanzverwaltung erkennt die folgenden Veranstaltungen an: - Für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer wird ein Pensionärstreffen veranstaltet. - Alle Mitarbeiter mit Kindern werden zu einer Kinderweihnachtsfeier eingeladen. - Für alle Mitarbeiter, die ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern (vgl. 2.), findet eine Jubilarfeier statt. 4. Welche Konsequenzen hat die Teilnahme von Begleitpersonen? Ausdrücklich heißt es jetzt im EStG: Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen gehören zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Damit wird die bisherige Verwaltungsauffas- www.schaffer-partner.de Seite 2 von 6
sung festgeschrieben, dass auch der auf Ehegatten, Lebenspartner und Kinder entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist. Das Gesetz unterscheidet dabei nicht danach, ob es sich um minderjährige oder volljährige Begleitpersonen handelt. Für Arbeitgeber ist die Neuerung mit einem erheblichen Verwaltungs- und Organisationsaufwand verbunden. Für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer ist einzeln zu prüfen, ob der Freibetrag überschritten ist. Von großer praktischer Bedeutung ist es, ob auf die eingeladenen, die angemeldeten oder die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist. Wir meinen: Es kommt allein auf die Planung an. Nehmen an einem Firmenfest deutlich weniger Arbeitnehmer teil als bei der Kalkulation zugrunde gelegt, darf das Finanzamt die gesamten Kosten nicht einfach auf die tatsächliche Teilnehmerzahl umlegen. 5. Welche Zuwendungen sind als geldwerter Vorteil zu erfassen? Im Gesetz heißt es, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Besteuerung einbezogen werden. Das gilt nicht nur, wenn die Kosten einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind (z.b. Geschenk), sondern auch dann, wenn es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten einer Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet. Hierzu zählen die Kosten für - Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten - Saal oder Kegelbahn - Musik, künstlerische und artistische Darbietungen - (Event-)Veranstalter - Beförderung (Bahn, Bus, Seilbahn, Schiff) - Übernachtung (bei mehrtägigen ) - Eintrittskarten für Theater, Museen, Sportstätten, Schwimmbäder, Sehenswürdigkeiten (Besuch im Rahmen einer Betriebsveranstaltung) Bitte beachten: Der Wert der Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bestimmt sich nach den eigenen Aufwendungen des Arbeitsgebers (einschließlich Umsatzsteuer). Für die unentgeltlich gewährten Mahlzeiten können nicht die Sachbezugswerte angesetzt werden. Allerdings führen nur die Kosten zu Arbeitslohn, die der Arbeitgeber für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung gegenüber Dritten aufwendet. Die anteiligen Lohnkosten für die eigenen Mitarbeiter, die eine Veranstaltung vorbereiten, sind also ebenso wenig zu erfassen wie zum Beispiel die anteiligen Abschreibungen auf ein Unternehmensgebäude, in dem eine Veranstaltung stattfindet. Auch klassische Gemeinkosten wie etwa für die Buchhaltung sind nicht als Zuwendung anzusehen. Ebenfalls nicht einzubeziehen sind steuerfreie Reisekosten, z.b. für die An- und Abreise auswärtiger Arbeitnehmer (vgl. 6.). www.schaffer-partner.de Seite 3 von 6
6. Sind die Kosten für An- und Abreise der Mitarbeiter einzubeziehen? Reisekosten des Arbeitnehmers sind nicht in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen. Davon profitieren z.b. Arbeitnehmer, die nicht am Ort des Unternehmens arbeiten und zu einer Betriebsveranstaltung anreisen. 7. Was gilt bei Geschenken anlässlich einer Betriebsveranstaltung? Die Freigrenze für nicht als Arbeitslohn zu versteuernde Aufmerksamkeit und Arbeitsessen ist zum 1. Januar 2015 von EUR 40,00 auf EUR 60,00 erhöht worden. Dementsprechend ist auch die Freigrenze für Sachgeschenke anlässlich von auf EUR 60,00 angehoben worden. Das heißt konkret: Erhält ein Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung ein Sachgeschenk bis zu einem Wert von maximal EUR 60,00, handelt es sich um eine übliche Zuwendung, die in den Freibetrag von EUR 110,00 einzubeziehen ist. Die Veranstaltung darf allerdings nicht nur in der Übergabe der Geschenke bestehen. Eine nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen (z.b. Urlaub, Krankheit) nicht teilnehmen konnten, wird von der Finanzverwaltung akzeptiert. Ein Sachgeschenk im Wert von mehr als EUR 60,00 muss separat als Arbeitslohn versteuert werden. Allerdings ist dann eine Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber mit 25 % möglich. Wichtig: Geldgeschenke sind generell als Arbeitslohn zu versteuern. 8. Wie viele pro Jahr sind begünstigt? Maximal zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr sind begünstigt. Führt ein Arbeitgeber pro Jahr mehr als zwei Veranstaltungen für denselben Kreis von Begünstigten durch, wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet. Hinsichtlich der ersten beiden Veranstaltungen bleibt es aber dabei, dass kein Arbeitslohn vorliegt. Dieses Wahlrecht kann auch noch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ausgeübt werden. Ausnahmen: - Kein Arbeitslohn wird zugewendet, wenn die Teilnahme an mehr als zwei der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient. Beispiel: Der Personalchef oder Betriebsratsmitglieder besuchen die Feiern mehrerer Abteilungen. - Unschädlich ist es, wenn ein Arbeitnehmer neben zwei gewöhnlichen Veranstaltungen zusätzlich an einer Jubilarfeier oder einem Pensionärstreffen teilnimmt. 9. Spielt die Dauer einer Betriebsveranstaltung eine Rolle? Die Dauer einer Veranstaltung spielt generell keine Rolle. Wird der Freibetrag von EUR 110,00 je teilnehmenden Arbeitnehmer während einer Betriebsveranstaltung nicht überschritten, führen auch zweitägige (oder z.b. bei Kostenbeteiligung der Arbeitnehmer sogar dreitägige) Betriebsausflüge nicht zu Arbeitslohn. 10. Welche Vorteile hat die Umwandlung der Freigrenze in einen Freibetrag? Die Umwandlung der Freigrenze von EUR 110,00 ab 2015 in einen Freibetrag von EUR 110,00 ist eine wesentliche Verbesserung. Übersteigen die Aufwendungen des Arbeitgebers EUR 110,00, unterliegt anders als bis 2014 nicht mehr der Gesamtbetrag der www.schaffer-partner.de Seite 4 von 6
Lohnsteuer und der Sozialversicherung, sondern nur der übersteigende Betrag. Es gibt also nicht mehr den sog. Fallbeil-Effekt. Damit werden viele Lohnsteuer-Außenprüfungen entschärft. Das heißt konkret: Der Freibetrag von EUR 110,00 gilt je Betriebsveranstaltung und je teilnehmenden Arbeitnehmer. Der Freibetrag kann für bis zu zwei jährlich (vgl. 8.) beansprucht werden. 11. Gilt der neue Freibetrag von EUR 110,00 auch bei sonstigen Feiern? Nach altem Recht bis 2014 hat die Finanzverwaltung die Regeln für bei sonstigen Feiern entsprechend angewendet. Zu den sog. sonstigen Feiern zählen Veranstaltungen aus Anlass einer Diensteinführung, eines Amts- oder Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums sowie Feiern bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters und Empfänge bei einem runden Geburtstag eines Mitarbeiters. Ob diese Regelung auch weiterhin gilt, ist unklar, da sich die Finanzverwaltung hierzu noch nicht festgelegt hat. Ein angekündigtes BMF-Schreiben steht immer noch aus. Wichtig: Bei den sonstigen Feiern handelt es sich um keine im Sinne von 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG. Sie sind daher im Hinblick auf die Begrenzung der Anzahl der begünstigten auf zwei pro Jahr (vgl. 8.) nicht einzubeziehen. 12. Macht die Kombination mit einer Betriebsbesichtigung steuerlich Sinn? Es kann durchaus sinnvoll sein, Veranstaltungen mit unterschiedlichem Anlass zu verknüpfen. Bereits im Jahr 2005 hat der BFH (Az: VI R 118/01) entschieden, dass bei einer Kombination von Betriebsausflug und Betriebsbesichtigung die gemischt veranlassten Sachzuwendungen aufzuteilen sind. Gleiches gilt nach einem BFH-Urteil aus dem Jahre 2009 (Az: VI R 55/07), wenn sich an eine Betriebsversammlung ein Betriebsfest anschließt. Beispiel: Am ersten Tag feiern Sie ein Betriebsfest und am zweiten Tag besichtigen Sie im eigenbetrieblichen Interesse den Betrieb eines wichtigen Kunden. Der Freibetrag ist bei derartigen kombinierten Veranstaltungen nur auf die anteiligen Kosten anzuwenden, die auf die eigentliche Betriebsveranstaltung entfallen. Die Aufwendungen für die aus betrieblichen Gründen erforderliche Betriebsbesichtigung (oder eine Seminar- bzw. Informationsveranstaltung) stellen unabhängig davon keinen Arbeitslohn dar, wenn ein unmittelbarer Bezug zur Berufstätigkeit der teilnehmenden Arbeitnehmer besteht. Als Aufteilungsmaßstab kann das Verhältnis der Zeitanteile herangezogen werden. www.schaffer-partner.de Seite 5 von 6
13. In welchen Fällen ist eine Pauschalbesteuerung möglich? Wird der Freibetrag von EUR 110,00 überschritten, stellt der nicht steuerfreie Teil der Zuwendung Arbeitslohn dar. Gleiches gilt bei einer dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung für die gesamte Zuwendung. Der Arbeitgeber kann dann zwischen der Regellohnbesteuerung und einer Pauschalversteuerung mit 25 % (zzgl. 5,.5 % Soli und ggf. Kirchensteuer) nach 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG wählen. Die Pauschalversteuerung hat den Vorteil, dass dann insgesamt keine Sozialversicherung anfällt. Sollten Sie hierzu noch Fragen haben, können Sie sich gerne an Ihre Ansprechpartner wenden. Mit freundlichen Grüßen Thomas Schrepfer Diplom-Kaufmann Steuerberater I M P R E S S U M Dieses Rundschreiben erscheint für Kunden und Geschäftspartner von. Wir bitten Sie zu beachten, dass die Beiträge eine Auswahl aus der aktuellen wirtschaftsrechtlichen und steuerrechtlichen Gesetzeslage darstellen. Die Beiträge können nicht das jeweilige, den individuellen Verhältnissen angepasste Beratungsgespräch ersetzen. Das Rundschreiben wurde mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit kann dennoch nicht übernommen werden. GdbR Äußere Sulzbacher Straße 118 90491 Nürnberg Telefon +49 911 95998 0 Telefax +49 911 95998 100 email nue@schaffer-partner.de Mitglied von AGN International - eine Kooperation unabhängiger Beratungskanzleien www.schaffer-partner.de Seite 6 von 6