DATEV ANLAG Anlagenbuchführung für Neuanwender

DATEV ANLAG Anlagenbuchführung für Neuanwender Arbeitsunterlage

Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und firmenbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 14140-2009/12-01 Bestell-Art.-Nr.: 11888

Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines... 9 1.1 Jahresabschluss im DATEV-System... 11 1.2 Das DATEV-Programm ANLAG... 12 1.3 Leistungsverbund Kanzlei Mandant... 14 1.4 Hilfe zum Programm... 15 2 Neuanlage eines Mandanten... 21 2.1 Allgemeines... 24 2.2 Mandant neu anlegen... 25 2.3 Stammdaten... 28 2.3.1 Aufruf des Stammdaten-Abgleichs... 28 2.3.2 Kontenbeschriftungen... 29 2.3.3 Kostenstellen... 32 2.4 Erfassen von Inventaren/Bewegungen... 35 2.4.1 Erfassen von Altbeständen... 39 2.4.2 Erfassen von Neuzugängen... 45 2.4.3 Erfassen von Bewegungen... 48 3 Entwicklung des Anlagevermögens im laufenden Jahr... 55 3.1 ANLAG Soforterfassung in Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen nutzen... 57 3.1.1 ANLAG Soforterfassung in Kanzlei-Rechnungswesen/ Rechnungswesen aktivieren... 58 3.1.2 Inventare erfassen... 61 3.1.3 Buchungssätze in Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen ändern bzw. löschen... 67 3.2 Buchungssätze aus Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen übernehmen... 69 3.3 Kontenvorbelegungen nutzen... 75 3.4 Bewegungen... 78 3.5 Abstimmung ANLAG und Kanzlei-Rechnungswesen... 78 3

4 Sonderabschreibung... 79 4.1 Allgemeines...80 4.2 Schritt 1: Sonderabschreibungsart hinterlegen...81 4.3 Schritt 2: Sonderabschreibung in Anspruch nehmen...84 5 Programmverbindungen... 93 5.1 Datenweitergabe...95 5.2 Buchungssätze...98 5.3 Ablauf einer Programmverbindung...100 5.4 Bedeutung des Endgültigen Verbuchens...106 5.5 Zurücksetzen endgültig verbuchter Buchungssätze...109 5.6 Voreinstellungen im Programm...113 6 Ausgabe der Auswertungen...115 6.1 Ausgabe vor Ort...117 6.2 Layoutvarianten und Auswertungseigenschaften in ANLAG ändern...122 6.2.1 Temporäre Änderung der Layoutvariante...122 6.2.2 Dauerhafte Änderung einer Layoutvariante...123 6.2.3 Mandantenspezifische Auswertungseinstellungen...124 6.3 Definition und Verwendung von Auswertungspaketen...129 6.3.1 Auswertungspakete erstellen und ändern...129 6.3.2 Auswertungspakete verwenden...131 6.4 Druckausgabe, Sichern und Archivieren im DATEV- Rechenzentrum...133 6.4.1 Erstellen und Senden der Druckdatei...133 6.4.2 Drucken und Sichern im Rechenzentrum...135 6.4.3 Abruf Rechnungswesen-Archiv-CD gem. 146/147 AO aus dem Rechenzentrum...136 6.4.4 Export nach GDPdU...137 6.5 ANLAG-Auswertungen in das DATEV-Programm Bilanzbericht integrieren...138 6.6 Auswertungen exportieren...140 6.7 Englischsprachige Auswertungen...143 6.8 Auswertungsbeispiele...144 4

7 Jahresübernahme... 153 7.1 Jahresübernahme durchführen... 155 7.2 Arbeiten im neu angelegten Wirtschaftsjahr... 157 7.3 Jahresübernahme zurücksetzen... 158 7.4 Abschließen von Wirtschaftsjahren... 159 8 Bereichsverwaltung... 161 8.1 Einen Hauptbereich der Anlagenbuchführung anlegen bzw. ändern... 164 8.2 Einen Bereich der Anlagenbuchführung ohne Kopie der Daten anlegen... 165 8.3 Einen Bereich der Anlagenbuchführung kopieren... 167 8.4 Einen Bereich der Anlagenbuchführung umsetzen... 170 8.5 Einen Bereich der Anlagenbuchführung löschen... 172 8.6 Arbeiten mit dem Freien Bereich 1 und Freien Bereich 2... 173 9 Bestands-Manager... 175 9.1 Bestands-Manager Mandant... 181 9.1.1 Löschen von Wirtschaftsjahren... 182 9.1.2 Transfer... 183 9.1.3 Bestand unter einer anderen Berater- und/oder Mandantennummer speichern... 184 9.1.4 Bestand öffnen... 184 9.2 Bestands-Manager Standard... 185 9.2.1 Einspielen von Kontenrahmen... 185 9.2.2 Löschen von Kontenrahmen... 186 9.3 Bestands-Manager RZ... 187 9.3.1 Sicherungsbestand eines Mandanten aus dem DATEV- Rechenzentrum holen... 189 9.3.2 Einen Mandanten im DATEV-Rechenzentrum vollständig löschen... 190 5

10 Tipps...191 10.1 Altbestand mit einer Nachaktivierung in Vorjahren...193 10.2 Abweichender AfA-Beginn bei einem Neuzugang...196 10.3 Umbuchungen im Anlagevermögen...197 10.4 Bewegungen pauschal umsetzen...201 10.5 Individuelle Zuordnungstabelle (ZOT) anlegen...203 10.6 SKR-Wechsel in ANLAG...205 10.7 Datenübernahme aus einer Fremdbuchführung...211 10.8 Datenpfad-Verwaltung...214 10.9 15a UStG...221 10.9.1 Erfassung der Vorsteuerberichtigung in ANLAG...221 10.9.2 Vorsteuerberichtigung des Umlaufvermögens...226 10.9.3 Programmverbindung ANLAG und Kanzlei-Rechnungswesen...227 10.10 Prozentuale Kostenstellenaufteilung...229 10.11 Investitionsabzugsbetrag...234 10.12 GWG Poolabschreibung...240 11 Das Anlagevermögen nach der Pflege- Buchführungsverordnung (PBV)...243 11.1 Überblick...245 11.1.1 Bilanz und GuV...246 11.1.2 Anlagen- und Fördernachweise...247 11.2 Stammdaten einrichten...248 11.2.1 Kontenbeschriftungen...248 11.2.2 Buchungssätze...248 11.2.3 Zuordnungstabellen (ZOT)...249 11.3 Inventare erfassen...251 11.3.1 Allgemeines...251 11.3.2 Altbestände erfassen...252 11.3.3 Neuzugänge erfassen...255 11.3.4 Bewegungen...258 11.3.5 Ausweis der Förderungen als Sonderposten...258 11.3.6 Werte über die Programmverbindung weitergeben...260 11.4 Auswertungen ausgeben...261 11.4.1 Überblick...261 11.4.2 Druckausgabe...262 6

12 Komponente DATEV ANLAG Kalkulatorik/Versicherungen... 263 12.1 Allgemeines... 265 12.2 Kalkulatorischen Bereich anlegen... 266 12.3 Kalkulatorische Anlagenbuchführung... 268 12.3.1 Kostenstellen anlegen... 268 12.3.2 Kalkulatorische Vorbelegungen, Steuerungsdaten und Buchungssatz-Steuerung (Mandanten-Stammdaten)... 271 12.3.3 Inventare... 276 12.3.4 Weiterverarbeitungsmöglichkeiten... 286 12.4 Rechnen mit Wiederbeschaffungswerten (WBW)... 287 12.4.1 Überblick... 288 12.4.2 Preisindextabelle anlegen... 291 12.4.3 Kalkulatorische Vorbelegungen (Mandanten-Stammdaten)... 292 12.4.4 Inventare ändern und erfassen... 294 12.5 Werte für Versicherungszwecke ermitteln... 295 12.6 Kalkulatorische Auswertungen... 297 12.7 Jahresübernahme... 299 13 Anhang... 301 13.1 Grundlagen der Anlagenbuchführung... 302 13.1.1 Anschaffungskosten... 302 13.1.2 Abschreibungen... 303 13.1.3 AfA-Beginn (Pro Rata Temporis/Vereinfachungsregel)... 303 13.1.4 Übergang von geometrisch-degressiv auf lineare Restwertabschreibung... 305 13.1.5 AfA-Ausweis... 306 13.2 Schlüsselungen der Mandanten-Stammdaten... 314 13.2.1 Mandantendaten... 314 13.2.2 Adressdaten... 318 13.2.3 ANLAG... 320 13.2.4 FIBU/BILANZ-MPD... 341 13.3 Lösungen... 344 7

14 Arbeitsplatz Eigenorganisation...353 14.1 Oberfläche...355 14.2 Aufruf von Komponenten...356 14.3 Schnellinfos...358 14.4 Individuelle Konfiguration Ihres Arbeitsplatzes...365 14.5 Aufruf von Auswertungen und Mustermappen...371 14.6 Favoriten...373 15 Stichwortverzeichnis...375 8

1 Allgemeines 1 Allgemeines 1.1 Jahresabschluss im DATEV-System 1.2 Das DATEV-Programm ANLAG 1.3 Leistungsverbund Kanzlei Mandant 1.4 Hilfe zum Programm 9

1 Allgemeines À Zu dieser Arbeitsunterlage Sie erhalten in dieser Arbeitsunterlage einen Überblick über den Leistungsumfang des DATEV-Programms ANLAG. Neben Kenntnissen zur Programmbedienung erhalten Sie auch Hinweise zum Arbeitsablauf. Sie bearbeiten einen durchgehenden Musterfall eigenständig am PC. Sie erfahren, welche Programmverbindungen in ANLAG vorhanden sind und wie Sie diese arbeitsablauforientiert einsetzen können. Sie lernen, wie Auswertungen am PC und im DATEV-Rechenzentrum ausgegeben und die Daten zum Speichern/Archivieren an das Rechenzentrum gesendet werden. Besonderer Wert wird in der Arbeitsunterlage auf den Einsatz und die Anwendung der Hilfe im Programm gelegt. Weiterhin werden Sie beim Programmeinsatz mit Demos zu Programmabläufen und Dokumenten auf der Informations-Datenbank unterstützt. 10

1 Allgemeines 1.1 Jahresabschluss im DATEV-System Bis zur Fertigstellung eines Jahresabschlusses sind eine Reihe von Abschlussarbeiten zu erledigen. Ausgehend von der Finanzbuchführung wird der Jahresabschluss um die AHK-Werte, Abschreibungen, Zuschreibungen und Abgangsbuchungen aus ANLAG ergänzt. Mit dem DATEV-Programm Kanzlei-Rechnungswesen kann in sinnvoller Arbeitsteilung mit dem Rechenzentrum das gesamte Rechnungswesen von der Finanzbuchführung bis zum Jahresabschluss vor Ort abgewickelt werden. Des Weiteren können Sie die Anforderungen der 146/147 AO durch den Abruf einer Rechnungswesen-Archiv-CD aus dem Rechenzentrum erfüllen. Der Abschluss sollte durch den Bilanzbericht vervollständigt werden. Die DATEV-Programme ANLAG und Kanzlei-Rechnungswesen können unabhängig voneinander eingesetzt werden. Die Bearbeitung im DATEV-Programm Bilanzbericht setzt immer einen Datenbestand in Kanzlei-Rechnungswesen voraus. Eine optimale Arbeitserleichterung und Zeitersparnis erreichen Sie durch den Einsatz aller Programme. Folgende Aufgaben können Sie dann in einem Arbeitsgang direkt vor Ort erledigen: Bearbeitung und Berechnung des Anlagevermögens, Übergabe der Abschreibungen, Zuschreibungen, Abgangsbuchungen und AHK- Werte nach Kanzlei-Rechnungswesen, Entwicklung der Abschlussbuchungen und USt-Verprobung, Ermittlung und automatische Buchung der Steuerrückstellungen (bei Einsatz von GewSt und KSt), Drucken von Abschlussauswertungen, Erstellen des Bilanzberichts am PC. Programmverbindungen ermöglichen einen direkten Datenaustausch mit anderen DATEV-Programmen. Damit reduzieren Sie Ihren Erfassungsaufwand und können Arbeitsabläufe rationeller gestalten. Sie können die Aufgaben komplett vor Ort erledigen oder Sie nutzen das zuverlässige Dienstleistungsangebot des Rechenzentrums für Archivierung und Druck. 11

1 Allgemeines 1.2 Das DATEV-Programm ANLAG Die Anlagenbuchführung ist Bestandteil des Jahresabschlusses. Mit ANLAG erstellen und verwalten Sie die Anlagenbuchführung direkt vor Ort. Es ermittelt Ihnen die Abschreibungen nach allen steuer- und handelsrechtlich zulässigen Abschreibungsmethoden. Damit haben Sie stets einen aktuellen Überblick über das vorhandene Anlagevermögen. Die wichtigsten bisherigen Neuerungen im Überblick GWG-Poolabschreibung Für abnutzbare bewegliche WG mit AHK-Datum ab 01.01.2008 ist die Bildung eines Sammelpostens zwingend, wenn die Netto-AHK > 150,00 EUR und <= 1.000,00 EUR betragen. Dieser Sammelposten wird 5 Jahre linear mit 20 % aufwandswirksam aufgelöst. Verwaltung für Investitionsabzugsbeträge Ab 2008 wird die Vergünstigung des 7g EStG geändert. Statt der Ansparabschreibung gibt es den Investitionsabzugsbetrag. Investitionsabzugsbeträge können erstmals für Wirtschaftsjahre in Anspruch genommen werden, die nach Veröffentlichung des Unternehmensteuerreformgesetztes 2008 (17. August 2007) enden. Das bedeutet, dass die Neuregelung bereits für das Kalenderjahr 2007 möglich ist. Die bisher gebildeten Ansparabschreibungen sind nach dem bisherigen Recht aufzulösen. Verzeichnis der Anlagegüter Einkommensteuer übernimmt Werte von ANLAG Mit den DATEV-Programmen Einkommensteuer 2009 comfort oder Einkommensteuer 2009 classic können Sie die Daten für das Verzeichnis der Anlagegüter aus ANLAG übernehmen. Eine Bereitstellung oder Übergabe aus ANLAG ist nicht nötig. Die Auswertung Bereichsvergleich In dieser Auswertung können Differenzwerte von Wirtschaftsgütern, die in mehreren Bereichen existieren, angezeigt werden. 12

1 Allgemeines Im Programm gibt es eine Reihe von Programmverbindungen. Die folgende Grafik veranschaulicht dies: Rechenzentrum Kanzlei Kostenrechnung Kanzleiorganisation Honorar Buchführung Jahresabschluss ANLAG Mandantenverwaltung NUKO Kanzlei- Rechnungswesen Kanzlei- Rechnungswesen Rechnungswesen RZ-Kommunikation Unternehmensplanung Bilanzbericht Abschlussprüfung DATEV ANLAG Komponente Kalkulatorik/Versicherungen Mit der DATEV ANLAG Komponente Kalkulatorik/Versicherungen können Sie zusätzlich auch eine kalkulatorische Anlagenbuchführung erstellen, verwalten und pflegen. Erfassungstechnisch können die Bereiche getrennt voneinander oder gleichzeitig bearbeitet werden. Kosten und damit auch Abschreibungen sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Diese Abschreibungen in ihrer Höhe und zeitlichen Zuordnung möglichst genau zu ermitteln, ist Aufgabe der kalkulatorischen Anlagenbuchführung. Die Komponente Kalkulatorik/Versicherungen liefert Zahlenmaterial für die Kostenrechnung oder die betriebliche Planung. Kalkulatorische Abschreibungen können auch auf Basis von Wiederbeschaffungswerten und bis unter einen Restbuchwert von 0,00 EUR errechnet werden. Sie können damit aber genauso aktuelle Wiederbeschaffungswerte pro Inventar für versicherungstechnische Zwecke ermitteln. Die Versicherungsliste enthält die Werte für folgende Zwecke: Basis für die Ermittlung der Versicherungsprämie Grundlage für die Schadensfallabwicklung Grundlage für die Sachverständigen-Vorschätzung des Versicherungswerts Durch die im Programm realisierte Duplizierungsmöglichkeit entfällt die Doppelerfassung der Inventare. Nur noch voneinander abweichende Sachverhalte müssen berücksichtigt werden. 13

1 Allgemeines 1.3 Leistungsverbund Kanzlei Mandant ANLAG kann im Mandantenbetrieb eingesetzt werden und ermöglicht diesem die Abwicklung der Anlagenbuchführung im Haus. Von der Inventarerfassung bis zum Druck der Auswertungen kann der Mandant sämtliche Arbeiten am PC vornehmen, parallel für mehrere Jahre. Die ermittelten Abschreibungen können in die Finanzbuchführung und in den Jahresabschluss übernommen werden. Zusätzlich stehen ihm die Dienstleistungen des Rechenzentrums zur Verfügung, um die Daten zu speichern/archivieren oder im Rechenzentrum zu drucken. Ã Hinweis: DATEV-Software für den arbeitsteiligen Einsatz in den Räumlichkeiten des Mandanten wird stets per DATEV-Programm-DVD bereitgestellt. Bei Erstbezug gibt der Steuerberater die Programm-DVD und Zugriffsrechte an den Mandanten. Eine andere Möglichkeit ist, dass Mandanten die Zugriffsrechte von DATEV zugesandt bekommen oder per DFÜ abrufen können. Dazu muss das Einverständnis des steuerlichen Beraters vorliegen. Weitere Informationen finden Sie in folgenden Dokumenten: ícheckliste zur Bestellung von DATEV-Software zu den Lösungen für Unternehmen (Dok.-Nr. 09080237) íhäufige Fragen zur Bestellung für Ihre Mandanten und zur Weiterberechnung der DATEV-Kosten (Dok.-Nr. 1080085) 14

1 Allgemeines 1.4 Hilfe zum Programm À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel stellen wir Ihnen eine Reihe von Hilfsmitteln vor, die Ihnen die Arbeit mit dem DATEV-Programm ANLAG erleichtern. Mit dem Lernprogramm ANLAG können Sie sich zunächst in das Programm einarbeiten. Ein anderes Hilfsmittel ist die Informations-Datenbank, die von DATEV ständig gepflegt wird und mittels Rechenzentrumsabgleich von Ihnen aktualisiert werden kann. Darüber hinaus gibt es im Programm ein umfassendes Hilfesystem, das Ihnen alle Informationen, die Sie bei Ihrer Arbeit in ANLAG benötigen, bereitstellt. Wir zeigen Ihnen die Komponenten des Hilfesystems, das Ihnen Fragen, die sich bei der laufenden Arbeit ergeben, beantwortet. In der Hilfe kann u. a. auch auf die Informations-Datenbank verzweigt werden. Ä Nach diesem Kapitel kennen Sie: die Komponenten des Hilfesystems, den Aufruf von Direkthilfen, die Vorteile der Hilfe im Programm, sonstige Hilfsmittel. 15

1 Allgemeines Das Symbol für die Hilfe finden Sie in jedem Windows-Programm. Über das Menü haben Sie Zugriff auf die gesamte Hilfe im Programm. Das Hilfesystem unterstützt Sie bei Ihrer Arbeit durch grundlegende Informationen. Hilfethemen Über Hilfethemen öffnet sich das Fenster ANLAG mit 4 Registerkarten, über die Sie auf das Hilfesystem zugreifen. Nutzen Sie eine der 4 folgenden Möglichkeiten, um ein Thema zu finden. Klicken Sie auf die Registerkarte Inhalt, um das Inhaltsverzeichnis der Hilfe im Programm aufzurufen (Bücher und Themen). Hier blättern Sie die Hilfe thematisch geordnet durch. Auch schrittweise Anleitungen zur effektiven Nutzung des Programms sind enthalten. 16