3 Stammdaten In diesem Kapitel stehen die einzelnen Stammsätze im Mittelpunkt, die in den verschiedenen Komponenten des Moduls FI zum Einsatz kommen. Diese Stammsätze erfüllen zum einen die Funktion eines Kontos, das man zum Buchen nutzt, zum anderen beeinflussen die in ihnen enthaltenen Steuerungsgrößen (Parameter) die einzelnen Verarbeitungsschritte innerhalb der Transaktionen im SAP- System. Die Anlagenstammdaten sind Teil des Kapitels 7, das sich nur mit der Anlagenbuchhaltung beschäftigt. Dieses Kapitel beschreibt die Pflege der Sachkonten, der Debitorenkonten (Kundenkonten) sowie der Kreditorenkonten (Lieferantenkonten). 3.1 Sachkonten Die Finanzbuchhaltung verwendet Sachkonten als Grundlage zur Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dabei unterscheidet man zwischen Bestands- und Erfolgskonten. Auf Bestandskonten werden die Zu- und Abgänge eines Bestandes geführt, sie werden am Geschäftsjahresende über die Bilanz abgeschlossen. Der Saldo eines Bestandskontos wird zum Geschäftsjahreswechsel auf sich selbst vorgetragen. Auf Erfolgskonten werden dagegen die Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens erfasst. Sie werden über die GuV abgeschlossen und haben zu jedem Geschäftsjahresbeginn den Saldo null. Die Zusammenfassung aller Sachkonten, die ein Unternehmen verwendet, nennt man Hauptbuch, wobei die Kontonummer als Suchkriterium gilt. Innerhalb des Kontos sind die Buchungen in zeitlicher Reihenfolge sortiert. Aus dem Hauptbuch wird die Bilanz sowie die GuV erstellt. Nebenbücher erläutern ein Hauptbuchkonto (das so genannte Abstimmkonto). In den folgenden Abschnitten werden die Nebenbücher»Debitoren«,»Kreditoren«sowie das Hauptbuch betrachtet. Beim Anlegen eines neuen Kontos muss zunächst eine Kontengruppe eingegeben werden, weshalb man auch mindestens eine Kontengruppe benötigt. Konten, welche die gleichen Stammsatzfelder benötigen und den gleichen Nummernbereich verwenden, werden mit der gleichen Kontengruppe angelegt. Eine Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, die das Verwalten von Stammsätzen steuert. Über die Kontengruppe wird der Bildaufbau bei der Erfassung von Stammdaten geregelt sowie die Nummernkreise für die Kontobezeichnung werden festgelegt (interne oder externe Vergabe, nummerisch oder alphanumerisch und welches Kontenintervall). Sachkonten 65
3.1.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten Die Stammdaten der Sachkonten bestehen aus zwei Teilen, nämlich aus dem kontenplanspezifischen Bereich und dem buchungskreisspezifischen Bereich (siehe Abbildung 3.1). Die Festlegungen im Kontenplanbereich beziehen sich auf buchungskreisübergreifende Funktionen. Alle Buchungskreise, denen dieser Kontenplan zugeordnet ist, greifen auf diese Informationen zurück. So wird beispielsweise die Kontonummer auf Ebene des Kontenplans vergeben. Die Informationen im Kontenplan steuern u. a. das Anlegen der Stammsätze in den Buchungskreisen. Aus diesem Grund wird beim Anlegen eines Sachkontos immer der Kontenplanbereich zuerst erfasst. Der buchungskreisspezifische Bereich enthält die firmenspezifischen Ausprägungen. Mit diesen Festlegungen steuert man das Erfassen von Buchhaltungsbelegen (Feldstatusgruppe), die Verwaltung der Buchhaltungsdaten (Offene-Posten-Verwaltung, Einzelposten-Anzeige) oder die Währung, mit der das Konto bebucht werden kann (Kontowährung). Buchungskreise Mandant 1000 2000 3000 ANT 1 100 Firmenspezifische Firmenspetifische Daten Daten Allgemeine Daten Abbildung 3.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten 3.1.2 Sachkontenpflege im SAP-System Mehrere Felder, die in einer Bildschirmmaske zu sehen sind, werden zu einer Feldstatusgruppe zusammengefasst. Die jeweils hinterlegten Feldstatusdefinitionen legen fest, welche Felder beim Erfassen oder Ändern von Stammdaten gepflegt werden müssen (Feldstatus»Muss«) bzw. können (Feldstatus»Kann«) oder welche Felder lediglich angezeigt (Feldstatus»Anzeigen«) oder gar ausgeblendet (Feldstatus»Ausblenden«) werden. Der Bildaufbau bei der Bearbeitung von Sachkontenstammsätzen wird durch die Feldstatusgruppe der Kontengruppe und die Feldstatusgruppe der Aktivität (Anlegen, Anzeigen, Ändern) gesteuert. Dabei wird der Feldstatus eines Feldes durch»überlagerung«ermittelt. Es gilt jeweils der restriktivere Feldstatus, absteigend in der Reihenfolge»Ausblenden«,»Anzeigen«,»Muss«,»Kann«. 66 Stammdaten
Für Hauptbuchkonten sind die Nummern durch den Kontenplan mit den Klassen 0 bis 9 vorgegeben. Daher wird in diesem Bereich die Nummernvergabe des Kontos extern gesteuert. Im SAP-System besteht die Möglichkeit, die Daten des Stammsatzes in einem Vorgang (Zentrale Pflege) zu erfassen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Zentral (FS00) Es ist auch eine stufenweise Erfassung in zwei Schritten möglich. Dabei werden zunächst die Daten im Kontenplan und anschließend diejenigen im Buchungskreis gepflegt. Zur Pflege des Kontenplanbereichs gelangt man über den folgenden Pfad: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Im Kontenplan (FSP0) Die Pflege der Buchungskreisdaten ist über den folgenden Weg zu erreichen: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Im Buchungskreis (FSS0) Hinweis Wie in Anhang A ausführlich beschrieben, hat man im SAP-System die Möglichkeit, Transaktionen aus dem Menübaum heraus oder mit Hilfe eines Transaktionscodes zu starten. Die Menüpfade dieses Buches enthalten zunächst die einzelnen Ordner, die bis zur Transaktion hin geöffnet werden müssen, ehe abschließend der entsprechende Transaktionscode in Klammern angegeben ist. In zentral organisierten Unternehmen werden im Allgemeinen die Kontenpläne der einzelnen Buchungskreise vorgegeben. Die Mitarbeiter der einzelnen Buchungskreise pflegen anschließend den Bereich des jeweiligen Buchungskreises. Der Kontenplanbereich wird in diesem Fall nicht von den Mitarbeitern der Buchungskreise gepflegt (Alternative 1). Häufig wird der gesamte Stammsatz eines Sachkontos von zentraler Stelle vorgegeben. In diesem Fall wird der Stammsatz zentral in einem Schritt angelegt (Alternative 2). In dezentral organisierten Unternehmen werden beide Bereiche in der Regel durch die Mitarbeiter in den einzelnen Buchungskreisen angelegt und gepflegt. Man kann dies mithilfe der Berechtigungsverwaltung steuern. Bei den zentral organisierten Unternehmen haben die Mitarbeiter in der ersten Alternative nur die Möglichkeit, den buchungskreisspezifischen Teil anzulegen, in der zweiten Alternative haben sie keine Berechtigung zur Pflege der Stammsätze. Hingegen Sachkonten 67
haben Mitarbeiter der dezentral strukturierten Unternehmen die Berechtigung zur Pflege beider Stammdatenteile. Die Komponente FI stellt zum Anlegen von Sachkontenstammdaten drei Techniken zur Verfügung: Kontengruppen, Vorlagetechnik und Musterkonten mit Wertübertragungsregeln. Man verwendet Kontengruppen, um den Status der Stammsatzfelder zentral zu bestimmen. Dabei werden Felder ausgeblendet oder als Muss-Feld bzw. Kann-Feld definiert. Eine Kontengruppe gilt in allen Buchungskreisen, die diesen Kontenplan verwenden. Wird ein bereits angelegter Stammsatz als Vorlage genutzt, überträgt das System die Feldinhalte aus der Vorlage als Vorschlagswerte. Soll ein Stammsatz mithilfe der Vorlagetechnik angelegt werden, gibt man im Einstiegsbild im Feld Vorlage die Kontonummer des Vorlagekontos ein. Abbildung 3.2 Anlegen von Sachkonten: Vorlagekonto Bei der Verwendung eines Musterkontos werden Werte in den buchungskreisspezifischen Teil des Stammsatzes mithilfe von Wertübertragungsregeln übernommen. Mit diesen Regeln legt man fest, ob die Werte übernommen werden müssen oder ob es sich um Vorschlagswerte handelt. Musterkonten wirken sich lediglich beim Anlegen eines Kontos aus, wohingegen die Wertübertragungsregeln auch beim Ändern eines Stammsatzes von Bedeutung sind. In diesem Fall gibt man im kontenplanspezifischen Teil im Feld Musterkonto den Namen des entsprechenden Musterkontos ein (siehe Abbildung 3.3). Abbildung 3.3 Anlegen von Sachkonten: Musterkonto 68 Stammdaten
Man verwendet Musterkonten, wenn mehrere Buchungskreise existieren und Werte zentral vorgegeben werden sollen. Musterkonten sind kontenplanabhängig, d. h., sie werden auf der Ebene des Kontenplans gepflegt. Sie sind nicht im Kontenplan enthalten und können nicht bebucht werden. Zur Pflege der Musterkonten gelangt man über den folgenden Menüweg: Hauptbuch Stammdaten Musterkonto Anlegen/Ändern/Anzeigen (FSM1/FSM2/FSM3) Abbildung 3.4 Stammsatz eines Musterkontos Die Wertübertragungsregeln bestimmen, welche Werte des Musterkontos auf welche Weise übertragen werden. Für jedes zu übertragende Feld wird eine Regel festgelegt (siehe Abbildung 3.5). Regelwerke fassen die einzelnen Regeln zusammen. Sie werden unabhängig vom Musterkonto definiert und anschließend einem Buchungskreis zugeordnet. Die Pflege dieser Wertübertragungsregeln geschieht im Rahmen der Systemkonfiguration über den folgenden Pfad: (IMG): Finanzwesen Hauptbuchhaltung Sachkonten Stammdaten Vorarbeiten Zusätzliche Aktivitäten Musterkonten Wertübertragungsregeln definieren (FSK2) Sachkonten 69
Abbildung 3.5 Wertübertragungsregeln eines Buchungskreises (Musterkonten) Soll der Feldinhalt des Musterkontos übernommen werden, wird das zugehörige Feld in der Spalte Wert übernommen markiert. Ohne weitere Markierung einer Checkbox ist festgelegt, dass der Eintrag aus dem Musterkonto bei der Stammsatzpflege als Vorschlagswert angegeben wird, d. h., überschrieben werden kann. In manchen Fällen sind aber Einträge obligatorisch und sollen nicht geändert werden können. Dazu gehört übrigens auch der Wert»initial«(leer). In diesen Fällen muss die entsprechende Checkbox markiert werden, dabei gilt: 1. Nicht änderbar falls gesetzt Falls ein Wert im Musterkonto vorhanden ist, kann dieser bei der Stammdatenpflege nicht geändert werden (wichtig insbesondere bei Markierungsfeldern). 2. Nicht änderbar falls initial Falls das entsprechende Feld im Musterkonto leer ist, kann bei der Stammdatenpflege kein Eintrag gemacht werden (wichtig insbesondere bei Markierungsfeldern). 3.1.3 Anlegen eines Sachkontos In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Felder eines Sachkontenstammsatzes beschrieben. Abbildung 3.6 zeigt das Einstiegsbild. Zur Anzeige eines bereits existierenden Sachkontenstammsatzes gelangt man über die Drucktaste Anzeigen. Entsprechend führt die Drucktaste Ändern zur Stamm- 70 Stammdaten
satzänderung, die beiden Drucktasten Anlegen bzw. Anlegen mit Vorlage führen zur Erfassung eines neuen Stammsatzes. In den folgenden Aufzählungen werden die wichtigsten Stammsatzfelder erläutert: Kontengruppe Steuert den Bildaufbau des buchungskreisspezifischen Teils beim Anlegen bzw. Ändern des Stammsatzes sowie die Nummernvergabe des Kontos. Musterkonto Soll das Konto mithilfe eines Musterkontos angelegt werden, muss hier die entsprechende Kontonummer eingegeben werden. Bestandskonto/Erfolgskonto Hier gibt man an, ob es sich bei dem Sachkonto um ein Bestandskonto oder ein Erfolgskonto handelt. Der Saldo eines Bestandskontos wird beim Jahreswechsel auf sich selbst vorgetragen. Bei den Erfolgskonten muss noch festgelegt werden, auf welches Konto der Saldo beim Jahreswechsel übertragen wird. Abbildung 3.6 Pflege eines Sachkontos: Einstiegsbild Weitere Stammsatzfelder befinden sich auf den anderen Registerkarten. Abbildung 3.7 zeigt die Registerkarte Steuerungsdaten, die über den entsprechenden»karteikartenreiter«ausgewählt wird. Außerdem erreicht man sie mithilfe der Funktionstaste F8. Sachkonten 71
Abbildung 3.7 Pflege eines Sachkontos: Steuerungsdaten Kontowährung Ist bei einem Bestandskonto der Währungsschlüssel gleich der Hauswährung (Währung des Buchungskreises), so kann auf Belegebene in einer beliebigen Währung kontiert werden. Die Verkehrszahlen werden in diesem Fall in der Hauswährung geführt. Wählt man bei einem Bestandskonto einen anderen Währungsschlüssel, werden die Verkehrszahlen sowohl in der Hauswährung als auch in der Fremdwährung geführt. Eine Buchung in einer anderen Währung ist jedoch nicht möglich. Bei Erfolgskonten, Bestandskonten mit OP-Verwaltung (Verwaltung der offenen Posten) oder Abstimmkonten ist jedoch eine Buchung in beliebiger Fremdwährung möglich. Die Verkehrszahlen werden hierbei informativ in der Hauswährung und jeder kontierten Fremdwährung geführt. Abstimmkonto für Kontoart Für jede Nebenbuchhaltung muss im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkonto existieren. Die Eingabe einer Kontoart in diesem Feld kennzeichnet das Sachkonto als Abstimmkonto. Die Zuordnung eines Kontos der Nebenbuchhaltung wird im entsprechenden Stammsatz festgelegt. Abstimmkonten können nicht manuell bebucht werden. 72 Stammdaten
Verwaltung offener Posten Offene Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Dazu muss dieses Feld im Stammsatz markiert werden. Zusätzlich ist noch die Einzelpostenanzeige zwingend vorgeschrieben. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn das Konto auf der Soll- und Habenseite Positionen hat, die einander zuzuordnen sind (etwa Verrechnungskonten). Für Konten mit OP-Verwaltung ist sichergestellt, dass die Belege erst dann archiviert werden können, wenn alle Belegpositionen ausgeglichen sind. Wird die OP-Verwaltung nachträglich definiert, dann gilt dieser Eintrag nur für die Belege, die nach dieser Änderung gebucht werden. Zum Zeitpunkt der Änderung muss das entsprechende Konto allerdings den Saldo null besitzen. Einzelpostenanzeige Die Einzelpostenanzeige ist die Sicht auf die Belegpositionen des Kontos. Sachkonten, bei denen eine Anzeige der Einzelposten erwünscht ist, müssen entsprechend markiert werden. Das Konto kann in diesem Fall über einen Index mit den zugehörigen Einzelpositionen in der Belegdatei verknüpft werden. Im Dialog kann dann auf das Postenvolumen des Kontos zugegriffen werden, in dem man sich über Selektionsbedingungen bestimmte Felder anzeigen lässt. Man kann über die Einzelpostenanzeige bis zu den einzelnen Belegpositionen verzweigen. Sortierschlüssel Für die Anzeige der Einzelposten wird eine Sortierfolge verwendet. Das SAP- System sortiert die Einzelposten im Standard nach dem Inhalt des Feldes Zuordnung im Beleg. Der hier eingetragene Schlüssel steuert, welches Belegfeld bei der Belegerfassung in das Positionsfeld Zuordnung kopiert wird, falls dieses nicht manuell bzw. maschinell gefüllt wird. Zur Eingabe weiterer Daten des Stammsatzes muss man in die nächste»karteikarte«wechseln, die auch über die Funktionstaste F8 aufgerufen werden kann. Die Abbildung 3.8 zeigt den entsprechenden Bildschirm mit der Registerkarte Erfassung/Bank/Zins, die weitere Stammsatzfelder enthält: Feldstatusgruppe Die hier eingetragene Feldstatusgruppe steuert gemeinsam mit der Feldstatusgruppe, die im jeweiligen Buchungsschlüssel hinterlegt ist, den Bildschirmaufbau bei der Belegerfassung. Zinskennzeichen Falls das Sachkonto an einer automatischen Verzinsung teilnehmen soll, muss hier das Verzinsungskennzeichen eingegeben werden. Sachkonten 73
Verzinsungsrhythmus Die Eingabe bestimmt, in welchen Abständen (in Monaten) das Konto an der Saldenverzinsung (automatisches Verfahren) teilnimmt. Sichtag/Datum letzte Verzinsung Wenn das Konto an der automatischen Saldenverzinsung teilnimmt, dann hinterlegt das SAP-System hier nach jedem Verzinsungslauf das entsprechende Datum. Abbildung 3.8 Pflege eines Sachkontos: Erfassung/Bank/Zins 3.1.4 Ändern von Sachkontenstammdaten Bis auf das Feld Kontonummer sind alle Felder des Sachkontenstammsatzes änderbar. Bei den folgenden Feldern sind jedoch bestimmte Voraussetzungen zu beachten: Der Währungsschlüssel und die Steuerkategorie sind nur bei Konten änderbar, die noch nicht bebucht wurden. Ein Konto kann nur dann als Abstimmkonto definiert werden, wenn es den Saldo null aufweist. Man kann diese Kennzeichnung nur nachträglich zurücknehmen, wenn das Konto noch nicht bebucht wurde. 74 Stammdaten
Das Kennzeichen OP-Verwaltung kann nur dann gesetzt bzw. zurückgenommen werden, wenn das Konto den Saldo null hat. 3.1.5 Sperren von Sachkonten Sachkonten können auf zwei Ebenen gesperrt werden (siehe Abbildung 3.9): Auf Ebene des Kontenplans Im Kontenplan sperrt man einen Stammsatz zum Anlegen im Buchungskreis sowie ein Konto zum Buchen und zum Planen. Auf Ebene des Buchungskreises Im Buchungskreis kann ein Konto nur zum Buchen gesperrt werden. Das Sperrkennzeichen kann jederzeit gesetzt bzw. zurückgenommen werden. Abbildung 3.9 Pflege eines Sachkontos: Sperren 3.1.6 Archivierung von Sachkonten Stammsätze, die nicht mehr benötigt werden, können archiviert werden. Beim Archivieren werden die Daten aus der Datenbank extrahiert, gelöscht und in eine spezielle Datei gestellt. Stammsätze können jedoch nicht sofort physisch gelöscht werden. Dazu ist es zunächst notwendig, dass dieses Konto zum Buchen gesperrt wird. Anschließend muss der Stammsatz zum Löschen vorgemerkt werden (siehe Abbildung 3.10). Status im Kontenplan Wird bei einem Sachkonto das Feld Status im Kontenplan markiert, löscht das System den Stammsatz in allen Buchungskreisen, die diesen Kontenplan verwenden. Sachkonten 75
Status im Buchungskreis Markiert man das Feld Status im Buchungskreis, löscht das System dieses Konto nur im angegebenen Buchungskreis. Das System prüft vor dem Löschen, ob keine Verkehrszahlen in ihm gespeichert sind und das Konto in der vergangenen sowie der aktuellen Periode nicht bebucht wurde. Abbildung 3.10 Pflege eines Sachkontos: Löschvormerkung 3.2 Debitoren Bei den Personenkonten unterscheidet man zwischen den Kundenkonten oder Debitoren und den Lieferantenkonten oder Kreditoren. Im Fokus dieses Abschnitts steht der Debitorenstammsatz mit den darin enthaltenen kundenspezifischen Informationen, die von den Bereichen Buchhaltung und Vertrieb zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen benötigt werden. 3.2.1 Aufbau der Debitorenstammdaten Die Stammdaten der Debitoren bestehen aus drei Teilen (siehe Abbildung 3.11). Auf der Ebene des Mandanten werden die allgemeinen Daten gepflegt. Diese Daten stehen allen Buchungskreisen zur Verfügung. Auf dieser Ebene werden etwa der Name des Personenkontos in der Nebenbuchhaltung, die Steuernummer und die Bankverbindung festgelegt. Daten, die für die einzelnen Buchungskreise von Bedeutung sind, werden im Bereich des Buchungskreises festgelegt. Dazu gehören die Kontonummer des Abstimmkontos im Hauptbuch, die Zahlungsbedingungen sowie die Einstellungen für das Mahnverfahren. Beim integrierten Einsatz mit dem Vertriebsmodul (SD, Sales and Distribution) stehen für den Stammsatz des Debitors weitere Felder zur Verfügung. Diese Felder enthalten Informationen, die zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Bereich 76 Stammdaten
Vertrieb und Verkauf benötigt und ausschließlich vom Modul SD genutzt werden. Zu diesen Daten gehören etwa Lieferkonditionen, Preislistentyp und Bemerkungen bezüglich des Kunden. Diese Angaben steuern die Auftragsbearbeitung, die Versanddaten und die Rechnungsdaten, sofern die Erfassung dieser Geschäftsvorfälle mit Hilfe einer Transaktion an SAP SD geschieht. Spezifische Daten des Vertriebs Vertriebsbereiche Buchungskreise Mandant 1000 2000 3000 ANT 1 100 Firmenspezifische Firmenspetifische Daten Daten Allgemeine Daten Abbildung 3.11 Aufbau der Debitorenstammdaten Der Bildaufbau bei der Bearbeitung von Stammsätzen der Debitoren bzw. Kreditoren wird durch die drei folgenden Feldstatusgruppen der Kontengruppe, des Buchungskreises und der Aktivität (»Anlegen«,»Anzeigen«,»Ändern«) gesteuert. Dabei wird der Feldstatus eines Feldes durch Überlagerung ermittelt. Es gilt jeweils der restriktivere Feldstatus, absteigend festgelegt in der Reihenfolge»Ausblenden«,»Anzeigen«,»Muss«,»Kann«. 3.2.2 Anlegen eines Debitorenkontos Es besteht wie bei den Sachkonten (siehe Abschnitt 3.1.2) die Möglichkeit, die Daten des Stammsatzes aus dem SAP-Menübaum in einem Vorgang zentral oder stufenweise, in diesem Fall in drei Schritten, zu erfassen. Zur zentralen Bearbeitung gelangt man über den folgenden Weg: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Zentrale Pflege Anlegen/Ändern/Anzeigen (XD01/XD02/XD03) Bei der stufenweisen Bearbeitung werden zunächst die allgemeinen Daten auf Ebene des Mandanten und anschließend die Daten im Buchungskreis gepflegt. Die Bearbeitung der Daten des Vertriebssegments geschieht innerhalb des Moduls SD. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ausgehend von einem Debitorenstammsatz in FI über die Funktionalität»Springen«in den zugehörigen Ver- Debitoren 77
triebsbereich zu wechseln. Zur Pflege der einzelnen Bereiche gelangt man auf folgende Weise: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anlegen/ Ändern/Anzeigen (FD01/FD02/FD03) Abbildung 3.12 Pflege eines Debitorenkontos: Einstiegsbild In dem Dialogfenster aus Abbildung 3.12 müssen die Kontonummer des Debitors sowie der entsprechende Buchungskreis eingegeben werden. Je nach Ausprägung der Kontengruppe wird die Kontonummer durch das SAP-System vergeben (interne Nummernvergabe). Falls kein Buchungskreis eingegeben wird, d. h., dieses Feld leer bleibt, kann nur der kontenplanspezifische Bereich gepflegt werden. Das Anlegen eines Stammsatzes erfordert zwingend die Angabe einer Kontengruppe, die dann u. a. die weitere Erfassung des Stammsatzes steuert. Die Vorlagetechnik nutzt man durch Eingabe einer im SAP-System existierenden Kontonummer und des entsprechenden Buchungskreises in die jeweiligen Felder. Über die Drucktaste Enter gelangen Sie zur Pflege des Debitorenkontos. Es erscheint der in Abbildung 3.12 gezeigte Bildschirm. Name/Straßenadresse Die Berichte und Korrespondenzen im SAP-System greifen auf diese Adressdaten zurück. Diese erscheinen dann je nach Bericht in der Anschrift und Anrede bei den Korrespondenzen bzw. in den Listen der Reports. Suchbegriff In dieses Feld kann ein frei wählbarer Begriff eingetragen werden, der zur Suche nach Stammsätzen mit dem Matchcode dient. Damit das Feld einheitlich gefüllt wird, empfiehlt es sich, Regeln festzulegen. Für den Standard- Matchcode ist dies der Hauptschlüssel, mit dem die Suche nach Stammsätzen am schnellsten erfolgt. 78 Stammdaten
Sprache (Kommunikation) Hier wird die Sprache angegeben, in der die Korrespondenz verfasst wird. Abbildung 3.13 Pflege eines Debitorenkontos: Registerkarte»Adresse«Die angezeigten Registerkarten enthalten weitere Stammsatzfelder, die nach inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengefasst sind. Abbildung 3.14 zeigt die Registerkarte Steuerungsdaten, auch zu erreichen über die Funktionstaste F8. Kontosteuerung (Kreditor) Ist einer der Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor, dann besteht die Möglichkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten automatisch vom System verrechnen zu lassen (automatisches Zahlprogramm bzw. Mahnwesen). In diesem Fall muss die Kontonummer des Debitors im Kreditorenstammsatz eingetragen werden und umgekehrt. Sind diese Felder gefüllt, erscheint in der Registerkarte Kontoführung bei den Daten des Buchungskreises ein Feld mit der Bezeichnung Verrechnung mit... Eine Verrechnung ist erst dann möglich, wenn zusätzlich dieses Feld markiert ist (siehe Abbildung 3.17). Debitoren 79
Abbildung 3.14 Pflege eines Debitorenkontos: Steuerungsdaten Abbildung 3.15 Pflege eines Debitorenkontos: Zahlungsverkehr (Allgemeine Daten) Auf der Registerkarte Zahlungsverkehr (Funktionstaste F8) können Sie die in Abbildung 3.15 dargestellten Einstellungen vornehmen: Bankverbindung Beim Einsatz von Überweisungen oder anderen Zahlwegen des Zahlprogramms muss zwingend eine Bankverbindung eingegeben werden. Falls das Automatische Zahlprogramm den Bankeinzug berücksichtigen soll, muss zusätzlich das entsprechende Feld markiert sein. In diesem Fall greift das Automatische Mahnverfahren nicht. 80 Stammdaten
Abweichender Regulierer Ist hier die Kontonummer eines Debitors eingetragen, werden alle Zahlungen über die Bankverbindungen dieses Geschäftspartners abgewickelt (Überweisungen, Bankeinzug, Gutschriften). Dieses Feld existiert im allgemeinen Teil, im Buchungskreisbereich sowie auf Belegebene. Gültig ist immer die Angabe, die spezifischer ist (in dieser Auflistung in aufsteigender Form). Abbildung 3.16 Bankenauswahl bei der Belegerfassung Banktyp Falls in einem Debitorenstammsatz mehrere Bankverbindungen hinterlegt sind, können diese mithilfe eines beliebigen vierstelligen Kürzels (Partnerbanktyp) unterschieden werden. Soll nun ein offener Posten über eine bestimmte Bankverbindung des Kunden reguliert werden, muss das entsprechende Kürzel in der Belegposition hinterlegt werden (siehe Abbildung 3.16). Das Zahlprogramm von SAP steuert dann die vorgegebene Bankverbindung des Kunden an. Den zweiten Teil des Debitorenstammsatzes, den Buchungskreisbereich, erreicht man über die Drucktaste Buchungskreisdaten. Zunächst generiert das SAP-System den Bildschirm aus Abbildung 3.17 mit der Registerkarte Kontoführung im Vordergrund. Abstimmkonto Jede Buchung auf ein Konto der Nebenbuchhaltung erzeugt automatisch eine Mitbuchung im Hauptbuch. Diese Integration wird über das Abstimmkonto gewährleistet. Die Feldstatusgruppe im Stammsatz des Abstimmkontos legt den Bildaufbau bei der Belegerfassung fest. Die Positionen auf dem Konto des Kunden werden in der Währung des Abstimmkontos geführt. Debitoren 81
Sortierschlüssel Für die Anzeige der Einzelposten wird eine Sortierfolge verwendet. In der Regel werden die Belege in der Einzelpostenanzeige nach dem Inhalt des Feldes Zuordnung im Beleg sortiert. Dieser Sortierschlüssel steuert nun, wie das Feld Zuordnung bei der Belegerfassung automatisch gefüllt wird, falls es nicht aus einer anderen Quelle mit einem Wert belegt wird. Berechtigung In diesem Feld wird eingetragen, wer Änderungs- bzw. Sichtberechtigung auf dieses Konto erhält. Zentrale In einigen Branchen wird zwar in den Unternehmensfilialen verkauft, die Buchhaltung aller Zweigbetriebe wird jedoch zentral geführt. Um dem zu entsprechen, muss sowohl für die Zentrale als auch für die Filiale ein Stammsatz im SAP-System angelegt werden. Im Stammsatz der Filiale muss in das Feld Zentrale dann die entsprechende Kontonummer eingegeben werden. Die Auftragsverwaltung erfolgt über die Filiale. Die Verkehrszahlen werden jedoch automatisch auf das Konto der Zentrale gebucht. In den Belegpositionen wird die Kontonummer der betroffenen Filiale vermerkt. Für Zentralkonten sollte der Sortierschlüssel 004 (Filialkontonummer) eingegeben werden, der eine Sortierung der Einzelposten nach Filialen gewährleistet. Diese Ausprägung des Sortierschlüssels sorgt dafür, dass der Eintrag des Feldes Filialkontonummer in das Belegpositionsfeld Zuordnung kopiert wird. Abbildung 3.17 Pflege eines Debitorenkontos: Kontoführung 82 Stammdaten
Zur Eingabe weiterer Daten eines Debitorenstammsatzes muss man in die nächste Registerkarte wechseln. Abbildung 3.18 zeigt die Registerkarte Zahlungsverkehr, die auch über die Funktionstaste F8 aufgerufen werden kann. Abbildung 3.18 Pflege eines Debitorenkontos: Zahlungsverkehr (Buchungskreis) Zahlungsbedingung Dieser Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwendet und liefert Informationen für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Der hier eingetragene Wert fließt als Vorschlag in die Belegerfassung ein. Toleranzgruppe Für jede Toleranzgruppe werden Festlegungen zur Skontogewährung und zur Behandlung von Zahlungsdifferenzen getroffen. Dieser Eintrag wirkt sich beim Mahnwesen und bei dem Erfassen von Zahlungsvorgängen aus. Bei manueller Schließung werden die Zahlungsdifferenzen bis zur hinterlegten Toleranz vom System akzeptiert, und der Posten wird geschlossen. Zahlungsverhalten aufzeichnen Ein Ankreuzen des Feldes bewirkt, dass für den Debitor das Zahlungsverhalten aufgezeichnet wird. Dies ist wichtig für das Kreditmanagement. Zahlwege Hier werden die Zahlwege aufgeführt, die beim Einsatz des automatischen Zahlprogramms bei diesem Geschäftspartner zulässig sind. Ist hier ein Zahlweg Debitoren 83
für einen Zahlungseingang eingetragen wie etwa A (Abbuchung) oder E (Einzug), wird dieser Geschäftspartner nicht vom automatischen Mahnprogramm (siehe Abschnitt 6.1) berücksichtigt. Zahlungssperre Ein Eintrag in diesem Feld bewirkt, dass dieses Konto für den Zahlverkehr gesperrt ist. Im automatischen Zahlprogramm wirkt die Sperre, wenn sie entweder im Stammsatz oder im Beleg gesetzt ist. Ist die Sperre im Stammsatz gesetzt, kommen alle offenen Posten dieses Kunden in die Ausnahmeliste. Der Sperrschlüssel * (Stern) bewirkt, dass alle offenen Posten dieses Kontos übergangen werden, der Schlüssel + (Plus), dass alle offenen Posten übergangen werden, bei denen im Beleg nicht explizit ein Zahlweg angegeben ist. Einzelzahlung Dieses Kennzeichen legt fest, dass alle offenen Posten dieses Geschäftspartners separat bezahlt bzw. eingezogen werden. Somit wird verhindert, dass mehrere offene Posten gemeinsam mit einem Zahlungsträger ausgeglichen werden. Verrechnung mit Kreditor Dieses Markierungsfeld erscheint nur, wenn im Register Steuerungsdaten des allgemeinen Teils das Feld Kreditor mit einem Wert belegt ist (siehe Abbildung 3.14). Eine tatsächliche Verrechnung innerhalb der automatischen Verfahren von SAP findet jedoch nur statt, wenn dieses Feld markiert ist. Auf der nächsten Registerkarte befinden sich weitere Felder, die zu den Stammdaten eines Debitors gehören. Der Wechsel in die Registerkarte Korrespondenz erfolgt über den entsprechenden Karteikartenreiter oder über die Funktionstaste F8. Das SAP-System erzeugt dann den Bildschirm, wie er in Abbildung 3.19 zu sehen ist. Mahnverfahren Soll dieser Geschäftspartner vom automatischen Mahnprogramm berücksichtigt werden, muss hier ein Mahnverfahren hinterlegt sein. Der Eintrag ist ein Vorschlagswert für die Belegerfassung. Mahnsperre Eine Markierung dieses Feldes verhindert eine Berücksichtigung dieses Geschäftspartners innerhalb eines Mahnlaufs des automatischen Mahnprogramms. Mahnstufe Dieses Feld wird in der Regel durch das Mahnprogramm gesetzt. In Ausnahmefällen kann die Mahnstufe manuell verändert werden. Die Mahnstufe beeinflusst den nächsten Mahnlauf. Bei Mahnstufe 0 zieht das System zur Berech- 84 Stammdaten
nung der notwendigen Verzugstage die im Mahnverfahren festgelegten Mindestverzugstage, bei allen anderen greifen die Kulanztage (siehe Abschnitt 6.1). Sachbearbeiter Mahnung Der Name des zum hier hinterlegten Kürzel gehörenden Sachbearbeiters wird auf die Mahnbriefe gedruckt. Der»Sachbearbeiter Mahnung«kann ein anderer sein als der»sachbearbeiter Buchhaltung«. Sachbearbeiter Buchhaltung Der Name des zum hier hinterlegten Kürzel gehörenden Sachbearbeiters erscheint auf allen Korrespondenzausdrucken an den Geschäftspartner. Außerdem wird er auf die Mahnbriefe gedruckt, falls das Feld Sachbearbeiter Mahnung nicht gefüllt ist. Abbildung 3.19 Pflege eines Debitorenkontos: Korrespondenz Über den Menüpfad Zusätze Texte besteht die Möglichkeit, zu diesem Debitor bzw. Kreditor umfangreiche Texte und Kommentare im System festzuhalten (siehe Abbildung 3.20). Debitoren 85
Abbildung 3.20 Pflege eines Debitorenkontos: Zusatztexte Nach einem Doppelklick auf eine der beschrifteten Zeilen erscheint der in Abbildung 3.21 gezeigte Bildschirm. Diese Texte werden als so genannte Langtexte im System festgehalten und sind bei einer Migration besonders zu beachten (vgl. das SAP PRESS-Buch»Datenmigration in SAP R/3«von Michael Williger). Abbildung 3.21 Pflege eines Debitorenkontos: Kommentar zu einem Kunden 3.2.3 Sperren eines Debitorenkontos Im Stammsatz eines Debitors sind mehrere Felder zum Sperren des Kontos enthalten. Es wird dadurch möglich, ein Konto zentral für die Buchhaltung und für den Vertrieb zu sperren (Zentrale Pflege). Für die Buchhaltung besteht die Möglichkeit, das Konto in einem oder mehreren Buchungskreisen zu sperren. Eine Mahn- oder Zahlungssperre kann auf Ebene des Buchungskreises gesetzt werden. Auch im Nebenbuch kann das Sperrkennzeichen jederzeit gesetzt sowie zurückgenommen werden. In diesem Fall ist folgender Weg zu wählen: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Sperren/Entsperren (FD05) 86 Stammdaten
Oder man geht über die zentrale Pflege, zum gemeinsamen Sperren bzw. Entsperren für die Buchhaltung und für den Vertrieb in einem Schritt: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Zentrale Pflege Sperren/Entsperren (XD05) Abbildung 3.22 Pflege eines Debitorenkontos: Sperren Für Debitoren existieren die Sperrarten Buchungssperre, Auftragssperre, Liefersperre und Fakturasperre. Dabei steht eine Buchungssperre dafür, dass in den ausgewählten Buchungskreisen kein FI-Beleg erzeugt werden kann. Auftragssperre bedeutet, dass in den ausgewählten Vertriebsbereichen kein Kundenauftrag abgelegt werden kann. Eine Liefersperre verhindert in den ausgewählten Vertriebsbereichen die Lieferung. Die Fakturasperre stellt sicher, dass keine Rechnung erzeugt und an den Kunden verschickt wird. 3.2.4 Archivierung von Debitorenstammsätzen In den Nebenbüchern hat man die Möglichkeit, alle Daten des Stammsatzes (alle Bereiche) oder die buchungskreisspezifischen Stammdaten bestimmter Buchungskreise (ausgewählter Buchungskreis) zum Löschen vorzumerken. Dies geschieht über einen der folgenden Pfade: Debitoren 87
Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Löschvormerk. setzen (FD06) Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Zentrale Pflege Löschvormerk. setzen (XD06) Abbildung 3.23 Pflege eines Debitorenkontos: Löschvormerkung setzen Eine Markierung im Bereich Löschvormerkung hat folgende Auswirkungen: Alle Bereiche Diese Kennzeichnung bewirkt, dass alle Daten des Kundenstammsatzes gelöscht werden. Ausgewählter Buchungskreis Dieses Kennzeichen legt fest, dass nur firmenspezifische Daten des angegebenen Buchungskreises gelöscht werden. Ausgewählter Vertriebsbereich Diese Markierung gibt an, dass im Stammsatz alle für den angegebenen Vertriebsbereich angelegten Daten gelöscht werden. Das Löschen der Stammdaten erfolgt dann mithilfe des Programms zum Archivieren von Debitoren bzw. Kreditoren. Dieses Programm archiviert die zum Löschen vorgemerkten Stammsätze, sofern keine abhängigen Daten existieren. Im Bereich Löschsperren hat der Anwender die Möglichkeit, zwei Markierungen zu setzen. Diese bewirken Folgendes: Allgemeine Daten Dieses Kennzeichen verhindert das Löschen der allgemeinen Daten des Stammsatzes durch das Archivierungsprogramm. 88 Stammdaten
Ausgewählter Buchungskreis inkl. allgemeine Daten Mit dieser Markierung legt man fest, dass die firmenspezifischen Daten des Stammsatzes nicht gelöscht werden dürfen. Falls dieses Kennzeichen gesetzt ist, werden auch die zugehörigen allgemeinen Daten nicht gelöscht. 3.3 Kreditoren In diesem Abschnitt steht der Lieferanten- oder Kreditorenstammsatz im Mittelpunkt. Die darin enthaltenen Daten werden von den Bereichen Buchhaltung und Einkauf zur Abwicklung der jeweiligen Geschäftsvorfälle benötigt. 3.3.1 Aufbau der Kreditorenstammdaten Die Stammdaten der Kreditoren bestehen aus drei Teilen (siehe Abbildung 3.24). Auf der Ebene des Mandanten werden die allgemeinen Daten gepflegt. Diese Daten stehen allen Buchungskreisen zur Verfügung. Auf dieser Ebene werden etwa der Name des Personenkontos in der Nebenbuchhaltung, die Steuernummer und die Bankverbindung festgelegt. Daten, die für die einzelnen Buchungskreise von Bedeutung sind, werden im Bereich des Buchungskreises festgelegt. Dazu gehören die Kontonummer des Abstimmkontos im Hauptbuch, die Zahlungsbedingungen sowie die Einstellungen für das Mahnverfahren. Beim integrierten Einsatz mit dem Modul Materialwirtschaft (MM) stehen für den Stammsatz eines Kreditors weitere Felder zur Verfügung. Diese Felder enthalten Informationen, die zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle in der Komponente Einkauf (MM-PUR) benötigt werden. In diesem Bereich werden die Daten zu Anfragen, Bestellungen und zur Rechnungsprüfung erfasst. Diese Daten können in jedem definierten Einkaufsbereich unterschiedlich sein und werden nur von den Anwendungen des Moduls MM genutzt. Zu diesen Daten gehören etwa die Konditionen (u. a. Bestellwährung, Zahlungsbedingungen oder Mindestbestellwert), die Verkaufsdaten (z. B. Verkäufer mit Telefon) und Steuerungsdaten. Spezifische Daten des Einkaufs Einkaufsbereich Buchungskreis Mandant 1000 2000 3000 ant1 100 Firmenspezifische Firmenspetifische Daten Daten Allgemeine Daten Abbildung 3.24 Aufbau eines Kreditorenstammsatzes Kreditoren 89
3.3.2 Anlegen eines Kreditorenkontos Zum Anlegen von Kreditorenstammsätzen gelangt man über den folgenden Pfad: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anlegen (FK01) Auch hier sind, wie bei den Debitoren, mehrere Transaktionen möglich. In der Zentralen Pflege können die Daten aller drei Bereiche in einem Schritt erfasst werden (Allgemeiner Teil, Buchungskreisdaten und die Einkaufsdaten). Alternativ dazu können die beiden Bereiche»Allgemeiner Teil«bzw.»Buchungskreisdaten«jeweils für sich eingegeben werden. Allerdings kann man die Einkaufsdaten innerhalb des Kreditorenmenüs nur in der Zentralen Pflege eingeben und anzeigen. Im Gegensatz zur Pflege der Debitorenkonten erscheint kein Dialogfenster, sondern man gelangt zu einem Einstiegsbild (siehe Abbildung 3.25): Hier erfolgt die Eingabe der Kontonummer des Kreditors sowie des Buchungskreises. Beim Anlegen eines Lieferantenkontos muss zusätzlich eine Kontengruppe angegeben werden. Abbildung 3.25 Pflege eines Lieferantenkontos: Einstiegsbild Im Gegensatz zu den bisher betrachteten Stammsätzen (Sachkonten und Debitoren) hat SAP unerklärlicherweise die Darstellung des Kreditorenstammsatzes nicht auf die Registertechnik umgestellt. Stattdessen gelangt man durch das Drücken der Taste Enter zunächst zur Pflege der Anschriftendaten eines Kreditors. Das SAP-System zeigt nach dem Drücken der Taste Enter den Bildschirm aus Abbildung 3.26 an. Name/Straßenadresse Die Berichte und Korrespondenzen im SAP-System greifen auf diese Adressdaten zurück. Diese erscheinen dann je nach Bericht in der Anschrift und Anrede bei den Korrespondenzen bzw. in den Listen der Reports. 90 Stammdaten
Abbildung 3.26 Pflege eines Kreditorenkontos: Anschriftendaten Suchbegriff In dieses Feld kann ein frei wählbarer Begriff eingetragen werden, der zur Suche nach Stammsätzen mit dem Matchcode dient. Damit das Feld einheitlich gefüllt wird, empfiehlt es sich, Regeln festzulegen. Für den Standard- Matchcode ist dies der Hauptschlüssel, mit dem die Suche nach Stammsätzen am schnellsten erfolgt. Sprache (Kommunikation) In der hier angegebenen Sprache wird die Korrespondenz verfasst. Kontosteuerung (Debitor) Ist einer der Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor, dann besteht die Möglichkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten automatisch vom System verrechnen zu lassen (automatisches Zahlprogramm bzw. Mahnwesen). In diesem Fall muss die Kontonummer des Debitors im Kreditorenstammsatz eingetragen werden und umgekehrt (siehe Abbildung 3.14). Sind diese Felder gefüllt, dann erscheint in der Kontoführung bei den Daten des Buchungskreises das Feld Verrechnung mit... Eine Verrechnung ist erst dann möglich, wenn zusätzlich dieses Feld markiert ist. Kreditoren 91
Abbildung 3.27 Pflege eines Lieferantenkontos: Steuerungsdaten Abbildung 3.28 Pflege eines Lieferantenkontos: Zahlungsverkehr Durch Drücken der Taste Enter gelangt man zur nächsten Erfassungsmaske (siehe Abbildung 3.28): Bankverbindungen Falls ein Lieferant vom automatischen Zahlprogramm berücksichtigt werden soll, muss zwingend eine Bankverbindung eingegeben werden. Zum Einsatz des Bankeinzugs muss zusätzlich das entsprechende Feld markiert sein. 92 Stammdaten
Abw. Zahlungsempf. (Abweichender Zahlungsempfänger) Ist hier die Kontonummer eines Kreditors eingetragen, werden alle Zahlungen über die Bankverbindungen dieses Geschäftspartners abgewickelt (Überweisungen, Bankeinzug, Gutschriften). Dieses Feld existiert im allgemeinen Teil, im Buchungskreisbereich sowie auf Belegebene. Gültig ist immer die Angabe, die spezifischer ist (vom allgemeinen Bereich hin zur Belegebene). BTyp Falls in einem Lieferantenstammsatz mehrere Bankverbindungen hinterlegt sind, können diese mithilfe eines beliebigen vierstelligen Kürzels (Partnerbanktyp) unterschieden werden. Soll nun ein offener Posten über eine bestimmte Bankverbindung des Lieferanten reguliert werden, muss das entsprechende Kürzel in der Belegposition hinterlegt werden (siehe Abbildung 3.29). Das Zahlprogramm von SAP steuert dann die vorgegebene Bankverbindung des Kreditoren an. Abbildung 3.29 Bankenauswahl innerhalb der Belegerfassung Über die Drucktaste Enter gelangt man zur Pflege des Buchungskreisbereiches eines Lieferantenkontos zunächst mit den Daten zur Kontoführung (siehe Abbildung 3.30). Abstimmkonto Jede Buchung auf ein Konto der Nebenbuchhaltung erzeugt automatisch eine Mitbuchung im Hauptbuch. Diese Integration wird über das Abstimmkonto gewährleistet. Die Feldstatusgruppe im Stammsatz des Abstimmkontos legt den Bildaufbau bei der Belegerfassung fest. Die Positionen auf dem Konto des Lieferanten werden in der Währung des Abstimmkontos geführt. Sortierschlüssel Für die Anzeige der Einzelposten wird eine Sortierfolge verwendet. In der Regel werden die Belege in der Einzelpostenanzeige nach dem Inhalt des Fel- Kreditoren 93
des Zuordnung im Beleg sortiert. Dieser Sortierschlüssel steuert, wie das Feld Zuordnung bei der Belegerfassung automatisch gefüllt wird, falls es nicht aus einer anderen Quelle mit einem Wert belegt wird. Berechtigung Hier wird angegeben, wer Änderungs- bzw. Sichtberechtigung auf dieses Konto erhält. Abbildung 3.30 Pflege eines Lieferantenkontos: Kontoführung Buchhaltung Über die Drucktaste Enter gelangt man zu den Einstellungen zum»zahlungsverkehr Buchhaltung«. Nach dem Drücken der Taste Enter ist der Bildschirm aus Abbildung 3.31 zu sehen. Zahlungsbedingung Dieser Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwendet und liefert Informationen für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Der hier eingetragene Wert fließt als Vorschlag in die Belegerfassung ein. Toleranzgruppe Die Sachbearbeiter der Buchhaltung können, um unterschiedliche Rechte bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen abzubilden, so genannten Toleranzgruppen zugeordnet werden. Für jede Toleranzgruppe werden Festlegungen zur Skontogewährung und zur Behandlung von Zahlungsdifferenzen getroffen. Dieser Eintrag wirkt sich beim Mahnwesen und bei der Erfassung von Zah- 94 Stammdaten
lungsvorgängen aus. Bei manueller Schließung werden die Zahlungsdifferenzen bis zu der hinterlegten Toleranz vom System akzeptiert, und der Posten wird geschlossen. Abbildung 3.31 Pflege eines Lieferantenkontos: Zahlungsverkehr Buchhaltung Prf. dopp. Rech. (Prüfung doppelte Rechnung) Ein Ankreuzen dieses Feldes bewirkt, dass bei der Erfassung eines Beleges auf dieses Lieferantenkonto geprüft wird, ob die Rechnung bzw. Gutschrift bereits erfasst worden ist. Diese Prüfung soll vermeiden, dass Anwender Rechnungen bzw. Gutschriften versehentlich doppelt erfassen. Je nach Inhalt des Belegkopffeldes Referenz wird geprüft, ob ein Beleg im SAP-System existiert, der in allen folgenden Inhalten übereinstimmt: Ist das Feld Referenz im Belegkopf leer, so muss ein Beleg im SAP-System existieren, bei dem dieselben Werte in den Belegfeldern»Buchungskreis«,»Lieferant«,»Währung«,»Belegdatum«und»Betrag in Belegwährung«enthalten sind. Andernfalls müssen Buchungskreis, Lieferant, Währung, Belegdatum, und Referenznummer übereinstimmen. Zahlwege Hier werden die Zahlwege aufgeführt, die für diesen Lieferanten beim automatischen Zahlprogramm zulässig sind. Ist hier ein Zahlweg für einen Zahlungseingang angegeben, etwa A (Abbuchung) oder E (Einzug), wird dieser Geschäftspartner nicht vom Mahnwesen erfasst. Zahlungssperre Ein Eintrag in diesem Feld bewirkt, dass dieses Konto für den Zahlverkehr gesperrt ist. Im automatischen Zahlprogramm wirkt die Sperre, wenn sie entweder im Stammsatz oder im Beleg gesetzt ist. Ist die Sperre im Stammsatz Kreditoren 95
gesetzt, kommen alle offenen Posten in die Ausnahmeliste. Der Sperrschlüssel * (Stern) bewirkt, dass alle offenen Posten dieses Kontos übergangen werden, der Schlüssel + (Plus), dass alle offenen Posten übergangen werden, bei denen im Beleg nicht explizit ein Zahlweg angegeben wird. Einzelzahlung Dieses Kennzeichen legt fest, dass alle offenen Posten dieses Lieferanten separat bezahlt bzw. eingezogen werden. Somit wird verhindert, dass mehrere offene Posten gemeinsam mit einem Zahlungsträger ausgeglichen werden. Abbildung 3.32 Pflege eines Lieferantenkontos: Korrespondenz Buchhaltung Durch Drücken der Taste Enter gelangt man zur nächsten Erfassungsmaske (siehe Abbildung 3.32): Mahnverfahren Soll dieser Geschäftspartner vom automatischen Mahnverfahren berücksichtigt werden, muss hier ein Mahnverfahren hinterlegt sein. Der Eintrag ist ein Vorschlagswert für die Belegerfassung. Mahnsperre Eine Markierung dieses Feldes verhindert, dass dieser Geschäftspartner beim automatischen Mahnprogramm in den Mahnvorschlag übernommen wird. Mahnstufe Dieses Feld wird in der Regel durch das Mahnprogramm gesetzt. In Ausnahmefällen kann die Mahnstufe manuell verändert werden. Die Mahnstufe beeinflusst den nächsten Mahnlauf. Bei Mahnstufe 0 verwendet das System zur 96 Stammdaten
Berechnung der Verzugstage die festgelegten Mindestverzugstage, bei allen anderen Mahnstufen greifen die Kulanztage. Die Verzugstage bestimmen den Termin des nächsten Mahnlaufs dieses Kontos. Sachbearbeiter Mahnung Der hier angegebene Name wird auf die Mahnbriefe gedruckt. Der»Sachbearbeiter Mahnung«muss nicht mit dem»sachbearbeiter Buchhaltung«übereinstimmen. Sachbearbeiter Buchhaltung Der zum hinterlegten Kürzel gehörende Name erscheint auf allen Korrespondenzausdrucken an den Geschäftspartner. Außerdem wird er auf die Mahnbriefe gedruckt, falls das Feld Sachbearbeiter Mahnung nicht gefüllt ist. 3.3.3 Sperren eines Lieferantenkontos Im Stammsatz eines Kreditors sind mehrere Felder zum Sperren des Kontos enthalten. Es wird dadurch möglich, ein Konto zentral für die Buchhaltung und für den Einkauf zu sperren. Für die Buchhaltung besteht die Möglichkeit, das Konto in einem oder mehreren Buchungskreisen zu sperren. Eine Mahn- oder Zahlungssperre kann auf Ebene des Buchungskreises gesetzt werden. Auch im Nebenbuch kann das Sperrkennzeichen jederzeit gesetzt sowie zurückgenommen werden. Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Zentrale Pflege Stammdaten Sperren/Entsperren (XK05) Für Kreditoren gibt es die Möglichkeiten der Buchungssperre, Einkaufssperre und der Sperre aus Qualitätsgründen. Abbildung 3.33 Pflege eines Lieferantenkontos: Sperren Kreditoren 97
3.4 CpD-Konten Im SAP-System steht für einmalige oder sporadische Geschäftspartner ein spezieller Stammsatztyp zur Verfügung. Dieser Stammsatz enthält im Unterschied zu den»normalen«stammsätzen (Kunden bzw. Debitoren und Lieferanten bzw. Kreditoren) keine spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie etwa die Adresse und die Bankverbindung. Diese werden jeweils bei der Belegerfassung eingegeben. Beim Buchen auf ein CpD-Konto (Conto pro Diverse) verzweigt das System automatisch auf ein Stammdatenbild zur Eingabe der spezifischen Daten des Geschäftspartners (siehe Abbildung 3.34). Stammsätze für CpD-Konten werden mit einer eigenen Kontengruppe angelegt. Dabei werden die spezifischen Felder des Geschäftspartners bei der Erfassung der Stammdaten ausgeblendet (siehe Abbildung 3.35). Abbildung 3.34 Persönliche Daten in einem CpD-Beleg Es empfiehlt sich, mehrere CpD-Konten anzulegen, da der große Umfang der Buchungen auf ein CpD-Konto diese Konten schnell unübersichtlich werden lässt. In diesem Fall sollten die Geschäftspartner nach festgelegten Kriterien gruppiert werden (Anfangsbuchstaben, Gebiet, Branche). Diese Kriterien haben insofern eine besondere Bedeutung, als dass es beim Buchen oder Ausgleichen darauf ankommt, schnell das richtige Konto des Geschäftspartners sowie die zugehörige Position zu finden. 98 Stammdaten
Abbildung 3.35 Stammsatz eines CpD-Kontos Die Pflege der CpD-Konten gestaltet sich genauso wie bei allen anderen Debitoren- bzw. Kreditorenkonten. Die offenen Posten können mithilfe des Mahnprogramms gemahnt und mit dem Zahlungsprogramm bearbeitet werden. Die Funktionalität dieser speziellen Konten ist nur in wenigen Punkten eingeschränkt. So ist zum Beispiel eine Verrechnung zwischen einem Debitor, der gleichzeitig auch Kreditor ist, nicht möglich. CpD-Konten 99