Produktinformation Buchhaltung 1 / 33 SHComputersysteme GmbH
Herzlich Willkommen Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen einige Informationen zu unserem Buchhaltung SHCware FIBU geben, die Ihnen helfen sollen, einen ersten Überblick über unser Buchhaltungs-System zu erhalten. Eine komplexe Software in einer Informationsbroschüre umfangreich darzustellen ist so gut wie nicht möglich. Wir haben versucht, auf einige der wichtigen Funktionen innerhalb unserer Software einzugehen. Letztendlich sollen Ihnen die folgenden Seiten einen groben Überblick über SHCware FIBU geben. Sie werden einige Begriffe finden, die zu Ihren täglichen Arbeiten gehören und Sie werden unsere Philosophie kennen lernen. Mit den hier abgedruckten Seiten wollen wir Ihnen deutlich machen, dass wir etwas von Buchhaltung verstehen und sich eine Live-Präsentation bei Ihnen oder bei uns lohnen kann. Die Buchhaltung ist voll in unser ERP-System integriert, so entsteht ein idealer Austausch zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung. Bei einer persönlichen Präsentation können Sie sich einen Überblick über das Leistungsspektrum verschaffen. Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben oder einen Besuchstermin wünschen, dann setzen Sie sich bitte mit unserem Vertrieb in Verbindung. Und nun viel Spaß beim stöbern. Ihr SHC-Vertriebs-Team! SHComputersysteme GmbH 2 / 33
Übersicht Herzlich Willkommen...1 Übersicht... 3 Unternehmensdaten...5 Leistungsübersicht... 6 Unser ganzheitliches Angebot... 7 Partnerschaften... 8 Oracle...8 Oracle Bi und COGNOS...9 DEBITEX...9 CITRIX...9 OFFICE-Lösungen...10 Dokumenten-Management-Systeme...10 Themenübersicht...11 Grundlagen... 12 Entwicklungsplattform...12 Basisfunktionen...13 Adressverwaltung...14 Sachkonten-Steuerung...15 Pflege der Steuerkonten...16 Währungen...17 Buchen... 18 Dialogverarbeitung...18 Stapelverarbeitung...18 Bankauszüge buchen...19 Auswertungen... 20 Buchungsjournal...20 Kontendruck...21 Summen- und Saldenliste...22 Bilanz und GuV...23 Umsatzsteuerlisten...24 OP-Verwaltung... 25 Offene Posten-Liste...25 Fälligkeitsliste / Altersgliederung...26 Mahnwesen...27 Kontoauszüge...27 Saldenbestätigungen...27 3 / 33 SHComputersysteme GmbH
Zahlungsausgang...28 Lastschriften...29 Ergänzungsfunktionen...30 Dauerbuchungen / Zinsrechnungen erstellen... 30 Kostenrechnung...31 Anlagenbuchhaltung...32 Schlusswort...33 SHComputersysteme GmbH 4 / 33
Unternehmensdaten Gründung 1974 Mitarbeiter 31 Beteiligungen Firmenphilosophie keine Fremdbeteiligungen alle Gesellschafter sind aktive SHC-Mitarbeiter Komplettlösungen für einen überschaubaren Kundenkreis erarbeiten, einführen und betreuen Kundenorientierung mit langfristigen und fairen Partnerschaften Der überschaubare Kundenkreis setzt sich aus wenigen Branchen zusammen, in denen wir tätig sind. Unsere Kernkompetenz haben wir im technischen Großhandel und in der Entwicklung von Buchhaltungssystemen. Seit über 30 Jahren entwickeln wir Produkte zu diesen Themen. Lassen Sie sich von der ausgereiften Softwarelösung für das Finanzwesen überzeugen! Sie unterscheiden sich von anderen Unternehmen? Kein Problem, dieser für Sie wichtige Vorteil wird sich durch die Einführung unserer Software nicht verändern, dafür sorgen wir! Ihre Branche = Unsere Kompetenz 5 / 33 SHComputersysteme GmbH
Leistungsübersicht Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung In der Softwareentwicklung konzentrieren wir uns auf die Bereiche Warenwirtschaft und Finanzwesen auf Basis der leistungsfähigen Werkzeuge und der Datenbank von Oracle, sowie auf die Integration von Microsoft-Produkten.. Unsere Softwareprodukte werden derzeit (2008) eingesetzt: Die Warenwirtschaft bei 150 Firmen mit über 6000 WAWI-Anwendern Die Finanzbuchhaltung bei 160 Firmen mit über 500 FIBU-Anwendern SHCware ist offen für unterschiedliche Plattformen: Datenbank-Server - LINUX, UNIX mit Oracle-DB File-Server - LINUX, Windows 2000 / 2003 Clients - Windows 2000 / 2003 / XP Terminal-Server - Windows 2003, CITRIX-Metaframe Auf diesen Grundlagen entstehen innovative Anwendungen mit hoher Qualität und durchgängigen Informationen, die sowohl im Client-Server-Umfeld als auch mit Browser- Technologie eingesetzt werden können. Durch die Integration von Partnerprodukten werden für unsere Kunden erfolgreiche Komplettlösungen bereitgestellt. Von der Weiterentwicklung der SHC Standard-Systeme profitieren alle Anwender durch die Übergabe eines einheitlichen Programmstandes im Rahmen der Programm-Wartung. Individuelle Anforderungen werden in die Entwicklung einbezogen und bei den betreffenden Anwendern über Parameter aktiviert. Dadurch ist ein releasefähiger Programm-Standard gewährleistet. Unsere gesamte Software ist mehrmandantenfähig! 98 % der Programmfunktionen liegen direkt in der Datenbank somit sind diese Funktionen auch für Sie zugänglich um z.b. mit eigenen Programmen darauf zugreifen zu können. SHComputersysteme GmbH 6 / 33
Unser ganzheitliches Angebot Systemintegration Datenbank - Server Terminal - Server (Citrix - Metaframe) Groupware und Archivierung Anwenderservice Beratung, Projektleitung, Einführung Hotline - Service mit Online - Helpdesk Seminare Basiswissen für unsere Anwendungen Basiswissen für das Systemumfeld SHC begleitet seine Kunden in der Umstellungsphase, bei der Integration vorhandener Systeme und hilft mit gezieltem Training die Leistungsfähigkeit der Software effektiv einzusetzen. Unser Bereich Systemintegration installiert und betreut Datenbanken, Terminal-Server (Metaframe) sowie Kommunikations- und Groupware-Lösungen. Auf die intensive Anwenderbetreuung nach der Installation legt SHC sehr großen Wert. Der Hotline-Service benutzt die Internet-Technologie sowie ein eigens für die Kunden- Anfragen entwickeltes HELPDESK-System um Problemlösungen sowie Programm- Änderungen schnell und effektiv für unsere Kunden bereit zu stellen. In den von uns durchgeführten Seminaren vermitteln wir das Basiswissen für unsere Anwendungen und das damit verbundene Systemumfeld. Zusätzlich bieten wir Ihnen Schulungen in den gängigsten Officeprodukten (Word, Excel, Powerpoint). Für alle unsere Seminare bieten wir besondere Termine für Geschäftsführer und Führungskräfte! Die Seminare finden in der Regel in unseren Schulungsräumen statt, können aber auch auf Anfrage bei Ihnen direkt durchgeführt werden. Sprechen Sie uns an! Mit praxisbezogenen Workshops aktualisieren wir für unsere Anwender die erforderlichen Kenntnisse über die Anwendung und das Systemumfeld. Jährlich stattfindende Anwendertage und Arbeitskreise runden unser Angebot ab. 7 / 33 SHComputersysteme GmbH
Partnerschaften Man erfindet das Rad heute nicht mehr neu! In der heutigen Zeit muss man sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Ausgereifte, innovative und lösungsorientierte Softwareprodukte in der eigenen Software nachzubilden macht keinen Sinn. Wesentlich sinnvoller ist die Einbindung solcher Pakete. Kein Mensch käme z.b. auf die Idee, die Kernfunktionen einer EXCEL-Tabelle neu zu programmieren, also bildet man Schnittstellen, die eine problemlose Integration dieses Werkzeugs ermöglicht. Dies war und ist die Philosophie aus unserem Haus. Aus diesem Grund existieren eine Reihe von Schnittstellen zu anderen Softwarepaketen, im Folgenden sehen Sie einige Beispiele von Partnerschaften: Oracle Datenbank Schnell und sicher Problemlos skalierbar Anwendungsfunktionen in der Datenbank Entwicklungswerkzeuge FORMS PL-SQL JAVA Reports und Discoverer Formulare Listen zweidimensionale Auswertungen Die ORACLE Datenbank wird als Basis der SHC Anwendungs-Software eingesetzt und bietet damit ein hohes Maß an Stabilität und Sicherheit. Durch die starke Skalierbarkeit der Datenbank kann die Anwendung problemlos von Kunden mit 8 oder von mehr als 800 Benutzern eingesetzt werden. Es existiert eigentlich keine Grenze nach oben. Wir haben in den letzten Jahren Erfahrungen bei vielen kleinen, aber auch bei sehr großen Anwendern sammeln dürfen und wir wissen, wie man ein Software- Einführungs-Projekt plant, durchführt und zum Erfolg bringt. Die SHCware Warenwirtschaft und das Finanzwesen wurden mit den Entwicklungswerkzeugen von ORACLE (FORMS, PL-SQL und JAVA) entwickelt. Viele Anwendungsfunktionen konnten mit dieser Entwicklung in die Datenbank gelegt werden. Dadurch können diese Funktionen von mehreren Programmen und auch von individuellen Auswertungen genutzt werden. Programmfehler werden dadurch reduziert und die Pflegbarkeit der Software wird deutlich verbessert. Das Formularwesen der SHCware-Programme wird mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Dadurch können die Formulare nicht nur mit grafischen Elementen gedruckt, sondern auch bei Bedarf als E-Mail oder Fax versendet werden. Individuelle Auswertungen aus der Anwendungs-Datenbasis können ebenfalls mit REPORTS erstellt werden. Für zweidimensionale Auswertungen steht das ORACLE Werkzeug DISCOVERER zur Verfügung. Als komplexes Analysetool stellen wir Ihnen ORACLE BI zur Verfügung. SHComputersysteme GmbH 8 / 33
Oracle Bi und COGNOS Multidimensionale Analysen SHCware bietet die Möglichkeit neben der Produktivdatenbank für die Warenwirtschaft und das Finanzwesen eine DataWareHouse Datenbank fortzuschreiben. Diese DWH-Datenbank ist für Auswertungen und Analysen optimiert. Mit den Werkzeugen von Oracle BI oder COGNOS stellt SHC mit dem Produkt SHCware-Control vorgefertigte Analyse-Würfel für den Verkauf, Einkauf, Lager und das Finanzwesen zur Verfügung. Die Fachabteilungen oder die Geschäftsleitung können dann ohne Programmierkenntnisse die eigenen Analysen nach beliebigen Kriterien erstellen. COGNOS ist ein führender Hersteller von Business-Intelligence Systemen. Internet: www.cognos.de DEBITEX Debitorenmanagement DebiTEX Mit den Daten von SHCware und den Informationen aus dem Kreditmanagementsystem DebiTEX von Guardean wird die Bonität Ihrer Kunden permanent überwacht und damit eine Reduzierung von Forderungsausfällen und der Außenstandsdauer erreicht. Internet: www.guardean.com CITRIX Terminal-Server / Metaframe Der Einsatz von Terminal-Server-Lösungen eignet sich besonders gut für Niederlassungs- Anbindungen. Die Verarbeitung der Programme erfolgt zentral im Terminal-Server. Es erfolgt keine Verarbeitung in den Terminals (Arbeitsplätzen). Mit dem leistungsfähigen CITRIX Übertragungsprotokoll können problemlos REMOTE-Arbeitsplätze über ISDN- Wählleitung, Internet (VPN) mit hoher Performance angebunden werden. Die System- Mitarbeiter von SHC sind erfahren und ausgebildet für die Metaframe-Produkte von CITRIX. Internet: www.citrix.de 9 / 33 SHComputersysteme GmbH
OFFICE-Lösungen Die volle Integration von Office-Produkten ist natürlich gegeben, ob Sie einen Brief mit WORD an einen Kunden schreiben oder eine Ergebnisliste kurz nach EXCEL ziehen wollen, alle diese Funktionen stehen Ihnen natürlich zur Verfügung. Diese Funktionalität steht Ihnen mit Microsoft-Produkten aber auch mit OpenOffice zur Verfügung. Alle wichtigen Termine aus Warenwirtschaftssicht können in der SHCware verwaltet werden. Die Übergabe dieser Termine an Outlook ist natürlich realisiert und kann von Ihnen genutzt werden. Dokumenten-Management-Systeme Für die revisionssichere elektronische Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Belege setzt SHC die Software von TOP-Partnern ein. Die in SHCware erzeugten Dokumente werden mit den Schlüsselbegriffen an diese Systeme übergeben und dort archiviert. Die Dokumente die mit Unterschrift archiviert werden müssen, werden von SHCware mit Barcode versehen und können somit beim einscannen automatisch dem Vorgang zugeordnet werden. Aus dem Infosystem von SHCware können die archivierten Vorgänge durch Anklicken angefordert und visualisiert werden. Weitere Archivsysteme können natürlich in der gleichen Weise angeschlossen werden, sprechen Sie uns einfach darauf an! Internet: www.docuware.de www.d-velop.de www.easy.de www.habel.de www.savis-dms.de SHComputersysteme GmbH 10 / 33
Themenübersicht Auf den folgenden Seiten erhalten Sie Informationen zu folgenden Punkten: Grundlagen - Entwicklungsplattformen - Basisfunktionen - Adressverwaltung - Sachkontensteuerung - Steuerschlüssel - Währungen Buchen - Dialogverarbeitung - Stapelverarbeitung - Bankauszüge autom. buchen Auswertungen - Journal - Kontenblätter - Summen- und Saldenliste - BWA, Bilanz, GuV - Umsatzsteuerlisten OP-Verwaltung - Offene Posten - Liste - Fälligkeitsliste, Altersgliederung - Mahnwesen - Kontoauszüge - Saldenbestätigungen Zahlungsverkehr (automatisch) - Für Kunden und Lieferanten - Zahlungsvorschlag - Zahlungsbelege - Belegloser Zahlungsverkehr - Zahlungsavise - Buchungssätze Lastschriften - Lastschriftenvorschlag - Lastschriftenbelege - Belegloser Lastschriftenverkehr - Lastschriftenavise - Buchungssätze Ergänzungsfunktionen - Dauerbuchungen - Zinsrechnungen - Schnittstellen Kostenrechnung - Kostenartenrechnung - Kostenstellenrechnung - Kostenträgerrechnung Anlagenbuchhaltung Wenn Sie Fragen zu einzelnen Themen haben, dann wenden Sie sich bitte jederzeit an uns! 11 / 33 SHComputersysteme GmbH
Grundlagen Entwicklungsplattform Die Anwendungs-Programme sind mit dem Entwicklungssystemen von ORACLE mit FORMS/ PL-SQL und REPORTS erstellt. Es werden Anwendungs-Funktionen direkt in der ORACLE-Datenbank abgelegt und stehen damit auch zur Verwendung in individuellen Reports und Programmen zur Verfügung: Auftragswertermittlung Preisfindung... WAWI / FIBU FORMS / PL-SQL REPORTS ORACLE Linux, Windows, Citrix, Oracle- Applikation- Server So können Sie z.b. mit externen Tools wie einem SQL-Werkzeug mit der Kundennummer, der Artikelnummer und der Menge direkt die Preisfindung aufrufen und erhalten umgehend den errechneten Nettopreis zurückgemeldet und das Ganze auch noch unter Einhaltung und Überprüfung der in der SHCware angelegten Berechtigungen. Mit den Werkzeugen ORACLE-REPORTS und ORACLE-DISCOVERER sind dem Anwender komfortable, individuelle Auswertungen ohne Programmierung möglich. Das ORACLE-Datenbanksystem bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und ist auch bei hohem Datenvolumen sehr performant. Der Datenbankserver wird auf dem Betriebssystem LINUX aufgesetzt. Als Applikationsplattform sind wahlweise die Betriebssysteme WINDOWS- 2000 / 2003 / XP einsetzbar. Die Applikation kann wahlweise als CLIENT / SERVER oder TERMINAL / SERVER Lösung eingesetzt werden. Die Terminal / Server-Lösung ist speziell für Anbindungen von anderen Standorten geeignet. Dafür ist der MS-Terminal-Server und Citrix-Metaframe als Applikationsplattform erforderlich. Client-Plattformen können wahlweise Windows- 2000 / XP sein. SHComputersysteme GmbH 12 / 33
Basisfunktionen Menüsystem mehrstufige Baumstruktur Favoriten Menügruppen Sachbearbeiter individuell Berechtigungssystem nach Menügruppen nach Sachbearbeiter nach Programmfunktionen nach Betrieben Vorgangssteuerung nach Belegarten Maskengestaltung Filtervoreinstellungen Formularwesen / Reports individuelle Gestaltung Zuordnung nach Belegarten und Ausgabemedium Das Programm-Menü kann über Gruppen oder bis zu einem einzelnen Sachbearbeiter individuell gestaltet werden. Die am häufigsten von einem Sachbearbeiter benutzten Programme können in eine Favoritenleiste übertragen werden. Der Aufruf von Programmen erfolgt wahlweise über die Baumstruktur, Direktaufruf über Programmnamen oder über die Favoritenleiste. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem verhindert unberechtigte Benutzung oder Information und sorgt für die notwendigen Benutzungssperren. Dieses System kann nach Bedarf auf die Anforderungen des jeweiligen Betriebes eingestellt werden und geht bis auf Feldebene (z.b. Einsicht des Einkaufspreises im Auftrag). In der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen werden alle Vorgänge in ihrem Ablauf und den Auswirkungen mit individuell parametrierbaren Belegarten gesteuert. Auch die Gestaltung der Masken wird teilweise von den Belegarten beeinflusst. Sie haben sogar die Möglichkeit auf Kundenebene spezielle Vorgaben z.b. für die Auftragserfassung festzulegen. Die Formulare und Belege werden mit ORACLE-REPORTS gestaltet. Nach vorgegebenen Mustern werden die Formulare auf die individuellen Anforderungen der Anwender angepasst. Das System verfügt über eine Zuordnung der Belege zu Beleggruppen und Belegarten. Grafische Formulare lassen sich sehr einfach gestalten. Die vorhandenen Drucker werden definiert und den Beleggruppen bzw. Belegarten zugewiesen. Pro Arbeitsplatz kann noch eine Alternativauswahl von weiteren Druckern zugelassen werden und das Ganze ist noch pro Standort (Lager, Filiale) unterschiedlich. 13 / 33 SHComputersysteme GmbH
Adressverwaltung Überall dort wo Adressen benötigt werden ist die einheitliche Adressverwaltung in SHCware eingebunden. Sie ist verbunden mit Personenstämmen wie: Kundenstamm Lieferantenstamm Vertreterstamm Interessenten Allgemeine Geschäftspartner In den Personenstämmen werden, abhängig von der Art, weitere Informationen geführt, die für die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung erforderlich sind. Im INFOSYSTEM werden die Adressen übersichtlich dargestellt und können, je nach Berechtigung, gepflegt werden, z.b.: Ansprechpartner Kommunikationsdaten Werbe- und Verteilerkennzeichen Privatadressen usw. Die Werbe- und Verteilerkennzeichen dienen der Zielgruppenselektion, die zur Weiterbearbeitung übergeben werden können. Individuelle Datenfelder an den Personenstämmen können definiert und gepflegt werden. Über ein komfortables Suchsystem kann die gewünschte Adresse, auch bei großen Datenmengen, schnell und gezielt gefunden werden: May,Elektro,67346 : Auswahlliste aller Adressen in der diese Begriffe vorkommen 06232663 : Auswahlliste aller Adressen die in diesen Telefon-Nr.-Bereich sind Zabel : Auswahlliste aller Adressen in denen der Ansprechpartner vorkommt SHComputersysteme GmbH 14 / 33
Sachkonten-Steuerung Der Kontenplan ist frei wählbar und kann pro Betrieb und Wirtschaftsjahr unterschiedlich sein. Es ist aber auch möglich, für mehrere Betriebe einen gemeinsamen Kontenplan zu führen. Kontenstatus Die Sachkonten werden nach dem Status in Bestands- und Erfolgskonten eingeteilt. Der Kontenstatus dient der Gewinnermittlung in der Summen- und Saldenliste und in der Bilanz. Verdichtung Für verdichtete Konten wird pro Buchungstag und Buchungskreis nur ein Einzelposten erstellt. Über das Journal wird der Nachweis erbracht, wie sich der Saldo des verdichteten Postens ergibt. Steuerrelevanz Über dieses Feld wird festgelegt, ob beim Buchen Steuer zu berechnen ist und es sich dabei um Vor- oder Mehrwertsteuer handelt. Automatische Konten Für steuerrelevante Konten kann ein Steuerschlüssel hinterlegt werden, um so die Herausrechnung der Steuer sicher zu stellen. OP-Führung Ähnlich wie bei Personenkonten können auch für Sachkonten offene Posten geführt werden. Kostenarten Die kostenstellenrelevanten Konten der Buchhaltung sind Kostenarten für die Kostenrechnung 15 / 33 SHComputersysteme GmbH
Pflege der Steuerkonten Für jeden vorkommenden Steuerfall wird ein Steuerschlüssel definiert: steuerfrei reduzierter Satz voller Satz Export Drittländer Innergemeinschaftliche Lieferungen usw. Die Steuersätze eines Steuerschlüssels sind abhängig vom Gültigkeitsdatum. Somit kann vor und nach einer Steuersatz - Änderung mit dem gleichen Steuerschlüssel gearbeitet werden. Eine Änderung in den Stammdaten ist nicht erforderlich. Neben der Steuerberechnung werden die Steuerschlüsseln auch für die Kontenfindung verwendet. Pro Steuerschlüssel und ebenfalls vom Gültigkeitsdatum abhängig werden die... definiert. Vorsteuerkonten Mehrwertsteuerkonten Skontokonten SHComputersysteme GmbH 16 / 33
Währungen Personenkonten (Kunden und Lieferanten) und Sachkonten können in fremden Währungen geführt werden. Bei Sachkonten handelt es sich hierbei um Bankkonten / Geldkonten die in einer fremden Währung zu führen sind. Bei diesen Konten erfolgt die Saldenfortschreibung in der Kontenwährung. Zum Ausgleich der Saldenbilanz wird mit einem Währungsausgleichskonto gearbeitet, das automatisch mit dem Ausgleichsbetrag bebucht wird. Bei in fremder Währung geführter Personenkonten erfolgt die Saldenfortschreibung in der Buchhaltungswährung. In einer Nebenspalte werden die Beträge in der Kontenwährung festgehalten. In der Kontenwährung werden erstellt: Mahnungen Kontoauszüge Saldenbestätigungen Schecks Die Buchungserfassung erfolgt wahlweise in der Buchhaltungswährung oder in der Fremdwährung. Beim Buchen von Zahlungen, auf in fremder Währung geführter Personenkonten werden beim Ausgleich von Rechnungen die Kursdifferenzen festgehalten und automatisch auf die entsprechenden Kursaufwands- bzw. Kursertragskonten gebucht. 17 / 33 SHComputersysteme GmbH
Buchen Buchungsprogramme stehen für eine Dialogverarbeitung und für eine Stapelverarbeitung zur Verfügung. Dabei kann auch jahresübergreifend in mehrere Buchungsperioden gebucht werden. Dialogverarbeitung Mit dem Buchungsprogramm im Dialog können alle Buchungsvorgänge gebucht werden: Rechungen Zahlungen Kostenbuchungen usw. Aufteilungsbuchungen ermöglichen es, einen auf einer Seite gebuchten Betrag auf der Gegenseite auf mehrere Konten und Kostenstellen aufzuteilen. Stapelverarbeitung Die Stapelverarbeitung ist zum Buchen folgender Buchungen gedacht: Buchungen vom automatischen Zahlungsverkehr Buchungen aus der SHCware Warenwirtschaft ( Ausgangs- / Eingangsrechnungen) Buchungen aus fremden Systemen Ein Stapelerfassungsprogramm steht ebenfalls zur Verfügung. Es dient in der Regel der Erfassung von Rechnungen oder Kostenbuchungen. SHComputersysteme GmbH 18 / 33
Bankauszüge buchen Manuelles Buchen von Bankauszügen Das Programm ist an die Besonderheiten dieses Buchungsvorgangs angepasst. In einfacher Art und Weise können mit einer Zahlung mehrere Rechnungen ausgeglichen bzw. Teilzahlungen zugeordnet werden. Eventuelle Skonti oder andere akzeptierte Abzüge werden dabei automatisch ausgebucht. Automatisches Buchen von Bankauszügen Die mit dem Bankenprogramm abgeholten Bankauszüge werden über eine Schnittstelle übergeben. Ein Zahlungsprotokoll gibt Auskunft über die zugeordneten und nicht zugeordneten Vorgänge. Zugeordnete Vorgänge führen zum Ausgleich der Rechnungen. Dabei werden berechtigte Kürzungen automatisch ausgebucht. Nicht zugeordnete Vorgänge werden auf ein Zwischenkonto gebucht. 19 / 33 SHComputersysteme GmbH
Auswertungen Buchungsjournal Das Buchungsjournal enthält alle Buchungen einer Abrechnungsperiode. Summen werden gebildet pro: Buchungskreis Buchungsdatum Buchungsperiode Neben dem Hinweis auf Saldengleichheit zwischen den Soll- und Haben Buchungen erklärt das Journal auch die korrekte Zusammensetzung der verdichteten Einzelposten. Ein Journaldruck ist jederzeit möglich. Dieser kann mit und ohne Fortschreibung erfolgen. Die Fortschreibung sorgt für eine lückenlose Seitenzählung und eine einmalige Ausgabe einer Buchung in einem Journal. Eine Druckwiederholung eines mit Fortschreibung gedruckten Journals ist jedoch möglich. SHComputersysteme GmbH 20 / 33
Kontendruck Über den Kontendruck wird der Einzelnachweis der Kontensalden erbracht. Ein Kontendruck ist für alle Kontenbereiche möglich: Sachkonten Kundenkonten Lieferantenkonten einzelne Konten Der Druck kann für das gesamte Wirtschaftsjahr oder auszugsweise für einen ausgewählten Datumsbereich erfolgen. Beim Druck kann mit oder ohne Forschreibung gearbeitet werden. Über die Fortschreibung wird auch bei einem mehrmaligen Druck innerhalb eines Wirtschaftsjahres eine fortlaufende Seitenzählung pro Konto gewährleistet. Ein Kontoauszug (ein Kontendruck ohne Fortschreibung) kann mit oder ohne Vortragssummen erstellt werden. 21 / 33 SHComputersysteme GmbH
Summen- und Saldenliste Die Summen- und Saldenliste wird getrennt nach Sachkonten und Personenkonten gedruckt. Sie weist die periodisch und jährlich aufgelaufenen Verkehrszahlen aus. Eine Verfälschung der Umsatzzahlen wird durch das getrennte Ausweisen der Eröffnungsbilanzsalden vermieden. Die Personenkonten werden nach den jeweiligen Hauptkonten summiert. Dies erleichtert die Prüfung der Salden der Hauptkonten mit der Summe der Salden der Unterkonten. Innerhalb eines Hauptkontos können die Konten wahlweise sortiert nach der Kontonummer oder nach der Kontenbezeichnung ausgegeben werden. SHComputersysteme GmbH 22 / 33
Bilanz und GuV Die Erstellung einer Bilanz und einer GuV wird über Parameter gesteuert. Diese Parameter beschreiben die formale Gliederung: Aktiva Passiva usw. Und die saldenabhängige Zuordnung der Konten zu einer Bilanz- bzw. GuV- Zeile. Pro Betrieb können mehrere Gliederungen gepflegt und somit Auswertungen mit unterschiedlicher Gliederung erstellt werden. Betriebswirtschaftliche Auswertung Die BWA gibt in einer zusammengefassten Form alle Zahlen wieder, die für die Beurteilung eines Betriebes erforderlich sind. Die BWA ist eine über Parameter gesteuerte Auswertung, deren Gliederung vom Anwender nach den eigenen Anforderungen einstellbar ist. Pro Betrieb können mehrere BWA- Gliederungen definiert werden. 23 / 33 SHComputersysteme GmbH
Umsatzsteuerlisten Die Umsatzsteuervoranmeldung wird auf einem Laserdrucker auf einem neutralen Formular erstellt. Die Genehmigung für die Verwendung von neutralen Formularen, die von den amtlich vorgeschriebenen Vordrucken im Umsatzsteuervoranmeldungsverfahren abweichen, liegt vor. Die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung wird über Parametern gesteuert. Dabei werden die gleichen Zeilennummern, wie im amtlichen Vordruck vorgegeben, verwendet. Auch wenn auf ein steuerrelevantes Konto mit unterschiedlichen Steuersätzen gebucht wird, ist eine Verprobung der Mehrwertsteuer und der Vorsteuer möglich, da für diese Verprobung nicht der Kontensaldo sondern jede einzelne Buchung herangezogen wird. Für die Verprobung der Vor- und Mehrwertsteuer stehen mehrere Auswertungen zur Verfügung. In der verdichteten Auswertung wird aus allen steuerrelevanten Buchungen des vorgegebenen Zeitraumes der Nettoumsatz pro Konto und die Steuer pro Steuersatz berechnet. Der pro Konto ermittelte Saldo wird dem Kontensaldo gegenüber gestellt und die pro Steuersatz berechnete Steuer wird mit dem Saldo der Steuerkonten verglichen. Im Bedarfsfall kann eine Auswertung mit allen steuerrelevanten Buchungen gedruckt werden. Für jede Buchung wird die, gemäß Steuerschlüssel berechnete Steuer und die tatsächlich gebuchte Steuer ausgegeben. Eine schelle Identifizierung einer fehlerhaften Buchung ist somit gewährleistet. SHComputersysteme GmbH 24 / 33
OP-Verwaltung Offene Posten-Liste Ein wesentlicher Vorteil der SHCware- Finanzbuchhaltung besteht in der dynamischen Führung der offenen Posten. Für die Personenkonten (Kunden und Lieferanten) sind die Einzelposten gleichzeitig offene bzw. ausgeglichene Posten. Eine Rechnung ist bis zur vollständigen Bezahlung ein offener, danach ein ausgeglichener Posten. Stichtags bezogen können folgende Auswertungen erstellt werden nach: offenen Posten ausgeglichenen Posten offenen und ausgeglichenen Posten Zusätzlich können die Auswertungen selektiert (Filter) werden nach: Kontensaldo Einzelpostensaldo Belegdatum Fälligkeitsdatum 25 / 33 SHComputersysteme GmbH
Fälligkeitsliste / Altersgliederung Fälligkeitsliste Die Fälligkeitsliste berücksichtigt immer die zum Tagesdatum aktuellen offenen Posten. Ausgehend von einem Stichdatum werden pro Konto die Salden der offenen Posten nach dem jeweiligen Fälligkeitsdatum den vorgegebenen Zeitintervallen zugeordnet. Sie kann als Vor- oder Rückschau für Kunden und Lieferanten erstellt werden und gibt Auskunft über kurz- und mittelfristig anstehende Zahlungsströme. Altersgliederung Wie die Fälligkeitsliste berücksichtigt auch die Altersgliederung nur die zum Tagesdatum offenen Posten. Sie gibt Auskunft über das Alter der Forderungen und Verbindlichkeiten. Ausgehend von einem Stichdatum werden pro Konto die Salden der offenen Posten nach dem Belegdatum den vorgegebenen Zeitintervallen zugeordnet. SHComputersysteme GmbH 26 / 33
Mahnwesen Mahnungen Das Mahnverfahren wird von Mahnparametern bestimmt. Die Mahnparameter können allgemein und kundenindividuell sein. Sie bestimmen im Wesentlichen: die Anzahl der Mahnstufen den Mahnrhythmus ob Gutschriften sofort fällig sind ob und ab welcher Mahnstufe Zinsen zu berechnen sind und den Zinssatz die Mahngebühren pro Mahnstufe die Mahntexte pro Mahnstufe Die Mahntexte sind pro Mahnstufe sprachenabhängig und frei gestaltbar. Welche Kunden vom Mahnverfahren auszuschließen sind, wird im Kundenstamm festgehalten. Ein Mahnvorgang beruht auf einem Mahnvorschlag, der alle mahnfälligen Rechnungen beinhaltet. Dabei können auch so genannte Diverse Kunden berücksichtigt werden. Nach den üblichen Pflegearbeiten erfolgt der Mahnungsdruck. Die Mahnungen können auf neutralem Papier oder auf Briefbögen ausgedruckt oder personalisiert verfaxt bzw. per E- Mail versendet werden. Eine Mahnliste - auf Wunsch auch nach Vertreter sortiert gibt Auskunft über die aktuell gemahnten Kunden und deren mahnfällige offenen Posten. Kontoauszüge Für bestimmte Kunden oder Kundengruppen ersetzt der Kontoauszug die Mahnung. Aber auch für Lieferanten ist es möglich, Kontoauszüge zu erstellen. Ein Kontoauszug beinhaltet die offenen Posten zu einem vorgegebenen Stichtag und einen frei gestaltbaren, sprachenabhängigen Begleittext. Saldenbestätigungen Saldenbestätigungen können zu Abstimmungszwecken für Kunden und Lieferanten erstellt werden. Sie beinhalten alle offenen Posten zum vorgegebenen Stichdatum und einen frei gestaltbaren, sprachenabhängigen Begleittext. 27 / 33 SHComputersysteme GmbH
Zahlungsausgang Der Zahlungsausgang beruht auf einem Zahlungsvorschlag, über den abhängig von den betrieblichen Skontierungs- und Zahlungsgewohnheiten die fälligen Posten der selektierten Lieferanten für den Zahlungsvorgang bereitgestellt werden. Auf Wunsch und bei entsprechender Selektion sind Kunden mit einem Haben- Saldo den Lieferanten gleich zu stellen. Ein Zahlungsvorschlag kann erstellt werden nach: Kontonummern Zahlungsverbänden Zahlungsgruppen Die Vorschlagsliste beinhaltet alle zur Zahlung vorgeschlagenen Posten. Neben den üblichen Pflegearbeiten können auch Posten in den Vorschlag aufgenommen werden, die noch nicht fällig sind. Nach der Pflege kommt die Disposition. Dabei geht es darum die Banken auszuwählen, die Reihenfolge der Berücksichtigung beim Zuordnen der Zahlungswege zu bestimmen und die Limite und Scheckgrenzen vorzugeben. Über die Zuordnung der Zahlungswege wird die Bank und Zahlungsart bestimmt. Schecks werden gedruckt. Überweisungszahlungen werden per Diskette oder Clearing ausgeführt. Zahlungsavise - die ausgedruckt, per Fax oder E-Mail versendet werden können -ergänzen bei Bedarf die Überweisungszahlungen. Die automatisch erstellten Buchungssätze führen unter Berücksichtigung von Skonti zum Ausgleich der Lieferantenrechnungen und können pro Bank und Zahlungsart auf unterschiedliche Verrechnungskonten gebucht werden. SHComputersysteme GmbH 28 / 33