Enterprise Content Management Deutschland 2006 Abschlussbericht einer Primäruntersuchung der TechConsult Kassel, im August 2006
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Inhaltsverzeichnis Copyright 1 Inhaltsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 4 Abkürzungsverzeichnis 7 0 Management Summary 8 1 Ausgangssituation 17 2 Field Research 19 2.1. Methodik 19 2.2. Stichprobe 20 3 Infastruktur im ECM-Umfeld 24 3.1. Eingesetzte Server-Betriebssysteme 24 3.2. Eingesetzte Datenbanken für die Kernanwendungen 26 3.3. Eingesetzte ERP-System 27 3.4. Eingesetzte genutzte E-Mail-Systeme 28 3.5. Integration von ECM in Standardapplikationen 28 4 Bekanntheits- und Einsatzgrad von ECM-Technologien 31 4.1. Bekanntheits- und Einsatzgrade nach Branchen 34 4.2. Bekanntheits- und Einsatzgrade nach Mitarbeitergrößenklassen 36 4.3. Durchdringung der ECM-Module in den Unternehmen 38 4.4. Hemmnisse für Anwender 40 4.5. Kostenseitige Gründe gegen ECM 41 5 Storage-Umgebung 43 5.1. Storage-Umgebung in den Unternehmen 43 5.2. Nutzungsgrad unternehmensexternen Storages 47 5.3. Letzte Speicherstufe 50 6 Treiber und Hemmnisse 57 6.1. Treiber für ECM-Projekte 57 6.2. Vorteile von ECM-Lösungen 58 6.3. Herausforderungen und Entwicklung im Umfeld von ECM 62 6.4. Gescheiterte ECM-Projekte 65 6.5. Compliance 68 6.6. Altdatenmigration 72 2006, TechConsult GmbH 2
7 Bedeutung von Dokumenten und interne Regeln zum Umgang 75 7.1. Informationsflut Anzahl der Dokumente 75 7.2. Strategien und Regeln im Umgang mit Dokumenten 77 7.3. Aufbewahrung von Daten 82 8 Dienstleistungen im Umfeld von ECM 88 8.1. Storage as a Service 88 8.2. ECM-Services 90 9 ECM-Budget 91 9.1. ECM-Budget 91 9.2. Investitionsabsichten nach ECM-Modulen 93 9.3. Präferierte Anbieter nach Modulen 94 10 Bekanntheit und Leistungsfähigkeit von ECM-Anbietern 100 11 Kontakt 102 2006, TechConsult GmbH 3
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Branchenverteilung der befragten Unternehmen 20 Abbildung 2: Größenklassen nach Mitarbeitern der befragten Unternehmen 21 Abbildung 3: Größenklassen nach Umsatz der befragten Unternehmen 21 Abbildung 4: Konzernzugehörigkeit der Unternehmen 22 Abbildung 5: Gesprächspartner im Unternehmen 23 Abbildung 6: Gesprächspartner nach Entscheidertypen 23 Abbildung 7: Server-Ausstattung in Unternehmen 24 Abbildung 8: Server-Betriebssysteme im Unternehmen 25 Abbildung 9: DB für Kernanwendungen 26 Abbildung 10: Eingesetzte ERP-Systeme 27 Abbildung 11: Nutzungsgrad der E-Mail-Systeme 28 Abbildung 12: Zugriff der Applikationen auf ECM-Systeme 29 Abbildung 13: Schnittstellen für den Zugriff auf ECM-Systeme 30 Abbildung 14: Bestandteile von ECM-Lösungen 31 Abbildung 15: Einsatzgrad Core-ECM-Funktionalitäten 32 Abbildung 16: Bekanntheit und Nutzen von ECM-Bestandteilen (1) 33 Abbildung 17: Bekanntheit und Nutzen von ECM-Bestandteilen (2) 34 Abbildung 18: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (1) 37 Abbildung 19: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (2) 37 Abbildung 20: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (3) 38 Abbildung 21: Anteil der Mitarbeiter mit Zugriff auf ECM-Funktionen (1) 39 Abbildung 22: Anteil der Mitarbeiter mit Zugriff auf ECM-Funktionen (2) 39 Abbildung 23: Faktoren, die gegen ECM-Projekte sprechen (Gesamt) 40 Abbildung 24: Faktoren, die gegen ECM-Projekte sprechen (nach MA) 41 Abbildung 25: Kostenseitige Gründe gegen ECM (Gesamt) 42 Abbildung 26: Kostenseitige Gründe gegen ECM (nach MA) 42 Abbildung 27: Storage-Umfang, der zurzeit unternehmensintern verwaltet wird 44 Abbildung 28: Nutzungsgrad von Storage-Typologien 46 Abbildung 29: Nutzungsgrad von SAN-Typologien 47 Abbildung 30: Anteil der Unternehmen, die externen Storage nutzen (Hosting) 48 Abbildung 31: Umfang des externen Storages (Hosting) 49 Abbildung 32: Storage-Kapazität für IT-Systeme 51 Abbildung 33: Einsatzgrad hierarchischer Speicher-Management-Systeme 52 2006, TechConsult GmbH 4
Abbildung 34: Basis für die letzte Speicherstufe 53 Abbildung 35: Regelmäßigkeit der Auslagerung in die letzte Speicherstufe 54 Abbildung 36: Auslagerungszeitpunkt für die letzte Speicherstufe 54 Abbildung 37: Zugriffshäufigkeit auf die letzte Speicherstufe 55 Abbildung 38: Zeittoleranz für den Datenzugriff auf die letzte Speicherstufe 56 Abbildung 39: Treibende Faktoren für ECM-Projekte (1) 57 Abbildung 40: Treibende Faktoren für ECM-Projekte (2) 58 Abbildung 41: Vorteile von ECM-Lösungen für die Nutzer (1) 59 Abbildung 42: Vorteile von ECM-Lösungen für die Nutzer (2) 60 Abbildung 43: Vorteile von ECM-Lösungen für Unternehmen 61 Abbildung 44: Herausforderungen im Umgang mit unstrukturierten Informationen (1) 62 Abbildung 45: Herausforderungen im Umgang mit unstrukturierten Informationen (2) 63 Abbildung 46: Einschätzung der ECM-Entwicklung (1) 64 Abbildung 47: Einschätzung der ECM-Entwicklung (2) 65 Abbildung 48: Anteil der Unternehmen mit gescheiterten ECM-Projekten 66 Abbildung 49: Gründe für das Scheitern von ECM-Projekten 67 Abbildung 50: Revisionssicherheit und Archivierung 68 Abbildung 51: Archivierung von E-Mail-Daten 69 Abbildung 52: Geschäftskritische Dokument-Arten, die von ECM verwaltet werden sollen 70 Abbildung 53: Revisionssicherheit und Compliance-Anforderungen 71 Abbildung 55: Altdatenmigration 73 Abbildung 56: Probleme bei der Altdatenmigration (1) 74 Abbildung 57: Probleme bei der Altdatenmigration (2) 74 Abbildung 58: Anzahl von täglich ein- und ausgehenden Papierdokumenten 76 Abbildung 59: Anzahl von täglich ein- und ausgehenden e-dokumenten 77 Abbildung 60: Bedeutung des Umgangs mit Dokumenten für Unternehmen 78 Abbildung 61: Einschätzung der Unternehmen zur ECM-Strategie 78 Abbildung 62: Verantwortlichkeit für ECM-Strategien 79 Abbildung 63: IT-Strategien und -Standards für dem Umgang mit Dokumenten 80 Abbildung 64: Regeln zum Umgang mit Dokumenten 81 Abbildung 65: Unterscheidung geschäftsrelevanter/nicht relevanter Dokumente 82 Abbildung 66: Aufbewahrungsfrist von Daten (ohne Relevanzangabe) 83 Abbildung 67: Aufbewahrungsfrist von Daten (mit Relevanzangabe) 83 Abbildung 68: Automatisches Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist 84 Abbildung 69: Prozesse zum Einscannen von Daten 85 Abbildung 70: Nutzung digitalen Workflows für Postverarbeitung 86 Abbildung 71: Nutzung externer Partner für den digitalen Workflow 87 2006, TechConsult GmbH 5
Abbildung 72: Bereitschaft zum Auslagern geschäftskritischer Daten zur Vorlage 89 Abbildung 73: Entwicklung der Verwendung von externem Storage 89 Abbildung 74: Einsatzgebiete externer Dienstleister 90 Abbildung 75: Anteil der Ausgaben für ECM am IT-Budget 91 Abbildung 76: Verteilung des ECM-Budgets nach Kategorien 92 Abbildung 77: Anteil der Unternehmen, die in die einzelnen Lösungen investieren (1) 93 Abbildung 78: Anteil der Unternehmen, die in die einzelnen Lösungen investieren (2) 94 Abbildung 79: Top Anbieter OCR 94 Abbildung 80: Top Anbieter Formularmanagement 95 Abbildung 81: Top Anbieter COLD/ERM 95 Abbildung 82: Top Anbieter Indizierung/Klassifizierung 95 Abbildung 83: Top Anbieter Check-In/Check-Out 96 Abbildung 84: Top Anbieter Versionsmanagement 96 Abbildung 85: Top Anbieter Suchen und Navigieren 96 Abbildung 86: Top Anbieter Virtuelle Ordner 97 Abbildung 87: Top Anbieter Archivierung 97 Abbildung 88: Top Anbieter WCM 97 Abbildung 89: Top Anbieter Personalisierung 98 Abbildung 90: Top Anbieter DRM 98 Abbildung 91: Top Anbieter E-Mail-Archivierung 98 Abbildung 92: Top Anbieter Collaboration 98 Abbildung 93: Top Anbieter Workflow 99 Abbildung 94: Bekanntheit und Leistungsfähigkeit von Anbietern für ECM 101 Die im Dokument enthaltenen Grafiken sind als Power-Point-Foliensatz erhältlich bei Heiko Miertzsch. Bitte E-Mail an heiko.miertzsch@techconsult.de 2006, TechConsult GmbH 6