3.2 Tabellen gestalten

3.2 Tabellen gestalten Den Schülern ist es gelungen, einige Kunden zu gewinnen. Deren Namen sollen als Grundlage für die weitere Planung in einer Tabelle erfasst werden. Sie erstellen einen Arbeitsplan. 3.2.1 Die Zellausrichtung anpassen Um die Lesbarkeit der Tabelle zu verbessern, ist es hilfreich, die Zellinhalte nach einem Gestaltungsprinzip rechts-, linksbündig oder zentriert auszurichten. Die Zellinhalte können zudem horizontal und vertikal angepasst werden. Handlungsauftrag Erstellen Sie die folgende Tabelle mit Rahmenlinien in einem neuen Arbeitsblatt und nennen Sie es Arbeitsplan. (Das Wort Arbeitsplan steht in Zelle A1.) Formatieren Sie anschließend die gesamte Tabelle in der Schriftart Verdana. Wählen Sie als Schriftgröße 12 pt und formatieren Sie fett. Verbinden Sie die Zellen A1:B1. Richten Sie das Wort mithilfe des Kontextmenüs Zellen formatieren im Register Ausrichtung und hier unter Ausrichtung auf 22 aus. Zentrieren Sie im selben Register die Textausrichtung unter Vertikal und Horizontal: 120

Tabellen gestalten 3.2.2 Formatieren der Spalten Nicht jeder Zellinhalt passt in die vorgegebene Spaltenbreite. Neben der Möglichkeit, Zellen zu verbinden, können die Spalten alternativ verbreitert werden. Welche Möglichkeit eingesetzt wird, hängt vom gewünschten Ergebnis ab. Passen Sie die Spaltenbreite über die Schaltfläche so an, dass die Spalten B bis E die gleiche Breite haben. Wählen Sie die Spalte E aus und merken Sie sich die angegebene Spaltenbreite. Markieren Sie nun die Spalten B bis E und tragen Sie den gewünschten Wert in das vorgegebene Kästchen ein: Passen Sie die Zeilenhöhe für die Zeile 1 entsprechend an. 3.2.3 Datumsformate bearbeiten Neben der klassischen Darstellung eines Datums bietet Excel verschiedene Alternativen an, z. B. die Anzeige im amerikanischen Format. Darüber hinaus kann gewählt werden, ob z. B. nur der aktuelle Monat angezeigt werden soll oder das aktuelle Datum. In der Zelle C2 soll das aktuelle Datum eingeblendet werden, sodass es täglich automatisch aktualisiert wird. Tragen Sie dazu folgende Funktion ein: =HEUTE() Tipp Soll zusätzlich die Uhrzeit angezeigt werden, erreichen Sie dies über die Funktion =JETZT(). Übernehmen Sie die gegebenen Werte und formatieren Sie diese entsprechend. Ihr Ergebnis sollte nun das aktuelle Datum anzeigen: 121

3.2.4 Benutzerdefinierte Zahlenformate anwenden Neben der großen Auswahl an vorgegebenen Zahlenformaten können benutzerdefinierte Formate erstellt werden. In der Spalte F soll angezeigt werden, wie lange der jeweilige Vorgang gedauert hat. Das ist für die ausstehende Abrechnung wichtig. Hinweis Nun könnte in die Zelle F3 eingetragen werden, dass der Vorgang 2 Stunden gedauert hat. Die Eingabe in Worten kann Excel jedoch nicht verarbeiten. Tragen Sie zunächst die gezeigten Zahlenwerte für die Dauer ein. Markieren Sie nun die Zellen F3:F6, öffnen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü Zellen formatieren und wählen Sie dort im Register Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert. Klicken Sie auf 0,00 und ändern Sie in der Eingabezeile den Typ wie folgt: Und so sieht das Ergebnis aus: Merke Zwischen den Anführungszeichen kann ein beliebiger Name oder Wert stehen. Excel zeigt diesen zwar an, ignoriert ihn aber beim Berechnen. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie nur den Wert, in der Zelle den Wert und die Bezeichnung. 3.2.5 Druck vorbereiten und drucken Tipp Bevor Sie den Druckvorgang starten, sollten Sie unbedingt überprüfen, ob die Tabelle auf eine Seite passt. Sonst würden vielleicht mehrere Seiten ausgedruckt, die jeweils nur Teilstücke enthalten. Im Beispielfall gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol. Falls das Symbol nicht verfügbar ist, fügen Sie es wie unter Kapitel 4.1.1 gezeigt ein. Hier erkennen Sie, dass die Tabelle nicht auf eine Seite passt. Drücken Sie daher die E-Taste, um den Vorgang abzubrechen. Das aktuelle Arbeitsblatt wird wieder angezeigt und Sie sehen gestrichelte Linien, die die Seitenränder des Ausdrucks anzeigen. 122

Tabellen gestalten Klicken Sie auf das Register Seitenlayout und nehmen Sie in der Gruppe Seite einrichten folgende Änderungen vor: Ändern Sie unter Ausrichtung das Papierformat von Hoch- auf Querformat. Stellen Sie unter Seitenränder und hier unter alle Seiten ränder auf 0,5. Aktivieren Sie ebenfalls Horizontal und Vertikal. Öffnen Sie mit einem Klick auf Drucktitel das Kontextmenü Seite einrichten und wählen Sie dort das Register Kopfzeile/Fußzeile. Tragen Sie dort unter Benutzerdefinierte Fußzeile im linken Abschnitt Ihren Namen ein. Im rechten Abschnitt soll der Speicherort des Dokuments durch Excel über das Symbol ermittelt und eingetragen werden. Formatieren Sie abschließend diese beiden Einträge wie folgt: Schriftart Verdana, Schriftgröße 9, fett und kursiv. Nun können Sie entweder den Druck direkt mit einem Klick auf auslösen oder zunächst die Eingaben über prüfen und dann ausdrucken: Tipp Möchten Sie nur bestimmte Seiten ausdrucken (in unserem Fall gibt es zwar nur eine, aber später werden Sie sicherlich Tabellen mit mehreren Seiten erstellen), dann können Sie dies mithilfe des Befehls Seiten in der Backstage-Ansicht tun. Speichern Sie die Datei. 123

Aufgaben Fügen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt mit dem Namen Datumsberechnungen ein. 1 Geben Sie in die Zelle A1 das aktuelle Datum ein (über die Aktualisierungsfunktion) und ermitteln Sie die verbleibenden Tage bis Weihnachten. 2 Geben Sie Ihr Geburtsdatum in die Zelle A3 ein und formatieren Sie die Zelle B3 so, dass der Wochentag Ihrer Geburt angezeigt wird. 3.3 Anwendungen und Funktionen Ein Beispiel für eine Funktion ist die Funktion =SUMME(A1:F8), die den Gesamtwert der angegebenen Zellen berechnet. Excel stellt noch viele weitere Funktionen zur Verfügung, von einfachen Anwendungen wie der Ermittlung des Minimums bis hin zu komplexen Anwendungen mit finanzmathematischen Berechnungen. 3.3.1 Die WENN-Funktion sinnvoll nutzen Die logische Funktion WENN dient der Entscheidungsfindung. Sie folgt dem Muster WENN (Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert), z. B.: Wenn (Sie heute viel lernen), dann (können Sie Excel besser), sonst (vermutlich nicht). Dabei muss immer eine Bedingung gegeben sein, die sich auf das Ergebnis auswirkt. Die Bedingung ist in diesem Fall viel lernen. (Spielen Sie das Beispiel in Gedanken durch.) Die WENN-Funktion soll zunächst an einem einfachen Beispiel erläutert werden: Öffnen Sie über das Register Datei und Neu eine Leere Arbeitsmappe. Tragen Sie in die Zelle A1 den Wert 500 ein. Ergänzen Sie in der Zelle B1 folgende Funktion: 124

Anwendungen und Funktionen Erläuterungen: =WENN (A1<=500 ;A1*1000 ;A1*100) Klammern Verschachtelung Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen. Bedingung; hier wird überprüft, ob der Wert in der Zelle A1 kleiner oder gleich 500 ist. Es kann sich auch um größer oder gleich handeln. Das Semikolon steht für DANN. Dieses wird nicht wie das Wort WENN ausgeschrieben. Danach wird Excel mitgeteilt, was zu tun ist: Ist der Wert kleiner oder gleich 500, DANN soll Excel den Wert aus der Zelle A1 mal 1000 rechnen. Das Wort SONST wird ebenfalls durch ein Semikolon dargestellt. Wichtig: Excel wird nur dann den Wert aus der Zelle A1 mit 100 multiplizieren, wenn die Überprüfung mit der DANN-Funktion nicht erfolgreich war. Sie müssen exakt so viele Klammern schließen, wie Sie geöffnet haben. Hier liegt eine einfache WENN-DANN-SONST-Bedingung vor. Es können aber auch mehrere Funktionen miteinander verknüpft (verschachtelt) werden. Nachdem Sie Ü-Taste gedrückt haben, sollte in der Zelle der Wert 500000 stehen. Ändern Sie den Wert in der Zelle A1 auf 888. Ihr Ergebnis lautet nun 88800. Merke Excel überprüft die erste Bedingung, die angegeben ist. Stimmt diese nicht, wandert Excel in der Funktion weiter, überprüft die weiteren Bedingungen bis die Prüfung das richtige Ergebnis zeigt und führt erst dann die gewünschte Operation aus. Überlegen Sie daher genau, ob Sie mit dem Größer- oder dem Kleiner-Zeichen arbeiten wollen und welcher Weg zum gewünschten Ergebnis führt. Schließen Sie jetzt diese Datei, ohne sie zu speichern. Da die Schüler über den Winter hinaus planen und für das kommende Jahr wieder Spendengelder auftreiben möchten, muss natürlich das Schneeschippen in den anderen Jahreszeiten durch Rasenmähen ersetzt werden. Klicken Sie die Zelle E2 an: Schnee schippen, das ist ganz normaler Text. Da aber Schnee schippen und Rasen mähen mit der Jahreszeit zu tun haben, kommt es auf das aktuelle Tagesdatum an: Das Datum bestimmt die Tätigkeit. Geben Sie zunächst in die Zelle D1=C1 ein. Dies ist wieder das aktuelle Tagesdatum. Formatieren Sie diese Zelle benutzerdefiniert: Statt TT.MM.JJJJ soll MMMM dort stehen. Das hat zur Folge, dass, sobald Sie mit OK bestätigen, der aktuelle Monatsname in der Zelle steht, nicht mehr das gesamte Datum. Dies machen Sie sich in der Zelle E1 zunutze: Von Mai bis Oktober ist Sommer, der Rest des Jahres Winter. Sie könnten das jetzt mithilfe einer Formel von Excel ermitteln lassen in diesem Fall tragen Sie den Wert selber ein. Anschließend geben Sie in Zelle E2 ein: 125

Merke Wenn in E2 Sommer eingegeben wird oder auch jeder andere beliebige Wert/ Begriff wird automatisch Rasen mähen angezeigt, denn der Begriff Sommer erscheint nicht in der Formel. Excel kombiniert nur, dass der Wert angezeigt werden soll, der bei Sonst_Wert angegeben ist. Wenn vergessen wurde, unter Sonst_Wert etwas einzutragen, erscheint die Meldung FALSCH. Das Programm weiß nicht, was es tun soll, wenn kein Winter ist. 3.3.2 Bedingte Formatierung anwenden Die bedingte Formatierung dient dem farblichen Hervorheben eines gewünschten Ergebnisses. Dies kann größer, ungleich, gleich sein oder zwischen gesuchten Werten liegen. Die betroffenen Zellen werden automatisch in der Tabelle hervorgehoben. Neben der farblichen Hervorhebung stehen Muster (z. B. Querstreifen) oder verschiedene Rahmen zur Verfügung. Setzen Sie den Cursor in die Zelle E1 und klicken Sie auf: Tragen Sie das Wort Winter ein und wählen Sie aus, wie die Zelle formatiert werden soll: Wiederholen Sie den Vorgang für das Wort Sommer und wählen Sie eine andere Farbe: Klicken Sie auf OK und geben Sie den entsprechenden Wert ein: Die Zellfarbe passt sich an. Speichern Sie die Datei. 126

Anwendungen und Funktionen 3.3.3 SUMME, MITTELWERT, MINIMUM und MAXIMUM anwenden Diese Funktionen zählen zu den leicht anzuwendenden und häufig wiederkehrenden Funktionen. Sie dienen einfachen statistischen Berechnungen. Die Funktion SUMME X Geben Sie in der Zelle F7 die folgende Formel ein: und bestätigen Sie mit Ü. X Formatieren Sie die Zelle mit einem fetten Rahmen und lassen Sie den Wert doppelt unterstreichen. Tipp Die Funktion SUMME dient der Addition vieler Werte. Vermeiden Sie es daher, Werte über einzeln zu addieren. Die Funktionen MITTELWERT, MAXIMUM und MINIMUM X Ergänzen Sie zunächst Ihre Tabelle. Diese Zahlen tippen Sie nur ein und formatieren sie in. Diese Werte ermitteln Sie mit einer Multiplikationsund der Summenformel. Diese Werte ermitteln Sie wie folgt: =MAx(D15:D18) =MIN(D15:D18) =MITTELWERT(D15:D18) X Speichern Sie die Datei. 3.3.4 Die Funktion SVERWEIS einsetzen Der SVERWEIS, der senkrechte Verweis, dient dazu, bestehende Werte in ein neues Arbeitsblatt einzubinden. Diese Werte können aus der aktuellen, aber auch aus anderen Tabellen, Arbeitsblättern oder Dateien stammen. X X Fügen Sie ein neues Arbeitsblatt ein und nennen Sie dieses Abrechnung. Kehren Sie in das Arbeitsblatt Arbeitsplan zurück. 127

Die Schüler wollen dem zu betreuenden Kunden eine Abrechnungsquittung erstellen. Dazu ist es nötig, die Tabelle umzugestalten. Schneiden Sie die Kundennamen aus und fügen Sie diese Namen in einen freien Bereich der Tabelle ein. Kopieren Sie dann die Tätigkeiten und fügen Sie diese über das Kontextmenü und Inhalte einfügen in die Zelle B2 ein. Wählen Sie dabei die Option Transponieren. Gehen Sie bezüglich der Kundennamen auf gleiche Weise vor, fügen Sie diese in die Zelle C2 ein und überarbeiten Sie den Rest des Schemas entsprechend. Speichern Sie die Datei. Erstellen Sie dann den folgenden Beleg im Arbeitsblatt Abrechnung. Beachten Sie dabei die Hinweise auf der folgenden Seite. 128

Anwendungen und Funktionen Hinweise Die Formel für die Zelle A13 lautet: =WENN(A9= Herr ; Sehr geehrter Herr &A10&, ;WENN(A9= Frau ; Sehr geehrte Frau &A10&, )) Excel fragt in der Zelle A9 ab, welche Anrede Sie eingegeben haben, und kann dann mithilfe des &-Zeichens den Namen aus der Zelle A10 mit anhängen. Übernehmen Sie den Monat für die Zelle E14 aus dem Arbeitsblatt Arbeitsplan. Geben Sie hierfür das Gleichheitszeichen in die Zelle E14 ein, klicken Sie mit der Maus auf die Zelle E1 im Arbeitsplan und drücken Sie Ü. Sie haben nun diese beiden Tabellen verknüpft: =Arbeitsplan!E1. Tipp Es kann sein, dass Ihr Ergebnis 40351 lautet. Formatieren Sie dann, wie bereits oben gezeigt, die Zelle auf Datum bzw. benutzerdefiniert und das Problem ist gelöst. Erstellen Sie das folgende Schema. Geben Sie aber nur die 1 und die Dauer selbst als Zahl ein. Mithilfe der Nummer kann Excel die Werte für die Zellen B18 und D18 automatisch über den SVERWEIS ermitteln. Die Funktion für die Zelle B18 lautet: =SVERWEIS(A18;Arbeitsplan!A3:B6;2;FALSCH) Rufen Sie den SVERWEIS im Register Formeln über die Schaltfläche Funktion einfügen auf. 129

Erläuterung: Suchkriterium Matrix Spaltenindex Falsch Im Beispiel ist das die Zelle A18 aus dem Arbeitsblatt Abrechnung. Hier geben Sie an, in welcher Tabelle Excel suchen soll, wenn in die Zelle A18 die 1 eingegeben wird, also Hausputz. Die 2 steht dann für Einkaufen usw. In diesem Fall ergibt sich die Zuordnung aus dem Arbeitsplan. Hier legen Sie fest, ab welcher Spalte Excel in der Tabelle Arbeitsplan suchen soll. Die 2 steht dabei für die Spalte B. Schreiben Sie unter Bereichsverweis FALSCH. Sonst sucht Excel den Wert, der am logischsten ist, was zu unerwünschten Ergebnissen führen kann. Geben Sie die gezeigte Funktion in die Zelle B18 ein und erstellen Sie die Funktion für D18. Formatieren Sie die restlichen Zellen und ermitteln Sie den Gesamtwert in der Zelle E18. Zum Verständnis der Funktion SVERWEIS wird angenommen, dass die Schüler bei Frau Schmitz weitere Tätigkeiten verrichtet haben. (Der Arbeitsplan ist nur exemplarisch und daher unvollständig.) Daher greifen Sie auf die Daten für die Tätigkeiten bzw. den Preis aus dem Arbeitsplan zurück, geben aber die geleistete Arbeitszeit eigenhändig ein. Kopieren Sie die Zeile 18 in die Zeilen 19 bis 22. Sie erhalten folgendes Ergebnis: Zunächst einmal erhöht sich die Stundenzahl automatisch. Da es keine Nr. 5 gibt, erhalten Sie zwangsläufig die Fehlermeldung #NV für nicht vorhanden. Ändern Sie den Wert der Zelle A20 auf 2, erscheint ebenfalls diese Fehlermeldung. Das Problem liegt darin, dass im SVERWEIS keine absoluten Bezüge angegeben sind, somit verschieben sich die relativen Bezüge beim Kopieren entsprechend. Bearbeiten Sie nochmals die zwei Ursprungsvarianten des SVERWEIS im Hinblick auf die erforderlichen absoluten Bezüge. Ihr Ergebnis sollte dann folgendes sein: 130