FAQ wirecard technologies

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Inhalt 1. Grundlagen... 3 2. Fragen zum Übergang von nationalen Verfahren zu SEPA... 8 3. Fragen zur SEPA-Basislastschrift (B2C)... 13 3.1 Allgemein... 13 3.2 Vorab-Ankündigung (Pre-Notification)... 14 3.3 Mandat... 16 4. Fragen zur SEPA-Firmenlastschrift (B2B)... 20 5. Fragen zur SEPA-Überweisung... 21 6. Vorlagen und Beispieltexte... 22 6.1 Vorab-Ankündigung (Pre-Notification)... 22 6.1.1 Beispiel für eine einzelne Vorab-Ankündigung pro Einzug... 22 6.1.2 beispiel für eine einmalige Vorab-Ankündigung bei wiederkehrender Lastschrift... 23 6.2 SEPA-Basislastschriftmandat... 23 6.2.1 Mandat über Einmallastschrift... 24 6.2.2 Mandat einer wiederkehrenden Lastschrift... 25 6.2.3 Vom Kontoinhaber abweichender Schuldner... 26 6.2.4 Mandat mit späterer Mitteilung der Mandatsreferenz... 27 6.3 SEPA Kombimandat... 28 6.4 beispielschreiben zur Umstellung auf das SEPA-Basislastschriftverfahren... 29 2

1. Grundlagen Was bedeutet SEPA? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area und steht für einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum, in dem kein Unterschied zwischen nationalen und grenzübergreifend Zahlungen existiert. Sowohl Überweisungen als auch Lastschriften werden über das SEPA-Verfahren abgewickelt. Die zahlungen im SEPA-Format können nur in der Währung Euro ausgeführt werden. Die bisherigen unterschiedlichen nationalen Formate werden zum 1. Februar 2014 abgeschaltet. Wer nimmt am SEPA-Verfahren teil? Insgesamt 32 europäische Länder machen bei SEPA mit. Neben den 28 EU- Staaten nehmen auch die vier Länder des übrigen europäischen Wirtschaftsraums sowie Monaco an SEPA teil. Im Detail sind das die folgenden Länder: Belgien, Bulgarien, Deutschland, Dänemark, Finnland, Estland, Frankreich, Großbritannien, Griechenland, Kroatien, Lettland, Irland, Litauen, Italien, Polen, Luxemburg, Rumänien, malta, Schweden, Niederlande, Tschechien, Österreich, Ungarn, Portugal, Slowakei, Slowenien, Spanien, Zypern, Island, Liechtenstein, Norwegen, schweiz, Monaco. Können SEPA-Zahlungen auch in den Währungen der anderen Teilnehmerländer abgewickelt werden? SEPA-Zahlungen können ausschließlich in Euro abgewickelt werden. Für zahlungen in anderen europäischen Währungen ist das SEPA-Verfahren nicht einsetzbar. Hier bedarf es weiterhin einer Auslandsüberweisung. Was ist eine IBAN? Die International Bank Account Number, kurz IBAN, ist eine international standardisierte Nummer. Jedes Konto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder ist damit eindeutig bezeichnet und definiert. Die IBAN kann im umfangreichsten Fall bis zu 32 Stellen umfassen, der allgemeine Aufbau einer IBAN ist immer gleich, die Länge schwankt jedoch abhängig von den Länder Spezifikationen: 3

Die zwei ersten Zeichen: ISO-Ländercode für das ausgebende Land f f Drittes und viertes Zeichen: gemäß den IBAN-Vorschriften berechnete Prüfziern f f Übrige Zeichen: Bankleitzahl, Kontonummer und/oder Prüfziern je nach Land DE 21 20050000 0123456000 XXXXXX ISO Ländercode Prüfziern Bankleitzahl Kontonummer Übrige Ziern *www.iban.de Was ist eine BIC? Beim so genannten Bank Identifier Code (BIC), handelt es sich um eine von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) festgelegte international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. Der BIC besteht aus acht bis elf alphanumerischen Zeichen: Die vier ersten Zeichen: Bankleitzahl Fünftes und sechstes Zeichen: ISO-Ländercode Siebtes und achtes Zeichen: Ortscode Letzte drei Zeichen: Branchencode (optional) XXXX XX XX XXX SWIFT-Code (BIC) Internationale Bankleitzahl Ländercode Ortscode Branchencode (optional) *www.iban.de Was bedeutet IBAN-only? Ab 01. Februar 2014 ist für SEPA-Inlandszahlungen (z.b. deutsches Konto des Endkunden und deutsches Konto des Händlers) nur die IBAN anzugeben. Der BIC (internationale Bankleitzahl) wird aber weiterhin für grenzüberschreitende Überweisungen und bei der Erteilung von SEPA-Lastschriftmandaten benötigt. 4

Wichtiger Hinweis: Wirecard wird auch nach dem 01. Februar 2014 bis auf weiteres beide Parameter abfragen, da noch nicht alle Konten ausschließlich über IBAN identifiziert werden können. Das reduziert das Risiko von fehlgeschlagenen Transaktionen für den Händler. Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor-Identifier oder Gläubiger-ID)? Um als Händler Lastschriften auf Basis des SEPA-Lastschriftverfahrens nutzen zu können, benötigen Unternehmen eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die EU-weit gültig ist und den Online-Händler als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Die Gläubiger-ID ist später fester Bestandteil bei der Transaktionsabwicklung. Der Aufbau der Gläubiger-ID ist SEPA-weit einheitlich. Die Länge variiert zwar abhängig vom jeweiligen Land, ist aber auf maximal 35 Zeichen begrenzt: Die zwei ersten Zeichen: ISO-Ländercode für das ausgebende Land f f drittes und viertes Zeichen: analog der IBAN-Prüfzier (International Bank Account Number) berechnete Prüfziern. f f Fünftes, sechstes und siebtes Zeichen: Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code). Ein alphanumerischer Code, der von dem Händler ausgewählt wird, um den Geschäftsbereich oder ein Gebiet zu kennzeichnen. Die übrigen Zeichen: Nationale Gläubiger-ID DE 02 ZZZ 01234567890 ISO Ländercode Prüfzier Geschäftsbereichskennung Nationale Gläubiger-ID Für Händler mit Sitz in Deutschland ist die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen. Nähere Informationen zur Antragstellung und das Antragsformular finden Sie auf folgender Internetseite der Deutschen Bundesbank: www.glaeubiger-id.bundesbank.de. Händler die keinen Sitz im SEPA-Raum haben können ihre Gläubiger-ID bei jeder nationalen Bundesbank im SEPA-Raum beantragen. 5

Was ist eine Mandatsreferenz? Die Mandatsreferenz ist ein vom Online-Händler individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Die Mandatsreferenz darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und muss vom Online-Händler so gewählt werden, dass sie in Kombination mit der Gläubiger-ID nur einmal vorkommt, d.h. es muss sichergestellt sein, dass es bei der vom Online- Händler für die Mandatsreferenz genutzte Kennzeichnung (z.b. Kundennummer, Rechnungsnummer, Mitgliedernummer) keine Überschneidungen. Was ist das Due-Date? Ein wesentlicher Bestandteil der SEPA-Lastschrift ist die Vereinbarung eines konkreten Fälligkeitsdatums ( Due-Date ), an dem die Belastung auf dem Konto des Endkunden erfolgt. Hierfür müssen Händler die SEPA-Lastschrift zum Einzug so einreichen, dass sie dem Kreditinstitut des Endkunden rechtzeitig vorliegt. Bei Erst- und Einmallastschriften beträgt die Frist mindestens fünf Geschäftstage (D-5), bei wiederkehrenden Lastschriften mindestens zwei Geschäftstage (D-2) vor Fälligkeit. Das SEPA-Inlandslastschriftabkommen sieht ab dem 4.11.2013 die deutschlandweit flächendeckende Umsetzung der Option COR1 vor. Die Vorlagefrist kann damit auch für Basis-Lastschriften auf einen Tag verkürzt werden, d.h. anstatt der heute gültigen D-5, bzw. D-2 Regelungen, ist eine Einreichung der Lastschrift einen Geschäftstag (D-1) vor Fälligkeit möglich. Dabei wird auch nicht zwischen Erst- und Einmallastschriften oder wiederkehrenden Lastschriften unterschieden. Um Konformität innerhalb SEPA sicherzustellen, muss D-5 und D-2 aber weiterhin unterstützt werden. Nichts desto trotz darf die Regelung D-1 für nationale Lastschrifttransaktionen (z.b. Deutsches Konto zu Deutschem Konto) verwendet werden. Gibt es Änderungen, die den Verwendungszweck betreen? Der Verwendungszweck wurde auf 140 Zeichen gekürzt. Bei den bisherigen Verfahren, hatte der Verwendungszweck eine Länge von 378 Zeichen. Weiterhin sind Umlaute im Verwendungszweck nicht mehr zulässig. 6

Wichtiger Hinweis: Da innerhalb der SEPA-Transaktionsverarbeitung bei Wirecard auch der statische Describer und die End-to-End-ID im Verwendungszweck dargestellt werden, stehen lediglich noch 100 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Wie werden Verrechnungsschecks im Zusammenhang mit der SEPA-Einführung behandelt? Schecks sind nicht von der SEPA-Verordnung erfasst und damit außerhalb des Geltungsbereichs. Welche Vorteile bringt SEPA für Unternehmen? SEPA wurde eingeführt, um die Barrieren denen sich Händler und Endkunden bei grenzüberschreitenden Zahlungen in der Eurozone gegenüber sahen, zu verringern. Durch die Einführung von SEPA wurden diese Barrieren abgebaut und durch eine Reihe von Vorteilen und Verbesserungen ersetzt. Nachfolgend werden nur einige der Vorteile skizziert, die für Händler entstehen, die ihren Kunden SEPA-Zahlungsverfahren anbieten: f f neue Geschäftsmöglichkeiten durch die Erschließung zusätzlicher Kundengruppen und Absatzmärkten f f nur ein Bankkonto erforderlich um alle Zahlungen aus dem gesamten SEPA-Raum ohne zusätzliche Kosten durchführen und empfangen zu können. f f verbesserte Steuerung der Zahlungsströme und damit der Liquidität durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums f f senkung von Gebühren da alle SEPA-Transaktionen als nationale Transaktionen behandelt werden. Reduzierung von Komplexität durch einheitliche Rahmenrichtlinien. 7

2. Fragen zum Übergang von nationalen Verfahren zu SEPA Wie lange können die heute bestehenden nationalen Lastschriftverfahren weiter genutzt werden? Gemäß der EU-Verordnung Nr. 260/2012 (SEPA-Verordnung) ist der 1. Februar 2014 als verbindlicher Auslauftermin für die nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in den Euroländern festgelegt. Ab diesem Zeitpunkt werden die nationalen Überweisungs-und Lastschriftverfahren durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt. Wichtiger Hinweis: Zwei Übergangsbestimmungen bis 1. Februar 2016 erleichtern in Deutschland die Umstellung auf SEPA. Demnach dürfen bis zu diesem Zeitpunkt Verbraucherinnen und Verbraucher weiterhin ihre Kontonummer und Bankleitzahl verwenden und im deutschen Einzelhandel (POS) das Elektronische Lastschriftverfahren weiter genutzt werden. Muss ich als Online-Händler auf das SEPA-Verfahren umsteigen? Mittelfristig ja. Bis zum 31. Januar 2014 wird es die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren geben. Das SEPA-Verfahren wird parallel dazu bereits heute angeboten. Eine Verpflichtung zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren besteht gemäß der durch den europäischen Gesetzgeber verabschiedeten Verordnung zum 1. Februar 2014. Wichtiger Hinweis: f f wirecard bietet Kunden die Möglichkeit, auch über den 01. Februar 2014 hinaus die für Deutschland und Österreich bestehenden nationalen Lastschriftverfahren im Rahmen einer Konvertierungslösung vorerst weiterhin zu nutzen. 8

Wie funktioniert die von Wirecard angebotene Konvertierungslösung und was muss ich als Händler tun, um diese nutzen zu können? Wirecard ermöglicht auch nach dem 01. Februar 2014 weiterhin das Einsenden von Kontonummer und Bankleitzahl in Deutschland und Österreich. Diese daten werden anschließend basierend auf einem Algorithmus in BIC & IBAN um gewandelt. Des Weiteren werden die Transaktionsdaten in das für die sepa-verarbeitung notwendige SEPA PAIN-Format (PAIN: Payment Initiation) umgewandelt und mit den SEPA-spezifischen Parametern Mandatsreferenz und Gläubiger-ID erweitert. Händler müssen jedoch beachten, dass trotz des Einreichens einer nationalen Lastschrifttransaktion durch die notwendige Umwandlung in das SEPA- Format, rechtlich eine SEPA-Transaktion ausgeführt wird. Das bedeutet für Online- Händler, dass sie trotz Nutzung der Konvertierungslösung an die Regeln und Vorschriften des SEPA-Lastschriftverfahrens gebunden sind. Für Online-Händler gilt es daher folgendes zu beachten: f f auch für die Nutzung der Konvertierungslösung muss eine Gläubiger-ID vorliegen. Diese wird Wirecard einmalig vom Händler mitgeteilt und für den Konvertierungs-service im Wirecard-System hinterlegt. f f das Einholen eines (gültigen SEPA-) Mandats erfolgt wie heute auch auf Händlerseite f f die Fristen für Rücklastschriften ändern sich wie nachfolgend beschrieben: f f endkunden können auf Basis eines gültigen Mandats die Zahlung innerhalb von acht (8) Wochen zurückziehen. f f Kann der Händler kein gültiges (SEPA-) Mandat vorweisen, ist ein Widerspruch bis zu 13 Monate lang möglich. Technische Anpassungen der bestehenden ELV-Schnittstelle im Händlersystem sind daher in Bezug auf die Transaktionsabwicklung mit Wirecard nicht notwendig, auch alle nachgelagerten Prozesse wie Reconciliation, Abrechnung und Auszahlung bleiben bei Nutzung des Wirecard Konvertierungsservice wie heute bestehen. 9

Wichtiger Hinweis: wirecard bietet ihren Kunden die Konvertierungslösung an, solange dies rechtlich und regulatorisch möglich ist. Geplant ist derzeit eine Verfügbarkeit bis Anfang 2016 (Änderungen vorbehalten). Wir empfehlen unseren Kunden daher bei Nutzung des Konvertierungsservice mittelfristig ihre gesamten Prozesse vollständig auf SEPA umzustellen und auch die (technische) SEPA-Migration frühzeitig einzuplanen und durchzuführen. die Konvertierungslösung kann ab März 2014 bei Bedarf im Parallelbetrieb mit der SEPA-Verarbeitung im Rahmen der SEPA-Migrationsphase verwendet werden. Muss ein neues SEPA-Lastschriftmandat für eine bereits existierende Einzugsermächtigung erteilt werden? Nein. Bereits erteile schriftliche Einzugsermächtigungen können als sepa-lastschriftmandate genutzt werden. Dies ist aufgrund der im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland möglich. Dazu müssen die folgenden Voraussetzungen vorliegen: f f der Endkunde hat dem Online-Händler eine schriftliche Einzugsermächtigung erteilt, mit der er den Händler ermächtigt, Zahlungen von seinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. f f der Endkunde und dessen Kontoführende Bank haben vereinbart, dass der Endkunde mit der Einzugsermächtigung zugleich seine Bank anweist, die vom Online-Händler auf sein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen, und dass diese Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden kann. Zu beachten ist dabei, dass der Händler den Endkunde vor dem ersten SEPA- Basislastschrifteinzug ebenso über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten hat. Wie muss der Endkunde über die Umstellung auf das SEPA-Basislastschriftverfahren informiert werden? Vor dem ersten Lastschrifteinzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren hat der Online-Händler den Endkunden über den Wechsel vom Lastschrifteinzug mit- 10

tels Einzugsermächtigungs-verfahren auf den Lastschrifteinzug mittels SEPA- Basislastschriftverfahren unter Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz (zum Beispiel eine Vertragsnummer) in Textform zu unterrichten. Ein Beispielschreiben zur Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren finden Sie im Kapitel 6.4. Was passiert mit den alten Einzugsermächtigungen, die nicht in schriftlicher Form erteilt wurden? Die Vorgaben zur Form der Mandatserteilung, einschließlich etwaiger Änderungen des Mandats, ergeben sich aus den Regelungen in der Inkassovereinbarung zwischen dem Online-Händler und seinem Zahlungsdienstleiter (Wirecard). Grundsätzlich sind Einzugsermächtigungen, die nicht in Schriftform vorliegen (z.b. telefonisch oder per Internet erteilte Einzugsermächtigungen), nicht SEPA-fähig. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat ist rechtlich gesehen eine unautorisierte Lastschrift, d.h. eine unautorisierte Kontobelastung kann vom Endkunden bis zu 13 Monate nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. Wichtiger Hinweis: Für die Lastchriftabwicklung ist laut EPC (European Payments Council) vorerst kein gesondertes SEPA-Mandat erforderlich. Die derzeit gängige Praxis zur Erteilung einer Einzugsermächtigung im Onlinehandel kann auch nach der Umstellung auf SEPA ab dem 01.02.2014 bis auf Weiteres fortgesetzt werden. Wie derzeit auch entscheidet die Bank des Händlers, ob sie im Internet erteilte Mandate akzeptiert. Ausschlaggebend sind weiterhin die vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Händler und seinem Zahlungsdienstleiter. Den Händler trit jedoch nach wie vor die Darlegungs- und Beweislast eines vom Endkunden autorisierten Mandats. Desweiteren sind die im rahmen von SEPA definierten verlängerten Rückgabefristen gültig. Die nachfolgenden Punkte zur Form und zum Inhalt eines SEPA-Mandats dienen nach wie vor der Information. Was ist ein SEPA-Kombimandat? Grundlage für den Gebrauch des europäischen SEPA-Lastschriftverfahrens ist eine Autorisierung durch das SEPA-Mandat. Das SEPA-Kombimandat 11

vereint die bisher bekannte Einzugsermächtigung im nationalen Lastschriftenverfahren mit dem SEPA-Lastschriftverfahren. Ein Beispiel-Kombimandat finden Sie im Kapitel 6.3 Was sind die Vorteile eines SEPA-Kombimandats? Aus Sicht des Händlers ist das Kombimandat vorteilhaft, da er mit dem SEPA-Kombimandat weiterhin Lastschriften im alten nationalen Einzugsermächtigungsverfahren einziehen kann, für eine künftige Umstellung auf SEPA-Lastschriften aber bereits die entsprechende Vereinbarung mit dem Endkunde trit. Damit ist ein reibungsloser Übergang zur SEPA-Lastschrift gewährleistet. Das Einholen eines SEPA-Kombimandats bietet sich beispielsweise für Händler an, die den Konvertierungsservice der Wirecard nutzen möchten, und erst später vollständig auf SEPA umstellen. Der Vorteil eines SEPA-Kombimandats für Endkunden besteht darin, dass nur ein Formular, eine Unterschrift benötigt wird, um Lastschriften im nationalen und europäischen Standard abwickeln zu können. 12

3. Fragen zur SEPA- Basislastschrift (B2C) 3.1 Allgemein Was muss ich zur SEPA-Basislastschrift wissen? Die SEPA-Basislastschrift bezieht sich auf Lastschriftzahlungen zwischen Endkunden (Privatpersonen) und Händlern (Unternehmen). Mit der SEPA-Basislastschrift wurde erstmalig ein grenzüberschreitendes Lastschriftverfahren etabliert. Wie auch bei der SEPA-Überweisung ist die Währung Euro, die Konto-Identifikation erfolgt mittels IBAN und BIC. Im Gegensatz zur deutschen Lastschrift gibt es bei der SEPA-Lastschrift einige neue Bestandteile: f f grundsätzlich vergleichbar mit dem heutigen Einzugs ermächtigungsverfahren f f der Online-Händler wird vom Endkunde ermächtigt, Lastschriften zu ziehen f f die kontoführende Bank des Endkunden wird beauftragt, die übermittelten Lastschriftanweisungen zu erfüllen und das entsprechende Konto zu belasten. f f die Bank des Endkunden ist nicht verpflichtet das Mandat/die Einzugsermächtigung zu prüfen, kann dieses aber zur Überprüfung einer rechtmäßigen Abbuchung vom Händler einfordern f f Für bereits schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate eingeholt werden Welche Widerspruchsfristen gelten bei der SEPA-Lastschrift? Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht (8) Wochen nach belastung vom Endkunden zurückgezogen werden. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Endkunden innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. 13

Wie werden Rücklastschriften und das nochmalige Einziehen der Forderung behandelt? Die Regelungen ergeben sich aus der Inkassovereinbarung zwischen dem Händler und seinem Zahlungsdienstleister (Wirecard). Grundsätzlich ist darin festgelegt, dass nicht eingelöste Lastschriften dem Händler wieder belastet werden. Zurückbelastete Lastschriften dürfen nicht erneut zum Einzug eingereicht werden. Da der SEPA-Lastschrift-Datensatz u.a. das Fälligkeitsdatum der Lastschrift enthält, kann ein erneuter Einzug einer Forderung nur mit einer neuen Lastschrift mit neuem Fälligkeitstag erfolgen. 3.2 Vorab-Ankündigung (Pre-Notification) Was ist eine Vorab-Ankündigung? Vorab-Ankündigungen sind bereits heute etablierte Praxis im Rahmen der nationalen Lastschriftverfahren innerhalb Deutschlands (z. B. in Form von Rechnungen, Bestellbestätigungen, etc.). Es liegt im ureigenen Interesse des Online-Händlers, dass ein Lastschrifteinzug für autorisierte Lastschriften erfolgreich ist. Vor diesem Hintergrund sind dem Endkunden im Vorfeld des Lastschrifteinzugs die Betragshöhe und das Fälligkeitsdatum mitzuteilen. Ist eine SEPA-Lastschrift ohne Vorab-Ankündigung autorisiert? Eine SEPA-Lastschrift wird mit der Unterzeichnung des Mandats autorisiert. Daher gilt eine SEPA-Lastschrift ohne Vorab-Ankündigung aus rechtlicher Sicht als autorisiert. Dennoch ist die Übermittlung einer Vorab-Ankündigung als Verpflichtung aus der Inkassovereinbarung einzuhalten. Eine unterlassene Vorab-Ankündigung kann zu einer Rückgabe wegen fehlender Kontodeckung oder zu einem Erstattungsverlangen für autorisierte Zahlungen führen. Welche Informationen muss eine Vorab-Ankündigung enthalten und wie kann diese übermittelt werden? Die Form einer Vorab-Ankündigung ist nicht festgelegt, jedoch gibt es bestandteile die enthalten sein müssen: Gläubiger ID Mandatsreferenz Betrag (einmalig/wiederkehrend) Abbuchungszeitpunkt 14

Das Medium für die Übermittlung der Vorab-Ankündigung ist ebenfalls nicht vorgeschrieben, möglich sind: Darstellung auf Händlerwebseite nach Abschluss des Bestellvorgangs E-Mail (z.b. Bestandteil der Bestellbestätigung), SMS, Fax, PDF Brief, Vertrag, Rechnung Beispieltexte für Vorab-Ankündigungen finden Sie in Kapitel 6.1 Muss die Vorab-Ankündigung neu erstellt werden, wenn sich (auf Grund von technischen Schwierigkeiten, wie das Nichteinhalten der Cut-O-Zeit) der Fälligkeitszeitpunkt ändert? Ja, die Vorab-Ankündigung dient wie der Name besagt zur Vorankündigung von Zahlungen (wer, wann, welchen Betrag vom Konto des Endkunden abbucht). Muss die Vorab-Ankündigung neu erstellt werden, wenn sich (z. B. auf Grund einer Teilrückgabe der Warensendung) der Betrag der Folgelastschrift ändert? Ja. Der geänderte Betrag ist dem Endkunde mitzuteilen. Wie weit im Voraus darf eine Lastschrift vorangekündigt werden? Es richtet sich nach den üblichen Geschäftspraktiken. Die Vorankündigung muss jedoch spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum durch den Online- Händler versandt werden. Es sei denn, es gibt eine abweichende Vereinbarung zwischen Endkunde und Online-Händler über eine kürzere Frist (z.b. über die AGB). Muss sich der Online-Händler vor Einreichung der Lastschrift vergewissern, dass seine Vorab-Ankündigung vom Endkunde empfangen wurde? Nein, es genügt der Versand, bzw. die Übermittlung der Information. Wer ist zu benachrichtigen, wenn ein Gemeinschaftskonto mit mehreren Inhabern belastet werden soll? Falls im Mandat beispielsweise Herr und Frau Müller als Kontoinhaber eingetragen wurden, sind dann auch Herr und Frau Müller gesondert zu benachrichtigen? Die Vorab-Ankündigung geht an den im Mandat genannten Kontoinhaber/ Vertragspartner. 15

3.3 Mandat Wichtiger Hinweis: Für die Lastchriftabwicklung ist laut EPC (European Payments Council) vorerst kein gesondertes SEPA-Mandat erforderlich. Die derzeit gängige Praxis zur Erteilung einer Einzugsermächtigung im Onlinehandel kann auch nach der Umstellung auf SEPA ab dem 01.02.2014 bis auf Weiteres fortgesetzt werden. Wie derzeit auch entscheidet die Bank des Händlers, ob sie im Internet erteilte Mandate akzeptiert. Ausschlaggebend sind weiterhin die vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Händler und seinem Zahlungsdienstleiter. Den Händler trit jedoch nach wie vor die Darlegungs- und Beweislast eines vom Endkunden autorisierten Mandats. Desweiteren sind die im rahmen von SEPA definierten verlängerten Rückgabefristen gültig. Die nachfolgenden Punkte zur Form und zum Inhalt eines SEPA-Mandats dienen nach wie vor der Information. Was ist das SEPA-Lastschriftmandat? Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften, vergleichbar mit der aktuellen Einzugsermächtigung bei deutschen Lastschriftverfahren. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Endkunden zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Händler, als auch den Auftrag an die Kontoführende Bank des Endkunden zur Einlösung der Zahlung. Die jeweils aktuellen Vorgaben (Form, Inhalt, ) zum SEPA-Mandat finden Sie auf der Webseite des EPC im SEPA Direct Debit Core Rulebook: www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_detail.cfm?documents_id=597 In welcher Form muss das SEPA-Mandat vorliegen?* Ein SEPA-Mandat kann als Papiermandat mit Original Unterschrift des Endkunden vorliegen, oder auch als elektronisches Dokument welches in einer sicheren Umgebung erstellt und unterschrieben wurde. unabhängig von der Form des Mandats müssen die jeweils gültigen Textbausteine, sowie Mandats bestandteile enthalten sein. Das Mandat muss immer vom Zahlungs pflichtigen, also dem Endkunden unterschrieben werden. Möglich ist auch die Unterzeichnung durch einen rechtlich Bevollmächtigten. Der Händler kann dem Endkunden auch eine elektronische Ausstellung des 16

Mandats ermöglichen, inklusive der Verwendung einer elektronischen unterschrift. Die Gestaltung der Mandate ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. * Siehe dazu auch SEPA Direct Debit Core Rulebook: www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_detail.cfm?documents_id=597 Welche Daten muss das SEPA-Mandat enthalten? Jedes SEPA-Lastschriftmandat umfasst definierte Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben sind, andere optional verwendet werden können. Nachfolgend eine Übersicht über die Mandatsbestandteile*: Titel SEPA-Lastschrift-Mandat Verpflichtend Vertrags- oder Rechnungsnummer Optional Gläubiger ID/Creditor ID Verpflichtend Mandatsreferenz BIC & IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend Name und Adresse des Zahlungspflichtigen Verpflichtend Name und Adresse des Zahlungsempfängers Verpflichtend Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Verpflichtend Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend Unterschrift(en) Verpflichtend Verpflichtend * Siehe dazu auch SEPA Direct Debit Core Rulebook: www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_detail.cfm?documents_id=597 Optional (muss aber nachgereicht werden) Beispiele für Mandatstexte für die verschiedenen SEPA-Mandate finden Sie in Kapitel 6.2 Wie lange ist ein SEPA-Lastschriftmandat gültig? Generell gilt das SEPA-Lastschriftmandat unbefristet bis zum Widerruf durch den Endkunden. Sollten aber binnen 36 Monaten seit letztem Einzug keine Folgelastschriften vom Händler eingereicht werden, verfällt dieses Lastschriftmandat. Sollen nach Ablauf dieser Frist erneut SEPA-Lastschriften eingezogen werden, ist ein neues SEPA-Mandat vom Zahlungspflichtigen einzuholen. 17

Wie wird bei wiederkehrenden Zahlungen die 36-Monatsfrist, nach deren Ablauf ein Mandat ungültig wird, bestimmt? Von Fälligkeitstermin (Due Date) zu Fälligkeitstermin aufeinanderfolgender Lastschriften, beginnend mit dem Fälligkeitsdatum der Erstlastschrift und dann erneut mit dem Fälligkeitsdatum jeder Folgelastschrift. Das Datum der Mandatserteilung (Tag der Unterzeichnung durch den Endkunden) spielt bei der 36-Monatsfrist keine Rolle. Beispiel: Unterschrift auf dem Mandat am 01.03.2012, erste Fälligkeit der Lastschrift 01.05.2012. Wenn nichts weiter passiert wird das Mandat am 01.05.2015 ungültig. Folgelastschrift auf Grundlage des gleichen Mandats am 01.05.2013. Daraus ergibt sich eine neue Laufzeit des Mandats bis zum 01.05.2016 usw. Wird die 36-Monatsfrist durch Mandatsänderungen unterbrochen? Nein. Wie sind Lastschriftmandate aufzubewahren? Die Aufbewahrung von Mandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel in der gesetzlich vorgegebenen Form aufbewahrt werden (Verweis auf Schriftform 126 BGB bzw. Textform 126d BGB), d. h. nicht zwingend im Original, also auch als (elektonische) Kopie. Das Mandat muss jedoch bis zum Ablauf der Gültigkeit aufbewahrt werden. Darf ein SEPA-Lastschriftmandat vordatiert werden? Nein. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden? In einer Sprache des Europäischen Wirtschaftsraums, die der Endkunde beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basislastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden? Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist. 18

Kann ein Mandat durch den Online-Händler geändert werden? Ja (z. B. die Mandatsreferenz). Kann eine Mandatsänderung durch einen Vertragspartner (z. B. Änderung der Gläubiger-ID seitens des Händlers) durch den anderen abgelehnt werden? Nein, da man davon ausgehen kann, dass es sich um begründbare und damit notwendige Änderungen handelt, um Zahlungen korrekt ausführen zu können. Bedarf eine Mandatsänderung der Schrift- bzw. Textform? Ja, da ansonsten der Online-Händler den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen kann. Dies gilt auch für eine Mandatsverlängerung. Wann wird das elektronische Mandat (e-mandat) durch die Kreditwirtschaft unterstützt? Die Umsetzung des elektronischen Mandats (e-mandats) ist sowohl in Deutschland als auch in anderen Ländern des SEPA-Raums von der Kreditwirtschaft derzeit nicht geplant. 19

4. Fragen zur SEPA-Firmenlastschrift (B2B) Was ist die SEPA-Firmenlastschrift? Die SEPA-Firmenlastschrift ist zwar vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsverfahren, dennoch gibt es abweichend von der SEPA-Basislastschrift bei der SEPA-Firmenlastschrift folgende Merkmale zu beachten: Einzüge erfolgen nur zwischen Nicht-Verbrauchern Es ist ein B2B SEPA-Mandat erforderlich Der Zahlungspflichtige muss seiner Bank das Mandat vorlegen Keine Rückgabemöglichkeit wegen Widerspruchs SEPA-Firmenlastschriften können bereits heute über die Wirecard Bank direkt abgewickelt werden. Muss ein neues SEPA-Mandat für einen bereits existierenden Abbuchungsauftrag erteilt werden? Ja. Eine Weiternutzung der bereits bestehenden Abbuchungsaufträge ist nicht möglich, d.h. eine Neuerteilung eines SEPA-Mandats ist hier erforderlich. Zahlungsempfänger und Zahler müssen sich daher auf die nutzung des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens verständigen. Wie erfolgt die Migration von Abbuchungsaufträgen? Eine Migration von Abbuchungsaufträgen auf SEPA-Lastschriftmandate ist nicht möglich. Zahlungsempfänger und Zahler müssen sich daher auf die Nutzung des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens verständigen. Dabei ist ein entsprechendes Lastschriftmandat vom Zahler einzuholen. 20