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A udits dienen der Festste ll ung, ob festge l egte Kriterien erfü ll t werden. Ein Audit ist eine systematische und unabhängige Unters uchung, mit der festgestellt wird, o b zuv o r festgelegte Kriterien erfüllt werden. Hierzu wird ein systematischer, unabhängiger und d o kumentierter Pr o zess genutzt, um zu objektiven Ergebnissen zu gelangen. Im Rahmen eines Audits werden Auditnachweise gesammelt, aus denen herv o rgeht, o b die Auditkriterien, unter denen das Audit durchgeführt wird, erfüllt w o rden sind. Die Auditkriterien werden v o r der Planung und Durchführung des Audits festgelegt. Sie werden meist aus N o rmen und Richtlinien abgeleitet o der v o m Unternehmen für die eigenen Bedürfnisse entwickelt. Beispiel Wenn in einem Fertigungsbetrieb ein Audit stattfindet, dann werden darin auch die Prüfmittel einbez o gen sein. Ein wichtiges Auditkriterium kann dann die Eignung der Prüfmittel sein. Mithilfe der Aufzeichnungen über die Kalibrierungen und die Wartung der Prüfmittel lassen sich Auditnachweise sammeln, mit denen beurteilt werden kann, o b das Kriterium Eignung der Prüfmittel erfüllt ist. 2
Die Audits können nach dem auditierten Objekt gegliedert werden. Innerhalb der Qualitätsaudits kann eine erste Unterteilung nach den Obj ekten der Audits erf o lgen. Systemaudit Das Systemaudit dient der Beurteilung der Wirks amkeit eines Qualitätsmanagementsystems durch Feststellung, o b die erf o rderlichen Bestandteile des Systems v o rhanden sind. Hierzu werden die Kenntnisse der Mitarbeiter und die tatsächliche praktische Anw endung der Elemente des Qualitätsmanagementsystems beurteilt. Hieraus werden ggf. A bw eichungen ermittelt und zur A bleitung von Korrekturmaßnahmen an die Verantw o rtlichen der Organisati o n o der der Organisati o nseinheit übergeben. Das Systemaudit beurteilt das gesamte Unternehmen. Prozessaudit Das früher übliche Verfahrensaudit findet heute, spätestens mit v o llständiger Anwendung der ISO 9001:2008, nicht mehr statt. An seine Stelle ist das Pr o zessaudit getreten, bei dem relevante Prozesse des Qualitäts managementsystems auf ihre Effektivität (und bei bestimmten Audits auch: Effizienz) hin beurteilt werden. 3
Produktaudit Das Pr o duktaudit dient der Beurteilung der Wirksamkeit v o n Elementen des Qualitätsmanagementsystem, indem die Produkte, die innerhalb dieses Qualitätsmanagementsystems erstellt w o rden sind, beurteilt werden. In diese ergebnisorientierte Beurteilung fließt insbes o ndere die Einhaltung der Spezifikationen durch das Pr o dukt ein. Dienstleistungsaudit Das Dienstleistungsaudit dient, ähnlich wie das Pr o duktaudit, der Beurteilung der Wirksamkeit v o n Elementen des Qualitätsmanagementsystems, indem die Dienstleistungen, die innerhalb dieses Qualitätsmanagementsystems erstellt w o rden sind, beurteilt werden. In diese ergebnis o rientierte Beurteilung fließt insbes o ndere die Einhaltung der Spezifikationen durch das Ergebnis der Dienstleistung ein. 3
Die Auditarten können auch nach den beteiligten Parteien unterschieden werden. Eine weitere Gliederung der Qualitätsaudits ist die nach den beteiligten Parteien. Internes Qualitätsaudit Bei einem internen Qualitätsaudit auditiert eine Organisati o n ihr eigenes Qualitätsmanagementsystem. Externes Qualitätsaudit Bei einem externen Qualitätsaudit wird das Qualitätsmanagementsystem der Organisati o n von einem Auditor beurteilt, der nicht der Organisation angehört. Je nachdem, in welcher Beziehung der Audit o r zu der auditierten Organisati o n steht, unterscheidet man zwischen Sec o nd Party Audit und Third Party Audit. Second Party Audit Bei diesem Audit wird die Organisati o n v o n einem Partner (meist einem Kunden) auditiert. Third Party A udit Bei diesem Audit wird die Organisati o n v o n einem unparteiischen Dritten auditiert. Typischerweise werden s o lche Audits v o n Zertifizierungsgesellschaften durchgeführt. 4
Unterscheidung nach ISO 9000:2005 In der ISO 9000:2005 werden die drei Auditarten s o definiert: Erstparteienaudits werden v o n der Organisati o n selbst o der in ihrem Auftrag für interne Zwecke durchgeführt und können die Grundlage für deren Selbsterklärung der K o nf o rmität bilden. Zweiparteienaudits werden v o n Kunden der Organisati o n o der anderen Pers o nen im Auftrag des Kunden durchgeführt. Drittparteienaudits werden v o n externen unabhängigen Organisati o nen durchgeführt. S o lche üblicherweise akkreditierten Organisati o nen bieten die Zertifizierung der Erfüllung v o n Anf o rderungen wie derjenigen der ISO 9001. 4
Diese F o lie führt die zentralen Begriffe Audit o r, Auditpr o gramm und Auditplan ein. Mit der N o rm DIN ISO 19011 wurden Begriffe zu Audits festgelegt, der Handlungsrahmen v o n Audit o ren beschrieben und der Ablauf festgelegt. Zu den wichtigsten dieser Begriffe gehören die f o lgenden: Audito r: Pers o n mit der Qualifikati o n, ein Audit durchzuführen. Audit programm: Satz v o n einem o der mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind. Das Auditpr o gramm umfasst eine Serie von Audits, z.b. die Audits eines Kalenderjahrs, und beschreibt die zu auditierenden Unternehmensbereiche o der Auditierungs o bjekte. Audit plan: Der Auditplan beschreibt die Tätigkeiten und Regelungen für ein einzelnes A udit. Hierzu gehören Ort und Zeit des Audits und die beteiligten Pers o nen. Der Auditplan wird auf einer der f o lgenden F o lien genauer erläutert. 5
Audits dienen der Erkennung v o n Fehlern im auditierten Objekt. Ein Audit ist ein Pr o zess, der dazu dient, zu überprüfen, o b bestimmte festgelegte Kriterien erfüllt sind. Audits unterstützen daher die Sicherstellung eines bestimmten Zustands. Unterstellt man, dass sich die Güte eines Qualitätsmanagementsystems schleichend verschlechtert, wenn es nicht gepflegt wird, dann dienen die Audits dazu, solche Trends zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Typische schleichende Verschlechterungen ergeben sich durch abnehmende Sorgfalt o der durch unzureichende Anpassung v o n Pr o zessen an sich verändernde Anf o rderungen der Umwelt, der Lieferanten o der insbesondere der Kunden. Tipp Diskutieren Sie mit Ihren Seminarteilnehmern, welche schleichenden Verschlechterungen sie aus ihrer Berufspraxis kennen und wie diese durch Audits erkannt werden könnten. 6
Das Auditteam s o llte s o zusammengestellt werden, dass es alle Anf o rderungen des Audits erfüllt. Auditieren ist eine Teamaufgabe und zu einem guten Team gehören Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten, die entsprechend diesen Qualifikati o nen eigenverantw o rtlich Teilaufgaben übernehmen, die dann zu einem Gesamteindruck zusammengefügt werden. Der Auditteamleiter stellt ein Auditteam zusammen, das alle für die Durchführung des Audits erf o rderlichen Qualifikati o nen besitzt. Die Größe des Teams s o llte mit dem Auftraggeber abgestimmt werden. Dabei s o llten folgende Aspekte berücksichtigt werden: Dauer des Audits Di e Dauer des Audits hat unmittelbaren Einfluss auf den erf o rderlichen Pers o nalaufwand. Umfang des Audits D er Umfang des Audits wirkt sich einerseits auf den Pers o nalaufwand, möglicherweise über die Vielfalt der angespr o chenen Fachbereiche auch auf die Breite der fachlichen Anf o rderungen des Auditteams aus. Kriterien des A udits Die angelegten Kriterien haben Einfluss auf die K o mplexität des Audits und damit einerseits auf dessen Dauer und andererseits auf die Qualifikati o n der Audit o ren. 7
A nforderungen des Auftragnehmers Falls es sich bei dem Auftragnehmer um eine Zertifizierungsgesellschaft handelt, sind vielfach deren eigene Anf o rderungen an die Durchführung v o n Audits zu beachten. Verme idung von Interessenkonflikten Um Interessenk o nflikte zu vermeiden, s o llten nur Audit o ren eingesetzt werden, die in keiner anderen geschäftlichen o der beratenden Beziehung zum Auditierten stehen o der in jüngerer Vergangenheit gestanden haben. Außerdem dürfen keine Audit o ren eingesetzt werden, die selbst in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auditierten stehen o der die bei einem Unternehmen angestellt sind, das im Wettbewerb zum Auditierten steht. Dies kann sich auf die Auswahl bestimmter Audit o ren auswirken. Kooperationsbereitschaft Es muss sichergestellt sein, dass Audit o ren und Mitarbeiter des Auditierten wirksam miteinander arbeiten können und w o llen. Bekannte persönliche K o nflikte s o llten zum Anlass gen o mmen werden, den betr o ffenen Audit o r nicht einzusetzen. Sprache und Kultur Die Audit o ren müssen der Sprache der Auditierten s o weit mächtig sein, dass ein ge o rdneter Inf o rmati o nsaustausch mit den Auditierten möglich ist. Gegebenenfalls ist ein D o lmetscher hinzuzuziehen. Ähnliches gilt für die kulturellen und s o zialen Gegebenheiten, unter denen die auditierte Organisati o n arbeitet es s o llten nur Audit o ren eingesetzt werden, denen Kultur und Gesellschaft bekannt sind. Es sind aber mindestens Sachkundige zur Unterstützung heranzuziehen. Die Mitglieder des Auditteams s o llten dem Auditierten benannt werden, damit dieser die Möglichkeit zum Einspruch erhält. S o wird sichergestellt, dass auch seitens des Auditierten keine Bedenken gegen die ausgewählten Audit o ren bestehen. 7