Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2014 Excel 2010 für Windows Aufbaukurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-EX2010-AK-UA
3 Daten filtern 3.1 Den AutoFilter einsetzen Beispieldatei: Filtern.xlsx Was bedeutet filtern? Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs, also eines Bereichs ohne Leerzeilen/-spalten, angezeigt, die festgelegte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Alle anderen Daten werden ausgeblendet. Sie können die Filterfunktion etwa nutzen, um wie im abgebildeten Beispiel in einer Tabelle nur die Daten der Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehälter über 2.500 liegen. Ungefilterte Mitarbeitertabelle (Ausschnitt) Gefilterte Mitarbeitertabelle Wie Sie den AutoFilter verwenden können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell nach bestimmten Suchkriterien filtern können: Mit dem jeweils angebotenen Filtertyp nach vordefinierten Kriterien filtern Über das Suchfeld gezielt nach bestimmten Einträgen in der unteren Liste des AutoFilters suchen Mithilfe der Liste des AutoFilters nach Zellinhalten der betreffenden Spalte filtern Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lassen sich im AutoFilter folgende Filtertypen nutzen: Textfilter Zahlenfilter Datumsfilter Kriterien des Textfilters 36
3 Daten filtern Den AutoFilter einschalten 2 Register Daten anklicken 3 Auf Filtern klicken 1 Beliebige Zelle des (zusammenhängenden) Bereichs markieren, dessen Daten Sie filtern möchten In den Spaltenköpfen des Bereichs erscheint die Schaltfläche, über die Sie auf die Komponenten des AutoFilters zugreifen können. Möchten Sie den AutoFilter wieder ausschalten, klicken Sie erneut auf Filtern. Hinweis In Bereichen, die mit einer Tabellenformatvorlage formatiert wurden, ist der AutoFilter bereits eingeschaltet. 3.2 Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen Tabellen mit einem bestimmten Filtertyp filtern Wie bereits erwähnt, steht Ihnen bei Spalten, die hauptsächlich Zahlenwerte enthalten, der Filtertyp Zahlenfilter zur Verfügung. Beispieldatei: AutoFilter.xlsx Im folgenden Beispiel nutzen Sie diesen Filtertyp, um in der Mitarbeitertabelle nur die Daten derjenigen Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehalt niedriger als 1.700 ist. Mitarbeiterdaten (Ausschnitt) Schalten Sie den AutoFilter ein. 37
3 Daten filtern 1 Hier klicken, um Suchkriterien für die Spalte GEHALT im AutoFilter festzulegen 2 Auf Zahlenfilter zeigen 3 Kleiner als anklicken 4 Hier gewünschten Vergleichswert eintragen 5 Auf OK klicken, um die Tabellendaten zu filtern Hinweis Sie erkennen an der blauen Darstellung der Zeilennummern, dass eine Tabelle gefiltert angezeigt wird. In den Köpfen der Spalten, für die Filter definiert wurden, wird die Schaltfläche durch die Schaltfläche ersetzt. Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Bei aktiviertem AutoFilter lassen sich auch gleichzeitig Filter für verschiedene Spalten festlegen. Dabei werden die Suchkriterien der entsprechenden Spalten mit einer logischen UND-Bedingung kombiniert. Als Ergebnis werden folglich nur noch die Daten der Tabelle angezeigt, die sämtliche der festgelegten Suchkriterien erfüllen. 38
3 Daten filtern Filtervorgänge rückgängig machen Filtervorgänge in einer Spalte rückgängig machen Alle Filtervorgänge in der Tabelle rückgängig machen Öffnen Sie den AutoFilter in der entsprechenden Spalte. Klicken Sie auf Filter löschen aus "Spaltenname". Klicken Sie im Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Löschen. Sämtliche Daten der Tabelle werden wieder angezeigt. 3.3 Die Liste des AutoFilters verwenden Mit der Liste des AutoFilters nach bestimmten Zellinhalten filtern Die Liste des AutoFilters bietet die Möglichkeit, Tabellen schnell nach bestimmten in der Spalte vorhandenen Zellinhalten zu filtern. Excel verwendet dabei die Zellinhalte als Suchkriterien, deren Kontrollfelder in der Liste aktiviert sind. Beispieldatei: AutoFilter.xlsx Wenn Sie mehrere Kontrollfelder aktivieren, werden die entsprechenden Suchkriterien mit einer logischen ODER-Bedingung kombiniert. Nach dem Filtervorgang werden deshalb in der Tabelle nur die Daten angezeigt, die mindestens eines der festgelegten Suchkriterien erfüllen. Sie nutzen die Liste des AutoFilters beispielsweise, um in der Mitarbeitertabelle alle Mitarbeiter aufzulisten, die aus der Abteilung AV oder aus der Abteilung DV stammen: Schalten Sie den AutoFilter ein. 1 Hier klicken, um die Suchkriterien für die Spalte ABT in der Liste des AutoFilters festzulegen 2 3 Hier klicken, um die Kontrollfelder aller Suchkriterien zu deaktivieren Kontrollfelder der gewünschten Suchkriterien durch Anklicken aktivieren 4 Auf OK klicken, um die Tabellendaten zu filtern 39
Kapitel 3: Daten filtern 7. Kundendaten mit Filtern analysieren ca. 10 min Übungsdatei: Kundenumsätze.xlsx Ergebnisdatei: Kundenumsätze-E.xlsx Übungsinhalte Tabelle mithilfe vordefinierter Suchkriterien auswerten Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Kundenumsätze. 2. Filtern Sie die Datensätze im Tabellenblatt nacheinander nach den im Folgenden aufgelisteten Kriterien. Machen Sie hierzu jeweils die zuvor durchgeführten Filtervorgänge rückgängig, bevor Sie einen neuen Filter erstellen. Alle Kunden, deren Umsätze 2010 über dem Durchschnitt lagen Alle Kunden aus Österreich, mit denen 2010 mehr als 200.000 Umsatz erzielt wurde Die 10 umsatzstärksten Kunden (Suchkriterium Top 10) 3. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Kundenumsätze-E. Ergebnisdatei "Kundenumsätze-E" (gefiltert nach den 10 umsatzstärksten Kunden) 128
t Kapitel 3: Daten filtern 8. Kundendaten filtern ca. 5 min Übungsinhalte Daten mit dem AutoFilter filtern Das Suchfeld des AutoFilters verwenden Übungsdatei: Firmenkunden.xlsx Ergebnisdatei: Firmenkunden-E.xlsx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Firmenkunden. 2. Ermitteln Sie im Tabellenblatt Filtern 1 alle Kunden, bei denen die Postleitzahl der Geschäftsanschrift mit einer 3 oder einer 6 beginnt. 3. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Filtern 2 und legen Sie fest, dass nur die Daten der Firmen Alstermöbel und Otto GmbH angezeigt werden. 4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Firmenkunden-E. Ergebnisdatei "Firmenkunden-E", Tabellenblatt "Filtern 1" Ergebnisdatei "Firmenkunden-E", Tabellenblatt "Filtern 2" 129
Kapitel 3: Daten filtern 9. Mitarbeiterdaten filtern ca. 15 min Übungsdatei: Mitarbeiter.xlsx Ergebnisdatei: Mitarbeiter-E.xlsx Übungsinhalte Mit dem AutoFilter arbeiten Den Spezialfilter einsetzen Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Mitarbeiter und wechseln Sie zum Tabellenblatt Filtern 1. 2. Ermitteln Sie mithilfe des AutoFilters alle Mitarbeiter der Abteilung Produktion, die über 30 Jahre bei der Firma angestellt sind und in Frankfurt wohnen. 3. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Filtern 2. 4. Legen Sie mithilfe des AutoFilters fest, dass in der Mitarbeiterliste lediglich die Mitarbeiter angezeigt werden, deren Nachname mit dem Buchstaben A oder R beginnt. 5. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Filtern 3. 6. Lassen Sie über den AutoFilter lediglich die Mitarbeiter anzeigen, die zwischen dem 01.01.1999 und dem 31.12.1999 in die Firma eingetreten sind. 7. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Filtern 4. 8. Ermitteln Sie mit dem Spezialfilter sämtliche Mitarbeiter, die in Frankfurt oder Darmstadt oder Wiesbaden wohnen und über 60 Jahre alt sind. Geben Sie das Filterergebnis in der Originaltabelle aus. 9. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Mitarbeiter-E. 130
t Kapitel 3: Daten filtern Ergebnis des 2. Übungsschritts (Ausschnitt) Ergebnis des 4. Übungsschritts (Ausschnitt) Ergebnis des 6. Übungsschritts (Ausschnitt) Ergebnis des 8. Übungsschritts (Ausschnitt) 131