Seite 1 von 11 Produktbeschreibung MSO-Projektmanagement-Reminder Projektmanagement nach automobilspezifischen Standard Design, Spezifikationen, Vertrieb und Einführung vor Ort: MSO Management System Optimierung Entwicklung, Programmierung, Layout und Installation vor Ort: Klaus Bauer Inhaltsangabe: 1. Das Prinzip... 2 2. Zweck, Merkmale und Vorteile... 2 3. Funktionen und Verwaltung... 3 4. Typischer Ablauf in der Anwendung... 9 5. Anpassbarkeit... 10 6. Einführungsschritte... 10 7. Einsatzfähigkeit / Stabilität... 10 8. Systemanforderungen... 11 9. Preis / Präsentation... 11 10. Copyright / Weitergabe an Dritte...11 11. Bestellungen / Rückfragen / Kontakte... 11
Seite 2 von 11 1. Das Prinzip Reminder ist eine datenbankgestützte Projektmanagement- Software zur Unterstützung bei der Abwicklung von Neuanläufen. Die Software basiert auf der handelsüblichen Standardsoftware MS-Project und MS-Access von Microsoft. Wo bisher mit MS-Project nur einzelne Projekte verwaltet werden konnten, ist es nun möglich mit Reminder rechnerbasiertes Multiprojekt-Management durchzuführen. Reminder ist ein datenbankgestütztes Organisationssystem, das Daten mit MS-Project austauschen kann. Sie wollen mehr aus Ihren in MS- Projekt erstellten Projektplänen machen? 2. Zweck, Merkmale und Vorteile Die Software Reminder wurde spezifisch für kleinere und mittelgroße Lieferanten der Automobilindustrie zur Abwicklung von Neuanlaufprojekten von der Anfrage bis zur Serienfreigabe des Kunden entwickelt. Besonders berücksichtigt wurden die Forderungen aus den Normen zum Qualitätsmanagement VDA 6.1, QS 9000, ISO/TS 16949 und den begleitenden Richtlinien VDA 4.3 Projektplanung und APQP der QS 9000. Zweck der Programmierung war es, eine Software mit folgenden Merkmalen und Vorteilen zur Verfügung zu stellen: Effiziente Abwicklung von Neuanläufen von der Anfrage bis zur Serienfreigabe durch den Kunden Transparenz bei der Verteilung von Verantwortungen und Terminen Stark verbesserte Kommunikation zwischen Projektleiter (Definition der Aufgaben und Termine) und den Projektteilnehmern (Information über das Projekt, Rückmeldung des Fortschritts) Einfache Erstellung, Anpassung und Aktualisierung von Projektplänen Aktualisierung von Projektplänen und Projektfortschritt auf Knopfdruck Statusbewertung eines Projektes und aller laufenden Projekte, d.h. aktuelle und mühelose Berichterstattung an die Geschäftsführung und damit Übersicht über alle laufenden Projekte Projektteilnehmer behalten den Überblick über alle anfallenden Termine, über alle laufenden Projekte und nicht nur über einzelne Projekte Zugriff auf Standarddokumentation, z.b. Standardprojektplan, Herstellbarkeitsbewertung, Meilensteinbewertungen und andere Dokumente (Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Formulare aus dem QM-System) im Excel oder Word-Format Hilfestellung bei der täglichen Arbeit, beispielsweise durch automatisches Erstellen von Dokumenten in Word und Excel mit Informationen aus der Datenbank und erweiterbaren Dokumentenvorlagen Geordnete Ablage von Informationen des Projektes, so dass sich der Projektleiter nicht mehr um die Ablage kümmern muss Verwaltung von Zusatzinformationen des Projektes, dazu gehören u. a. Projektteammitglieder, Kundeninformationen, Zielmodelle, aber auch das Hinzufügen von externen Dokumenten und Zeichnungen Hierarchie von Zugriffsrechten und kontrolliertes Änderungsmanagement Sortierfunktion von Terminen und Informationen, Anzeigen von Terminüberschreitungen Anzeigen von Notizen und Informationen von Projektteilnehmern an Projektleiter und umgekehrt Beibehaltung und Nutzung der Funktionalität der bewährten Standardsoftware zum Projektmanagement MS-Project
Seite 3 von 11 3. Funktionen und Verwaltung Im Zentrum des Systems steht die Reminderliste. Sie stellt die Summe aller im System vorhandenen Projektpläne dar und bietet eine Vielzahl von Abfrage- und Sortiermöglichkeiten an. Auf der Basis von Vorlagen werden Projektpläne in MS-Project erfasst, angepasst und verwaltet. Die Projektpläne können in der Folge zwischen MS-Project und Reminder synchronisiert werden. Der Projektleiter erstellt die Projekte in MS-Project. Die Verwaltung der Projekte findet im Reminder statt. Die Vorgänge aus MS-Project werden als Aufgaben im Reminder verwaltet und können von einem beliebigen Ort in Ihrem Unternehmen rückgemeldet werden selbstverständlich ohne jeweils MS-Project installieren zu müssen. Projektmanager wie auch Projektbeteiligte können sich Fortschrittsmeldungen und Informationen/Notizen anzeigen lassen. Auch die Anzeige des Projektstandes eines Projekts oder diverser Projekte ist möglich. Standardanzeigen im Reminder erlauben es beispielsweise, Aufgaben aus allen Projekten für einen bestimmten Projektbeteiligten anzuzeigen. Auch die Anzeige überschrittener Termine ist problemlos möglich. Jedem Projekt können zusätzliche Informationen, beispielsweise Kunden, Ansprechpartner, Projektbeteiligte, Zeichnungsstände oder auch Modelle zugeordnet werden. Zugriffsrechte im System bestimmen die Möglichkeiten der Systembenutzer. Änderungen am Projektplan beispielsweise Termine, Texte können nur vom Projektleiter durchgeführt werden. Im Modul Dokumentenmanagement können auf der Basis selbst erstellter Word- / und Excelvorlagen Dokumente erstellt, automatisch mit Daten gefüllt und beim Projekt abgelegt werden. Durch einen einfachen Doppelklick beim Projekt bzw. beim Vorgang können zu einem beliebigen Zeitpunkt diese Dokumente wieder angezeigt werden. Gleichzeitig kann auch ein Zugriff auf hinterlegte Standardformulare, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen realisiert werden. Im Modul Projektbewertung können Sie in kurzer Zeit zertifizierungsrelevante bzw. vom Kunden gewünschte Projektzusammenfassungen erstellen. Verwaltung der Projektpläne in MS-Project Sie suchen ein System mit dem Sie Abteilungen Ihres Unternehmens Aufgaben zuordnen können und diese die Aufgaben auch rückmelden? Sie wollen den Stand aller Projekte auf einen Blick erkennen? Sie wollen Kunden- und Ansprechpartner Daten an Ihren Projektplan anfügen sowie Ihre Projekte über diese Kriterien suchen? Sie wollen Ihre projektbezogene Dokumentation beim Projekt ablegen? Sie suchen ein System, in dem Sie Word- oder Excel-Vorlagen selbst definieren können und das Ihnen einen Grossteil der täglichen Schreibarbeit abnimmt? Sie wollen zertifizierungsrelevante Projektbewertungen durchführen?
Seite 4 von 11 Datenaustausch zwischen Reminder und MS-Project Eine kleine, leicht zu installierende Erweiterung in MS-Project erlaubt es Ihnen, definierte Daten eines Projektplans in die Datenbank zu übertragen bzw. Daten aus der Datenbank zu holen. Dazu gehören beispielsweise Vorgangsname, Termine, Prozentsatz und die Notizen zum Vorgang. Ganz nebenbei hilft ihnen diese Erweiterung bei der Verwaltung und Speicherung Ihrer Projektvorlagen und Projektpläne. Projektinformationen in der Datenbank verwalten Fügen Sie Ihrem Projekt in der Datenbank zusätzlich Informationen hinzu. Dazu gehören Kunden, Ansprechpartner, Bezeichnungen, etc. Die Maske der zusätzlichen Projektinformationen kann nach Ihren Wünschen angepasst werden. Selbstverständlich können Sie über viele dieser Kriterien Projekte suchen. Erstellen von Dokumenten vereinfachen Beim Erstellen von Briefen/Dokumenten hilft Ihnen Reminder mit Dokumenten-Vorlagen und dem automatischen Eintragen von Daten. Definieren Sie selbst Ihre Vorlagen in MS-Word oder Excel und wählen Sie aus der Vielzahl der Felder aus, die Ihnen zur Übertragung zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist es möglich, viele verschiedene Arten von Dokumenten dem Projekt hinzuzufügen. Die erstellten Dokumente werden unter dem Vorgang bzw. dem Projekt abgelegt und können auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen und editiert werden. Verwenden Sie MS-Outlook, können auch E-mails beim Projekt abgelegt werden.
Seite 5 von 11 Erstellen von Projektzusammenfassungen vereinfachen Reminder hilft Ihnen, Projektzusammenfassungen zu erstellen und zu dokumentieren. Verschiedene Ansichten und Filteroptionen erleichtern Ihnen dabei das Arbeiten. Rückmeldungen auf Projektpläne ermöglichen Reminder bietet diverse Standardansichten an. Selektieren Sie per Mausklick die für Sie relevanten Aufgaben. Prüfen Sie wer bereits Rückmeldungen durchgeführt hat. Das Rückmelden von Vorgängen ist über einen einfachen rechten Mausklick möglich. Der Projektmanager kann sich den Projektfortschritt jederzeit am System abrufen. Selbstverständlich sind die Rückmeldungen sofort überall im Unternehmen ersichtlich. Personen, die am Projekt beteiligt sind, wollen nicht nach Projekten und Aufgaben suchen, sondern die für Sie anstehenden Aufgaben sehen - egal aus welchen Projekten. Der Projektmanager will kein Telefon in die Hand nehmen und nach dem Projektfortschritt fragen. Er möchte online erkennen, ob Vorgänge rückgemeldet worden sind.
Seite 6 von 11 Informationsansichten des Projektleiters Um sich einen Überblick über seine Projekte zu machen, kann der Projektleiter zwischen diversen Ansichten wählen. Dabei sind Anzeigen in MS-Project und im Reminder selbst möglich. Ansicht in MS-Project: Durch die Synchronisierungsmöglichkeit zwischen Reminder und MS-Project kann sich der Projektleiter den Projektfortschritt auch in MS-Project ansehen: Ansicht im Reminder: Auf einen Blick wird es dem Projektmanager ermöglicht zu erkennen, wer wann welchen Vorgang rückgemeldet hat. Welche Partner dem Projekt zugeordnet sind und auch welche Dokumente erstellt wurden.
Seite 7 von 11 Partnerverwaltung Die einem Projekt zugeordneten Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner werden in einem Partnerstamm verwaltet. Im Partnerstamm können Sie Partner, Ansprechpartner und Adressen verwalten, aber auch Konzernbeteiligungen visualisieren. Aus einem Projekt sind die Partnerinformationen durch einen einfachen Doppelklick aufrufbar.
Seite 8 von 11 Zusatzfunktionen Eine ganze Reihe weiterer Zusatzfunktionen erleichtert Ihre Arbeit, wobei hier nur Beispiele gezeigt werden: Die Projektstrukturliste visualisiert, welche Projekte miteinander verbunden sind. Fügen Sie auch mehrstufige Projekte zu einer Struktur zusammen. Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, über diverse Kriterien Ihre Projekte aufzurufen. Finden Sie Projekte über zugeordnete Kunden, Projektmanager, Teilenummern, etc. Viele Ausdrucke sind bereits in der Anwendung integriert Ein spezielles Abfragetool ermöglicht es, Auswertungen auf die Daten der Datenbank zu fahren und diese in Excel zu exportieren. Die Liste der Abfragen ist erweiterbar.
Seite 9 von 11 4. Typischer Ablauf in der Anwendung Die Projektleiter haben Zugriff auf MS-Project, den festgelegten Standardprojektplan sowie den Reminder. Die volle Funktionalität von MS-Project ist nutzbar, z.b. Kosten- und Terminverfolgung, Ressourcenauslastung, Anzeige von kritischen Pfaden, usw. Die Projektteilnehmer haben Zugriff auf die Datenbank und brauchen keinen Zugriff auf MS-Projekt. Dadurch werden Lizenzgebühren eingespart. Ein typischer Ablauf kann wie folgt aussehen: Der Projektleiter öffnet MS-Project, ruft einen definierten Standardprojektplan auf und passt diesen nach Vorgabe der Kundenanforderungen an (Vorgänge, Termine, Verantwortungen). Der Projektleiter überträgt den abgespeicherten Projektplan in den Reminder, ab jetzt steht die Information den Projektteilnehmern zur Verfügung. Der Projektleiter fügt dem Projekt zusätzliche Informationen wie beispielsweise Projektbeteiligte, Kunden, Modelle oder auch Dokumente hinzu. Die Projektteilnehmer (auch der Projektleiter) greifen auf die Datenbank zu und sehen ihre anstehenden Aufgaben und Termine. Sie sortieren die benötigten Information je nach Bedarf nach Projekt, über alle Projekte, nach Datum usw. Die Projektteilnehmer führen ihre Tätigkeiten aus und greifen dabei auf Standardformblätter, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen oder alte Projektinformationen (z.b.: ähnliche Teile) zurück. Die Projektteilnehmer melden den Fortschritt ihrer Tätigkeiten dem Projektleiter zurück, indem Sie den Fortschritt in die Datenbank eintragen. Ggf. können auch Notizen und weitere Informationen an den Projektleiter weitergeleitet werden. Anzeigefunktionen weisen die Projektteilnehmer auf fällige Termine hin. Frühzeitig ist erkennbar, dass Termine nicht eingehalten werden können. Der Projektleiter ruft zur beliebigen Zeit den Projektstand ab, indem er die Informationen aus der Datenbank in den Projektplan überträgt oder sich das Projekt im Reminder betrachtet. Der Projektleiter wird auf Informationen zu Vorgängen aufmerksam gemacht. Gleichzeitig erfährt er den aktuellen Projektstand und kann entsprechende Maßnahmen einleiten. Auf Knopfdruck kann ein Gesamtstatus über alle laufenden Projekte generiert werden. Dies dient der Information an die Geschäftsleitung. Somit können auch von Seiten der Projektleitung entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Die Projektinformationen werden sorgfältig in festgelegten Verzeichnissen und in der Datenbank abgelegt und stehen für zukünftige Projekte wieder zur Verfügung.
Seite10von11 5. Anpassbarkeit Einzelne Aspekte des Programms können spezifisch auf die Anforderungen des Anwenders angepasst werden, z.b. die Berichterstattung an die Geschäftsleitung (Gesamtstatus aller Projekte), der Standardprojektplan, die Meilensteinbewertung, die Dokumentenvorlagen. Daher müssen vom Anwender der Ablauf, die dazugehörige Dokumentation und die weiteren Anforderungen festgelegt werden. Siehe Punkt 6. Einführungsschritte. 6. Einführungsschritte Die Vorgehensweise der Einführung ist wie folgt und dauert ca. 2 Monate: Tätigkeit 1 Festlegung des Ablaufes bei Neuanläufen (je nach Bedarf): Standardprojektplan Vorgehensweise bei Neuanläufen (Verfahrensanweisung) Allgemeine Rechte, Pflichten und Aufgaben des Projektleiters und der Projektteilnehmer (Verfahrensanweisung) Projektstatusbewertung Standarddokumentation in Word und Excel 2 EDV-technische Erfassung vor Ort (ca. 1 Tag): Software- und Hardwareanforderungen Anzahl Anwender (Projektleiter und Projektteilnehmer) EDV-technische Programmverwaltung 3 Erfassung und Spezifikation der erforderlichen Zusatzprogrammierung (ca. 1-2 Tage) 4 Zusatzprogrammierung (je nach Bedarf) MSO 5 Installation der erforderlichen Basissoftware MS-Project, ggf. MS-Access Runtime und Hardware (wenn nicht schon vorhanden) 6 Installation und Test vor Ort und Einweisung des EDV- Beauftragten zur Programmpflege (ca. 1-2 Tage) Verantwortung Anwender und MSO EDV-Beauftragter des Anwenders und MSO Anwender und MSO EDV-Beauftragter des Anwenders MSO und EDV-Beauftragter 7 Schulung der Projektleiter in MS-Project (ca. 1-2 Tage) MSO und Projektleiter 8 Schulung der Projektteilnehmer in Reminder (ca. 1 Tag) MSO und Projektteilnehmer 9 Unterstützung nach Bedarf MSO 7. Einsatzfähigkeit / Stabilität Das Programm läuft bereits seit ca. 2 Jahren in mehreren renommierten Unternehmen mit zwischen 300 und über 1000 Mitarbeitern und wurde in der letzten Fassung hinsichtlich den Anforderungen der Automobilindustrie und der ISO/TS 16949 nochmals verbessert.
Seite11von11 8. Systemanforderungen Pentium II 350, 32 MB RAM, empfohlen P II 500, 64 MB, Microsoft Windows 98, NT, 2000, XP, MS Office ab Version 97, MS Project ab Version 98 Eine Installation von MS-Access ist nicht notwendig! 9. Preis / Präsentation Je nach Anfrage; der Preis richtet sich nach den erforderlichen Zusatzprogrammierungen, Schulungen, der Anzahl Projektleiter und Teilnehmer und dem Aufbau Ihres Netzwerkes. Bei Interesse präsentieren wir Ihnen gerne die Software vor Ort und unterbreiten dann ein entsprechendes Angebot 10. Copyright / Weitergabe an Dritte Der MSO-PROJEKTMANAGEMENT-REMINDER darf an Dritte nicht ohne Zustimmung der MSO und Klaus Bauer weitergegeben oder vervielfältigt werden. MSO - Martin Krafft und Klaus Bauer. 11. Bestellungen / Rückfragen / Kontakte Bei Bestellungen oder weiterem Informationsbedarf richten Sie sich bitte an: MSO Management System Optimierung Martin Krafft Trajanstrasse 8 55131 Mainz Tel. +49 (0) 170 18 49 121 Fax. +49 (0) 6131 55 6 441 e-mail: +49 (0) mkrafft.mso@t-online.de Internet: www.mymso.com