Eric Bauer, Jörg Siebert Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials Bonn Boston
Auf einen Blick 1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick... 21 2 Konzeption und Ausprägung der Ledger... 47 3 Integration im Rechnungswesen... 109 4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch... 201 5 Belegaufteilung... 289 6 Migration... 349 7 Praxisberichte... 427 A Häufig gestellte Fragen... 475 B Die Autoren... 495
Inhalt Einleitung... 15 1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick... 21 1.1 Der Weg zum neuen Hauptbuch in SAP ERP... 21 1.1.1 Motivation... 21 1.1.2 SAP R/3-basierte Lösungen für das Rechnungswesen... 25 1.1.3 Problematik der Fragmentierung... 30 1.2 Die Technik der Enhancement Packages... 31 1.3 Das neue Hauptbuch... 34 1.3.1 Zusätzliche Funktionalität im Hauptbuch... 35 1.3.2 Parallele Rechnungslegung... 36 1.3.3 Standardmäßige Erweiterung der Felder... 39 1.3.4 Segmentberichterstattung... 41 1.3.5 Belegaufteilung... 43 1.3.6 Echtzeitintegration von CO in FI... 43 1.4 Fazit... 45 2 Konzeption und Ausprägung der Ledger... 47 2.1 Ausprägung der Ledger... 47 2.1.1 Basis der Ledger... 48 2.1.2 Führendes Ledger... 49 2.1.3 Nicht-führende Ledger... 56 2.1.4 Datenkonzept... 59 2.1.5 Änderungen an Definition und Zuordnung der Ledger... 65 2.1.6 Ledgergruppe definieren... 65 2.2 Szenarios... 67 2.2.1 Definition und Zuordnung von Szenarios zu Ledgern... 68 2.2.2 Sichtweisen der Szenarios: Erfassungsund Hauptbuchsicht... 71 2.2.3 Szenario»Geschäftsbereich«... 74 7
Inhalt 2.2.4 Szenario»Profit-Center-Fortschreibung«... 76 2.2.5 Szenario»Segmentierung«... 78 2.2.6 Szenario»Konsolidierungsvorbereitung«... 89 2.2.7 Szenario»Umsatzkostenverfahren«... 94 2.2.8 Szenario»Kostenstellen-Fortschreibung«... 97 2.3 Kundeneigene Felder... 98 2.3.1 Erweiterung des Kontierungsblocks... 98 2.3.2 Aufnahme von Feldern in die Summentabelle... 101 2.3.3 Definition eigener Summentabellen... 105 2.3.4 Aufnahme kundeneigener Felder in Enjoy-Transaktionen... 106 2.4 Fazit... 108 3 Integration im Rechnungswesen... 109 3.1 Profit-Center-Rechnung im neuen Hauptbuch... 109 3.1.1 Bilanz je Profit-Center... 110 3.1.2 Allokationen im Hauptbuch... 111 3.1.3 Planung im Hauptbuch... 112 3.1.4 Erweiterungen zur Planung mit Enhancement Package 3... 118 3.1.5 Berechtigungsprüfung für Proft-Center... 134 3.1.6 Auswertungen... 142 3.1.7 Zuordnungsübersicht zu Profit-Centern... 144 3.2 Umbuchungen im Controlling... 174 3.3 Online-Buchung von Nachlaufkosten... 179 3.3.1 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung... 179 3.3.2 Anlagenbuchhaltung... 181 3.4 Integration mit der Materialwirtschaft... 184 3.4.1 Bestellung anlegen... 185 3.4.2 Wareneingang buchen... 186 3.4.3 Eingangsrechnung mit Bestellbezug prüfen... 186 3.4.4 Lieferantenrechnung kürzen und buchen... 187 3.4.5 Rechnungswesenbelege anzeigen... 189 3.5 Periodenabschluss... 192 3.5.1 Repräsentatives Ledger... 193 3.5.2 Periodensteuerung mit drei Zeiträumen... 197 8
Inhalt 3.5.3 Perioden je Hauptbuch- Kontierungsobjekt... 198 3.6 Fazit... 199 4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch... 201 4.1 Auf dem Weg zum einheitlichen Rechnungslegungsstandard... 202 4.2 Führender Bewertungsansatz... 203 4.3 Grundsätzliche Prinzipien... 204 4.4 Speicherort der Daten... 205 4.4.1 Abbildung über parallele Konten... 205 4.4.2 Abbildung über parallele Buchungskreise... 207 4.4.3 Abbildung über Spezielle Ledger... 208 4.4.4 Abbildung über das neue Hauptbuch... 209 4.4.5 Speicherort Fazit... 210 4.5 Anlagevermögen... 211 4.5.1 Szenario einer unterschiedlichen Bewertung... 211 4.5.2 Anlagenzugang... 212 4.5.3 Abschreibungslauf... 215 4.5.4 Anlagenabgang mit Erlös... 216 4.5.5 Konfiguration der Anlagenbuchhaltung... 217 4.6 Umlaufvermögen... 221 4.6.1 Vorratsbewertung... 221 4.6.2 Forderungsbewertung... 229 4.6.3 Wertpapierbewertung... 239 4.7 Rückstellungen... 245 4.8 Ledgergruppenspezifisches Buchen und Ausgleichen (Enhancement Package 3)... 253 4.8.1 Betriebswirtschaftlicher Kontext... 253 4.8.2 Kennzeichnung im Stammsatz... 253 4.8.3 Notwendige Customizing-Einstellungen... 255 4.8.4 Kennzeichen»Ledgergruppenspezifisches Ausgleichen bei Sachkonten«Einschränkungen bei der Verwendung... 255 9
Inhalt 4.8.5 Prozess des ledgergruppenspezifischen Buchens und Ausgleichens in der Anwendung... 256 4.8.6 Einschränkung Musterkonten beim ledgergruppenspezifischen Buchen und Ausgleichen... 279 4.9 Umstellung von Sachkonten auf Offene-Posten-Verwaltung... 280 4.9.1 Customizing-Einstellungen... 280 4.9.2 Buchungsbeispiel für die Umstellung auf Offene-Posten-Verwaltung bei Sachkonten... 284 4.10 Fazit... 286 5 Belegaufteilung... 289 5.1 Motivation für die Belegaufteilung... 289 5.2 Konzeption... 291 5.2.1 Aktiver Split... 292 5.2.2 Passiver Split... 293 5.2.3 Verrechnungszeilen... 293 5.2.4 Datenkonzept... 294 5.3 Anwendungsbeispiel für den aktiven und passiven Split... 295 5.3.1 Beispiel für den aktiven Split... 295 5.3.2 Simulation der Hauptbuchsicht... 296 5.3.3 Belegsimulation im Expertenmodus... 297 5.3.4 Beispiel für den passiven Split... 298 5.4 Konfiguration... 300 5.4.1 Positionstyp... 301 5.4.2 Geschäftsvorfall... 302 5.4.3 Aufteilungsverfahren... 304 5.4.4 Definition von Belegaufteilungsmerkmalen... 305 5.4.5 Default-Kontierung... 306 5.4.6 Vererbung... 310 5.4.7 Aktivierung... 314 5.4.8 Aufteilungsregeln... 316 5.5 Sonderhauptbuchvorgänge... 327 5.6 Wizards für das Customizing der Belegaufteilung... 331 10
Inhalt 5.7 Periodische Arbeiten... 346 5.8 Fazit... 348 6 Migration... 349 6.1 Aktivierung des neuen Hauptbuchs... 349 6.2 Migrationsprojekte... 354 6.2.1 Migration als eigenständiges (Teil-) Projekt... 354 6.2.2 Weitere eigenständige Projekte... 357 6.3 Das Phasenmodell der Migration... 358 6.4 SAP-Service zur Migration... 360 6.4.1 Inhalte des Service»SAP General Ledger Migration«... 360 6.4.2 Migration Cockpit... 361 6.4.3 SAP-Systemlandschaft... 363 6.4.4 Remote-Servicesitzung zur Szenariovalidierung... 364 6.4.5 Remote-Servicesitzung zur Testvalidierung... 364 6.4.6 Lieferung der Servicesitzungen... 364 6.4.7 Bestellung des Service... 366 6.5 Migrationsszenarios... 366 6.5.1 Übersicht über die Szenarios... 367 6.5.2 Szenario 1... 368 6.5.3 Szenario 2... 369 6.5.4 Szenario 3... 370 6.5.5 Szenario 4 und Szenario 5... 370 6.5.6 Szenario 6... 371 6.5.7 Szenario 7... 372 6.5.8 Ausblick... 372 6.6 Migration Cockpit... 373 6.6.1 Übersicht... 373 6.6.2 Einrichtungsphase... 383 6.6.3 Check-up-Phase... 395 6.6.4 Vorbereitungsphase... 406 6.6.5 Migrationsphase... 409 6.6.6 Validierungsphase... 422 6.6.7 Aktivierungsphase... 425 6.7 Fazit... 426 11
Inhalt 7 Praxisberichte... 427 7.1 SAP Consulting... 427 7.1.1 Parallele Rechnungslegung... 427 7.1.2 Bilanzen auf Subkontierungen... 428 7.1.3 Ausgewählte Aspekte der Implementierung... 429 7.1.4 Zusatzfelder im neuen Hauptbuch... 429 7.1.5 Einsatz der Belegaufteilung... 430 7.1.6 Randbedingungen und Grenzen der Profit-Center-Bilanz... 431 7.1.7 Reporting vs. operative Steuerung... 432 7.1.8 SAP-Weiterentwicklungen... 432 7.1.9 Altdatenübernahme... 433 7.1.10 Lessons Learned... 433 7.2 Accenture GmbH... 434 7.2.1 Kundenbeschreibung und Ausgangssituation... 434 7.2.2 Herausforderungen für das Projekt... 435 7.2.3 Die konstitutionellen Entscheidungen des Projekts... 435 7.2.4 Fazit... 443 7.3 Siemens IT Solutions and Services... 444 7.3.1 Ausgangssituation... 445 7.3.2 Das Projekt»Neues Hauptbuch«... 447 7.3.3 Erfolgsfaktoren und»lessons Learned«aus dem Projekt... 451 7.4 ConVista Consulting AG... 453 7.4.1 Motivation und Umsetzung fachlicher Anforderungen... 453 7.4.2 Erfahrungen aus den Projekten... 457 7.4.3 Erfahrungen aus dem produktiven Betrieb und funktionale Aspekte... 458 7.4.4 Fazit... 460 7.5 J&M Management Consulting... 460 7.5.1 Ausgangssituation... 461 7.5.2 Aktualisierung der Stammdaten... 465 7.5.3 Konfiguration des neuen Hauptbuchs... 466 7.5.4 Reporting... 468 7.5.5 Migrationsprojekt... 469 12
Inhalt 7.5.6 Fazit... 470 7.6 Fazit... 472 Anhang... 473 A Häufig gestellte Fragen... 475 A.1 Technologie... 475 A.2 Belegaufteilung... 478 A.3 Special Ledger versus neues Hauptbuch... 479 A.4 Parallele Rechnungslegung und Ledgertechnik... 480 A.5 Segment/Profit-Center/Geschäftsbereich/ Kundenfelder... 482 A.6 Integration... 485 A.6.1 Integration des neuen Hauptbuchs SAP-Konsolidierung... 485 A.6.2 Integration des neuen Hauptbuchs Anlagenbuchhaltung... 486 A.6.3 Integration von GL-CO, Zuordnungen... 487 A.7 Reporting... 489 A.8 Verschiedenes... 491 B Die Autoren... 495 Index... 497 13
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick ledgergruppenspezifisches Buchen und Ausgleichen (siehe Abschnitt 4.8) Umstellung von Sachkonten auf Offene-Posten-Verwaltung (siehe Abschnitt 4.9) EHP4 Business Function FIN_GL_CI_2 Neuerungen aus Enhancement Package 4, die in der Business Function FIN_GL_CI_2 beinhaltet sind, sind im Folgenden aufgeführt: Zuordnungsübersicht für Profit-Center (siehe Abschnitt 3.1.7) erweiterte Standardkonfiguration der Belegaufteilung (siehe Abschnitt 3.4) separate Prüfung der Buchungsperiode für Buchungen von CO nach FI, Prüfen der Buchungsperiode für nicht repräsentative Ledger (siehe Abschnitt 3.5) ledgergruppenspezifische Beleganzeige (siehe Abschnitt 4.8) Wizards für das Customizing der Belegaufteilung (siehe Abschnitt 5.6) Diese funktionalen Neuerungen bieten zusammen mit den neuen Migrationsszenarios zusätzliche gute Gründe, um auf das neue Hauptbuch umzusteigen. Wünschenswert für die Zukunft sind sicherlich auch sowohl neue Möglichkeiten einer parallelen Rechnungslegung in CO als auch ein formaler, IT-technisch unterstützter Prozess zur Reorganisation (z. B. von Profit-Centern). Abdeckung der Enhancement Packages im vorliegenden Buch Die vorliegende zweite Auflage dieses Buchs umfasst alle Funktionen bis einschließlich Enhancement Package 4, die anhand von Beispielen sowohl aus der Anwendung als auch aus dem Customizing beschrieben werden. 1.3 Das neue Hauptbuch Die folgenden Abschnitte behandeln die Vorteile und den damit verbundenen Mehrwert des neuen Hauptbuchs. Dazu werden die folgenden zusätzlichen Funktionalitäten kurz dargestellt: die Möglichkeit der Abbildung einer parallelen Rechnungslegung mit parallelen Ledgern die standardmäßige Erweiterung der Felder in der flexiblen Summentabelle FAGLFLEXT 34
Das neue Hauptbuch 1.3 die damit verbundenen Möglichkeiten des neuen Hauptbuchs zur Segmentberichterstattung die Belegaufteilung die Echtzeitintegration von CO in FI 1.3.1 Zusätzliche Funktionalität im Hauptbuch Das neue Hauptbuch in SAP ERP weist gegenüber dem klassischen Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und älteren Releaseständen eine Reihe von Verbesserungen auf, die wir im Folgenden beschreiben. Die Reihenfolge, in der wir die neuen Funktionalitäten darstellen, spiegelt keine Wertung ihrer Wichtigkeit wider. Abbildung 1.11 zeigt im Überblick, welchen Nutzen das neue Hauptbuch aufweist. Verbesserungen im neuen Hauptbuch Segmentreporting Managementreporting Erweiterbarkeit Gesetzliches Reporting Compliance Neues Hauptbuch in SAP ERP Bilanzierung über beliebige Merkmale Parallele Rechnungslegung Transparenz Reduzierung TCO Fast Close Abbildung 1.11 Nutzen des neuen Hauptbuchs Einen ersten Eindruck bezüglich der Flexibilität des neuen Hauptbuchs gewinnen Sie beim Blick auf die Architektur. Sie finden neue Felder in einer erweiterten Datenstruktur und wählbare Szenarios zur Erfüllung externer und interner Berichtsanforderungen. Architektur Darstellung der Transaktionen Es gilt jedoch: Generell stellt sich die Gestaltung der Transaktionen und Berichte für den Anwender trotz der neuen Funktionalitäten fast genauso dar, wie er es vom klassischen Hauptbuch kennt. 35
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick Die aus SAP R/3 Enterprise und den vorhergehenden Releaseständen bekannten Oberflächen von Transaktionen und Berichten wurden nur unwesentlich angepasst. Als Beispiel sehen Sie in Abbildung 1.12 die Saldenanzeige der Sachkonten. Abbildung 1.12 Oberfläche bei Selektionsauswahl zur Sachkontensaldenanzeige Oberfläche Auch in der Konfiguration des Systems wurde für das Einstellen der Parameter in Bezug auf den Buchungskreis ein größtmöglicher Wiedererkennungseffekt im Vergleich zur Konfiguration in vorhergehenden SAP R/3-Releaseständen erzielt. 1.3.2 Parallele Rechnungslegung Transparenz und Publizitätspflicht Um die Transparenz zu erhöhen und grenzüberschreitende Wertpapiertransaktionen zu erleichtern, hat u. a. die Europäische Union (EU) entschieden, dass Konzernabschlüsse gemäß den International Financial Reporting Standards (IFRS) zu publizieren sind. In Deutschland werden seit 1999 die International Accounting Standards (IAS) oder auch International Financial Reporting Standards als Konzernrechnungslegung akzeptiert. Diese Rechnungslegungsstandards wurden vom International Accounting Standards Board (IASB), einer von der EU unabhängigen Organisation, entwickelt. Während die meisten börsennotierten Unternehmen in Europa IFRS bereits zum 1. Januar 2005 einführen mussten, erhielt SAP wie andere europäische Unternehmen, die ebenfalls an US-Börsen gelistet sind Aufschub bis zum Jahr 2007. SAP musste dieser Verpflichtung also erstmalig mit dem Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2007 nachkommen. SAP selbst erstellt die Abschlüsse sowohl gemäß IFRS als auch gemäß US-GAAP. Für die internationalen Kapital- und Absatzmärkte werden vergleichbare Abschlüsse immer wichtiger. Für viele Unternehmen sind IFRS- Konzernabschlüsse verpflichtend. 36
Das neue Hauptbuch 1.3 Da sich diesem Trend niemand entziehen kann und der Einzelabschluss die Grundlage eines Konzernabschlusses bildet, werden in naher Zukunft wohl bald alle Abschlüsse einen internationalen Charakter bekommen. Internationale Rechnungslegung wird nicht auf Konzernabschlüsse beschränkt bleiben, sondern sie wird sich auch auf die Einzelabschlüsse auswirken. Internationale Rechnungslegung Der Konzernabschluss wird keine reine Konsolidierungsaufgabe sein. Auch kleine und mittlere Unternehmen werden sich (mittel- bis langfristig) der internationalen Rechnungslegung nicht entziehen können. Die Harmonisierungstendenzen sind weltweit sichtbar (siehe Abbildung 1.13). Einzelabschlüsse unterliegen unterschiedlichen lokalen Anforderungen USA F E D J MEX AR Internationale Abschlüsse gewinnen an Bedeutung Zugang zu internationalen Kapitalmärkten Zugang zu internationalen Absatzmärkten Abbildung 1.13 Abschluss nach internationalen Regelungen/Standards Im neuen Hauptbuch besteht die Möglichkeit, eine parallele Rechnungslegung über parallele Konten, wie aus SAP R/3 bekannt, oder über parallele Ledger abzubilden. Hierbei werden beide Ansätze, parallele Konten und parallele Ledger (nicht mit den Speziellen Ledgern zu verwechseln), auch als gleichwertig deklariert. Das Standardreporting steht Ihnen für beide Lösungen zur Verfügung. Parallele Konten oder Ledger gleichwertige Lösungen Die Wahl des geeigneten Lösungsansatzes hängt von der speziellen Situation ab, in der sich der jeweilige Kunde befindet. Falls z. B. über zusätzliche Konten die Anzahl der Sachkonten nicht mehr als gangbare Option erschien und Ihre parallelen Rechnungslegungen viele Bewertungsunterschiede aufwiesen, könnte so das Szenario der Ledgerlösung im neuen Hauptbuch empfehlenswert sein. 37
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick Parallele Ledger Bei Nutzung der Parallel-Ledger-Technik des neuen Hauptbuchs wird für jede Rechnungslegungsvorschrift ein separates Ledger im neuen Hauptbuch geführt. So kann die parallele Bewertung, z. B. nach Rechnungslegungsvorschrift des Konzerns, nach lokaler Rechnungslegungsvorschrift und für Steuerzwecke über verschiedene Ledger abgebildet werden. Das neue Hauptbuch bietet damit die Möglichkeit und die Flexibilität, innerhalb des Hauptbuchs mehrere Bücher (Ledger) zu führen, die die Darstellungsoption einer parallelen Rechnungslegung im SAP ERP-System repräsentieren. Damit ist eine Version der Wahrheit in einem»großen«, aber»flexiblen«buch gewährleistet. Parallele Konten Der»ältere«Ansatz der parallelen Konten (eine einfache Darstellung findet sich in Abbildung 1.14) ist im neuen Hauptbuch nicht weniger wirkungsvoll als im klassischen Hauptbuch. Vergleichen wir den Ansatz der parallelen Ledger im neuen Hauptbuch nun mit dem Ansatz der parallelen Konten. gemeinsame Konten Verbindlichkeiten, Forderungen, Bankkonten lokale Konten Anlagenbestand, Rückstellungen IAS-Konten Anlagenbestand, Rückstellungen IAS-Abschluss gemeinsame Konten IAS-Konten lokaler Abschluss gemeinsame Konten lokale Konten Abbildung 1.14 Abbildung über parallele Konten Lokaler Abschluss/ IAS-Abschluss Für einen lokalen Abschluss sind gemeinsame und lokale Konten zusammen auszuwerten: Für den IAS-Abschluss werden gemeinsame Konten und IAS-Konten dargestellt. Für jede Rechnungslegung gibt es zusätzliche Konten. Auf diesen erfolgen die spezifischen Buchungen mit Bewertungsunterschieden für die jeweilige Rechnungslegung. 38
Das neue Hauptbuch 1.3 Separate Saldovortragskonten sind anzulegen (HGB, US-GAAP/ IAS, gemeinsame Konten), wie es Abbildung 1.15 zeigt. Die Nummernvergabe für die Konten ist festzulegen (Nummernaufbau, Nummer oder Buchstabe). Ein Kontierungshandbuch ist zu erstellen. Es ist u. a. unabdingbar (siehe auch Abbildung 1.15 in der unteren Hälfte des Bilds), mehrere Saldovortragskonten im System zu führen, wenn eine Kontenlösung zur Abbildung der parallelen Rechnungslegung präferiert wird. Das Programm für den Saldovortrag muss mehrmals gestartet werden. Bilanz Anlagevermögen Lokales Recht Sonstige Rückstellungen Debitor (Forderung) Gemeinsame Konten Kreditor (Verbindlichkeit) US-GAAP oder IAS Anlagevermögen Sonstige Rückstellungen Aufwand Bewertung Ertrag Bewertung Aufwand Strom Umsatzerlöse Aufwand Bewertung Ertrag Bewertung GuV Verrechnungskonto Anlagenabgang Erlöse Anlagenabgang Verrechnungskonto Anlagenabgang Saldovortrag lokale Konten Saldovortrag gemeinsame Konten Saldovortrag US-GAAP oder IAS-Konten X... Y... Z... Abbildung 1.15 Kontenlösung Weitere Ausführungen mit dem Schwerpunkt auf der Ledgerlösung finden Sie in Kapitel 4,»Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch«. 1.3.3 Standardmäßige Erweiterung der Felder In der Summentabelle des neuen Hauptbuchs (FAGLFLEXT) werden mehr Entitäten fortgeschrieben, als dies in der klassischen Summentabelle (GLT0) möglich ist: Neue Felder im neuen Hauptbuch sind z. B. Kostenart, Kostenstelle, Profit-Center, Funktionsbereich sowie das Feld Segment für Segmentbericht. Summentabelle FAGLFLEXT 39
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick Erweiterung Datenstruktur Ein Blick auf die Datenbanktabellen (siehe Abbildung 1.16) macht die wesentliche Erweiterung der Datenstruktur im Standard deutlich. Klassisches Hauptbuch Summentabelle GLT0 Neues Hauptbuch Summentabelle FAGLFLEXT Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Felder: Feld Kurzbezeichnung Feld Kurzbezeichnung...... BUKRS Buchungskreis RYEAR Geschäftsjahr RYEAR RACCT RBUSA Geschäftsjahr Kontonummer Geschäftsbereich... RACCT COST_ELEM BUKRS RCNTR PRCTR RFAREA Kontonummer Kostenart Buchungskreis Kostenstelle Profit-Center Funktionsbereich RBUSA Geschäftsbereich SEGMENT Segment f. Seg.bericht SE11_OLD Abbildung 1.16 Vorteile im Detail erweiterte Datenstruktur Kundeneigene Felder Branchenlösungen Das neue Hauptbuch ist erweiterbar. Auch hier sei die Flexibilität erneut betont; so können kundeneigene oder branchenspezifische Felder aufgenommen und hierfür Summen fortgeschrieben werden. Insbesondere für die Branchenlösungen, wie z. B. im Bereich Banken, Versicherungen, Versorger oder öffentliche Verwaltungen, bietet sich damit die neue Möglichkeit, das Hauptbuch flexibel anzupassen. Das Beispiel in Abbildung 1.17 zeigt Optionen für ein Branchen- Template der Lösung für den Public Sector. Allgemein Ledger Org.-Strukturen Gesellschaft Segment Profit-Center Partnergesellschaft Partnersegment Partner-Profit-Center Konto + Unterkonten Konto Bewegungsart Funktionsbereich Wert in TW Wert in HW Wert in KW Branchen-Templates + Grant + Fund + Kundenerweiterung + + Abbildung 1.17 Hauptbuch in der SAP ERP-Standardstruktur Branchenund Kundenerweiterung 40
Das neue Hauptbuch 1.3 Diese neuen Kontierungsfelder stehen bei FI-Sachkontenbuchungen, der MM-Bestandsführung und dem MM-Einkauf zur Verfügung und werden auch in den CO-Einzelposten fortgeschrieben. Dabei empfiehlt SAP, möglichst frühzeitig das Konzept für ein eigenes Kontierungsfeld zu erstellen und die Änderungen im Kontierungsblock vorzunehmen; in Kapitel 2,»Konzeption und Ausprägung der Ledger«, wird die Erweiterung des Kontierungsblocks thematisiert. Kontierungsfeld und Kontierungsblock 1.3.4 Segmentberichterstattung Für die nach IAS und US-GAAP geforderte Segmentberichterstattung steht im neuen Hauptbuch die neue Entität»Segment«zur Verfügung. Das Feld Segment ist damit ein Standardkontierungsobjekt, das Auswertungen auf einer Objektebene unterhalb des Buchungskreises ermöglicht. Dies hat zum Ziel, einen detailgenauen Blick in geschäftliche Tätigkeitsbereiche wie z. B. Märkte oder Produkte werfen zu können (siehe Abbildung 1.18). Entität»Segment«Tätigkeitsbereiche Märkte/Produkte Segmente Maschinenbau = SegA Segment A Anlagenbau = SegB Segment B Fahrzeuge = SegC Segment C Abbildung 1.18 Verwendung der Entität»Segment«Das Segment steht im neuen Hauptbuch zusätzlich zur Verfügung, da der Geschäftsbereich und/oder das Profit-Center in der Vergangenheit häufig für andere Zwecke genutzt wurden und somit andere Anforderungen erfüllen mussten. Das Segment wird in der Regel aus einem Profit-Center abgeleitet, wie es in Abbildung 1.19 ersichtlich wird. Es kann bei der Buchung manuell gefüllt oder vorgeschlagen werden. Optional besteht die Möglichkeit, das Segment über ein Busi- Ableitung aus Profit-Center Ermittlung durch BAdI 41
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick ness Add-In (BAdI) zu ermitteln. Der Definitionsname des BAdI lautet FAGL_DERIVE_SEGMENT. Abbildung 1.19 Ableitung eines Segments Die Schritte, die notwendig sind, damit die Entität»Segment«bebucht, angezeigt und ausgewertet werden kann (siehe Abbildung 1.20), finden Sie in Kapitel 2,»Konzeption und Ausprägung der Ledger«. Abbildung 1.20 Entität»Segment«im FI-Beleg 42
Das neue Hauptbuch 1.3 1.3.5 Belegaufteilung In der Vergangenheit konnten Sie Bilanzen mit Saldo null auf der Ebene des Buchungskreises und des Geschäftsbereichs erstellen. Auch konnten Profit-Center-Bilanzen generiert werden, die jedoch nicht immer Saldo null aufweisen konnten. Durch die neue Funktion der Belegaufteilung wird es möglich, Bilanzen für beliebige Entitäten zu erstellen. Pro Beleg wird dann für die angesprochene Entität, z. B. Segment und/oder Profit-Center, Saldo null hergestellt. Die Entitäten, die als Belegaufteilungsmerkmale zuvor in der Konfiguration definiert wurden, werden in nicht kontierte Buchungszeilen projiziert. Details zur Konfiguration können Sie in Kapitel 5,»Belegaufteilung«, nachlesen. Belegsplit Belegaufteilungsmerkmale 1.3.6 Echtzeitintegration von CO in FI Zeitraubende Abstimmarbeiten zwischen dem Financial Accounting (FI) und dem Management Accounting (CO) zum Periodenende entfallen, weil entitätenübergreifende Prozesse im Controlling in Echtzeit in das neue Hauptbuch übergeben werden können. Die Echtzeitintegration aus FI in das Controlling existierte auch schon vor den SAP ERP-Releases. Bei der Erfassung einer Aufwandsposition für betrieblichen Aufwand muss immer genau ein echtes CO-Objekt mitgegeben werden. Bei der Verbuchung wird dann nicht nur ein FI-Beleg, sondern auch ein CO-Beleg erzeugt. Der CO-Beleg bucht die dem Aufwand entsprechenden Kosten auf das echte CO- Objekt (siehe Abbildung 1.21). Abstimmarbeiten Echtzeitintegration FI-Beleg Positionen 001 Aufwandskonto Betrag + 002 Kreditor Betrag FI-Beleg # 1200000089 Aufwandskonto Kreditor Betrag Betrag CO-Beleg # 1000000009 CO-Objekt Belastung Kostenart Betrag Abbildung 1.21 Echtzeitintegration aus FI in CO 43
1 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Überblick Nur der umgekehrte Weg, aus CO in FI (siehe Abbildung 1.22), war bisher nicht in Echtzeit möglich. Dies betrifft z. B. Merkmalsänderungen bei Prozessen/Transaktionen wie periodische Verrechnungen (Umlage/Verteilung), manuelle Umbuchungen in CO, Leistungsverrechnungen sowie die Abrechnung von Aufträgen oder Projekten. Finanzwesen Controlling Vorgang 1: Aufwandsbuchung: Systemaktivität: Belastung eines FI-Kontos Wenn Konto als Kostenart definiert ist Systemaktivität neu zu SAP ERP: Die Änderungen führen zu einer Echtzeit- (Abstimm-)Buchung in FI pro CO-Beleg. Das Führen des Abstimmledgers entfällt. Neu Systemaktivität: Belastung eines CO-Objekts z.b. einer Kostenstelle Vorgang 2: Umbuchung in CO auf z.b. eine andere Kostenstelle mit anderem Buchungskreis, GB, PC oder anderem Segment, Abbildung 1.22 Echtzeitintegration aus CO in FI Abstimmledger Für die Abstimmung des Controllings mit dem Financial Accounting musste immer das Abstimmledger, das in der Kostenartenrechnung zu pflegen war, zu Hilfe genommen werden. Über periodische Programmläufe wurden pro Kostenart/Aufwandskonto summarische Anpassungs-/Abstimmbuchungen durchgeführt. In Kapitel 3,»Integration im Rechnungswesen«, werden anhand von Beispielen der Buchungsvorgang und die entsprechende Konfiguration im neuen Hauptbuch dargestellt. 44
Jeder Neuerung, jedem denkbaren Fortschritt liegt eine einfache Idee zugrunde. Eine solche Idee ist zum Beispiel die Vorstellung von weltweit einheitlichen, vergleichbaren Rechnungslegungsstandards. 4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch In diesem Kapitel werden Anwendungsbeispiele und Systemkonfiguration für eine parallele Rechnungslegung mit dem Schwerpunkt Ledgerlösung im neuen Hauptbuch dargestellt. Das Erstellen von parallelen Abschlüssen hat nicht zur Folge, dass der gesamte Buchungsstoff gleichzeitig mehrfach und zeitgleich angelegt werden muss. Vielmehr ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Als Speicherort für die parallelen Wertansätze dienten bisher entweder Konten, Special Ledger oder in Ausnahmefällen Buchungskreise. Mit dem neuen Hauptbuch steht seit SAP ERP eine neue vierte Option zur Abbildung einer parallelen Rechnungslegung zur Verfügung. Ausgehend vom betriebswirtschaftlichen Hintergrund werden Kontenlösung und Ledgerlösung im neuen Hauptbuch in diesem Kapitel gegenübergestellt. Eine Abbildung mittels Buchungskreisen oder Special Ledgern wird nicht empfohlen und daher in diesem Kapitel nicht dargestellt. Als Schwerpunkt wird in den folgenden Abschnitten die Konfiguration der Lösung im neuen Hauptbuch beschrieben. Am Ende des Kapitels gehen wir auf das ledgergruppenspezifische Buchen und Ausgleichen sowie auf die Umstellung auf die Offene-Posten-Verwaltung ein. Zunächst betrachten wir jedoch wie es schon im Einstieg in dieses Kapitel angeklungen ist die zunehmende Nutzung des Rechnungslegungsstandards IFRS. 201
4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch 4.1 Auf dem Weg zum einheitlichen Rechnungslegungsstandard Eine Idee, auf deren Basis Fortschritt wächst und weiter wachsen könnte, ist die eines einheitlichen, weltweit vergleichbaren Rechnungslegungsstandards. IFRS in Europa Die International Financial Reporting Standards (IFRS) kommen Stück für Stück der Verwirklichung dieser Idee näher. Nach einer Übergangsphase wurde IFRS bereits im Jahr 2005 in Europa für börsennotierte Unternehmen für den Konzernabschluss verpflichtend. Dies beschränkte sich nicht nur auf die Veröffentlichung der Abschlüsse, sondern wirkte sich auch auf die strategische und operative Steuerung aus. Ansatz und Bewertung von Geschäftsvorfällen nach IFRS erfolgen daher auf operativer Ebene, in der die Geschäftsvorfälle originär gebucht werden: dem Einzelabschluss. Dieser tief gehende Eingriff in ein Transaktionssystem stellte eine große Herausforderung bei der Einführung einer parallelen Rechnungslegung dar. Insbesondere auch deshalb, weil europäische Firmen, die an der amerikanischen Börse gelistet waren, zusätzlich zum lokalen und zum IFRS-Abschluss eine Aufstellung nach US-GAAP vornehmen mussten. IFRS war zu diesem Zeitpunkt von der Börsenaufsicht nicht als Standard zugelassen. IFRS in den USA Weitere IFRSeinführende Staaten Heute ist man in den USA gegenüber IFRS offener. Ähnlich wie es sich für Europa darstellt, scheint sich die Geschichte von IFRS in Amerika zu wiederholen. Im Jahr 2009 hat die US-Börsenaufsicht einen verbindlichen Fahrplan für die Einführung von IFRS in den USA beschlossen. Für Unternehmen mit einer Marktkapitalisierung von mehr als 700 Millionen Dollar wird IFRS ab 2014 verpflichtend. Firmen mit einer Marktkapitalisierung zwischen 75 Millionen und 700 Millionen Dollar haben bis zum Jahr 2015 Zeit. Ab dem Jahr 2016 sollen alle übrigen börsennotierten Unternehmen IFRS eingeführt haben. Damit wird IFRS de facto zum zukünftigen Bilanzstandard in den USA. Bis zum Jahr 2011 planen 50 weitere Länder, IFRS einzuführen. Darunter sind Japan, Brasilien, Chile, Indien, Kanada, Malaysia, Mexiko, Pakistan und Südkorea; Länder, deren Rechnungslegungssysteme sich teilweise von IFRS stark unterscheiden. Je größer die Unterschiede in den einzelnen Rechnungslegungen sind, desto wichtiger wird das Thema parallele Rechnungslegung. 202
Führender Bewertungsansatz 4.2 Motiviert aus dem Steuerrecht, verwenden beispielsweise viele US- Unternehmen die Vorratsbewertung nach der LIFO-Methode (Last In First Out). Wenn die Einkaufspreise steigen, sind mit diesem Verfahren die bereits auf Lager liegenden Vorräte zu günstig bewertet, und es entstehen stille Reserven. Eine Vergleichbarkeit der Bilanzen von zwei Unternehmen ist jedoch nur gegeben, wenn stille Reserven möglichst eliminiert werden und das Zahlenwerk die wahre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage transparent macht. Deshalb ist eine Bewertung des Vorratsvermögens mittels LIFO nach den International Financial Reporting Standards nicht gestattet. Eine prinzipielle Umstellung in Richtung IFRS hätte somit bei den amerikanischen Firmen erhebliche steuerliche Konsequenzen. Wahrscheinlich wird es hier zu einer parallelen Bilanzierung der Werte kommen. Damit diese Wertansätze jeweils vom SAP-System errechnet und abgespeichert werden können, stehen unterschiedliche Alternativen zur Verfügung. LIFO-Bewertung Parallele Bilanzierung 4.2 Führender Bewertungsansatz Unabhängig von Ihrem SAP-Release kommt der Frage nach der führenden Bewertung bei der Konzeption eine Schlüsselrolle zu. Das Erstellen von parallelen Abschlüssen hat nicht zur Folge, dass der gesamte Buchungsstoff gleichzeitig mehrfach und zeitgleich angelegt werden muss. Folgende Sachverhalte sind zu berücksichtigen: Konzernseite verlangt IFRS-Monatsabschluss Wird z. B. von Konzernseite ein Monatsabschluss nach IFRS verlangt, spricht vieles dafür, originär nach IFRS zu buchen und lokale Wertansätze nur bei abweichenden Sachverhalten separat zu ermitteln. Führende Bewertung als Basis für Unternehmensentscheidungen Eine Realtime-Verbindung zu den Komponenten MM (Materials Management), FI (Financials), CO (Controlling) und SD (Sales & Distribution) empfiehlt sich lediglich für die führende Bewertung, die die Basis für Unternehmensentscheidungen liefert. Eine andere Konfiguration, z. B. die Kalkulation und Anwendung von parallelen Tarifen in CO, ist komplex und zeitaufwendig. 203
4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch Fast Close Die geeignete Wahl des führenden Rechnungslegungsstandards ist besonders wichtig mit Blick auf eine beschleunigte Abschlusserstellung (Fast Close). Wenn operativ, d. h. in Echtzeit, nach IFRS bewertet und gebucht wird, können die Einzelabschlüsse und der Konzernabschluss bedeutend schneller erstellt und abgeliefert werden, als wenn von einer Reihe von Einzelabschlüssen nach nationalem Recht zuerst auf IFRS übergeleitet werden muss. 4.3 Grundsätzliche Prinzipien Buchungstechnik/ Speicherort Die Buchungstechnik und der spätere Speicherort für Auswertungen sind wesentliche Rahmenbedingungen für eine parallele Rechnungslegung. Wird von Konzernseite z. B. ein Monatsabschluss nach IFRS oder US- GAAP verlangt, spricht vieles dafür, diesen originär zu buchen und lokale Werte nur bei abweichenden Sachverhalten separat zu ermitteln. Dabei ist die Buchungstechnik vollständiger Werte hilfreich. Deltatechnik Es ist eine Rückstellung nach IFRS mit 800,00 EUR zu bewerten, lokales Recht verlangt einen Wertansatz von 1.000,00 EUR. Deltatechnik bedeutet hier, 800,00 EUR und später 200,00 EUR zu buchen. Probleme der Transparenz und Nachvollziehbarkeit resultieren aus dieser Methode. Nur beide Kontierungen erläutern den Sachverhalt. Bei vollständigen Werten werden zwei separate, unabhängige Buchungssätze zum jeweiligen Geschäftsvorfall gebildet, 800,00 und 1.000,00 EUR. Internationaler Einfluss Das Beispiel deutet den Einfluss internationaler Rechnungslegungsvorschriften an. Dieser ist heutzutage so stark, dass er sich unmittelbar auf die operative Arbeit im lokalen Rechnungswesen auswirkt. IFRS und US-GAAP als internationale Konzern-Reportingstandards wirken sich so auf das operative Handeln der Landesgesellschaften in Echtzeit aus. Beispiel für den Einfluss internationaler Rechnungslegungsvorschriften Ein Vertrag in den Niederlanden führt z. B. zu Erlösen in den Geschäftssegmenten A und B. Das Geschäftssegment B wird neu aufgebaut und vom hochprofitablen Segment A quersubventioniert. Entsprechend den Rabatten sind die Erlöse aufzuteilen. Um jedoch für Investoren eine Wachs- 204
Speicherort der Daten 4.4 tums- und Erfolgsstory darstellen zu können, könnte es reizvoll sein, diese Aufteilung zugunsten des neuen Segments B positiv ausfallen zu lassen. Das heißt, der Vertrag wird so gestaltet, dass nach US-GAAP oder IFRS eine dargestellte Quersubventionierung weder möglich noch notwendig ist. Diese Frage stellt sich nicht, wenn zwischen Vertrag und Leistungserbringung für Segment A und später B z. B. ein Zeitraum von mindestens sechs Monaten liegt. Bereits auf dieser operativen Ebene schwingt das spätere Konzernberichtswesen mit und verhindert einen nachfolgenden Konflikt bei der Segmentberichterstattung. Lokale Anforderungen bleiben jedoch als Basis der steuerlichen Bemessungsgrundlage bestehen. Parallele Abschlüsse im Rahmen der Rechnungslegung sind somit bei den meisten Unternehmen bereits zum Alltag geworden. Manuelle Nebenrechnungen in Microsoft Excel befinden sich auf dem Rückzug. Dieses ist eine Folge steigender Anforderungen in Transparenz und Durchgängigkeit der Bilanz (Audit-Trail). Hinzu kommt ein geringerer Zeitrahmen für den Abschlussprozess entsprechend dem Fast-Close-Prinzip. 4.4 Speicherort der Daten Doch wo und wie lassen sich die Wertansätze der unterschiedlichen Rechnungsabschlussvorschriften effizient erfassen, speichern und dem Berichtswesen zur Verfügung stellen? Bis zum SAP-Release R/3 4.7 gab es drei Möglichkeiten: parallele Kontentechnik, spezielle Ledger und parallele Buchungskreise. Mit dem neuen Hauptbuch steht Ihnen zur Abbildung der parallelen Rechnungslegung in SAP ERP eine vierte Option zur Verfügung. Im Folgenden betrachten wir diese vier Möglichkeiten. 4.4.1 Abbildung über parallele Konten Die Idee bei der Abbildung über parallele Konten ist, mittels vollständiger Buchungen einen Speicherort, das Konto, im Rahmen eines Gesamtkonzepts zu verwenden. Bei den meisten Unternehmen ist ein Kontenplan mit fünf- oder sechsstelliger Kontonummer im Einsatz. Da die SAP-Kontonummer aber bis zu zehn Stellen umfasst, ist eine Erweiterung von z. B. sechs auf sieben Stellen leicht möglich. Sind bereits zehn Stellen in Verwendung, kann SAP SLO (System Landscape Optimization) bei einer Datenkonvertierung helfen. 205
4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch Buchungstechnik Bleiben wir beim Szenario, bei dem Sie Ihren Kontenplan von sechs auf sieben Stellen erweitern. Jedem Konto wird somit intern die Ziffer 0 vorangestellt. Im ersten Augenblick ändert sich bei der Kontenfindung und dem manuellen Buchen zuerst einmal nichts. Es folgt eine Unterteilung der Konten in mehrere Kategorien. Bei den gemeinsamen Konten gibt es keine Bewertungsunterschiede. Zu diesen zählen Forderungen, Verbindlichkeiten, Bankkonten und viele GuV-Aufwandskonten wie z. B. Stromkosten. Gibt es Bewertungsunterschiede, werden jeweils IFRS- und lokale Konten angelegt. In der Praxis werden Präfixe vor die jeweiligen Konten gestellt: 0 für gemeinsame Konten 1 für HGB-/Local-GAAP-Konten 2 für IFRS-Konten Dieses Konzept funktioniert auch für eine parallele Rechnungslegung innerhalb eines Konzerns, in dem die Kontenklasse 1 das jeweilige lokale Recht widerspiegelt: Buchungskreissegment 1000 Deutschland: Local GAAP Buchungskreissegment 3000 UK: Local GAAP Buchungskreissegment 5000 Spanien: Local GAAP Für eine lokale Bilanz werden die Kontenklasse 0, gemeinsame Konten, und die Kontenklasse 1, lokale Konten, bei einer Auswertung innerhalb einer Bilanz- und GuV-Struktur gemeinsam dargestellt. Alle übrigen Konten ergeben zusammen Saldo null. Die meisten Bewertungsprozesse sind bereits heute maschinell unterstützt. Somit ist der Mehraufwand, den eine parallele Rechnungslegung hier mit sich bringt auf die einmalige Konfiguration dieser Programme begrenzt. Dennoch gibt es z. B. im Bereich der Rückstellungen manuelle Buchungen auf Konten der Kategorien»lokal«und»IFRS«. Kontierungsmuster Um in der Praxis bei Bewertungsunterschieden keine der beiden Seiten zu vergessen, gibt es Kunden, die sich hier Kontierungsmuster erstellt haben. Bei einer parallelen Rechnungslegung entsteht bei manuellen Buchungen an dieser Stelle ein permanenter, meist überschaubarer Mehraufwand. Tabelle 4.1 zeigt Ihnen die Vor- und Nachteile der Kontenlösung im Überblick. 206
Speicherort der Daten 4.4 Vorteile Einfach in der Implementierung Leicht verständlich Nachteile Mehrere Wertansätze im Hauptbuch Erhöhte Anzahl an Konten Durchgängig Prüfungssicher Standardreporting verfügbar Tabelle 4.1 Fazit Kontenlösung im Überblick 4.4.2 Abbildung über parallele Buchungskreise Als Speicherort den Buchungskreis zu verwenden kann auch nur ein erster Gedanke sein. Es existieren trotzdem Motivatoren, um diese Variante der Abbildung der parallelen Rechnungslegung in Betracht zu ziehen. Vorteile Zum einen kann man mit dem Berechtigungskonzept einen sehr genauen und geregelten Zugang zu einem IFRS- und lokalen Buchungskreis implementieren.außerdem bietet dieser Speicherort den Vorteil, den Kontenplan mit eigenen IFRS- und lokalen Konten für Bewertungsunterschiede nicht übermäßig erweitern zu müssen. Lediglich das Buchungskreissegment für einen neuen IFRS- Buchungskreis wird hier benötigt.schließlich unterstützt die Anlagenbuchhaltung diese Abbildungsmöglichkeit. Damit sind jedoch alle Vorteile bereits aufgezählt. Wenn man jetzt den ersten Gedanken erneut reflektiert, werden die Nachteile dieses Ansatzes offensichtlich. Wollen Sie wirklich die Anzahl Ihrer Buchungskreise für IFRS-Zwecke verdoppeln bzw. für US-GAAP verdreifachen? Das A-Segment der Konten ist nur einmal vorhanden. Somit sind Unterscheidungen in der Kontenbezeichnung, ob es sich um ein lokales oder IFRS-Konto handelt, faktisch für alle Buchungskreise sichtbar. Nachteile Das wesentliche Argument, um die Buchungskreislösung nicht zu verwenden, ist die Durchgängigkeit dieser Lösung. Neben der Anlagenbuchhaltung gibt es keine maschinellen SAP-Bewertungsprogramme, die diese Technik der parallelen Buchungskreise unterstützen. Eine SAP-Weiterentwicklung in diese Richtung ist nicht vorgesehen. Damit kommt die Abbildung einer parallelen Rechnungslegung über Buchungskreise nicht infrage. Keine Weiterentwicklung durch SAP 207
4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch Tabelle 4.2 fasst die Vor- und Nachteile des Buchungskreises als Speicherort zusammen. Vorteile Keine zusätzlichen Konten erforderlich Einfache Berechtigungsverwaltung der Bewertungsansätze Einfach zu implementieren, wenn Bewertungsunterschiede nur aus manuellen Buchungen und dem FI-AA resultieren Standardreporting für Bilanz und Gewinn-und-Verlustrechnung verfügbar Nachteile Anzahl an Buchungskreisen verdoppelt sich Der Kontentext befindet nur im Kontenplansegment, pro Sprache eines Mandanten gibt es also nur eine Bezeichnung und nicht pro Buchungskreis Lösung wird durchgängig nur von der Anlagenbuchhaltung unterstützt Zukünftige Entwicklungen nicht vorgesehen Tabelle 4.2 Fazit Buchungskreislösung im Überblick 4.4.3 Abbildung über Spezielle Ledger Das Special Ledger (FI-SL) kann ebenfalls als Speicherort für eine parallele Rechnungslegung dienen. Auch hier ist der Ansatz, die Anzahl an Konten zu begrenzen und anhand von eigenen Büchern Ledgern die verschiedenen Wertansätze im System abzubilden. Managementanforderungen Eigentlich ist dieser Bereich entstanden, um für Anforderungen aus dem Management ein flexibles und effizientes Tool zur Verfügung zu stellen: Abhängig von den Einstellungen im Customizing werden Buchungen aus der Hauptbuchhaltung in eigene kundenindividuelle Bücher Special Ledger übertragen.in diesem separaten Bereich (z. B. IFRS, US-GAAP) sind manuelle Anpassungsbuchungen, Umlagen, Verteilungen, Planung und Verdichtung mittels Roll-up möglich. Ab dem SAP-Release R/3 4.7 sind die maschinellen Bewertungsprogramme in der Lage, anhand einer vorgegebenen Rechnungslegungsvorschrift die Werte am Hauptbuch vorbei direkt in den Special-Ledger-Bereich fortzuschreiben. 208
Speicherort der Daten 4.4 Somit hat diese Nebenrechnung, die eigentlich nur als Tool für Managementanforderungen gedacht war, mehr und mehr auch einen legalen Charakter bekommen. Das Special Ledger ist jedoch eine Einbahnstraße. Es hat keine Verbindung zu einer Kostenstellen- oder Profit-Center-Rechnung. Die mit der zweiten Anforderung im Fall 2 beschriebenen Anpassungsbuchungen sind mit einer eigenen Transaktion durchzuführen, bei der die in den Konten hinterlegte Feldstatusgruppe für Kann- und Pflicht-Felder nicht greift. Aus Gründen der Flexibilität für das Management sind einseitige Buchungen möglich. Dies beeinflusst die Prüfungssicherheit nicht gerade positiv. Grenzen des Special Ledgers Insgesamt betrachtet ist die im Release R/3 4.7 vorhandene FI-SL- Technik vom Ansatz her als positiv zu werten. Eigene, in sich abgeschlossene Bücher für IFRS und vielleicht auch für US-GAAP sind das Ziel dieser Special-Ledger-Technik. Dennoch trüben Nachteile wie fehlende Kostenstellen und Profit- Center-Integration oder das Vorhandensein von einseitigen Buchungstransaktionen innerhalb einer eigenen Buchungsmaske das Bild. Tabelle 4.3 zeigt, welche Vor- und Nachteile die Verwendung von Special Ledgern als Speicherort aufweist. Vorteile Keine erhöhte Anzahl an Konten Für jede Rechnungslegung ein vollständiges, separates Buch Standardreporting für Bilanz und GuV verfügbar Abbildung unterschiedlicher Geschäftsjahresvarianten Nachteile Zusätzliche Komponente (FI-SL) erforderlich Andere Buchungstransaktion als im Hauptbuch (keine Feldstatusverprobung) Keine CO-Integration Prüfungssicherheit systemseitig nicht durchgehend gewährleistet Tabelle 4.3 Fazit Special-Leder-Lösung im Überblick 4.4.4 Abbildung über das neue Hauptbuch Das neue Hauptbuch in SAP ERP baut auf der FI-SL-Technik auf. Das neue Feld Ledgergruppe im Belegkopf entscheidet, welches Buch bei Feld»Ledgergruppe«209
4 Parallele Rechnungslegung IFRS auf dem Vormarsch Buchungen gefüllt wird. Bei der Wertermittlung aus der Nebenbuchhaltung, z. B. im Transaktionsmanager von SAP Treasury and Risk Management, werden unterschiedliche Wertansätze pro Bewertungsbereich bzw. Rechnungslegungsvorschrift ermittelt und in die jeweils zugeordnete Ledgergruppe des neuen Hauptbuchs übertragen. Darin lassen sich mehrere Bücher abbilden, durch eine einheitliche Buchungstransaktion (etwa FB50) auch manuell mit Inhalten versorgen oder mit einem einheitlichen Reporting z. B. für Bilanz und Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV, RFBILA10) auswerten. Feld ist nicht gefüllt Wird das Feld Ledgergruppe nicht gefüllt, weil es sich um eine gemeinsame Buchung ohne Bewertungsunterschiede handelt, werden alle Ledger fortgeschrieben. Für spezielle Buchungen wie z. B. Rückstellungen ist anzugeben, welches der Ledger gefüllt werden soll. Durch die Bildung von gemeinsamen Ledgergruppen wie z. B. Ledgergruppe AB kann mehr als ein Ledger mit einer Buchung mit Werten versorgt werden. In Tabelle 4.4 sehen Sie die Vor- und Nachteile der Speicherung im neuen Hauptbuch. Vorteile Keine erhöhte Anzahl an Konten Nachteile Leading Ledger bestimmt weitestgehend die Integration in Richtung CO-OM, CO-PA und FI-AA Für jede Rechnungslegung ein vollständiges, separates Hauptbuch Standardreporting für Bilanz und GuV verfügbar Tabelle 4.4 Fazit Speicherort neues Hauptbuch im Überblick 4.4.5 Speicherort Fazit Abbildungsmöglichkeiten im SAP-System Aus diesen historischen Eckdaten ergibt sich zwangsläufig die Fragestellung, wie eine Empfehlung für SAP-Kunden hinsichtlich eines Speicherorts aussieht, der das aktuelle SAP ERP-Release im Einsatz hat. Parallele Kontentechnik, Spezielle Ledger und parallele Buchungskreise dies waren die Alternativen im Zeitraum zwischen 2001 und 2005 bis zum SAP-Release R/3 4.7. 2005 brachte die europäische, IFRS-getriebene Umstellungswelle das Thema parallele Rechnungslegung auf die Tagesordnung. 210
Anlagevermögen 4.5 Mit den daraus gewonnenen Erfahrungswerten und einem Bezug auf die aktuellen Ereignisse in den USA bzw. in den anderen 50 Ländern, die sich mit der Herausforderung IFRS konfrontiert sehen, stellt sich die Frage nach einer parallelen Rechnungslegung erneut. Ab den ERP-Releases von SAP können verschiedene Bücher/Ledger in der neuen Hauptbuchhaltung als Speicherort für eine parallele Rechnungslegung genutzt werden. Obwohl viele Prinzipien analog aufgebaut sind, ist der neue Lösungsansatz nicht mit der in SAP R/3 vorhandenen Special-Ledger-Lösung zu verwechseln. Vielmehr wird von der Ledgerlösung im neuen Hauptbuch gesprochen. Unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften können im neuen Hauptbuch auch weiterhin mit der Kontenlösung abgebildet werden. Im SAP-Hinweis 779251 werden zwei gleichberechtigte Abbildungsformen für eine parallele Rechnungslegung in SAP ERP empfohlen: Empfehlung von SAP Kontenlösung Ledgerlösung im neuen Hauptbuch In den nächsten Abschnitten soll die Ledgerlösung im neuen Hauptbuch als Speicherort näher beschrieben werden. 4.5 Anlagevermögen Das Nebenbuch FI-AA ermittelt in bis zu 99 Bewertungsbereichen unterschiedliche Wertansätze, die sich aufgrund verschiedener Anschaffungs- und Herstellkosten, Abschreibungsschlüssel, Nutzungsdauern oder Wiederbeschaffungswerte ergeben. Diese Informationen können im Nebenbuch»Anlagenbuchhaltung«verwaltet und ausgewertet werden. Zusätzlich ist für eine bilanzielle parallele Rechnungslegung der Integrationsaspekt zu betrachten. Mit dem neuen Hauptbuch seit SAP ERP folgt nun auch eine Integration für die Ledgerlösung im neuen Hauptbuch. Dieser Ansatz soll basierend auf einem Szenario auf den nächsten Seiten veranschaulicht werden. Nebenbuch in SAP ERP Financials 4.5.1 Szenario einer unterschiedlichen Bewertung Das Szenario einer parallelen Bewertung soll den kompletten Lebenszyklus eines Wirtschaftsguts beinhalten vom Kauf (Zugang) über die Nutzung (Abschreibung) bis hin zum Verkauf (Abgang). Anhand von zwei Wertansätzen nach IFRS und lokalem Recht soll Lebenszyklus 211
Index A Ableitung des Segments 79 Abrechnung von Aufträgen 44 Abschreibungslauf 215 Abstimmarbeiten 24, 43 Abstimmledger 28, 174 Abstimmungskonten Zuordnen 121 Accounting-Schnittstelle 23 Account-Kreis 242 Actuals 294 aktiver (Beleg-)Split 292 Beispiel 295 Aktivierungsdatum 358 Aktivierungsversionen 220 Allokationen 111 Anlage im Bau (AiB) 213 Anlagenabgang mit Erlös 216 Anlagenbuchhaltung (FI-AA) 50, 217 Anlagenzugang 212 Anlagevermögen 211 Anpassungs-/Abstimmbuchungen 44 Arbeitsvorrat manuell Bearbeiten 149 Architektur des neuen Hauptbuchs 35 archivierte Belege 398 Asset Explorer 214 Aufteilungsregeln 316 Beispiel 317 Standardkonfiguration 316 Aufteilungsverfahren 297 Aufwandskonto 44 Ausgleich manueller 139 B BAdI FAGL_DERIVE_SEGMENT 42, 82, 391 FAGL_MIGR_SUBST 391, 417 FAGL_UPLOAD_CF 391 BAPI BAPI_FAGL_PLANNING_POST 131, 133 Basiskomponente DMIS 375 BDIFF-Logik 400 Beleganzeige 88 Belegart Zuordnen 302 zusätzliche Informationen 303 Belegaufteilung 35, 43, 289 Aktivieren 314 Customizing 331 Deaktivieren 314 Funktionen 184, 291 Konfiguration 300 Konzeption 291 Merkmale definieren 305 Motivation 289 Rechnung 292 Ursprungsinformationen weitergeben 295 Wizards 331 Zahlung 293 Belegaufteilungsmerkmale 43 Belegaufteilungsregeln 313 Belegerfassung 84 Belegprinzip 188 Belegsimulation 88 Expertenmodus 297 Belegzeile Klassifizieren 301, 302 Berechtigungen 100 Berechtigungsprüfung 136 Berechtigungsverwaltung 134, 136 Bericht 35 Testlauf 160 Übernehmen 160 Bestellung Anlegen 185 mehrstufige 185 Betriebsstoffe 222 Bewertungsbereich 242 Bewertungsbereich 01 der Anlagenbuchhaltung 212 Bewertungsdifferenzen 60 Bewertungslauf 232 Bewertungsvariante 227, 228 Bibliothek 154 Bilanz 25 Branchenlösung 40 497
Index branchenspezifische Felder 40 Briefkurs 54 Bruttoverfahren 181 Buchungskreiswährung 52 Buchungsperiode 54 Buchungsperiodenvariante 51, 54 Buchungsprotokoll 241 Buchungsschlüssel 84 Buchungsstoff 358 Business Add-In (BAdI) BAdl 42 Business Consolidation 25 Business Content 92 Business Function FIN_GL_CI_1 118, 269 Business Planning 25 C Cash Generating Unit 428 Compliance 23 Controlling Umbuchungen 174 Corporate Governance 31 Corporate Performance Management (CPM) 24 D DataSource 0FI_GL_10 92 0SEM_BCS_10 92 Datenbankindizes für Summentabellen 103 Datenbanktabelle 40, 48 Datenbasis einheitliche 109 Datenextraktion von DART 59 Datenkonzept 294 Datensicherung 100, 410 Datenstruktur 35, 40, 48 Datenübernahme aus der Hauptbuchhaltung 92 mit neuem Hauptbuch 125 ohne neues Hauptbuch 124 Debitorenbuchhaltung (FI-AR) 50 Default-Kontierung 306 Bankunterkonto 307 Geldeingang 306 Konstante 308 Postenausgleich 307 Definition von Szenarios 68 Deltabuchungstechnik 213 Divisionen 74 DMIS 376 durchgängiges Belegaufteilungskonzept 291 Durchgängigkeit 22 E Echtzeitintegration 43 Aktivieren 179 CO-FI 35, 177 Effizienzgewinn 22, 23 einheitliche Datenbasis 109 Einzelabschluss 37 Einzelposten-Extraktor 173 Einzelpostenliste 138 Enjoy-Transaktionen 106 Entität Segment 41 Erfassungssicht 71, 295 Erfassungsvarianten 106 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) 29, 30 Erlös- und Kosten-Controlling 29 Erweiterung des Kontierungsblocks 98 Europäische Union (EU) 36 Expertenmodus 296 Extraktion 92 F Fast Close 30 Feld»EPRCTR«169 Feld»HOART«169 Feld»ZZEPRCTR«171 Feld»ZZHOART«171 Felder kundeneigene 294 Feldstatus 84 Feldstatusgruppe 84 Feldstatusvariante 86 Fertigerzeugnisse 225 feste Bewertungssicht 65 498