Microsoft Outlook 2013 Kalender Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, 90489 Nürnberg DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 1/7
Microsoft Outlook 2013 Kalender Inhalt: 1 Einleitung... 2 1.1 Der zentrale Kalender der Hochschule... 2 1.2 Kalender nur für persönliche Termine... 2 1.3 Nutzung des Hochschulkalenders... 2 2 Begriffserläuterungen... 2 2.1 Termine... 2 2.2 Ereignisse... 2 2.3 Terminserien... 3 2.4 Besprechungen... 3 3 Arbeitsoberfläche einrichten... 3 3.1 Kalenderübersicht... 3 3.2 Tagesansicht/Wochenansicht... 3 4 Einträge im Kalender... 3 4.1 Kalendereinträge erstellen oder ändern... 3 4.2 Speichern und schließen... 4 4.3 Nachträgliche Änderungen... 4 4.4 Erinnerung einschalten... 5 4.5 Termine farbig kategorisieren... 5 4.6 Termine löschen... 5 5 Ereignisse... 5 6 Terminserien... 6 7 Besprechungen planen... 6 7.1 Teilnehmer einladen... 6 7.2 Besprechungen in der Planungsansicht... 7 7.3 Status der Besprechung... 7 8 Aus einer E-Mail einen Termin erstellen... 7 9 Aus einer E-Mail eine Besprechung erstellen... 7 10 Noch Fragen?... 7 1 Einleitung 1.3 Nutzung des Hochschulkalenders Wenn Sie auf Ihrem PC ein zusätzliches Programm, die Oracle Extensions for Outlook installieren, können Sie im Outlook-Kalender nicht nur Ihre eigenen Termine verwalten, sondern auch anderen Kollegen Termine vorschlagen oder nachsehen, wann Ihre Kollegen am besten Zeit haben. Die Oracle Extensions for Outlook stehen unter https://my.ohmportal.de Administration Einstellungen für Sie zum Download bereit. Wie Sie die Outlook Extensions installieren und Microsoft Outlook einrichten, lesen Sie in den Dokumentationen des Rechenzentrums nach. Diese Anleitung beschreibt die Kalenderfunktionen, die Ihnen mit (!) den Outlook Extensions, d.h. mit der Anbindung Ihres Kalenders an den zentralen Hochschulkalender zur Verfügung stehen. 2 Begriffserläuterungen Sie können in Ihrem Kalender verschiedene Einträge vornehmen. 2.1 Termine Termine sind Einträge, die definierte Anfangs- und Endzeitpunkte haben, also z.b. Workshop am 22.7.2016 von 9 bis 10 Uhr 1.1 Der zentrale Kalender der Hochschule Der Hochschule steht ein zentrales Kalendersystem zur Verfügung, das die Kalender aller Hochschulangehörigen beinhaltet. 1.2 Kalender nur für persönliche Termine Sie können Outlook ausschließlich zur Verwaltung Ihrer eigenen Termine nutzen. Dazu benötigen Sie keine besondere Installation. 2.2 Ereignisse Ereignisse sind Einträge, die nicht an bestimmte Anfangs- und End-Zeitpunkte gebunden sind, also z.b. Geburtstag von Hans am 8. Oktober Gleittag am 12. Oktober Ereignisse werden im Kalender über den Terminen eingetragen. DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 2/7
3.1 Kalenderübersicht Links finden Sie eine Kalender-Übersicht. 2.3 Terminserien Terminserien sind Termine, die sich regelmäßig wiederholen, also z.b. Täglich morgens ein Workshop Geburtstag von Hans jedes Jahr am 8. April Sie erkennen Serien an den beiden gedrehten Pfeilen. Sie können einstellen, wie viele Monate Ihnen hier angezeigt werden. Dazu verschieben Sie mit der Maus die Linie unter der Übersicht. 2.4 Besprechungen Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Kollegen teilnehmen. Um eine Besprechung zu planen, geben Sie beim Eintragen des Termins weitere Teilnehmer an. Diese Teilnehmer werden automatisch per E-Mail eingeladen und können direkt im System zu- oder absagen. 3 Arbeitsoberfläche einrichten Nach dem Start von Outlook sehen Sie zunächst die E- Mail-Umgebung. Mit Hilfe der Kalenderübersicht können Sie schnell monatsweise durch den Kalender blättern. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den kleinen Pfeil neben dem oberen Monat. 3.2 Tagesansicht/Wochenansicht Sie können in der Menüleiste in der Start-Registerkarte die Ansicht (Tagesansicht, Wochenansicht...) einstellen. 4 Einträge im Kalender 4.1 Kalendereinträge erstellen oder ändern Um einen Termin in Ihrem Kalender einzutragen, klicken Sie in der Menüleiste auf Um Ihren Kalender zu öffnen, klicken Sie unten auf Kalender Neuer Termin DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 3/7
Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie alle Daten zu Ihrem Termin eintragen können (Wann, Wo...). 4.1.2. Beschreibung, Details Im Feld unten können Sie Informationen zu dem Termin speichern. Internet-Adressen werden während der Eingabe automatisch blau geschrieben und damit anklickbar. Sie können Termine auch direkt in den Kalender eintragen. Dazu doppelklicken Sie auf den gewünschten Zeitpunkt. Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins. Vorteil: Es sind bereits die gewünschten Zeiten eingetragen. 4.1.3. Eine Datei anhängen Sie können an den Termin eine Datei anhängen. Dazu wählen Sie die Einfügen-Registerkarte Datei anfügen Im Detail-Fenster des Termins erscheinen die ausgewählten Dateien. Noch schneller geht es, wenn Sie auf den gewünschten Zeitpunkt klicken und direkt das Tippen des Betreffs beginnen. 4.2 Speichern und schließen Wenn Sie alle Angaben zu dem Termin gemacht haben, klicken Sie in der Registerkarte Termin auf Speichern und schließen 4.1.1. Was, Wann und Wo? Jetzt wird Ihr Termin in Ihren Kalender eingetragen. In der Registerkarte Termin machen Sie die wichtigsten Angaben zu Ihrem Termin. 4.3 Nachträgliche Änderungen 4.3.1. Änderung der Anfangs-/Ende-Zeit Um die Zeiten des Termins zu ändern, können Sie den Termin direkt mit der Maus verändern. Dazu ziehen Sie den Termin oder verschieben ihn komplett. DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 4/7
4.3.2. Termin verschieben 4.5 Termine farbig kategorisieren Sie können den Termin innerhalb Ihrer Kalenderansicht (also z.b. innerhalb einer Arbeitswoche) verschieben. Dazu fahren Sie mit der Maus auf den Termin und verschieben ihn an die gewünschte Stelle. Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Kalendereinträge Kategorien einzuführen. So können Sie in Ihrem Kalender kennzeichnen, um welche Art von Termin es sich handelt. Sie können den Termin auch mit der Maus auf einen anderen Tag in der Kalenderübersicht am linken Bildschirmrand schieben. Um einen Termin farbig zu kennzeichnen, klicken Sie auf Kategorisieren Sie können den Farben eine Bedeutung zuweisen, also z.b. grün für private Termine. Dazu klicken Sie in der Farbliste unten auf Alle Kategorien 4.3.3. Details zum Termin verändern Um einen bereits eingetragenen Termin nachträglich zu öffnen oder zu verändern, suchen Sie in Ihrem Kalender den entsprechenden Termin heraus und doppelklicken auf ihn. Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Angaben zu Ihrem Termin verändern können. 4.4 Erinnerung einschalten Wenn Sie den Termin in Ihrem Kalender markieren, können Sie in der Termin-Registerkarte unter Optionen die Erinnerungsfunktion einschalten. 4.6 Termine löschen Sie können nur Einträge in Ihrem Kalender löschen, die Sie selbst erstellt haben. Um einen Termin zu löschen, suchen Sie im Kalender den entsprechenden Termin heraus. Dann drücken Sie die Entf-Taste oder klicken in der Menüleiste auf Löschen 5 Ereignisse Sie erhalten dann vor Beginn des Termins eine Erinnerung. Um ein Ereignis, also einen Eintrag ohne definierte Anfangs-/Endzeit einzugeben, doppelklicken Sie in den Bereich direkt unter dem Datum. DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 5/7
In dem Fenster, in dem Sie die Termindetails eintragen, setzen Sie einen Haken vor Ganztägiges Ereignis 6 Terminserien Wenn Sie einen Termin eintragen möchten, der sich regelmäßig wiederholt, öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender. Sie wählen in der Registerkarte Termin Serientyp 7 Besprechungen planen Unter einer Besprechung versteht man einen Termin mit mehreren Teilnehmern. Im zentralen Kalendersystem der Hochschule können Sie andere Hochschulangehörige einladen und dazu vorab überprüfen, wann die von Ihnen gewünschten Teilnehmer Zeit haben. Außerdem übernimmt das Kalendersystem automatisch die Einladung der Teilnehmer. 7.1 Teilnehmer einladen Um zu einem Termin weitere Teilnehmer einzuladen, wählen Sie beim Eintragen des Termins Teilnehmer einladen Daraufhin erscheint eine zusätzliche Zeile. Hier tragen Sie ein, wie sich der Termin wiederholen soll. Hier können Sie entweder die Email-Adressen der anderen Teilnehmer direkt angeben oder durch Klicken auf An das Adressbuch öffnen und die anderen Teilnehmer heraussuchen. Danach finden Sie unter dem Betreff einen Eintrag Bitte beachten Sie: Einladungen an alte OHM-Hochschule-Adressen können vom Teilnehmer eventuell nicht zugesagt werden. Sie sollten hier also Teilnehmer mit ihren @th-nuernberg.de-adressen wählen. Der Termin wird im Kalender mit zwei Pfeilen gekennzeichnet. Haben Sie alle gewünschten Teilnehmer eingetragen, klicken Sie auf Senden Jetzt trägt das Kalendersystem den Termin in Ihren Kalender und in die Kalender der anderen Teilnehmer ein. DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 6/7
Außerdem bekommen die anderen Teilnehmer eine Email, in der sie über den Termin informiert werden. 7.2 Besprechungen in der Planungsansicht In der Registerkarte Planen können Sie abfragen, ob die Kollegen, die Sie zu einer Besprechung einladen möchten, an Ihrem Termin frei sind. Dazu tragen Sie zunächst wie eben beschrieben die gewünschten Teilnehmer ein und die geplante Uhrzeit ein. Dann klicken Sie auf Terminplanung In der Planungsansicht sehen Sie, wann Ihre Kollegen Termine haben und wann sie Zeit haben. Termine Ihrer Kollegen sind als dunkelrote Balken dargestellt - Sie können natürlich nicht sehen, was für Termine Ihre Kollegen haben. Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie die Termindetails eintragen können. 9 Aus einer E-Mail eine Besprechung erstellen Sie können aus einer E-Mail direkt eine Besprechung erstellen. Dazu markieren Sie die E-Mail und klicken dann auf Besprechungsanfrage 7.3 Status der Besprechung Wenn Sie eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern eingetragen haben, können Sie überprüfen, ob die Teilnehmer absagen oder zusagen. Dazu öffnen Sie den Besprechungstermin und klicken auf Status 8 Aus einer E-Mail einen Termin erstellen Es öffnet sich ein Kalenderfenster, in das Sie weitere Details zu dem Termin eintragen können. Als Teilnehmer sind automatisch alle Empfänger der E- Mail eingetragen. Häufig erhält man Terminvorschläge per E-Mail. Sie können in Outlook aus dieser E-Mail direkt einen Termin erstellen. Dazu nehmen Sie die E-Mail und ziehen Sie mit der Maus auf den Kalender. 10 Noch Fragen? Die Benutzerberatung des Rechenzentrums bietet in KA.420 ausführliche Handbücher zu Outlook zum Preis von etwa 5 Euro an. DokID: RZ_0302_HR_Kal-Outlook-Einstieg_public, Vers. 4, 22.07.2016, RZ/THN Seite 7/7