SEPA-Umstellung für Lastschriften Ab dem 1. Februar 2014 soll SEPA den bargeldlosen Zahlungsverkehr europaweit erleichtern. SEPA steht für Single Euro Payments Area (einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr) und löst die zahlreichen unterschiedlichen nationalen Zahlungsformate ab, die den grenzüberschreitenden Handel erschwert haben. Ab dem genannten Termin gelten damit neue verbindliche Standards für Überweisungen und Lastschriften in Euro. Für Überweisungen und Lastschriften werden nur noch die internationale Bankkonto-nummer (IBAN - International Bank Account Number) und die internationale Bank-leitzahl (BIC Business Identifier Code) eingesetzt. Sie ersetzen damit die bisher eingesetzten Kontonummern und Bankleitzahlen. In Vetera.net löst das SEPA Verfahren den jetzigen Bankeinzug ab. Nur bei Ihren Bankeinzugskunden ist diese Umstellung nötig. Um Ihnen hier die Arbeit zu erleichtern, haben wir einen Automaten im Programm integriert, der Ihnen ermöglicht bei allen Kunden, die die Kategorie Bankeinzug haben, in einem Schritt IBAN und BIC zu generieren. Diese beiden neuen Nummern finden Sie bereits heute auf Ihrem Kontoauszug. Die IBAN hat je nach Land eine fixe Länge und kann bis zu 34 Stellen lang sein. In Deutschland ist die IBAN 22 Stellen lang. 1
IBAN und BIC auf dem Briefpapier hinzufügen Auf Ihrem Briefpapier müssten diese, falls noch nicht geschehen, integriert werden. Sie haben die Möglichkeit die Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC zu ersetzen. Wir würden Ihnen aber empfehlen übergangsweise die IBAN und BIC zusätzlich einzutragen. Rufen Sie sich hierzu bitte über Extras / Einstellungen / Allgemeine / Firmenverwaltung die Registerkarte Finanzen auf. Wählen Sie bitte als Erstes im unteren Bereich (1) Ihre Bankverbindung. Danach erfassen Sie bitte in den Feldern (2) Ihre IBAN und (3) die BIC. Zusätzlich müssen Sie auch in dem Feld Bankverbindung (4) die IBAN und BIC hinterlegen. Diese Zeile ist für die Rechnung bzw. Mahnungen maßgeblich. Wenn Sie die IBAN und BIC in eine zweite Zeile schreiben wollen, können Sie dies mit einem Umbruchzeichen ( ). Drücken Sie hierzu bitte die Tastenkombination ALT+0182. Alles was nach diesem Zeichen kommt wird in eine neue Zeile geschrieben. Wenn Sie hierzu Fragen haben wenden Sie sich am besten an unsere Hotline. +49 6123-70375-0 2
Anlegen der Gläubiger-Identifikationsnummer Bevor Sie mit SEPA starten können, müssen Sie allerdings bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen. Gerne können Sie dazu den folgenden Link nutzen. http://www.bundesbank.de/navigation/de/kerngeschaeftsfelder/unbarer_zahlungsverkehr/sepa/glae ubiger_identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsnummer.html Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist die kontounabhängige und eindeutige Kennung mit EU-weiter Gültigkeit. Sie identifiziert den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher. Wenn Sie Ihre ID Nummer zu Hand haben, müssten Sie diese bitte unter Extras / Einstellungen / Allgemeine / Firmenverwaltung und der Registerkarte Finanzen erfassen. Dies ist wichtig, weil man ohne Gläubiger-ID kein Lastschriftsmandat anlegen kann. 3
IBAN und BIC beim Kunden generieren Sie können bei Ihren Kunden die IBAN und BIC einzeln generieren oder Sie nutzen ganz bequem unseren Automaten, der alles für Sie erledigt. Hierbei werden bei allen bestehenden Bankeinzugskunden die IBAN und BIC angelegt. Außerdem wird ein Basis Lastschriftsmandat angelegt. Sie können diese aber auch bei einzelnen Kunden bzw. neuen Kunden generieren. Dazu rufen Sie bitte den Kunden in der Behandlungskartei auf und wählen dort das Register Kategorien / Bank. Tragen Sie dort ggf. die Bankverbindung ein. Danach wählen Sie bitte IBAN + BIC generieren. In dem darauf folgenden Fenster wird Ihnen die generierte IBAN und BIC angezeigt. Wenn Sie diese übernehmen möchten, wählen Sie bitte Generierte BIC und IBAN in Kundendaten übernehmen. Diese werden dann in die vorgesehenen Felder übernommen. Im nächsten Schritt müsste man ein Lastschriftsmandat erstellen. 4
Lastschriftsmandat erstellen Das neue SEPA-Lastschriftsmandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung. Sie erhalten damit die Erlaubnis von Ihren Kunden einmalig oder wiederkehrend Geld von deren Konto einzuziehen gleichgültig von welchem SEPA Land aus. Es umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung, als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Um in Vetera.net ein Lastschriftsmandat zu hinterlegen, wählen Sie bitte bei dem betreffenden Kunden in dessen Kartei das Register Kategorien / Bank und klicken dort auf SEPA- Lastschriftmandate verwalten. Im darauf folgenden Fenster haben Sie nun die Möglichkeit ein neues Mandat anzulegen. Wählen Sie bitte die Schaltfläche NEU. 5
Hier können Sie nun das Mandat anlegen. Beim (1) Status haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Inaktiv = Das Mandat liegt vor wird aber erst später Aktiv Angelegt = Wenn Sie das Mandat verschickt haben aber noch keine Unterschrift vorliegt. Aktiv = Sie haben das unterschriebene Mandat vor sich liegen. Wiederrufen = Ein Kunde hat der SEPA Lastschrift widersprochen. Somit ist das Mandat nicht mehr aktiv. Bei der (2) Lastschriftart wird unterschieden zwischen: Basislastschrift = Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern und Unternehmen offen und enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Eine SEPA-Basislastschrift kann - wie die Einzugsermächtigungslastschrift - innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrift-einzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies bei Erst-und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Firmenlastschrift = Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich im Verkehr mit Unternehmen möglich und ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift. Die Zahlstelle ist verpflichtet, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. SEPA-Firmenlastschriften müssen der Zahlstelle einen Geschäftstag vor dem Fälligkeitstag vorliegen. 6
Die Mandatsreferenznummer ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats. Die Mandatsreferenz darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein und dient in Kombination mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des dem Lastschrifteinzug zugrunde liegenden Mandats. Eine Mandatsreferenznummer sollte immer nur einmal vergeben werden, da die Geschäftsbereichskennung der Gläubiger- Identifikationsnummer nicht als Unterscheidungsmerkmal herangezogen werden kann. In Vetera.net ist die Kundennummer in der Referenznummer enthalten. Sie brauchen hier nichts zu unternehmen, die Nummer wird automatisch generiert. Im nächsten Schritt wählen Sie bitte die (3) Ausführungsvariante. Hier wird zwischen der einmaligen und widerkehrenden Lastschrift unterschieden. Wählen Sie bitte nun noch ein Datum ab wann das Mandat gültig ist und ggf. bis wann es verwendbar ist. Falls Sie beim Status Widerrufen gewählt haben, sollten Sie bitte ein Datum bei Widerrufen am erfassen. Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, wählen Sie bitte Speichern. Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit bei dem Kunden einen SEPA Einzug durchzuführen. 7
SEPA Lastschrift über die Automatische Fakturierung Die Einzugsrechnungen schreiben Sie wie gewohnt in der Automatischen Fakturierung. Das einzige was sich hier geändert hat, ist das Sie jetzt bitte Ihr Häkchen bei Nur mit Bankeinzug und bei SEPA Lastschrift setzen. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch errechnet (Heutiger Tag + die festgelegte Vorlauffrist). Danach fahren Sie bitte wie gewohnt mit der Fakturierung fort. Folgende Angaben müssen nun auf der Rechnung enthalten sein: - Mandatsreferenznummer - Gläubiger-ID - Höhe der Belastung - Belastungskonto - Fälligkeitsdatum 8
SEPA Export Den SEPA Export finden Sie unter Programme / Buchhaltung / SEPA Lastschrift Export Im ersten Schritt wählen Sie bitte die entsprechende (1) Firma, für die Sie jetzt einen Export durchführen möchten. Als nächstes wählen Sie bitte das (2) Fälligkeitsdatum. Achten Sie bitte darauf dass es sich hierbei nicht um das Rechnungsdatum handelt, sondern das Zahlungsdatum das sich aus dem Rechnungsdatum + die festgelegte Vorlauffrist errechnet. 9
Wenn Sie nur nach einer bestimmten Mandatsreferenznummer suchen möchten, können Sie diese in das Feld (3) Mandatsref. eintragen. Danach klicken Sie bitte auf (4) Suchen. Alle fälligen Kunden werden Ihnen nun in der Liste angezeigt. Über die Häkchen können Sie wie gewohnt wählen welche Kunden Sie exportieren möchten. Wählen Sie dann bitte, falls nötig den (5) Exportpfad. Hier wird dann in Zukunft die Exportdatei abgelegt. Zum Abschluss klicken Sie bitte auf (6) Export. 10
Inhaltsverzeichnis SEPA-Umstellung für Lastschriften... 1 IBAN und BIC auf dem Briefpapier hinzufügen... 2 Anlegen der Gläubiger-Identifikationsnummer... 3 IBAN und BIC beim Kunden generieren... 4 Lastschriftsmandat erstellen... 5 SEPA Lastschrift über die Automatische Fakturierung... 8 SEPA Export... 9 11