Landesverwaltungsamt Berlin

Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin 10702 Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz 1 10707 Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene E-Mail-Adresse Vermittlung (030) 90 139-0 Intern 9139-111 Fax (030) 9028-3534 E-Mail Adresse Ipv-hotline@lvwa.berlin.de (email-adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum 06.02.2013 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 05/2013 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Februar 2013 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines 3 1.1 Termine 3 1.1.1 Transporttermin Februar 2013 3 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle 3 1.1.3 Anwenderrunden 3 1.2 Anwenderhandbuch 3 1.3 IPV-Schulungen an der VAk 3 2 Stichprobenprüfung 4 2.1 Anpassungen nach Beschluss der AG Stichprobe 4 2.2 Hinweise zur Batch-Input-Verarbeitung 4 2.3 Aktualisierung des Handlungsleitfadens zur Stichprobenprüfung 5 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft 5 3.1 Hinweismeldung in der Simulation der Personalabrechnung 5 3.2 Änderungen an Bescheiden 5 3.3 Übersichtsbild Personalvorgänge PWE 6 3.4 Begrenzung der Rückrechentiefe 6 3.5 Lohnarten für Vorarbeiterzulagen 6 3.6 Anpassung mehrerer Maßnahmenarten 7 3.7 Maschinelle Altersteilzeitberechnung für Festbetrag 7 3.8 Bereichsmenüs ZPER und ZVADM 7 3.9 Abwesenheit 0370 Organ- oder Gewebespende 7 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten siehe Internet und nach Vereinbarung Zahlungen bitte an die Landeshauptkasse Berlin auf eines der nebenstehenden Konten: Internet: http://www.berlin.de/landesverwaltungsamt/ Geldinstitut Postbank Berlin Landesbank Berlin Bundesbank Filiale Berlin IBAN DE47100100100000058100 DE25100500000990007600 DE53100000000010001520... BIC/SWIFT PBNKDEFF100 BELADEBEXXX MARKDEF1100

3.10 Abwesenheitsart 0900 Gleitzeit 8 3.11 Kontingentabgeltung Erweiterung des IT 0416 um die Kontingente 26, 56 und 76 8 3.12 Überarbeitung von Meldungen aus der maschinellen Zeitwirtschaft 8 3.13 Veränderte Anspruchsprüfung Wechselschichtzulage bei Lohnartengenerierung aus der maschinellen Zeitwirtschaft 9 3.14 Infotyp Pf.D Zinsangaben (IT 0113) 9 3.15 Infotyp ADT (IT 0783) 10 3.16 Infotyp Außerhalb Rückrechnung (IT 9001) 10 3.17 Freie Suche 10 3.18 Stammdatenpflege Schnellerfassung und Batch-Input-Verfahren 11 3.18.1 Schnellerfassung und Schnellerfassung Zeitdaten 11 3.18.2 Batch-Input-Verfahren 11 3.19 Fusion/Stilllegung von Krankenkassen 12 3.20 Befreiung von der Rentenversicherung für Fälle mit Minijob 12 3.21 Maschinelles Antragsverfahren nach dem AAG 12 3.22 Aktenausfertigung für DEÜV-Meldungen 13 3.23 Personalfälle im VBL-Abrechnungsverband Ost 13 4 Abrechnungssachbearbeitung 14 4.1 Freie Suche 14 4.2 Batch-Input-Verfahren 14 4.3 Bereichsmenü ZABR 14 4.4 Berichtsbäume im Bereichsmenü ZABR 14 4.5 Fusion von Krankenkassen 15 4.6 Verarbeitungsbestätigungen für SV-Beitragsnachweise 15 4.7 Aktenausfertigung für DEÜV-Meldungen 15 4.8 LSTB 2012 16 4.9 Unternehmensstruktur/Arbeitgeberdaten 17 4.10 Folgeaktivität SV-Beitragsnw. Außerhalb RR drucken 17 5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 18 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) 18 5.2 Freie Suche 18 5.3 ZWHPMGVPL Geschäftsverteilungsplan 18 6 Anwendungssystembetreuung 18 6.1 Freie Suche 18 6.2 Mitgliedsnummer der Unfallkasse Berlin 18 6.3 Unternehmensstruktur/Arbeitgeberdaten 19 6.4 Anwenderrunde am 18.02.2013 19 7 Reisekosten 20-2 -

1 Allgemeines 1.1 Termine 1.1.1 Transporttermin Februar 2013 Die Systemanpassungen werden am 06.02.2013 in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert. 1.1.2 Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechung in diesem Monat letztmalig am 06.02.2013 um 10:00 Uhr ausgeführt. 1.1.3 Anwenderrunden Die Anwenderrunden finden im Jahr 2013 am 15.04.2013, 17:06.2013, 19.08.2013, 21.10.2013, 16.12.2013. im LVwA, Raum 1075, jeweils um 10:00 Uhr statt. Achtung Aus statischen Gründen ist die Anzahl der Personen für den Raum 1075 beschränkt. Daher ist die Beschränkung der Teilnehmer pro Buchungskreis unbedingt einzuhalten. 1.2 Anwenderhandbuch Am heutigen Tag wird die 43. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt. 1.3 IPV-Schulungen an der VAk In 2013 werden von der VAk folgende IPV-Schulungen angeboten: IPV-Grundlagen Aufbaukurs PS I Aufbaukurs PS II Aufbaukurs Zeitwirtschaft Aufbaukurs Workshop Zeitwirtschaft Aufbaukurs Steuern für PS Aufbaukurs Pfändungen für PS - 3 -

Aufbaukurs Stellenwirtschaft/-planung Aufbaukurs Stellenwirtschaft für LUV. Hinweis Für die Aufbaukurse Stellenwirtschaft/-planung und Stellenwirtschaft für LUV steht bisher kein Dozent zur Verfügung. Ggf. müssen diese Schulungen weiterhin ausfallen. Dies gilt auch für den Aufbaukurs Steuern für PS. Die VAk informiert kurzfristig. Grundlage für das Schulungsangebot ist das IPV-Qualifizierungskonzept Version 2.7 Stand 01.2012 - http://www.lvwa.verwalt-berlin.de/dloadssc/dl_supp/qkonaur.pdf. Die Inhalte und die vorgesehenen Termine sind dem VAk-Programm 2013 zu entnehmen. Achtung Voraussetzung für alle Aufbaukurse sind materiell-rechtliche Kenntnisse (s. auch IPV- Qualifizierungskonzept). Diese sind Voraussetzung, aber nicht Inhalt der IPV-Schulungen! 2 Stichprobenprüfung 2.1 Anpassungen nach Beschluss der AG Stichprobe Die AG Stichprobe hat am 15.11.2012 Änderungen beschlossen, die wie folgt umgesetzt wurden. Die Personalmaßnahme Nachpflege Dienstantritt (M25) für die Zeitwirtschaft soll nicht der Regelprüfung unterliegen, sondern lediglich etwaige Infotypänderungen. Der Entstehungszeitpunkt einer Stichprobe (Timestamp) wird auf dem Prüfbeleg mit angedruckt, womit eine eindeutige Zuordnung des Prüfbelegs zur jeweiligen Stichprobe in der Protokolltabelle möglich wird. Diese Angabe ist jedoch nicht im Standardlayout der Protokolltabelle enthalten, kann aber benutzerspezifisch bei Bedarf temporär oder dauerhaft als zusätzliche Spalte mit eingeblendet werden. Der angegebene Wert setzt sich aus dem Datum (JJJJMMTT) und der Uhrzeit (hhmmss) zusammen (Bsp. 20130110-151307 = 10.01.2013-15:13:07 Uhr). 2.2 Hinweise zur Batch-Input-Verarbeitung Ab sofort ist es möglich, die Funktionen Schnellerfassung (PA 70) und Schnellerfassung Zeitdaten (PA71) mit der Batch-Input-Verarbeitung durchzuführen (Tz. 3.18.2). Es gelten hinsichtlich - 4 -

der Stichprobenprüfung dieselben Regularien wie bei der Einzelbildpflege. Die Hinweise im Handlungsleitfaden zum Stichprobenverfahren sind zu beachten. 2.3 Aktualisierung des Handlungsleitfadens zur Stichprobenprüfung Die Beschreibung des Umgangs mit hr-easy audit im Intranet wurde gegenüber der vorherigen Version grundsätzlich überarbeitet, ohne jedoch nennenswerte inhaltliche Änderungen vorzunehmen. 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Simulation der Personalabrechnung 3.1 Hinweismeldung in der Simulation der Personalabrechnung Bisher wurde eine Hinweismeldung ( gelb unterlegter Text) nur angezeigt, wenn die Simulation mit Protokoll ausgeführt wurde. Seit dem Jahreswechsel wird bei der Simulation darauf hingewiesen, wenn die Simulation ohne Protokoll gestartet wurde: Bei der Formularanzeige wird die Hinweismeldung ausgegeben. Durch Anklicken des Buttons wird der geöffnete Protokollbaum mit der im Einzelfall ausgegebenen Hinweismeldung angezeigt. Versorgung 3.2 Änderungen an Bescheiden Folgende Änderungen an SAP-Musterbescheiden wurden in die VADM-Bescheide des IPV- Verfahrens übernommen: Im Bescheid E11 Ruhensberechnung 54 wurde in bestimmten Fallkonstellationen in der Summenbildung zur Berechnung der Gesamtversorgung nach 54 Abs. 1 LBeamtVG der Andruck des verbleibenden Zahlbetrages 54 unterdrückt, wenn dieser den Betrag 0 Euro enthielt. Die Darstellung wurde korrigiert. Im Bescheid L01 Abfindung Staatsvertrag war der Andruck der Anschrift bislang nicht DIN-konform. Der Andruck des Länderkennzeichens D- vor der Postleitzahl wurde entfernt. Ebenfalls im Bescheid L01 Abfindung Staatsvertrag wird im Bereich Sachbearbeiterinfo - 5 -

statt des Tagesdatums nun das Berechnungsdatum, zu dem die Abfindungsberechnung durchgeführt worden ist, angedruckt. Das Land Berlin wird seine Zahlungen zukünftig auf das SEPA-Verfahren umstellen. In die Fußzeile der IPV-Anschreiben wurde daher für die Konten der Landeshauptkasse Berlin jeweils die IBAN und BIC (anstelle bisheriger Kontonummer und Bankleitzahl) aufgenommen. 3.3 Übersichtsbild Personalvorgänge PWE Zur Anzeige vorhandener Personalvorgänge zu einem Personalfall existierte in der PWE bislang ein kleines Übersichtbild, in dem maximal 6 Zeilen dargestellt wurden. Nunmehr wird ein ganzseitiges Listbild für die Anzeige der vorhandenen Personalvorgänge verwendet. Nachdem ein Personalvorgang ausgewählt wurde, wird das Übersichtsbild geschlossen und die Personalteilvorgänge werden wie bisher angezeigt. Ist für einen Personalfall nur ein Personalvorgang vorhanden, wird sogleich dieser Personalvorgang angezeigt, ohne zuvor das Listbild aufzublenden. Hinweis Zurzeit ist die Funktionalität der Button Teilbaum expandieren und Teilbaum komprimieren nicht gewährleistet. Das Expandieren bzw. Komprimieren kann jedoch manuell durch Anklicken der Pfeile in der Baumstruktur erreicht werden. Sobald der Fehler behoben wurde, erfolgt eine Information. 3.4 Begrenzung der Rückrechentiefe In Ergänzung zur Tz. 3.2 im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 32/2012 folgender Hinweis: Bei den Personalfällen, die bereits im Abrechnungskreis 24 SenInnSport B abgerechnet wurden, greift die über den Verwaltungssatz 24 eingestellte Begrenzung der Rückrechentiefe, da bei diesen Personalfällen die Abrechnungsergebnisse für den Abrechnungskreis 24 SenInnSport B vorliegen. Die beschriebene Vorgehensweise wirkt sich nur auf Personalfälle aus, die einzig im Abrechnungskreis V4 Versorgung abgerechnet wurden bzw. werden. Lohnarten 3.5 Lohnarten für Vorarbeiterzulagen Gemäß 12 Abs. 2 des TV Wiederaufnahme Berlin stehen den Beschäftigten, auf deren Tätigkeit die Regelungen für Vorarbeiter des 3 BTV Nr. 2 zum BMT-G(-O) bis zum 31.12.2011 Anwendung fanden, diese Zulagen ab dem 01.01.2012 weiterhin zu. Erhöhungen werden ab dem - 6 -

01.01.2013 wirksam. Die im IPV-System vorhandenen Lohnarten für diese Vorarbeiterzulagen können ab dem 01.01.2013 wieder verwendet werden (vgl. Tz. 3.8 RS LVwA IPV Nr. 30/2012). Maßnahmen 3.6 Anpassung mehrerer Maßnahmenarten Mit diesem Transport werden die Überarbeitungen der folgenden Maßnahmenarten zur Verfügung gestellt: Maßnahmenart Austritt (M 10) Maßnahmenart Elternzeit (M 30) Maßnahmenart Ruhendes Beschäftigungsverh. (M 52) Maßnahmenart Altersteilzeit (M 54) Maßnahmenart Sonderurlaub mit Teilbezügen (M 75). Die entsprechenden Teile im IPV - Anwenderhandbuch Kapitel II werden aktualisiert. Altersteilzeit 3.7 Maschinelle Altersteilzeitberechnung für Festbetrag Mit Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass auch tariflich Beschäftigte mit Festbetrag in der Freistellungsphase der Alterszeit in den TV-L überzuleiten sind. Die maschinelle Berechnung der Aufstockungsbeträge war bisher jedoch für die Lohnart 1960 Entgelt im Infotyp Basisbezüge (IT 0008) nicht vorgesehen. Die Systemeinstellungen wurden ergänzt (s. Anlage 2). Bereichsmenüs 3.8 Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Für die Personal- und Versorgungssachbearbeitung wurden neue Reports zur Verfügung gestellt, die in die jeweiligen Bereichsmenüs ZPER und ZVADM aufgenommen wurden. Zeitwirtschaft 3.9 Abwesenheit 0370 Organ- oder Gewebespende Die Senatsverwaltung für Finanzen hat mit den Rundschreiben II Nr. 63/2012 und Nr. 81/2012 über die Auswirkungen der Änderung des Transplantationsgesetzes informiert. Aus diesem Grund wird im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) die neue - 7 -

Abwesenheitsart 0370 Organ- oder Gewebespende zur Verfügung gestellt. Sie kann ab dem Beginndatum 01.08.2012 eingegeben werden. Die Abwesenheit hat dieselben Eigenschaften wie die Abwesenheit 0200 Krankheit mit Attest. Die Abwicklung etwaiger Erstattungsansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Krankenversicherungsträger des Empfängers der Spende muss außerhalb des IPV-Verfahrens erfolgen. 3.10 Abwesenheitsart 0900 Gleitzeit Mit Mail vom 07.01.2013 wurde folgende Information gegeben: in Tz. 3.18.2 des RS LVwA IPV 30/2012 wurde mitgeteilt, dass die Eingabe der Abwesenheitsart 0900 nur noch bis zum 31.12.2012 möglich ist. Aufgrund eines technischen Fehlers ist die Eingabe jedoch auch weiterhin möglich. Dieser Fehler wird zum nächsten Transporttermin korrigiert, jedoch wird die Eingabezulässigkeit dieser Abwesenheit erst zum 31.12.2013 enden, da bereits eine Vielzahl an Datensätzen für das Jahr 2013 existiert. Es ist also auch weiterhin nicht zwingend notwendig (aber möglich), die bereits vorhandenen Datensätze der Abwesenheitsart 0900 umzuschlüsseln. Es sollten jedoch ab sofort nur noch die beiden neuen Abwesenheitsarten für Gleitzeit 9152/9153 verwendet werden 3.11 Kontingentabgeltung Erweiterung des IT 0416 um die Kontingente 26, 56 und 76 Mit Hotlinemeldung wurde mitgeteilt, dass es nicht möglich ist, Resttage aus den zum 01.01.2011 eingerichteten Abwesenheitskontingenten 26 (altersunabhängiger Urlaub), 56 (altersunabhänger Url. Fw) und 76 (altersunabhänger Url. Pol) finanziell abzugelten. Die Abgeltungsvorschriften des Infotyps Zeitkontingentabgeltung (IT 0416) wurden um die drei Kontingente ergänzt. 3.12 Überarbeitung von Meldungen aus der maschinellen Zeitwirtschaft Aus dem maschinellen Zeitwirtschaftslauf werden diverse (Fehler)Meldungen ausgegeben, die teilweise nur rein informativen Charakter und keinerlei Auswirkungen auf die maschinelle Berechnung haben bzw. kein manuelles Eingreifen erfordern. Um die Meldungen zu reduzieren, die neben der Anzeige im Protokoll des Zeitwirtschaftslaufs auch zusätzlich im Cluster B2 abgestellt werden, werden die Hinweise mit folgenden Nummern nicht mehr ausgegeben: 00 Mitarbeiter anwesend obwohl FREI 08 Trotz Tagestyp '1' anwesend 11 Untert. Abwesenheit exakt - 8 -

12 Untert. Abw. eingehalten 13 Untert. Abw. in Toleranz Außerdem wird ab sofort im Protokoll des Zeitwirtschaftslaufes der Inhalt des verwendeten Schemas ZM03 nicht mehr angedruckt. 3.13 Veränderte Anspruchsprüfung Wechselschichtzulage bei Lohnartengenerierung aus der maschinellen Zeitwirtschaft Wie im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 33/2012 unter Tz. 3.24 und mit Mail vom 03.12.2012 bereits beschrieben, ändert sich die maschinelle Anspruchsprüfung auf Wechselschichtzulage für Fälle mit Lohnartengenerierung aus der maschinellen Zeitwirtschaft. Da bei den einzelnen Behörden keine Einwände hinsichtlich des Umsetzungszeitpunkts bestehen, werden die Systemeinstellungen rückwirkend zum 01.04.2012 vorgenommen. Ab diesem Zeitpunkt genügt das Vorhandensein einer entsprechenden Arbeitszeitplanregel. Aus der maschinellen Zeitwirtschaft heraus wird dann nur noch überprüft, ob innerhalb eines Zeitmonats mindestens 2 Nachtschichten geleistet wurden. Sind 2 Nachtschichten vorhanden, erfolgt die Auszahlung der Wechselschichtzulage ohne weitere Prüfungen. Für Fälle mit Lohnartengenerierung aus der maschinellen Zeitwirtschaft wird der RPTIME00 mit dem Schema ZM03 am 07.02.2013 rückwirkend ab 01.04.2012 durch das SSC angestoßen. Pfändung/Abtretung 3.14 Infotyp Pf.D Zinsangaben (IT 0113) Mit Mail vom 14.01.2013 wurde folgende Information gegeben: " das Anlegen eines neuen Datensatzes im Infotyp Pf.D Zinsangaben (IT 0113) wird derzeitig mit der Fehlmeldung: "Datum muss im Intervall 01.01.1800-31.12.9999 liegen" abgelehnt. Das Problem besteht jedoch nur, wenn eine neue Pfändung/Abtretung per Menüsteuerung beginnend im IT 0111 angelegt wird. Das Anlegen eines Infotypsatzes im IT 0113 per Einzelbildpflege ist jedoch problemlos möglich. Es handelt sich um einen Systemfehler im SAP-Standard " Mit Mail vom 18.01.2013 wurde folgende Information gegeben: " am 14.01.2013 erhielten Sie folgende Information über einen aktuellen Systemfehler: " Darüber hinaus haben wir nun feststellen müssen, dass die Personalabrechnungssimulation infolge einer Pfändungsberechnung unter Umständen mit folgendem Fehler abbricht: "Kein Eintrag in Tabelle $ zu Argument $ zum Zeitpunkt $ 511K 01 PFDI2 " Es handelt sich allen Fällen um Fehler im SAP-Standard, die mit dem nächsten regulären Transport am 06.02.2013 behoben werden." Die Systemfehler wurden behoben. - 9 -

Infotypen 3.15 Infotyp ADT (IT 0783) s. Ausführungen zu Tz. 5.1 3.16 Infotyp Außerhalb Rückrechnung (IT 9001) Mit Mail vom 23.01.2013 wurde folgende Information gegeben: aufgrund der begrenzten tiefsten rückrechenbaren Periode ist es denkbar, dass Sachverhalte vorliegen können, aufgrund derer der Infotyp Außerhalb Rückrechnung (IT 9001) zu pflegen ist. Die Beschreibung des Infotypen wird z. Zt. überarbeitet, kann aber noch bis zur Neuauflage als Arbeitshilfe verwendet werden. Hierzu folgende ergänzende Hinweise: Der kundeneigene Infotyp Außerhalb Rückrechnung (IT 9001) dient der Eingabe von manuellen Berechnungswerten aus Zeiten vor der tiefsten rückrechenbaren Periode des IPV-Verfahrens (z. Zt. 01/2010) sowohl für den Besoldungs- als auch für den Tarifbereich. Deshalb sind manuelle Eingriffe in Zeiten nach der tiefsten rückrechenbaren Periode des IPV-Verfahrens mit Hilfe des Infotypen Außerhalb Rückrechnung (IT 9001) ausgeschlossen. Das Feld Währung ist nicht änderbar und wird nach dem Bestätigen der Eingaben mit der im Berechnungszeitraum gültigen Währung maschinell belegt. ACHTUNG: Die Beträge der manuellen Berechnungen werden in den Beitragsnachweisungen für die Krankenkassen und der VBL (noch) in DEM dargestellt. Im Lohnkonto, in der Lohnsteuerbescheinigung und in den Besoldungs-, Vergütungs-, Lohn- und Entgeltnachweisen werden dagegen die Beträge in Euro dargestellt, ggf. werden DEM-Beträge in Euro umgerechnet. Bei der Registerkarte Zusatzversorgung ist folgendes zu beachten: Block Zusatzversorgungskasse: es ist lediglich das Feld VBL-Beitragskonto zu pflegen. Das Feld ZVE-ID ist obsolet. Block Versicherungsart: Es ist die Versicherungsart gem. den Richtlinien für das Melde- und Abrechnungsverfahren (RIMA) zu pflegen InfoSets 3.17 Freie Suche s. Ausführungen zu Tz. 6.1-10 -

Stammdatenpflege 3.18 Stammdatenpflege Schnellerfassung und Batch-Input- Verfahren 3.18.1 Schnellerfassung und Schnellerfassung Zeitdaten In der Stammdatenpflege stehen die Funktionalitäten Schnellerfassung (Transaktion PA70) und Schnellerfassung Zeitdaten (Transaktion PA71) zur Verfügung. Nach dem Releasewechsel wurden beide Funktionalitäten überarbeitet. Angepasst wurden die Infotypmenüs mit den zur Verfügung stehenden Infotypen und die Möglichkeit der Erstellung einer Batch-Input-Mappe zum Sichern der Daten (s. auch Tz. 3.18.2). Die Dokumentation im IPV-Anwenderhandbuch wurde angepasst (s. Kapitel VII S21 Hinweise zu besonderen Funktionen in der Stammdatenpflege Teil 2: Schnellerfassung und Teil 3: Schnellerfassung Zeitdaten). 3.18.2 Batch-Input-Verfahren Im Zusammenhang mit der Überarbeitung der Funktionalitäten Schnellerfassung und Schnellerfassung Zeitdaten wurde auch das Batch-Input-Verfahren überarbeitet. Künftig hat die Personal-, LuV- und Versorgungssachbearbeitung die Berechtigung zum Abspielen aller eigenen (erstellten) und nicht nur von bestimmten - Batch-Input-Mappen. Bei möglichen Änderungen von Batch-Input-Mappennamen ist künftig unbedingt darauf zu achten, dass zum Ermitteln der Batch-Input-Mappe in der Batch-Input-Mappenübersicht ein eindeutiger Batch-Input-Mappenname gewählt wird. Es besteht die Möglichkeit, bevor eine Batch-Input-Mappe abgespielt wird, die Mappenanalyse aufzurufen und über die Schaltfläche Inhalt des APQI-Eintrages der Mappe (Umsch+F1) das Lösch-Kennzeichen individuell zu ändern. Dadurch kann eine Batch-Input- Mappe erhalten bleiben, die programmtechnisch nach fehlerfreiem Abspielen eigentlich zum Löschen vorgemerkt ist. Die Dokumentation im IPV-Anwenderhandbuch wurde angepasst (s. Kapitel VII S21 Hinweise zu besonderen Funktionen in der Stammdatenpflege Teil 1: Batch-Input-Verfahren). - 11 -

Sozialversicherung 3.19 Fusion/Stilllegung von Krankenkassen Fusionen ab 01.01.2013: Geschlossene Krankenkasse BKK 163 - BKK SCHWESTERNS. MÜNCHEN ST-G 349 SAINT-GOBAIN BKK Nachfolgekrankenkasse BKK 425 BKK A.T.U. DAK 002 DEUT. ANGESTELLTEN- KRK Die geschlossene Krankenkasse wird zum 31.12.2012 abgegrenzt und wird mit der Nachfolgekasse fusioniert. Die Nachfolgekasse wird weiterhin unter ihrer bisherigen Betriebsnummer geführt. 3.20 Befreiung von der Rentenversicherung für Fälle mit Minijob Diese Information ist gültig für Personalfälle mit Minijob, für die das Arbeitsentgelt seit 01.01.2013 erhöht wurde, sodass es regelmäßig zwischen 400 und 450 EUR liegt. Gemäß den Richtlinien für die versicherungsrechtliche Beurteilung von geringfügigen Beschäftigungen tritt dadurch zunächst RV-Pflicht ein. Der Beschäftigte kann aber beim Arbeitgeber die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen. Den Eingang des Antrags auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht muss der Arbeitgeber bei der Minijob-Zentrale melden. In der DEÜV durch eine Abmeldung mit Abgabegrund 33 und eine Anmeldung mit Abgabegrund 13, obwohl sich an den Meldedaten nichts geändert hat. In schriftlicher Form mit einem Vordruck, den man im Download-Bereich der Minijob- Zentrale (www.minijob-zentrale.de) erhält. Die erste Variante ist mit dem IPV-System zurzeit nicht möglich, da der Report DEÜV- Meldungen erstellen (RPCD3VD0) nur Ab- und Anmeldungen erstellt, wenn sich an den Meldedaten tatsächlich etwas ändert. SAP hat aber eine maschinelle Lösung in Aussicht gestellt. Die DEÜV-Meldung ist ebenfalls manuell zu fertigen. 3.21 Maschinelles Antragsverfahren nach dem AAG Mit Mail vom 08.01.2013 wurde folgende Information gegeben: im Januar 2013 werden aufgrund der durch den GKV Spitzenverband geänderten Verfahrensbeschreibung für das maschinelle Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG die Meldungen nur noch dann übertragen, wenn die Beträge in den Meldungen maschinell berechnet wurden. Nicht als maschinell - 12 -

berechnet gelten jedoch Beträge, die über den Infotyp Elektronischer Datenaustausch (0700) mit den Datenbausteinen DBBT oder DBZU erfasst wurden: Datenbaustein DBBT: Beschäftigungsverbot; Anlegen zwingend erforderlich Datenbaustein DBZU: Mutterschaft; nur dann erforderlich, wenn die automatisch ermittelten Werte übersteuert werden sollen. Meldungen mit Beträgen aus dem Infotyp 0700 werden daher im Januar 2013 zwar noch erstellt, aber nicht mehr übertragen. Die Meldungen erhalten vom System automatisch den Status fehlerhaft. Nach einer Richtigstellung durch die ITSG ist dieses Systemverhalten korrigiert worden. Mit Transport der Systemanpassungen am 06. Februar 2013 werden o. g. Meldungen wieder übertragen. Falls Meldungen mit dem Status fehlerhaft aus o. g. Gründen erzeugt wurden, werden diese ebenfalls übertragen. Eine manuelle Meldung, z. B. mittels sv-net, braucht nicht erstellt werden 3.22 Aktenausfertigung für DEÜV-Meldungen Seit 01.2013 werden im Verlauf von Personalabrechnung/Folgeaktivitäten keine Aktenausfertigungen der DEÜV-Meldungen mehr zur Verfügung gestellt. Die ggf. erzeugten DEÜV- Meldungen sind wie folgt nachvollziehbar: 1. Bereichsmenü ZPER Infosysteme Auswertungsreports SV DEÜV-Meldungen anzeigen oder 2. Bereichsmenü ZPER Infosysteme Auswertungsreports SV DEÜV-Meldungen bescheinigen. Zu 1. Die Anzeige der elektronisch gemeldeten Daten erfolgt je nach Auswahl als Liste oder Baum. Zu 2. Es wird die Ausfertigung, wie der Beschäftigte sie erhalten hat, angezeigt. VBL/ZVE 3.23 Personalfälle im VBL-Abrechnungsverband Ost Mit Mail vom 07.01.2013 wurde folgende Information gegeben: im IPV-Rundschreiben 33/2012 - Dezember - wurde empfohlen, Personalfälle aus dem VBL- Abrechnungsverband Ost mit folgenden Sachverhalten zu ermitteln: Personalfälle, die auf die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit verzichtet haben, und Personalfälle, die aufgrund einer Versorgungszusage vor dem 01.01.2005 keinen Anspruch auf den Erhöhungsbetrag von 1.800 (Steuerfreibetrag) haben. Für diese Personalfälle ist der Infotyp VBL/ZVE-Daten (IT 0051) wie folgt zu pflegen (s. auch IPV- Rundschreiben 2/2013 - Januar): Für Personalfälle, die auf die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit verzichtet haben, ist zum relevanten Gültigkeitsbeginn ( Bestandsfälle ab 01.01.2013) im Block Arbeitgeber der variable Schlüssel SV/ST-PF zu pflegen. - 13 -

Für Personalfälle, bei denen vor 2005 eine Versorgungszusage bestand, ist ab Gültigkeitsbeginn 01.01.2013 im Block Arbeitgeber der variable Schlüssel VOR 2005 zu pflegen, da ihnen der zusätzliche Steuerfreibetrag i. H. v. 1.800,00 nicht zusteht. Diese Pflege ist ggf. auch rückwirkend vorzunehmen. Werden die Personalfälle mit einem kapitalgedeckten Beitrag ab ca. 100,00 sowie Personalfälle mit Entgeltumwandlung nicht rechtzeitig vor der Personalabrechnung Januar 2013 gepflegt, kann es in nachfolgenden Monaten durch die Rückrechnung zu Schiefstellungen kommen, da die Berücksichtigung der Reihenfolge der Abtragung des Freibetrages nach 3 Nr. 63 EStG systemseitig nur innerhalb eines Monats eingehalten werden kann 4 Abrechnungssachbearbeitung 4.1 Freie Suche s. Ausführungen zu Tz. 6.1 4.2 Batch-Input-Verfahren s. auch Ausführungen zu Tz. 3.18.2 Im Zusammenhang mit der Überarbeitung der Funktionalitäten Schnellerfassung und Schnellerfassung Zeitdaten wurde auch das Batch-Input-Verfahren überarbeitet. Künftig hat auch die Abrechnungssachbearbeitung die Berechtigung zum Abspielen aller eigenen (erstellten) und nicht nur von bestimmten - Batch-Input-Mappen. Bestehen bleibt die Berechtigung innerhalb der Abrechnungssachbearbeitung zum Abspielen von nicht selber erstellten Batch-Input-Mappen im Vertretungsfall. 4.3 Bereichsmenü ZABR Für die Abrechnungssachbearbeitung wurden neue Reports zur Verfügung gestellt, die in das Bereichsmenü ZABR aufgenommen wurden. 4.4 Berichtsbäume im Bereichsmenü ZABR Die Berichtsbäume im Bereichsmenü ZABR wurden überarbeitet. Die dazugehörigen Ablaufbeschreibungen sind angepasst worden und haben einen neuen Aufbau. Die Ablaufbeschreibungen zur Personalabrechnung und Ausführung der Folgeaktivitäten der Abrechnungssachbearbeitung sind ab sofort als Kapitel IX Bestandteil des IPV Anwenderhandbuches. Mit Mail - 14 -

vom 29.01.2013 wurde informiert, dass das Kapitel IX bereits im Intranet veröffentlicht ist und gedruckt werden kann. Bitte folgende ergänzende Hinweise beachten: In den Ablaufbeschreibungen ist der Druck von Spoolaufträgen nicht mehr regelmäßig vorgesehen. Die Abrechnungssachbearbeitung entscheidet ggf. in eigener Zuständigkeit, ob ein Druck erforderlich ist. Zu beachten ist, dass Spoolaufträge erst nach 120 Kalendertagen maschinell gelöscht werden. Des Weiteren sind im Bereichsmenü ZABR im Knotenpunkt Infosysteme verschiedene Auswertungen vorhanden, sodass im Bedarfsfall darüber ein erneutes Erstellen einer Unterlage möglich ist. In den Ablaufbeschreibungen wird beim Start der Hintergrundverarbeitung die manuelle Eingabe eines Titels (für den Spoolauftrag) nicht mehr vorgegeben. Die Abrechnungssachbearbeitung entscheidet in eigener Zuständigkeit, ob der Spoolauftrag mit dem technischen Namen oder einem selbst vergebenen Titel in der Spoolübersicht angezeigt wird. Die Vergabe eines eigenen Titels bietet sich an, wenn ein Report mehrmals mit veränderten Parametern ausgeführt wird, z. B. Ausführen der Aktivität Lohnsteuerdaten erstellen für jeden Kalendermonat usw. 4.5 Fusion von Krankenkassen s. Ausführungen zu Tz. 3.19 4.6 Verarbeitungsbestätigungen für SV-Beitragsnachweise Mit Mail vom 11.01.2013 wurde folgende Information gegeben: mit der Abrechnung Januar 2013 werden die SV-Beitragsnachweise nicht mehr per E-Mail sondern wie alle anderen Meldungen auch über den GKV-Kommunikationsserver versandt. In Folge dessen erhalten Sie zukünftig auch keine Verarbeitungsbestätigung per E-Mail. Diese werden systemseitig regelmäßig vom GKV-Kommunikationsserver abgeholt. Daraus folgt auch, dass eine Umstellung des Status im B2A-Manager zu den SV-Meldungen entfallen kann, da dies dann automatisch mit dem Abholen der Antworten erfolgt 4.7 Aktenausfertigung für DEÜV-Meldungen s. Ausführungen zu Tz. 3.22 Im Bereichsmenü ZABR Infosysteme Auswertungsreports SV DEÜV/SV steht der Report DEÜV-Ausgangsmeldungen anzeigen zur Verfügung. - 15 -

4.8 LSTB 2012 Mit Mail vom 14.01.2013 wurde folgende Information gegeben: in der Anlage - (wurden mit der Mail versandt) - übersende ich die "neue" Beschreibung. Die Aktivitäten sind bitte im "alten" Berichtsbaum Sonderaktivitäten auszuführen. Mit Anlage 2 - (Anlage der Mail) - übersende ich die Übersicht, wie die Aktivitäten im "alten" Berichtsbaum und in der "neuen" Beschreibung heißen. Zu der am 16. bzw. 17.01.2013 (Abrechnertreffen) besprochenen Vorgehensweise haben sich aufgrund des Abschlusstests im SSC noch einmal Änderungen ergeben, die in der Beschreibung berücksichtigt wurden. Dies betrifft insbesondere die im Block Abrechnungsperiode einzugebenden Auswertungsmonate. Im Block weitere Angaben ist ggf. nur beim Testlauf eine Eingabe erforderlich. Hinweise: Wird die Aktivität mit der Abrechnungsperiode 12.2012 ausgeführt, werden in einem Schritt die Lohnsteuerdaten für Ausgeschiedene und die sog. Jahreslohnsteuerbescheinigungen erstellt. Für die Personalfälle mit Altversteuerung ist die Aktivität anschließend noch für die Monate 01.2013 (Tarif/Tarif15) und 01. sowie 02.2013 (Besoldung/Versorgung) auszuführen. Beim Zusammenfassen wird jeweils das aktuellste Ergebnis für die Versendung im B2A Manager bereitgestellt. Vergleicht man die Statistik der Testläufe mit der Statistik des Echtlaufs kann es zu Differenzen kommen, da im testlauf kein Merker auf der Datenbank gesetzt wird und die Lohnsteuerdaten ggf. des Öfteren erstellt werden. Personalfälle, die unterjährig durch Setzen des Hakens im IT 0003 von der Personalabrechnung ausgeschlossen wurden, werden ggf. in den Auswertungen bei Ausgeschiedenen berücksichtigt. Wurde zu einem späteren Zeitpunkt die Abrechnungslücke geschlossen, wird dann eine Jahresbescheinigung erstellt. Die "neue" Beschreibung enthält wie besprochen nicht die Beschreibung zu den Korrekturmöglichkeiten. Sollte es erforderlich sein, Korrekturen für erstellte Lohnsteuerdaten 2012 vorzunehmen, ist die "alte" Ablaufbeschreibung maßgebend. Ich gehe davon aus, dass die Probleme der Vorjahre mit der neuen Beschreibung behoben sind und bin optimistisch für das Gelingen der diesjährigen Aktion. Gutes Gelingen Mit Mail vom 22.01.2013 wurde folgende Information gegeben: bitte folgende Hinweise beachten: Das Versenden der Lohnsteuerdaten gelingt ggf. nicht sofort, die Clearingstellen sind nicht immer erreichbar: Bei diesem Sachverhalt verbleibt die Datei im B2A-Manager im Status/Substatus in Verarbeitung/vorbereitet. Das Protokoll enthält im unteren Bereich den Hinweis Transferticket nicht vorhanden - Fehler beim Auswerten der Antwort der Clearingstelle (Ausschnitt des unteren Bereichs im Protokoll wurde mit der Mail versandt). Dann bitte das Versenden wiederholen bis der Status/Substatus im B2A-Manager in Verarbeitung/übertragen lautet. - 16 -

Das Protokoll ist in den Spool zu stellen: Geöffnetes Protokoll --> Button Drucken (Strg+P) --> Pop-Up Bildschirmliste drucken öffnet sich --> im Feld Druckzeitpunkt zunächst nur in den SAP-Spooler stellen auswählen --> Das Protokoll ist in der Übersicht der Spool-Aufträge enthalten und für Prüfzwecke einsehbar Mit Mail vom 23.01.2013 wurde folgende Information gegeben: Mit Mail vom 19.01.2011 wurde folgende Information gegeben:...im Testlauf werden ggf. die Meldungen E XXXXXXXX Wechsel Steuerkarte ohne Wechsel des Bescheinigungszeitraums in 2010 E XXXXXXXX Bescheinigungszeiträume inkonsistent ausgegeben. Es liegen Pflegefehler vor, die nicht mehr zu beheben sind, da das Steuerjahr abgeschlossen ist. Die relevanten Daten werden auch aus den Abrechnungsergebnissen (Cluster) gelesen, sodass die Korrektur der Daten im IT 0012 nicht zum Ziel führen würde. Die Personalfälle sind vom Personalservice zu prüfen. Wäre die Erstellung/Übertragung von Lohnsteuerdaten erforderlich gewesen, ist eine manuelle LSTB auszustellen Dieser Sachverhalt trifft - wie auf dem Abrechnertreffen am 16./17.01.2013 besprochen - weiterhin zu und gilt für alle Fehlermeldungen, zu deren Behebung die Pflege des IT 0012 für das Bescheinigungsjahr und/oder erneute Personalabrechnung erforderlich wären. Hotline-Anfragen zu diesem Thema sind zwecklos Mit Mail vom 05.02.2013 wurde folgende Information gegeben: bitte folgende Hinweise beachten: Mit dem Transport am 06.02.2013 werden u.a. die "neuen" Berichtsbäume zur Verfügung gestellt. Bitte beachten: Ab Transport finden Sie die Aktivitäten zur LSTB dann im Berichtsbaum Steuer. Die Aktivitäten zur LSTB sind mit dem Anstoß des Druckjobs im ITDZ (--> Name in der Jobübersicht: Transport_Druck_LSJ_***) abgeschlossen. Bitte kontrollieren Sie, ob diese Aktivität zur LSTB für alle Abrechnungskreise des eigenen Buchungskreises in der Jobübersicht vorhanden ist. Ggf. die noch fehlenden Aktivitäten unverzüglich ausführen, damit der Druckjob möglichst noch vor dem Start der Aktivitäten zur Personalabrechnung/Folgeaktivitäten im Februar im ITDZ ankommt. Im Abrechnertreffen wurde bereits darauf hingewiesen, dass die Druckaufträge aus der Personalabrechnung/Folgeaktivitäten vorrangig vom ITDZ behandelt werden 4.9 Unternehmensstruktur/Arbeitgeberdaten s. Ausführungen zu Tz. 6.3 4.10 Folgeaktivität SV-Beitragsnw. Außerhalb RR drucken s. Ausführungen zu Tz. 3.16-17 -

5 Stellenwirtschaft und Stellenplanung 5.1 Registerkarte ADT (IT 1513) Die Wertehilfe zur Registerkarte ADT (IT 1513), die ebenfalls für den Infotyp ADT (IT 0783) gilt, wurde ergänzt sowie korrigiert. Hinweis Einige Bezeichnungsänderungen, die im November zur Verfügung gestellt wurden, werden aufgrund inzwischen erfolgter Einführung besonderer Tätigkeitsmerkmale wieder rückgängig gemacht! Soweit zum 01.01.2013 bei einem vorhandenen ADT für Planstellen oder Personen ein Split gesetzt wurde, um die geänderte Bezeichnung zu erhalten, ist der Datensatz ab 01.01.2013 zu löschen sowie der Vorgängerdatensatz zu verlängern. Für Planstellen kann hierfür gegebenenfalls der Report YWREEND Neues Endedatum verwendet werden. Die ADT-Liste im Intranet wurde mit Datum Feb. 2013 entsprechend angepasst. 5.2 Freie Suche s. Ausführungen zu Tz. 6.1 5.3 ZWHPMGVPL Geschäftsverteilungsplan Das für den Druck voreingestellte Format X_44_120 kann druckerabhängig dazu führen, dass nicht alle Zeichen im Druckbild angezeigt werden. Diese Voreinstellung wurde angepasst, indem für den Querdruck der linke Heftrand verringert wurde. Damit soll gewährleistet werden, dass vorhandenen Angaben im Ausdruck erscheinen. 6 Anwendungssystembetreuung 6.1 Freie Suche Die InfoSets PA_Freie_Suche_PA und PA_Freie_Suche_VADM sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 3 aufgeführten Felder sollen nicht mehr auswertbar sein und sind daher aus dem Bestand gesicherter Suchvarianten der Freien Suche bis zum 05.03.2013 zu löschen. 6.2 Mitgliedsnummer der Unfallkasse Berlin Bei den DEÜV-Meldungen für die Unfallkasse Berlin wird die Mitgliedsnummer geprüft und ggf. abgelehnt, wenn sie nicht in dem zentralen Mitgliederverzeichnis enthalten ist. Um festzustellen, - 18 -

welche Mitgliedsnummer im IPV-System hinterlegt ist, kann die Tabelle T596M (Sicht V_T596M; Teilapplikation BG01) verwendet werden. Für die Auswertung über die Transaktion sm30 gibt es in der Anlage 4 zu diesem Rundschreiben weitere Bearbeitungshinweise. 6.3 Unternehmensstruktur/Arbeitgeberdaten Mit Mail vom 08.01.2013 wurde folgende Information gegeben: bitte richten Sie folgende Anforderungen ab sofort mit den im Intranet veröffentlichten Formularen nur noch als Anhang an eine Mail an die IPV-Hotline: Einrichtung Personalbereich/Personalteilbereich Umbenennung Personalbereich/Personalteilbereich Einrichtung/Umbenennung Sachbearbeiter Maschinelle Umsetzung Personalbereich/Personalteilbereich/Sachbearbeiter Änderung Arbeitgeberdaten Für Infotyp (0128) Mitteilungen; Subtyp 1 allgemeine Mitteilungen. Damit entfällt die Zusendung per Fax bzw. per Post. Darauf wird ab sofort verzichtet. Die Formulare werden in Kürze entsprechend dem neuen Verfahren angepasst. Bis dahin verwenden Sie bitte die alten Versionen Mit Mail vom 22.01.2013 wurde folgende Information gegeben: Die Anforderungsformulare zur Einrichtung / Umbenennung von Personalbereichen/- teilbereichen/sachbearbeiterkennzeichen und Änderung von Arbeitgeberdaten sind überarbeitet worden (Stand 01.2013) und stehen ab sofort im Intranet an gewohnter Stelle zur Verfügung 6.4 Anwenderrunde am 18.02.2013 Mit Mail vom 04.02.2013 wurde folgende Information gegeben: die o.g. Anwenderrunde entfällt. Die aus der internen ASB-Runde übermittelten Fragen sowie eine nachgemeldete Frage werden wie folgt beantwortet: Sachstand Lohnartenkatalog im IPV-System Die Implementierung der Auswertung "Lohnartenkatalog" im IPV-System ist auf einem guten Weg. Aufgrund anderer vorrangig zu erledigender Arbeiten ist aber nicht davon auszugehen, dass die Auswertung vor dem Sommer 2013 zur Verfügung gestellt werden kann. Bitte um Erläuterung, nach welcher Systematik die Zuordnung von Lohnarten zu den Infotypen 0014, 0015, 2010 erfolgt s. Anlage Wunsch, die Kennwortsperre des IPV-Produktivkennwortes von 60 Tagen auf 65 Tage raufzusetzen Bei dieser Systemeinstellung wurde einer SAP-Empfehlung zur Datensicherheit gefolgt. Es ist kein Grund erkennbar, warum davon abgewichen werden soll. - 19 -

Bitte um Erläuterung, wie der VBL- Zusatzbeitrag nach 39 Abs. 1 TV Altersversorgung bzw. 82 Abs. 1 VBLS im IPV-System abzubilden ist Abbildung erfolgt über IT 0699 mit einem neuen Baustein. Der SAP-Standard sieht nur den Regelfall (--> VBL-Brutto übersteigt regelmäßig den Grenzwert) vor. Zurzeit wird geklärt, wie der Sachverhalt "Übersteigen des Grenzwerts aufgrund einer Nachzahlung, einer Einmalzahlung " für den Anwender am sinnvollsten zur Verfügung gestellt werden kann. Transporttermin voraussichtlich April 2013. Hinweis: Bei diesem Sachverhalt soll es lt. SAP möglich sein, den IT 0699 rückwirkend anzulegen. Wiederaufnahme der Fallgruppe im IT 8 (Tarifbereich) möglich? Voraussetzung ist, dass SAP diese Möglichkeit im Standard zur Verfügung stellt. Dazu gibt es noch keine Aussage von SAP, da bisher "nur" die Entgeltordnung TV-L in Kraft ist und das In- Kraft-Treten der Entgeltordnung TVöD abgewartet werden soll Hinweis Die Anlage wurde nur mit der Mail versandt. 7 Reisekosten Keine Systemanpassungen Im Auftrag Schwierkus - 20 -