Einstieg in Exact Online Zugriffsrechte
Eigene Zugriffsrechte... 2 Allgemein... 4 Audit... 4 Stammdaten... 4 System... 5 Finanzen... 6 Verkauf... 6 1
Vorbemerkung: Bei der Neuanlage eines Nutzers verfügt der Anwender zunächst über eine große Anzahl von Zugriffsrechten. Bitte beachten Sie dass diese ggf. eingeschränkt werden sollten. Für bestimmte Tätigkeiten kann die Kombination von Zugriffsrechten erforderlich sein, z.b. zum Buchen von Rechnungen muss auch auf die Ansicht von Sachkonten zugegriffen werden können. Eigene Zugriffsrechte Sie haben unter Mein Exact Online die Möglichkeit Ihre Zugriffsrechte einzurichten. Wählen Sie dazu im rechten Menü, den Punkt Zugriffsrechte aus. Abhängig von der von Ihnen erworbenen Lizenz, werden verschieden Registerkarten angezeigt. 2
Wenn Sie eine unserer Branchenlösungen nutzen wird Ihnen noch ein weiterer Reiter angezeigt. Hierfür haben wir eigene Schulungsunterlagen für Sie erstellt. Sie finden die entsprechenden Informationen an anderer Stelle. 3
Allgemein Dieser Bereich umfasst die Einstellungen für die Bereiche Prüfungsliste, Stammdaten und System. Audit Die Prüfungsliste gibt Ihnen tabellarisch eine Übersicht, welche Anwender, wann welche Daten eingegeben oder geändert haben. Diese Übersicht ist nicht veränderbar. Sie finden den Prüfbericht unter Ihren Firmennamen, Import/Export. Dann der Menüpunkt Sonstige. Stammdaten Layouts verwalten Das Recht Dokumente wie Rechnungen und Angebote ändern zu dürfen Artikel verwalten Das Recht Artikel einzustellen, zu verändern und zu entfernen. Artikeldaten anzeigen Das Recht Artikel in Angeboten und Rechnungen zu verwenden. 4
System Anfragen eingeben, anpassen und löschen Diese Einstellungen betreffen den Workflow. Anlegen/Löschen von Mandanten - Sie können in Exact Online mehrere Firmen in einen Zugang verwalten, dies sind die Mandanten. Dokumente verwalten Dies betrifft das Recht eigene Dokumente in Exact Online hoch zu laden und zu speichern. E-Mail-Nachricht erstellen und anpassen hier können Sie einstellen wer auf den Digitalen Postkasten zugreifen darf. Lizenz verwalten diese Freigabe regelt wer zusätzliche Mandanten und Anwender erwerben darf. 5
Finanzen Der Bereich Finanzen ist in verschiedene Untergruppen gegliedert. Bank regelt die Zugriffsrechte für die Banking-Funktionen Budget - Budgets sind geschätzte Eingänge und Kosten, die Sie erstellen, um Ihren Cashflow zu schätzen und zu verwalten. Finanzielle Buchungen - regelt die Zugriffsrechte für Finanzbuchhaltung Kontakte regelt die Zugriffsrechte für das CRM Kostenanalyse schaltet die Analyse nach Kostenträger und Kostenstellen ein. Sowohl in der Bilanz als auch getrennt nach Kostenträger und Kostenstellen. Stammdaten regelt die Zugriffsrechte für die gesamten Stammdaten Übersichten im Menü Finanzen stehen Ihnen unter dem Sachkonten\Alles anzeigen diverse Übersichten zur Verfügung. Hier regeln Sie die Verfügbarkeit. Voranmeldungen regelt den Zugang zur Umsatzsteuer- Voranmeldungsfunktion. Währung regelt die Zugriffsrechte für Wechselkurse und Währungen. Verkauf Dieser Punkt regelt die Zugriffsrechte für die mit dem Verkauf in Zusammenhang stehenden, aufgeführten Funktionen. 6
Zugriffsrechte anderer Anwender Sie finden die Verwaltung der Zugriffsrechte anderer Anwender in den Stammdaten. Im Feld Anwender finden Sie dazu verschiedene Punkte. Übersicht Die Übersicht zeigt Ihnen die Anzahl und Art aller Anwender. Sie können hier auch neue Anwender anlegen. 7
Zugriffsrechte bearbeiten Klicken Sie auf den Namen des Anwenders um dessen Zugriffsrechte zu bearbeiten. Sie gelangen zur Detail-Seite des Anwenders. Hier klicken Sie auf die Zugriffsrechte. Die Eingabemaske zur Rechte-Verwaltung ist baugleich, zu der bereits oben beschriebenen Maske. 8
Zugriffe Hier können Sie sehen wie viele Anwender Zugriff auf bestimmte Funktionen haben. Ein Klick auf die Zahl zeigt dann welche Anwender den Zugriff haben. Kontroll-Liste: Zugriffsrechte Die Kontroll-Liste für Zugriffsrechte zeigt revisionssicher wie lange ein Anwender bestimmte Zugriffsrechte hatte. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu filtern. 9
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Fehlermeldungen Wenn Ihnen bestimmte Zugriffsrechte fehlen gibt Ihnen das System eine entsprechende Rückmeldung. 11