BusinessLine Erweiterungen Version 2.08 0300
Impressum 2000 Apiras Software GmbH Am Dreispitz 6 D-79589 Binzen Tel. 07621/68 88 88 Fax 07621/68 88 83 Informationen über unsere Produkte: info@apiras.de Internet: http://www.apiras.de Fragen zur Bedienung des Programms beantwortet Ihr Fachhändler. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Apiras Software GmbH ausdrücklich untersagt. Dokumentation, Text, Layout: TennCom AG, 78315 Radolfzell 2
Inhaltsverzeichnis Vertrieb... 5 ALTTEILESTEUER...5 STEUERSCHLÜSSEL EINRICHTEN...5 SACHKONTO EINRICHTEN...6 WARENGRUPPE EINRICHTEN...6 ARTIKEL "ALTTEILESTEUER" EINRICHTEN...7 ARTIKEL EINRICHTEN...7 ROHSTOFF- UND LEGIERUNGSZUSCHLAG...9 ZUSCHLÄGE ANLEGEN...9 ROHSTOFFE DEFINIEREN...10 ROHSTOFF-TAGESNOTIERUNG HINTERLEGEN...11 LEGIERUNGSZUSCHLAG ZUWEISEN...12 Finanzbuchhaltung...15 KASSENBUCH...15 KASSENBUCH ÖFFNEN/ANLEGEN...17 3
4
Vertrieb Altteilesteuer Haben Sie in Ihrem Unternehmen Umsätze mit Altteilen bzw. Tausch- oder tauschähnlichen Teilen, so gilt hierfür eine spezielle Umsatzsteuer. Um damit in der BusinessLine arbeiten zu können, müssen Sie nachfolgend aufgeführte Schritte beachten: Steuerschlüssel einrichten Über «Basisdaten Ust.-Schlüssel» richten Sie zuerst einen Steuerschlüssel mit dem Steuersatz 0% (leere Eingabe) ein. Es werden hierbei keine Sachkonten hinterlegt. 5
Sachkonto einrichten Über «Fibu Sachkonten» richten Sie ein Sachkonto (Wareneinkauf) ein, welches diesen Steuerschlüssel benutzt. Warengruppe einrichten Nun wird über «Vertrieb Stammdaten Warengruppen» für entsprechende Waren z.b. Austauschteile eine Warengruppe eingerichtet, die ebenfalls diesen Steuerschlüssel nutzt. 6
Artikel "Altteilesteuer" einrichten Legen Sie nun unter «Vertrieb Stammdaten Artikel» einen Artikel "Altteil" mit der Artikelart "Altteilesteuer" an und weisen Sie die entsprechende Warengruppe zu. Artikel einrichten Nun werden Ihre Artikel mit dem Kennzeichen Austauschteil und der Angabe des Preises angelegt. 7
In der Positionsbearbeitung des Belegs wird nun automatisch zu jedem Austauschteil die Altteilesteuer ausgerechnet und angezeigt.! Hinweis: In bereits angepaßten Belegformularen müssen die Felder der Altteilesteuer ergänzt werden, ansonsten können natürlich auch die Standardformulare genutzt werden. 8
Rohstoff- und Legierungszuschlag Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit Artikel, deren Bestandteile einem Legierungszuschlag (Kupfer, Gold, Silber etc.) unterliegen, so haben Sie hier die Möglichkeit auf einfache Art den Legierungszuschlag per Programm berechnen zu lassen. Beachten Sie bitte hierbei nachfolgend aufgeführte Schritte. Zuschläge anlegen Legen Sie unter «Basisdaten Zuschläge/Nachlässe» die entsprechenden Zuschläge an. Wählen Sie über Art das Kontrollfeld "Leg.Zuschl." für Legierungszuschlag. 9
Rohstoffe definieren Definieren Sie anschließend unter «Basisdaten Rohstoffe» die gewünschten Rohstoffe. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Rohstoff. Vergeben Sie dann im Feld "Rohstoff" eine beliebige Kurzbezeichnung für den jeweiligen Rohstoff an. Tragen Sie im Feld "Bezeichnung" eine eindeutige Rohstoffbezeichnung (Kupfer, Gold, Silber...) bzw. deren internationale Kurzbezeichnungen (Cu, Au, Ag...) ein. Ein Eintrag in diesen Feldern hat keine weitere Auswirkung, sondern dient ausschließlich der eindeutigen Kennzeichnung. Nr Zu/Ab: Wählen Sie hier aus dem Suchverzeichnis die zuvor unter «Basisdaten Zuschläge/Nachlässe» festgelegten Legierungszuschläge. Die angelegten Rohstoffe werden Ihnen in der unteren Tabelle angezeigt. 10
Rohstoff-Tagesnotierung hinterlegen Unter «Basisdaten Tagesnotierung» hinterlegen Sie den aktuellen Tagespreis des entsprechnd ausgewählten Rohstoffes. Wenn kein aktueller Tagespreis für ein Datum vorliegt, so wird diese Eingabe in der Positionserfassung der Belegbearbeitung verlangt. Über Preis neu legen Sie für den jeweiligen Rohstoff einen neuen Tagespreis mit dem zugehörigen Datum an. Wählen Sie über das Suchverzeichnis den gewünschten Rohstoff aus. Rohstoffe haben Sie zuvor in den Basisdaten angelegt. 11
Vergeben Sie im Feld "Datum" das aktuelle Tagesdatum und tragen Sie im Feld "Tagespreis" den aktuellen Rohstoffpreis laut DEL-Notiz ein. Über Preise alle und letzte 14 Tage können Sie sich entweder alle oder die der letzten14 Tage zu diesem Rohstoff bereits hinterlegten Tagespreise ansehen. Legierungszuschlag zuweisen Unter «Vertrieb Stammdaten Artikel Roh-, Inhaltsstoffe» wird nun der Zuschlag unter Berücksichtigung von DEL-Notierung und Gewichtsanteil dem Artikel zugewiesen. Rohstoffe (Zuschlagsberechnung) Rohstoff: Wählen Sie hier den entsprechenden Rohstoff aus, den Sie zuvor in den Basisdaten definiert haben. Die Bezeichnung wird vom Programm entsprechend dazugespielt. PreisBasis: Je nach Kundenvereinbarung vergeben Sie hier die gewünschte Preisbasis. Als Standardwerte werden üblicherweise die Preise 0 DM, 12
100 DM oder 300 DM verwendet. Diese Preise haben Bezug auf den im nachfolgenden Feld eingetragenen Gewichtsanteil des Rohstoffs am Artikel. Gewicht: Tragen Sie hier den Gewichtsanteil des Rohstoffes am Artikel ein. ME-Gewicht: In diesem Feld geben Sie die zu dem angegebenen Gewicht zugehörige Mengeneinheit (z.b. Kg, Kg/mtr...) an. Beispiel 1: Ein Artikel, z.b. Elektromotor hat durch seine Wicklung ein Kupfergewicht von 30 kg. Mit Ihrem Kunden haben Sie eine Preisbasis von DM 100,00 vereinbart. Das bedeutet, daß Ihr Kunde für 30 kg Kupfer einen Basiszuschlagspreis von DM 100,00 zu zahlen hat. Der Rohstoff-Tagespreis von Kupfer ist aktuell mit einem Preis von DM 390,79 pro 100 kg notiert, den Sie zuvor unter «Basisdaten Tagesnotierung» hinterlegt haben. Unter «Vertrieb Stammdaten Artikel Roh-, Inhaltsstoffe» tragen Sie nun in der Tabelle Rohstoffe folgende Daten ein: Rohstoff: Wählen Sie aus dem Suchverzeichnis den Rohstoff Kupfer aus, den Sie bereits in den Basisdaten angelegt haben. Preisbasis: Tragen Sie hier "100" ein, gemäß der Preisvereinbarung mit Ihrem Kunden. Gewicht: Geben Sie nun in diesem Feld den Gewichtsanteil des Kupfers (30 kg) am Elektromotor ein. ME-Gewicht: Tragen Sie die zugehörige Mengeneinheit (kg/stck) ein. In der Belegbearbeitung erfassen Sie nun einen Auftrag über 1 Stück Elektromotor. BusinessLine ermittelt nun anhand Ihrer Angaben den für den Kunden zu zahlenden Legierungszuschlag und trägt den Wert in der entsprechenden Position im Feld Rabatt als Zuschlag automatisch ein. Anhand dieser Zahlen beträgt der Kupferzuschlag DM 87,24. Dieser Wert ermittelt sich wie folgt: DEL-Kupfernotierung über DM 390,79 / 100 kg abzüglich den mit dem Kunden vereinbarten Grundpreis von DM 100 ergibt 290,79 DM / 100 kg; multipliziert mit dem Kupfergewicht des Elektromotors über 30 kg ergibt einen Wert von DM 87,24. 13
Beispiel 2: Sie handeln mit Kupferkabel. Mit Ihren Kunden haben Sie vereinbart, den jeweiligen Kupferzuschlag ohne Preisbasis zu berechnen. Die Kupferkabel führen Sie in der Einheit "1 km" am Lager. Der Kupferanteil in Gewicht beträgt hierbei 672 kg / km. Sie machen nun in den Feldern zur Rohstoffangabe folgende Einträge: Rohstoff: Wählen Sie aus dem Suchverzeichnis den Rohstoff Kupfer aus, den Sie bereits in den Basisdaten angelegt haben. Preisbasis: Da sie keinen Basispreis vereinbart haben lassen Sie dieses Feld leer. Gewicht: Geben Sie nun in diesem Feld den Gewichtsanteil des Kupfers (672) am Kupferkabel an. ME-Gewicht: Tragen Sie die dazugehörige Mengeneinheit (kg / km) ein. In der Belegbearbeitung erfassen Sie nun einen Auftrag über 5 m (0,05 km) Kupferkabel. BusinessLine ermittelt nun anhand Ihrer Angaben den für den Kunden zu zahlenden Legierungszuschlag und trägt den Wert in der entsprechenden Position im Feld Rabatt als Zuschlag automatisch ein. Anhand dieser Zahlen beträgt der Kupferzuschlag für 0,05 km Kupferkabel DM 87,24. Dieser Wert ermittelt sich wie folgt: Um das Kupfergewicht für 0,05 km Kupferkabel zu erhalten wird dieser Wert mit dem Gewichtsanteil pro 1 km multipliziert: 0,05 km * 672 kg / km = 33,6 kg. Die aktuelle Tagesnotierung wird mit dem eben ermittelten Gewicht multipliziert: 390,79 DM / 100 kg * 33,6 kg = 131,31 DM. Der Kupferzuschlag beträgt somit in diesem Beispiel DM 131,31.! Hinweis: Haben Sie keine aktuelle Kupfer-Tagesnotiz hinterlegt, so erscheint in der Positionserfassung der Belegbearbeitung automatisch das Fenster der Rohstoff-Tagesnotierung, um den aktuellen Kupfer-Tagespreis nachzutragen! In angepaßten Belegformularen müssen die Felder des Legierungszuschlags ergänzt werden, ansonsten können die Standardformulare genutzt werden. 14
Finanzbuchhaltung Kassenbuch Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) verlangen einen Beleg für jede Buchung. Zur belegmäßigen Erfassung jeder Kasse, die mit Bargeld geführt wird, dient ein Kassenbuch. Hier werden alle Bareingänge und Barausgänge einzeln unter Angabe des Datums, der Belegnummer, des Textes und Betrags vermerkt. Die Summe der Bareingänge und Barausgänge sollten täglich oder wöchentlich auf das Kassenkonto des Hauptbuchs übertragen werden. Als Empfehlung beispielsweise immer nach 25 Eintragungen. Bevor Sie das erste Kassenbuch anlegen, ergänzen Sie die Grunddaten der FiBu, indem sie die Konten aus den Kontenrahmen auswählen, für die Sie später ein Kassenbuch anlegen. Diese Konten können später durch einen Mausklick im Feld FiBu-Konto ausgesucht werden. Über «FiBu Grunddaten Kassenbuch Belegarten» gelangen Sie zum Register Konten. In dieser Tabelle können Sie durch einen Mausklick im Feld Kontonummer unter den bereits angelegten Sachkonten ein Konto auswählen. Das Feld KontoBezeichnung wird dann automatisch durch das Programm ausgefüllt. 15
Im Register Belegarten tragen Sie dann Belegarten und Buchungstexte für das Kassenbuch ein. Jede Belegart ist durch die folgenden Angaben genau beschrieben: Nr: Durch das Programm wird in diesem Feld automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben, welche der internen Ordnung dient. Belegart: Kurzbezeichnung für die Belegart. Sie verwenden die Kurzbezeichnung später zur Eingabe. Sie erleichtern sich Ihre spätere Arbeit, indem Sie für die Buchungsarten, die bei Ihnen am häufigsten sind, jeweils eine Belegart hier eintragen. Dabei erscheinen auch der Buchungstext und die Angaben zu einem Gegenkonto. Das Gegenkonto kann jedoch in der Erfassung geändert werden. Einn./Ausg.: Hier ist nur die Eingabe A für Ausgabe oder E für Einnahme zugelassen. Durch die gewählte Einstellung legen Sie fest, ob in der Kasse ein Eingang oder ein Ausgang erfolgt. Buchungstext: Eingabe eines aus beliebigen Zeichen bestehenden Textes, der den Vorgang beschreibt. Dieser Buchungstext taucht später in Kontoblättern und im Journal auf. DKS: In diesem Feld der Tabelle wird die Art des Gegenkontos eingestellt, wobei die Eintragung 1 Debitor, 2 Kreditor und 3 Sachkonto bedeutet. DKS steht hierbei für Debitor, Kreditor, Sachkonto. Durch den Eintrag eines Gegenkontos wird gleichzeitig der zum Verbuchen benötigte Buchungssatz hinterlegt. 16
Kontoart: Hier trägt das Programm automatisch die Kontoart als Klartext ein, die zur Eingabe im Feld DKS gehört. KTO Nr: Durch einen Mausklick in diesem Feld suchen Sie das gewünschte Konto unter den bereits angelegten Konten aus. Die Suche beschränkt sich dabei auf die Kontenart, die Sie zuvor im Feld DKS bestimmt haben. KontoBez: Wird nach der Eintragung im Feld KTO Nr durch das Programm automatisch ausgefüllt. Buchungsart: Hier hinterlegen Sie die Buchungsart für die jeweilige Belegart. Ein Mausklick in diesem Feld zeigt Ihnen eine Auswahlliste der in den Grunddaten hinterlegten Buchungsarten an, wobei die Auswahl durch die Eintragung im Feld Einn./Ausg. und den Eintrag im Feld DKS beschränkt wird. Bezeichnung: Dieses Feld wird nach der Eintragung in Feld Buchungsart ebenfalls automatisch ausgefüllt. Nachdem alle Eintragungen vorgenommen sind, verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche Bearbeiten. Dabei wählen Sie die Option Speichern und Verlassen. Kassenbuch öffnen/anlegen Im ersten Schritt legen Sie ein Kassenbuch an. Dazu aktivieren Sie «Fi- Bu Kassenbuch» und erhalten folgendes Dialogfenster. 17
Die Angaben in diesen Feldern sind die Grundlagen für jedes Kassenbuch. Über die Nr Kassenbuch finden Sie später jedes von Ihnen angelegte Kassenbuch wieder. Es kann also für ein entsprechendes Bilanzkonto pro Jahr, pro Periode im gewählten Jahr und pro jeweils hinterlegter Währung ein Kassenbuch angelegt werden. Die beim Anlegen eines Kassenbuchs gemachten Angaben in diesen Feldern können nachträglich nicht geändert werden. In Nr Kassenbuch wird eine Nummer vergeben. Das FiBu-Konto ist durch einen Mausklick auf das Suchverzeichnis in diesem Feld wählbar, welches auf die Konten zugreift, die zuvor in «Grunddaten Kassenbuch Belegarten» in Konten hinterlegt wurden. Für GeschJahr, Periode und Währung werden Eintragungen vorgeschlagen. Diese können durch Auswahl über das Listenfeld oder durch überschreiben geändert werden. Nach Bestätigung mit OK gelangen Sie dann in die Erfassung. 18
Im Kopf der Tabelle erscheinen die grundlegenden Angaben für dieses Kassenbuch. Im Tabellenbereich nehmen Sie folgende Eintragungen vor: Fremdbeleg Nr: Hier kann beispielsweise eine Rechnungsnummer eines Kunden eingetragen werden. Diese Nummer erscheint im Journal im Feld Beleg-Nr 2. Beleg-Dat: Vom Programm wird das Systemdatum vorgeschlagen, welches entweder überschrieben oder bestätigt werden kann. Art: Wählen Sie die zutreffende Belegart aus. Zur Übernahme angezeigt werden die Belegarten, die Sie vorher unter «FiBu Grunddaten Kassenbuch Belegarten» angelegt haben. Sie können die Belegart durch Eingabe des Kürzels oder durch einen Klick auf das Suchverzeichnis eingeben. Buchungstext: Je nach Eintragung im Feld Art wird der Buchungstext durch das Programm automatisch ergänzt. Konto: Auch dieses Feld wird vorerst nach den Festlegungen in «Fi- Bu Grunddaten Kassenbuch Belegarten» ausgefüllt. Eine Änderung ist jedoch über einen Mausklick auf das Suchverzeichnis möglich. 19
Kto-Bez: Das Programm trägt die Kontobezeichnung automatisch ein. Grundlage ist der Eintrag im Feld Konto. Betrag: Hier tragen Sie den zu- oder abgehenden Betrag der Kasse ohne Vorzeichen ein. IE: Der Eintrag I bedeutet, daß Sie den Buchungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer eingeben. Der Eintrag E bedeutet dementsprechend exklusive MwSt. StS: In diesem Feld wird der Steuerschlüssel des Gegenkontos durch das Programm nach den Vorgaben des Kontenrahmens automatisch eingetragenen. Es sind keine Änderungen möglich. St%: Dieses Feld enthält den laut Steuerschlüssel festgelegten Steuersatz. Es sind keine Änderungen möglich. StBetrag: Der Steuerbetrag wird durch das Programm berechnet und hier angezeigt. Es sind keine Änderungen möglich. Unter der Tabelle erscheinen aktuell der Kassenbestand, sowie die Summe der Ein- und Ausgänge. Zudem können Sie sich vor dem Verbuchen durch Aktivieren von «Information Kontoauszug» über den Stand eines in der Tabelle markierten Kontos informieren. Das Kassenbuch bearbeiten Sie mit Hilfe der im unteren Bereich des Dialogfensters vorhandenen Schaltflächen. Über Kassenbuch öffnen gelangen Sie sofort in ein weiteres Kassenbuch. Ein im Kassenkonto vorhandener Saldo kann über Anfangssaldo aktualisieren übernommen werden. Über die Funktion Sortieren werden die Einträge eines Kassenbuchs (solange noch nicht verbucht) aufsteigend nach Belegdatum sortiert, dabei erscheinen Einnahmen zu einem Datum zuerst, dann die Ausgaben. Zu jeder Eintragung kann eine Notiz hinterlegt werden. Nach Aktivieren der Schaltfläche Notiz zur Buchung öffnet sich unter der Tabelle ein Eingabefenster, wo Sie einen Text eintragen oder eine schon vorhandene Notiz einsehen können. Das Kassenbuch ist über Drucken Kassenbuch druckbar. Den Buchungslauf starten Sie, indem Sie die Schaltfläche Verbuchen aktivieren. 20