Organisation und Personalmanagement 3. LV Liniensysteme, Projektorganisation, Ablauforganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 1
Leitungsspanne Wovon ist die optimale Leitungsspanne abhängig? Von der Art der Tätigkeit: Je einfacher eine Aufgabenstellung ist, desto größer kann die Leitungsspanne sein. Von der Qualifikation der Mitarbeiter: Je höher die Qualifikation der Mitarbeiter ist, desto größer kann die Leitungsspanne sein. Vom Führungsstil: Bei kooperativem Führungsstil und hoher Motivation der Mitarbeiter, kann die Leitungsspanne größer sein. In der Praxis liegt die Leitungsspanne im Durchschnitt zwischen 4 bis 10 Mitarbeitern. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 2
Liniensysteme Das Einliniensystem ist ein Leitungssystem, in dem jede nachgeordnete Stelle nur von einer vorgesetzten Stelle Weisungen erhält. Das Mehrliniensystem ist ein Leistungssystem, bei dem einige oder alle nachgeordnete Stellen von mehreren vorgesetzten Stellen Weisungen erhalten können. Das Stab-Liniensystem ist ein Einliniensystem, bei dem ergänzend zu der bestehenden Hierarchie Stabsstellen zugeordnet werden. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 3
Einliniensystem Ausgangsbasis für die Entwicklung dieses Systems war der von dem französischen Ingenieur Henry Fayol geprägte Grundsatz der einheitlichen Auftragserteilung. Das Einliniensystem findet man lediglich bei Kleinbetrieben vor, da man nur dort auf Stabsstellen verzichtet. Ausgangsbasis für die Entwicklung dieses Systems war der Grundsatz der Einheit der Auftragserteilung. Jeder Untergebene hat nur einen direkten Vorgesetzten und erhält nur von diesem Weisung. Ebenso kann er Meldungen und Vorschläge nur bei ihm vorbringen (Instanzenweg, Dienstweg). 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 4
bbw Einliniensystem Hochschule 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 5
Einliniensysteme Eigenschaften: die Linie ist der einzig zulässige Kommunikationsweg zwischen den Instanzen und Stellen das hierarchische Prinzip steht im Vordergrund es gibt keine Spezialisierung der Leitungsfunktion 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 6
Mehrliniensysteme Fundiert auf die Erkenntnisse das amerikanischen Ingenieurs Frederick Taylor, die ihn das "Funktionssystem" schaffen ließen. Das heißt jeder Arbeiter ist jeweils jedem Funktionsmeister direkt unterstellt. Im Gegensatz zum Einliniensystem kann jede Stelle von mehreren Instanzen Anweisungen erhalten. Dabei wird unterschieden in persönliche (=disziplinäre) und fachliche Unterstellung, wobei letztere von mehreren spezialisierte Vorgesetzte aufgeteilt ist. Hieraus geht hervor, dass mehrere Vorgesetzte anordnungsbefugt sind. Der Grundsatz der Einheit der Auftragserteilung wird aufgegeben. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 7
Mehrliniensysteme Jede Stelle hat hier mehrere Vorgesetzte. Eine Stelle ist also mehreren Instanzen unterstellt und empfängt von ihnen Weisungen (Mehrfachunterstellung). Eigenschaften: Die Leiter sind fachlich spezialisiert. Im Vordergrund steht die Fachkompetenz und nicht das hierarchische Denken. Aus der Mehrfachunterstellung ergeben sich möglicherweise Konflikte (widersprechende Anweisungen) Kürzere Kommunikationswege. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 8
Mehrliniensysteme 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 9
Stab-Linien-Systeme Das Stab-Linien-System stellt den Versuch dar, die Vorteile des Einlinien- und des Mehrliniensystems zu verbinden, deren Nachteile jedoch zu vermeiden. Entsprechend dem Mehrlinien-System soll die Qualität von Entscheidung und Ausführung durch Spezialisierung gehoben werden. Das heißt den reinen Linienstellen werden beratende Stellen (=Stabsstellen) angegliedert. Eine Stabsstelle ist eine Stelle, die ihre Aufgabe von der ihr zugeordneten und sie unterstützenden Linienstelle ableitet. Sie ist also eine Leitungshilfsstelle. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 10
Stab-Linien-Systeme Hauptaufgabe eines Stabs ist die Beratung und die Entscheidungsvorbereitung. Der Stab hat keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnis. Anweisungen werden durch die Führungsspitze erteilt. Stabsstellen können auf allen Ebenen auftreten, besonders wichtig sind sie aber auf den obersten Ebenen. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 11
Stab-Linien-Systeme 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 12
VHS bbw Hochschule mit Stabsstellen 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 13
Mehrdimensionale Matrixorganisation Die Matrixorganisation ist eine Mehrlinienorganisation. Sie entsteht durch die Überlagerung von funktionsorientierten und objektorientierten Organisationsstrukturen, die formal einer Matrix gleicht. Man überträgt den Stabsstellen nun Kompetenzen, sodass in der Organisation zwei Arten von Stellen mit unterschiedlichen Aufgaben entstehen. Die objektorientierte Spartenorganisation (vertikal) wird von der verrichtungsorientierten nach Funktionen (horizontal) gegliederten Organisation überlagert. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 14
Matrixorganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 15
Mehrdimensionale Tensor-Organisation Bei großen, weltweit operierenden Unternehmen ("multinationale Unternehmen") kann es erforderlich werden, dass sowohl objekt- und verrichtungsorientierte als auch regionale Gliederungsgesichtspunkte bei der Konzeption der Organisationsstruktur berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass eine Sparten- oder Matrixorganisation um eine weitere Dimension erweitert wird, sodass dann eine dreidimensionale Organisationsstruktur vorliegt. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 16
Das mögliche Organigramm bbw Hochschule einer Tensororganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 17
Mehrdimensionale Matrixorganisation Die Matrixorganisation ist eine Mehrlinienorganisation. Sie entsteht durch die Überlagerung von funktionsorientierten und objektorientierten Organisationsstrukturen, die formal einer Matrix gleicht. Man überträgt den Stabsstellen nun Kompetenzen, sodass in der Organisation zwei Arten von Stellen mit unterschiedlichen Aufgaben entstehen. Die objektorientierte Spartenorganisation (vertikal) wird von der verrichtungsorientierten nach Funktionen (horizontal) gegliederten Organisation überlagert. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 18
Systematik der Organisationsstrukturen Eindimensionale -, mehrdimensionale -, teamorientierte Strukturen 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 19
Was ist eine Projektorganisation? 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 20
Was ist Projektorganisation? Definition: Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes Die Projektorganisation beinhaltet: Organisationseinheiten (Teilprojekte) und die Arbeitsteilung im Projekt Aufbau- und Ablauflauforganisatorische Regelungen Rollen und Schnittstellen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Kompetenzen und Weisungsbefugnisse 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 21
Was ist Projektorganisation? Projektaufbauorganisation. Gestaltung der Organisationseinheit Projektteam (intern) und deren Verknüpfung mit anderen organisatorischen Einheiten im Unternehmen (extern). Projektablauforganisation. Sie beschäftigt sich mit den Regelungen der Projektabläufe und ihrer zeitlich effizienten Gestaltung (Projektplanung und steuerung). 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 22
Projektorganisation Projekte sind Unternehmen auf Zeit. Daraus leiten sich die Hauptaufgaben der Projektorganisation ab: die Bewältigung von Singularität (Einzigartigkeit) Komplexität und relativer Neuartigkeit zeitliche Befristung sowie ein funktionsübergreifender Aufgabenumfang. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 23
Vor- und Nachteil der Projektorganisation Vorteil Projektorganisationen bieten ein hohes Mass an Flexibilität und sind damit besonders für die Bearbeitung von innovativen Aufgaben geeignet. Nachteil Projektaufgaben bringen ein instabiles Element in ein auf Dauer angelegtes organisatorisches System. Je höher dabei der Anteil an mitwirkenden Unternehmensbereichen ist, desto aufwendiger wird die Koordination. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 24
Gruppenarbeit Checkliste: Projektorganisation bbw Hochschule Sie sind als Manager in einer großen Firma mit der Projektorganisation im Bereich Forschung & Entwicklung betreut worden. Überlegen Sie sich dazu ein Beispiel! Gruppenarbeit: Checkliste zur Projektorganisation durcharbeiten Jeweils eine Gruppe präsentiert anschließend die unterschiedlichen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten - Gr. 1: Ihres Auftraggebers - Gr. 2: Ihres Lenkungsausschusses - Gr. 3: Ihrer Projektleitung - Gr. 4: Ihrer Teilprojektleitungen - Gr. 5: Ihres Projektteams 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 25
Projektinterne Struktur Die innere Struktur von Projekten wird häufig auf folgende Weise gestaltet. Der Lenkungsausschuss ist üblicherweise für die Erteilung des Projektauftrages sowie die Freigabe der Projektziele und -planung zuständig. Die Projektleitung berichtet dem Lenkungsausschuss und ist für das Projektmanagement (insb. die Projektplanung) zuständig. Im Falle von großen Projekten werden Teilprojekte mit Teilprojektleitern gebildet. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 26
Grundformen der Projektorganisation Die drei bekanntesten Varianten als Beispiele für unterschiedliche Leitungsbeziehungen sind die 1.Reine (= autonome) Projektorganisation Geeignet für große Projekte (umfangreich, komplex und langfristig) 2.Matrix-Projektorganisation Geeignet für mittlere Projekte 3.Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation Geeignet für kleinere Projekte mit geringer Komplexität und geringem Risiko 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 27
1. Reine Projektorganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 28
1. Die reine Projektorganisation Der Projektleiter und die Projektmitarbeiter sind von ihren Linienaufgaben befreit und arbeiten ausschließlich für das Projekt. Vorteile Es gibt eine klare Führungsrolle des Projektleiters Projektleiter hat Entscheidungskompetenz und Verantwortung eigene Ressourcen / Budget Keine Störung durch andere Aufgaben Hohe Identifikation mit Projektauftrag Nachteile Gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter während der Laufzeit oft schwierig Koordination mit den Fachbereichen oft schwierig Aus- und Wiedereingliederung der Mitarbeiter oft schwierig 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 29
2. Die Matrix-Projektorganisation Der Projektleiter wird für die Dauer des Projektes aus der Linie herausgelöst, während die Projektmitarbeiter disziplinarisch ihrem Linienvorgesetzten unterstellt bleiben. Die Mitarbeiter sind gleichzeitig zwei Führungskräften unterstellt (Projekt- und Abteilungsleiter). Vorteile Die Mitarbeiter flexibel im Projekt und Linie einsetzbar kein Wiedereingliederungsproblem Spezialistenwissen kann für die Projekte flexibel genutzt werden. fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Nachteile Konfliktpotential: MA sind Diener zweier Herren Die Projektarbeit wird häufig durch Linienaufgaben gestört Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung Projektleiter hohe Verantwortung, nicht immer die entsprechenden Befugnisse 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 30
2. Die Matrix-Projektorganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 31
3. Die Stab-Projektorganisation Der Projektleiter nimmt eine Stabsfunktion wahr und koordiniert den Projektverlauf. Die Stab-Projektorganisation wird häufig auch als Projektkoordination bezeichnet. Er hat jedoch keine Entscheidungsund Weisungsbefugnis. Die Projektaufgaben werden wie Stabsaufgaben von einem Projektteam wahrgenommen. Vorteile personell leicht und rasch zu verwirklichen, flexibel Keine oder geringe Reintegrationsprobleme Abteilungsübergreifende Sicht Nachteile Position der Projektleitung ist schwach Entscheidungen oft umständlich, da sie die übergeordnete Instanz treffen muss Verantwortung bleibt oft unklar 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 32
Die Stab-Projektorganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 33
2. Thema: ABLAUFORGANISATION 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 34
Was ist Ablauforganisation? Unter Ablauforganisation versteht man das zeitliche und örtliche Hinter- und Nebeneinander der zur Erreichung eines bestimmten Arbeitsergebnisses auszuführenden Arbeiten. Heute wird der Begriff der Ablauforganisation zunehmend abgelöst durch die modernen Begriffe Prozessmanagement oder Work-flow- Management. Doch im Kern geht es um das Gleiche. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 35
Was ist Ablauforganisation? 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 36
Ziele der Ablauforganisation bbw Hochschule die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen die Bearbeitungszeiten und Leerlaufzeiten zu minimieren die Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren, und die Arbeitsplätze human zu gestalten Die Ziele "kurze Durchlaufzeiten" und "wirtschaftlicher Auslastung der eingesetzten Ressourcen" stehen in der Praxis oft in Konkurrenz zueinander; Gutenberg (1957) spricht in diesem Zusammenhang vom Dilemma der Ablauforganisation. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 37
Die 4 Kriterien der Zuordnung Bei der Ablauforganisation geht es darum, die zu ermitteln, welche Verrichtungen zur Erfüllung der Aufgabe durchzuführen sind und diese in eine optimale raumzeitliche Abfolge zu bringen. Nach der auf Erich Kosiol zurückgehenden Darstellung wird der Arbeitsablauf nach diesen vier Kriterien geordnet: 1) Arbeitsinhalt 2) Arbeitszeit 3) Arbeitsraum 4) Arbeitszuordnung 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 38
Beispiel: Röntgengeräte auslasten Beispielsweise soll die Ablauforganisation dafür Sorge tragen, dass die Geräte / Maschinen gleichmäßig ausgelastet werden. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 39
1. bbwdie Hochschule Ordnung des Arbeitsinhalts Arbeitsinhalte können nach zwei Merkmalen geordnet werden: Zum einen 1.hinsichtlich der Arbeitsobjekte (was wird bearbeitet), zum andern 2.hinsichtlich der Verrichtung (an welcher Maschine, an welchem Arbeitsplatz wird es bearbeitet). 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 40
Arbeitsanalyse: Von der Teilaufgabe zum Arbeitsgang bbw Hochschule Arbeitsgang = Teilaufgaben niedrigster Ordnung Die in der Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben niedrigster Ordnung bilden den Ausgangspunkt für die Arbeitsanalyse. Der Übergang von der Aufgaben- zur Arbeitsanalyse ist dort, wo die Frage nach dem Was" (Was ist der Inhalt der Aufgabe?) in die Frage des Wie" (Wie ist die Aufgabe im Einzelnen zu erfüllen?) übergeht. Beispiel: Sie erhalten eine Kundenbestellung. Benennen Sie einzelne Arbeitsgangelemente! (Whiteboard) 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 41
2. bbwdie Hochschule Ordnung der Arbeitszeit Sie erfolgt in drei Schritten: 1.Es wird die Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben wird bestimmt. Hier werden die Ergeb nisse der Aufgabenanalyse verfeinert, indem noch einmal im Detail die Reihenfolge für die Erledigung der Teilaufgaben festgelegt wird. 2.Die Zeitdauer der einzelnen Teilaufgaben wird festgelegt. 3.Mit der Festlegung des Anfangs- und Endzeitpunkts einer Arbeit wird sie fest im Kalender fixiert. Diese Daten werden von der Terminplanung vorgegeben, also bis zu welchem Termin muss eine Kundenarbeit erledigt sein. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 42
Beispiel bbw Hochschule für eine Maschinenbelegung nach Zeiteinheiten (Tage, Kalenderwochen, Monate etc.) 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 43
3. Die Ordnung des Arbeitsraums bbw Hochschule Die Ablauforganisation muss die einzelnen Stellen räumlich so anordnen, dass eine größtmögliche Wirtschaftlichkeit erreicht wird. Die Anordnung der Arbeitsplätze soll insbesondere dem Arbeitsablauf entsprechen und zu minimalen Durchlaufzeiten durch kurze Transportwege führen. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 44
Die Raumdiagramm-Darstellung bbw Hochschule Nachfolgende Raumdiagramm-Darstellung zeigt beispielhaft, wie sich der Arbeitsablauf in einem Fertigungsbereich durch eine Umstellung der Arbeitsplätze in ihrer Reihenfolge optimieren und sich so die Wege verkürzen lassen. Wie ließe sich eine Optimierung (Nachher) gestalten? (Whiteboard) Vorher Arbeitsplatz 1 Arbeitsplatz 5 Arbeitsplatz 3 Arbeitsplatz 2 Arbeitsplatz 4 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 45
4. Arbeitszuordnung bbw Hochschule Bei der Zuordnung lassen sich unterscheiden: Einzelzuordnung. Dies ist die Regel bei ausführenden Arbeiten. Eine bestimmte Verrichtung wird einer bestimmten Stelle oder Person übertragen. Beispiel: Alle anfallenden Bohrarbeiten werden von Facharbeiter X erledigt. Gruppenzuordnung. Eine Aufgabe wird einer Gruppe übertragen und im Rahmen der Gruppe wird dann entschieden, wer die Aufgabe auszuführen hat. Dies ist insbesondere bei leitenden Aufgaben üblich. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 46
Aufgaben- bbw Hochschule und arbeitsplatzbezogene Abläufe Der aufgabenbezogene Arbeitsablauf (zeitliche und räumliche Reihenfolge der Verrichtungen). Faktoren: Die Objekte, bearbeitet werden Die Bearbeiter, die Verrichtungen an den Objekten vornehmen Die Verrichtungen Arbeitsmittel, die dafür benötigt werden Arbeitsunterlagen, z.b. Handbücher, QM-Anweisungen zeitliche Reihenfolge der Verrichtungen Verknüpfungen (Schnittstellen) mit anderen Arbeitsabläufen. Beim arbeitsplatzbezogenen Arbeitsablauf geht es um die Art des Arbeitsgeschehens bei der Ausführung der einzelnen Arbeitsgänge (Verrichtungen) an einem Arbeitsplatz. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 47
Das bbwflussdiagramm Hochschule als Hilfsmittel der Ablauforganisation Das Flussdiagramm ist ein geeignetes Instrument, um Arbeits- und Geschäftsabläufe darzustellen, zu analysieren und zu optimieren. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritten im Rahmen eines oft mehrere Organisationseinheiten umfassenden Prozesses betrachtet. Üblicherweise werden die folgenden Symbole verwendet 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 48
Das bbw Hochschule Flussdiagramm als Hilfsmittel der Ablauforganisation 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 49
Flussdiagramm bbw Hochschule erstellen Übungsaufgabe zu Zweit: Beispiel Telefongespräch Ein Telefongespräch führen wir meist ohne uns die einzelnen Schritte zu überlegen. Tatsächlich besteht diese Aufgabe aus einer ganzen Reihe von Tätigkeiten und Entscheidungen. Um sich das bewusst zu machen, sollten Sie versuchen, einmal ein Ablaufdiagramm für das Führen eines Telefongesprächs zu erstellen. 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 50
Arbeitsanalyse: Von der Teilaufgabe zum Arbeitsgang bbw Hochschule Arbeitsgang = Teilaufgaben niedrigster Ordnung Die in der Aufgabenanalyse gewonnenen Teilaufgaben niedrigster Ordnung bilden den Ausgangspunkt für die Arbeitsanalyse. Der Übergang von der Aufgaben- zur Arbeitsanalyse ist dort, wo die Frage nach dem Was" (Was ist der Inhalt der Aufgabe?) in die Frage des Wie" (Wie ist die Aufgabe im Einzelnen zu erfüllen?) übergeht. Beispiel: Sie erhalten eine Kundenbestellung. Benennen Sie einzelne Arbeitsgangelemente! (Whiteboard) 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 51
Flussdiagramm erstellen Übungsaufgabe zu Zweit: Beispiel Telefongespräch bbw Hochschule Es gibt die folgenden Tätigkeiten und Abfragen: 1. Start 2. Hörer abnehmen 3. Wählen 4. Meldet sich der Teilnehmer? - Wenn ja, weiter mit (5) Gespräch führen - Wenn nein, weiter mit (6) "Hörer auflegen" 9. prüfen, ob Gespräch aufschiebbar - Wenn ja, Arbeitsablauf beenden (7) - Wenn nein, Rücksprung zu Start (1) 5. Gespräch führen 6. Hörer auflegen 7. Ende 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 52
Lösung 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 53
Flussdiagramm erstellen 1. Sortieren der eingegangenen Post 2. Weiterleitung zur Geschäftsführung 3. Prüfung durch Geschäftsführer 4. Weiterleitung zur Konstruktionsabteilung 5. Prüfung der Anfrage hinsichtlich Machbarkeit und Kapazitäten 6. Entscheidung ja/ nein 7. Bei ja: Anfordern genauerer Informationen / Vereinbarung eines Gesprächs 8. Bei Nein: Absagebrief formulieren 9. Weiterleitung des Vorgangs zu Geschäftsführung 10. Prüfung und Unterschrift der Geschäftsführung 11. Brief frankieren und abschicken 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 54
Lösung 08.04.2014 Schultz-Zehden Folie 55