Personalmanagement im Gesundheitswesen 1. LV. Anforderungen an ein professionelles Personalmanagement in Krankenhäusern

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1 Personalmanagement im Gesundheitswesen 1. LV Anforderungen an ein professionelles Personalmanagement in Krankenhäusern Schultz-Zehden Folie 1

2 Organisatorische Einbindung der Personalabteilung ist abhängig von verschiedenen Faktoren: - Umfang der Personalarbeit im Verhältnis zu den Gesamtkosten eines Krankenhauses - Anzahl der zu betreuenden Mitarbeiter - Aufgabenstellung und deren Entwicklung - Kompetenz der Mitarbeiter in den Personalabteilungen Schultz-Zehden Folie 2

3 Aufgabenbereiche von Prersonalabteilungen im Krankenhaus? Schultz-Zehden Folie 3

4 Aufgabenbereiche von Personalabteilungen - früher Abrechnung Stellenplanüberwachung Koordination rund um die Personalauswahl Führung diversen Schriftverkehrs rund um das Personal Einhaltung der täglichen Arbeitszeiten überwachen Personalkostenhochrechnung Personalbeschaffung Schultz-Zehden Folie 4

5 Aufgabenbereiche von Personalabteilungen - heute Personalplanung Personaleinsatz Personalbetreuung Sozialwesen Personalbeurteilung Ausbildung / Fort- und Weiterbildung Personalentwicklung Organisationsentwicklung Arbeitszeitmodelle Entgeltentwicklung Betriebliches Vorschlagswesen Personalcontrolling Change-Management Personalrisikomanagement Wissensmanagement Schultz-Zehden Folie 5

6 Herausforderung: Rechtliche Veränderungen Personalabteilungen sind die Abteilungen, die am meisten mit rechtlichen Veränderungen konfrontiert sind. Änderungen im Sozialversicherungs-, Lohnsteuer-, Arbeits- oder auch Tarifrecht sind bekannt zu machen und entsprechend umzusetzen. Hieraus ergeben sich häufig auch veränderte Anforderungen an das Personalmanagement Schultz-Zehden Folie 6

7 Kompetenzen der Mitarbeiter im Personalbereich Rechtliche Fachkompetenzen Kenntnisse im Bereich von Personal- und Organisationsentwicklung Soziale Kompetenzen neue Entwicklung vom Kontrolleur zum Dienstleister! Strategisches Denken Vorbildfunktion Mitarbeiter im Personalbereich tragen Leitbild und Philosophie eines Krankenhauses nach außen Schultz-Zehden Folie 7

8 Rollenvielfalt und Rollenerwartungen an einen Personaler bbw Hochschule Lohnbuchhalter Koordinator Vermittler Kontrolleur Impulsgeber Verhandler Personaler Spezialist Führung und Motivation Generalist Berater - auch bei sozialen Problemen Stratege Entwickler Schultz-Zehden Folie 8

9 Zentrale Aufgaben des Personalmanagements bbw Hochschule Mitwirkung im Strategieprozess Mitgestaltung personalpolitischer Grundsätze Umgang mit einem neuen Selbstverständnis der Mitarbeiter Unterstützung bei der Personalrekrutierung Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Krankenhauses Anpassung der Organisationsstruktur an Veränderungen Schultz-Zehden Folie 9

10 Personalstrategie als Bestandteil der Unternehmensstrategie bbw Hochschule Eine Unternehmensstrategie heißt Antworten auf folgende Fragen finden: - Wie wollen wir in unserem Marktumfeld wahrgenommen werden? - Welche Chancen bietet unser Markt für die Entwicklung unseres Krankenhauses? - Was müssen wir tun, um diese Chancen zu nutzen? - Welche äußeren Gefahren und internen Schwächen können uns dabei behindern? Schultz-Zehden Folie 10

11 Personalstrategie als Bestandteil der bbw Hochschule Unternehmensstrategie Bestandteile Fragestellungen Inhalte Zielsetzung Aufgabe Kompetenz Was will das Krankenhaus erreichen? Was bietet das Krankenhaus an? Was unterscheidet das Krankenhaus von anderen Leistungsanbietern? Definition der eigenen Marktposition Definition des Beitrages zur regionalen / überregionalen Gesundheitsversorgung Festlegung von quantitativen und qualitativen Kategorien, an deren Erreichung der Erfolg des Krankenhauses messbar ist Definition des grundsätzlich medizinischen, sekundärmedizinischen und nichtmedizinischen Leistungsangebotes Fachliche, diagnostische, therapeutische, pflegerische Aspekte; Service, Patientennutzen, Ausbildung, Forschung Schultz-Zehden Folie 11

12 Personalstrategie als Bestandteil der Unternehmensstrategie bbw Hochschule Zukunftsperspektive Unternehmens - kultur Corporate Identity Fragestellungen Welche Entwicklungsoptionen gibt es Welche Ziele und Wertvorstellungen prägen das Krankenhaus? Welche Identität hat das Krankenhaus? Inhalte Aktionen / Reaktionen auf Herausforderungen und Trends des Marktumfeldes Möglichkeiten, selbst Trendsetter zu sein Investitionsbedarfe Management und Führung Selbstverständnis Umgang der Berufsgruppen untereinander Innerbetriebliche Gestaltungselemente Leitlinien zum externen und internen Erscheinungsbild des Krankenhauses (Verhaltensweisen der Mitarbeiter, Kommunikationsregeln etc.) Schultz-Zehden Folie 12

13 Unternehmens- und Personalstrategieentwicklung bbw Hochschule Analyse-Instrumente: SWOT-Matrix Spinnennetz Balanced Scorecard Schultz-Zehden Folie 13

14 Instrument zur Analyse der Personalsituation Die SWOT-Analyse Schultz-Zehden Folie 14

15 SWOT-Matrix Schultz-Zehden Folie 15

16 Strategie Personalmanagement Evaluationsinstrument bbw Hochschule Die Balanced Scorecard eignet sich als Instrument Schultz-Zehden Folie 16

17 Mögliche Organisationsformen einer Personalabteilung im Krankenhaus bbw Hochschule Die Aufbau-Organisation definiert, welche unterschiedlichen Abteilungen, Kostenstellen, Bereiche im Unternehmen vorkommen. In Krankenhäusern dominiert die Stab-/Linienorganisation. Organisationsform Die Organisationsform definiert, welche Entscheidungs-, Kommunikations-Instanzen und Unterstellungen bestehen Schultz-Zehden Folie 17

18 Klassischer bbw Hochschule organisatorischer Aufbau eines Krankenhauses Die drei Säulen Verwaltung mit Kaufmännischem Direktor Ärztlicher Dienst mit ärztlichem Direktor Pflegedienst mit Pflegedirektor Personalabteilung Schultz-Zehden Folie 18

19 Liniensysteme Das Einliniensystem ist ein Leitungssystem, in dem jede nachgeordnete Stelle nur von einer vorgesetzten Stelle Weisungen erhält. Vom Prinzip her sind gleichrangige Stellen gehalten, bei Sachfragen nur über ihre gemeinsame übergeordnete Instanz zu kommunizieren. Das Mehrliniensystem ist ein Leistungssystem, bei dem einige oder alle nachgeordnete Stellen von mehreren vorgesetzten Stellen Weisungen erhalten können. Das Stab-Liniensystem ist ein Einliniensystem, bei dem ergänzend zu der bestehenden Hierarchie Stabsstellen zugeordnet werden Schultz-Zehden Folie 19

20 Stabliniensysteme Hauptaufgabe eines Stabs ist die Beratung und die Entscheidungsvorbereitung. Der Stab hat keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnis. Anweisungen werden durch die Führungsspitze erteilt. Wenn ein Stab dennoch Anordnungen trifft, tut er dies "im Auftrag". Stabsstellen können auf allen Ebenen auftreten, besonders wichtig sind sie aber auf den obersten Ebenen Schultz-Zehden Folie 20

21 Linienorganisation Personalleitung Lohn- und Gehaltsabrechnung Personal- Controlling Personalbetreuung Personal- /Organisationsentwicklung Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter Schultz-Zehden Folie 21

22 Stab-Linienorganisation Personal- Controlling Personalleitung PE + OE Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalbetreuung Personal- /Organisationsentwicklung Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter Anzahl Mitarbeiter Schultz-Zehden Folie 22

23 Praxisbeispiel: Organisationsstruktur Krankenhaus Schultz-Zehden Folie 23

24 Praxisbeispiel: Organisationsstruktur Krankenhaus Schultz-Zehden Folie 24

25 Optionen für die Organisationsstruktur bbw Hochschule Die Grenzen der Organisation sind nicht starr festgelegt, sondern können variiert werden. Dies hat auch Auswirkungen auf die interne Aufbau- und Ablaufstruktur. Folgende Alternativen stehen zur Verfügung. make -Option: Das Unternehmen stellt das Produkt oder die Dienstleistung selbst her buy -Option: gewisse Aktivitäten und Prozesse werden nicht selbst erledigt, sondern von außen dazugekauft (Fremdbezug). cooperate -Option: Zum Zweck der Leistungserstellung wird mit anderen Unternehmen in einer Wertschöpfungspartnerschaft kooperiert, z.b. in Netzwerken Schultz-Zehden Folie 25

26 Outsourcing Umgekehrt kann ein Unternehmen eigene Aktivitäten an andere Unternehmen auslagern. Man kann dies vertikale Des-Integration nennen. Üblicher dagegen sind die Bezeichnungen Outsourcing für die Auslagerung von Dienstleistungen Beschäftigung einer externen Personalfirma Schultz-Zehden Folie 26

27 Change-Management Brainstorming: Gründe sammeln, warum sich Mitarbeiter personalpolitischen Veränderungen in Unternehmen widersetzen! Schultz-Zehden Folie 27

28 Gründe, warum sich Mitarbeiter einer Veränderung widersetzen bbw Hochschule Angst um den Arbeitsplatz und vor Einkommensverlust Verlust der Sicherheit und des Status Bequemlichkeit Misstrauen und Angst vor der Unsicherheit Angst nicht mit den neuen Herausforderungen klarzukommen und das Neue nicht mehr lernen zu können Fehlendes Vertrauen in die Unternehmensführung Gegen den Willen eines großen Teils der Beschäftigten grundlegende Veränderungen durchzuführen, ist schwierig. Sie müssen von deren Notwendigkeit überzeugt werden. Aufgabe des Change Management ist es, diese Veränderungsprozesse aktiv zu gestalten und zu beschleunigen Schultz-Zehden Folie 28

29 Lewins 3-Phasen-Modell der Veränderung 3 Schritte: Auftauen (Unfreezing old attitudes) Bewegen (Moving, introducing the change) Einfrieren (Re-freezing attitudes around the new approach) Schultz-Zehden Folie 29

30 1. Phase: Das Auftauen Das Unfreezing soll das Bewusstsein dafür schaffen, dass Änderungen notwendig sind. Dazu ist es notwendig die manifesten Einstellungen und Überzeugungen zu schwächen und die Motivation für eine Veränderung zu erzeugen (Schein, E., 2004). Die Mitarbeiter werden informiert: - Besprechungen - Workshops - Betriebsversammlung - Schreiben der Geschäftsleitung - Hotline - Fortbildungen und Umschulung - Vorlage von Expertengutachten Schultz-Zehden Folie 30

31 2. Phase: Bewegen Die Mitwirkung bei einem Projekt bewirkt oftmals eine starke Motivation für eine neue Lösung. Weitere Aktivitäten zum "Moving": - Sozialbestandsgarantie für die Mitarbeiter - Exkursion zu bewährten Projektergebnissen - Informationstag für das Projekt - Einladung zu Verbesserungsvorschlägen - Regelmäßige Information über Zwischenergebnisse Schultz-Zehden Folie 31

32 3. Phase: Einfrieren bbw Hochschule Der als wünschenswert erarbeitete Zustand ist in das Normale und Übliche zu überführen. Die Veränderungen werden in die Betriebsabläufe integriert und institutionalisiert. Die Mitarbeiter können unterstützt werden durch: - Hilfen bei der Umstellung auf die neue Lösung - Beteiligung am Einführungsprozess - Coaching der Mitarbeiter bei der Einführung der Neuerung - Prämien usw Schultz-Zehden Folie 32

33 Gruppenarbeit Handlungsfeld: Strategisches Personalmanagement im Krankenhaus am Beispiel der Kliniken Essen-Mitte Schultz-Zehden Folie 33

34 Fragenkatalog Wie wurden Unternehmens- und Personalstrategie miteinander verzahnt? Welche Personalinstrumente wurden eingesetzt mit welcher Zielsetzung? Auf welche Weise werden Bereichsstrategien ermittelt? Was erfolgte nach der Festlegung der Bereichsstrategien für alle Ärzte? Wozu dienten die Feedbackveranstaltungen? Skizzieren Sie gemeinsam mit Ihrer Gruppe (nach dem Muster) beispielhaft ein Mitarbeiterentwicklungsgespräch und ein Zielvereinbarungsgespräch! Schultz-Zehden Folie 34