Zeit- und Abwesenheitserfassung

Zeit- und Abwesenheitserfassung Benutzeranleitung für Administrative Assistenz Januar 2017 Human Resources

Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung 2 1 Allgemeine Informationen zur Zeiterfassungspflicht 3 1.1 Zeiterfassungspflicht Personalkategorien 3 2 Zeiterfassung in ETHIS 4 2.1 Vorgehen verschiedene Gruppen 4 2.2 Zeiterfassungs-Anzeige in ETHIS 5 2.3 Meldungen und stellvertretende Aktionen für Mitarbeitende 5 2.4 Abwesenheiten erfassen 6 2.5 Zeitguthaben pflegen - Startguthaben 2017 eintragen 7 2.5.1 Gruppe A1 weiterhin in ETHIS erfassen, 2016 vollständig erfasst & abgeschlossen 8 2.5.2 Gruppe A2 weiterhin in ETHIS erfassen, 2016 nicht vollständig erfasst & nicht abgeschlossen 9 2.5.3 Gruppe B neu in ETHIS erfassen 11 2.5.4 Salden-Korrektur 13 2.5.5 Eröffnen von Mitarbeitenden im Stundenlohn 14 2.6 Einstellungen Zeitwirtschaft 15 3 Zeiterfassung ausserhalb ETHIS 17 3.1.1 Gruppe C anderes Zeitwirtschaftssystem als ETHIS im Einsatz 17 4 Weitere Schritte 17 5 Support 17 Vorbemerkung Seit 1.1.2017 gilt das Reglement zur Erfassung der Arbeitszeit und Abwesenheiten, dies orientiert sich an IPSAS, dem internationalen Rechnungslegungsstandard für den öffentlichen Sektor. Die vorliegende Benutzeranleitung richtet sich an die ETHIS Rollenträger/innen Administrative Assistenz (AA HR) und behandelt die Zeiterfassung. Bei den in den Abbildungen sichtbaren Datenbereichen handelt es sich um fiktive Beispiele mit Testdaten, es werden keine Echtdaten von Mitarbeitenden der ETHZ angezeigt. 2

1 Allgemeine Informationen zur Zeiterfassungspflicht 1.1 Zeiterfassungspflicht Personalkategorien Ab 1. Januar 2017 sind Mitarbeitende je nach Personalkategorie verpflichtet, An- und/oder Abwesenheiten im Zeiterfassungssystem in ETHIS oder in einem bestehenden Zeiterfassungssystem zu erfassen. Anlass für diese Regelung ist ausschliesslich die Anforderung des Rechnungslegungsstandards IPSAS (International Public Sector Accounting Standard), dem die ETH über den Bund verpflichtet ist. Die Umsetzung des Schulleitungsentscheids wird durch Human Resources koordiniert. Dies bedeutet für 2017, dass Zeitsalden per Ende Jahr als mögliche finanzielle Verpflichtungen ausgewiesen werden müssen. Die Dokumentation der Zeitsalden wird somit verbindlich, d.h. Ende Jahr müssen die Zeitsalden explizit durch Mitarbeitende und Vorgesetzte in ETHIS rapportiert und bestätigt werden. Die Zeiterfassung richtet sich an folgende Personalkategorien: Abbildung 1: Zeiterfassungspflicht pro Personalkategorie Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.ethz.ch/services/de/anstellung-und-arbeit/rund-um-die-anstellung/arbeitszeiten/zeit-undabwesenheitserfassung.html 3

2 Zeiterfassung in ETHIS 2.1 Vorgehen verschiedene Gruppen In der Umsetzung dieser Neuerungen benötigt Human Resources die Unterstützung der Administrativen Assistenz: Gruppe A ETHIS wurde bereits in der Vergangenheit für die Erfassung von Arbeitszeit und Abwesenheiten genutzt und wird weiterhin eingesetzt: - Der Übertrag der Salden (Ferien, Dienstaltersgeschenk und ggf. Arbeitszeit in Stunden) ins 2017 erfolgt in ETHIS automatisch, sobald die Mitarbeitenden alle Monate des Jahres 2016 abgeschlossen haben. Als AA-HR müssen Sie in diesem Fall nichts weiter unternehmen. - Bitte stellen Sie sicher, dass der Jahresabschluss zeitnah, spätestens bis zum 31. März 2017, getätigt wird und korrekt ist. Sie haben die Möglichkeit, dies stellvertretend für Ihre Mitarbeitenden vorzunehmen. Ebenfalls können Sie allfällige Korrekturen an den übertragenen Salden vornehmen. Die entsprechende Anleitung finden Sie im Kapitel 2.5.1 und 2.5.2. Gruppe B Die Arbeitszeit wurde bisher nicht in ETHIS erfasst. Ab 2017 wird neu ETHIS zur Erfassung verwendet: - Holen Sie bei Ihren Mitarbeitenden die finalen Salden (Ferien, Dienstaltersgeschenk und ggf. Arbeitszeit in Stunden) per Jahresende, Stand 31. Dezember 2016, ab. - Bitte übertragen Sie diese bis zum 31. März 2017 ins ETHIS. Die entsprechende Anleitung finden Sie in Kapitel 2.5.3. - Die Arbeitszeiterfassung ist ab 1. Januar 2017 möglich, auch wenn der Jahresübertrag noch nicht erfolgt ist. Gruppe C Ihr Bereich (z.b. Bibliothek, CSCS) hat bisher ein anderes Zeiterfassungssystem als ETHIS für die Erfassung von Arbeitszeit und / oder Abwesenheiten eingesetzt und wird dieses auch künftig nutzen: - Bitte lassen Sie die Nutzung des alternativen Systems durch Ihren Personalchef / Ihre Personalchefin bestätigen. Damit Ihr Bereich das bisherige Zeiterfassungssystem weiterhin unverändert einsetzen kann, muss es die minimalen Standards des neuen Reglements erfüllen. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden Ihres Bereichs ihre Arbeitszeit gemäss der neuen Regelung und entsprechend ihrer Personalkategorie erfassen. - Ende 2017 müssen Sie sicherstellen können, dass für alle Mitarbeitenden jeweils die verbindlichen Salden von Ferienguthaben, Dienstaltersgeschenken und ggf. Arbeitszeit in ETHIS übertragen werden. 4

2.2 Zeiterfassungs-Anzeige in ETHIS Jede/r Mitarbeitende sieht unter Persönlich > Zeitwirtschaft > Arbeitszeit und Absenzen, welcher Zeiterfassungspflicht er unterliegt: - Keine Erfassungspflicht (Ferien- und Arbeitszeitsaldo für Rückstellungen Ende Jahr nicht relevant) - Abwesenheiten (Feriensaldo Ende Jahr für Rückstellung relevant) - An- und Abwesenheiten (Ferien-, DAG- und Arbeitszeitsaldo Ende Jahr für Rückstellungen relevant) Abbildung 2: Zeitwirtschaft in ETHIS - Zeiterfassungspflicht Diese ist gemäss Kapitel 1.1 geregelt. 2.3 Meldungen und stellvertretende Aktionen für Mitarbeitende In der Rolle Administrative Assistenz können Sie stellvertretend die Abwesenheitserfassung, der Übertrag und die Korrektur der Zeitguthaben sowie die Einstellungen der Zeitwirtschaft der Mitarbeitenden, siehe untenstehenden Funktionen, ausführen: Unter Personal > Mitarbeitende > haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: 1. Abwesenheiten erfassen Es ist die Pflicht des Mitarbeitenden die Abwesenheiten einzutragen. Sie können stellvertretend für Mitarbeitende Abwesenheiten erfassen und verwalten. 2. Zeitguthaben pflegen (einmalig pro Mitarbeitende/n) Eingabe und Korrektur der Zeitguthaben von Mitarbeitenden 3. Einstellungen Zeitwirtschaft Pflege der individuellen Einstellungen zur Zeitwirtschaft für Mitarbeitende wie u.a. Musterwoche, Verantwortliche und Abwesenheitsantragspflicht 5

Abbildung 3: ETHIS > Personal > Launchpad Mitarbeitende > Meldungen für Mitarbeitende 2.4 Abwesenheiten erfassen Sie können stellvertretend für Mitarbeitende Abwesenheiten erfassen und verwalten, z.b. Ferien oder Absenz aufgrund von Krankheit, Unfall, Militär, etc. Anhand des Stichtags und der Leitzahl wird die Liste der Mitarbeitenden generiert. 1 Abbildung 4: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Selektion Mitarbeitende/r 1 Wenn Sie in den Einstellungen der Zeitwirtschaft eines Mitarbeitenden als Verantwortliche/r eingetragen sind, erscheint dieser in der Liste. 6

Abbildung 5: ETHIS «Abwesenheiten erfassen» stellvertretend für Mitarbeitende Sie können unter Einstellungen Zeitwirtschaft (Kapitel 2.6) angeben, ob die Abwesenheiten eines Mitarbeitenden durch einen Verantwortlichen vor dem Eintrag genehmigt werden muss. Sofern die Abwesenheiten eines Mitarbeitenden durch den Verantwortlichen genehmigt werden müssen, startet auch bei Ihrer Erfassung ein entsprechender Workflow und E-Mails werden entsprechend den Einstellungen versendet. Wenn Sie stellvertretend Abwesenheiten erfassen, erhalten Sie keine Bestätigungs-E-Mail. 2.5 Zeitguthaben pflegen - Startguthaben 2017 eintragen In der Verantwortung der Administrativen Assistenz-HR liegt, dass die Erfassung in ETHIS des Restzeitguthabens von Arbeitszeitsaldo, Ferien und Dienstaltersgeschenk aus 2016 bis am 31. März 2017 für alle Mitarbeitenden mit Arbeitszeiterfassungspflicht erfolgt ist. Klären Sie mit Ihren Mitarbeitenden die finalen Salden (Arbeitszeit, Ferien und Dienstaltersgeschenk) per 31.12.2016 und gehen Sie wie folgt vor: Gruppe A - In Ihrem Bereich wurde ETHIS bereits 2016 für die Erfassung von Abwesenheiten oder Arbeitszeit eingesetzt. Sie setzen ETHIS weiterhin ein. Gruppe B - In Ihrem Bereich wurde bisher keine Erfassung in ETHIS vorgenommen. Ab 2017 möchten Sie ETHIS für die Erfassung nutzen. 7

2.5.1 Gruppe A1 weiterhin in ETHIS erfassen, 2016 vollständig erfasst & abgeschlossen Der/die Mitarbeitende hat alle Monate im 2016 abgeschlossen (das Schlösschen hinter jedem Monat ist geschlossen, siehe Abbildung 6). Abbildung 6: ETHIS - Jahresübersicht - Monate durch Mitarbeiter/in abgeschlossen Unter Personal > Mitarbeitende > Zeitguthaben pflegen selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) Der/die Mitarbeitende hat das Jahr selber abgeschlossen und der Übertrag erfolgte automatisch. Dieser Vorgang ist nur einmal möglich. Einzelne Monate im alten Jahr können im Nachhinein von den Mitarbeitenden nochmals geöffnet und erneut abgeschlossen werden. Dies hat jedoch keinen Einfluss mehr auf den Übertrag, dieser ist nach dem ersten Abschliessen unveränderbar. Bitte prüfen Sie den Übertrag. Eine Anleitung wie Sie Korrekturen vornehmen können, finden Sie in Kapitel 2.5.4 Abbildung 7: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Übertrag erfolgte durch Mitarbeiter/in Der Mitarbeitende initialisiert selber und steht im Protokoll im Feld Erfasst durch. 8

2.5.2 Gruppe A2 weiterhin in ETHIS erfassen, 2016 nicht vollständig erfasst & nicht abgeschlossen Der/die Mitarbeitende hat nicht alle Monate im 2016 abgeschlossen (das Schlösschen z.b. neben Dezember ist noch offen, siehe Abbildung 8). Abbildung 8: ETHIS - Jahresübersicht - nicht alle Monate durch Mitarbeiter/in abgeschlossen Unter Personal > Mitarbeitende > Zeitguthaben pflegen selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) 1. «Jahr abschliessen» wählen 2. Restguthaben aus 2016 im Fenster «Jahr abschliessen» eingeben (finale Salden in Stunden Startguthaben für 2017 s. Bsp. unten). 3. Speichern Dieser Vorgang ist nur einmal möglich. Eine Anleitung wie Sie Korrekturen vornehmen können, finden Sie in Kapitel 2.5.4. 9

Abbildung 9: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Jahr abschliessen Beispiel ETHIS kein Saldo vom Vorjahr: Arbeitszeit Stunden 0 Ferien Stunden 0 DAG Stunden 0 Sie geben in diesem Beispiel «0» ein, da der Mitarbeitende weder Arbeitszeit, Ferien oder Dienstaltersgeschenk in das neue Jahr übernimmt oder übernehmen die Salden, welche der Mitarbeitende Ihnen bestätigt. Dienstaltersgeschenk Zeitguthaben ab 2017 werden von Human Resources direkt im System vor dem Jubiläumsmonat erfasst. Nur Übernahmen aus den Vorjahren an dieser Stelle erfassen. Abbildung 10: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Protokoll Die Korrektur wird im Protokoll aufgelistet (siehe Abbildung 10). Sie geben initialisieren den Mitarbeitenden und stehen im Protokoll im Feld Erfasst durch. 10

2.5.3 Gruppe B neu in ETHIS erfassen Unter Personal > Mitarbeitende > Zeitguthaben pflegen selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) Für Mitarbeitende im Stundenlohn s. Kapitel 2.5.5 1. Feld «Jahr eröffnen» auswählen Abbildung 11: ETHIS - Zeitguthaben pflegen 2. Restguthaben aus 2016 im Fenster «Jahr eröffnen» eingeben (finale Salden in Stunden Startguthaben für 2017). Speichern Abbildung 12: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Jahr eröffnen Beispiel Übertrag aus 2016: Arbeitszeit Stunden 10 Ferien Stunden 8.2 Dienstaltersgeschenk Stunden 16.4 11

Sie geben in diesem Beispiel «10 Stunden» bei der Arbeitszeit ein, da der Mitarbeitende mit einem Guthaben aus 2016 von 10 Stunden plus startet. Dienstaltersgeschenk Zeitguthaben ab 2017 werden von Human Resources direkt im System vor dem Jubiläumsmonat erfasst. Nur Übernahmen aus den Vorjahren an dieser Stelle erfassen. 3. Abschliessen mit «Speichern» Nach der Speicherung ist der Mitarbeitende fürs 2017 mit den korrekten Salden (siehe Übertrag in Abbildung 13) eröffnet. Abbildung 13: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Übertrag und Protokoll Dieser Vorgang ist nur einmal möglich. Eine Anleitung wie Sie Korrekturen vornehmen können, finden Sie in Kapitel Salden-Korrektur 2.5.4. 12

2.5.4 Salden-Korrektur Falls die Zeitsalden nicht korrekt sind, haben Sie die Möglichkeit Korrekturen vorzunehmen. Unter Personal > Mitarbeitende > Zeitguthaben pflegen selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) Im Abschnitt Korrekturen erfassen können Korrekturen wie Arbeitszeit, Ferien und Dienstaltersgeschenk eingetragen werden. 1. Eingabe der Korrektur + 32.8 (im Beispiel) ist die Anzahl Stunden, welche hinzugefügt werden. Achtung +/- Vorzeichen beachten Es besteht die Möglichkeit ein Kommentar einzugeben. 2. Abschliessen mit «Speichern» Abbildung 14 - ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Korrektur erfassen Im Beispiel unten wird die Berechnung der Ferien in Stunden erklärt: 1 Ferien Stunden 123.00 2 Übertrag + 8.20 3 Korrektur +32.80 4 Saldo 164.00 1 2 3 4 2 3 Abbildung 15: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Korrektur vorgenommen 13

2.5.5 Eröffnen von Mitarbeitenden im Stundenlohn Mitarbeitende im Stundenlohn geben die Abwesenheiten gemäss Reglement ein. Die geleisteten Stunden werden wie bis anhin abgerechnet (nicht über das Zeiterfassungssystem). Somit gibt es keine +/- Arbeitszeit. Der Arbeitszeitsaldo Ende Monat/Jahr ist immer 0.0. Unter Personal > Mitarbeitende > Zeitguthaben pflegen selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) 1. Jahr eröffnen oder abschliessen, falls der Mitarbeitende ETHIS bereits genutzt hat, aber das Jahr nicht abgeschlossen hat. Abbildung 16: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Jahr eröffnen für Mitarbeitende im Stundenlohn 2. Wenn Sie Mitarbeitende im Stundenlohn für das 2017 eröffnen, können Sie keine Korrekturen vornehmen (Vorschlag 0.00 s. Bild unten) 3. Abschliessen mit «Speichern» Abbildung 17: ETHIS - Zeitguthaben pflegen - Übertrag korrigieren für Mitarbeitende im Stundenlohn Bei Mitarbeitenden die Negativzeitwirtschaft gewählt haben, müssen für das ganze Jahr Negativzeitwirtschaft wählen. Eine Mischung ist nicht möglich. Wenn An- und Abwesenheiten erfassen eingestellt ist, wird der Saldo ins neue Jahr übertragen, nicht aber für IPSAS ausgewertet. Wer 2016 einmal Negativzeitwirtschaft eingestellt hat, bei dem wird keine Arbeitszeit übertragen. 14

2.6 Einstellungen Zeitwirtschaft Unter Personal > Mitarbeitende > Einstellungen Zeitwirtschaft selektieren Sie den/die gewünschte/n Mitarbeiter/in (Selektion: s. Kapitel 2.4) Beispiel: Bei Mitarbeitenden mit «Zeiterfassung und Abwesenheitserfassung» können Sie stellvertretend folgende Aktionen ausführen: 1. Unter Musterwoche/Arbeitszeitplan Standard-Einstellungen vornehmen. 2. Unter Verantwortliche(r) / Abwesenheitsantragspflicht ein/e Verantwortliche/r und/oder ein/e Stellvertreterin eintragen. Die Abwesenheiten werden an die definierten Verantwortlichen zur Genehmigung gesandt, sofern entsprechende Checkbox markiert ist. Abbildung 18: ETHIS - Zeitwirtschaft Einstellungen 15

Beispiel: Bei Mitarbeitenden mit «Abwesenheitserfassung», können Sie stellvertretend die oben genannten Aktionen ausführen und zusätzlich Negativzeitwirtschaft einstellen: Unter Negativzeitwirtschaft kann festgelegt werden, ob der/die Mitarbeitende negative oder positive Zeiterfassung vornimmt. Dies kann nur pro Jahr geregelt werden. Die Wahl besteht nur für Mitarbeitende ab Funktionsstufe 10. Wissenschaftliche Mitarbeitende (ohne Profs.) Abbildung 19: ETHIS - Zeitwirtschaft Einstellungen inkl. Negativzeit 16

3 Zeiterfassung ausserhalb ETHIS 3.1.1 Gruppe C anderes Zeitwirtschaftssystem als ETHIS im Einsatz Bitte lassen Sie die Nutzung des alternativen Systems durch Ihren Personalchef / Ihre Personalchefin bestätigen. Damit Ihr Bereich das bisherige Zeiterfassungssystem weiterhin unverändert einsetzen kann, muss es die minimalen Standards des neuen Reglements erfüllen. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden Ihres Bereichs ihre Arbeitszeit gemäss der neuen Regelung und entsprechend ihrer Personalkategorie erfassen. Ende 2017 müssen Sie sicherstellen können, dass für alle Mitarbeitenden jeweils die verbindlichen Salden von Ferienguthaben, Dienstaltersgeschenken und ggf. Arbeitszeit in ETHIS übertragen werden. 4 Weitere Schritte Abschluss 2017 und Übertrag ins 2018 - Gruppe A & B: Workflow in ETHIS zur Bestätigung der Salden durch den Mitarbeitenden und Budgetverantwortlichen per 1.1.2018 - Gruppe C: Eintrag der Salden per 1.1.2018 ins EHTIS und Workflow in ETHIS zur Bestätigung der Salden durch den Mitarbeitenden und Budgetverantwortlichen per 1.1.2018. Informationen dazu folgen im 4. Quartal 2017. 5 Support Bei fachlichen Fragen sowie bei Unklarheiten zur Prozessdurchführung ist die erste Anlaufstelle, die/der für Ihren Bereich zuständig/e Personalsachbearbeiter/-in bei Human Resources. Bei Fragen betreffend Reglement kontaktieren sie Ihre/n Personalchef/-in. Bei Probleme beim Login oder fehlende Berechtigungen melden Sie dies direkt via Support Funktion in ETHIS (über die Support-Funktion). 17

Kontakt ETH Zürich Human Resources Turnerstrasse 1 8092 Zürich www.hr.ethz.ch ETH Zürich, Januar 2017 18