VQB Veranstaltung Zertifizierung der TH Wildau Andrea Schmid TH Wildau [FH], Rüdiger Dülsen und Dr. Karsten Koitz VQB
Agenda 1. TH Wildau 2. Geschichte des TQM-Projekt Phasen und Ergebnisse Motivation zur Zertifizierung 3. Projektplanung und Beratungsansatz 4. Beratungsverlauf Herausforderungen Höhepunkte 5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung und Analyse Realisierung und interne Auditierung 6. Ausblick der nächsten 3 Jahre VQB Veranstaltung 29.04.2010 2
1. TH Wildau Technische Hochschule Wildau [FH] Bahnhofstr. 1, 15745 Wildau 3 Fachbereiche mit 22 Studiengängen Ingenieurwesen/Wirtschaftsingenieurwesen Betriebswirtschaft/Wirtschaftsinformatik Wirtschaft, Verwaltung und Recht 3954 Studenten zum WS 2009/2010 240 Mitarbeiter Höchste Drittmittelquote je Professor an allen Fachhochschulen VQB Veranstaltung 29.04.2010 3
2. Geschichte des TQM-Projektes Phasen und Ergebnisse Phase I Start 1 /2002 Phase II Ab 6/2002 Phase III Ab 6/2003 Phase IV Ab 6/2006 TQM Interne Evaluation TQM Prozessgestaltung TQM Umsetzung TQM Verstetigung Interne Evaluation Evaluationsbericht Entwicklungspotenziale Regelungsempfehlung Maßnahmenprogramm Portfolio nach Dringlichkeit Bedeutung Aufbauorganisation - Arbeitsgruppen - Lenkungsausschuss - TQM Team Arbeitsgruppenstruktur Workshops der Arbeitsgruppen Leitbild und abgeleitete Zielstellung Dokumentation der Verbesserungsmaßnahmen Umsetzung Realisierung und Überprüfung (Audit) Jahresbericht TQM Weiterentwicklung der Maßnahmen Prozessbeschreibungen erarbeitet Dokumente und Formulare online Einzelprojekte abgeschlossen in Lehre, Forschung und Verwaltung Entscheidung zur Zertifizierung in 2009 VQB Veranstaltung 29.04.2010 4
2. Geschichte des TQM-Projektes Motivation und Entscheidung zur Zertifizierung Grundlage für weitere Akkreditierungen und Reakkreditierungen Voraussetzungen für eine Systemakkreditierung schaffen Abläufe der Hochschule in den Kernprozessen erfassen, dokumentieren und verbessern Rechtssicherheit erhöhen Kunden- und Studierendenorientierung verbessern Meilenstein im TQM-Prozess legen Positive Ausstrahlung in die Region verstärken Entscheidung: Zertifizierung des QM-Systems 2009 VQB Veranstaltung 29.04.2010 5
2. Geschichte des TQM-Projektes Motivation und Entscheidung zur Zertifizierung Welche Zertifizierungsgrundlage ist geeignet? 1. Bezug/ Entsprechung zu den Akkreditierungsprozessen 2. Internationale und nationale Anerkennung der Zertifizierung durch eine weltweit anerkannte Norm 3. Verwendung einer branchenspezifischen Norm mit Berücksichtigung der Vorarbeiten bzw. der weiteren Entwicklung bezüglich TQM/ Business Excellence Auf dieser Grundlage wurde eine Kombizertifizierung nach den konsistenten Normen, der DIN EN ISO 9001:2008 und der PAS 1037:2004 (QM-Stufenmodell) beschlossen. VQB Veranstaltung 29.04.2010 6
3. Projektplanung und Beratungsansatz ANALYSE STRUKTUR DES QMS EINFÜHRUNG REALISIERUNG INTERNE BEWERTUNG ZERTIFIZIERUNG -Istanalyse und Bewertung der QM-Systemdokumentation, Abgleich mit: -QM-Stufenmodell, Standardstufe (PAS 1037:2004) -Europäische Q-Guidelines für Hochschulen -Q-Kriterien zur Systemakkreditierung des Akkreditierungsrates -Erarbeiten der Prozessbeschreibungen -Information und Kommunikation innerhalb der Hochschule -QM-Handbuch, Aufbau und Inhalte -Workshops in den Sachgebieten und Fachbereichen zu Prozessabläufen -In Kraftsetzen der Prozessbeschreibungen -Fertigstellung des QM-Handbuches und Inkraftsetzung durch Präsidenten -Überprüfen der Praktikabilität der QM-Dokumentation -Korrekturen an Prozessen und QM-Dokumentation -Workshops in den Sachgebieten und Fachbereichen zur Umsetzung und Verbesserung -Internes Audit: Bewerten des QMS nach dem QM-Stufenmodell -Systemanalyse der QM-Dokumentation -Zertifizierungsaudit vor Ort -Zertifikat nach PAS 1037:2004 und ISO 9001:2008 -Grundlage für eine Systemakkreditierung -Gesetzliche Vorgaben (BbgHG, KMK) Oktober November Dezember / Januar / Februar / März April Mai / Juni VQB Veranstaltung 29.04.2010 7
3. Projektplanung und Beratungsansatz Oktober November Dezember Januar Februar März April Mai Juni Interne Begleitung QMB, TQM- Lenkungsausschuss Soll / Ist- Analyse Prozessdokumentation Workshops zur Struktur des QMS Workshops zur Struktur des QMS Workshops zur Umsetzung und Verbesserung Workshops zur Umsetzung und Verbesserung Internes Audit und Auswertung Vorbereitung Zertifizierung Vorbereitung Zertifizierung Kollegen des VQB Externe Fachbegleitung Vorbereitung Startworkshop Vorbereitung Startworkshop Startworkshop Status- Workshop Status- Workshop Status- Workshop Status- Workshop Internes Audit Status- Workshop Status- Workshop VQB Veranstaltung 29.04.2010 8
3. Projektplanung und Beratungsansatz Bereich Prozesse Unterprozesse 1. TH Wildau führen und entwickeln 8 keine 2. Ressourcen für Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung bereitstellen und entwickeln 3. Studium & Lehre, Forschung &Transfer planen, vorbereiten, durchführen und evaluieren 4. Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung messen, analysieren und verbessern 4 15 8 34 6 keine VQB Veranstaltung 29.04.2010 9
3. Projektplanung und Beratungsansatz Auf dem TQM-Lenkungsausschuss wurde vorgeschlagen, dass Mentoren aus dem Kollegenkreis die Patenschaft für einzelne Prozesse übernehmen. Das Mentortandem übernimmt das redaktionelle und inhaltliche Begutachten der Dokumentationen. Es werden Tandems aus Mentor und Berater bzw. QMB gebildet. VQB Veranstaltung 29.04.2010 10
4. Beratungsverlauf Wertschätzender Umgang mit den Ergebnissen der bisherigen TQM-Arbeit Zugleich konstruktives Minimum und nicht Regelungsmaximum in den Prozessen Wesentlich: die unterschiedlichen Motivationen und Erwartungen der Interessenpartner in der TH aufnehmen Situation: Alle haben schon von QM gehört und sehr viele Hochschulangehörige sind auch QM-Experten Aufgabenstellung: Kommunikation des Projektes in die Hochschulöffentlichkeit VQB Veranstaltung 29.04.2010 11
4. Beratungsverlauf Sehr konstruktives Zusammenspiel Hochschulleitung und Steuerungsgruppe, QMB, QM-Projektteam mit Studenten, Fachberater und (interne) Auditoren des VQB Unterschiedliche Sachfortschritte und Prozessverläufe der Systementwicklung und implementierung Positive Herausforderung: QM-Profis im (technischen) QM in den Prozess einbeziehen Positive Herausforderung: Freiheit und Selbstbestimmung von Lehre und Forschung und QMS Positive Herausforderung: echte Wirkungsparameter für QMS identifizieren VQB Veranstaltung 29.04.2010 12
4. Beratungsverlauf Echte Höhepunkte im Projektverlauf: Vorstellung der Systemarchitektur nach Statusanalyse in der Hochschulleitung / im wissenschaftlichen Rat Arbeitsgespräche zur Entwicklung und Anwendung der Prozessbeschreibungen in den verschiedenen Hochschulbereichen Internes Audit Managementbewertung im und durch den Senat (!) der Hochschule Zusammenarbeit mit Auditoren der Zertifizierungsorganisation begleitende Diplomarbeit an der HTW Berlin VQB Veranstaltung 29.04.2010 13
5. Ablauf zur Zertifizierung Phasenmodell zur Einführung des QM-Systems Zertifizierung Von Oktober 2008 - Juni 2009 Einführung Evaluierung - Internes Audit - Praktikabilität - Korrekturen - Systemanalyse durch Zertifizierungsgesellschaft - Verbesserungspotenziale Vorbereitung - Situation -Ziel - Projektplan Analyse - SOLL/ IST Analyse aus normativen Vorgaben - Arbeitsplan -Prozesslandschaft - Hochschulhandbuch VQB Veranstaltung 29.04.2010 14
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Entscheidung der Hochschulleitung zur Zertifizierung Entwurf eines Projektplans Vorstellen im Senat Vorstellen im TQM-Lenkungsausschuss Beteiligung der Kolleginnen und Kollegen Entscheidung für externe Begleitung durch Berater Auswahl von externen Beratern VQB Veranstaltung 29.04.2010 15
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Istanalyse und Abgleich vorhandener Dokumente mit: QM-Stufenmodell, Standardstufe (PAS 1037:2004) DIN EN ISO 9001:2008 Europäische Q-Guidelines für Hochschulen (ENQA) Q-Kriterien zur Systemakkreditierung des Akkreditierungsrates Gesetzliche Vorgaben (z.b. BbgHG, KMK) Abstimmung mit TQM-Lenkungsausschuss zur Struktur der Dokumentation (Prozesse und Hochschulhandbuch) VQB Veranstaltung 29.04.2010 16
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Struktur der QM-Dokumentation Hochschul- Handbuch der TH Wildau Prozesserläuterungen Systemdokumentation Prozessleitfäden, Prozessbeschreibungen, Prozessanweisungen, Checklisten, Formulare Prozessdokumentation Aufzeichnungen, Geschäftsverteilungsplan, Organigramm, Protokolle, Berichte Ergebnisdokumentation VQB Veranstaltung 29.04.2010 17
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Arbeitsplan Nr. Thema Doku Verantw Status 1.1 Vision und Leitbild darstellen HHB Präs. ok 1.2 Hochschulstrategie entwickeln HHB Präs. i.a. Bsp.: 1.1 Leitbild entwickeln Aktivität Beschreibung Status Ziel 10 Gebote der TH Wildau ok Ablauf Auf einer Klausurtagung wurde das Leitbild entwickelt. ok Verantw. Für Prozess: Präs. Für Beschreibung: Präs. ok Geltungsbereich Gesamte Hochschule ok Dokumente Veröffentlichung als amtliche Mitteilung, im HHB und Homepage ok VQB Veranstaltung 29.04.2010 18
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Grundsätze bei der Prozessgestaltung Identifizierung der Prozesse Wechselwirkungen der Prozesse Berücksichtigen der Kundenforderungen Kriterien und Methoden der Lenkung Bereitstellung benötigter Ressourcen Messbarkeit von Prozessen Kontinuierliche Verbesserung VQB Veranstaltung 29.04.2010 19
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Nach der Umsetzung aus Einführung erfolgt das Erproben/ Testen des QM-Systems. Anschließend erfolgt ein Internes Audit. Auditzeitraum: 3 Tage Auditbasis: PAS 1037:2004 und ISO 9001:2008 Auditgegenstand: Systemaudit und Prozessabläufe Auditoren: 4 Teams mit je 1 Leadauditor + 1 Coauditor Ziele des Audits: Bewertung der Umsetzung des QM-Systems Wirksamkeit des QM-Systems Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter/-innen aufnehmen Vorbereitung auf Zertifizierungsaudit VQB Veranstaltung 29.04.2010 20
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Internes Audit Auditnachbereitung: Auditbericht erstellen und verteilen Vorstellen der Ergebnisse im TQM-Lenkungsausschuss Ableiten und Umsetzen von Verbesserungsmaßnahmen Notwendiger Handlungsbedarf unterteilt in MUSS und Empfehlungen Daraufhin sollte ein zertifizierungsfähiger Zustand des QM-Systems erreicht sein!!! VQB Veranstaltung 29.04.2010 21
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Externe Evaluierung erfolgt durch die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) Gesamtumfang 8 Personentage Außer-Haus-Bewertung Analyse und Bewertung der Dokumentation, alle normativen Forderungen wurden berücksichtigt Bewertung der Praktikabilität des Managementsystems Vor-Ort-Bewertung (4 Tage) Begutachtung in der Hochschule (Leitung, Fachbereiche ) zur konkreten Umsetzung der eigenen Vorgaben innerhalb der Prozesse/ Projekte Berichterstellung durch Auditoren mit Hinweisen Bei Positivbewertung Empfehlung zur Zertifikatsvergabe VQB Veranstaltung 29.04.2010 22
5. Ablauf zur Zertifizierung Vorbereitung Analyse Einführung Evaluierung Zertifizierung Externer Auditbericht enthält: Abweichungen welche geschlossen werden müssen Potenziale zur Verbesserung des QM-Systems Nach Schließung der Abweichungen und positiver Entscheidung durch die Zertifizierungsorganisation feierliche Übergabe der Zertifikate am 10.10.2009 VQB Veranstaltung 29.04.2010 23
6. Ausblick Aufrechterhaltung der Zertifizierung Durchführung jährlicher interner Audits Bewertung des QM-Systems Vorbereitung auf externes Audit Bewerten der Potenziale des externen/ internen Audit Realisierung notwendiger Verbesserungen Ergebnisprüfung/ Evaluation Lehr-/ Studiengangsevaluation (z.b. Detailsauswertung für Dozenten) Mitarbeiterbefragung (z.b. Motivation) Kennzahlenreport (z.b. Studenten- und Absolventenentwicklung) Rankings (z.b. CHE-Ranking) Besondere Leistungen (z.b. Forschung und Weiterbildung) VQB Veranstaltung 29.04.2010 24
6. Ausblick Wirkungsmessung Studenten- und Absolventenentwicklung (Kennzahlen wie Absolventenquote, Notendurchschnitt, etc. ) Absolventenbefragung (Absolventenstudie) Berufseinstiegsquote (Absolventenstudie) Benchmark (Drittmittelquote, CHE-Benchmarking) Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen Ergebnisse der Audits schlanke Dokumentation Verbesserungsmanagement VQB Veranstaltung 29.04.2010 25
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