Robert Mayerhofer. Praxishandbuch SAP. Business One. Bonn Boston

Robert Mayerhofer Praxishandbuch SAP Business One Bonn Boston

Auf einen Blick 1 Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?... 15 2 Einführung in SAP Business One... 25 3 Grundlegende Programmbedienung... 31 4 Stammdaten... 85 5 Einkauf... 175 6 Verkauf... 255 7 Lagerverwaltung... 319 8 Rahmenverträge... 419 9 Einführung in die Finanzbuchhaltung... 433 10 Finanzwesen... 445 11 Bankenabwicklung... 509 12 Opportunities im Vertrieb... 539 13 Kampagnenmanagement... 563 14 Service... 579 15 Personal... 615 16 Highlights in SAP Business One... 623 A SAP Business One kompakt... 659 B Neuerungen in SAP Business One... 667 C Der Autor... 669

Inhalt 1 Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?... 15 1.1 Übersicht... 15 1.2 An wen richtet sich dieses Buch?... 17 1.3 Methoden... 20 1.4 Informationen Übungsaufgaben... 23 1.5 Einstieg in SAP Business One Zusatzmaterial... 24 2 Einführung in SAP Business One... 25 2.1 Was ist SAP Business One?... 25 2.2 Wer verwendet SAP Business One?... 28 3 Grundlegende Programmbedienung... 31 3.1 Installation, Einstieg und Firmenauswahl... 31 3.1.1 Erstmaliger Einstieg... 33 3.1.2 Ab dem zweiten Einstieg... 35 3.2 Navigation... 36 3.3 Navigation mit dem Cockpit... 42 3.3.1 Widgets verwalten... 44 3.3.2 Cockpits verwalten... 48 3.4 Weitere Bedienelemente... 50 3.5 Arbeiten mit Datensätzen... 56 3.5.1 Datensätze hinzufügen... 57 3.5.2 Nach vorhandenen Datensätzen suchen... 59 3.5.3 Datensätze duplizieren... 71 3.5.4 Datensätze ändern/entfernen... 71 3.6 Rechte Maustaste Arbeiten mit dem Kontextmenü.. 72 3.7 Allgemeine Einstellungen... 74 3.8 Hilfefunktionen in SAP Business One... 79 3.9 Übungsaufgaben... 82 4 Stammdaten... 85 4.1 Was sind Stammdaten?... 85 4.2 Benutzer... 86 9

Inhalt 4.3 Geschäftspartner... 92 4.3.1 Geschäftspartner-Stammdaten Kopfdaten... 94 4.3.2 Geschäftspartner-Stammdaten Registerkarten... 99 4.4 Zahlungsbedingungen... 125 4.5 Aktivitäten... 132 4.6 Artikel... 141 4.7 Belegnummerierung... 160 4.8 Unternehmensstammdaten... 166 4.9 Berichte aus dem Bereich Stammdaten... 169 4.10 Übungsaufgaben... 171 5 Einkauf... 175 5.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte des Einkaufs... 175 5.2 Der Beleg in SAP Business One... 177 5.2.1 Belegkopf... 178 5.2.2 Belegmitte... 182 5.2.3 Belegfuß... 196 5.3 Wichtige Funktionen im Beleg... 198 5.4 Belegkette im Einkauf... 215 5.5 Bestellanforderung... 236 5.6 Lieferantenanfrage... 239 5.7 Berichte im Einkauf... 247 5.8 Übungsaufgaben... 253 6 Verkauf... 255 6.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte des Verkaufs... 255 6.2 Vom Angebot bis zur Eingangszahlung... 256 6.2.1 Belegkopf... 257 6.2.2 Belegmitte... 257 6.2.3 Belegfuß... 269 6.2.4 Belegkette im Verkauf... 270 6.2.5 Weitere Funktionen im Verkauf... 275 6.2.6 Wiederkehrende Transaktionen... 289 6.2.7 Bruttogewinn als Gradmesser im Verkauf... 294 6.3 Berichte im Verkauf... 302 6.4 Mahnwesen in SAP Business One... 304 6.5 Übungsaufgaben... 316 10

Inhalt 7 Lagerverwaltung... 319 7.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte der Lagerverwaltung... 319 7.2 Lagerverwaltung in SAP Business One... 320 7.3 Lagerbewertungsmethoden... 325 7.3.1 Übersicht... 326 7.3.2 Standardpreis... 329 7.3.3 Gleitender Durchschnittspreis... 330 7.3.4 FIFO (First In First Out)... 331 7.4 Preisfindung in SAP Business One... 336 7.5 Mengeneinheiten in SAP Business One... 356 7.5.1 Manuelle Mengeneinheiten... 357 7.5.2 Mengeneinheiten-Gruppen... 363 7.6 Katalognummern in SAP Business One... 366 7.7 Verwaltung von Serien-/Chargennummern... 371 7.7.1 Seriennummern... 371 7.7.2 Chargennummern... 381 7.8 Manuelle Bestandstransaktionen... 383 7.9 Inventur... 390 7.9.1 Anfangsmengen... 391 7.9.2 Inventur und Bestandsbewertung... 392 7.9.3 Regelmäßige Inventur Cycle-Counting- Empfehlung... 396 7.10 Lagerplätze... 399 7.10.1 Aktivieren der Lagerplätze... 399 7.10.2 Anlegen von Lagerplätzen... 401 7.10.3 Verwenden von Lagerplätzen in Einkaufs- und Verkaufsbelegen... 406 7.11 Bestandsberichte... 410 7.12 Übungsaufgaben... 417 8 Rahmenverträge... 419 8.1 Anlegen eines Rahmenvertrags... 419 8.2 Rahmenvertrag erfüllen... 428 8.2.1 Kundenauftrag zu Rahmenvertrag anlegen... 428 8.2.2 Ausgangsrechnung zu Rahmenvertrag anlegen... 430 8.2.3 Gutschrift zu Rahmenvertrag anlegen... 431 8.3 Bericht zu einem Rahmenvertrag... 432 11

Inhalt 9 Einführung in die Finanzbuchhaltung... 433 9.1 Vier Grundfragen des Rechnungswesens... 433 9.2 Grundlagen der Finanzbuchhaltung... 435 9.2.1 Konto... 435 9.2.2 System der doppelten Buchhaltung... 436 9.3 Von der Eröffnungsbilanz zur Schlussbilanz... 439 9.3.1 Eröffnung der Konten zu Jahresbeginn... 439 9.3.2 Laufende Buchungen... 439 9.4 Übungsaufgaben... 444 10 Finanzwesen... 445 10.1 Kontenplan... 445 10.2 Buchungskreislauf in SAP Business One... 454 10.3 Journalbuchungen... 461 10.4 Buchungsvorerfassung... 471 10.5 Kontierungsmuster... 473 10.6 Dauerbuchungen... 476 10.7 Buchungen in Fremdwährung... 479 10.8 Einbinden der Kostenrechnung... 486 10.8.1 Projekte... 486 10.8.2 Kostenstellen... 489 10.9 Finanzberichte... 498 10.10 Übungsaufgaben... 506 11 Bankenabwicklung... 509 11.1 Stammdaten in der Bankenabwicklung... 509 11.2 Eingangszahlungen und Ausgangszahlungen... 512 11.3 Verbuchung von Bankgebühren und Zinsen... 520 11.4 Zahlungsassistent und elektronischer Zahlungsverkehr... 522 11.4.1 Zahlweg als Grundlage für den Zahlungsassistenten... 522 11.4.2 Zahlungen anlegen mit dem Zahlungsassistenten... 526 11.4.3 Elektronischer Zahlungsverkehr... 532 11.5 Abstimmung von Konten... 535 11.6 Übungsaufgaben... 538 12

Inhalt 12 Opportunities im Vertrieb... 539 12.1 Vertriebliche Aspekte im Mittelstand... 539 12.2 Opportunities definieren... 540 12.3 Verkaufschancen verwalten... 546 12.4 Opportunity-Berichte... 554 12.5 Übungsaufgaben... 561 13 Kampagnenmanagement... 563 13.1 Planung einer Kampagne... 564 13.2 Durchführung einer Kampagne... 567 13.3 Verfolgung einer Kampagne... 573 13.4 Kampagnenberichte... 576 13.5 Übungsaufgaben... 577 14 Service... 579 14.1 Servicevertrag als Grundlage... 579 14.2 Serviceabruf als täglicher Kundenkontakt... 585 14.3 Stammdaten Kundenequipment Verwaltung der Kundengeräte... 602 14.4 Lösungsdatenbank als Nebenprodukt... 605 14.5 Serviceberichte... 608 14.6 Übungsaufgaben... 612 15 Personal... 615 15.1 Personaladministration in kleinen und mittleren Unternehmen... 615 15.2 Mitarbeiterstammdaten... 615 15.3 Berichte Personalwesen... 620 15.4 Übungsaufgaben... 621 16 Highlights in SAP Business One... 623 16.1 Alarmfunktionen... 623 16.2 Genehmigungsverfahren... 628 16.3 Drag & Relate... 634 16.4 Exportieren aus SAP Business One... 639 16.5 Business Intelligence OnDemand... 643 13

Inhalt 16.6 Anpassungsmöglichkeiten für den Benutzer... 647 16.7 Änderungsprotokoll... 654 16.8 Übungsaufgaben... 655 Anhang... 657 A SAP Business One kompakt... 659 A.1 Tastaturbefehle... 659 A.2 Symbole und Buttons... 662 A.3 Belegkürzel in SAP Business One... 664 B Neuerungen in SAP Business One... 667 C Der Autor... 669 Index... 671 14

5 Einkauf Feld»Kennzeichen«In diesem Feld wird das Zessionskennzeichen angegeben. Der Vorschlagswert stammt aus den Geschäftspartner-Stammdaten Registerkarte Allgemein und kann im Beleg geändert werden. Feld»Steuernr.«In diesem Feld wird die UID-Nummer des ausgewählten Lieferanten angegeben. Der Vorschlagswert stammt aus den Geschäftspartner-Stammdaten. 5.2.3 Belegfuß Alle Informationen im Belegfuß (siehe Abbildung 5.11) gelten ebenfalls für den gesamten Beleg. Abbildung 5.11 Bestellung Belegfuß Felder im Belegfuß Im Belegfuß sind folgende Felder enthalten: Feld»Einkäufer«Wählen Sie einen Einkäufer aus der Werteliste aus, oder wählen Sie den Eintrag Neu definieren, um einen neuen Einkäufer anzulegen. Die Einkäufer werden im selben Fenster angelegt wie die Vertriebsmitarbeiter im Verkauf. Feld»Eigentümer«Dieser wird von SAP Business One automatisch aufgrund des Benutzers zugeordnet. Der Eigentümer ist relevant für das Dateneigentum und die Definition, welcher Mitarbeiter abhängig von dessen Stellung im Unternehmen welche Belege abrufen darf. Dies ist besonders in den Bereichen relevant, in denen die Vertraulichkeit der Daten einen hohen Stellenwert einnimmt. Das Dateneigentum zählt zu den weiterführenden Themen und wird aus diesem Grund in diesem Buch nicht behandelt. 196

Der Beleg in SAP Business One 5.2 Feld»Bemerkungen«Geben Sie hier einen Bemerkungstext zu dieser Bestellung ein. Dieses Feld kann naturgemäß auch gedruckt werden. Der Inhalt der Bemerkungen wird in die nachfolgenden Belege kopiert und kann jeweils überschrieben oder gelöscht werden. Zusätzlich findet sich in den nachfolgenden Belegen in der Belegkette ein Hinweis auf die Art und Nummer des Quellbelegs. Feld»Gesamt vor Rabatt«Dieses Feld zeigt die Summe der Spalte Gesamt (HW) auf der Registerkarte Inhalt und ist ein reines Anzeigefeld. Felder»Rabatt %«und»rabattbetrag«geben Sie in dieses Feld entweder einen Rabatt in % (siehe 1 in Abbildung 5.11) oder einen Rabattbetrag 2 für den Gesamtbeleg an. Ein Vorschlagswert für diesen Lieferanten stammt aus den Geschäftspartner-Stammdaten Registerkarte Zahlungsbedingungen und kann im Beleg geändert werden. Feld»Anzahlung gesamt«(nur Eingangsrechnung) Dieses Feld enthält den Anzahlungsbetrag, der aufgrund einer Anzahlungsrechnung der Eingangsrechnung zugeordnet wird. Feld»Fracht«Dieses Feld enthält die Summe der Zusatzausgaben zu diesem Beleg. Checkbox und Feld»Rundung«Dieses Feld zeigt die Differenz zwischen dem errechneten und dem gerundeten Betrag an. Generell gibt es in SAP Business One zwei Rundungsmethoden: Nach Beleg und Nach Währung. Dies können Sie unter Administration Systeminitialisierung Belegeinstellungen Registerkarte Allgemein festlegen. Eine Rundungsdifferenz im Beleg kann sich nur nach der Rundungsmethode Nach Währung ergeben. Klicken Sie auf die Checkbox Rundung, um einen Wert manuell einzugeben.»steuer«dieses Feld zeigt die Summe der errechneten Umsatzsteuer an. Die Umsatzsteuer in den Belegzeilen errechnet sich aus den zugeordneten USt-Gruppen.»Fällige Zahlungssumme«Dieses Feld zeigt den Bruttogesamtbetrag des Belegs an. Dieser errechnet sich folgendermaßen: 197

5 Einkauf Gesamt vor Rabatt Rabatt Anzahlung + Fracht +/ Rundung + Steuer Die fällige Zahlungssumme kann manuell geändert werden. Die Differenz zur errechneten fälligen Zahlungssumme wird durch das Feld Rabatt ausgeglichen. Bestellung soll Fixsumme nicht übersteigen Sie möchten, dass eine Bestellung eine festgelegte Fixsumme nicht übersteigt. Geben Sie diesen Fixbetrag im Feld Fällige Zahlungssumme ein.»angewandter Betrag = Bezahlt/Gutgeschrieben«(nur Eingangsrechnung) Dieses Feld zeigt jenen Betrag, der für diese Eingangsrechnung bereits durch eine Ausgangszahlung bezahlt oder durch eine Eingangsgutschrift gutgeschrieben wurde.»fälliger Saldo«(nur Eingangsrechnung) Dieses Feld zeigt den noch offenen Betrag, den Sie Ihrem Lieferanten schulden. Der Betrag errechnet sich aus der fälligen Zahlungssumme minus dem bezahlten/gutgeschriebenen Betrag. Buttons»Kopieren von«,»kopieren nach«die beiden Buttons werden für die Weiterverarbeitung des Belegs benötigt. Die Vorgehensweise wird in Abschnitt 5.4,»Belegkette im Einkauf«, ausführlich behandelt. Nachdem Sie alle Eingaben für den Beleg vorgenommen haben, legen Sie diesen mit einem Klick auf den Button Hinzufügen im linken unteren Bereich an. Die Handhabung der Belegstufe Ausgangszahlung als Abschluss der Belegkette im Einkauf ist ein wenig anders als die Belegstufen Bestellung bis Einkaufsgutschrift. Die Ausgangszahlung wird in Abschnitt 11.2,»Eingangszahlungen und Ausgangszahlungen«, näher behandelt. 5.3 Wichtige Funktionen im Beleg Nachdem Sie nun die Bestandteile des Belegfensters detailliert kennengelernt haben, beschäftigen wir uns jetzt mit einer Reihe von Funktionen, die für das Arbeiten mit Belegen unabdingbar sind. 198

Wichtige Funktionen im Beleg 5.3 Beleg duplizieren Um einen Beleg zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Vorgehensweise 1. Suchen Sie den Beleg, den Sie als Vorlage für das Duplizieren verwenden möchten. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Belegfenster, und wählen Sie den Eintrag Duplizieren aus dem Kontextmenü aus. 3. Der Beleg wird mit dem aktuellen Datum dupliziert, der Felderblock im linken oberen Bereich, der die Daten des Geschäftspartners enthält, bleibt leer. 4. Wählen Sie den Geschäftspartner aus der Werteliste aus, und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button Auswählen, oder geben Sie den GP-Code oder den Namen ein. 5. Es erscheint die folgende Systemmeldung (siehe Abbildung 5.12). Abbildung 5.12 Beleg duplizieren Systemmeldung: Belegzeilen aktualisieren? Ihnen stehen nun zwei Optionen zur Verfügung: Belegzeilen aktualisieren Ja Verwenden Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass die Belegzeilen gemäß den Geschäftspartner-Stammdaten des neu ausgewählten Lieferanten aktualisiert werden sollen. Betroffen sind jene Felder, die als Vorschlagswert aus den Geschäftspartner- Stammdaten übernommen werden. Beispiele wären Einkäufer/ Vertriebsmitarbeiter, Rabatt in %, Zahlungsbedingungen etc. Belegzeilen aktualisieren Nein Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass alle Daten so bleiben wie in dem Beleg, den Sie als Vorlage zum Duplizieren verwendet haben. Wenn Sie denselben Geschäftspartner auswählen, gibt es keinen Unterschied, welche Option Sie wählen. 6. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen, um den Beleg anzulegen. 199

5 Einkauf Systemmeldung: Änderungen speichern? Wechsel in einen anderen Modus Eine gewisse Schwierigkeit hat sich bei Einsteigern gezeigt, wenn im Belegfenster zwischen den verschiedenen Modi gewechselt wird. Wenn Sie beispielsweise einen bereits angelegten Beleg aufrufen und eine Änderung in einem der Felder vornehmen, ändert sich der Button im linken unteren Bereich von OK in Aktualisieren. Eine Änderung kann auch sehr rasch unbeabsichtigt geschehen, da der Cursor automatisch in einem Feld positioniert wird, z. B. wenn irrtümlich eine Taste gedrückt wird wie beispielsweise die Leertaste. Sofort ändert sich der Button. Wenn Sie nun in einen anderen Modus wechseln also in den Hinzufügen- oder Suchen-Modus oder einfach nur zum nächsten Datensatz weiterblättern, erhalten Sie eine Hinweismeldung (siehe Abbildung 5.13). Abbildung 5.13 Hinweismeldung Fortfahren ohne Daten zu sichern? Diese Systemmeldung ist vergleichbar mit einem Microsoft Office- Dokument, in dem Sie etwas ändern und es dann schließen möchten. Mit dem Button OK bestätigen Sie, dass alle Änderungen in dem Beleg verworfen werden, mit dem Button Abbrechen kehren Sie zum unverändert gebliebenen Belegfenster zurück. Sehr ähnlich ist in diesem Zusammenhang der Fall, in dem Sie das Belegfenster schließen möchten oder mit der (Esc)-Taste beenden. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, erhalten Sie eine Hinweismeldung wie in Abbildung 5.14. Abbildung 5.14 Bestellung Änderungen speichern? 200

Wichtige Funktionen im Beleg 5.3 Mit dem Button Ja speichern Sie die Änderungen, mit dem Button Nein verwerfen Sie diese. Mit dem Button Abbrechen kehren Sie ohne Speichern zum Belegfenster zurück. Eingangs- und Abschlussbemerkungen Neben den Textzeilen und der Verwendung von vordefinierten Textbausteinen bietet SAP Business One im Belegfenster die Möglichkeit, beliebigen Text als Eingangs- und Abschlussbemerkungen anzulegen. Zu diesem Zweck klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Belegfenster und wählen den Eintrag Eingangs- und Abschlussbemerkungen aus dem Kontextmenü aus. Es öffnet sich das Fenster Eingangs- und Abschlussbemerkungen (siehe Abbildung 5.15), in dem Sie den oberen Bereich für die Eingangs- und den unteren Bereich für die Abschlussbemerkungen verwenden können. Vorgehensweise beim Anlegen Abbildung 5.15 Bestellung Einfügen von Eingangs- und Abschlussbemerkungen Klicken Sie mit der linken Maustaste in das gewünschte Feld, um den Cursor dort zu positionieren. Geben Sie den gewünschten Text ein, oder klicken Sie auf den Button Vordefinierte Texte einfügen, um einen Textbaustein in das Feld zu kopieren. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie bei den Zeilentexten (siehe Abschnitt 5.2.2,»Belegmitte«). Bestätigen Sie die Texteingabe mit dem Button Aktualisieren, und schließen Sie das Fenster mit dem Button OK. 201

5 Einkauf Aktivitäten zum Beleg Vorgehensweise beim Anlegen Wie bereits in Abschnitt 4.5,»Aktivitäten«, erläutert, haben Sie die Möglichkeit, einem Beleg beliebig viele Aktivitäten hinzuzufügen und abzurufen. Um eine Aktivität an einen Beleg anzuhängen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Belegfenster und wählen den Eintrag Neue Aktivität 1 (siehe Abbildung 5.16). Abbildung 5.16 Fenster»Bestellung«Aktivität anlegen Es öffnet sich das Fenster Aktivität 2. Die Daten des Belegs, zu dem die Aktivität angelegt wird, werden auf der Registerkarte Verknüpfter Beleg vorbesetzt. Im Beispiel in Abbildung 5.16 werden die Belegart»Bestellungen«und die Belegnummer 267 3 automatisch in die Aktivität eingefügt. Eine Übersicht über alle Aktivitäten, die an einem Beleg hängen, erhalten Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Belegfenster klicken und den Eintrag Aktivitätenübersicht wählen. Mit dem orangefarbenen Pfeil in der ersten Spalte verzweigen Sie aus der Aktivitätenübersicht in die einzelne Aktivität. 202

Wichtige Funktionen im Beleg 5.3 Berechnung von Volumen und Gewicht Eine weitere sehr nützliche Belegfunktion ist die Berechnung von Volumen und Gewicht des gesamten Belegs. Gerade für den Transport der Ware ist dies besonders wertvoll. Um die Funktion aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Belegfenster und wählen den Eintrag Berechnung von Volumen und Gewicht aus dem Kontextmenü aus, oder klicken Sie auf den Button (Berechnung von Volumen und Gewicht) in der Symbolleiste. Vorgehensweise Es wird das gleichnamige Fenster geöffnet, in dem alle Belegzeilen mit Menge, Volumen und Gewicht angezeigt werden (siehe Abbildung 5.17). Abbildung 5.17 Fenster»Bestellung«Berechnung von Volumen und Gewicht Die Berechnungsfunktion bezieht die Daten, die das Gewicht und die Abmessungen der einzelnen Belegzeilen betreffen, aus den Artikelstammdaten im Fall von Einkaufsbelegen aus der Registerkarte Einkauf, im Fall von Verkaufsbelegen aus der Registerkarte Verkauf. Im rechten oberen Bereich des Fensters gibt es zwei Dropdown- Felder, mit denen Sie die Maßeinheit zu Volumen und Gewicht verändern können. Geparkter Beleg SAP Business One bietet eine spezielle Funktion für den Fall, dass Sie die Erstellung eines Belegs unterbrechen und zu einem anderen Zeitpunkt an dieser Stelle fortsetzen möchten. In diesem Fall handelt es sich um einen geparkten Beleg, was bedeutet, dass Sie den Beleg sprichwörtlich auf die Seite legen und ihn so lange parken, bis Sie die Vorgehensweise 203

Das Finanzwesen umfasst die Aufzeichnungen, die Sie laut Gesetz anfertigen müssen. In SAP Business One läuft ein Großteil der Buchungen bereits automatisiert in das Journal. Eine Übersicht über die automatischen und die restlichen manuellen Buchungen finden Sie in diesem Kapitel. 10 Finanzwesen In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit dem gesamten Bereich Finanzwesen. Die Grundlage für die Buchhaltung bildet das einzelne Konto oder der Kontenplan. Darauf aufbauend wird die Journalbuchung behandelt. Diese wird automatisch aus anderen Modulen in SAP Business One oder manuell direkt im Modul Finanzwesen erstellt. Es folgen einige effiziente Hilfsmittel im Finanzwesen, wie vorerfasste Belege, Kontierungsmuster und Dauerbuchung. Anschließend machen wir einen Exkurs zur Kostenrechnung und deren Anknüpfung an die Buchhaltung. Das Kapitel schließt mit den wichtigsten Finanzberichten, die in SAP Business One verfügbar sind. 10.1 Kontenplan Beim Anlegen eines Unternehmens können Sie wählen, ob ein vordefinierter Kontenplan angelegt werden soll oder ob Sie Ihren eigenen Kontenplan erstellen möchten. Die vordefinierten Kontenpläne entsprechen den Rechnungslegungsvorschriften des jeweiligen Landes und sind nach dem Muster eines Gemeinschaftskontenrahmens bzw. Einheitskontenrahmens erstellt. Vordefiniert oder selbst erstellt Vordefinierten Kontenplan verwenden Falls Sie in Ihrem Unternehmen nicht bereits über einen stark vom Gemeinschaftskontenrahmen bzw. Einheitskontenrahmen abweichenden Kontenplan verfügen und keine ausgeprägten Kenntnisse des Rechnungswesens besitzen, empfiehlt es sich, einen vordefinierten Kontenplan zu verwenden. Diesen vordefinierten Kontenplan können Sie sehr einfach 445

10 Finanzwesen und schnell anpassen und die individuellen Konten Ihres Kontenplans hinzufügen. Diese Variante sollte wesentlich zeitsparender sein, als einen komplett neuen Kontenplan anzulegen. Für die Bearbeitung des Kontenplans und die Erstellung von neuen Konten stehen Ihnen im Modul Finanzwesen zwei Fenster zur Verfügung: auf der einen Seite das Fenster Kontenplan und auf der anderen Seite das Fenster Kontenplan bearbeiten. Ersteres eignet sich gut, um bestehende Konten zu verwalten, und enthält alle Daten zum einzelnen Konto. Letzteres eignet sich sehr gut, um einen bestehenden Kontenplan umzuorganisieren und neue Konten durch Kopieren von bereits vorhandenen Konten anzulegen. Kontenplan Der Kontenplan in SAP Business One ist bildlich gesprochen wie ein Aktenschrank organisiert. Die einzelnen Schubladen des Aktenschranks sind thematisch vereinheitlicht und entsprechen ungefähr den Kontenklassen im Standardkontenrahmen bzw. im Einheitskontenrahmen. Der Kontenrahmen aus den folgenden Abbildungen entspricht dem deutschen Kontenrahmen SKR03. Das Fenster Kontenplan im Modul Finanzwesen zeigt diesen Aktenschrank auf der rechten Seite (siehe Abbildung 10.1). Abbildung 10.1 zeigt das Konto 4930 Bürobedarf, das in der Schublade Aufwand steckt. Das erkennen Sie daran, dass diese Schublade herausgezogen ist. In dieser Schublade befinden sich Aufwendungen wie Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen und sonstige betriebliche Aufwendungen. Klicken Sie auf die Schublade im rechten Teil des Fensters, um die darin enthaltenen Konten anzuzeigen. Anlegen des Kontos Für das einzelne Konto werden die folgenden Informationen mitgeführt, und es müssen beim Anlegen eines Kontos in folgenden Feldern und Checkboxen Informationen eingegeben werden: Checkbox-Gruppe»Details Sachkonto«Jedes Konto ist entweder ein Titel oder ein Aktives Konto. Aktives Konto Das Konto 4930 aus Abbildung 10.1 ist ein aktives Konto, das bebucht werden kann. Mit den Titeln wird die hierarchische Struktur des Kontenplans abgebildet. Sie können beliebig viele Titel untereinander aufführen, um eine baumartige Struktur abzubilden. 446

Kontenplan 10.1 Das Konto 4930 Bürobedarf hängt unter der Aktenschrankschublade Aufwand, außerdem unter den Titeln 5000000 Aufwendungen, 500080 Sonstige betriebliche Aufwendungen und 500085 Andere betriebl. Aufwendungen. Abbildung 10.1 Kontenplan mit Aktenschrank auf der rechten Seite Feld»Sachkonto«Dieses Feld zeigt die Kontonummer des aktiven Kontos bzw. des Titels. Es stehen bis zu 15 Zeichen zur Verfügung. Die Kontonummer muss eindeutig sein, das bedeutet, es darf keine zwei Konten mit der gleichen Kontonummer geben. Da Geschäftspartner ebenfalls als Personenkonten in der Buchhaltung agieren, dürfen die Kontonummern im Kontenplan nicht die gleichen sein wie der GP- Code in den Geschäftspartner-Stammdaten. Feld»Bezeichnung«Geben Sie hier die Bezeichnung des Kontos ein. Es stehen Ihnen maximal 100 Zeichen zur Verfügung. 447

10 Finanzwesen Feld»Externer Code«Dieses Feld steht für einen weiteren Code zur freien Verfügung. Damit können Sie den Konten ein weiteres Klassifizierungsmerkmal oder auch Gruppierungsmerkmal zuordnen. Dropdown-Liste»Währung«Dieses Feld zeigt die Kontenwährung an. Standardmäßig ist es auf Alle Währungen eingestellt, was bedeutet, dass Sie das Konto mit jeder Währung bebuchen können. Es empfiehlt sich, dies auch so zu belassen. Wählen Sie eine bestimmte Währung aus der Dropdown-Liste aus (z. B. EUR, USD, CHF), wenn dieses Konto nie mit einer anderen Währung bebucht werden soll. Checkbox»Vertraulich«Haken Sie diese Checkbox an, wenn der Inhalt dieses Kontos (der Saldo oder die Buchungen) als vertraulich eingestuft wird. In den Berechtigungen können die als vertraulich gekennzeichneten Konten für bestimmte Benutzer berechtigt werden. Feld»Ebene«Zeigt die Ebene in der Hierarchie, auf der sich das Konto befindet. Die Ebene kann im Fenster Kontenplan bearbeiten geändert werden. Ebene 1 steht nur für Titel zur Verfügung, die Ebenen 2 bis 5 stehen auch für aktive Konten zur Verfügung. Wenn Sie im Fenster Kontenplan im Hinzufügen-Modus ein neues Konto anlegen, wird es auf die Ebene gesetzt, auf der Sie sich gerade befinden. Feld»Saldo«Dieses Feld zeigt den aktuellen Saldo des Kontos an. Klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil, um den Saldo im Fenster Kontensaldo im Detail ansehen zu können. Dropdown-Liste»Kontoart«Geben Sie hier die Kontoart des Kontos an. SAP Business One unterscheidet an dieser Stelle zwischen Aufwendungen, Erträgen und sonstigen Konten (z. B. alle Bestandskonten). Diese Unterscheidung ist auch maßgeblich für die Budgetierung in SAP Business One. Checkbox»Indiziert«In SAP Business One haben Sie die Möglichkeit, in den Finanzberichten eine Neubewertung des Kontos durchzuführen (z. B. Finanzbericht Hauptbuch). Diese Neubewertung kann nach der 448

Kontenplan 10.1 Fremdwährung oder einem Index erfolgen, wie z. B. dem Verbraucherpreisindex. Alle Konten, bei denen die Checkbox Indiziert angehakt ist, werden bei dieser Neubewertung einbezogen. Falls Konten darunterhängen, werden diese ebenfalls in die Neubewertung mit einbezogen. Checkbox»Neubew. (Währung)«Haken Sie diese Checkbox an, um für dieses Konto einen automatischen Umrechnungsdifferenzenausgleich zu erzeugen. Checkbox»Abstimmkonto«(nur für Kontoart»Sonstige«) Haken Sie diese Checkbox an, wenn es sich um ein Abstimm- oder Sammelkonto handelt. Auf dem Abstimmkonto werden alle Buchungen vorgenommen, die z. B. auch auf den Personenkonten (Kunden- oder Lieferantenkonten) erfolgen. Dieses Feld ist nur bei der Kontoart Sonstige verfügbar, also bei allen Bilanzkonten. Checkbox»Geldkonto«(nur für Kontoart»Sonstige«) Haken Sie diese Checkbox an, wenn es sich um ein Konto handelt, auf dem Zahlungsströme erfolgen, wie z. B. Bank, Kasse etc. Die auf diese Weise markierten Konten finden zudem Berücksichtigung im Cashflow-Bericht. Falls die Checkbox Indiziert angehakt ist, wird diese demarkiert und umgekehrt. Ein Geldkonto kann nicht gleichzeitig indiziert werden, das bedeutet, für dieses Konto ist keine Neubewertung möglich. Dieses Feld ist nur bei der Kontoart Sonstige verfügbar, das heißt bei allen Bilanzkonten. Feld»Projekt«In diesem Feld können Sie dem Konto ein Projekt zuordnen, dem alle Aufwendungen und Erträge zugewiesen werden. Das Projekt agiert wie ein Kostenträger. Bereich»Aufteilungsregel«Sie haben die Möglichkeit, jedem Aufwands- oder Ertragskonto eine kostenrechnerische Aufteilungsregel zuzuordnen. Diese teilt den gebuchten Aufwand bzw. Ertrag festgelegten Kostenstellen in einem festgelegten Aufteilungsverhältnis zu. Diese Option wählen Sie, wenn Sie z. B. den Energieaufwand im Verhältnis zur Fläche den einzelnen Kostenstellen zuordnen möchten. Klicken Sie auf den Button Kontodetails. Anschließend können Sie für das Konto noch zusätzliche Informationen eingeben (siehe Abbildung 10.2). 449

10 Finanzwesen Abbildung 10.2 Kontodetails für Konto»4930 Bürobedarf«Fenster»Details Sachkonto«Bei diesen zusätzlichen Informationen handelt es sich um die folgenden Felder, Dropdown-Listen oder Checkboxen: Feld»Fremdsprachiger Name«Mit diesem Feld steht Ihnen eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, um eine Bezeichnung anzugeben. Falls Sie den Kontennamen übersetzen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontenbezeichnung. Feld»Code Datenexport«Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie Buchhaltungsdaten aus SAP Business One in eine fremde Software exportieren möchten. In diesem Fall geben Sie in dieses Feld die fremde Kontonummer ein, damit die exportierten Daten zugeordnet werden können. 450

Kontenplan 10.1 Dropdown-Liste»Standard-USt.-Kennzeichen«Ordnen Sie dem Konto ein USt.-Kennzeichen (= Steuerkennzeichen) zu. Aufgrund des zugeordneten USt.-Kennzeichens berechnet SAP Business One automatisch die Umsatzsteuer bei Eingabe des Brutto- oder Nettobetrags in die Journalbuchung. Dropdown-Listen»Kategorie«Wählen Sie die Kategorien Bilanz, Gewinn und Verlust oder Sonstige aus der Dropdown-Liste aus. Anschließend wählen Sie aus der Dropdown-Liste rechts daneben die dazugehörige Unterkategorie aus oder klicken auf den Eintrag Neu definieren, um eine neue Unterkategorie anzulegen. In allen Lokalisierungen im deutschsprachigen Raum sind von SAP Business One keine Unterkategorien vordefiniert und müssen selbst angelegt werden. Feld»Dispositionsebene«Geben Sie hier bei Bedarf die Dispositionsebene an, die für die Liquiditätsprognose über das Integration-Framework von SAP Business One verwendet wird. Über das Integration-Framework kann die SAP Business One-Installation Ihrer Niederlassung mit der SAP-Installation einer anderen Niederlassung in Ihrem Konzern prozess- und datentechnisch integriert werden. Feld»Bemerkungen«Tragen Sie in dieses Feld weitere Erläuterungen ein. Optionsfelder»Aktiv«,»Inaktiv«und»Erweitert«Geben Sie einen Zeitraum in die Felder von... bis (plus dazugehörige Begründung) ein, für den das Konto Aktiv ist bzw. für den das Konto gesperrt (= Inaktiv) ist. In dem inaktiven Zeitraum kann das Konto nicht bebucht werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, mit der Option Erweitert eine Kombination aus aktivem und inaktivem Zeitraum festzulegen. Checkbox»Mehrfachverlinkung zu Finanzberichtsvorlagen zulassen«haken Sie diese Checkbox an, um dieses Konto mehr als einmal in derselben Finanzberichtsvorlage zu verwenden. Finanzberichtsvorlagen können Sie im Fenster Finanzberichtsvorlagen im Modul Finanzwesen definieren. Feld»DATEV-Konto«(nur deutsche Lokalisierung) Geben Sie hier das entsprechende DATEV-Konto an. 451

10 Finanzwesen Dropdown-Liste»DATEV-Automatikkonto«(nur deutsche Lokalisierung) Geben Sie mittels der Dropdown-Liste an, ob es sich bei diesem Konto um ein DATEV-Automatikkonto handelt. Dropdown-Liste»Erstdatenerfassung«(nur deutsche Lokalisierung) Geben Sie eine Erstdatenerfassung an und wählen Sie entweder die option Ja oder Nein aus der Dropdown-Liste. Checkbox»Budgetrelevant«Haken Sie diese Checkbox an, wenn das Konto im Budget verwendet werden soll. Die Budgetierung in SAP Business One zählt zu den weiterführenden Themen und wird aus diesem Grund nicht in diesem Buch behandelt. Checkbox»Anderes USt.-Kennz. erlauben«haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie erlauben möchten, dass in der Journalbuchung bei einer Buchung auf dieses Konto ein anderes USt.-Kennzeichen ausgewählt werden kann. Falls diese Checkbox nicht markiert ist, wird zur Berechnung nur das zugeordnete USt.- Kennzeichen im Feld Standard-USt.-Kennzeichen verwendet.»wechselkursdifferenzen«,»währungsumrechnung«(nur für Kontoart»Sonstige«) Haken Sie diese Checkboxen an, wenn das Konto in die automatische Berechnung der Wechselkursdifferenzen bzw. der Währungsumrechnung fallen soll. Diese Checkboxen sind nur bei Konten mit der Kontoart Sonstige sichtbar. Die Handhabung des Fensters Kontenplan erfolgt auf die gleiche Weise wie andere Stammdatenfenster, etwa Artikelstammdaten und Geschäftspartner. Das bedeutet, dass Sie das Fenster sowohl im Suchen-Modus mit allen nicht grau hinterlegten Feldern als Suchkriterium als auch im Hinzufügen-Modus verwenden können, um neue Konten hinzuzufügen. Kontenplan bearbeiten Im Fenster Kontenplan bearbeiten können Sie sehr schnell neue Konten hinzufügen, wenn Sie bestehende Konten als Kopiervorlage verwenden. Öffnen Sie das Fenster Kontenplan bearbeiten (Finanzwesen Kontenplan bearbeiten), und Sie erhalten die Möglichkeit, eine Vorauswahl zu treffen (siehe Abbildung 10.3). 452

Kontenplan 10.1 Abbildung 10.3 Fenster»Kontenplan bearbeiten Auswahlkriterien«Im Fenster Kontenplan bearbeiten Auswahlkriterien markieren Sie jene Kategorien des Kontenplans, die Sie bearbeiten möchten. Diese Kategorien entsprechen den Schubladen des Aktenschranks aus dem Fenster Kontenplan. Klicken Sie auf den Button Alle auswählen, um alle Kategorien des Kontenplans auszuwählen; klicken Sie auf Auswahl löschen, um sie wieder zu demarkieren. Klicken Sie abschließend auf den Button OK, um die ausgewählten Kategorien anzuzeigen (siehe Abbildung 10.4). Abbildung 10.4 Fenster»Kontenplan bearbeiten«gleichrangiges Konto anlegen 453

Index A Abfassung 331 Abgeschlossene Aktivität 135 Abkürzung 39, 40 Abrufstatus 587 Absatz 255 Abschluss, durchschnittliche Zeit 610 Abschlussbemerkung 201 Abschlussdatum, geplantes 549 Abschlussprozentsatz 544 Abschlusswahrscheinlichkeit 544 Abstimmkonto 106, 118, 194, 449 Abstimmkonto-Übertragung 443 abweichende Stichtagsinventur 390 Abwesenheit 619 Abwesenheitsbericht 620 Account large 163 small 163 Add-on 30, 511 Adresse 104 Akontobetrag 518 Akontozahlung 518 Aktenschrank 446 Aktivität 132 abgeschlossene 135 Artikel 158 Attachment 136 Beleg 202 Erinnerung 134 Folgeaktivität 135 inaktive 135 Kalender 139 neue 132 Thema 132 Typ 132 Übersicht 139, 169, 170 Ursprungsobjektnummer 135 Ursprungsobjekttyp 135 verknüpfter Beleg 135 Vernetzung 137 Aktivitätenübersicht 576 Aktivitätsübersicht, Beleg 202 Aktivitätszeitraum, begrenzter 102 Aktualisieren, Sonderpreis 349 Aktualisierungszeit 592 Alarm auslösen 625 definieren 626 Häufigkeit 627 Kanal 625 Alarmfunktion 623 aktivieren 625 Alarm definieren 626 Art 623 Kanal 625 verwenden 624 vordefinierter Alarm 623 allgemeine Einstellung 74, 75 Alternativartikel 159, 189, 213 definieren 159 vorschlagen 214 an Techniker übergeben 595 Ändern Bestandsbewertungsmethode 328 Datensatz 71 Änderungsprotokoll 654 Unterschied anzeigen 655 Anfangsbestand 331, 333, 392 eingeben 391 Anfangsmenge 391 Angebot 256, 272 Angebotsvergleich 241 anlegen Datensatz 58 Kostenstelle 491 Seriennummer 375 Servicevertrag 583 Zahlweg 522 anpassen Fenstergröße 38 Spaltenbreite 63 Anpassungsmöglichkeit in SAP Business One 647 Ansprechpartner 100, 103 Anzahlungsverrechnungskonto 115 Anzeigetyp 99 Artikel 141 inaktiver 411 671

Index Artikelart 143, 582 Artikelbeleg 190 Artikeldaten, übersetzen 146 Artikeleigenschaft 157 Artikelgruppe 144 Artikelkosten 335 je Lager 323 Artikelliste 410 Artikelnummer 142, 143 Artikelstamm 330 Artikelstammdaten 58, 141, 142, 372, 398 Bestandsdaten 153 Chargennummernverwaltung 381 Eigenschaft 158 Artikeltyp 145 Artikelverfügbarkeitsprüfung 259 Artikelzeile 187 auf Lager 190, 229 Aufgabe 132 Aufteilungsbericht 505 Aufteilungsregel 449, 493 definieren 494 direkte Belastung 495 Auftrag, offener 98 Auftragsrückstand 230 Auftragsrückstandsbericht 303 Aufwendung 438 Ausbildung 619 Ausgangsbuchung 455 Ausgangsgutschrift 256 Ausgangsrechnung 256, 272, 443, 515 Zahlungsmethode 277 Ausgangsrechnung und Zahlung 275 Ausgangsrechnungsnummer 160 Ausgangsvorausrechnung 274 Ausgangszahlung 177, 233, 519 Auslagerung 320 auswählen Chargennummer 383 Firma 34, 35 Seriennummer 377 Auswahlliste 50 anpassen 650 Beispiel 652 Dropdown-Liste 51 automatische Bestellung 265 automatische Buchung 457 automatische Chargenanlage 382 Available-to-Promise 263 B B1i 573 Backlog 231 Bank Identifier Code (BIC) 110 Bank, Definition 509 Bankbuchung 456 Bankencode 509 Bankgebühr 520 Sonstige 521 Überweisungsgebühr 520 Bankleitzahl 509 Bankname 509 Bankspesen 520 Barcode 144 Basic-User 18 Basisbeleg 226 Basiseinheit 358, 360 Basispreis 301 Basispreisliste 338 Basisreferenz 220, 229 Basisschlüssel 229 Basistyp 220, 229 Basiszeile 229 bearbeiten, Kontenplan 452 begrenzter Aktivitätszeitraum 102 Beleg Auswirkung auf Buchhaltung 234 Auswirkung auf Lager 232 Bruttogesamtbetrag 197 duplizieren 199 genehmigter 193 geparkt 205, 290 kopieren 218 kopieren nach 198 kopieren von 198 mit späterem Buchungsdatum 279 parken 203 Rabatt % 197 Rabattbetrag 197 schließen 212 springen 226 stornieren 212 Verantwortlicher für den Beleg 196 verknüpfter 136 Verknüpfungsplan 231 672

Index Beleg (Forts.) Währung 179 weitere Funktionen 198 weiterschieben 216, 218 weiterverarbeiten 271 Weiterverarbeitung 224 weiterziehen 217, 221 Belegart 166, 463 mehrere 161 Belegdatum 126, 181 Belegdruck 206, 207 Belegerstellungsassistent 279, 282 Belegexport Microsoft Word 210 PDF 209 Belegfuß 196 Belegjournal 500 Belegkette 458 Einkauf 215, 216 Einkauf mit Vorauszahlung 235 Verkauf 270, 271 Verkauf mit Vorausrechnung 275 Belegkürzel 463, 664 Belegnummer 160, 162 Serie 162, 163, 165 Belegnummerierungsserie 161, 179 Belegsammeldruck 207 Belegstatus 180, 227 Belegstufe Besonderheit 217 Hilfsmittel 228 Belegverarbeitung 217, 272 Belegwährung 480 Belegzeile 182, 187, 188 duplizieren 192 hinzufügen 191 löschen 192 zusammenfassen 264 Belegzeilentyp 187 Benutzer 86 ändern 89 anlegen 86 Code 86 Manager 86 Passwort 88, 90 Benutzereinstellung übertragen 89 Benutzermenü 649, 650 gestalten 648 Benutzeroberfläche 35 Benutzertastaturkürzel 647 Berechnung von Volumen und Gewicht 203 Berechnungsmodus der Verzugszinsen 309 Bericht letzte Preise 411 letzter Preis 260 Verkauf 302 Beschaffung Einkauf 175 Beschaffungsassistent 265 Beschaffungsentscheidung 176 Beschaffungskontrolle 176 Beschaffungsplanung 176 Beschaffungsprozess 176 Beschaffungsvorbereitung 176 Beschreibung, fremdsprachige 143 Bestand, negativer 157 Bestandsausgabe, ohne Artikelkosten 325 Bestandsbericht 410 Bestandsbewertung 392 Bestandsbewertungsbericht 416 Bestandsbewertungsmethode 327, 329 ändern 328 Bestandsbuchungsliste 411, 412 Bestandsdaten 152 Artikelkosten 153 auf Lager 153 bestätigte 153 bestellte 153 gesperrtes Lager 154 verfügbare 153 Bestandsneubewertung 388 Bestandsbelastung 389 Bestandsentlastung 389 Kostenänderung 388 Bestandsprüfungsbericht 414, 415 Bestandsstatus 412, 413 Bestandstransaktion 384, 385 manuelle 383, 417 Bestandsumlagerung 386, 387 Anfrage 387 Bestandsverfolgung 393 Bestellanforderung 236 anlegen 236 verwalten 238 673

Index Bestellung 177, 233 Aktivität anlegen 202 Änderung speichern 200 Artikelauswahl 183 Artikelbeschreibung 184 aufteilen 193 automatische 457 Belegfuß 196 Belegkopf 178 Formulareinstellung 185 geparkter Beleg 204 Servicebeleg 190 stornieren 213 Stornierungsdatum 195 Volumen und Gewicht 203 Zeile hinzufügen 191 Bestellung aus Kundenauftrag 265 Bestellvorgang 206 Betrag gewichteter 549 potenzieller 549 Bewegungsdaten 85 Bewertung 619 Bewertungsmethode 323, 326 BI OnDemand 643 Abfrage hochladen 645 BI OnDemand Personal Edition 644 BIC 110, 509 Bilanz 434, 437, 438, 501 Eröffnungsbilanz 439 Schlussbilanz 439 Bilanzstichtag Inventur 390 blitzschnelle Abkürzung 39, 40 Blueprint 18 Bruttogewinn 294, 296, 297 Berechnung 294 Berechnungsgrundlage 298 Dienstleistungsunternehmen 295 Handelsunternehmen 294 Produktionsunternehmen 295 Bruttopreis 189 Buchhaltung, doppelte 436 Buchung abstimmen 536 automatische 457 laufende 454, 456 Buchungsdatum 181 Buchungsjournalbericht 500 Buchungskategorie 456 Buchungskreislauf 454 Buchungsmaske 461 Buchungssatz, suchen 461 Buchungssystem, Einkaufskonto 325 Buchungsvorerfassung 456, 471 Business Intelligence OnDemand 643 Button 662 C Cashflow-Bericht 502 Chargen, definieren 382 Chargenanlage, automatische 382 Chargennummer 381, 382 Abgang 382 auswählen 383 definieren 381 geparkter Beleg 379 Transaktionsbericht 417 Zugang 382 Chargennummernverwaltung Artikelstammdaten 381 Cockpit 42 aktivieren 43 anlegen 49 anpassen 44 erweitertes Hauptmenü 43 löschen 50 Startseite 49 verwalten 48 zurücksetzen 50 Code Datenexport 450 Consultant 18 Customizing 18 Cycle-Counting-Empfehlung 396 D Daten alphanumerische 65 numerische 65 Datenbankname 34 Datensatz 56 ändern 71 anlegen 58 duplizieren 71 entfernen 71, 72 hinzufügen 57 674

Index Datensatz (Forts.) suchen 59 Datensatzschaltfläche 59, 64 DATEV-Automatikkonto 452 DATEV-Konto 451 Dauerbuchung 456, 464, 476 absetzen 479 definieren 477 Erinnerung 478 Debitor 119 definieren Chargennummer 381 Mengeneinheit 358 Preisliste 336, 337 Seriennummer 373 Währung 481 Dienstverhältnis, Status 619 Dimension 489 anlegen 491 direkte Kursnotierung 482 direkte Verbrauchsermittlung 326 Direkthilfe 79 doppelte Buchhaltung 436 Drag & Relate 59, 634, 636, 638 Anwendungsbeispiel 638 Element 636 Vorgehensweise 637 Drilldown-Funktion 39 Dropdown-Liste 73, 74 Drop-Shipment 288 drucken, Beleg 206 Druckvorschau, Beleg 206 Dummy-Kunde 276 Dummy-Lager 289 duplizieren Beleg 199 Datensatz 71 Rahmenvertrag 427 Zeile 192 durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss 610 Durchschnittspreis, gleitender 326, 330 dynamische Opportunity-Analyse 558, 560 Formulareinstellung 559 E EDIFACT-Standard 524 eigene geschlossene Opportunity 556 eigene offene Opportunity 556 Eigenkapital 433 Eigenschaft 249 Eingangsbemerkung 201 Eingangsbuchung 456 Eingangsgutschrift 177 Eingangsrechnung 177, 195, 233, 296, 300, 334, 360, 441 Eingangszahlung 256, 272, 512 anlegen 512 Belegkopf 512 Belegmitte 513 eingeben Anfangsbestand 391 Benutzercode 34 Passwort 34 Einheitskontenrahmen 445 Einkauf 175 Belegkopf 178 Belegmitte 182, 201 Mengeneinheit 358 technische Zielsetzung 175 wirtschaftliche Zielsetzung 175 Einkauf auf Ziel 441 Einkäufer 196 Einkaufsanalyse 247, 251 Auswahlkriterium 247 Auswahlkriterium bestätigen 251 Einkaufsartikel 146 Einkaufsbeleg 232 Einkaufsbericht 247 Einkaufskonto, Buchungssystem 325 Einkaufsmengeneinheit 150, 358 Einkaufsprozess 177 Einkaufsvorausrechnung 235 Einlagerung 320 Einsteigerthema 19 einstellen Hintergrund 77 Schriftart 77 Einstiegsseite 81 Eintrittsdatum 619 Einzugsermächtigung 525 elektronischer Zahlungsverkehr 532 entfernen, Datensatz 71, 72 675

Index Entnahme 335, 336 erforderlicher Lagerbestand 155 ERP-Software 177 Ertrag 438 Export Bild 211 Microsoft Excel 211 Microsoft Word 210 PDF 209 Text 210, 211 XML 211 Exportieren JPG-Format 642 Microsoft Excel 639, 640 TXT-Format 642 XML-Format 642 F Faktor 151 verschachtelter 151 Fakturierung 600 fälliger Saldo 514 Fälligkeit, Kundenverbindlichkeit 304 Fälligkeitsdatum 112, 126 fehlender Artikel 230 Feiertag 111, 168 Feld einblenden 185 suchen 62 übersetzbares 147 Fenster, Serviceabruf 597 Fenstergröße, anpassen 38 festlegen Gültigkeitszeitraum 351 Layout 75 Rabattgruppe 352 Sonderpreis 343, 344 Sprache 74 Standardbewertungsmethode 327 Verkaufsstufe 543 Wechselkurs 481 Wechselkurs für Zeitraum 482 Zahlungsmethode 516 FIFO 326, 331 FIFO-Verfahren, Anfangsbestand 333 filtern, Tabelle 59, 68, 69, 70 Finanzbericht 454, 498 Finanzberichtsvorlage 451 Finanzbuchhaltung 433 Finanzbuchhaltung, Prinzip 435 Finanzrechnung 434 Finanzwesen 445 Firma auswählen 34, 35 Detail 167 Name 34 Firmenzeit verwalten 75 First In First Out (FIFO) 326, 331 Folgeaktivität 135 Folgebelegassistent 223, 224 Forderung/Verbindlichkeit (Fälligkeitsbericht) 500 Forderungskonto 118 Formulareinstellung 185 benutzerspezifisch 186 Wareneingang 386 Fremdkapital 434 Fremdkatalognummer 366 Fremdwährung, Darstellung 77 Fremdwährungsbuchung 465, 466, 479 Fremdwährungswertberichtigung 481 früheres Beschäftigungsverhältnis 619 G Garantievorlage 149 Gebühr je Mahnung 305 Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag 437 Geldkonto 449 Gemeinschaftskontenrahmen 445 genehmigen, Servicevertrag 585 Genehmiger 633 Genehmigungsbericht 634 Genehmigungsstatusbericht 634 Genehmigungsstufe 628 definieren 628 mehrfach verwenden 630 Genehmigungsverfahren 628 Entscheidung 633 Registerkarte 631 Vertrieb 628 Genehmigungsvorlage Art 630 676

Index Genehmigungsvorlage (Forts.) vorhandene verwenden 630 geparkter Beleg 203, 205 Chargennummer 379 Seriennummer 379 Geparkter Zahlungsbeleg 519 geplantes Abschlussdatum 549 Gesamtrabatt 515 Gesamtzahlungsbetrag 514 Geschäftspartner 92, 94, 95 Adresse 104, 105 Aktivität 138 Ansprechpartner 103 Auftrag 98 Bemerkung 122 Code 94 Eigenschaft 120, 121 Gruppe 96 Information 97 Kontensaldo 98 Lieferung 98 Mahndatum 120 Mahnstufe 120 Opportunity 98 Preisliste 108 Stammdaten 93 Steuerstatus 120 Typ 95 Währung 97 Währungsauswahl 97 Geschäftspartnerbericht 169 Geschäftspartnergruppe 96 Geschäftspartnerkatalognummer 366 definieren 367 gespeicherte Abfrage 627 gewichteter Betrag 549 Gewichtsberechnung im Beleg 203 Gewinn 438 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 434, 438, 502 Vergleich 503 gleitender Durchschnittspreis 326, 330 Golden Thread 75 GP-Katalognummer 370 Gruppenkalender 140 Gültigkeitszeitraum festlegen 351 Gutschrift 233, 272, 595 H Haben 436 Haben-Seite 436 Hauptansprechpartner 104 Hauptbuch 437, 499 Hauptlager 193 Hauptmenü 37 Hausbankkonto 510 Hauswährung 479 Hierarchie 345 Hierarchie und Erweiterung 350 Hilfsmittel offene Belege/Belegzeilen 229 Hintergrund einstellen 77 Hinzufügen Belegzeile 191 Datensatz 57 Hinzufügen-Modus 57 Human Resources Personalwesen I IBAN 110, 111, 511 Identitätspreisverfahren 333 inaktive Aktivität 135 inaktiver Artikel 411 inaktiver Kunde 169 indirekte Kursnotierung 482 indirekte Verbrauchsermittlung 326 Informationsquelle Verteilungsverlaufsbericht 556 Inhaltsliste Lagerplatz 409 In-Memory-Technologie 29 Insolvenz 304 Insolvenzgefährdung 304 Installation 31 Interessensbereich 549 Interessensgrad 549 Interessent 93 Interimssachkonto 511, 524 International Bank Account Number (IBAN) 110, 111, 511 Inventur 164, 330, 342, 390 abweichende Stichtagsinventur 390 Bilanzstichtag 390 Menge 394 permanente 390 regelmäßige 396 677

Index Inventur (Forts.) Stichprobeninventur 391 Zählliste 393 Zyklus 396, 397 Ist-Menge 394 J Joker-Suche 60, 61 Journalbuchung 77, 461, 517 Ausgleichsbuchung 466 automatische USt.-Berechnung 466 Basisbetrag 469 Belegdatum 462 Bruttowert 468 Buchungsdatum 462 Fälligkeitsdatum 462 Fremdwährung anzeigen 466 gesicherter Kurs 465 gültig bis 478 Herkunft 463 Intervall 477 nächste Ausführung 478 Steuerbetrag 468 Steuergruppe 468 stornieren 465, 470 Systemwährung anzeigen 466 Transaktionscode 464 Vorlage 464 Vorlagentyp 464 Journalbuchungsvorschau 215 Journaleintrag 193 K Kalender 139 Kampagne 564 Ausführoptionen 571 Ausgangssituation 563 durchführen 567 E-Mail über Microsoft Outlook 572 E-Mail über SAP Business One-Mail 573 externe Liste 571 Fax 573 Reaktion 574 Verantwortlicher 569 verfolgen 573 Zielgeschäftspartner 570 Kampagne (Forts.) Zielgruppe 568 Zusammenfassungsbericht 573 Kampagnenassistent 567 Kampagnenbericht Aktivitätenübersicht 576 Kapmpagnenliste 576 Kampagnenberichte 576 Kampagnenliste 576 Kampagnenmanagement 563 Prozess 563 Kampagnenname 568 Kampagnenplanung 564 Kampagnentyp 568 Kampagnenvorlage 570 Kapital 438 Kassenbuchung 456 Katalognummer 366 Aktualisierung 369 verwenden 368 Kategorisierung 121 Artikel 158 Key-User 18 kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 29 Konsolidierung 115, 116 Lieferungskonsolidierung 116 von Verkaufsbeleg 285 Zahlungskonsolidierung 116 Kontenabschluss 443 Kontenabstimmung, rückgängig machen 537 Kontenplan 445, 446 aktives Konto 446 bearbeiten 452 budgetrelevanter 452 Ebene 448 externer Code 448 gleichrangiges Konto hinzufügen 454 indizierter 448 Titel 446 untergeordnetes Konto hinzufügen 454 vertraulicher 448 Währungsumrechnung 452 Wechselkursdifferenz 452 Kontensaldo 535 Kontexthilfe 79 Kontextmenü 72, 73 678

Index Kontierungsmuster 456, 464, 473 Verwendung 475 Vorlage 475 Vorlage zurücksetzen 475 Vorlagentyp 475 Konto 435 abstimmen 535 anlegen 454 Art 448 löschen 454 Nummer 447 Währung 480 Kontoabstimmung 535 kopieren, Sonderpreis 346 Kostenrechnung 435, 464, 486 Kostenstelle 486, 489, 493 anlegen 491 eindimensional 491 Erträge zuordnen 495 Kosten zuordnen 495 manuelle Zuordnung 497 mehrdimensionale 489 Kostenstellenbericht 504 Kostenträger 486 Kreditkartentyp 110 Kreditlimit 108 Kreditor 119 Kunde 93 inaktiver 169 Kundenauftrag 256, 272, 297, 369 Kundenauftragssaldo 98 Kundenequipment 603, 605 Kundengerät 602 Kursnotierung direkte 482 indirekte 482 L Lager 189, 320 automatisch anlegen 157 Bestandsführung nach Lager 155 definieren 321 Mengeneinheit 359 Mindestbestand 155, 156 negativer Bestand 157 Standardlager 154 Lagerartikel 145 Lagerartikel im Verkauf 272 Lagerbestand maximaler 154 minimaler 154 Lagerbestandsbericht 413, 414 Lagerbewertungsmethode 325, 326 Standardpreis 329 Lagercode 321 Lagereinstellung 324 Lagerhaltung Überbrückung 319 Umformung 319 Lagername 321 Lagerort 321 Lagerplatz 399 aktivieren 399 generieren 404 Inhaltsliste 409 Warenausgang 408 Wareneingang 406 Lagerplatzcode 399 Lagerung 320 Lagerunterebene 402 Lagerunterebenencode 402 anlegen 402 automatisiert anlegen 403 Lagerverwaltung 319 laufende Buchung 454, 455 Layout festlegen 75 letzter Einkaufspreis 341 letzter Preis 260 Lieferant 93 auswählen 222 Lieferantenanfrage 239 Angebotsvergleich 241 Antwort erfassen 241 Bestellung 242 erstellen 239 Erstellungsassistent 244 Lieferantenkatalognummer 150, 366 Lieferantenreferenznummer 179 Lieferdatum 181 Lieferschein erstellen 265 Lieferscheinsaldo 98 Lieferung 256, 272, 595 an den Kunden 598 offene 98 Lieferungsempfänger 192 Lieferungskonsolidierung 117, 285 Liquidität 434 679

Index Liquiditätsproblem 304 Liquiditätsrechnung 434 Lohnbuchung 456 löschen, Zeile 192 Lösung empfehlen 607 erfassen 606 Status 607 Lösungsdatenbank 605, 606 M Mahnassistent 304, 310, 311 Mahnbedingung 109, 306, 307 Mahnbrief Druckvorschau 313 Layout 305 Mahndatum 315 Mahnhistorienbericht 169, 316 Mahnlauf 304, 309 Auswirkung 314 Mahnstufe 120, 305, 315 Mahnung sperren 119, 314, 315 Mahnungsmethode 307 Mahnwesen 119, 304 Layout-Designer 306 Managementmethode 373, 382 manuelle Bestandstransaktion 383, 417 Maßeinheit 363 Materialannahme 320 Materialdurchlauf 319 Phase 319 Materialkosten 294 maximaler Lagerbestand 155 Meeting 132 mehrdimensionale Kostenstelle 489 aktivieren 490 deaktivieren 491 Mehrsprachenunterstützung 146 Meine Aktivität 169 Meine offenen Serviceabrufe 612 Meine Serviceabrufe 612 Meine überfälligen Serviceabrufe 612 Mengeneinheit 356 definieren 358 Einkauf 358 Lager 359 manuell 357 Mengeneinheit (Forts.) Verkauf 359 Mengeneinheiten-Gruppen 363 zuordnen 364 Microsoft Excel 639 Sicherheitsstufe 640 Microsoft Windows-Konto 87 Microsoft Word-Export 210 Mindestsaldo 305 minimaler Lagerbestand 155 Mitarbeiter Abteilung 617 Manager 617 Position 616 Rolle 618 Team 618 Teamrolle 618 Mitarbeiterliste 620 Mitarbeiterstammdaten 615 Adresse 616 Ausbildung 620 Kopfbereich 616 Mitbewerber 553 Mittelherkunft 438 Mittelverwendung 438 mobiler Benutzer 87 N Named-User-Lizenz 86 Navigation 36 alle Ergebnisse anzeigen 61 Fenster 36 Fenster sichtbar lassen 63 Hauptmenü 36 Joker-Suche 60 Modul 36, 38 Spaltenbreite anpassen 63 Unterordner 36 Nebenbuch 437 Nebenlager 193 Negativbeleg 215 negativen Bestand sperren nach 155 neue Aktivität 132 Nicht-Lagerartikel im Verkauf 272 Notiz 132 Nullbeleg 215 Null-Lieferschein 269 Null-Rechnung 269 680