Einführung ASGAonline Inhalt 1. Einleitung 2. Allgemeine Funktionen 3. Menünavigation 4. Formulare 5. Lohnliste ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 1/7
1. Einleitung Sehr geehrter Kunde ASGAonline ist Ihr direktester Zugang zu Ihrer Pensionskasse. Das praktische Online-Tool wird Ihnen die Verwaltung der beruflichen Vorsorge in Ihrem Unternehmen ganz einfach machen. Mit dieser Einführung erfahren Sie kurz und übersichtlich, was ASGAonline alles bietet und wie es funktioniert. Zum Beispiel: - welche Formulare Sie bequem mit wenigen Mausklicks online an uns übermitteln können - wie Sie die alljährliche Lohnliste rasch und unkompliziert erledigen - wo Sie die Leistungen und Beiträge der Versicherten finden Wir wünschen Ihnen viel Spass mit ASGAonline. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 2/7
2. Allgemeine Funktionen Kopfzeile Hier finden Sie Angaben über den für Sie zuständigen Sachbearbeiter, Ihre Kontaktdaten und allfälligen Pendenzen, offene und erledigte Verarbeitungen sowie bereits zwischengespeicherte Formulare. Funktionsbuttons in den Formularen Senden Klicken Sie auf diesen Button, um Formulare an die ASGA zu übermitteln. Unter "Übermittelte Formulare" im Menüpunkt "Übersicht" finden Sie die von unserem Sachbearbeiter noch nicht verarbeiteten Formulare. Sobald der Sachbearbeiter die Verarbeitung abgeschlossen hat, erscheinen diese Formulare im Status "erledigt". Formular speichern Sie füllen gerade ein Formular aus, haben aber nicht alle notwendigen Informationen zur Hand. Hiermit können Sie zwischenspeichern und später unter gespeicherte Formulare wieder aufrufen und übermitteln. Daten neu laden Aktualisieren Sie die angezeigten Daten. Drucken Mit dieser Funktion wird am Bildschirm ein Report der ausgewählten Liste oder des ausgewählten Formulars am Bildschirm generiert. Sie können diesen drucken oder in unterschiedlichen Formaten exportieren. Systeminformationen Um Ihre allfälligen Fragen zu ASGAonline beantworten zu können ist es möglich, dass unser Support-Team Informationen über das von Ihnen verwendete Computersystem benötigt. Diese finden Sie unter "Systeminformationen". Formular einsehen Wählen Sie diesen Button, um die offenen oder verarbeiteten Formulare detaillierter anzeigen zu lassen. Pflichtfeld Dieses Ausrufezeichen kennzeichnet in Formularen alle Pflichtfelder (rechts neben dem auszufüllenden Feld). Diese Felder müssen zwingend ausgefüllt werden, ansonsten kann das Formular nicht übermittelt werden. Wird ein solches Feld vergessen, erscheint ein roter Hinweis neben dem entsprechenden Feld. Hilfe-Button Unter diesem Symbol finden Sie Instruktionen und Hilfen zu den einzelnen Formularen und zur Handhabung von ASGAonline. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 3/7
3. Menünavigation Übersicht In der Gesamtübersicht finden Sie diverse Angaben über Ihren Vertrag (Adressen, Versichertenbestand, diverse geführte Konten, offene/erledigte Verarbeitungen, Personenkreise, Versichertenbestand etc.). Versichertenwesen Hier finden Sie diverse Dokumente wie Adressliste, Versichertenübersicht, Sammelmutationsformular für Meldung der neuen AHV-Nummer. Hier erfassen Sie Neueintritte und haben die Übersicht über die aktuellen Leistungen und Beiträge aller versicherten Personen. Detaillierte Auskünfte zu den Abzügen erhalten Sie mit Doppelklick auf den gewünschten Versicherten. Mutationsformulare für z.b. Austritte, Zivilstandsänderungen oder Lohnmutationen können Sie mit einem Doppelklick auf den gewünschten Versicherten in der Versichertenübersicht aufrufen. Firmenverwaltung Adressänderungen Ihres Firmensitzes, Ihrer Korrespondenzadresse oder Änderungen Ihrer Kontaktperson können Sie hier vornehmen. Lohnliste In diesem Bereich ist die zu Jahresbeginn fällige Lohnliste sowie Hinweise zum Ausfüllen der Lohnliste abgelegt. Kontoübersicht In dieser Rubrik werden alle Konten aufgeführt, welche die ASGA ihren Kunden zur Verfügung stellt. Falls Sie Fragen zu einem der Konten (z.b. BR1) haben, wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen Sachbearbeiter, welcher in der Kopfzeile ersichtlich ist. Mit Klick auf dessen E-Mail-Adresse wird automatisch Ihr Mail-Client geöffnet. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 4/7
4. Formulare Hier sind alle Formulare kurz beschrieben, welche Sie über ASGAonline an uns übermitteln können: Lohn-/Personenkreisänderung Für die Mitteilung einer Lohnänderung oder eines Personenkreiswechsels z.b. nach Plan Kader oder Teilzeit. Hier können Sie auch den Beschäftigungsgrad anpassen. Austritt Mit diesem Formular melden Sie den Austritt eines Versicherten. Sind bereits Informationen über die Pensionskasse des neuen Arbeitgebers bekannt, können Sie diese hier bereits vermerken. Adressänderung Zieht eine versicherte Person um, können Sie dies hier melden. AHV-Nr. Mutation Speichern Sie hier die neue AHV-Nummer der versicherten Person. Sind alle Angestellten davon betroffen, benutzen Sie bitte das Formular AHV-Nr. Sammelmutation. Namens-/Zivilstandsänderung Namens- und Zivilstandsänderungen werden mit diesem Formular gemeldet. Sprachänderung Falls eine versicherte Person die persönlichen Unterlagen künftig in französisch oder italienisch wünscht, können Sie hier die Sprache ändern. Angaben vorige Pensionskasse Hier können Sie uns die vorherige Pensionskasse oder ein Freizügigkeitskonto bei einer Bank mitteilen. Danach werden wir die Freizügigkeitsleistung für den entsprechenden Versicherten anfordern. Neuanmeldung Einen neuen Angestellten melden Sie hier an. AHV-Nr. Sammelmutation Mit diesem Sammelmutationsformular teilen Sie uns mehrere AHV-Nummern gleichzeitig in einem Formular mit. Sitzadresse Sie sind umgezogen? Melden Sie uns Ihre neue Adresse mit diesem Formular. Korrespondenzadresse Sie wünschen künftig die Korrespondenz an eine andere Adresse? Kein Problem, teilen Sie uns hier Ihre neue Korrespondenz-Adresse mit. Kontaktangaben Teilen Sie uns hier die Kontaktdaten der Person in Ihrer Firma mit, welche für die Pensionskasse zuständig ist. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 5/7
5. Lohnliste Im Dezember wird Ihnen jeweils die Lohnliste für das kommende Jahr im Portal unter dem Menüpunkt Lohnliste/ Lohnlistenverarbeitung bereitgestellt. Sie finden die Lohnliste in Ihren Pendenzen oder im Menüpunkt Lohnliste. Diese Liste enthält nur Personen und Daten, welche zum Zeitpunkt des Erstellens der Liste aktuell bei uns erfasst sind. Austritte, Neueintritte und Mutationen, welche danach übermittelt worden sind, werden nicht angezeigt. Zuerst erscheint ein Fenster mit den Fragen ob alle Versicherten voll arbeitsfähig sind, und ob sie noch bei einer anderen Pensionskasse versichert gewesen sind. Nach Speichern Ihrer Antworten kommen Sie zum Lohnlistenformular. Auf der Lohnliste selbst sind nur die wichtigsten Felder aufgeführt. Für Meldungen der Adresse oder AHV-Nummer verwenden Sie bitte die entsprechenden Formulare in der Versicherten-Übersicht. Ist auf dieser Liste noch eine Person aufgeführt, welche bereits ausgetreten ist, können Sie dies bei Bemerkungen Austritt Vorjahr (bitte separate Austrittsmeldung erstellen) vermerken. Bei den Bemerkungen melden Sie uns bitte auch, ob ein neuer oder bestehender Leistungsfall vorhanden ist. Wenn Sie die Lohnliste speichern, erscheint diese nicht bei den gespeicherten Formularen. Die Lohnliste ist über den Menüpunkt Lohnliste oder bei den Pendenzen abrufbar. Die Spalte Lohn neu muss zwingend ausgefüllt werden. Es können nur gerundete Beträge eingesetzt werden. Alle anderen Spalten weisen aktuelle Werte aus. - Stichtag beschreibt, für welches Jahr die Löhne gelten - Datum ist das Datum des elektronischen Versands (Sie werden zusätzlich auch per E-Mail in- formiert, sofern Sie dies im Navigationsmenü unter Einstellungen so wünschen). - Verarbeitungsstatus: 1: Versand gemacht (Die Lohnliste ist bereitgestellt und wurde von Ihnen noch nicht bearbeitet.) 2: Eingang registriert 3: Erfassung begonnen (Die Erfassung hat begonnen und die Lohnliste wurde zwischengespeichert.) 4: Erfassung beendet (Die Lohnliste ist fertig erfasst und an uns übermittelt worden.) 5: freigegeben (Die Lohnliste ist bei uns bereit für die Verbuchung der neuen Löhne.) 6: verbucht (Die Lohnliste ist bei uns fertig verbucht.) Zusätzliche Buttons im Lohnlistenformular Im Lohnlistenformular finden Sie zusätzliche Buttons, welche bei den Versichertenformularen nicht vorhanden sind. Diese sind hier kurz beschrieben. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 6/7
Löhne kopieren Sie haben keine Abweichungen zu den Vorjahreslöhnen? Mit diesem Button übernehmen Sie für alle Versicherten die Löhne vom letzten Jahr. Zusatzfragen Damit rufen Sie das Zusatzformular auf, welches zu Beginn der Lohnliste erschien. Darin enthalten sind die zu beantwortenden Fragen, ob alle Personen voll arbeitsfähig sind und allenfalls noch bei einer anderen Pensionskasse BVG versichert waren. ASGA Pensionskasse Rosenbergstrasse 16, 9001 St. Gallen, www.asga.ch 7/7