Personalentwicklung Sie sind ein Unternehmen und möchten gerne Personalentwicklung kostenminimiert einführen, oder erweitern? Voraussetzungen der Personalentwicklung Personalentwicklung darf nicht isoliert betrachtet werden. Sie ist einzubetten in die Strategie und auszurichten an den Visionen und Werten des Unternehmens. Sie ist deshalb niemals Selbstzweck, sondern immer dienendes und unterstützendes Instrument der Unternehmensführung. Allerdings müssen bei jeder Personalentwicklungsmaßnahme wie immer sie gestaltet sein mag auch die eigentlichen Nutznießer, nämlich Mitarbeiter und Führungskräfte, einen persönlichen Vorteil oder eine persönliche Weiterentwicklung darin sehen. Bleibt dies bei der Planung und Konzeption von Personalentwicklungsmaßnahmen außen vor, leiden Motivation und Engagement. Ein einseitiger Blick durch die Unternehmensbrille berücksichtigt das oft nicht. Erfolgreiche Personalentwicklung muss sich am Win-win-Prinzip ausrichten. Zielgruppen Führungskräfte Führungsnachwuchskräfte/Trainees Mitarbeiter Neue Mitarbeiter in der Einarbeitung Auszubildende Umfassende Zusammenstellung der Ziele Welche Ziele möchten Sie mit der Personalentwicklung verfolgen? Welche Zielgruppen möchten Sie entwickeln? Welche Instrumente und Methoden sollen eingesetzt werden? Welche Maßnahmen und Aktivitäten soll es geben? Wie sollen Steuerung und Transferkontrolle gehandhabt werden? Welche Aufgaben stehen an und wer ist dafür verantwortlich? Gründe für eine Weiterbildung der Mitarbeiter Fachliche Erfordernis Qualifikationsdefizite beheben 1
Identifikation mit dem Unternehmen Einführung neuer Technologien Persönlichkeitsbildung Beruflicher Aufstieg Organisatorische Veränderungen Umschulung Personalfluktuation vermindern Belohnung für die gute Leistung Ihr Nutzen Hoher Wirkungsgrad bei geringen Fixkosten Erfahrungswerte von anderen erfolgreichen Unternehmen Partnerschaftliche Kooperation und Austausch Klarheit, Verständlichkeit und Einfachheit von Beratung und Konzept Hohe Flexibilität bezüglich der Kultur und des inhaltlichen Bedarfs Ihres Unternehmens Welche möglichen Outsourcing Leistungen können wir anbieten PE Bedarfsermittlung PE Konzeption Einführung von Beurteilungssystemen - Qualifizierungsmatrizen Organisieren von Seminaren Verwaltung von Seminaren, Qualifikationen, Unterweisungen per Datenbank Welche Vorteile können wir Ihnen bieten? Durch meine Flexibilität habe ich im Laufe der Jahre mehrere Abteilungen durchlaufen und kann mich so in viele Positionen hineinversetzen. Als Personalentwickler habe ich eine Personalentwicklung europaweit mit aufgebaut. Dadurch konnte ich Datenbanken und PE-Tools erstellen und nutzen. Für den EDV Bereich haben wir einen Spezialisten, der alle Programme erstellt und auch für den Support zuständig ist. Sollten Sie auditiert werden, können sofort Auswertungen erstellt werden. Die Datenbanken werden nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen erstellt. Melden Sie sich bitte bei uns. Gerne stellen wir Ihnen unser Konzept vor. Mit freundlichen Grüßen 2
Frank Schmidt Lange Reihe 4a 59929 Brilon-Messinghausen 0176-48506252 info@pesonalentwicklungschmidt.de www.personalentwicklungschmidt.de Sehr geehrter Kunde, im Laufe der letzten Jahre haben wir eine Personaldatenbank entwickelt, damit wir im Personalbereich effektiver und schneller mit Personaldaten umgehen können. Durch die einfache und schlanke Struktur dieser Datenbank ist es uns gelungen ein bedienerfreundliches Produkt zu entwickeln. Damit Sie sich einen Überblick verschaffen können, ist im Anschluss eine Übersicht bzw. Handbuch. Vorteile der Access-Datenbank Schnelle Übertragung von vorhandenen Daten in die Datenbank Bedienerfreundlich durch einheitliches Layout Benötig wenig Speicherplatz Eine Datenbank für Seminare, Qualifizierung und Unterweisungen Bei Auditierungen haben Sie immer den aktuellen Stand Schnelle, bedarfsgerechte Anpassung nach Wunsch Kostenanalyse aller Schulungen Alle Daten können sofort ausgewertet werden. Sollten Sie Fragen hierzu haben, dann melden Sie sich bitte bei uns. 3
Vorwort 1-3 Inhaltsverzeichnis 4-8 1.0 Allgemeine Funktionen 1.0.1 Funktionen der Buttons 9 1.0.2 Datumsfilter 10 1.0.3 Land / Werk Filter 11 1.0.4 Datensätze vor/zurück. Datensätze suchen 12 1.0.4 Sonstiges 13 Hauptmenü/Startseite 14 1.1 Seminare 1.1.1 Neue Seminare anlegen (Grunddaten), Themen und Inhalte 15 1.1.2 Neues Seminar anlegen (Termindaten), Seminare verwalten 16 1.1.3 Seminarliste für Anmeldungen 17-18 1.1.4 Teilnehmerlisten: Schulungsmaßnahmen und hinzufügen von schon existierenden Anträgen 19-20 1.1.5 Anträge bewilligen & Bestellung quittieren 21-22 1.1.6 Einzelkosten je Seminar erfassen 23 4
1.1.7 Seminaranwesenheit 24 1.1.8 Bewertung: Teilnehmer - Schulung Bewertung von Schulungsmaßnahmen 25-26 1.1.9 Bewertung: Vorgesetzter - Teilnehmer - Schulung Seminar und Schulungsbewertung 27 1.1.10 Externe Seminar-Dokumente 28 1.1.11 Wiederkehrende Seminare 29 2.1 Unterweisungen 2.1.1 Unterweiser 30 2.1.2 Unterweisungen anlegen (Grunddaten) 31 2.1.3 Unterweisungen anlegen (Termindaten) 32 2.1.4 Teilnehmerlisten: Unterweisungen 33-34 2.1.5 Bewertung: Teilnehmer Unterweisungen Bewertung von Unterweisungen 35-36 2.1.6 Wiederkehrende Unterweisungen (UNTs) 37 3.1 Personal 3.1.1 Mitarbeiter: Liste 38-39 3.1.2 Mitarbeiter: Stammdatenkarte 40 5
3.1.3 Mitarbeiter: Neu anlegen 41 3.1.4 Mitarbeiter: externe Dokumente 42 4.1 Qualifizierungsmaßnahmen 4.1.1 Qualifizierung Ort 43 4.1.2 Qualifizierungs Bereiche 44 4.1.3 Qualifizierung anlegen (Grunddaten) Themen und Inhalte 45 4.1.4 Qualifizierung anlegen (Termindaten) 46 4.1.5 Teilnehmerliste: Qualifizierungsmaßnahmen 47-48 4.1.6 Bewertung: Teilnehmer Qualifizierungsmaßnahme Bewertung von Qualifizierungsmaßnahmen 49-50 4.1.7 Wiederkehrende Qualifizierungsmaßnahmen (QMs) 51 5.1 Sonstiges/Statistiken und Berichte/Seminare 5.1.1 Seminare/Bericht: Seminare Kosten 52-53 5.1.2 Bericht: Abgesagte Seminare 54 5.1.3 Bewertung: Teilnehmer Schulungen Bewertungsdurchschnitt 55-56 5.1.4 Starte: Einzelkostenberechnung für Seminare 57 5.1.5 nicht genehmigte Schulungsmaßnahmen 58 6
5.1 Sonstiges/Statistiken und Berichte/Allgemein 5.1.6 Nachfolgeplanung 59 5.1.7 Planstellenübersicht 60 5.1 Sonstiges/Statistiken und Berichte/Sonstiges 5.1.8 Tabellenbeziehungen, aktuelle Datenstruktur 61 5.1.9 Formularschema 62 5.1 Sonstiges/Statistiken und Berichte/Unterweisungen 5.1.10 Bericht: Unterweisungen Kosten 63-64 5.1.11 Bericht: Arbeitsplatzbezogene Unterweisungen alle offenen je Werk 65 5.1.12 Bericht: Gefahrenstoff Unterweisungen alle offenen, je Werk 66 5.1.13 Bewertung: Teilnehmer Unterweisungen Bewertungsdurchschnitt 67 5.1 Sonstiges/Statistiken und Berichte/Qualifizierungsmaßnahmen 5.1.14 Bericht: Qualifizierungsmaßnahmen Kosten 68-69 5.1.15 Bewertung: Teilnehmer Qualifizierungsmaßnahmen Bewertungsdurchschnitt 70-71 7
5.1 Sonstiges/Service 5.1.16 Seminare/Daten löschen 72-73 5.1.17 Unterweisungen/Daten löschen 74 5.1.18 Qualifizierungsmaßnahmen/Daten löschen 75 5.1.19 Allgemein/Stammdaten bearbeiten 76 5.1.20 Allgemein/Mandanten Informationen 77 5.1.21 Allgemein/Berechnungen 78 8
Hauptmenü / Startseite Sehr geehrter Kunde, damit Sie mit Ihrem Produkt besser umgehen können, haben wir für Sie ein Handbuch erstellt, das Ihnen den Umgang mit der -Datenbank vereinfacht. Zusätzlich dient es als Hilfestellung und kann bei Problemen hinzugezogen werden. Als erstes erscheint das Hauptmenü/Startseite. Die Funktion der Menüleiste ist Ihnen am Anfang diese Skripts vorgestellt worden. Das Hauptmenü unterteilt sich in folgende Bereiche: Seminare Unterweisungen Qualifizierungsmaßnahmen Personal Sonstiges Die Blöcke werden Ihnen in dem einzelnen Kapitel vorgestellt. 9
1.1 Seminare 1.1.2 Neues Seminar anlegen (Termindaten), Seminare verwalten Unter Seminar ID kann ein neues Seminar anlegen. Gehen Sie auf den rechten Haken (rote Markierung) und öffnen Sie das Feld. Dort befinden sich alle Seminare, die Sie im vorherigen Kapitel (1.1.1) angelegt haben. Klicken Sie das gewünschte Seminar an, und es wird übernommen. Anschließende können die Restlichen Feldern mit Daten gefüllt werden, bzw. über das Steuerelement übernommen werden. Im unteren Bereich haben Sie dann eine Übersicht über alle angelegten Seminare. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, auch in diesem Bereich (Rot gekennzeichnet) alle Daten ein zu pflegen. 10
Anschließend sind Sie als Teilnehmer der Veranstaltung zugebucht. 11
1.1 Seminare 1.1.7 Seminaranwesenheit Unter Seminaranwesenheit können Sie kontrollieren, welche Personen an den Seminaren Teilgenommen haben. Das Ampelsystem erleichtert Ihnen eine schnelle Übersicht. Grün bedeutet der Mitarbeiter war anwesend, rot der Mitarbeiter hat aus verschiedenen Gründen nicht am Seminar Teilgenommen. Über den Button Datensatz bearbeiten können Sie den Status rot auf grün und umgekehrt verändern. Dazu suchen Sie bitte die entsprechende Person heraus und bearbeiten den Status mit dem entsprechenden Button. Im rechten oberen Feld, befindet sich noch ein Filter. Hier können Sie sich die Datensätze Alle Datensätze, bestätigte und unbestätigte anzeigen lassen. 12
1.1 Seminare 1.1.8 Bewertung: Teilnehmer - Schulung Bewertung von Schulungsmaßnahmen Als erstes können Sie im linken Bereich einen Datumsfilter setzen. Danach öffnet sich eine neue Maske mit den entsprechenden Seminaren. Das Feld mit den Seminaren hat sich geöffnet. Suchen Sie sich das zu bewertende Seminar aus und öffnen Sie es mit einem Klick auf das Seminar. 13
Sie sehen jetzt die Mitarbeiter die am Seminar teilgenommen haben (grün), oder die nicht teilgenommen haben (rot). Hier können Sie sehen, wie die Mitarbeiter die Schulung bewertet haben. Markieren Sie einen Mitarbeiter und öffnen Sie den Datensatz mit dem Button Datensatz bearbeiten. Jetzt können sie die Maske zur Bewertung der Schulungsmaßnahme ausfüllen. In einem weiteren Schritt können Sie sich Alle fehlenden Bewertungen anzeigen lassen. 14
2.1 Unterweisungen 2.1.3 Unterweisungen anlegen (Termindaten) Hier haben Sie eine Übersicht über angelegte Unterweisungen. Sie können hier aber auch über den Button neue Datensätze anlegen. Zusätzlich können Sie auch die Daten ändern oder aktualisieren. Wie immer, nehmen Sie bitte hierfür den Button Datensatz bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Feld. Auch Datensätze öffnen bzw. löschen ist möglich. Sollten Daten geändert werden, sollten sie den Datensatz mit dem Speicherbutton speichern. Ansonsten weist das System darauf hin. 15
4.1 Qualifizierungsmaßnahmen 4.1.6 Bewertung: Teilnehmer Qualifizierungsmaßnahme Bewertungen von Qualifizierungsmaßnahmen Als erstes können Sie im linken Bereich einen Datumsfilter setzen. Danach öffnet sich eine neue Maske mit den entsprechenden Seminaren. Sie sehen jetzt die Mitarbeiter die an der Maßnahme teilgenommen haben (grün), oder die nicht teilgenommen haben (rot). Hier können Sie sehen, wie die Mitarbeiter die Schulung bewertet haben. Markieren Sie einen Mitarbeiter und öffnen Sie den Datensatz mit dem Button Datensatz bearbeiten. Jetzt können sie die Maske zur Bewertung der Schulungsmaßnahme ausfüllen. 16
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