Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick: SEPA- Lastschriftverfahren: Die Neuerungen (Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due-Date, Pre-Notification) Nachdem wir in unserem letzten ausführlich die SEPA-Überweisung besprochen haben, wenden wir uns heute den neuen SEPA-Lastschriftverfahren zu, die es zwar bereits seit dem 2. November 2009 gibt, bis heute aber noch keine große Verbreitung gefunden haben. Gleichwohl gilt auch hier: die heute bekannten Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag) wird es ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr geben. Was das für Sie und Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie sich schon jetzt darauf vorbereiten können, werden wir in diesem und den folgenden n eingehend erläutern. Wie die nebenstehende Übersicht verdeutlicht, ist die Lastschrift in Deutschland das neben der Überweisung am weitesten verbreitete Zahlungsinstrument. Jährlich werden hierzulande über 8 Mrd. Transaktionen mittels Lastschrifteinzug ausgeführt. Künftig können Sie von den Zahlverfahren SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA- Firmen-Lastschrift sowohl national als auch grenzüberschreitend partizipieren. In allen 32 SEPA-Ländern gibt es künftig einheitliche Formate einheitliche Fristen einheitliche Rechtsvorschriften Die bislang gelebte Praxis in Deutschland ändert sich zukünftig nur in Nuancen, da viele Bestandteile der bereits seit Jahrzehnten genutzten Verfahren in die SEPA-Welt eingeflossen sind. Das neue SEPA-Basis-Lastschriftverfahren baut auf unserer altbewährten Einzugsermächtigungslastschrift auf. Die SEPA-Firmenlastschrift ersetzt den deutschen Abbuchungsauftrag. Abbildung 1: Nutzung der Zahlungsinstrumente in der Europäischen Union
Was ist neu? Diese Ausgabe des SEPA-s widmet sich den Neuerungen bei den SEPA- Lastschriftenverfahren, die sowohl für die SEPA-Basis-Lastschrift als auch für die SEPA- Firmen-Lastschrift gelten. Sofern Sie zukünftig SEPA-Lastschriften einziehen wollen, müssen Sie zunächst (einmalig) Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) beantragen. Sie dient der kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers. Der Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ist SEPA-weit einheitlich, sie kann in der Länge aber variieren. In Deutschland ist die Gläubiger-ID 18-stellig und wie folgt aufgebaut: Gläubiger-Identifikationsnummer Abb. 2: Aufbau der deutschen Gläubiger-ID; Quelle: Deutsche Bundesbank Die Stellen 1-2 enthalten den ISO-Ländercode für Deutschland (DE) als Land der Ausgabe der Gläubiger-ID. Die Stellen 3-4 enthalten die Prüfziffer, die analog der IBAN-Prüfziffer (ISO 13616) berechnet wird, jedoch ohne Berücksichtigung der Geschäftsbereichskennung. Die Stellen 5-7 enthalten eine kundenindividuell vergebbare Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code). Die folgenden Stellen 8-18 enthalten das nationale Identifikationsmerkmal für den Lastschriftgläubiger. Die achte Stelle der Gläubiger-Identifikationsnummer wird b. a. w. immer mit 0 belegt. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID schon heute auf der folgenden Internet-Seite der Deutschen Bundesbank: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Die standardmäßig mit ZZZ belegte Geschäftsbereichskennung können Sie für Ihre eigenen Zwecke abändern und mit alphanumerischen Zeichen versehen, z. B. zur Kennzeichnung einzelner Filialen oder Abteilungen, die Forderungen mittels Lastschrift einziehen.
Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung bzw. den heutigen Abbuchungsauftrag. Es ist die rechtliche Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Lastschrift. Das Mandat ermächtigt zum einen den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen und enthält zum anderen eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen, die Lastschrift einzulösen. Dabei sind bestimmte (Form-)Vorschriften zu beachten: Schriftform: Das Mandat ist in Papierform durch den Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger unterschrieben zu erteilen. Mandatstext: Der Mandatstext ist zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) zu verfassen, wobei von den offiziellen Mandatstexten nicht abgewichen werden darf. Bei grenzüberschreitenden SEPA-Lastschriften empfehlen wir, das Mandat immer auch in Englisch zu verfassen. SEPA-Lastschriftmandat Die offiziellen Mandatstexte in den verschiedenen Sprachen finden Sie auf der folgenden Internetseite des European Payments Council (EPC): http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=the_sepa_direct_debit_mandate (Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihr Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geöffnet ist.) Die Mandatstexte des EPC beinhalten eine Übersetzung in die jeweilige Sprache, so dass auch fremdsprachige Mandatstexte überprüfbar sind. Auf der folgenden Seite haben wir für Sie Muster der deutschsprachigen SEPA-Mandate abgebildet. Mandatsreferenz: Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss von Ihnen als Zahlungsempfänger mit einer eindeutigen Mandatsreferenz versehen werden, die bei allen SEPA-Lastschrift-Einzügen anzugeben ist. Diese Nummer kann bis zu 35 alphanumerische Zeichen enthalten (z. B. die Kundennummer/Vertragsnummer). Die Mandatsreferenz können Sie dem Zahlungspflichtigen bereits bei Mandatseinholung auf dem Mandatsformular mitteilen oder nachträglich bekanntgeben. Die Mandatsreferenz wird zusammen mit der Gläubiger-ID über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg bis zum Zahlungspflichtigen im SEPA-Datensatz weitergeleitet und ermöglicht so eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats. Aufbewahrungspflicht: Als Zahlungsempfänger sind Sie verpflichtet, das Mandat einschließlich evtl. Änderungen im Original aufzubewahren und zwar mind. noch 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug. Hintergrund: Wenn der Zahlungspflichtige Zweifel an dem Mandat hat, kann er über seine Bank eine Kopie des Mandats anfordern (innerhalb von 13 Monaten nach Kontobelastung). Gültigkeit: Das Mandat ist gültig ab dem Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Es gilt unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen, es verfällt jedoch 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn bis dahin kein Lastschrifteinzug vorgenommen wurde. Nach jedem erfolgten Lastschrifteinzug beginnt diese Frist wieder von neuem. Evtl. Mandatsänderungen haben dagegen auf die 36-Monatsfrist keinen verlängernden Einfluss.
Weitere Angaben auf beiden SEPA-Mandaten: Name, Adresse und Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers; Kennzeichnung, ob das Mandat für wiederkehrende oder eine einmalige Zahlung erteilt wird (bei einer einmaligen Zahlung muss der Text entsprechend abgeändert werden - z. B. statt Zahlungen : einmalig eine Zahlung ). Die Daten des Zahlungspflichtigen werden von diesem bei Unterzeichnung ergänzt. SEPA-Lastschriftmandat Abb. 3: Muster eines SEPA-Lastschriftmandats Abb. 4: Muster eines SEPA-Firmenlastschrift-Mandats
Eine Erneuerung der Ihnen bereits heute vorliegenden Einzugsermächtigungen durch SEPA-Lastschriftmandate ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht erforderlich. Hierauf werden wir in unserem nächsten noch ausführlich eingehen. Diese sogenannte Umdeutungslösung wird es allerdings für die bisherigen Abbuchungsaufträge nicht geben. Pre-Notification D" Waren bisher Lastschriften durch Vorlage (bei Sicht) zahlbar, ist bei SEPA-Lastschriften nun ein festes Fälligkeitsdatum ( Due Date = D) vorgeschrieben. Vor allem dem Zahlungspflichtigen wird somit die kontomäßige Disposition erleichtert, weiß er doch jetzt taggenau, wann sein Konto mit dem Lastschriftbetrag belastet wird. Auch Sie als Zahlungsempfänger erhalten am Fälligkeitstag die Kontogutschrift. Von den Grundzügen her wird die Pre-Notification (Vorabinformation) in aller Regel schon heute praktiziert. Sie als Zahlungsempfänger müssen den Zahlungspflichtigen künftig über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informieren und zwar - sofern nichts anderes vereinbart ist - spätestens 14 Kalendertage vor jedem Einzug. Kürzere Fristen können individuell vereinbart werden. Die Pre-Notifications müssen u. a. folgende Angaben enthalten: den Betrag und das Fälligkeitsdatum des Lastschrift-Einzugs die Gläubiger-Identifikationsnummer die Mandatsreferenz Das Medium für die Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind z. B. Brief, Rechnung, Vertrag, aber auch E-Mail oder Telefax. Impressum Bei wiederkehrenden, betragsmäßig gleichen Beträgen genügt die einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Herausgeber: Lastschrifteinzug und die Angabe der jeweiligen Fälligkeitstermine. WGZ BANK Redaktion: Werner O. Fronholt Michael Küsters Walter W. Lilienbecker Helmut Zimmermann Verantwortlich: Thomas Löcker Helmut Sandkaulen