NTCS-STAMMDATEN FIBU 08/04/17. BMD 5.5 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!
INHALT FIRMEN- UND FIBUSTAMMDATEN... 4 Firma anlegen... 4 FIBU-Mandanten anlegen... 7 Jahresübernahme... 10 Import/Export von Fibu-Daten... 13 Export... 13 Import... 14 Kontenstammdaten... 15 Import von Personenkonten... 15 Konten aus Standardkontoplan... 22 Kontenabgleich... 23 Weitere Stammdaten... 25 NUMMERNKREISE... 26 KONTENKREISE... 26 GLIEDERUNGSTEXTE... 27 PROZENTSÄTZE... 29 FIBU-FILIALEN... 31 ALLGEMEINE FIBU-PARAMETER... 32 Allgemeine Einstellungen... 32 Einstellungen für Kontenanlage... 33 Einstellungen für ER-Kontrolle... 34 KURSE... 36 Kurs in NTCS anlegen... 36 Kurs in NTCS hinterlegen... 37 Kontenimport... 37 Währung manuell am Konto hinterlegen... 37 Abgleich von Kursen aus BMD 5.x in die NTCS... 38 3
FIRMEN- UND FIBUSTAMMDATEN Anders als in der BMD 5.x wird in der NTCS eine Firma angelegt. Unter dieser Firma werden dann die einzelnen Buchhaltungen pro Jahr erfasst. Firma anlegen Büroverwaltung Stammdaten Firmen Firmen Für die Neuanlagen drücken Sie die F5-Taste oder klicken Sie mit der Maus auf Neu. 4
Im Anschluss erscheint das Fenster für die Anlage des Firmenstamms Firmennummer: Es sind bis zu 9 Stellen möglich. Die Erfassung erfolgt auf 4 Schirmen: Firma Allgemein: Standardfelder werden vorgeschlagen. Wichtigste Eingaben: - Name, Straße, PLZ - Firmensitz - Beginn WJ - Bilanzstichtag - Aktuelle FIBU (Hinterlegen Sie hier den Vorschlagswert der neuen Buchhaltung.) - Aktuelle KORE (Falls vorhanden, hinterlegen Sie hier den Vorschlagswert der KORE.) Firma Finanzamt: Firma Gemeinde: Firma Gericht: Angabe von Finanzamt und Steuernummer Angabe der Gemeinde Angabe von Firmenbuchgericht und Firmenbuchnummer 5
Funktionen im Feld Auswahl Durch Anklicken des blauen Dreiecks oder durch Drücken der F4-Taste können Sie noch zusätzliche Felder aktivieren. Abspeichern der ausgewählten Feldeinstellungen: Rechte Maustaste / Feldauswahl / Speichern 6
FIBU-Mandanten anlegen Bisher wurde nur die Firma angelegt, nun müssen Sie den FIBU-Mandanten anlegen: ACHTUNG! Bevor der Fibu-Mandant angelegt werden kann, muss kontrolliert werden, ob der BMD-Pfad richtig hinterlegt wurde, damit z. B. die NTCS ER-Kontrolle auf die Version 5.5 zugreifen kann (beim Import der Konten sowie bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen). Vorgehensweise Tools Überblick über alle Tools-Parameter Einstellungen für Gesamtsystem globale Einstellungen / eigene Einstellungen BMD 5.x Parameter abändern Stimmen diese Einstellungen, kann mit der Anlage des FIBU-Mandanten begonnen werden: Finanzbuchhaltung und Controlling Stammdaten Firmen- und Fibustammdaten 7
Wurde der Mandant bereits angelegt, können Sie ihn in der linken Spalte auswählen. Mit einem Klick erscheint er ebenfalls in der rechten Spalte unter Dazugehörige Buchhaltungen. Falls der Mandant noch nicht existiert, müssen Sie ihn hier entweder mit der F5-Taste oder mit einem Klick auf Neu anlegen. Folgendes Fenster öffnet sich: 8
Folgende Felder sind besonders wichtig: Fibu-Jahr: Fibu-Unternummer: Fibu-Name: Fibu-Verzeichnis BMD 5.5: aktuelles Buchungsjahr Je Firma können auch mehrere FIBUs angelegt werden. Spezielle Anwendung: In einem Kalenderjahr enden zwei Wirtschaftsjahre. Wird autom. vorgeschlagen (Firmenname+Fibujahr+Fibu- Unternummer) z. B. Mustermann GmbH 2005\01. Angabe des Pfads zum BMD-5.x-Mandanten (Explorer- Suche). Dadurch wird ein direkter Zugriff auf die Daten der BMD- Fibu bzw. -Anlagenbuchhaltung ermöglicht. Nach dem Speichern der NTCS-Fibu wird automatisch die Übernahme von Kontenstammdaten, Salden, Anlagendaten und Spiegelwerten durchgeführt. Vor dem Kontenimport werden auch noch die LKZ und Prozentsätze übernommen. Wichtig: Es erfolgt eine automatische Aktualisierung der Salden, Anlagensummen,... nach Änderungen in BMD 5.x! WJ-Beginn/WJ-Ende: Angabe von Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres (u. a. wichtig für die Kolonnenüberschriften in den Auswertungen). Grundwährung: Standardkontenrahmen: v. a. für Währungssymbole bei Beträgen in Auswertungen Beim Gliedern wird die Übernahme der Kontenzuordnung aus dem Standardkontenplan vorgeschlagen (es muss nicht extra danach gesucht werden). Vorjahres-Firmen- und -fibunummer: Wenn diese Felder hinterlegt werden, wird beim Vorjahresvergleich auf die bereits vorhandene NTCS- Vorjahres-Firma/Fibu zugegriffen (z. B. 201001/2000 01). (Nur notwendig z. B. bei NTCS-Umbuchungen im Vorjahr.) Fibu: Fremdwährungskonten: Kurstabellennummer: Fibu-Filiale Firmen-Nr Kore Kore-Nr Firmen-Nr Standardkontorahmen Fibu-Nr Standardkontorahmen Hier wird die Fibunummer angezeigt. Sie setzt sich aus Jahr und Fibu-Unternummer zusammen. Falls Konten in Fremdwährung geführt werden, muss dieses Feld angehakt werden. Hier kann die Kurstabelle hinterlegt werden, mit der in der NTCS gearbeitet wird. Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie in BMD 5.5 mit Landkennzeichen arbeiten. Hinterlegen Sie hier die Firmennummer der zugehörigen Kostenrechnung. Hinterlegen Sie die jeweilige Kore. Hinterlegen Sie Ihren Standardkontorahmen. Hinterlegen Sie die Fibu-Nr Ihres Standardkontorahmens. 9
Jahresübernahme In diesem Punkt können Sie die Fibu-Stammdaten in ein neues Jahr übernehmen. Übernommen werden: - Fibu-Stammdaten - Fibu-spezifische Parameter - Fibu-Filialen - Buchungsarten - Konten (Sach- und Personenkonten) - Gliederungszahlen - Prozentsätze Die Jahresübernahme finden Sie unter Stammdaten Firmen- und Fibustammdaten. Markieren Sie die Buchhaltung und wählen Sie den Button Jahresübernahme. Es erscheint dann folgende Maske: 10
Unter den Allgemeinen Einstellungen können Sie eingeben, von welcher Firma bzw. Fibu auf welche Firma bzw. Fibu die Stammdaten übernommen werden sollen. Übernehmen von: Firma: Fibu: Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen) Eingabe Vorjahres-Fibu (wird automatisch vorgeschlagen) Übernehmen auf: Firma: Fibu-Jahr: Fibu-Unternummer: Fibu-Verzeichnis BMD 5.x: Eingabe aktuelle Firmennummer (wird automatisch vorgeschlagen) Eingabe aktuelles Jahr (wird automatisch vorgeschlagen) Es wird dieselbe Unternummer wie im Vorjahr vorgeschlagen. Hier muss die richtige Fibu hinterlegt werden (richtiges Jahr). Wurde in der BMD 5.x bereits eine Jahresübernahme durchgeführt, wird hier das richtige Jahr vorgeschlagen. Stammdaten überschreiben: - keine Übernahme wenn vorhanden: Bei einer nochmaligen Übernahme werden keine Stammdaten mehr übernommen falls diese beim ersten Mal bereits übernommen wurden. - Neuanlage: Es werden nur Stammdaten übernommen, die im neuen Jahr noch nicht existieren (es werden keine Stammdaten überschrieben). - Neuanlage/Überschreiben: Es werden die gesamten Stammdaten nochmals übernommen. Achtung: Die Fibu-Stammdaten werden nur bei der erstmaligen Übernahme übernommen. Weiters kann unter dem Punkt Finanzbuchhaltung ausgewählt werden, welche Bereiche übernommen werden sollen (z. B. Sachkonten, Kunden, Lieferanten, Prozentsätze). Nach dem Starten der Jahresübernahme wird ein Jahresübernahme-Protokoll ausgedruckt. 11
Nach dem Ausdruck des Übernahmeprotokolls erscheint folgende Abfrage: Drücken Sie den Button Fibu übernehmen, so wird die neu angelegte Fibu als aktuelle Fibu in der Firma gespeichert. Anschließend kommt noch die Abfrage, ob die Daten aus BMD 5.5 übernommen werden sollen: Achtung: Wird hier Übernehmen ausgewählt, werden alle Konten (Sach- und Personenkonten) mit dem Stand aus BMD 5.x überschrieben. 12
Import/Export von Fibu-Daten Zum jetzigen Stand können nur Stammdaten ohne Personenkonten exportiert und anschließend wieder importiert werden. Export Über den Button Fibu exportieren kann die Fibu in Dateiform exportiert werden. In der anschließenden Maske unter dem Punkt Allgemein kann die Fibu ausgewählt werden. Im Pfad kann angegeben werden, wohin die Fibu exportiert werden soll. Unter dem Punkt Finanzbuchhaltung kann anschließend ausgewählt werden, was exportiert werden soll: 13
Im Punkt Bilanz kann ausgesucht werden, welche Bilanzdaten exportiert werden sollen: Import Über den Button Fibu importieren kann die Datei wieder importiert werden: Anschließend kommt die Abfrage nach dem Datenpfad: Wählen Sie hier die richtige Datei aus und öffnen Sie diese. Nachher muss noch festgelegt werden, auf welche Firma bzw. welche Fibu die Daten übernommen werden sollen. Existiert die Fibu noch nicht, kann hier auch eine neue Fibu angelegt werden: 14
Kontenstammdaten Einstieg über: Stammdaten Konten - Bei Firma kann die richtige Firma ausgewählt werden. - Die im Firmenstamm eingetragene FIBU wird dazu vorgeschlagen. Durch einen Klick auf die Pfeil- Taste kann zwischen den angelegten FIBUs gewechselt werden. - Ganz rechts kann dann die Kontengruppe gewählt werden. Import von Personenkonten Da bei der Neuanlage der FIBU nur die Sachkonten automatisch importiert werden, müssen die Personenkonten noch manuell importiert werden. Dazu sind im BMD 5.x und in der NTCS noch einige Einstellungen zu treffen. BMD 5.x Vorbereitung Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen Import aus der BMD 5.x sind die Hinterlegungen, die Sie im Programm PR00, Programmpunkt 1 Erfassen Firmenstamm vornehmen müssen: Archivnummer hinterlegen, die Sie in der NTCS angelegt haben. Firmennummer Ihrer NTCS Firma hinterlegen. Wirtschaftsjahr hinterlegen. Unternummer der FIBU aus NTCS hinterlegen. 15
NTCS Vorbereitung Bevor Sie zum ersten Mal Kunden- und Lieferantenkonten importieren, müssen Sie folgenden Parameter setzen: Konten Extras Firmenbezogene Parametereinstellung für Konten 3 - Import Einstellungen Import von Personenkonten = 1 Import Vor dem Import sollte die Qualität der Stammdaten mit folgendem Punkt kontrolliert werden: Finanzbuchhaltung Stammdaten Konten Nach der Prüfung wird ein Fehlerprotokoll mit den fehlerhaften Personenkonten am Bildschirm ausgewiesen. 16
Anschließend kann mit dem Import begonnen werden. Finanzbuchhaltung und Controlling Stammdaten Konten Konten Übernahme Konten und Salden aus BMD 5.x Wurden bei der Anlage der Firma die Sachkonten noch nicht übernommen, werden diese ebenfalls importiert. Vor dem Import der Konten aus BMD 5.x werden noch die Prozentsätze und die Filialen importiert. 17
Neuanlage von Konten Die Neuanlage von Konten erfolgt unter Finanzbuchhaltung und Controlling Stammdaten Konten Konten Neu Sachkonten Sachkonten müssen im BMD 5.5 gewartet und manuell mit dem Punkt: Übernahme Konten und Salden aus BMD 5.5 abgeglichen werden. 18
Personenkonten Die Anlage von Personenkonten erfolgt über die Zentrale Stammdatenverwaltung und kann entweder in der Büroverwaltung, Fibu oder WWS erfolgen. In der Zentralen Stammdatenverwaltung werden alle Bereiche, in denen ein Personenkonto verwendet wird, verwaltet. Es können alle benötigten Daten für die Bereiche Büroverwaltung, Fibu und NTCS auf einmal erfasst werden. Über eine Parametersteuerung können jene Bereiche, die angezeigt werden sollen, festgelegt werden. Den Parameter finden Sie unter: Büroverwaltung Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büroparameter Einstellungen für Kundenverwaltung 3 Zentrale Stammdatenerfassung 19
In der FIBU erfolgt die Neuanlage eines Personenkontos wie folgt: FIBU Stammdaten Konten In der Combobox rechts oben die Kunden bzw. Lieferanten auswählen. Mit F5 kann nun ein neues Konto angelegt werden: Über die Reiter kann zwischen den verschiedenen Bereichen gewechselt werden. Die wichtigsten allgemeinen Felder sind: 1 Nachname 2 Vorname 7 Straße 8 Postleitzahl Der Ort wird automatisch zur Postleitzahl hinzugefügt. 19 UID Nummer Hier wird die UID Nummer des Lieferanten hinterlegt. 220 Kondition Eine Kondition kann ausgewählt werden. 197 Währung Hier wird die Währung für Fremdwährungskonten hinterlegt. 127 Bankleitzahl Hier wird die Bankleitzahl hinterlegt. Achtung: Soll ein dt. Lieferant mit IBAN und Swift angelegt werden, wird der Swiftcode ebenfalls über dieses Feld gewartet. Ist in der Bankendatei pro Bankleitzahl der richtige SWIFT hinterlegt, wird sobald die richtige Bankleitzahl ausgewählt ist, der hinterlegte SWIFT-Code automatisch in das Programm PR01 auf das Feld 42 Swiftcode durchgeschrieben. 128 Bankkontonummer Bankkontonummer 202 IBAN IBAN 20
Weitere wichtige Felder für den Bereich FIBU: 149 Kunden-KreisNr Hier wird der Kundenkreis hinterlegt, dem das Konto zugeordnet wird. 152 Kunden-Sammelkonto Ein weiteres Sammelkonto kann eingegeben werden (wenn mehr als 3 Kreise). 6 Filialnummer Wenn in der Buchhaltung mit Landkennzeichen gebucht wird, kann hier das jeweilige Landkennzeichen, welchem das Konto zugeordnet ist, fixiert werden. Wird hier nichts hinterlegt, kann das Landkennzeichen beim Kontieren (in der ER-Kontrolle) ausgewählt werden. Wird in der BMD 5.5 auch der Zahlungsverkehr verwendet, sind noch folgende Felder unter dem Reiter PR01 wichtig: 401 ZV Kennzeichen Hier wird festgelegt, ob es sich um Inlands- oder Auslandszahlungsverkehr handelt. 416 ZahlüberwArt wichtig bei Binnenzahlung Berechtigung über die Datenbesitzergruppe vergeben In der Kontenanlage kann pro Konto hinterlegt werden, ob diese für bestimmte USER(GRUPPEN) zur Bearbeitung bzw. zum Ansehen gesperrt sind. Dazu müssen folgende Felder in der Feldauswahl aktiviert werden: 19 Datenbesitzer bearbeiten Hinterlegt wird eine Datenbesitzergruppe. Jeder USER der nicht dieser Gruppe zugeordnet ist, ist nicht berechtigt und kann somit dieses Konto nicht bearbeiten. 20 Datenbesitzer ansehen Hier wird ebenfalls eine Datenbesitzergruppe hinterlegt. Jeder USER der nicht dieser Gruppe zugeordnet ist, ist nicht berechtigt und kann somit dieses Konto nicht ansehen. Angelegt wird die Datenbesitzergruppe unter: TOOLS Administrator Berechtigung Datenbesitzergruppe anlegen 21
Konten aus Standardkontoplan Wenn Sie Übernahme aus Standardkontorahmen auswählen, wird folgendes zweiteiliges Fenster geöffnet: In der linken Hälfte sehen Sie den Standardkontorahmen von BMD (dieser wird standardmäßig mit der Nummer 100 angelegt, sobald NTCS installiert wird). In der rechten Hälfte wird die aktuelle Firma angezeigt. Mit der Pfeil links - bzw. der Pfeil rechts -Taste können Sie Konten vom Standardkontorahmen (links) in die Fibu (rechts) verschieben und umgekehrt. Weitere Felder in der Menüzeile Ansehen od. F2 Neu od. F5 Bearbeiten od. F6 Löschen od. F7 Kontoblatt Ansehen der Kontenstammdaten des markierten Kontos. Neuanlage eines Kontos. Bearbeiten der Kontenstammdaten des markierten Kontos. Löschen des markierten Kontos. Kontoblatt des markierten Kontos (kann auch mit einem Doppelklick auf das jeweilige Konto aufgerufen werden). 22
Kontenabgleich Der Kontenabgleich zwischen BMD und NTCS kann auf zwei Arten durchgeführt werden, je nachdem in welchem Programm die Stammdaten gewartet werden: Kontenabgleich NTCS BMD 5.x Kontenabgleich BMD 5.x NTCS Die Stammdaten werden in der NTCS gewartet und automatisch ins BMD 5.x übernommen. Die Stammdaten werden in der BMD 5.x gewartet und beim Einstieg ins NTCS automatisch übernommen. Kontenabgleich NTCS BMD 5.x Einstellungen in der BMD 5.x Im Programm PR01 FIBU-Kontenanlage gibt es folgende Parameter: In diesen Parametern können die Felder (3stellig und durch ; getrennt), die beim Kontenabgleich nicht berücksichtigt werden sollen, angeführt werden. Einstellungen in der NTCS Unter Büroverwaltung Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büro-Parameter Einstellungen für Büroverwaltung ist Folgendes vorzunehmen (nur firmenbezogen od. allgemein möglich): Automatisches Update PR01 0 Kein Update Es erfolgt kein automatischer Kontenabgleich. 1 Einfügen und Überschreiben Die Konten werden neu angelegt bzw. Änderungen werden auf bestehende Konten übernommen. 2 Nur Überschreiben Nur auf bestehende Konten werden Änderungen übernommen. 3 Nur Einfügen Es ist nur eine Neuanlage von Konten möglich, Änderungen auf bestehende Konten werden nicht übernommen. 23
Kontenabgleich (Personenkonten) BMD 5.x NTCS Einstellungen in der BMD 5.x Im Programm PR00 unter Punkt 1 Erfassen Firmenstamm muss die NTCS-Firmennummer eingetragen sein. Im Programm PR01 ist der mandantenbezogene Parameter XNTCSPARAM auf 1 zu stellen. Die neu angelegten bzw. geänderten Personenkonten werden nun in die Datei BMD\BMDC\ntcsupd geschrieben. Einstellungen in der NTCS Unter Büroverwaltung Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büro-Parameter Globale Einstellungen ist der Parameter Automatischer Import Personen auf JA zu setzen: 24
Weiters ist bei dieser Updatevariante wichtig, dass der Parameter: Import aus PR01 auf Kunden und Lieferanten und der Parameter: Update NTCS- und PR01 Konto auf Kein Update gesetzt wird. Beim Einstieg in die NTCS werden dann die Änderungen aus der Datei BMD\BMDC\ntcsupd automatisch eingelesen. Weitere Stammdaten In den Stammdaten sind noch folgende Punkte zu beachten: Nummernkreise: Hier sind die gesamten Kontengrenzen der Personenkonten (von bis) zu hinterlegen. Kontenkreise: Hinterlegen Sie hier die Kontenkreise (wie 5.5). Sind noch keine Kreise beim Anlegen der Kontengrenzen hinterlegt, wird automatisch in die Kontenkreise verzweigt. Gliederungstexte: Hier können bestehende Gliederungen aus der BMD 5.x übernommen werden (z. B. Kerf, Kostart, BAB). Prozentsätze: Standardprozentsätze hinterlegen. Fibu-Filialen: Landkennzeichen aus BMD 5.x. Allgemeine Allgemeine Einstellungen für die Fibu. Fibu-Parameter: 25
NUMMERNKREISE Hier werden die Kontengrenzen von Sach- und Personenkonten hinterlegt. Unter Nummernkreise / Neu können neue Kontengrenzen definiert werden. KONTENKREISE Hier werden die benötigten Kontenkreise für die Personenkonten angelegt. Unter Kontenkreise / Neu können die Kreise neu angelegt werden. 26
GLIEDERUNGSTEXTE Hier können bestehende Gliederungstexte aus der BMD 5.x übernommen oder neu angelegt werden. Import vorhandener Schemen Für den Import vorhandener Schemen sind zwei Schritte notwendig: 1. Anlage Gliederungsschema 2. Schema aus BMD5.x übernehmen 1. Anlage Gliederungsschema Um bestehende Gliederungstexte in die NTCS einspielen zu können, ist als erster Schritt im Programmpunkt Gliederungstexte die Anlage eines Schemas mit Alt + F5 notwendig. Die einzigen Pflichtfelder sind die Schemanummer (höchstens 4stellig) und die Auswertungsart. Firma und Fibu sollten bis auf Ausnahmen leer bleiben, um die Allgemeingültigkeit des Schemas zu gewährleisten. Auswertungsart: Basisgliederung: Definiert, ob es sich um eine KERF-, KOSTART- oder BAB- Gliederung handelt. Beim Import der Gliederung aus der BMD5.x sollte dieser Punkt ebenfalls leer gelassen werden. Wird ein Schema in der NTCS neu angelegt, stellt die Basisgliederung die Verbindung zwischen den Konten und der jeweiligen Gliederung dar, sodass sämtliche Konten nur einmal zugegliedert werden müssen. 27
2. Schema aus BMD5.x übernehmen Sobald das Gliederungsschema angelegt wurde, kann eine bestehende KERF-, KOSTART- oder BAB-Gliederung über den Menüpunkt Gliederungsschema - Schema aus BMD5.x übernehmen problemlos in die NTCS importiert werden. Sie wird im Anschluss in der rechten Bildschirmhälfte dargestellt: Tipp: Ein angelegtes Schema kann inklusive der Gliederungstexte über den Punkt Export Gliederungsschema abgespeichert und über Import Gliederungsschema eingespielt werden! 28
PROZENTSÄTZE Hier werden die benötigten Prozentsätze hinterlegt. Unter Prozentsätze / Neu werden die Prozentsätze angelegt. Durch ein Häkchen im Feld Standardprozentsatz kann ein Prozentsatz als Standard definiert werden. Pro Land kann nur 1 Prozentsatz als Standard definiert werden. 29
Import Prozentsätze aus BMD 5.X Die bestehenden Prozentsätze der BMD 5.x können auch importiert werden. Unter: Prozentsätze / Übernahme Prozentsätze aus BMD 5.x Buchen mit LKZ Um mit fremde Prozentsätze buchen zu können, müssen diese für das jeweilige Land angelegt werden. Dazu muss im Feld UVA-Land das jeweilige Land unter dem die Prozentsätze angelegt werden sollen ausgewählt werden. 30
FIBU-FILIALEN Unter FIBU-Filialen können Filialen mit LKZ angelegt bzw. aus der BMD 5.x importiert werden. Import aus BMD 5.x Vorbereitung in der BMD 5.x Im Programm PR00 Erfassen Firmenstamm kann im Punkt 1 Erfassen Firmenstamm unter dem jeweiligen Landkennzeichen eine Filialnummer hinterlegt werden. Wird hier nichts hinterlegt, wird als Filialnummer das jeweilige Landkennzeichen übernommen. Import Der Import erfolgt unter Stammdaten / Fibu-Filialen / Fibu Filialen / Übernahme Filialen aus BMD 5.5 Neuanlage Unter Fibu Filialen / Neu oder mit F5 können Filialen auch neu angelegt werden. ACHTUNG: Es gibt keinen Abgleich der Filialen aus der NTCS mit den Landkennzeichen aus der BMD 5.x. Wird in beiden Programmen mit LKZ gearbeitet, sollten die LKZ immer im BMD 5.x angelegt und dann in die NTCS importiert werden. 31
ALLGEMEINE FIBU-PARAMETER Hier können Einstellungen für die FIBU getroffen werden. Diese können entweder unter Globale, Firmenbezogene oder Eigene Einstellungen eingegeben werden. Allgemeine Einstellungen Anzeige Anzeige Fibunummer 0 gesamte FIBU Nummer (Jahr + Unternummer) 1 Fibujahr Vorschlag Periode Vorschlag Periode Vorschlag BisPeriode 0 als BisPeriode wird WJ-Ende vorgeschlagen 1 als BisPeriode wird das UVA-Druckmonat vorgeschlagen 2 als BisPeriode wird das UVA-Druckmonat + 1 vorgeschlagen 32
Einstellungen für Kontenanlage Allgemein Start Kontengruppe bei Kontenliste 1 Sachkonten 2 Kunden 3 Lieferanten 4 Kunden\Lieferanten Sachkonteneinstellungen Übernahme v. Vorkonto bei Neuanlage Automatisches Update PR01 Berücksichtigung XVERTEILUNG 0 Nein 1 Ja 0 Kein Update 1 Einfügen und Überschreiben 2 Nur Überschreiben 3 Nur Einfügen 0 XVERTEILUNG wird nicht berücksichtigt 1 XVERTEILUNG wird berücksichtigt (Verteilung erfolgt über NTCS) 2 XVERTEILUNG wird berücksichtigt (Verteilung erfolgt über PR01) Import Einstellungen Übernahme Sachkontenbezeichnung 0 BMD 5.x 1 Standardkontorahmen 2 keine Übernahme Import v. Personenkonten 0 kein Import Personenkonten 1 Import Personenkonten 2 Import ohne Namen 33
Einstellungen für ER-Kontrolle ER-Allgemein Rechnungs-Freigabe Standard Workflow Sofort kontieren Aktionen protokollieren Interne Belegnummernvergabe Zahlungskondition Eingabe Betragseingabe Filialeingabe Belegkreis je Filiale 1 Workflow & Mitarbeiterauswahl 2 Fixer Workflow-Ablauf 3 Mitarbeiterauswahl 4 Einfache Freigabe 5 Automatische Freigabe Hier kann ein Standard-Workflow hinterlegt werden. 0 Nein 1 Ja 0 Nein 1 Ja 0 automatisch bei Neuanlage als Vorschlagswert 1 automatisch bei Freigabe der Rechnung mit einmaliger Abfrage einer Nummer 2 automatisch bei Freigabe mit Abfrage der nächsten Nummer Zahlungskonditionen Eingabe 0 als Tage 1 als Datum 0 Brutto 1 Netto Zusätzliche Einschränkung auf Filialen. Ermöglicht Buchungen auf Filialebene zu erfassen und z. B. auch nur diese zu verbuchen. 0 Nein 1 Ja 0 eine Belegnummer über alle Buchungen 1 eine Belegnummer je Filiale ER-Fibu Wirtschaftsjahr überprüfen Periodensperre überprüfen 0 Nein 1 Ja 0 Ignorieren 1 Nicht verbuchen 2 Freie Periode Buchungstext Trennzeichen In BMD5.x besteht eine Buchungstext-Zeile aus 18 Zeichen und danach wird umgebrochen. Mit diesem Parameter kann ein Trennzeichen definiert werden, das bei der Verbuchung in BMD5.x einen derartigen Zeilenumbruch bewirkt. Freifeld 1 übernehmen 0 Nein 1 Ja 34
Aktion bei Verbuchen 1 Start PR08 (inkl. Verbuchung) 2 per E-Mail 3 Nur in Buerf speichern 4 Start PR08 Buerf-Name Standardmäßig wird die Buerf-Datei mit den zu verbuchenden Buchungen im entsprechenden Fibu- Verzeichnis unter dem Namen ("E" + Benutzername + ".csv") gespeichert. Falls hier eine Datei bzw. ein Verzeichnis angegeben wird, wird diese Datei unter diesem Namen bzw. in diesem Verzeichnis gespeichert. Vorschlagswert Buchungsperiode Vorschlagswert UVA-Periode Nicht abzugsfähiges VSt-Konto Nicht abzugsfähiges VSt-Konto Bau 0 kein Vorschlag 1 Vorschlag aus Belegdatum 0 kein Vorschlag 1 Vorschlag aus Belegdatum Indiv. Programmierung bitte nicht verwenden! Indiv. Programmierung bitte nicht verwenden! ER-Organizer Aufgabe erstellen Aufgabenkategorie Tage vor Fristende Tage nach Zuordnung Bei Zuordnung einer Rechnung soll eine Aufgabe im BMD Organizer erzeugt werden: 0 Nein 1 Ja Aufgaben, die von der ER-Kontrolle erstellt werden, werden unter dieser Kategorie gespeichert. Das Sollerledigt-Datum der Aufgabe wird gesetzt: - x Tage vor Skontofrist (falls Skontotage vorhanden) - sonst x Tage vor Zahlungsziel (wenn Zahlungsziel vorhanden) Das Sollerledigt-Datum der Aufgabe wird gesetzt: - x Tage nach Zuordnung der Aufgabe - falls Parameter "Tage vor Fristende" ebenfalls gesetzt ist, wird der frühere Termin verwendet ER-Archiv ER-Archiv Nummer ER-Kategorie Archiv, welches standardmäßig für ER-Dokumente verwendet wird. Kategorienummer der Dokumenten-Kategorie, die für ER-Dokumente standardmäßig verwendet wird. 35
KURSE Um mit Fremdwährungen arbeiten zu können, müssen in der NTCS die Kurse angelegt werden. Kurs in NTCS anlegen Der Einstieg erfolgt unter Büroverwaltung Stammdaten Kurse: Sie erhalten dann folgende Maske links stehen die Kurstabellen, rechts die dazu angelegten Kurse: Die Anlage einer neuen Kurstabelle erfolgt mit ALT + F5. Die Anlage eines neuen Kurses geschieht mit F5. Wichtig! Der Währungscode in der NTCS muss mit der Kurzbezeichnung der Fremdwährung in der Kursdatei von BMD 5.x (PR03KURS) übereinstimmen (z. B. USD). 36
Kurs in NTCS hinterlegen In den Fibustammdaten: Feld 93 Kurstabellennummer Feld 85 Fremdwährungskonten Weiters muss auch im Feld 98 Grundwährung die richtige Grundwährung (EUR) hinterlegt sein. Kontenimport Beim Import der Konten wird auch das FW-Kennzeichen am Konto richtig importiert. Voraussetzung Wird in der BMD 5.x eine mandantenbezogene Kursdatei verwendet, muss diese richtig in der BMD 5.x, in den Parametern des Buchungsprogramms PR03 hinterlegt sein. Der Währungscode in der NTCS muss mit der Kurzbezeichnung der Fremdwährung in der Kursdatei von BMD 5.x übereinstimmen. Währung manuell am Konto hinterlegen Die Währung kann auch manuell am Konto hinterlegt werden, jedoch nur solange das Konto noch nicht bebucht wurde (BMD 5.x oder NTCS). Wurde das Konto bereits bebucht, muss die Fremdwährung richtig über den Kontenimport aus BMD 5.x übernommen werden (siehe oben: Voraussetzung Kontenimport). Die Hinterlegung erfolgt unter Stammdaten Konten Konten Konten bearbeiten am Feld 3 - Währung: 37
Abgleich von Kursen aus BMD 5.x in die NTCS Wen Sie im Feld 6 Kursdatei 5.5 die Kursdatei laut Ihrer BMD 5.5-Buchhaltung hinterlegen, können Sie diese Kurse importieren. Im gelben Menü kann anschließend der Import gestartet werden. Nach dem erstmaligen Import der Kurse kann die Kursdatei in NTCS gewartet werden. Beim Abspeichern der Kurse wird automatisch die 5.5-Kursdatei abgeglichen und aktualisiert. 38