Wir schreiben das Jahr 2015 und die Steuerprüfung steht vor der Tür
Referenten: Bernhard Lindgens, Bundesamt für Finanzen rechtliche Rahmenbedingungen des elektronischen Rechnungsaustausches Prüfmethoden bzw. Vorgehensweisen bei einer Steuerprüfung Fallstricke eines solchen Projektes Dane Manes, Solution Consulting Teamlead Central Europe Wie GXS Unternehmen bei der Umsetzung unterstützt und die Erfüllung rechtlicher Vorgaben sicherstellt GXS
Elektronische Rechnungsstellung Stand bis 1. Juli 2011: Zwei rechtssichere Verfahren EDI ohne Sammelabrechnung mit Vereinbarung auf Basis der Kommissionsempfehlung 94/820/EG Umsetzbar bei festen Geschäftsbeziehungen mit hohem Rechnungsaufkommen bei einzelnen Vertragspartnern. Elektronische Signaturen Einsparpotenzial insbesondere bei einer Vielzahl von Geschäftsbeziehungen, bei denen derartige unternehmensspezifische Vereinbarungen wirtschaftlich nicht vertretbar oder praktisch unmöglich sind.
Elektronische Rechnungsstellung Wegfall der Sammelabrechnung im EDI- Verfahren ( Steuerbürokratieabbaugesetz ) Bei der Wahl des EDI-Verfahrens bestehen keine gesetzlichen Vorgaben. Damit hat das Unternehmen bei der technischen Umsetzung völlige Gestaltungsfreiheit, sofern die Vereinbarungen der Empfehlung 94/820/EG der Kommission entspricht. Keine Abstimmung mit den Finanzbehörden erforderlich! Keine Zertifizierung seitens der Finanzbehörden!
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Beschluss EU-Ministerrat vom 13. Juli 2010: Neufassung Artikel 233 MwStSystRL (1) Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrt-heit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbe-wahrung der Rechnung gewährleistet werden. Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbar-keit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Steuervereinfachungsgesetz: Neufassung des UStG zum 1. Juli 2011 ( 14 Abs. 1 und 3, 14b, 27, 27b UStG) Definition: Innerbetriebliche Kontrollverfahren Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob: - die Rechnung in der Substanz (hinsichtlich Qualität und Quantität) korrekt ist, der Rechnungsaussteller also tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat, - um zu gewährleisten, dass er nur die Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung er auch verpflichtet ist.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Steuervereinfachungsgesetz (1. November 2011): Neufassung des UStG zum 1. Juli 2011 ( 14 Abs. 1 und 3, 14b, 27, 27b UStG) Der Unternehmer ist frei darin, ein für ihn geeignetes Verfahren zu wählen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber z.b. auch durch manuellen Abgleich der Rechnung. Diese Regelung führt für den Unternehmer zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des Kontrollverfahrens. Anmerkung: Jedenfalls dann nicht, wenn das nach den GoBS bereits bislang vorgeschriebene interne Kontrollsystem (IKS) eingerichtet ist, nach dem sämtliche manuellen und maschinellen Kontrollen zu dokumentieren sind.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Wegfall der Signaturpflicht bei innerbetrieblichem Kontrollverfahren Unsicherheit innerbetriebliches Kontrollverfahren : Gefährden stichprobenmäßig nachgewiesene Prozessmängel den Vorsteuerabzug oder entscheidet das Gesamtbild? - nicht bezahlte / doppelt bezahlte Rechnungen, - Fehlmengen, - nicht in Anspruch genommene Preisnachlässe etc.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Kernpunkte des BMF-Schreibens vom 2. Juli 2012 (Az.: IV D 2 S 7287-a/09/10004 :003) Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben! Akzeptiert werden ausdrücklich sowohl EDV-unterstützte als auch manuelle Verfahren. Ein manueller Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein und Überweisungs- oder Zahlungsbeleg reicht aus. Bei Gutschriften ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens verpflichtet.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Kernpunkte des BMF-Schreibens vom 2. Juli 2012 (Az.: IV D 2 S 7287-a/09/10004 :003) Bis zu einer branchenübergreifenden und flächendeckenden Verbreitung des elektronischen Rechnungsversands werden viele Rechnungsempfänger weiterhin die Papierversion verlangen. Die Befürchtungen einer doppelten Umsatzsteuerschuld durch Rechnungsversand auf Papier und in elektronischer Form wurden entkräftet: Sofern inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden, schuldet der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer selbst dann nicht mehrfach, wenn die Rechnungen nicht als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind.
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Kernpunkte des BMF-Schreibens vom 2. Juli 2012 (Az.: IV D 2 S 7287-a/09/10004 :003) Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt und richtiger Zahlungs-empfänger) rechtfertigt die Annahmen, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigende Fehler vorgekommen sind. Die Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen (nach 14b UStG, 147 AO einschl. GoBS und GDPdU) ist danach nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Kernpunkte des BMF-Schreibens vom 2. Juli 2012 (Az.: IV D 2 S 7287-a/09/10004 :003) ABER: Eine Verletzung der Aufbewahrungsanforderungen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Der Unternehmer trägt die objektive Feststellungslast für seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das Finanzamt kann die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. Folgen: Rückforderung der Vorsteuern und Nachzahlungszinsen!
Vereinfachung bei der elektronischen Rechnungsstellung Teilweise umgesetzt: Anregungen der Verbände zum BMF-Schreiben Überprüfung mit qualifizierter elektronischer Signatur versehenen Rechnungen alternativ auch mittels innerbetrieblichem Kontrollverfahren: Nein Archivierung elektronisch eingegangener Abrechnungen in Papierform: Nein Keine Archivierungspflicht für E-Mails in den Fällen, in denen die Rechnungsinhalte ausschließlich im E-Mail- Anhang enthalten sind: Fallabhängig Mehrfachübermittlung (in elektronischer oder zusätzlich auf Papier) löst keine mehrfache Umsatzsteuerschuld aus: Ja
Neue Rechtslage bei elektronischen Rechnungen Steuervereinfachungsgesetz 2011: Neufassung 14 Abs. 1 und 3, 14b, 27, 27b UStG Zugleich: Zugriff auf elektronische Rechnungen im Rahmen der (unangekündigten) Umsatzsteuer- Nachschau nach 27b UStG: Soweit dies... erforderlich ist, hat der die Umsatzsteuer- Nachschau durchführenden Amtsträger das Recht, hierfür die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen. Folge: Datenzugriff nicht mehr auf förmlich (mit Prüfungsanordnung) angekündigte Außenprüfungen beschränkt. Handlungsbedarf: Lückenlose Aufbewahrung elektronischer Abrechnungen und rechtzeitige Einrichtung von Benutzerprofilen!
Prüfungsbeanstandungen Zeitpunkt der Rechnungsstellung und fehlende Pflichtangaben in Rechnungen Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Erbringung der Leistung! Häufig unzutreffende Angabe des Leistungszeitpunkts in Rechnungen (Pflichtangabe nach 14 Abs. 4 UStG). Hintergrund: Wegfall der Ausnahmeregelung ab 1. Januar 2007, wonach auf die Angabe des Leistungszeitpunkts verzichtet wird, sofern dieser mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
Prüfungsbeanstandungen Angabe des Leistungszeitpunkts in Rechnungen: Handlungsbedarf Bereitstellung maschinell auswertbarer Informationen über den Leistungszeitpunkt aus z.b. - Kassensystemen und Scannerkassen, - Auftrags- und Bestellsystemen, - Material- und Warenwirtschaftssystemen oder - Ausfuhrabrechnungssystemen.
Neue Rechtslage bei elektronischen Rechnungen Steuervereinfachungsgesetz 2011: Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Keine ausdrückliche Regelung im Art. 244 MwStSystRL. Es gelten auch weiterhin grundsätzlich die Aufbewahrungs-vorschriften des Mitgliedstaates, in dem das Unternehmens den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat. Abgestellt wird damit auf das Recht des Mitgliedstaates, in dem der Umsatz nach den Vorschriften der MwStSystRL bewirkt wird. Folge: Keine einheitliche Aufbewahrungsdauer in der EU!
Weitere Vereinfachung elektronischen Rechnungen Aufbewahrung elektronischer Rechnungen: Anforderungen an den Datenträger Mit der ersatzlosen Streichung des Abschnitts II. Nr. 1 der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) durch das BMF-Schreiben vom 14. September 2012 (Az.: IV A 4 S 0316/12/10001) brauchen elektronische Rechnungen ab sofort nicht mehr zwingend auf Datenträgern gespeichert werden, die Änderungen nicht mehr zulassen. Davon unberührt bleibt selbstverständlich die Pflicht, digital eingehende Rechnungen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist vor Veränderungen geschützt aufbewahren zu müssen.
Aufbewahrungsfristen Harmonisierung und Verkürzung von Aufbewahrungs- und Prüfungsfristen Entsprechend dem Kabinettsbeschluss vom 14. Dezember 2011 sieht der Entwurf für ein Jahressteuergesetz 2013 eine stufenweise Verkürzung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vor: - auf acht Jahre ab 2013, anschließend - auf sieben Jahre ab 2015.
Aufbewahrungspflichten: Neue Sanktionsmöglichkeit der Finanzverwaltung Verzögerungsgeld nach 146 Abs. 2b AO Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Einräumung des Datenzugriffs nach 147 Abs. 6, zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des 200 Abs. 1 im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2 500 Euro bis 250 000 Euro festgesetzt werden.
Aufbewahrungspflichten: Neue Sanktionsmöglichkeit der Finanzverwaltung FG Schleswig-Holstein zum Verzögerungsgeld (Beschluss vom 3. Februar 2010 3 V 243/09 -) Anders als das Zwangsgeld nach 335 AO ist das Verzögerungsgeld selbst dann noch zu begleichen, wenn die Mitwirkungspflichten nachträglich erfüllt werden. Verhängt das Finanzamt den Mindestbetrag von 2.500 Euro, braucht die Festsetzung nicht extra begründet werden.
Neue Sanktionsmöglichkeit der Finanzverwaltung Erste BFH-Entscheidung zum Verzögerungsgeld (Beschluss vom 16. Juni 2011 IV B 120/10 -) Bestätigung der Rechtsauffassung des FG Schleswig- Holstein Die Finanzbehörden dürfen aber wegen derselben Unterlagen nicht nochmals ein Verzögerungsgeld festsetzen. Im Streitfall hatte das Unternehmen vom Außenprüfer angeforderte Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht. Weil bestimmte Unterlagen auch nach der erstmaligen Festsetzung eines Verzögerungsgelds immer noch nicht vorgelegt wurden, hatte das Finanzamt wegen derselben Unterlagen ein weiteres Verzögerungsgeld festgesetzt.
Aufbewahrungspflichten: Neue Sanktionsmöglichkeit der Finanzverwaltung Fragen- und Antwortenkatalog des BMF zum Verzögerungsgeld vom 22. April 2010 Für dessen Höhe innerhalb der gesetzlichen Bandbreite sollen mehrere Kriterien von Bedeutung sein: - Dauer der Fristüberschreitung, - Gründe der Pflichtverletzung, - wiederholte Verzögerung bzw. Verweigerung, - Ausmaß der Beeinträchtigung der Außenprüfung, - Unternehmensgröße, - mangelnde Mitwirkung sowie - wiederholte Verzögerungsgeldfestsetzungen.
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Global Compliance Unterstützung unterschiedlicher rechtlicher und steuerrechtlicher Bestimmungen für Käufer und Verkäufer Vorsteuer Gesetzgebung Digitale Signatur Sicherheit Archiving & Audit EDI Steuerliche Richtlinien Prüfung der länderspezifischen, steuerrechtlichen Bestimmungen Prüfung auf Pflichtfelder Authentizität & Integrität Digitale Signatur gemäß länderspezifischer, steuerrechtlicher Bestimmungen EDI über VAN gemäß länderspezifischer, steuerrechtlicher Bestimmungen Garantierte Identität des Senders und Integrität der Rechnungsdaten Archivierung und Audit Rechnungsarchiv gemäß länderspezifischen, steuerrechtlichen Bestimmungen Abdeckung rechtlicher Aufbewahrungsfristen Die Möglichkeit Steuerbehörden den Zugriff auf Daten zu gewähren GXS
Compliance Szenarien? Käufer und Verkäufer müssen steuerrechtliche Vorgaben erfüllen Erleichtert Unternehmen die Erfüllung komplexer bestehender und zukünftiger Bestimmungen Transparenz im gesamten Rechnungsprozess für alle Beteiligten Erfüllung länderspezifischer steuerrechlicher Vorgaben Garantierte Authentizität und Integrität bei dem Versand elektronischer Rechnungen Archivierung der Rechnungen für einen festgelegten Zeitraum Kontinuierliche Erfüllung und Anpassung an länderspezifische technische und steuerrechtliche Vorgaben Prüfung der Rechnungsdaten bezüglich SOX oder SAS70 Konformität und bezüglich steuerrechtlicher Vorgaben Transparenz hinsichtlich Aufbewahrungsort und Formaten muss gewährleistet sein Lokale lösungen decken die globalen Anforderungen nur unzureichend ab Prüfbarkeit und steuerrechtliche Konformität der Rechnungen verhindert Verlust des Vorsteuerabzuges Vorsteuer kann bis zu 19% der Rechnungssumme betragen Erhöhte Transparenz reduziert das Risiko nicht rechtskonformer Prozesse für beide Parteien GXS
EU Compliance heute und zukünftig Aktuelle EU Empfehlungen wurden unterschiedlich interpretiert Strenge Auslegung Umsetzung der Regeln Germany Italy Hungary Austria Elektronische Signatur mit qualifiziertem elektronischen Zertifikat Sichere Erstellung der Signatur Summenliste Mittelweg Weniger strenge Regeln France Luxembourg Bulgaria Denmark Zwei akzeptierte Verfahren EDI über VAN unter Berücksichtigung der 1994/820/EC Elektronische Signatur Elektronische Signatur bevorzugt Funktional Weniger enge Vorgaben fokussiert auf Ergebnisse UK Finland Sweden Netherlands Belgium Drei akzeptierte Verfahren EDI über VAN unter Berücksichtigung der 1994/820/EC Elektronische Signatur Andere Mittel Alle anderen Mittel unter Berücksichtigung von Authentizität und Integrität GXS
EU Compliance heute und zukünftig Aktuelle EU Empfehlungen zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsversandes EU/2010/45 Neue EU Richtlinie für elektronische Rechnungsstellung Neue Direktive für EU Mitgliedsstaaten mit dem Ziel einer erhöhten Akzeptanz des elektronischen Rechnungsverfahrens in 2013 Aktuelle Auslegung der Vorgaben für elektronischen Rechnungsaustausch ist nicht konsistent Die neue Richtlinie bedeuted: Elektronische Rechnungen erhalten die gleiche Gültigkeit wie Papierrechnungen Die Vorgaben für Authentizität und Integrität der Rechnungen wurden gelockert Bewährte Kontrollprozesse und transparente Audits können zusätzlich eingesetzt werden Was ist das Ergebnis? Nach heutiger Sicht wird es zwei Alternativem für den elektronischen Rechnungsversand geben: EDI über VAN nach 1994/820/EC Dokumente mit digitaler Signatur Alle alternativen Methoden bedürfen einer intensiven Prüfung der jeweilig zuständigen Steuerbehörde GXS
Compliant EDI e-invoicing Optionen Welche unterschiedlichen Verfahren stehen zur Verfügung Data Validation Authentizität Integrität Archiv EDI Network Digitale Signatur EDI/Signatur Compliance Service Alternativen Grün : Compliant Gelb : Compliant, Prüfung erforderlich GXS
Active Invoices with Compliance Document Konvertierung Prüfung der Inhalte Frankreich Anforderungen UK Anforderungen Digitale Signatur Deutschland Anforderungen Italien Anforderungen Erfüllung länderspezifischer Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch Lesbare Form Langzeit Archivierung Belgien Anforderungen Niederlande Anforderungen e-invoicing Erfüllt EU länderspezifische Vorgaben Neue Gesetzgebung in Lateinamerika und Asien Geschäftspartner on- Boarding Integration über Web oder B2B Vorteile SaaS Lösung Deckt heute schon die Anforderungen in vielen Ländern ab Frühzeitige Anpassung bei Änderungen GXS
Fragen? GXS
Vielen Dank für Ihre Teilnahme! Für weitere Informationen Kontakt GXS Web: www.gxs-gmbh.de Email: sales@gxs.eu Phone: +49-2233-609212 GXS