Finanz- und erfolgswirtschaftliche Grundlagen CME-Vortrag Frankfurt, im April 2014
Inhalt Einführung und Zielsetzung Seite 2 Umsatzerlöse Seite 3-4 Kostenarten, fixe und variable Kosten Seite 5-6 Gewinnschwelle bzw. Break-even-Point Seite 7-8 Buchführung Seite 9 Exkurs Lohnbuchhaltung Seite 10-11 Exkurs Betriebsausgaben Seite 12-14 Einnahmen-Überschussrechnung Seite 15 Gewinn- und Verlustrechnung Seite 16 Betriebswirtschaftliche Auswertung Seite 17-19 Finanz-Kennzahlen Seite 20 1
Einführung und Zielsetzung Die Online-Fortbildung Finanz- und erfolgswirtschaftliche Grundlagen ist Teil einer betriebswirtschaftlichen Fortbildungsserie, die inhaltlich aufeinander aufbaut. Diese Fortbildung soll Ihnen betriebswirtschaftliche Grundlagen vermitteln und Sie bei der Beantwortung folgender Fragestellungen unterstützen: Wie rechnen Sie Ihre Arztleistungen ab? Welche Aufwendungen gibt es in der Arztpraxis? Was ist die Gewinnschwelle bzw. der Break-even-Point? Wofür benötige ich die Buchführung? Was ist bei der Anstellung und Abrechnung Ihrer Arbeitnehmer zu beachten? Welche Betriebsausgaben können für mich relevant sein? Ab wann arbeitet Ihre Arztpraxis profitabel? Woher erhalten Sie diese Informationen? Welche Finanz-Kennzahlen unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung? Diese Fortbildungsserie wurde mit größter Sorgfalt erstellt, kann jedoch gegebenenfalls eine persönliche Beratung und Unterstützung nicht ersetzen. Vor diesem Hintergrund übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der dargestellten Inhalte. Bei Fragen zu Bankgeschäften wenden Sie sich bitte an einen Geschäftskundenberater der Commerzbank AG. 2
Umsatzerlöse (1/2) Definition Umsatzerlöse (allgemein): Umsatzerlöse sind die durch ein Produkt oder eine Dienstleistung über einen Zeitraum hinweg erzeugten Erlöse. Überträgt man den Begriff Umsatzerlöse auf die ärztliche Tätigkeit, so fallen darunter insbesondere: Einnahmen aus kassenärztlicher Tätigkeit Einnahmen aus privatärztlicher Behandlung Sonstige Einnahmen, z. B. für Gutachten, IGeL etc. Auf die Besonderheiten der KV-Abrechnung wird hier nicht weiter eingegangen. Die GOÄ-Honorarrechnung hat gemäß 12 GOÄ folgende Informationen zu enthalten: Das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde Die Gebührennummer und Bezeichnung der einzelnen berechneten Leistung sowie gegebenenfalls die Leistungsdauer Einen festen Europreis für erbrachte stationäre, teil-, vor- und nachstationäre Leistungen gem. dem jeweiligen Gebührensatzes unter Berücksichtigung des Minderungsbetrags (gem. 6a GOÄ) 3
Umsatzerlöse (2/2) Bei der Berechnung des Ersatzes von Auslagen hat der Arzt gemäß 10 GOÄ den Betrag und die Art der Auslage auf der Rechnung aufzuführen. Sofern die berechnete Gebühr den Schwellen- und Mittelwert (z.b. 2,3-fache bei ärztlichen Leistungen) überschreitet, hat der Arzt die erbrachte Leistung verständlich zu erläutern, dass es für den behandelten Patienten nachvollziehbar ist. 4
Kostenarten, fixe und variable Kosten (1/2) Definition Kosten (allgemein): Kosten stehen betriebswirtschaftlich gesehen für den bewerteten Verbrauch an Produktionsfaktoren in Geldeinheiten (GE), welche zur Erstellung der betrieblichen Leistung in einer Abrechnungsperiode notwendig sind. Unterschieden wird bei den Gesamtkosten vorrangig nach: fixen Kosten und variablen Kosten Gesamtkosten Variable Kosten Fixe Kosten Ausbringungsmenge 5
Kostenarten, fixe und variable Kosten (2/2) Definition Fixe Kosten: Fixe Kosten sind der Teil der Gesamtkosten, welche in einem bestimmten Zeitraum aufgrund fixierter Vereinbarungen/Verträge (z.b. Mietvertrag) konstant bleiben; unabhängig von den Einnahmen. Kosten Fixe Kosten Ausbringungsmenge Fixe Kosten sind unabhängig von der Beschäftigung/ Auslastung; Beispiel: Miete, Zinsen, Personalkosten, Versicherungen, etc. Definition Variable Kosten: Variable Kosten sind der Teil der Gesamtkosten, welche von der Ausbringungsmenge (z.b. Materialeinsatz) abhängig ist. Kosten Variable Kosten Ausbringungsmenge Variable Kosten sind abhängig von der Auslastung; Beispiel: Material, Fertigungsaufwendungen, Provisionen, Versandkosten, etc. 6
Gewinnschwelle bzw. Break-even-Point (1/2) Der Gewinn ergibt sich als Unterschied zwischen Umsatz und Kosten, entweder als Periodengewinn (z.b. im aktuellen Monat, Quartal, Jahr) oder als Stückgewinn (z.b. bezogen auf eine Leistungseinheit, Untersuchung, Therapie). Der Gewinn lässt sich aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) als Betriebsergebnis oder Einnahmenüberschuss in der letzten Zeile ablesen. Meist muss dieser Wert noch um die Abschreibungen korrigiert werden, die vom Steuerberater in der Regel zum Jahresende berechnet und gebucht werden Der Break-even-Point ist eine Bezeichnung für die Gewinnschwelle. Beim Erreichen des Breakeven-Points decken die Umsatzerlöse die fixen und die variablen Kosten einer Investition oder der gesamten Praxis. Nach Erreichen der Gewinnschwelle führt jede zusätzliche Untersuchung bzw. Honorarrechnung zum Gewinn. 7
Gewinnschwelle bzw. Break-even-Point (2/2) Grafische Darstellung: Umsatz / Kosten Erlöse Break-even-Point Gesamtkosten (Summe aus fixen + variablen Kosten) Ausbringungsmenge 8
Buchführung Definition Buchführung: Buchführung bezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Sie ist das zahlenmäßige Spiegelbild einer Unternehmung und wichtige Informationsquelle für den Unternehmer und dient außerdem dazu, den gesetzlich fixierten Informationsanforderungen von Behörden nachzukommen. Die Dokumentation der Zahlenwerte erfolgt je nach Geschäftsumfang und gesetzlichen Vorgaben in Form einer Einnahmenüberschussrechnung, einer Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Bilanz. In der Praxis unterscheidet man noch nach: Der Finanzbuchführung, aus der ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) entwickelt wird Der Betriebsbuchführung, die der innerbetrieblichen Kostenerfassung sowie der Selbstkostenrechnung (Preiskalkulation) dient. 9
Buchführung Exkurs Lohnbuchhaltung (1/2) Für eine vollständige und ordnungsgemäße Führung der Lohnbuchhaltung werden von den Behörden strenge Anforderungen gestellt Eine Überprüfung von Lohnkonten und Lohnabrechnungen erfolgt in regelmäßigen Abständen durch das Finanzamt und dem Sozial-/Versicherungsträger Um mögliche Streitigkeiten mit Angestellten und Behörden zu vermeiden, sind folgende Empfehlungen zu berücksichtigen: Schriftliche Arbeitsverträge mit allen Angestellten schließen Klare Vereinbarungen treffen, die eindeutig sind und keine Interpretation zulassen Bruttolohn in Verträgen vereinbaren (keine Nettolohnvereinbarungen) Für die Anmeldung und fristgerechte Zahlung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge haftet grundsätzlich der Arbeitgeber 10
Buchführung Exkurs Lohnbuchhaltung (2/2) Zur einmaligen Einrichtung der Lohnbuchhaltung durch einen Steuerberater sind folgende Angaben erforderlich: Betriebsnummer Steuernummer Berufsgenossenschaft Alle vertraglichen Änderungen der bestehenden Angestelltenverhältnisse (z.b. Beginn und Beendigung, Höhe des Arbeitsentgelts, Mutterschutz/Elternzeit) werden vom Arbeitgeber dem Steuerberater zeitnah mitgeteilt. Die Lohnabrechnung erfolgt auf monatlicher Basis und bedingt: Die Lohnsteuer-Anmeldung Die Beitragsnachweise pro Krankenkasse Die Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge 11
Buchführung Exkurs Betriebsausgaben (1/3) Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind auf einem gesonderten Buchungskonto zu erfassen und nur zu 70% abzugsfähig. Die Rechnung muss von der Gaststätte maschinell erstellt und die Speisen und Getränke einzeln aufgeführt sein. Auf der Rechnung sind folgende Angaben erforderlich: Anschrift der Gaststätte Datum der Bewirtung Auflistung der Teilnehmer bzw. der bewirteten Personen Anlass der Bewirtung Höhe der Bewirtschaftungsaufwendungen Unterschrift auf dem Beleg bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben 12
Buchführung Exkurs Betriebsausgaben (2/3) Aufwendungen, die im Rahmen von Kongressen, Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen entstehen, sind bei bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben absetzbar. Es müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die fachliche Organisation der Veranstaltung muss dem Ziel der Fortbildung entsprechen Der zeitliche Ablauf darf kein Freizeitprogramm beinhalten Der Teilnehmerkreis muss einheitlich sein (z.b. ausschließlich Ärzte und Ärztinnen) Die Reiseroute darf keine touristischen Attraktionen beinhalten Bei Auslandskongressen gelten erhöhte Voraussetzungsmerkmale 13
Buchführung Exkurs Betriebsausgaben (3/3) Aufwendungen von Betriebsveranstaltungen können als Betriebsausgaben angesetzt werden. Als Betriebsveranstaltung zählen z.b. ein Betriebsausflug, eine Weihnachtsfeier oder ein Firmenjubiläum. Es müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die Veranstaltung ist für alle Arbeitnehmer gedacht Es können nur die Aufwendungen für Beförderung, Bewirtung (Speisen und Getränke), Unterhaltung sowie Geschenke (bis zu 40) geltend gemacht werden Der Höchstbetrag je Teilnehmer darf 110 nicht übersteigen Es sind höchstens die Kosten für zwei Veranstaltungen pro Jahr als Betriebsausgaben erlaubt Übersteigen die Kosten den Höchstbetrag von 110 je Teilnehmer, so ist der übersteigende Betrag mit 25% Lohnsteuer pauschal zu versteuern. 14
Einnahmenüberschussrechnung Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine Gewinnermittlungsmethode. Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind (freiwillige Buchführung ist möglich), Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Rechtsgrundlage ist 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes. Die EÜR wird daher auch "4/3-Rechnung" genannt. Neben Kleingewerbetreibenden gehören zu den Einnahmenüberschussrechnern insbesondere die freien Berufe. 15
Gewinn- und Verlustrechnung Die Gewinn- und Verlustrechnung hat in der Regel folgende Gliederung: 1. Umsatzerlöse 2. Bestandsveränderungen 3. Andere aktivierte Eigenleistungen 4. Sonstige betriebliche Erträge 5. Materialaufwand (untergliedert) 6. Personalaufwand (untergliedert) 7. Abschreibungen (untergliedert) 8. Sonstige betriebliche Aufwendungen 9. Betriebsergebnis 10. Finanzergebnis 11. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 12. Außerordentliche Erträge 13. Außerordentliche Aufwendungen 14. Außerordentliches Ergebnis 15. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 16. Sonstige Steuern 17. Jahresüberschuss/-fehlbetrag 16
Betriebswirtschaftliche Auswertung (1/3) Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine vereinfachte Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung und erlaubt einen Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Lage und Entwicklung der Arztpraxis (ohne Abschreibungen). Die BWA wird meist monatlich vom Steuerberater erstellt und beinhaltet alle im laufenden Monat in der Buchhaltung erfassten Vorgänge. Gliederung, Detaillierung und Zwischensummen der BWA können auf Wunsch individuell angepasst werden. Die BWA ist eines der wichtigsten Instrumente der wirtschaftlichen Praxissteuerung. Die BWA liefert dem Arzt fast alle relevanten Daten und Zahlen sowie Kennziffern, um die aktuelle Praxissituation sowie deren Entwicklung beurteilen und überwachen zu können. Jeder Freiberufler sollte deshalb in regelmäßigen Abständen die BWA mit seinem Steuerberater oder betriebswirtschaftlichen Berater besprechen. 17
Betriebswirtschaftliche Auswertung (2/3) Illustratives Beispiel: Aktueller Monat Vorjahresmonat Kum. Lfd. Jahr Kum. Vorjahr August 2013 August 2012 Jan 13 - Aug 13 Jan 12 - Aug 12 PRAXISEINNAHMEN Honorare KV 25.260,10 37,2 30.793,21 41,6 150.119,31 34,1 157.089,85 33,1 Honorare PV 41.140,93 60,5 40.666,45 54,9 279.488,24 63,5 300.417,05 63,2 Erlöse Labor 1.454,58 2,1 2.384,33 3,2 10.026,96 2,3 16.411,59 3,5 Umsatzsteuer 101,83 0,1 166,90 0,2 707,05 0,2 1.148,82 0,2 SUMME EINNAHMEN 67.957,44 100,0 74.010,89 100,0 440.341,57 100,0 475.067,31 100,0 PRAXISAUSGABEN Praxisbedarf -3.373,57-5,0-2.523,65-3,4-18.927,45-4,3-13.448,45-2,8 Laborbedarf -12.918,97-19,0-19.849,99-26,8-65.303,34-14,8-77.872,96-16,4 Personalkosten -11.179,20-16,5-10.193,92-13,8-61.913,97-14,1-55.997,31-11,8 Miete u. Nebenkosten -1.763,95-2,6-1.533,84-2,1-10.159,78-2,3-9.597,05-2,0 Sonstige Raumkosten -567,18-0,8-576,57-0,8-2.948,18-0,7-2.621,06-0,6 Gebühren/Beiträge/Versicherungen -300,65-0,4-297,02-0,4-922,13-0,2-1.581,68-0,3 Sonstige Gebühren -2.056,08-3,0-1.754,32-2,4-6.110,15-1,4-5.149,58-1,1 KFZ-Kosten -334,15-0,5-342,83-0,5-4.012,24-0,9-3.184,70-0,7 18
Betriebswirtschaftliche Auswertung (3/3) Illustratives Beispiel: Aktueller Monat Vorjahresmonat Kum. Lfd. Jahr Kum. Vorjahr August 2013 August 2012 Jan 13 - Aug 13 Jan 12 - Aug 12 Bew irtung/geschenke/repräsentation 0,00 0,0 0,00 0,0-116,16 0,0 0,00 0,0 Fortbildung/Reisekosten 0,00 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0-251,43-0,1 Zinsaufw endungen -3.614,41-5,3-4.729,49-6,4-12.727,65-2,9-12.461,92-2,6 Gerätekosten/Miete/Leasing 3.069,54 4,5-880,95-1,2-672,09-0,2-6.542,49-1,4 Telefon/Porto -502,24-0,7-521,82-0,7-2.860,80-0,6-3.077,25-0,6 Bürobedarf/EDV-Bedarf -884,31-1,3-7,89 0,0-3.231,06-0,7-3.256,87-0,7 Fachliteratur/Zeitschriften -56,91-0,1-182,07-0,2-814,93-0,2-1.171,69-0,2 Praxisw äsche/berufskleidung -162,86-0,2-149,71-0,2-751,58-0,2-663,43-0,1 Sonstige Kosten -157,58-0,2-61,58-0,1-1.785,46-0,4-244,91-0,1 Umsatzsteuer-Zahlungen 0,00 0,0 0,00 0,0-333,01-0,1-683,11-0,1 SUMME AUSGABEN -34.802,51-51,2-43.605,63-58,9-193.589,97-44,0-197.805,89-41,6 EINNAHMENÜBERSCHUSS 33.154,93 48,8 30.405,26 41,1 246.751,60 56,0 277.261,43 58,4 Aktivierungspfl. Anlagegüter -1.590,86-2,3-3.741,69-5,1-23.187,93-5,3-5.061,03-1,1 Geringw ertige Wirtschaftsgüter 0,0 0,00 0,0-433,14-0,1-5.329,63-1,1 Verfügbares Geld Praxis 31.564,07 46,4 26.663,57 36,0 223.130,53 50,7 266.870,77 56,2 19
Finanz-Kennzahlen Der Praxisinhaber kann die Analyse der wirtschaftlichen Lage und Entwicklung einer Praxis mit Hilfe von Kennzahlen durchführen. Man spricht hier in der Regel von Finanz-Kennzahlen. Kennzahlen lassen sich einteilen: in absolute Werte (z.b. Umsatz, Gewinn/Verlust) und in Verhältniszahlen (z.b. Umsatz je Praxisstunde) einteilen Einige relevante Kennzahlen für die Arztpraxis im Überblick: Umsatz der Arztpraxis je Arztstunde = Umsatz / Arbeitsstunden des Arztes Stundenumsatz der Praxis = Umsatz / Summe aller Arbeitsstunden von Arzt und Mitarbeiter Umsatzrendite der Arztpraxis = Gewinn vor Steuern / Umsatz x 100 Deckungsbeitrag = Umsatz - variable Kosten Personalkostenquote = Personalkosten / Umsatz Kennzahlen dienen der Praxisleitung zur Entscheidungsfindung oder erlauben / können für Betriebsvergleiche (Benchmarking) herangezogen werden. 20
Vielen Dank für die Bearbeitung dieses Vortrages aus der Fortbildungsserie der Commerzbank AG Im Anschluss erhalten Sie mit der Durchführung des folgenden Wissenstestes Ihr Zertifikat (ohne CME-Punkte) in Abhängigkeit der von Ihnen richtig beantworteten Fragen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!