ZENTRALE BEZAHLLÖSUNG UND VIRTUELLE KREDITKARTE powered by Forum Geschäftsreisen 1 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus 1
Über AirPlus / Zahlen und Fakten AirPlus ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen für das Bezahlen und Auswerten von Geschäftsreisen # 1 in Deutschland, Österreich, Schweiz, # 2 in Europa, Top 3 weltweit Produkte und Lösungen in 70 Ländern auf fünf Kontinenten Mehr als über 25 Jahre Erfahrung mit BTM-Lösungen Über 49.000 Firmenkunden weltweit 70% der in Deutschland bezahlten Tickets werden über AirPlus abgerechnet 1.277 Mitarbeiter Über 167 Millionen Transaktionen mit 14 Milliarden EUR (Abrechnungsumsatz in 2016) Registrierter Finanzdienstleister; Prozessor der Lufthansa Card Gesellschafter: Lufthansa Commercial Holding GmbH Lufthansa AG ist Gründungsmitglied des Universal Air Travel Plan (UATP = internationale Vereinigung von Fluggesellschaften) Erste Kreditkarte der Welt: 1936 Mitglied von UATP, MasterCard, VISA 2 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Was sind eigentlich Firmenkreditkarten-Systeme Informationen für das Travel Management Kostentransparenz durch Zusatzdaten Auswertung im Management- Informationssystem Optimale Steuerung und Verhandlungsgrundlage 3 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Mehr Akzeptanz mit A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A.* ist die mehrfach ausgezeichnete Bezahllösung von AirPlus Mit A.I.D.A. können Sie virtuelle MasterCard Nummern generieren und weltweit für Buchungen bei Reisedienstleistern einsetzen Eine virtuelle A.I.D.A.-Karte hat alles, was man für eine Zahlung benötigt: eine einzigartige MasterCard Kartennummer, Gültigkeitsdatum und CVC (Card Verification Code) Sämtliche Umsätze werden zentral über Ihren AirPlus Company Account abgerechnet und auf einer einzigen Rechnung ausgewiesen *A.I.D.A. steht für AirPlus Integrated Data and Acceptance 4 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Produktportfolio A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A. ist perfekt für Internetbuchungen und GDS- Buchungen von Low-Cost-Carriern, Mietwagen, Bahntickets, Hotels und Veranstaltungen Für jede Buchung wird eine neue, einmal gültige Kreditkartennummer generiert: So können Rechnungsdaten später leicht zugeordnet werden 9 Zusatzdatenfelder für zusätzliche Informationen stehen Ihnen auch über A.I.D.A. zur Verfügung Abhängig vom Transaktionstyp (zum Beispiel bei Hotel, Zug, Flug) können weitere Details eingegeben werden 5 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Produktportfolio A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A. ist für den Einsatz im Reise- und Veranstaltungsbereich beschränkt Die A.I.D.A.-Nummer kann nur für eine Transaktion verwendet werden. Maximal sind 3 Authorisierungen möglich, z. B. für Vorabgenehmigungen oder Rückerstattungen Die Karten sind 6 Monate gültig: individuelle Einstellungen über den AirPlus Company Account für Gültigkeiten zwischen einem und zwölf Monaten sind möglich Das AirPlus Betrugspräventionssystem greift selbstverständlich auch bei A.I.D.A.-Transaktionen AirPlus garantiert die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards! 6 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Kontaktdaten Maurice Paul Account Manager SME Business Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH Dornhofstraße 10 63263 Neu-Isenburg Deutschland T + 49 (0) 61 02.2 04-444 F + 49 (0) 61 02.2 04 349 0 mpaul@airplus.com www.airplus.com 7 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus
Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte als zentrale Lösung zur Prozessvereinfachung bei der BARMER Sascha Kaufmann Head of Business Travel BARMER BARMER Hauptverwaltung Lichtscheider Str. 89-95 42285 Wuppertal 24.11.2017 Seite 8 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Woher kommen wir? ca. 19.000 Beschäftigte 80 dezentrale Buchhaltungen keine persönlichen Firmenkreditkarten kein elektronisches Spesenabrechnungsprogramm seit 1993 eigenes Implant Reisebüro für Bestellung von Reiseleistungen kein wirkungsvolles Reisekostencontrolling 24.11.2017 Seite 9 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Woher kommen wir? kein Benchmark zwischen einzelnen Niederlassungen ca. 100.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr keine Dokumentation der Reisekosten auf der Steuerkarte Rechnungen wurden unterschiedlich bezahlt (Überweisung, Barzahlung durch Reisende, mit Kostenübernahme durch BARMER gezahlt usw.) Tagungsgeschäft unkoordiniert hohe Anzahl an Reisekostenvorschüssen hohe Anzahl von Debitoren im FI Bereich (ca. 3.200) 24.11.2017 Seite 10 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Aus welcher Datenlage haben wir die Entscheidung zur Prozessveränderung getroffen? Ausgangslage: keine konsolidierten Daten, keine validierten Auswertungen, kein effizientes Reisekostencontrolling, Unmengen Rechnungen von Hotels/ Mietwagenverleihern/ sonstigen Dienstleistern BARMER wollte die Prozesse in der Reisekostenabrechnung, Verbuchung der Belege, Rechnungszahlung deutlich verschlanken weitestgehende Digitalisierung der Prozesse Abschaffung der Reisekostenvorschüsse Papierlose Abrechnung 24.11.2017 Seite 11 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Aus welcher Datenlage haben wir die Entscheidung zur Prozessveränderung getroffen? Neuausrichtung der Buchhaltung auf eine zentrale Buchhaltung steigendes Reisevolumen aufgrund Neustrukturierung Dokumentation der Reisekosten auf der Steuerkarte als Standard Auswertung Total Cost of Trip weniger angemietete Immobilien und damit Notwendigkeit, bei Tagungen auf externe Möglichkeiten zurückzugreifen teilweise unverständliche Reiserichtlinie und Vorgaben strategisches Reisekostencontrolling einführen Maverick-Buying weitestgehend unterbinden 24.11.2017 Seite 12 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Schritte zur Zielerreichung Entscheidung für SAP TM als Modul für Reisekostenabrechnung im Sommer 2012 Abstimmung hausintern 01/2013 05/2013 Projektphase Einführung SAP TM von 06/2013 bis 12/2014 Integration AirPlus als zentrale Bezahllösung im Gesamtprozess bei Bahn, Hotel, Mietwagen IPN der Reisekostenabrechnung inkl. Bezahllösung zum 01.01.2015 24.11.2017 Seite 13 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Welche Entscheidungsträger haben wir im Unternehmen involviert, um die Bezahllösung über AirPlus als zentrales Element im Travelmanagement der BARMER zu integrieren? Datenschützer Personalrat Finanzbereich HR Bereich Bisherige Prozessverantwortliche: Im Ringen um eine künftige beste Prozesslösung für die BARMER haben wir alle bisherigen Verantwortlichen an einen Tisch geholt, damit sie sich im neuen Prozess wiederfinden und deren wichtige Aspekte Berücksichtigung gefunden haben. 24.11.2017 Seite 14 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Wie lassen sich zentrale Zahlungslösungen einsetzen, um die Adaption im Unternehmen zu steigern? Kosten werden zum größten Teil direkt von der BARMER getragen; Beschäftigte müssen nicht mehr in Vorkasse treten Beschäftigte genießen über die zentrale Bezahlung über VCC eine zusätzliche umfangreiche Versicherung (24/7 für Unfall, Tod, Reisegepäckversicherung usw.) keine Kostenübernahmeerklärungen durch Sekretariate, da diese im Buchungsprozess automatisiert an die Hotels gesendet werden inkl. Bestätigung der dienstlichen Notwendigkeit 24.11.2017 Seite 15 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Wie lassen sich zentrale Zahlungslösungen einsetzen, um die Adaption im Unternehmen zu steigern? Reisekosten werden nach Erstellung und Freigabe der Abrechnung innerhalb von 24 Stunden auf dem Konto des Beschäftigten gutgeschrieben es muss im FI Bereich nur noch ein Debitor (Kreditkartengesellschaft) gepflegt werden 24.11.2017 Seite 16 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Wo steht die BARMER jetzt? ca. 16.000 Beschäftigte 1 zentrale Buchhaltung Reisekostenabrechnung über SAP Travelmanagement Reisemittel werden online durch den Reisenden gebucht, Implant Reisebüro bucht noch bis Mitte/Ende 2018 alle Flüge sprachlich verständliche Reiserichtlinie und Vorgaben Reisekostencontrolling ist eingeführt ca. 140.000 Abrechnungen im Jahr 2016 ca. 27.500 Kreditkartenbelege über einen Debitor in 2016 24.11.2017 Seite 17 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Unser Prozess 24.11.2017 Seite 18 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Der Kreditkartenpuffer 24.11.2017 Seite 19 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Die Verbuchung über SAP Abgleich und Verbuchung durch Reisekostenabrechnung über SAP FI 24.11.2017 Seite 20 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
VCC-Kennzahl seit 2016 24.11.2017 Seite 21 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
VCC-Kennzahl seit 2016 Direktbuchung über Hotelseite, die keine AirPlus Abrechnung integriert hat 24.11.2017 Seite 22 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Auswertung und Benchmark tagesaktuelle Werte der über die zentrale Bezahllösung abgerechneten Reisemittel individuell anpassbare Reports für das Gesamtunternehmen Benchmark unserer Organisationseinheiten über SAP TM vollumfänglich möglich 24.11.2017 Seite 23 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Was noch zu tun ist? Konsolidierung der Einzelbuchung in einer OBE - Projekt startete 05/2017 Test IPN ist gestartet Ziel: bundesweite IPN 04/2019 Ausstattung Vielreisender mit Mobile A.I.D.A Ausstattung Travelarranger mit AirPlus A.I.D.A virtuals Cards 24.11.2017 Seite 24 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Was noch zu tun ist? Anbindung weiterer Supplier an zentrale Bezahllösung Vollständige Implementierung eines End-to-End Prozesses vom der Planung über die Buchung zum Reisekostenabrechnung 24.11.2017 Seite 25 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Können zentrale Zahlungslösungen helfen, Betrug zu verhindern? Ist Betrug seitens Reisender ein echtes Problem für die BARMER? Ja, Betrug kann fast gänzlich verhindert werden alle Zahlungen werden über SAP TM und SAP FI abgeglichen und verbucht Belegdatensatz wird in den Kreditkartenpuffer des Beschäftigen und der korrespondierende Rechnungsdatensatz auf ein Verrechnungskonto im SAP FI eingestellt Reisende müssen Belege innerhalb von 28 Tagen im System mit der Reisekostenabrechnung verbuchen erfolgt dies nicht, erfolgt eine 2-stufige Erinnerung (1. systemseitig, 2. persönliche Aufforderung) 24.11.2017 Seite 26 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Sind B2C-Zahllösungen (Paypal, Google Wallet, Apple Pay) Alternativen für die BARMER? Aufgrund der bei uns geltenden hohen Datenschutzbestimmungen ist keine Bezahllösung denkbar, bei der Server in Ländern stehen, die nicht unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen. 24.11.2017 Seite 27 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Welche Probleme stellen wir fest? falsche Zuordnung des Beleges durch Fehleingabe der Personalnummer - Unsere Lösung: Einführung einer OBE mit Abgleich der PNR aus dem SAP HCM und Single- Sign-On Projekt startet gerade und ist auf 18 Monate bis zum Go-Live am 01.04.2019 terminiert. BARMER wird eine Cytric-Lösung als Online-Anwendung implementieren. Individualhotels haben oft Schwierigkeiten bei der Akzeptanz, Personal oft unzureichend im Umgang mit VCC geschult - Unser Wunsch: Bessere Kommunikation der Supplier zum Umgang der VCC 24.11.2017 Seite 28 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Erfahrungen eines Reisenden der BARMER Herr Andre Poser Vertriebsassistent der BARMER in Hamburg 24.11.2017 Seite 29 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Zeit für Ihre Fragen 24.11.2017 Seite 30 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte als zentrale Lösung zur Prozessvereinfachung bei der BARMER Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit BARMER Hauptverwaltung Lichtscheider Str. 89-95 42285 Wuppertal 24.11.2017 Seite 31 Forum Geschäftsreisen am 09.11.2017 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte
Networking-Kaffeepause & Besuch der Ausstellerstände Weiter geht s um 16.00 Uhr im Plenum Aktuelle Rechtsfragen rund um die Dienstreisen Ihr Referent: Dr. Tobias Ehlen, Hochschule Worms Raum 1-3 32 Forum Geschäftsreisen Sharing Economy Rechtsfragen für den Travel Manager Prof. Dr. Tobias Ehlen, Hochschule Worms