SoftwareCompany AMIC GmbH I September 2013 IN DIESER AUSGABE: Lagerverwaltung 1 Lagerstruktur 2 Lager / Sortimente 2 Platz / Partie 2 Steuerung der Abläufe 3 Bewegungsarten 3 Arbeitsregeln 3 Kommissionierung 4 Formulare 5 Einsetzbare Technik 5 Organisation 5 Beispiele 6-9 Konsignationslager 10 Laborwerte, Qualitäten 10 EDI-Nachrichten 10 Lagerverwaltung und Lagerlogistik mit A.eins Mit den gesetzlichen Anforderungen aus der EU Richtlinie 178/2002, den häufig darüber hinausgehenden Anforderungen von Großkunden und nicht zuletzt den branchenübergreifend gestiegenen Anforderungen an die Qualitätssicherung über alle Stufen des Produktions- und Distributionsprozesses müssen in den Unternehmen Informationsstrukturen zur Rückverfolgung aufgebaut werden. Dies ist i.d.r. nicht mehr ohne EDV Unterstützung zu bewältigen. Der Aufbau eines solchen Systems berührt die gesamte Prozesskette im Unternehmen: vom Wareneingang über die Einlagerung, Produktion, Auslagerung, Auslieferung bis zur Fakturierung und schließt auch die enthaltenen Stufen der Qualitätsprüfung mit ein. Betroffen ist also die gesamte innerbetriebliche Lagerverwaltung und Logistik. Bei der Planung eines Rückverfolgungssystems liegt deshalb nahe, zu überlegen, ob die Kosten der Rückverfolgung nicht durch effizientere Abläufe im Unternehmen ausgeglichen werden können. Die Praxis zeigt, dass dies erreichbar ist! Im Anschluss aufgeführte Beispiele stellen verschiedene Formen innerbetrieblicher Abwicklungen dar, bei denen, beginnend mit dem Wareneingang, unterstützt durch Funktechniken, bis hin zum Warenausgang der gesamte Abwicklungsprozess elektronisch unterstützt wird. Diesen Beispielen ist bereits zu entnehmen, dass es die eine, für alle passende, Lösung nicht gibt; vielmehr werden Ausschnitte bzw. Abwandlungen anzutreffen sein. Nachfolgende Ausführungen beschreiben die Grundelemente einer Abwicklung, organisatorische Anforderungen, verfügbare Technik sowie einige konkrete Anwendungen.
Seite 2 L AGE RST RUKT U R Richtig organisieren Individuelle Gestaltung Nachvollziehbarkeit Auskunftsfreudig A.eins verwaltet Bestände und Warenbewegungen auf den E- benen Artikel, Lager, Lagerplatz und Partie. Aus der Struktur eines Unternehmens ergibt sich die Konfiguration dieser Elemente, wie Aufbau und Zuordnung von Lagern und Lagerplätzen. Lager A.eins verwaltet eine praktisch unbegrenzte Zahl an Lagern, die sich nach verschiedenen Kriterien unterscheiden können: Standorten Typen: Silo, Palettenlager Klassifizierung: Gefahrgut, Handelsware Organisation: Zentrallager, Verbrauchsmaterial, Puffer, Strecke, Transit Zugriff: eigen, Konsignationslager Auf Lagerebene werden Bestände, Umsätze, Buchungen, etc. je Lager und summarisch geführt. Darüber hinaus sind auch buchhalterische Fragestellungen (Kostenstellen, Preissystematik,..) an das Lager gebunden. Lagersortimente Auf einem Lager werden Artikel geführt; deren Zuordnung eröffnet eine logische Gliederung der Lagerstruktur: Alle Artikel auf jedem Lager Artikelbereiche je Lager: z.b. Gefahrgutlager Somit frei vergebbare Merkmalsverteilung der Artikel auf Lager: Größen- / Gewichtsmerkmale Produktanforderungen: Klima, Brandschutz,.. Lagerplatz Innerhalb eines Lagers ist, sofern die Lagerplatzverwaltung aktiviert ist, der Lagerplatz der Ort der Lagerung. Generell geht A.eins von einer chaotischen Lagerplatzverwaltung aus. Die Zuordnung von Lagersortimenten zu Lagern sorgt für eine Eingrenzung. Alle Artikel eines Lagersortiments Sortenrein / gemischt Auf Lagerplatzebene werden Bestände, Umsätze, Buchungen, etc. je Lagerplatz und summarisch geführt. Partie / Charge Unter Partie/Charge wird eine homogene Einheit eines Artikels, die einer Überwachung unterliegt, verstanden. Sie kann sich aus einer oder mehreren Produktions- oder Einkaufseinheiten zusammensetzen. Herkunft und Verbleib müssen nachvollziehbar sein. An die Partie/Charge sind ggf. qualitative Merkmale gebunden: MHD Laborwerte Musternummer Prinzipiell ist eine Partie/Charge lager-/lagerplatzübergreifend definiert: i.d.r. nicht standortübergreifend an einem Standort mehrere Lager / Lagerplätze möglich
Information Seite 3 ST E UE RUN G DE R AB L ÄUF E Auf der Grundlage einer eingerichteten Lagerstruktur steuern Buchungsarten (z.b. Einlagerung) und Zustandsänderungen (z.b. Laborwerte) zusammen mit Arbeitsregeln den Arbeitsprozess im System Bewegungsarten Generell kennt A.eins folgende Buchungsarten: Verkauf: Bestandsverminderung in der bestandsführenden Einheit Disposition: Verminderung des verfügbaren Bestandes Auslagerung: Verminderung des Istbestandes Auslagerung: Erhöhung des Istbestandes Einkauf: Bestandserhöhung in der bestandsführenden Einheit Disposition: Erhöhung des verfügbaren Bestandes Einlagerung: Erhöhung des Istbestandes Einlagerung: Verminderung des Istbestandes Umlagerung auf Lagern und Lagerplätzen unter Berücksichtigung von Partien Es erfolgt eine Umbuchung von der Quelle zum Ziel Transitlager: kontrollierte Umlagerung vom Quell- in das Ziellager/-platz Direktumlagerung: sofortige Buchung auf beiden Seiten Partieumbuchung mit automatischer Umlagerung von Quelllagerplätzen auf Ziellagerplatz Beibehaltung der Artikelidentität Artikelumbuchung Wie oben, jedoch Umbuchung auf ein anderes Artikelkonto: Produktion / Qualitätsänderung /.. Verlust Umpacken: mahlen/mischen, zerlegen/zusammensetzen Artikelumbuchung Mengeneinheitenumbuchung Lager-/Lagerplatzumbuchung Partiebuchung Arbeitsregeln Steuerung der Abläufe Wann gelangt welche Information in welcher Gestaltung zielgerichtet an den Arbeitsplatz? Arbeitsregeln beschreiben in A.eins, wohin Informationen gelangen. Noch nicht qualitätsgeprüfte Partien sind dann z.b. für den Disponenten gesperrt; sowie die Laborwerte eingetragen werden, stehen sie ihm jedoch sofort zur Verfügung. Einrichtbare, an den Betriebsablauf anpassbare, Arbeitsregeln Unterschiedliche Datensichten für z.b. den Leitstand und den Ausführenden Gesteuerte Abläufe Wareneingang Einlagerung Qualitätsprüfung Umlagerung Produktion Kommissionierung Auslagerung Versand Kontrollierte Abläufe Information am richtigen Platz Individuell gestaltet
Seite 4 KOMMI SSI ON I E RUN G Abläufe und Werkzeuge Unterstützung A.eins erlaubt verschiedene Formen der Kommissionierung sowohl manuell, unterstützt durch Pick bzw. Ladelisten, als auch in weitgehend EDV unterstützter Form. Kommissionierarten Einstufig: Auftragsbezogene Kommissionierung alle Positionen eines Auftrags werden in einem Ablauf kommissioniert; eine Pickreihenfolge ergibt sich z.b. durch Sortierung nach Artikeln, Lagerplatz und anderen einrichtbaren Faktoren Zweistufig: Mehrere Kommissionieraufträge werden in einem (Vorgangs-) Stapel zusammengefasst und nach Artikeln aufgelöst; die Pickreihenfolge ergibt sich dann w.o.a.. Auf dem Kommissionierplatz erfolgt die Verteilung auf Aufträge. In Verbindung mit mobilen Terminals kann so die Wegezeit für das Zusammenstellen der Aufträge optimiert werden. Kommissionierung: EDV Unterstützung Manuell / Kommissionierlisten: Nach Aufträgen / Artikeln / Lagerplätzen u.a. Kriterien sortierte Listen / Belege dienen als Grundlage; ggf. enthalten sie Angaben über Charge/Partie; Abweichungen vom Kommissionierauftrag erfordern eine manuelle Korrektur/- Ergänzung auf dem Beleg; in der zentralen EDV ist erfolgt dann die Nacherfassung der Daten. korrigierten Kommissionierung mit Offline Erfassungsgeräten Hier wird häufig eine Mischform aus mobilen Erfassungsgeräten und elektronisch lesbaren Belegen/Listen anzutreffen sein. Die Organisation wird durch maschinell lesbare Information auf den Kommissionierlisten / Belegen und auf den Artikeln (NVE, MHD,..) unterstützt; die Daten der Erfassungsgeräte werden dezentral eingespielt und automatisch mit dem EDV System abgeglichen. In beiden Fällen erfolgt eine nachträgliche Bestandsbuchung; Bestandsdifferenzen auf allen bestandsführenden Einheiten sind unvermeidlich. Kommissionierung mit Online Erfassungsgeräten: Spezielle Erfassungsgeräte und Eingaberoutinen erlauben eine online Erfassung: Erfassung und sofortige Verbuchung aller Ein- und Ausgangsbuchungen auf Lager / Lagerplatz / Partie mit Hilfe mobiler oder stationärer Erfassungsgeräte. Maschinell lesbare Information auf Listen / Belegen / und auf den Artikeln sind auch hier organisatorische Vorraussetzung. Angesichts des rasanten technischen Fortschritts (Erfassungsgeräte, RFID) ist dies sicherlich die zukünftige Organisationsform der Wahl.
Seite 5 F ORMUL ARE / E T I KE T T I E RUN G Auch wenn die vollelektronische Abwicklung Ziel ist, ganz ohne Ausdruck geht es nicht. So ist es sicherlich sinnvoll, direkt beim Wareneingang nicht ausgezeichnete Ware zu etikettieren; bei einer offline Kommissionierung kann es hilfreich sein, Belege / Kommissionierlisten mit Barcode zu versehen, etc.. Unterstützt wird z.b.: Freie Gestaltung von Formularen und Etiketten, EAN 13 / 128 Umsetzung Ausdruck / Anzeige / Erfassung der relevanten Daten (z.b. Transportetikett / Auslagerungsetikett) an jedem EDV Platz; auch am Funkarbeitsplatz Gestaltung der Bildschirman- Freie Wahl E I N SE T ZBARE T E CH N I K Die Hilfsmittel Das Ziel und damit die organisatorische Lösung bestimmen, welche Technik zum Einsatz kommt. A.eins unterstützt die aktuell verfügbaren Lösungen Tablet PC und PDA online und offline Funkterminals zur online Datenerfassung Offline MDE Geräte Drucker in verschiedenen Ausprägungen für den Etikettendruck Die automatische Erstellung von RFID-Etiketten ist in Vorbereitung ORGAN I SAT I ON IST AL L E S.. Die Umstellung der Lagerlogistik auf die EDV setzt eine genaue Analyse der betrieblichen Abläufe und Festlegung der Sollstruktur voraus: Zuerst müssen die Prozesse geklärt sein und dann werden sie in EDV gegossen. Hieraus ergibt sich auch die Antwort auf Fragen nach Bedienabläufen und einzusetzender Technik. In diesem Zusammenhang wird zunehmend der Einsatz von RFID-Chips und die damit verbundenen Erwartung diskutiert, mittels der Funktechnologie die gesamte Produktionsund Lieferkette steuern und kontrollieren zu können. Tatsächlich entwickelt sich dieser Bereich rasant mit drastisch sinkenden Preisen. Erfahrungen aus Projekten belegen das Rationalisierungspotenzial. Aber auch hier gilt: Erst organisieren dann umsetzen. Erst organisieren, dann umsetzen
Seite 6 I MP ORT VON UN D H AN DE L MI T L E B E N SMI T T E L N EAN-CODE
KÄSE GROßH AN DE L Seite 7
Seite 8 SAAT GUT PRODUKT I ON UN D H AN DE L Fuhrwerkswaage Rohware aufbereitete Ware Die geerntete Rohware (Saatgut) wird chargen-/partieweise (nach Anlieferung) über die Waage erfasst und den Anbau-/Vermehrerverträgen zwecks späterer Abrechnung zugeordnet. Die kommissionierte Lagerware steht nun zur Anholung/Lieferung bereit. Die angelieferte Rohware wird in Kisten vorläufig eingelagert. Diese Kisten werden mit einer Partienummer versehen und unter dieser im geführt. Zu einem späteren Zeitpunkt wird die Rohware aus den Kisten aufbereitet (gereinigt, etc.). Die daraus entstehenden Produkte (z.b. Grassamen), werden zu neuen Kisten sortenweise zusammen geführt, einer neuen Partie zugeordnet und im umgebucht. Diese werden dann zur Anerkennung angemeldet. Ist die Anerkennung positiv, wird die Ware gehandelt (in BigBags, Säcken, etc.), oder sie geht in die Produktion. Die Anerkennungsnummer wird dem Artikel und der Partie im zugeordnet. Mit dem Produktionsmodul und dem Mischsystem der DSV, wird aus verschiedenen Sorten (A,B,C) eines Saatguts [z.b. Grassamen] ein neues Produkt (XYZ) kreiert. Die Ware (XYZ) wird wieder in Kisten unter einer neuen Partienummer eingelagert. Im werden die Partien umgebucht. Das neue Produkt (XYZ) wird zur Anerkennung angemeldet. Ist die Anerkennung positiv, wird die Ware gehandelt (in Big Bags, Säcken, etc.). z.b. die Sorte Die Anerkennungsnummer wird dem Artikel und der Partie im zugeordnet. Ware mit negativer Anerkennung wird entsorgt. XYZ Über die Erfassung und Zuordnung der LOT Nummern zum Kunden kann jetzt und auch später genau im ersehen werden, welches Saatgut von welchem Vermehrer über welche Vermischung zum Kunden gegangen ist. Eine durch unterstützte detaillierte Rückverfolgung ist so zu jeder Zeit möglich. Ware mit negativer Anerkennung wird entsorgt. Die Sackware wird bedruckt oder etikettiert mit der Anerkennungsnummer und der LOT Nummer. Beide Nummern werden im Partienummer verknüpft. Die Ware wird eingelagert. mit der LKW / Spedition Das Produktionsmodul bucht die prozentualen Anteile (hinterlegt in einer Rezeptur) aus den verschiedenen Partien ab und der neuen Partie des Produktes, z.b. zu. Im ist genau zu erkennen, aus welchen Ursprungspartien,welches Saatgut und zu welchem Anteil in der neuen Partie beinhaltet ist.
Seite 9 P RODUKT I ON VON UN D H AN DE L MI T SÄF T E N Die Rohware wird chargenweise (Tagesproduktion) verarbeitet und in Tetra Paks gefüllt. Der Grundstoff (Saftkonzentrat) wird durch Lieferanten angeliefert Auf der Waage wird das Gewicht erfasst und an übergeben Im wird eine Chargen/Partienummer für die Warenanlieferung vergeben Diese werden mit dem MHD (mindest Haltbarkeisdatum) versehen (= Chargen/ Partienummer) Die Tetra Paks werden in best. Verpackungs/Gebindegrößen verpackt und von außen mit scannbaren Chargen/ Partienummern versehen Die Produktionssysteme übergeben an die echten produzierten Mengen Die Warenkonten werden automatisch korrigiert/ umgebucht Die Ware steht im Lager zur Disposition/Verladung bereit Im Lager wird mit einem Packscheinen auf -Basis die Ausgangsware gescannt (mit einem Handy Scan 2000). Nr: 12566 Die so erfaßten Daten werden über eine Dockingstation an das System übergeben. Über ein ausgeklügeltes Verknüpfungssystem werden die Daten so von der Anlieferung bis zum Kunden rückverfolgbar.
Seite 10 KON SI GNAT I ON SL AGE R Den Überblick behalten Sie finden uns im Web: www.amic.de Hierbei handelt es sich um das Lager eines Lieferanten beim Kunden. Das Lager befindet sich im Eigentum des Lieferanten; der Eigentumsübergang tritt erst ein, wenn der Kunde aus dem Lager Ware entnimmt. A.eins unterstützt aus der Sicht des Lieferanten zwei Organisationsformen: Konsignationslager in der Verantwortung des Kunden In A.eins wird das Lager geführt. Die Verbrauchsmeldung vom Kunden (in Papierform oder elektronisch) führt zu einer Abbuchung der verfügbaren Bestände. Die Wiederauffüllung der Bestände erfolgt durch Bestellung des Kunden. Sie erfolgt manuell oder automatisch durch eine EDI- Nachricht des Kunden. Konsignationslager in der Verantwortung des Lieferanten Großkunden erwarten zunehmend, von administrativen Aufgaben entbunden zu werden. Für das Konsignationslager hat dies zur Folge, dass der Lieferant für die Verfügbarkeit in die Pflicht genommen wird. Auf der Grundlage vereinbarter Soll- und Mindestbestände wird hier die Beschickung des Lagers vom Lieferanten vorgenommen, ohne dass der Kunde tätig werden muss. Die Warenentnahme des Kunden führt (EDI Nachrichtenaustausch vorausgesetzt) in A.eins zu einer Lagerentnahme. Bei Erreichung der Mindestbestände löst A.eins automatisch einen Lieferauftrag zur Erreichung des Sollbestandes aus. L AB ORWE RT E, QUAL I TÄT E N Die Weiterverarbeitung von Produkten ist häufig an die Erreichung von Analysewerten geknüpft. Produkt und partieindividuell können sie in A.eins festgehalten werden. Arbeitsregeln sorgen dann z.b. dafür, dass eine Weiterverarbeitung erst bei Erreichen dieser Werte möglich ist und nicht freigegebene bzw. qualitativ noch nicht erfasste Waren nicht in den Weiterverarbeitungsprozess gelangen. E DI-NACH RI CH T E N SoftwareCompany AMIC GmbH Im Saal 2, 24145 Kiel Telefon: 0431-99020 Fax: 0431-990222 E-Mail: info@amic.de Web: www.amic.de Copyright SoftwareCompany AMIC GmbH - Alle Rechte vorbehalten Mit der zunehmenden Vernetzung zwischen den Unternehmen und ausgelöst durch den Druck von Großunternehmen, Aufgaben auf vorgelagerte Betriebe zu verlagern, wird die innerbetriebliche Lagerorganisation immer mehr in eine überbetriebliche Prozesskette integriert werden. Zwischen den Unternehmen bestehen Standards zum Datenaustausch, die in A.eins verarbeitet werden können. A.eins ist in der Lage, aus diesen Nachrichten automatisch Belege zu erzeugen, innerhalb A.eins Prozesse anzustoßen und, ggf. abhängig von erreichten Zuständen (z.b. Lieferbereitschaft), wiederum Nachrichten (z.b. Lieferavis) zu senden.