Maschinen, Methoden, Menschen wie sich IT und Prozessmanagement (wieder) rechnen Dr. Martin Wind 8. Februar 2012 1 Gründung 2002 Forschung und Entwicklung An-Institut der Universität Bremen ( 96 BremHG) GmbH, gemeinnützig Drittmittelanteil: ca. 86% Gründung 2010 Beratung und Transfer Rechtsform: GmbH Tochtergesellschaft der ifib GmbH keine Förderung, Refinanzierung komplett durch Aufträge 100% VFwF e.v. 100% 100% (Trägerverein für wissenschaftliche Institute in Bremen)
Unsere Themen Verwaltungsorganisation und IT Geschäftsprozessmanagement E-Government Open Government IT-Management Usability und Barrierefreiheit Bürgerbeteiligung Digitale Medien und Schulentwicklung Projekt- und Veranstaltungsmanagement Unser Selbstverständnis Branchenkenntnis - Öffentliche Verwaltung - Öffentliche Dienstleister - Schulen und Hochschulen - Schul- und Bildungsträger - Organisation - IT-Management - Wirtschaftlichkeit Methodenwissen - Projektmanagement - Prozessoptimierung - IT-Auswahl und -Einführung - Change Management - Partizipation und Teilhabe Veränderungskompetenz Forschung Erprobung Beratung 4
IT und Prozesse entwickeln mitunter ein Eigenleben BILD bzw. Bild.de vom 18.9.2008 5 Auch in Verwaltungen besteht Handlungsbedarf. neue Aufgaben Bearbeitung des Aufgabenbestands in der heutigen Organisation Personalbedarf t 6
Neue Aufgaben mit vorhandenem Personal bewältigen. neue Aufgaben Bearbeitung des Aufgabenbestands in der (prozess-)optimierten Organisation Personalbedarf t 7 IT und Geschäftsprozesse beeinflusst IT X ermöglicht bestimmt Wert liefert Aufgabenwahrnehmung Geschäftsprozesse Darstellung in Anlehnung an Krcmar, H. (2010): Informationsmanagement. 5. Auflage. Heidelberg u.a.: Springer, S. 520 8
IT und Geschäftsprozesse IT Menschen Wert Maschinen Methoden Management des Wandels 9 IT und Geschäftsprozesse IT Menschen Wert Maschinen Methoden Management des Wandels Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse 10
Insellösungen und Schatten-IT Umfrage des Marktforschungsinstituts Raad unter 138 Führungskräften in deutschen Unternehmen Wie hoch schätzen Sie durchschnittlich den Anteil der Prozesse ein, die durch Insellösungen, bspw. durch Schatten-IT, in den Fachbereichen betrieben werden? Quellen: Computerwoche 4/12 vom 23.1.2012, S. 28 sowie: http://www.raad.de/2012/01/schatten-it-flexibilitat-fur-mitarbeiter-risiko-fur-das-unternehmen/ 11 Schatten-IT mindert die Leistungsfähigkeit High Performer: Umsatzwachstum > 15% bzw. Rendite > 12,5% Quelle: Computerwoche 4/12 vom 23.1.2012, S. 28 12
Herausforderung IT-Infrastruktur Quelle: Computerwoche 46/11 vom 14.11.2011, S. 8 13 Mögliche Bestandteile eines IT-Audits IT Infrastruktur Arbeitsplatz-PCs, Server, Netz, Peripherie, Telefonie Software und IT-Dienste Client-Software, Netzdienste, Basiskomponenten, Fachverfahren IT-Organisation und -Betrieb Gremien und Richtlinien, Organisationsstruktur und Aufgabenverteilung, Planung und Beschaffung, Support-Prozesse, Prozess-Steuerung Kosten und Qualität Weiterentwicklungsbedarf 14
IT und Geschäftsprozesse: E-Akte für Grundsicherung etc. Dokumente DMS Elektronische Aktenführung OPEN/ PROSOZ Bearbeitung mit Fachverfahren 15 Vereinheitlichung der Dokumentenerstellung und -speicherung 1 2 3 4 Bescheide Druck und Speichern in Prosoz Druck und Speichern in Prosoz Druck ohne Speichern in Prosoz Druck ohne Speichern in Prosoz Vermerke Prosoz Word Lokales Word Prosoz-Memofeld Lokales Word 5 Lokales Word Lokales Word DMS 16
IT und Geschäftsprozesse IT Menschen Wert Maschinen Methoden Management des Wandels Geschäftsprozesse 17 Lebenszyklus im Geschäftsprozessmanagement Modellieren Sie noch oder managen Sie schon? Quelle: EABPM (2009): Business Process Management Common Body of Knowledge (BPM CBOK), S. 45. 18
Methoden und Software sind Hilfsmittel und nicht Ziel oder Ergebnis! Das gilt ebenso für das Geschäftsprozessmanagement! Quelle: Ruisinger, D. (2011): Social-Media-Strategie. In: Zeitschrift Führung + Organisation 5/2011, S. 326-328. 19 Darstellungselemente Start Aktivitäten Verzweigungen mit Entscheidungsregeln Ereignisse Ende
Unterschiedliche Informationsbedürfnisse eine Methode, differenzierte Darstellungstiefe z.b. Managementinformation z.b. Fachinformation z.b. ITKonzeption 21 Interkommunale Kooperation beim Geschäftsprozessmanagement Arbeitsteilige Aufgabenerledigung Erfahrungstransfer und Lösungsentwicklung Transfer guter Praxis Verbesserte Durchsetzbarkeit von Veränderungen Grundlagen für neue Formen kommunaler Aufgabenerledigung (insb. Shared Services) 22
Interkommunales GPM Nordwest Vom Ist zum Soll Pflege Beratung Projekt Interkommunales Geschäftsprozessmanagement Nordwest Gemeinsame Dokumentation, Analyse und Verbesserung ausgewählter Geschäftsprozesse Ziele: Prozessoptimierung Gemeinsamer Aufbau von Know-how (Modellierungshandbuch) Gemeinsame Datenbank (ViFlow) mit Prozessdokumentationen Start im August 2011 4 Landkreise, 1 Gemeinde und 2 Städte Laufzeit: ca. 18 Monate 24
Projektaufgaben ifib consult Organisation und Dokumentation der Projektarbeit Methodische Unterstützung Koordination der Software-Nutzung (Fragen, Supportbedarf, Schulungen ) Pflege des Modellierungshandbuchs (gemeinsame Empfehlungen und Konventionen zur Erstellung von Prozessmodellen) Zusammenführung der Prozessmodelle in einer gemeinsamen Datenbank ggf. Unterstützung vor Ort in den teilnehmenden Verwaltungen 25 IT und Geschäftsprozesse IT Maschinen Menschen Wert Management des Wandels Methoden Geschäftsprozesse 26
Ausgewogene Organisationsentwicklung Management des Wandels Zweck Sachorientierung Maschinen harte Themen, z.b. Kosten, Struktur, Prozesse, weiche Themen, z.b. Führung, Change Management, Qualifizierung, Verhaltensorientierung Methoden Sinn Menschen Quelle: Darstellung in Anlehnung an Klute, M. (2011): Lebende Organisation. Vortrag bei der Regionalgruppe Bremen der Gesellschaft für Organisation am 25.10.2011 (mit Bezug auf Gomez/Probst 1995). 27 Kooperationsrenditen Variante A: Bei Null anfangen und alleine arbeiten Variante B: Vorarbeiten anderer nutzen Rendite 1 Variante C: zusätzlich interkommunal arbeiten Start Rendite 2 Gesamtrendite Konzeptanpassung und Veränderungsmanagement Ziel
Am Fallturm 1 28359 Bremen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Tel.: 0421 218-56590 Fax: 0421 218-56599 E-Mail: info@ifib-consult.de www.ifib.de Dr. Martin Wind Tel.: 0421 218 56591 Mail: wind@ifib-consult.de Twitter: @martwin 29