LOHNKOSTENOPTIMIERUNG Warum mehr Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen als unbedingt erforderlich? Der Verdienst eines Arbeitnehmers unterliegt grundsätzlich der Abgabe von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Wir zeigen Ihnen nachfolgend Möglichkeiten auf, die vom Gesetzgeber eingeräumt worden sind, unter bestimmten Voraussetzungen Arbeitnehmern Leistungen zu gewähren, die steuerfrei bzw. steuerbegünstigt und beitragsfrei in der Sozialversicherung sind. Mit der Umsetzung der nachfolgend aufgezeigten Vergütungsmöglichkeiten können Sie als Arbeitgeber Ihre Belastungen reduzieren und der Arbeitnehmer Mehrwerte erzielen. Für jede der Möglichkeiten, die Vergütung transparent und individuell zu gestalten, ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer rechtlich empfehlenswert. Sollte der ein oder andere Optimierungsvorschlag bei Ihnen Fragen aufwerfen, so zögern Sie nicht uns anzurufen. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und helfen Ihnen gerne bei evtl. Gestaltungsmöglichkeiten zur Lohnkostenoptimierung. WAREN UND DIENSTLEISTUNGEN DRITTER Im Rahmen der Sachbezugsregelung kann die monatliche Freigrenze von 44 Euro in Form von Sachleistungen ausgeschöpft werden. Vom Arbeitgeber ausgegebene Gutscheine für Waren und Dienstleistungen bei Dritten sind steuer- und beitragsfrei, sofern die Freigrenze von 44 Euro pro Monat nicht überschritten wird. Entscheidend ist, welche Sache (kein Geldwert) in welchem Zeitraum konkret überlassen wird. Unter bestimmten Umständen kann alternativ durch Vorlage von Kaufbelegen des Arbeitnehmers eine Erstattung vorgenommen werden. Gutscheine für Waren und Dienstleistungen dürfen nicht in Geldwert ausgezahlt werden. TANKGUTSCHEIN Grundsätzliche Regelungen der Waren und Dienstleistungen Dritter finden Anwendung. Um in den Genuss des steuer- und beitragsfreien Tankens zu kommen, darf die 44 Euro- Freigrenze pro Monat nicht überschritten werden. Bei der Verrechnung kann alternativ eine Erstattung der vom Arbeitnehmer im eigenen Namen gezahlten Kraftstoffkosten in maximaler Höhe von 44 Euro durch Vorlage von Tankbelegen durchgeführt werden. Viele Tankstellen bieten auch eigene Tankkarten mit entsprechendem Wertguthaben an. Seite 1 von 5 / 23.09.14
STROMKOSTEN Zu den Sachbezugsregelungen für Waren und Dienstleistungen Dritter gehören alle Wirtschaftsgüter, die im Wirtschaftsverkehr wie Sachen behandelt werden, also auch elektrischer Strom und Wärme. Über eine monatliche Abschlagszahlung an den Energielieferanten des Arbeitnehmers lässt sich der Energiebezug des Arbeitnehmers in maximaler Höhe der monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuer- und beitragsfrei vom Arbeitgeber übernehmen. Je nach Größe der Wohnfläche und des Energieverbrauchs fallen in der Regel höhere Kosten im Haushalt des Arbeitnehmers an. Diese Nachzahlungen können gegebenenfalls mit der jährlichen Stromabrechnung steuer- und beitragspflichtig gezahlt werden. FAHRTEN ZWISCHEN WOHNUNG UND ARBEITSSTÄTTE FAHRTEN ZWISCHEN WOHNUNG UND ARBEITSSTÄTTE Über die sogenannte Pendlerpauschale machen viele Arbeitnehmer ihre Belastungen, die durch regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und täglicher Arbeitsstätte anfallen, jährlich gegenüber dem Finanzamt geltend. Vorteilhafter ist hier die Übernahme oder Bezuschussung der Fahrtkosten seitens des Arbeitgebers. Ob öffentlichen Verkehrsmittel oder Privatfahrzeug, bis zu 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer können dem Arbeitnehmer pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln besteht sogar die Möglichkeit, die tatsächlichen Kosten für Fahrscheine anzusetzen. Die Berechnung der Arbeitstage je Monat lassen sich mit 15 Tagen pauschalieren. JOB-TICKET Bei Job-Tickets handelt es sich um Monats- oder Jahreskarten für den öffentlichen Nahund Fernverkehr, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer unentgeltlich oder entgeltbegünstigt für die regelmäßigen Fahrten zwischen Wohnung und täglicher Arbeitsstätte zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber schließt hierfür einen Vertrag mit dem Verkehrsunternehmen ab und übernimmt die vereinbarten Kosten. Liegt der monatliche Wert des an den Arbeitnehmer überlassenen Job-Tickets unter der 44-Euro-Freigrenze kann die Sachbezugsregelung angewandt werden. Damit kommt Steuer- und Beitragsfreiheit in Betracht sofern keine weiteren Sachleistungen erfolgen. Übersteigt der Wert monatlich 44 Euro kann das Job-Ticket pauschalbesteuert und beitragsfrei überlassen werden. Als Sachbezug anerkannt wird nur die Ausgabe des Job-Tickets im monatlichen Rhythmus. DATENVERARBEITUNGS- UND TELEKOMMUNIKATIONSGERÄTE Die Nutzung innovativer Technologien bei mobilen und handlichen Geräten breitet sich in vielen Unternehmen stark aus, um die Erreichbarkeit und Tätigkeit des Arbeitnehmers an unterschiedlichen Orten effizienter zu gestalten. Der Arbeitgeber stattet seinen Arbeitnehmer beispielsweise mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone aus. Die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen können steuer- und beitragsfrei sein. Sofern es sich jedoch nicht um Überlassung sondern um Übereignung handelt, ist der Wert pauschal zu besteuern. Seite 2 von 5 / 23.09.14
INTERNETPAUSCHALE Das Internet ist in Betrieben und privaten Haushalten kaum mehr wegzudenken. Im Jahr 2002 wurde per Gesetz beschlossen, die Möglichkeit und Nutzung dieser neuen Medien vor allem in Privathaushalten voranzutreiben. Seither kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich einen pauschalbesteuerten Zuschuss in Höhe von monatlich bis zu 50 Euro für Aufwendungen gewähren, die den Zugang zum Internet ermöglichen. Als Bestandteil dieser Aufwendungen zählen neben Grundgebühren für erforderliche Telefon- /DSL- Verbindungen und Verbindungs-/Übertragungsentgelt auch Flatrates sowie Kosten für Installation, notwendige Hardware und Software. Der Arbeitgeber hat eine Erklärung des Arbeitnehmers über die Höhe seiner Aufwendungen nachzuweisen. HANDY- UND TELEFONNUTZUNG Entstehen dem Arbeitnehmer regelmäßig wiederkehrend Aufwendungen für die Nutzung privater Telekommunikationsmittel für betriebliche Zwecke, können diese Aufwendungen auch in pauschaler Höhe steuer- und beitragsfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Zu den Aufwendungen zählt auch das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Handy/Telefon und Internet). Für den Arbeitgeber ergeben sich zwei Möglichkeiten der Erstattung: 1. Erstattung tatsächlich angefallener Aufwendungen laut Einzelkostennachweis mit der Möglichkeit, nach 3 Monaten einen repräsentativen Durchschnitt für die Zukunft anzusetzen oder 2. Vereinfachte Erstattung ohne Einzelkostennachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro im Monat. MITARBEITERVERPFLEGUNG Mahlzeiten und damit verbundene Ruhepausen sind für die Gesundheit, Konzentrationsund Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer nicht unwesentliche Kriterien. Kosten für die Verpflegung des Arbeitnehmers, die während seiner Arbeitszeit in der betriebsinternen Kantine oder in einem Restaurant anfallen, können vom Arbeitgeber pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Der Wert einer Mahlzeit orientiert sich dabei an den aktuell geltenden Sachbezugswerten und kann durch einen zusätzlichen steuer- und beitragsfreien Betrag aufgestockt werden. Weitverbreitet ist bspw. die Ausgabe von Restaurantschecks, die bei einer Vielzahl Akzeptanzpartnern eingelöst werden können. KINDERBETREUUNGSZUSCHUSS Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist heute oft nicht ganz leicht und bedarf sicherer Überlegungen, gerade was die Thematik der Kinderbetreuung betrifft. Wer Kinder hat, muss sich damit frühzeitig auseinandersetzen und mögliche Kosten für die Betreuung berücksichtigen. Tritt der Arbeitgeber ein und gewährt dem Arbeitnehmer einen Zuschuss oder sogar die Erstattung der vollen Kosten zur Betreuung, Unterbringung und Verpflegung seiner nicht schulpflichtigen Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, so können diese Leistungen steuer- und beitragsfrei gewährt werden. Die Seite 3 von 5 / 23.09.14
Aufwendungen des Arbeitnehmers müssen mindestens dem Zuschuss oder der Erstattung durch den Arbeitgeber entsprechen und mit Originalvertrag nachgewiesen werden. BETRIEBLICHE GESUNDHEITSFÖRDERUNG Fehlzeiten eines Mitarbeiters verursachen im Betrieb hohe Kosten. Besonders in kleinen und mittleren Betrieben kann der Ausfall eines Mitarbeiters empfindliche Störungen im Betriebsablauf verursachen. Viele Arbeitnehmer achten bereits aus persönlichen Gründen darauf, durch gesundheitsfördernde Aktivitäten einen Ausgleich zum beruflich anspruchsvollen Alltag zu finden und gesund und fit zu bleiben. Der Arbeitgeber kann anhand gesetzlicher Regelungen mit eigenen Maßnahmen gezielt auf die Aufrechterhaltung und Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands seiner Arbeitnehmer eingehen. Sind im eigenen Betrieb keine gesundheitsfördernden Möglichkeiten gegeben, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen bis zu 500 Euro steuer- und beitragsfrei pro Jahr für solche Maßnahmen gewähren. BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE Die gesetzliche Rentenversicherung dient heute nur noch der Grundabsicherung. Neben der gesetzlichen und privaten Rente ist mit der betrieblichen Altersvorsorge eine weitere wichtige Säule zur Finanzierung des Ruhestands geschaffen worden. Seit 2002 ist der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber verpflichtet, einen Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsoge anzubieten. Ein lohnenswerter Vorteil ist die Entgeltumwandlung. Die Beiträge fließen direkt aus dem Bruttoentgelt des Arbeitnehmers in die betriebliche Altersvorsorge. Dadurch sinkt nicht nur das zu versteuernde Einkommen, auch die Beiträge der Sozialversicherung schrumpfen. Pro Kalenderjahr lassen sich so bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung steuer- und beitragsfrei und bis zu 1.800 Euro steuerfrei, aber beitragspflichtig, in bestimmte Modelle der betrieblichen Altersvorsorge einzahlen. ERHOLUNGSBEIHILFE Plant der Arbeitnehmer eine Erholungsphase und nimmt einen Teil seiner Urlaubstage dafür in Anspruch, so kann ihm der Arbeitgeber eine finanzielle Beihilfe (nicht zu verwechseln mit zusätzlichem Urlaubsgeld), auch für Ehegatten und Kinder gewähren. Die festgelegten Beträge in Höhe von bis zu 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind sind pauschalbesteuert eine optimale Lösung, um Danke zu sagen, einen Ansporn für weitere Leistungen zu geben oder um die Identifikation des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen zu stärken. Übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer, so erhält eine vierköpfige Familie immerhin 364 Euro zusätzliches Urlaubsgeld. Als Voraussetzungen gelten die Erklärung des Arbeitnehmers, zu welchem Zweck der Erholung sie den Betrag einsetzt und eine zeitnahe, unmittelbar zum Urlaub stehende Zahlung. Seite 4 von 5 / 23.09.14
FEHLGELDENTSCHÄDIGUNG Tankstellen, Einzelhandel, Arztpraxis, Gastronomie sind nur ein kleiner Auszug. Es gibt weitaus mehr Branchen, in denen trotz modernster Zahlungsmethoden Bargeldkassen oder Bargeldbörsen im täglichen Einsatz nicht wegzudenken sind. Was passiert jedoch bei Fehlbeträgen und wer übernimmt die Verantwortung? Die Haftung für Fehlbeträge ist arbeitsrechtlich immer wieder Thema. Für die Übertragung von Verantwortung und Haftung gegenüber dem Arbeitnehmer sieht der Gesetzgeber eine pauschale Entschädigungszahlung als Risikoausgleich vor. Arbeitnehmern im Kassen- und Zähldienst kann damit eine Fehlgeldentschädigung (auch Mankogeld genannt) in monatlicher Höhe von 16 Euro steuer- und beitragsfrei gewährt werden. HEIMARBEITERZUSCHLAG Bestimmte Maßnahmen von Unternehmen zielen darauf ab, Berufsausübungen unter Rücksichtnahme auf privat, soziale, kulturelle und gesundheitliche Erfordernisse zu ermöglichen. Unter der Bezeichnung Work-Life-Balance wird beispielsweise eine intelligente Verzahnung von Arbeits- und Privatleben vor dem Hintergrund einer dynamischen verändernden Arbeits- und Lebenswelt verstanden. Eine Möglichkeit ist die Heimarbeit. Heimarbeiter üben ihre Tätigkeit von zu Hause oder in einer selbst gewählten Betriebsstätte aus. Hierbei besteht in der Regel ein Dienstverhältnis mit einem Arbeitgeber. Zuschläge, die Heimarbeiter von ihrem Arbeitgeber zur Abgeltung von Mehraufwendungen für Strom, Miete, Heizung und sonstigen Aufwendungen erhalten, sind steuer- und beitragsfrei, sofern diese 10 Prozent des Grundlohns nicht übersteigen. BERUFSBEKLEIDUNG In bestimmten Branchen und Betriebsbereichen hat der Arbeitnehmer zur Ausübung seiner Tätigkeit, zum Schutz seiner Gesundheit, zur Vereinheitlichung und Verbesserung des Erscheinungsbildes bzw. des Firmenimages eine typische Arbeitskleidung zu tragen. Die Überlassung von Berufskleidung an den Arbeitnehmer oder die eigene Anschaffung sowie deren Reinigung und Reparatur sind steuer- und beitragsfrei. Zur typischen Berufskleidung gehören Kleidungsstücke, die als Arbeitsschutzkleidung auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten sind, Kleidungsstücke, die uniformartig beschaffen sind oder durch ein dauerhaft angebrachtes Firmenemblem gekennzeichnet sind. Eine private Nutzung muss so gut wie ausgeschlossen sein. Die Höhe der Auslagenerstattung für die Reinigung von Berufsbekleidung orientiert sich an einer Kostentabelle für bestimmte Waschgänge. ADVISA Bad Homburg Leopoldsweg 4a 61348 Bad Homburg v. d. Höhe Telefon: 06172/49548-0 Telefax: 06172/49548-29 Email: info@advisa-badhomburg.de Seite 5 von 5 / 23.09.14