digital business solution e-akten 1
Schnelle Recherche von Dokumenten, perfekte Übersicht in einer klaren Struktur (Aktenplan) und motivierte Mitarbeiter, die keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach verschollenen oder unleserlichen Dokumenten verbringen und so um ein Vielfches effizienter werden die Vorteile einer digitalen Akte liegen klar auf der Hand. e-akten für die öffentliche Verwaltung e-akten von d.velop erleichtern die tägliche Arbeit in der öffentlichen Verwaltung. Mit d.velop e-akten werden Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) ganz einfach umgesetzt. e-akten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf dem bewährten Dokumentenmanagement- System der d.velop, das nach DOMEA 2.0 Standard zertifiziert ist dem Vorläufer des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit. e-akten sind die Basis für eine effiziente e-vorgangsbearbeitung und e-zusammenarbeit Die e-akte ist der zentrale Sammelort für sämtliche Informationen, die entlang eines Verwaltungsvorgangs entstehen. Die e-vorgangsbearbeitung greift auf sie als Quelle zurück und verteilt die Informationen genau dann an den zuständigen Sachbearbeiter, wann er sie benötigt. Aufgaben, die im Laufe eines Vorgangs entstehen und durch Kollegen, intern oder extern, erledigt werden müssen, können mit der e-vorgangsbearbeitung ganz einfach erstellt werden. Rückfragen und Diskussionen zum Vorgang werden direkt per Chat erledigt. Das ist e-zusammenarbeit Marke d.velop. 2
e-akten von d.velop integrieren sich nahtlos in die Fachverfahren Digitales Archiv Automatisches Einsortieren in digitalen Aktenplan Bearbeiten Prüfen Freigeben Verteilen Bequeme Recherche e-akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte, inklusive aller dazu gehörenden Dokumente, unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten, wie auf einem virtuellen Aktendeckel, übersichtlich im Blick. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-akte einsortiert. Davon profitieren alle Bürger und Kollegen. Denn so können Sachbearbeiter ganz einfach Zentrale Ablage im digitalen Archiv Anzeige und Bearbeitung am Artbeitsplatz schneller recherchieren Bürgern besser Auskunft geben standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten natürlich auch ein Direktaufruf des archivierten Dokuments möglich. 3
e-akten bauen sich anhand des etablierten Aktenplans auf Die Struktur der e-akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit e-akten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der e-akte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor. Das Prinzip hinter den e-akten ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen, werden entweder direkt (elektronisch erzeugte Dokumente wie E-Mails, Word-Dokumente, ) oder indirekt (z. B. eingescannte Papierdokumente) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt. 4
TR-ESOR- und TR-RESICAN-konform Das digitale Archiv in den d.velop-systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitspeicherung von Dokumenten sowie die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente. Die Digitalisierung von Papier- Dokumenten erfolgt natürlich gemäß der Anforderungen der TR-RESICAN für ein sicheres, ersetzendes Scannen. Damit sind die Grundlagen gelegt, die Papier-Originale zu vernichten und so teuren Archiv-Raum einzusparen. e-akten sind viel sicherer als der Aktenschrank Die Arbeit mit e-akten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern, die lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden können. Ein ausgefeiltes, granulares Rechtekonzept erlaubt nur berechtigten Sachbearbeitern, archivierte Akten und Dokumente einzusehen und zu bearbeiten. Gerade bei besonders vertraulichen Daten sorgt die digitale Aktenhaltung für mehr Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen. 5
e-akten auf Basis von d.velop-systemen passen ganz sicher zu Ihrer IT-Strategie Egal welche IT-Strategie Sie verfolgen. e-akten von d.velop werden auf jeden Fall begeistern. Ihre Sachbearbeiter denn e-akten von d.velop sind einfach übersichtlich und intuitiv in der Anwendung. Ihre IT-Abteilung denn d.velop-systeme sind schnell installiert und einfach zu administrieren. Sie verfolgen eine Microsoft SharePoint Strategie? Dann sind e-akten aus unserer Produktlinie ecspand für SharePoint Ihre Lösung. ecspand für SharePoint nutzt die vielfältigen Möglichkeiten des SharePoint Servers zur Kommunikation und Zusammenarbeit und erweitert diese um innovative Komponenten zur rechtskonformen Verwaltung und Langzeitspeicherung von Dokumenten, zum Scannen von Papierdokumenten und zur Gestaltung digitaler Vorgänge. Sie setzen auf Applikationen für Ihre Microsoft Windows Umgebung? e-akten auf Basis unseres d.3ecm-systems sind dann Ihre erste Wahl. Sie vereinfachen den Umgang mit sämtlichen Dokumenten, verringern dadurch Zugriffszeiten und machen Informationen jederzeit bedarfsgerecht verfügbar. e-akten von d.velop bilden sowohl Sach- als auch Fallakten ab und sind damit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung einsetzbar. 6
Setzen Sie jetzt das E-Government-Gesetz einfach um Mit e-akten von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen. Das neue E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden spätestens zum 01.01.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtern. Um die vielschichtigen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah aufsetzen. Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Projektmitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse. Gerne planen wir gemeinsam mit Ihnen die Einführung der e-akten und weiterer effizienter d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes. Sprechen Sie uns gerne an e-akten mit der d.3ecm Plattform: Sebastian Evers sebastian.evers@d-velop.de +49 2542 9307-1121 e-akten mit ecspand für MS SharePoint: Harald Greiner harald.greiner@d-velop.com +49 89 6720 8625-53 7
Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3ecm einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung entwickelt d.velop mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen. Mit ihrer dritten Produktlinie foxdox hat sich d.velop erfolgreich den Markt für Enterprise Content Management Lösungen in der Cloud erschlossen. Kernfunktionen sind eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. Lösungen der d.velop beschleunigen Abläufe, vereinfachen Entscheidungen und verbessern nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. d.velop AG Schildarpstraße 6 8 48712 Gescher Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de info@d-velop.de Version: Januar 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 8