S Sparkasse Aichach-Schrobenhausen SEPA: Umstellung für Firmen Abschaltung der bisherigen, nationalen Überweisungen und Lastschriften zugunsten der SEPA-Zahlverfahren am 1. Februar 2014
www.sparkasse-schrobenhausen.de/sepa allg. Informationen Musterformulare SEPA-Newsletter u.v.m. Inhalt 1. Einheitlicher europaweiter Zahlungsverkehr 2. Überweisungen 3. Lastschriften 3.1 Gläubiger-ID beantragen 3.2 SEPA-Lastschrift-Vereinbarung mit der Sparkasse 3.3 SEPA-Lastschrift-Mandat 3.4 Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen 4. Kartenzahlungen 5. Onlinebanking-Software 6. So können Sie vorgehen 1. Einheitlicher europaweiter Zahlungsverkehr Der Zahlungsverkehr in Deutschland wird sich ab 2014 entscheidend verändern. Durch die Single Euro Payments Area (SEPA) ändert sich nicht nur der internationale Zahlungsverkehr. Die europaweite Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs macht sich auch bei Zahlungen innerhalb Deutschlands bemerkbar. Die wichtigsten Änderungen ab 1. Februar 2014 und was bis dahin alles vorzubereiten ist vor allem im Bereich der Lastschrifteinzüge - haben wir in dieser Broschüre für Sie zusammengestellt. Eine ausführliche Checkliste mit Anleitungen für die Praxis stellen wir Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Aktuelle Information zum Thema SEPA erhalten Sie auf unserer Internetseite: www.sparkasse-schrobenhausen.de/sepa Bitte unterschätzen Sie den Umstellungsaufwand nicht und setzen Sie sich frühzeitig am Besten sofort mit dem Thema SEPA auseinander. Bei weiteren Fragen erreichen Sie unsere speziell eingerichtete SEPA-Hotline unter der Telefonnummer: (0 82 52) 95 136 Montags Freitags von 9.00 12.00 Uhr Ihre Sparkasse Aichach-Schrobenhausen
2. Überweisungen Die Vorteile der SEPA-Überweisung Standardisierung der -Zahlungen innerhalb der 32 Teilnehmerstaaten Gutschrift erfolgt innerhalb eines Bankarbeitstages ab Auftragserteilung Vergabe einer Kunden-Referenz für besseren Offenen-Posten-Abgleich in der Debitoren-Buchhaltung möglich SEPA-Daueraufträge sind erstmals ins Ausland möglich Die IBAN ersetzt die Kontonummer Die bisherige Kontonummer wird durch die IBAN (International Bank Account Number) ersetzt, die in Deutschland aus genau 22 Stellen besteht. International kann sie bis zu 34 Zeichen lang sein. Beispiel für eine IBAN: DE 58 72151880 0004107890 Länderkennzeichen DE zweistellige Prüfziffer achtstellige Bankleitzahl zehnstellige Kontonummer Der BIC ersetzt die Bankleitzahl Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC (Business Identifier Code) abgelöst. Durch den BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Der BIC ist acht- oder elfstellig. Der BIC der Stadtsparkasse Schrobenhausen lautet: BYLADEM1SSH Bisheriges Überweisungsformular Neues SEPA-Überweisungsformular Bitte beachten Sie, dass sich die Anzahl der Verwendungszweckzeilen bei SEPA-Zahlungen (Überweisungen und Lastschriften) auf vier Zeilen mit jeweils maximal 35 Zeichen verringert.
3. Lastschriften SEPA-Lastschriften sind ausschließlich beleglos möglich, d. h. Lastschriftformulare und Datenträger (Disketten, USB-Sticks) entfallen ab 1. Februar 2014! Die Vorteile der SEPA-Lastschrift Europaweite Geldeinzüge auf ein inländisches Konto mit einem einheitlichen Verfahren möglich Einheitliche Daten für alle europäischen Geschäftspartner Verbesserte Liquiditätsplanung durch festgelegtes Fälligkeitsdatum Die SEPA-Basis-Lastschrift ersetzt die Einzugsermächtigung Wenn Sie Lastschriften bisher im Einzugsermächtigungsverfahren eingezogen haben, können Sie diese im Regelfall in eine SEPA-Basis-Lastschrift umwandeln. Wie das funktioniert, finden Sie unter Punkt 3.4. Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen. Unterschiede zur bisherigen Einzugsermächtigung Das SEPA-Lastschrift-Mandat (3.3) muss für neue Kunden zwingend vorliegen. Bestehende, schriftlich erteilte Einzugsermächtigungen können umgedeutet werden. Für telefonisch oder per Internet erteilte Einzugsermächtigungen muss ein schriftliches SEPA-Mandat nachgeholt werden. Jeder Zahlungspflichtige muss eine eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 Stellen) erhalten (z.b. die bestehende Kundennummer). Die Unterrichtung des Zahlungspflichtigen muss mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift erfolgen. Diese Vorabankündigung kann vertraglich vereinbart und verkürzt werden (z.b. im Mandat oder in den AGB). Sie erfolgt z.b. in Form einer Rechnung, eines Zahlplans oder eines Kaufvertrags. Es müssen Betrag, Belastungstermin, Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen genannt werden. Anstelle der bisherigen Einlösung der Lastschrift auf Sicht, muss bei der SEPA-Lastschrift ein exaktes Datum für den Einzug festgelegt werden. Der Zahlungspflichtige kann die Lastschrift innerhalb von acht Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sollte ein Einzug ohne gültiges Mandat vorgenommen worden sein, beträgt die Frist 13 Monate nach Kontobelastung. Die SEPA-Firmen-Lastschrift ersetzt den Abbuchungsauftrag Wenn Sie Lastschriften bisher im Abbuchungsauftrag-Verfahren eingezogen haben, müssen Sie vom Zahlungspflichtigen ein neues SEPA-Mandat einholen. Hier ist eine Umwandlung leider nicht möglich. Unterschiede zum bisherigen Abbuchungsauftrag und zur SEPA-Basis-Lastschrift Bestehende Abbuchungsaufträge werden zum 01.02.2014 ungültig. Ist der Zahlungspflichtige ein Nicht-Verbraucher, kann ein SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat vereinbart werden. Mit Verbrauchern sind nur noch SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate möglich. Das SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat muss durch den Zahlungspflichtigen bei seiner Bank bestätigt werden. Ein Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch ist ausgeschlossen. Die Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenznummer, die Vorabankündigung und die Fälligkeit entsprechen den Regelungen der SEPA-Basis-Lastschrift.
3.1 Gläubiger-ID beantragen Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften gleich welcher Art ist der Besitz einer Gläubiger-ID, die nur online auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragt werden kann. Die Zusendung ist kostenlos und erfolgt i.d.r. innerhalb eines Geschäftstages. Diese 18-stellige Nummer setzt sich folgendermaßen zusammen: Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 98 ZZZ 09999999999 Länderkennzeichen DE zweistellige Prüfziffer dreistellige Geschäftsbereichskennung standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber individuell abgeändert werden z.b. für verschiedene Abteilungen zehnstellige Kontonummer Sofern Sie weiterhin Lastschriften einziehen möchten, beantragen Sie bitte baldmöglichst Ihre Gläubiger-ID unter: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Im Bereich Antragsformular und Downloads muss das Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer ausgewählt werden. Folgen Sie anschließend den Anweisungen. Nach Bestätigung Ihrer Eingaben erhalten Sie eine E-Mail an die angegebene Adresse. Führen Sie die in dieser E-Mail enthaltenen Anweisungen innerhalb zehn Kalendertagen aus und Sie erhalten wenige Stunden später ebenfalls per E-Mail Ihre Gläubiger-ID zugesendet. 3.2 SEPA-Lastschrift-Vereinbarung mit der Sparkasse Für jedes Konto, mit dem Sie Lastschriften einziehen möchten, benötigen Sie eine Vereinbarung mit Ihrer Sparkasse. Voraussetzung ist hierfür, dass Sie bereits die Gläubiger-ID von der Bundesbank erhalten haben. Wenden Sie sich nach Erhalt der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater und schließen Sie die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften und/oder die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschriften ab. Da die Gutschrift sowie die Belastung der SEPA-Lastschrift jeweils am Fälligkeitstermin erfolgt, muss die Einreichung der SEPA-Lastschrift mit folgenden Vorlauffristen erfolgen: Frühestens 14 Tage vor Fälligkeit und spätestens SEPA-Basis-Lastschriften Erst-/Einzel-Lastschrift: 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Folge-Lastschrift: 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschriften Grundsätzlich 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit jeweils bis 14:30 Uhr.
3.3 SEPA-Lastschrift-Mandat Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat dürfen keine Lastschriften eingezogen werden. Jedes Mandat muss vom Zahlungspflichtigen unterschrieben und durch eine eindeutige Mandats- Referenznummer gekennzeichnet werden (von Ihnen frei wählbar z.b. die Kundennummer). Ebenso muss die Gläubiger-ID vermerkt sein. Nach dem letzten Einzug besteht eine 14 monatige Aufbewahrungspflicht. Das Mandat verfällt, sobald 36 Monate kein Einzug erfolgte oder bei Widerruf des Zahlungspflichtigen. Mustervordrucke finden Sie auf unserer Internetseite unter www.sparkasse-schrobenhausen.de/sepa 3.4 Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen Unter bestimmten Voraussetzungen können bestehende Einzugsermächtigungen weiterverwendet werden, ohne dass neue SEPA-Lastschrift-Mandate eingeholt werden müssen. Diese werden umgedeutet. Die bisherige Einzugsermächtigung muss unterschrieben vorliegen. Der Zahlungspflichtige muss mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug per SEPA-Lastschrift schriftlich über die Umstellung des Lastschriftverfahrens informiert werden. Anzugeben ist Ihre Gläubiger-ID sowie die Mandats- Referenz des Zahlungspflichtigen. Das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen ist als Datum der Mandatsunterschrift im Datensatz anzugeben. Um Zeit und Kosten zu sparen, kann die Unterrichtung auch über den Verwendungszweck einer vorausgehenden Abbuchung (Beispiel nebenstehend) erfolgen.
4. Kartenzahlungen Banken, die Karten ausgeben, müssen künftig nach SEPA-Standard ihre nationale Marke (electronic cash) international einsetzbar machen. SEPA-Transaktionen müssen auf dem EMV-Chip der Karte basieren. Die Autorisierungen erfolgen dann entweder online oder offline über den Chip. Das elektronische Lastschriftverfahren (ELV) ist kein SEPA-konformes Bezahlverfahren. Die Sparkassen- Finanzgruppe wird dieses Verfahren solange anbieten, wie es die SEPA-Anforderungen zulassen (voraussichtlich bis 31.01.2016). Die Vorteile der SEPA-Kartenzahlung Das girocard-system erfüllt bereits heute die Standards, die die Rahmenbedingungen für SEPA- Kartenzahlungen im europäischen Binnenmarkt erfordern. Ihr Kundenkreis vergrößert sich, da alle Kunden aus dem europäischen Ausland bargeldlos bei Ihnen bezahlen können (any card at any terminal). Durch einheitliche Sicherheitstechnologien werden Kartenzahlungen sicherer. Wenn Sie kein SEPA-konformes Debitkarten-Zahlverfahren akzeptieren, verzichten Sie auf die optimale Sicherheit bei Kartenzahlungen und schränken Ihre Möglichkeit ein, Karten aus anderen Ländern zu akzeptieren. Klären Sie deshalb mit Ihrem Netzbetreiber, ob die vorhandenen Geräte EMV und SEPA-fähig sind. 5. Onlinebanking Software SFirm SFirm unterstützt ab Version 2.5 alle SEPA-Zahlverfahren. Bitte überprüfen Sie im Menü [Hilfe] [Info über SFirm] Ihre aktuelle Version und die installierten Module. Ein Update auf die Version 2.5 können Sie im Menü [Extra] [Online-Update] herunterladen und installieren. Sollte das Modul SEPA noch nicht installiert sein, erhalten Sie von unserer Electronic Banking Hotline unter der Telefonnummer (0 82 52) 95-139 gerne einen neuen Lizenzschlüssel. StarMoney StarMoney ist ab Version 8 bzw. StarMoney Business ab Version 5 ebenfalls SEPA-fähig. Sofern Sie eine ältere Version im Einsatz haben, können Sie über unseren Internetshop unter www.sparkasse-schrobenhausen.de (oben rechts auf Shop klicken) die neue Version bestellen. Sonstige Fremdsoftware Bitte informieren Sie sich beim jeweiligen Hersteller, ob die Software für SEPA-Zahlungen und Lastschriften genutzt werden kann.
6. So können Sie vorgehen Lesen Sie diese Broschüre aufmerksam. Bestimmen Sie einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID auf der Internetseite www.glaeubiger-id.bundesbank.de (3.1). Nach Erhalt der Gläubiger-ID wenden Sie sich an Ihren Berater der Stadtsparkase Schrobenhausen und schließen Sie die neue Vereinbarung über den Einzug von SEPA-Lastschriften ab (3.2). Beantragen Sie bei Ihrem Berater falls noch nicht vorhanden einen Onlinebanking-Zugang. Überprüfen Sie Ihre Zahlungssoftware, ob diese SEPA-fähig ist. Installieren Sie bei Bedarf entsprechende Updates (5). Erstellen Sie neue Lastschrift-Formulare mit integriertem SEPA-Mandat und nutzen Sie nur noch diese (3.3). Geben Sie Ihre IBAN und die BIC (BYLADEM1SSH) auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen anstatt bzw. zusätzlich zur Kontonummer und Bankleitzahl an. Bitte beachten Sie allerdings, dass aufgrund der Vereinigung mit der Sparkasse Aichach voraussichtlich eine Änderung der Bankleitzahl sowie evtl. auch der Kontonummer und somit auch der IBAN und des BIC erfolgen wird. Vergeben Sie für jeden Zahlungspflichtigen eine eindeutige Mandats-Referenz (z.b. die Kundennummer) (3.3). Informieren Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug schriftlich über den Einzug und die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat (3.4). Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (3.2). Für detailliertere Informationen bieten wir Ihnen weitere Broschüren auf unserer Internetseite an z. B. Informationen speziell zur SEPA: Lastschrift und eine ausführliche SEPA: Checkliste für die Praxis. Bitte beachten Sie abschließend noch folgendes: Lastschrifteinreichungen sind ab 1. Februar 2014 nur noch online möglich. SEPA-Mandate müssen bis 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. Der Zahlungspflichtige kann SEPA-Basis-Lastschriften innerhalb von acht Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Angabe von Gründen widerrufen. Liegt kein SEPA-Mandat vor, verlängert sich diese Frist auf 13 Monate. Unser SEPA-Newsletter informiert Sie über alle Neuigkeiten. Melden Sie sich an unter www.spk-schrobenhausen.de/sepa Sparkasse Aichach-Schrobenhausen Donauwörther Str. 9-13 86551 Aichach Telefon: (0 82 51) 94-0 Telefax: (0 82 51) 94-132 E-Mail: info@spk-aic-sob.de Internet: www.spk-aic-sob.de SEPA-Hotline Telefon: (0 82 52) 95-136 Telefax: (0 82 52) 95-145 E-Mail: sepa@spk-schrobenhausen.de Internet: www.sparkasse-schrobenhausen.de/sepa Electronic-Banking-Hotline Telefon: (0 82 52) 95-139 Telefax: (0 82 52) 95-163 E-Mail: electronic.banking@spk-schrobenhausen.de