Isabella Ettner, Konstanze Söllner (LMU München Universitätsbibliothek): Nie wieder abtippen! Der richtige Umgang mit Literaturverwaltungsprogrammen

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1 Isabella Ettner, Konstanze Söllner (LMU München Universitätsbibliothek): Nie wieder abtippen! 1. Warum Literaturverwaltungssoftware? Verschiedene Systeme (lokal/www, Preise) Wie funktioniert Citavi? Literatur verwalten Citavi Basics Literaturrecherche Größere Datenmengen importieren - Export aus Fachdatenbanken und Scientific Search Engines Import ganz leicht mit dem Citavi Picker Online-Recherche aus Citavi heraus (OPAC) Wissensorganisation Aufgabenplanung Publikation erstellen Zitationsstile Skript erstellen Publikationsassistent EndNote Wie funktionieren Recherche, Import und Export mit Endnote? In fremden Datenbanken recherchieren, dann importieren OPAC UB München Kostenpflichtige Datenbank (Campus-Lizenz): EBSCO Academic Search Premier Kostenfreie Datenbank: GoogleScholar EndNote Web Toolbar für Firefox Online-Suche aus EndNote heraus Export von EndNote-libraries EndNote und EndNoteWeb Cite While You Write in Word Literaturverzeichnis automatisiert erstellen Zusammenfassung... 27

2 2 1. Warum Literaturverwaltungssoftware? o keine Literaturnachweise mehr abtippen o Literaturverzeichnisse automatisiert erstellen o Zitate, Notizen zeitsparend verwalten und jederzeit wieder finden o Wissen von Anfang an archivieren, systematisieren und für weitere Projekte zur Verfügung stellen 2. Verschiedene Systeme (lokal/www, Preise) PBMS (Personal Bibliographic Management Software)/PBM (Personal Bibliographic Manager) Lokal Web Testversion Citavi 77,- + MwSt., Ja Citavi Grant auf Antrag EndNote 175,- + MwSt. EndNoteWeb Ja kostenlos / inklusive in ISI Web of Science- Campuslizenz Visual Composer 39,50 inkl. Ja MwSt. RefWorks 100,-$ Ja Jahresabonnement Zotero Firefox-Erweiterung Open Source 3. Wie funktioniert Citavi? In Citavi ist ein Projekt eine Sammlung von Titeln, Zitaten, Gedanken und Aufgaben, die zu einem bestimmten Thema gehören. In der frei erhältlichen Version Citavi Free 1 können nur Änderungen gespeichert werden, wenn weniger als 100 Titel gleichzeitig (d.h. auch in verschiedenen Projekten) geöffnet sind. 1 kostenloser Download der Citavi Free Version:

3 3 Citavi könnte man sich wie einen virtuellen Karteikasten vorstellen, der Informationen zentral verwaltet. Das Endergebnis stellt im Idealfall ein gegliedertes Textdokument dar, das sich aus den Informationen der Literaturverwaltungssoftware (Zitate, Gedanken, Abbildungen) selbst generiert und automatisch ein Literaturverzeichnis entsprechend des gewählten Zitationsstils enthält. Also: Nie wieder abtippen! 3.1. Literatur verwalten Citavi Basics Ein neues Projekt beginnen Sie, indem Sie aus dem Menü Datei den Befehl > Neues Projekt auswählen. Sobald Sie den Namen des Projekts und dessen Speicherort festgelegt haben, können Sie mit dem Arbeiten beginnen. Über das Icon > Neu wird ein neuer Titel in ein Projekt aufgenommen, der über die Karteikarten Titelangaben, Inhalt, Zitate, Aufgaben, Standorte und Zusätze spezifiziert werden kann. Zunächst muss der Dokumenttyp festgelegt werden. Dieser sorgt dafür, dass immer nur die Informationen erfragt werden, die für das korrekte Zitieren notwendig sind. Nun werden die bibliographischen Angaben eingegeben, entweder durch Import (s. Kap. 3.2.), manuell oder über die Eingabe der ISBN/ISSN Nummer. Falls Sie einen Titel einem falschen Dokumenttyp

4 4 zugeordnet haben, lässt sich dies nachträglich über den Menüpunkt Titel > Dokumenttyp ändern richtig stellen 2. manuell: bei der manuellen Eingabe gibt es einige Formalitäten der Syntax zu beachten; Autoren werden wie folgt angegeben: Nachname, Vorname; Nachname, Vorname; (kein et al. oder dergleichen, das regelt der Zitationsstil). Beispiel: Keating, Michael; Featherstone, Kevin; automatische ISBN-Erkennung: Öffnen Sie eine neue Kartei Titelangaben, indem Sie auf das Icon > Neu klicken; wählen Sie den betreffenden Dokumenttyp (es muss sich um selbständig erschienene Publikationen handeln, z.b. Monographien, Sammelwerke). Anschließend geben Sie die ISBN in das Leerfeld in der Maske rechts oben ein > Download. Die Inhaltsangaben zu einem Titel werden automatisch aus dem Gemeinsamen Bibliotheksverbund (GBV) heruntergeladen, können jedoch auch händisch korrigiert werden. 2 Wollen Sie einen eigenständigen Beitrag aus einem Sammelwerk in ein Projekt aufnehmen, so ist es sinnvoll zuerst die Kartei für Sammelwerk anzulegen und anschließend die Kartei Beitrag in, die dann mit dem Sammelwerk verlinkt wird.

5 5 Zitate und Kategorien: Die Zitate und Kategorien sind das Herzstück von Citavi. Es ist wichtig, die Zitate schon an dieser Stelle richtig abzutippen. Ein direktes Zitat muss beispielsweise zwischen Anführungszeichen stehen und Auslassungen sollten durch drei Punkte in eckigen Klammern gekennzeichnet werden. Dadurch spart man sich später viel Zeit beim Korrekturlesen. Im Arbeitsbereich Literaturverwaltung wird in die Kartei > Zitate ein > Neues Text Zitat eingegeben, wobei die Angabe der Seitenzahl nicht vergessen werden darf. Anschließend wird das Zitat einer neuen oder bereits bestehenden Kategorie (s. Kap. 3.3.) zugeordnet > OK. Kategorien: Im Arbeitsbereich Wissensorganisation legen Sie Kategorien an, die Ihnen später als Gliederung für Ihre Titel, Zitate und Gedanken dienen. Über den Menüpunkt Kategorien legen Sie neue Kategorien an, benennen diese um oder exportieren das ganze Kategoriensystem. Die Kategorieebenen werden über Pfeile in der Taskleiste gesteuert. Im unteren Teil des Fensters werden entweder Gedanken und Zitate oder Titel angezeigt, die durch einfaches Ziehen mit der Maus den verschiedenen Kategorien zugeordnet werden können. Vor allem für die Erstellung eines Manuskripts ist diese Funktionalität sehr wichtig (s. Kap ).

6 Literaturrecherche Größere Datenmengen importieren - Export aus Fachdatenbanken und Scientific Search Engines Fachdatenbanken Zunächst führen Sie eine Literaturrecherche in einer Fachdatenbank durch. Im folgenden Beispiel wird die Datenbank Academic Search Premier verwendet (Zugang über UB München, EBSCO Host).

7 7 Definieren Sie zunächst Ihre Suche und schränken Sie Ihre Suchkriterien nach Bedarf ein (Zeitraum, Autor etc.). Markieren Sie die Checkboxes aller Titel, die Sie in Citavi importieren möchten über das Symbol > Add. Welche Titel Sie ausgewählt haben, können Sie in dem Ordner rechts oben in der Maske > Folder has items nachvollziehen. Löschen Sie dort ggf. die Titel, die Sie nicht exportieren möchten und klicken Sie dann auf > Export.

8 8 Wählen Sie anschließend Save citations to a file formatted for > Direct Export to Endnote, ProCite, or Reference Manager > Save. Es erscheint ein neues Fenster, das Ihnen die Option bietet die heruntergeladene Datei mit Citavi Programm (Standard) zu öffnen. Klicken Sie auf > OK. Citavi wird gestartet, falls es nicht bereits läuft, und zeigt Ihnen eine Liste Ihrer Projekte. Wählen Sie das Projekt, das die recherchierten Titel aufnehmen soll. Nachdem Sie Ihre Wahl mit > OK bestätigt haben, startet der Import und Sie werden aufgefordert das Importformat festzulegen. Wählen Sie > RIS als Format (Citavi unterstützt auch BibTeX).

9 9 Prüfen und korrigieren Sie die Zeichencodierung (Zeichencodierung nicht korrekt > Wahl einer andern Zeichencodierung aus dem drop-down-menü) und klicken Sie auf > Weiter. Abschließend markieren Sie die Checkboxes der Titel, die Sie übernehmen möchten (falls nicht alle Titel übernommen werden sollen). Dann klicken Sie auf > In das Projekt übernehmen. Der letzte Schritt besteht darin zu entscheiden, ob eventuell vorhandene Zusatzdaten Schlagwörter, Standorte, Kurztitel mit in das Projekt übernommen werden sollen. Noch einmal mit > OK bestätigen und der Import ist abgeschlossen.

10 Import ganz leicht mit dem Citavi Picker Auf der Homepage von Citavi kann man sich kostenlos den Citavi Picker herunterladen > Dieser erleichtert Ihnen die Recherche und den Import von Literaturangaben in ein Projekt, das lästige Abtippen entfällt größtenteils. Wählen Sie zunächst den richtigen Picker für Ihren Browser aus und laden Sie diesen herunter indem Sie auf den Link > Jetzt installieren klicken. Inzwischen gibt es den Picker nicht nur für Firefox und den Internet Explorer, sondern auch für MS Word (für Adobe Acrobat ist der Picker noch in Arbeit). Auf den Internetseiten, die Sie besuchen, erscheint nun immer das Pickersymbol neben allen ISBN-Nummern. Außerdem können Sie den Picker über die rechte Maustaste aufrufen. Wenn Sie beispielsweise auf einer Webseite eine interessante Textstelle finden, markieren Sie diese und rufen dann den Picker auf. Über den Picker können Sie diese Textstelle als Zitat, Abstract, Inhaltsverzeichnis oder Schlagwort zum aktuell geöffneten Titel hinzufügen. Zudem kann der markierte Text als neuer Titel übernommen werden. Der markierte Text kann auch an die > Literatursuche in Datenbanken oder > Literatursuche im Web von Citavi weitergereicht werden.

11 11 Für die wissenschaftliche Literatursuche im Internet eignen sich besonders Scientific Search Engines wie CiteSeer, Google Scholar oder Scirus. Diese erheben den Anspruch wissenschaftliche Texte im Internet zu finden. Mit dieser Funktion können Sie den gewünschten Titel auch im BVB Verbundkatalog suchen (der Verbundkatalog eignet sich weniger für die Suche nach Aufsätzen): Text mit rechter Maustaste markieren > Citavi Picker aufrufen > Markierung übernehmen zur Literatursuche im Web > BVB Verbundkatalog. Da der Verbundkatalog nicht zur Standardeinstellung gehört, muss dieser über folgende Option im Menü des Pickers hinzugefügt werden: Einstellungen > Literatursuche im Web > Hinzufügen > + BVB Verbundkatalog. Datenimport aus Scirus: Durchführung der Suche unter Markierung der Checkboxes und auf den Link > Export checked results klicken. Angabe des Importformats (Citations only oder Citations, abstracts and keywords) und Auwahl des Datenformates > RIS format. Zum Export die Opiton > Save file to disk or open Refernce Software wählen und auf > Export klicken. Die heruntergeladene Datei mit Citavi öffnen und das Importformat auswählen > RIS. Überprüfung der Zeichenkodierung und Übernahme der Titel in das Projekt > OK.

12 12 Datenimport aus CiteSeer: Durchführung der Suche unter Hyperlink des gewünschten Titels anklicken, den BibTeX Eintrag markieren und in die Zwischenablage kopieren. es-customer, author = "Ch Es", title = "Customer Targeting, Geodemographics And Lifestyle Approaches", url = "citeseer.ist.psu.edu/58602.html" } im Citavi Projekt das Menü aufrufen und auf Datei > Importieren > Aus einer Textdatei > RIS > Weiter > Textdaten in der Zwischenablage verwenden > Weiter Zeichenkodierung überprüfen und in das Projekt übernehmen Datenimport aus GoogleScholar: Sie könne auch GoogleScholar zur Literatursuche verwenden, allerdings sollten Sie einmalig einige Voreinstellungen der Suchmaschine anpassen. Besuchen Sie die Website und wählen Sie die Option > Scholar-Einstellungen. Auf der sich öffnenden Seite wählen Sie den Bibliographiemanager > Links zum Importieren von Literaturverweisen in Citavi anzeigen > Einstellungen speichern. Anschließen können Sie den markierten Text auf einer Website über den Citavi Picker > Markierung übernehmen zur Literatursuche im Web > GoogleScholar suchen. Unter Umständen empfiehlt es sich die Suche über Anführungszeichen einzuschränken. Möchten Sie einen Titel in Ihr Projekt aufnehmen, so klicken Sie auf > In Citavi importieren.

13 13 Wie unter Punkt können nun die bibliographischen Angaben direkt übernommen werden. Daten einer Webseite importieren: Citavi Picker aufrufen und auf > Website als Titel aufnehmen klicken. Ein Internetdokument wird in Citavi angelegt und mit möglichst vielen verfügbaren Daten gefüllt (Internetadresse etc.). Das aktuelles Datum wird in das Feld Zuletzt geprüft am: eingefügt. Achtung! : Da die Aktualisierungsdaten aus den Metadaten der Website übernommen werden, muss das vom Autor vermerkte Datum auf der Webseite nicht unbedingt mit von Citavi angezeigten Datum übereinstimmen. Screenshots importieren: Citavi-Picker aufrufen und den Befehl > Screenshot als Cover hinzufügen wählen. Auswählen, ob die aktuelle Ansicht (> Bild des aktuellen Fensters) übernommen werden soll oder die gesamte Webseite (> Bild der kompletten Seite). Letztere Option benötigt mehr Speicherplatz und ist schlechter lesbar. Das Bild wird in das Cover-Feld des aktuellen Titels eingefügt und kann auch exportiert werden (Befehl > Speichern unter Anzeigen).

14 Online-Recherche aus Citavi heraus (OPAC) Viele Bibliotheks- und Buchhandelskataloge sowie Fachdatenbanken können direkt über Citavi abgefragt werden. Auch der OPAC der UB München und der Staatsbibliothek München steht Ihnen zur Verfügung, allerdings müssen diese noch manuell zu den Vorein stellungen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf das Icon > Recherchieren und dann links unten in dem sich öffnenden Feld auf > Diese Liste anpassen. Aus der drop-down-liste Land wählen Sie > Germany, dann die gewünschte Bibliothek > hinzufügen > OK. Anschließend geben Sie in das Leerfeld rechts unten Ihre Suchbegriffe ein und bestätigen die Eingabe mit > OK. Die Suchmöglichkeiten sind in Citavi leider nicht so differenziert wie Sie dies aus dem OPAC der UB oder der Staatsbibliothek kennen. Die Titel, die Sie übernehmen möchten, markieren Sie mit einem Haken und klicken dann auf > In das Projekt übernehmen. Danach ist es sinnvoll zu kontrollieren, ob die Zuordnung der Dokumenttypen stimmt, da es für diese keinen einheitlichen Standard gibt Wissensorganisation Die Wissensorganisation hilft Ihnen bei der Konzeption Ihrer Arbeit. Mit Hilfe von Kategorien ordnen Sie verschiedene Werke, Zitate oder Gedanken einander zu, die inhaltlich zusammen gehören oder die sich in anderer Weise aufeinander beziehen. Das Kategoriensystem entspricht einer Gliederung, wie Sie dies von schriftlichen Arbeiten her kennen. Ein effektiver Schreibprozess setzt eine klare Vorstellung vom Thema, von der Problemstellung, dem Untersuchungsgegenstand und dem Darstellungsziel voraus. Diese Vorstellung entwickelt sich zumeist während des Forschungsprozesses weiter, weshalb das Kategoriensystem jederzeit modifiziert und erweitert werden kann.

15 15 Im Arbeitsbe reich Wissensorganisation finden Sie alle Zitate und Gedanken wieder, die Sie im Literaturverwaltungsteil aufgenommen haben (vgl. Kap. 3.1.). Das Kategoriensystem erstellen Sie über den Reiter Kategorien > Neue Kategorie. Benennen Sie die Kategorie und legen Sie weitere Kategorien an. Im Kontextmenü finden Sie Pfeile mit denen Sie die hierarchische Positionen der Kategorien verändern können. Anschießend weisen Sie den Kategorien Zitate, Gedanken oder Titel durch einfaches Herausziehen aus der unteren Bildschirmhälfte zu. Es spart viel Zeit neu erstellte Zitate und Gedanken schon beim erstmaligen Eintippen im Bereich Literaturverwaltung gleich einer Kategorie zuzuweisen.

16 Aufgabenplanung Im Bereich Aufgabenplanung können Sie sich jederzeit einen Überblick über anstehenden Aufgaben verschaffen. Was ist damit gemeint? Während Ihres Arbeitsprozesses fällt Ihnen vielleicht ein, dass Sie noch Bücher entleihen oder einen Aufsatz kopieren müssen. Im Bereich Literaturverwaltung ordnen Sie diese Aufgaben in der Kartei Aufgaben einem bestimmten Titel zu. Später können Sie jederzeit die Übersicht im Bereich Aufgabenplanung aufrufen und wissen, was noch zu erledigen ist. Besonders wichtige Aufgaben werden als Meilenstein definiert, so dass man die Zeitplanung eines Projektes nicht aus den Augen verliert Publikation erstellen Für umfangreiche Arbeiten wie Seminararbeiten, Vorträge oder Dissertationen mit vielen Zitaten und Literaturangaben empfiehlt es sich den Publikationsassistenten zu Hilfe zu nehmen Zitationsstile Je nach Fachgebiet werden beim wissenschaftlichen Arbeiten unterschiedliche Zitationsstile verwendet. In einer wissenschaftlichen Arbeit sollten die bibliographischen Nachweise im Literaturverzeichnis und im Text konsistent formatiert sein. Sie müssen also, bevor Sie Ihr

17 17 Manuskript beginnen, einen Zitationsstil festlegen. Diesen können Sie jederzeit wieder wechseln. Wählen Sie im Programmteil Literaturverwaltung oder Wissensorganisation aus dem Menü Zitation den Befehl > Zitationsstil wechseln... Dem sich öffnenden Fenster können Sie den aktuell verwendeten Zitationsstil entnehmen. Zitationsstile für weitere Fachgebiete finden Sie über > Weitere Zitationsstile online. Treffen Sie Ihre Wahl, klicken Sie auf > Hinzufügen > OK. Den aktiven Zitationsstil sehen Sie am unteren linken Rand jedes Projekts. Der Publikationsassistent verwendet diesen Stil als Vorlage für Ihre zu erstellende Publikation. Sie können auch einen eigenen Zitationsstil entwerfen, falls der von Ihnen gewünschte Stil nicht vorhanden ist. Dies erfordert allerdings etwas Übung (Zitation > Zitationsstil-Editor) Skript erstellen Wenn Sie Ihren Zitaten und Gedanken Kategorien zugewiesen haben, werden Ihre Einträge in Citavi nach den zugewiesenen Kategorien geordnet. Die Benennung und Reihenfolge der Kategorien können Sie jederzeit ändern. Die Liste der Zitate, Bilder und Gedanken können Sie sich als Skript ausdrucken lassen und als Vorlage für Ihre Arbeit verwenden. Wechseln Sie in den Bereich Wissensorganisation.

18 18 Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl > Skript erstellen. Je nach Bedarf wählen Sie die Option > Mit Titel-Platzhaltern im Text, > Mit Titel-Platzhaltern in den Fußnoten oder > Mit Kurznachweisen im Text und Literaturverzeichnis. Die ersten beiden Optionen bieten die Möglichkeit das Skript weiter mit Citavi zu bearbeiten (RTF-Format). Vorerst werden die Textbelege in geschweiften Klammern dargestellt, z.b. {Bossaert 2002 #130: 84}. Später werden diese Belege mit der Funktion > Publikation formatieren richtig formatiert und ein Literaturverzeichnis wird automatisch erstellt. Zunächst speichern Sie dieses Dokument jedoch als RTF- Dokument ab. Wenn Sie die Funktion > Mit Kurznachweisen im Text und Literaturverzeichnis wählen werden alle Literaturangaben bereits korrekt formatiert dargestellt. Allerdings wird dadurch das weitere Bearbeiten des Textes mit Citavi erschwert, da sich Citavi zur Erstellung des Quellenverzeichnisses an den geschweiften Klammern orientiert. Ist Ihre Arbeit bereits vollständig, bietet sich diese Option jedoch an. Nun können Sie Ihre Publikation auch in einem anderen Format z.b. als Word Dokument - abspeichern Publikationsassistent Sie wundern sich vielleicht über die geschweiften Klammern in Ihrem Rohmanuskript. Citavi generiert zunächst Titel-Platzhalter, wenn Sie Zitat- und Literaturnachweise mit Hilfe des Publikationsassistenten in Ihr Manuskript einfügen oder ein Skript erstellen. In einem zweiten Verfahren werden diese Platzhalter in formatierte Kurz- und Langnachweise umgewandelt und es wird automatisch ein komplettes, voll formatiertes Verzeichnis der verwendeten Literatur erstellt. Nehmen wir das unter Punkt erstellte Skript als Beispiel. Zunächst wird das abgespeicherte RTF-Dokument benötigt (Dokument nicht öffnen).

19 19 Wählen Sie aus dem Reiter Zitation die Option > Publikation formatieren und anschließend das Dokument, das Sie formatieren möchten (> Dokument hinzufügen). Anhand der grünen Häkchen können Sie kontrollieren, ob das Dokument fehlerhafte Kurznachweise enthält und können diese ggf. verbessern. Speichern Sie das Dokument wiederum als RTF-Dokument, so dass Sie einen Blick auf den Text m it den korrekt dargestellten Kurznachweisen z.b. (Illner 2003: 452) - werfen können. Klicken Sie auf > Jetzt formatieren und speichern Sie das Dokument. Nun müssen Sie lediglich noch Formatierungsarbeit erledigen: automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen, Schriftgröße anpassen, Seitenzahlen einfügen etc.

20 20 4. EndNote 4.1. Wie funktionieren Recherche, Import und Export mit Endnote? In fremden Datenbanken recherchieren, dann importieren Literaturdaten, die nicht direkt via EndNote recherchiert wurden (Online-Suche), können mithilfe von Import Filtern in Endnote importiert werden. Der Standard-Import-Filter ist EndNote Import OPAC UB München Für den Im port von OPAC-Daten kommt der Standard-Filter zum Einsatz. Dazu wie gewohnt eine OPAC-Suche starten, Treffer für die Merkliste auswählen und auf > Ausgabe klicken.

21 21 Als Ausgabeformat > EndNote auswählen und die Datei abspeichern: Anschließend in EndNote mit EndNote Import und als Unicode-Text importieren:

22 Kostenpflichtige Datenbank (Campus-Lizenz): EBSCO Premier Academic Search Aus vielen Datenbanken können Treffer per Direct Export in EndNote importiert werden, z.b. auch aus den Datenbanken von EBSCO. Dazu nach der Suche den Link > Export anklicken:

23 23 Anschließend das Ausgabeformat > EndNote auswählen. Die Trefferliste wird automatisch nach EndNote exportiert Kostenfreie Datenbank: GoogleScholar Auch GoogleScholar bietet den Direct Export. Dazu muss allerdings, wie unter Citavi beschrieben, in den Scholar-Einstellungen die Anzeige der Links für den Bibliographiemanager aktiviert werden EndNote Web Toolbar für Firefox o Liest die Metadaten aus dem Header einer geöffneten html-seite (häufig unstrukturiert) o Daten auf einer Website (z.b. Amazon) können nicht gelesen werden

24 Online-Suche aus EndNote heraus Für die direkte Online-Suche in vielen wichtigen kostenpflichtigen Datenbanken können Sie bei der Universitätsbibliothek connection files anfordern und in den EndNote-Ordner Connections kopieren. Die Suchoptionen per connection file sind weniger detailliert als in den Original-Datenbanken. Verbinden Sie sich aus EndNote heraus über den Button > Online Search mit der gewünschten Datenbank Export von EndNote-libraries Zur Weiterverarbeitung mit einem anderen Literaturverwaltungsprogramm wird die Export- Funktion benötigt. Wählen Sie dazu File > Export. Der Export kann auch im BibTeX-Format zur Weiterverarbeitung mit stattfinden EndNote und EndNoteWeb EndNoteWeb: ist inklusive in der LMU-Campuslizenz von Web of Science, erforderlich ist nur die Registrierung.

25 25 o Export aus dem OPAC nach EndNoteWeb: > EndNote Export als Output Style / Import Option o Übertragung von Daten aus EndNote nach EndNoteWeb und umgekehrt: in EndNote > Tools > EndNoteWeb auswählen Es entsteht die Gruppe Transferred References. Um diese in eine neue Library zu übertragen, > Edit > Select all und > References > Add References to>new Group auswählen. o Bilder, Grafiken und verknüpfte Dateien werden nicht von EndNote nach EndNoteWeb übertragen Tipp: EndNoteWeb zur Ergänzung von EndNote verwenden, um Daten jederzeit und überall verfügbar zu haben Nachteil: Erfordert Internetverbindung, auch wenn man nur an seinem WORD-Dokument arbeiten will 4.2. Cite While You Write in Word Zum bequemen Einfügen und Formatieren der Literaturhinweise in einem WORD-Dokument dient die CWYW-WORD-Symbolleiste (unter EndNote und EndNoteWeb verfügbar). Falls diese in WORD nicht angezeigt wird oder eine Makro-Fehlermeldung erscehint, bitte wie folgt vorgehen: in WORD unter > Extras > Vorlagen und Add-Ins bei > Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins vor die Dateien EN7CWYW.dot und EN7Cwyw.wll (bzw. für WordXP bei EN7Cwyw.WordXP.wll) ein Häkchen setzen evtl. diese Dateien zunächst aus dem EndNote-Verzeichnis (z. B. C:\Programme\EndNoteX1\) in lokales Startup-Verzeichnis (z. B. unter C:\Programme\Microsoft Office\Office10\StartUp oder...\word\startup\) kopieren, nun bei > Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins über Hinzufügen unter Auswahl

26 26 des Dateityps Dokumentvorlagen und des Dateityps Word-Add-Ins nacheinander die beiden Dateien einfügen und dann ankreuzen unter > Extras > Makro > Sicherheit > Vertrauenswürdige Quellen die Option Allen installierten Add-Ins und Vorlagen vertrauen aktivieren 4.3. Literaturverzeichnis automatisiert erstellen Zum Formatieren der Literaturnachweise und automatisierten Erstellen des Literaturverzeichnisses wählen Sie auf der CWYW-Symbolleiste oder in den WORD-Extras > Format Bibliography und markieren den gewünschten Output Style. Auf der Registerkarte Layout legen Sie anschließend die Überschrift des Literaturverzeichnisses fest: Output Style-Templates können in EndNote angepasst werden (> Edit > Output Styles) An einem WORD-Dokument mit eingefügten Literaturnachweisen aus EndNote kann auch gearbeitet werden, wenn die ursprüngliche EndNote-Library nicht geöffnet oder nicht verfügbar ist. Dazu wird die so genannte Traveling Library genutzt.

27 27 Von vielen Verlagen wird vor der Einreichung zum Druck die Entfernung der EndNote- verlangt, wählen Sie dazu > Remove Field Codes (Originaldokument Feldbezeichnungen vor her abspeichern!) Eine Library gemeinsam benutzen Mehrere Nutzer können auf eine Library in einem Netzwerk gleichzeitig zugreifen, wenn die Rechte im Netzwerk entsprechend vergeben wurden (Hauptnutzer erhält Schreib-/Leserechte für den.enl- und.data-ordner, andere Nutzer erhalten nur Leserechte). Wenn eine Library weitergegeben werden soll, ist darauf zu achten, dass auch der.data-ordner mitgeliefert wird, in dem sich die verknüpften Images und Dokumente befinden. 5. Zusammenfassung Kriterien für die Wahl: Verbreitung in meinem Fach (Austauschmöglichkeiten mit Kommilitonen/Kollegen) Flexibilität bei Import und Export (Formate, Picker ) Möglichkeiten der zusätzlichen inhaltlichen Erschließung ( Wissensmanagement ) Preis