AMONDIS im Einsatz. Rechnungswesen bei der Alexianer GmbH

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1 AMONDIS im Einsatz Rechnungswesen bei der Alexianer GmbH

2 Unser Ziel? Wir unterstützen die Mitarbeiter der Alexianer GmbH Alexianer GmbH setzt bundesweit auf die AMONDIS-Lösung der data net solutions GmbH Der Kunde: Die Alexianer GmbH, einer der größten konfessionellen Träger in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft An ihren bundesweit über 80 Einrichtungen beschäftigt die Alexianer GmbH rund Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Verbund wird die gesamte Bandbreite von somatischen und psychiatrischen Krankenhäusern, über Seniorenpflegeheime, Werkstätten und Wohneinrichtungen für Menschen mit Behinderungen, Integrationsbetriebe sowie Medizinische Versorgungszentren betrieben. Im Bereich der Psychiatrie ist die Alexianer GmbH einer der größten Anbieter bundesweit. Die Herausforderung: Die neue Konzernstruktur erhöht die Komplexität Die Fusion der Unternehmensverbünde Ost und West und die damit einhergehende Umwandlung der Alexianer in einen Konzern stellt neue Herausforderungen an das Rechnungswesen: Die Anforderungen an die Software-Lösung haben sich verändert. Die Komplexität der Mitarbeiteraufgaben ist deutlich gestiegen. Unsere Lösung für die Anforderungen an die neue Konzernstruktur: Einführung der einheitlichen und benutzerfreundlichen AMONDIS-Lösung Hand in Hand mit dem Kunden Für die Alexianer GmbH haben wir die unterschiedlichen KI-Systeme (AGFA Orbis, Siemens medico, Nexus Medicare oder SAP ISH ) und verschiedene Heim-, Hotel- oder Gärtnereiabrechnungssysteme integrativ an das Finanzwesen angeschlossen. In vielen Bereichen auch bidirektional, um etwa Zuzahlungen oder Praxisgebühren in das angeschlossene KI-System ohne Doppelerfassung zu übertragen. Dazu setzen wir unsere im Unternehmensverbund West bereits etablierte AMONDIS-Lösung an allen Alexianer-Standorten ein. Die Bedienerfreundlichkeit des Systems erlaubt es jeder Funktionsabteilung ohne Vorwissen, einfach und schnell Geschäftsvorfälle zu erfassen. 2 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

3 In der Einführungsphase wurden die kundenindividuellen Einstellungen der Software mit den Betreuern Hand in Hand durchgeführt. Parallel haben wir zum Start der ersten Buchungskreise Mitarbeiter der DaKS GmbH (einem EDV-Tochterunternehmen der Alexianer) zur ersten Anlaufstelle für eingehende Unterstützungsfragen und als Schulungsleiter für die Funktionsabteilungen ausgebildet. Dank der intuitiven Programmsteuerung konnten die Mitarbeiter der DaKS GmbH die Programmanpassung und Schulungen schnell selbst übernehmen. Unsere Lösung für eine der größten Herausforderungen der Software-Einführungen im Rechnungswesen: Das tägliche Geschäft muss weiterlaufen : Das 3-stufige Migrationsmodell Ein wichtiger Meilenstein war die Umstellung der Finanzbuchhaltung der St. Alexius Finanzen auf die AMONDIS-Lösung. Die St. Alexius Finanzen betreut zentral die Buchhaltung für 22 Mandanten an den Standorten in Berlin, Brandenburg und Sachsen-Anhalt. Das 3-stufige Migrationsmodell erlaubt eine schnelle und einfache Umstellung ohne Beeinflussung des Tagesgeschäfts: 1. Übernahme der Stamm- und Basisdaten auf die Produktivumgebung 2. Übernahme der Bewegungsdaten aller abgeschlossenen Buchungsjahre 3. Übernahme der verbleibenden Bewegungsdaten aus dem aktuellen Buchungsjahr Nach Abschluss, Kontrolle und Freigabe konnte in den Buchhaltungsmandanten direkt und ohne Nachbearbeitung weitergearbeitet werden. Die Schnittstellen funktionierten unmittelbar. Durch das große Fachwissen und die langjährige Erfahrung der Mitarbeiter der data net solutions GmbH mit Projekten im Gesundheitswesen konnten wir AMONDIS in den zusätzlichen 22 Mandanten, innerhalb von 4 Monaten einführen. Barbara Pollok Geschäftsführerin DaKS GmbH In der Zusammenarbeit mit der data net solutions GmbH schätze ich besonders das vertrauensvolle Teamwork und den flexiblen, lösungsorientierten und schnellen Support durch unsere persönlichen Ansprechpartner. Telefon: info@data-net-solutions.de - 3

4 Die bundesweite Einführung der AMONDIS-Softwarelösung bei der Alexianer GmbH auf einen Blick: Das Ergebnis Die Vorteile Mit dem digitalen Rechnungseingang wird der Rechnungsfreigabeprozess automatisiert. Der zeitaufwändige und unsichere Transport der Rechnungen ist damit überflüssig. Alle beteiligten Funktionsabteilungen haben jederzeit Einblick, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung befindet. Der Beleg (Bestellung, Lieferschein oder Rechnung) kann jederzeit per Drill-Down dezentral angezeigt und nachgedruckt werden. Transparenz Zeitersparnis Skonto-Ertrag Durch den elektronischen Kontoauszug in Verbindung mit dem SAMU-IMPORT wird der Zahlungseingang automatisiert. Zuzahlungen, Vorschüsse oder Praxisgebühren werden direkt an die angeschlossenen KI-Systeme übermittelt. Routinearbeiten werden vom System übernommen Freie Kapazitäten Keine Doppelerfassung Mit der effizienten Kassenbuchverwaltung werden die dezentralen Kassenarbeitsplätze direkt an die Buchhaltung angeschlossen. Dank der intuitiven und einfachen Bedienung ist das Kassenbuch problemlos etwa an der Pforte einsetzbar. Hohe Bedienerfreundlichkeit Keine Doppelerfassung Kein zusätzlicher Erfassungsaufwand nach Kassenabschluss In der integrierten Rechnungsschreibung (Faktura) können Funktionsabteilungen über hinterlegte Geschäftsvorgänge Leistungen oder Artikel abrechnen. Die gesetzeskonforme Rechnung im Erscheinungsbild des Unternehmens wird beim Druck automatisch digitalisiert und archiviert. Direkte Erfassung in einem Schritt auch ohne Buchhaltungskenntnisse Entlastung der Buchhaltung In der Konzernbuchhaltung werden alle Buchungskreise auf den einheitlichen Kontenrahmen verknüpft. Dadurch sind direkte Soll-/Ist-Vergleiche oder Benchmarks auf Knopfdruck möglich. Durch den hohen Funktionsumfang können Einzel- oder konsolidierte Abschlüsse, mit oder ohne automatischer Intercompany Neutralisierung, monatlich oder jährlich erzeugt werden. Firmenübergreifende Transparenz Echtzeit-Kontrolle Ausschluss von Übertragungsfehlern Gesamtauswertung mit einem Klick Über 10 verschiedene Subsysteme wurden über das Schnittstelleninterface bidirektional bei Stamm- und Bewegungsdaten nahtlos angebunden. Durch individuelle Prüfregeln und Vervollständigungen konnten sogar Fehler aus den Subsystemen automatisch korrigiert werden. hohe Integrationsfähigkeit Unkomplizierte und sichere Lösung Keine Doppelerfassung 3Rationalisierungseffekt 3 einer einheitlichen Softwarelösung 4 data net solutions GmbH - Chiemseering Sankt Wolfgang

5 Die Alexianer GmbH betreibt bundesweit rund 80 Einrichtungen an den zehn Hauptstandorten. Das Ergebnis in Zahlen: Vollmigration von Stammdaten und 26,5 Mio. Buchungen aus 70 Buchungskreisen im laufenden Betrieb. Bis zu 600 Bankkonten werden täglich zentral über den elektr. Kontoauszug eingelesen und teilautomatisiert verarbeitet An 160 Kassenbüchern werden regelmäßig bare oder unbare Geschäftsvorfälle, direkt oder indirekt erfasst und verarbeitet Mitarbeiter sind in den Prozess der digitalen Rechnungskontrolle und -freigabe involviert digitale Rechnungsbelege wurden importiert und mit den Buchungen verknüpft. Pro Jahr werden ca. 4,5 Millionen Buchungszeilen verarbeitet. Telefon: info@data-net-solutions.de - 5

6 Produktpalette Kennen Sie die gesamte AMONDIS Produktpalette? AMONDIS Financial Solutions AMONDIS Logistik AMONDIS Prozessmanagement AMONDIS Systemvoraussetzungen Kontakt Kompetenz im Gesundheitswesen Anschrift Lösungen im Gesundheitswesen data net solutions GmbH Chiemseering St. Wolfgang Telefon: / Telefax: / Das Beratungsunternehmen für Einrichtungen des Gesundheitswesens Internet: info@data-net-solutions.de Gültig für Version 7 - Stand 01/2014 Weitergabe und Vervielfältigung dieser Produktinformation oder Teilen daraus sind ohne schriftliche Genehmigung nicht gestattet. Der Inhalt der Produktinformation kann jederzeit ohne Ankündigung geändert oder ergänzt werden. Sie ist als Kundeninformation zu verstehen. Änderungen des beschriebenen Leistungsumfanges gegenüber dem beschriebenen Stand bleiben daher vorbehalten. AMONDIS ist eine eingetragene Marke der Firma data net solutions GmbH. data net solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. 6