Veranstaltungs-Management

Transkript

1 Veranstaltungs-Management Wie können Vereine mit Events erfolgreich sein und konkrete Ziele erreichen?

2 Agenda -Vorstellungsrunde. -Was ist ein Event und was ist Eventmanagement? -Wie gelingt ein Event? Was enthält der Eventplan? -Vereinsevents: Was ist geplant? -Welche Ziele kann man erreichen? -Welche Zielgruppe wird gesucht? -Welches Motto eignet sich? -Wie welche Teilnehmer werben? -Was brauche ich für Eventerfolge? - Einnahmen erzielen - Die Todo-Liste für Events

3 Vorstellungsrunde Vorname, Nachname. Mein Verein. Welche Events plant mein Verein 2014/2015? -Andreas Panz(DLRG) -Barbara Gebauer (Ehrenamtsbüro) -Katja Fischer (Kolpingsfamilie) -Thomas Wenz (Kolpingsfamilie)

4 Was ist ein Event? Heute wird Event vom Kinofilm bis zum Kindergeburtstag verwendet. Eigentlich einmaliges, einzigartiges Ereignisse. -Produkt-und dienstleistungsbezogene Veranstaltung. > Saisonstart bis Ortsmesse. -Verwaltungs-und Finanzveranstaltungen. > JHV bis Sponsorenveranstaltungen. -Imageveranstaltungen. > Tag der offenen Tür bis Pressegespräch. -Mitgliederveranstaltungen. > Incentive bis Fortbildung.

5 Was ist Eventmanagement? -Zielgerichtete und systematische Planung von Veranstaltungen. -Ein Mix aus Information, Emotion, Aktion, Motivation. -Besteht aus Konzeption und Realisation. -Professionell gibt es sogar einen eigenständigen Studiengang. -Für uns Vereine sollte folgende Definition genügen: > Veranstaltung mit einem klaren Ziel. > Festlegung der genauen Zielgruppe. > Konzeption aus Info, Emotion, Aktion & Motivation. > Durchführung mit detailliertem Aufgabenplan.

6 Wie gelingt ein Event? - Detaillierte Pläne erstellen -Spannungsbogen in der Kommunikation aufbauen. -Spannungsbogen bei der Veranstaltung planen. -Teilnehmer von passiver in aktive Rolle bringen. -Veranstaltungen sollten sich vom Wettbewerb abheben. -Veranstaltung gliedern und ausreichend Vorlauf einplanen. -Geplante Zielgruppe und Teilnehmerzahl definieren. -Werbemaßnahmen planen und kalkulieren. -Zeitpunkt genau analysieren und planen. -Eventteam (Interne, Externe) zusammenstellen.

7 Was enthält der Eventplan? -Anlass / Ziel: Um welche Art Veranstaltung handelt es sich? - Zielgruppe: Wer soll die Veranstaltung besuchen? -Budgetierung: Wie viel darf Ihre Veranstaltung kosten? -Inhalt / Programm: Was wird den Teilnehmern geboten? -Veranstaltungstermin: Wann kann, muss der Event stattfinden? -Veranstaltungsdauer: Wie lange soll der Event dauern? -Veranstaltungsort: Welche Location ist am besten geeignet? -Projektplanung: Von wem wird was wann erledigt? -Rechtliche Pflichten: Was ist zu beachten? -Gab es schon einmal einen solchen Event?

8 Vereinsevents: Was ist geplant? Was für eine Veranstaltung ist das? - DLRG : Freibadfest - Ehrenamtsbüro : Ehrenamtsbörse - Kolpingsfamilie : Kabarettabend & Junge Familien-Treffen - Sportverein : Oktoberfest Welches Ziele soll damit erreicht werden? Welche Zielgruppe wird angesprochen? Welches Motto eignet sich dafür gut?

9 Welche Ziele kann man erreichen? -Geld verdienen oder Geld sammeln. -Mitglieder gewinnen & binden. -Menschen begeistern. -Image verbessern. -Öffentlichkeit erzeugen. -Bekanntheit steigern. -Informationen vermitteln. -Spaß machen. -Danke sagen.... und es kann immer auch das Gegenteil

10 Welche Zielgruppe ist gesucht? -Mitglieder gesamt, teilweise oder potenzielle Neumitglieder. -Firmen, Sponsoren, Unterstützer oder Mitarbeiter. -Ortsbevölkerung gesamt oder teilweise. -Regionalbevölkerung gesamt oder teilweise. -Kinder, Erwachsene oder Senioren. -Frauen oder Männer. -Singles, Paare oder Familien. -Spezialgruppen: Presse. VIPs. Ehrenamtliche.

11 Welches Motto eignet sich? -Zielgruppenansprache beachten. -Neugierde wecken. -Aktionsaufruf starten. -Alle relevanten Fakten kommunizieren. - DLRG : DLRG-Tag des Schwimmens - Ehrenamtsbüro : Tag des Ehrenamts (für Anbieter & Suchende) - Kolpingsfamilie : Abgekanzelt - Kirche zum Lachen - Kolpingsfamilie : Family-Sommer-Picknick - Sportverein : Erbacher Oktoberfest

12 Wie welche Teilnehmer werben? -Welche Teilnehmer möchte ich haben (Zielgruppe)? -Welche Motivation hat ein Teilnehmer? -Welche Fristen sollten beim Werben eingehalten werden? -Welche Kommunikationswege kann ich nutzen? -Welche Aufmerksamkeit erziele ich mit was? -Anmeldepflicht vs. ohne Anmeldung? -Mit oder ohne Partner, Familie, Freunde? -Wer kann beim Werben helfen?

13 Was brauche ich für Eventerfolge? Das Motto und 3 Ideen zum Erreichen des Ziels: -Ziel: Geld verdienen. -Ziel: Geld sammeln. -Ziel: Mitglieder binden & werben. -Ziel: Menschen begeistern. -Ziel: Image verbessern. -Ziel: Öffentlichkeit erzeugen. -Ziel: Bekanntheit steigern. -Ziel: Spaß machen. -Ziel: Danke sagen.

14 Einnahmen erzielen -Teilnahmegebühren pauschal oder für Einzelbausteine. -Einnahmen aus Verkauf von Produkten/Merchandising. -Einnahmen aus Anzeigen, Beilagen, Bannern. -Einnahmen aus Vermietung von Ausstellungsflächen. -Einnahmen aus Beteiligungen an der Veranstaltung. -Einnahmen aus Sponsoring der Kommunikation. -Einnahmen aus Ersparnissen bei Produktion, Organisation. -Einnahmen aus Ersparnissen beim Einkauf.

15 Die Todo-Liste für Events -Ausgangslage: Ziele, Motto, Zielgruppe, Personal, Budget. -Strategie: Anlass, Story, Programm, Vorher, Nachher. -Organisation: Aufgaben, Termin, Ablauf, wer macht was wann und womit, Zeitplan, Teilnehmerzahl, Location, Inhalte, Werbemittel, Genehmigungen, Sicherheit, Plan B, Wettbewerb - Medienstrategie: Werbung, wie, wann, wo, Dokumentation - Erfolgsmessung: Teilnehmererfassung, Feedbackzettel -Nachher: Endabrechnung, Zielkontrolle, Ausschau.

16 HP Mayer Mein Vorschlag für Ihr Ziel: Eine Veranstaltung professionell planen und durchführen. Wenn Sie eine Frage haben, etwas ergänzen, klarstellen oder berichtigen möchten, lassen Sie es mich bitte wissen: Danke für Ihre Teilnahme und viel Spaß mit neuen erfolgreichen Vereinsevents.