Zeiterfassung für Projekte. ZEP Release Notes 5.2

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1 Zeiterfassung für Projekte ZEP Release Notes 5.2 ZEP V 5.2 Juni 2014 provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen Tel. +49 (0)7156/ Fax. +49 (0)7156/ zep@provantis.de

2 Inhalt 1 Übersicht Neue Funktionen... im Detail Allgemein Online-Hilfe... jetzt auch auf Englisch Änderungshistorie... Kundendaten Benutzername... ändern Kundennummer... ändern Kurzform... Belegart ändern ZEP-Prüfung... der Kennwortregeln Änderung... der Eingabe für den Abzug von Mahlzeiten Neue... Benutzer-Lizenzen einfach aus ZEP heraus bestellen Mail-Trennzeichen für adressen Stammdaten>Mailvorlagen Textbausteine für s Projekt Konzept der Planung Ist Stunden Projektkategorien definieren Mailvorlagen für einzelne Projektmitarbeiter Mitarbeiterzuordnung nach Kategorie Hinweis bei "Überbuchung verhindern" Projektumsatz mit CSV-Export Suche berücksichtigt Kundenauftrag Einstellungen: Nur eigene Vorgänge im i-punkt anzeigen Auswertungen Kostenabrechnung optional ohne Bemerkung Zeitnachweis Detail mit Angabe des Arbeitsorts 20 3 Erweiterung... Module Modul Ticketsystem Zeiterfassung: Übernahme des Betreffs (Ticket/Teilaufgabe) in das Bemerkungsfeld Kundenansprechpartner nur mit Leseberechtigung Ticket-Filter: nur Bearbeiter/Ersteller von Tickets stehen zur Auswahl Kopieren der Eingangsdaten eines Tickets Konfigurierbare Benachrichtigungen Plan Stunden für Tickets und Teilaufgaben Modul Faktura Projekt mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden 25

3 Defaultwert bei Gutschrift / Stornorechnung ist "Stornorechnung" Rechnungsvorlagen für Druck auf Firmenpapier und für Mailversand Rechnungsanhänge auch ohne Modul Dokumentenverwaltung Textbausteine für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder Modul Überstunden,... Fehlzeiten und Urlaub Hinweis falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt Abgeglichene Urlaubstage Einstellungen: Genehmigte Fehlzeiten darf nur ein Administrator löschen Modul Abteilungen Einstellungen: Abteilungsleiter darf eigenen Urlaub genehmigen 31

4 1 Übersicht Allgemein: Online-Hilfe jetzt auch auf Englisch Kundenhistorie Umbenennen von Benutzernamen, Kundennummern, Belegart-Kurzform ZEP-Prüfung der Kennwortregeln Änderung der Eingabe für den Abzug von Mahlzeiten (bei der Berechnung der VMA) Neue Mitarbeiter-Lizenzen einfach aus ZEP heraus bestellen Mail-Trennzeichen für Mailclient: Komma bzw. Semikolon Textbausteine für s Projekt: Konzept der Projektplanung erweitert Ist Stunden werden an vielen Stellen angezeigt Kategorien Mailvorlage für einzelnen Projektmitarbeiter mit Platzhalter für Projekt, Projektmitarbeiter, letztes Zuordnungsdatum,... Mitarbeiterzuordnung nach Kategorie Überbuchen verhindern: Hinweis, falls bei Eingabe die Ist Stunden bereits über den Plan Stunden liegen Projektumsatz mit CSV-Export Suche berücksichtigt auch Feld "Kundenauftrag" Einstellungen: Nur eigene Vorgänge im i-punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen Auswertungen: Kostenabrechnung optional ohne Bemerkung Zeitnachweis Detail mit Angabe Ort Modul Ticketsystem: Zeiterfassung: Übernahme des Betreffs (Ticket/Teilaufgabe) in das Bemerkungsfeld Kopieren der Eingangsdaten eines Tickets 4

5 Konfigurierbare Benachrichtigungen Kundenansprechpartner nur mit Leseberechtigung Ticket-Filter: ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht mehr angezeigt Planstunden bei Tickets und Teilaufgaben mit direktem Bezug zur Projektplanung Modul Faktura: Defaultwert bei Gutschrift / Stornorechnung ist "Stornorechnung" 2 Rechnungsvorlagen für Druck auf Firmenpapier oder für Mailversand Rechnungsanhänge auch ohne Dokumentenverwaltung möglich (Rechnungsanhänge zählen dann zu Datenvolumen) Projekt mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden Textbausteine Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub: Einstellungen: Genehmigte Fehlzeiten darf nur ein Administrator löschen Einstellung Monate für Warnung "Monatsabschluss" abgeglichene/ausbezahlte Urlaube und Spalte Saldo bei Überstunden-Übersicht. Modul Abteilungen: Einstellungen: Abteilungsleiter darf eigenen Urlaub genehmigen - oder nicht (nur mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) 5

6 2 Neue Funktionen im Detail 2.1 Allgemein Online-Hilfe jetzt auch auf Englisch Wenn Sie in Ihrem ZEP als Sprache "Englisch" bzw. "Englisch mit deutscher Formatierung" eingestellt haben, erhalten Sie jetzt auch die Online-Hilfe entsprechend auf Englisch Änderungshistorie Kundendaten Sie können jetzt neben den Änderungen von Projekt- und Mitarbeiterdaten auch die Änderungen an den Kundendaten aufzeichnen: Unter Administration>Einstellungen>Änderungshistorie aktivieren Sie die Option "Änderung von Kundendaten aufzeichnen": Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen an Daten und Preistabellen der Kunden aufgezeichnet und Sie können im neuen Untermenüpunkt Änderungshistorie diese Änderungen nachvollziehen: 6

7 2.1.3 Benutzername ändern Sie können ab sofort den Benutzernamen eines Mitarbeiters in ZEP ändern (nur für Administratoren). Im Menüpunkt Daten eines Mitarbeiters können Sie mit "Bearbeiten" die Daten zum Ändern aufrufen. Klicken Sie auf das Stift-Symbol über dem Benutzernamen: Geben Sie den neuen Benutzernamen ein und klicken Sie auf "Ausführen". Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog "Mitarbeiter ändern" mit "Speichern" beenden. Die Änderung ist sofort wirksam! Bitte informieren Sie den Mitarbeiter, dass er sich in ZEP und ggf. den Apps abmelden und mit dem neuen Benutzernamen erneut anmelden muss, um Probleme bei der Arbeit mit ZEP zu verhindern. Bitte beachten Sie: in ZEP gibt es nun nur noch den aktuellen Benutzernamen Kundennummer ändern Analog Benutzername ändern, können Sie auch die Kundenummer eines Kunden ändern (nur für Administratoren): 7

8 Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog "Daten ändern" mit "Speichern" beenden. Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, müssen Sie folgendes beachten: Die Änderung der Kundennummer wird beim Speichern sofort wirksam und ändert alle mit dem Kunden verbundenen Daten, auch in der Vergangenheit. Hinweis: in bestehenden Rechnungen (Faktura) bleibt die alte Kundennummer erhalten. Um die neue Kundennummer in eine bestehende Rechnung zu übernehmen muss die Rechnung korrigiert und neu erstellt werden Kurzform Belegart ändern Analog können Sie auch die Kurzform einer Belegart ändern (nur für Administratoren). Auch hier gilt: Um die Änderung zu speichern, müssen Sie den Dialog "Belegart ändern" mit "Speichern" beenden ZEP-Prüfung der Kennwortregeln Seit ZEP 5.1 können Sie die Qualität der Kennwörter festlegen, diese Einstellungen galten bisher nur für neu angelegte Kennwörter. ZEP prüft ab sofort auch alle bestehenden Kennwörter auf die eingestellten Kriterien. Entspricht ein Kennwort nicht diesen Regeln, wird der Benutzer aufgefordert, das Kennwort entsprechend zu ändern. Bitte beachten Sie: Diese Kennwort-Änderung wird nur für ZEP im Web-Interface erzwungen, nicht bei den Apps. Sobald die Apps die Informationen über das neue Kennwort haben, muss der Benutzer sich neu anmelden (mit dem neuen Kennwort!) Änderung der Eingabe für den Abzug von Mahlzeiten Ab ZEP Compact Preise, Kosten & Reise und nur bei der Einstellung "Berechnungsverfahren der 8

9 Verpflegungsmehraufwendungen: Deutschland". Bisher konnten Sie bei der Eingabe eines Belegs angegeben, ob er Mahlzeiten enthält (Inklusivrechnung). Jetzt erfassen Sie die Mahlzeiten direkt bei der Zeiterfassung am jeweiligen Tag.Dadurch wird die Mahlzeiten-Pauschale von den Verpflegungsmehraufwendungen dieses Tages abgezogen. Die Angabe von Mahlzeiten ist jetzt also unabhängig vom Belegdatum und auch ohne die Erfassung eines Belegs möglich. Klicken Sie auf das Symbol und geben Sie an, ob Sie Frühstück, Mittagessen bzw. Abendessen an diesem Tag (z.b. vom Kunden) erhalten haben: ZEP führt dann in der Kostenabrechnung die korrekte Erstattung für den Mitarbeiter unter Berücksichtigung der abgezogenen Mahlzeiten auf:. Im neuen ZEP können Sie keine Inklusivrechnung mehr erfassen. Belege, die Sie in einer früheren ZEP-Version als Inklusivrechnung erfasst haben, werden jedoch weiterhin unterstützt und in der Kostenabrechnung und ggf. der Projektabrechnung weiterhin berücksichtigt Neue Benutzer-Lizenzen einfach aus ZEP heraus bestellen Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter haben und für diesen eine weitere ZEP-Lizenz benötigen, können Sie diese nun ganz einfach direkt aus ZEP heraus bestellen: Unter Mitarbeiter>Verwaltung informiert Sie ZEP über die Anzahl der Mitarbeiter. Entspricht die Anzahl der aktiven Mitarbeiter der Anzahl Lizenzen oder wird die Anzahl der lizenzierten Mitarbeiter im nächsten Monat überschritten, bietet Ihnen ZEP den Link "Weitere Lizenzen beantragen" an: 9

10 Klicken Sie auf "Weitere Lizenzen beantragen", im sich öffnenden -Fenster sind bereits folgende Daten eingetragen: Sie können die Daten selbstverständlich anpassen und dann einfach "Senden" klicken, Sie erhalten umgehend die benötigten Mitarbeiter-Lizenzen. Unabhängig von der Mitarbeiteranzahl können Sie auch jederzeit unter Hilfe (rechts oben in Ihrem ZEP) weitere Lizenzen beantragen Mail-Trennzeichen für adressen Sie können einstellen, ob als Trennzeichen zwischen den -Adressen Komma oder Semikolon verwendet wird. Das gewünschte Trennzeichen können Sie als Administrator global unter Administration>Einstellungen> angeben: 10

11 Jeder einzelner ZEP-Benutzer kann diese Einstellung in seinem Profil persönlich spezifizieren: Dazu gibt es im Profil den neuen Menüpunkt . Wenn der Benutzer nichts eigenes spezifiziert, werden die globalen Einstellungen (s.o.) genommen. Bitte beachten Sie: Sobald der Benutzer einmal eine eigene Einstellung der -Parameter gespeichert hat, wird eine Änderung der globalen Einstellung keine Auswirkung mehr für den Benutzer haben Stammdaten>Mailvorlagen Der bisherige Menüpunkt Administration>Einstellungen>Sonstiges>Mailvorlagen ist jetzt aufgeteilt in die Bereiche, für die -Vorlagen erstellt werden können: Sie finden die jeweiligen 11

12 Mailvorlagen jetzt jeweils unter: Projekte An einen einzelnen Projektmitarbeiter An alle Projektmitarbeiter Projektzeiten Überbuchung Projekt, - Vorgang, - Ticket/Teilaufgabe (Ticket/Teilaufgabe nur mit Modul Ticketsystem) Projektzeit-Details Planstundenhinweis Vorgang Planstundenhinweis Projekt Preise&Belege Beleg-Details Überstd., Fehlzeiten, Urlaub Überstundenbenachrichtigung Fehlzeitengenehmigung Fehlzeitengenehmigung zurückgezogen Fehlzeiten gelöscht Antrag auf Genehmigung von Fehlzeiten Mitarbeiter Zugangsdaten Gesperrt (nur mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) Entsperrt (nur mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) Benachrichtigung vor Beschäftigungsende Faktura Rechnung als versenden Ticketsystem verschiedene vorlagen für Statusübergänge etc Textbausteine für s Sie können in den ZEP-Stammdaten sogenannte "Textbausteine" mit Standardformulierungen und 12

13 Platzhaltern definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben einer einfach einfügen. Unter Administration>Stammdaten>Sonstiges gibt es den neuen Menüpunkt Textbausteine für s. Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, z.b. %I_VORNAME% % I_NACHNAME%, diese Platzhalter werden dann jeweils mit dem Vor- und Nachnamen des Verfassers der ersetzt. Wenn Sie nun eine aus ZEP verfassen, können Sie die definierten Textbausteine einfach einfügen: 13

14 2.2 Projekt Konzept der Planung Das Konzept der Projektplanung ist erweitert worden. Sie können nun die Planung der Stunden, des Arbeitsentgelts und der Belege/Km-Geld differenzierter vornehmen. Erfassung von Planzahlen: Es gibt eine Planzahl je Ebene, diese Planzahl kann auf zwei Arten zustande kommen: 1. als fix vergebene Planzahl (explizit oder fest vergebene Planzahl) 2. als dynamische (aggregierte) Planzahl (= Summe aller untergeordneten fix vergebenen bzw. dynamischen Planzahlen) Sie können auf verschiedenen Ebenen Planzahlen vergeben, diese Ebenen haben eine feste Hierarchie: 1. Projekt 2. Vorgang (untergeordneter Vorgang) und mit Modul Ticketsystem kommen noch folgende Ebenen dazu: 3. Ticket (nur Plan-Stunden) 4. Teilaufgabe (nur Plan-Stunden) 14

15 Beispiele: 1. Planung auf Projektebene ( von oben nach unten bzw. "Top-down"): Sie vergeben eine Projekt-Planzahl z.b. 100 Stunden. Damit haben Sie die Gesamtprojekt-Planstunden explizit vorgegeben und diese Anzahl Stunden können Sie nun auf die untergeordnenten Ebenen (Vorgänge, Untervorgänge (ggf. Tickets/ Teilaufgaben)) verteilen. ZEP wird Sie darauf hinweisen, wenn es "Planungsdifferenzen" geben sollte, also wenn Sie auf unteren Ebenen mehr Stunden verplant haben als auf der höheren Ebene vorgegeben ist. 2. Planung von unten nach oben ("Bottom-up") Sie können auch eine Planung "von unten nach oben" abbilden, dies bedeutet, dass die einzelnen Details (Vorgänge, ggf. Tickets/Teilaufgaben) geplant werden, um dann durch Aufsummierung dieser Planzahlen die aggregierte Gesamtplanzahl zu erhalten. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor: In dem (neuen) Projekt lassen Sie das Feld (und die Checkbox) für die Planzahl leer. Planen Sie die Vorgänge des Projekts mit den entsprechenden Planzahlen, die Projekt-Planzahl wird aus den untergeordneten Planzahlen summiert und als "aggregierte" Planzahl angezeigt. Diese Art der Planung war bisher schon so in ZEP möglich. Diese Planung funktioniert auf allen Ebenen in ZEP! Wo werden die Planzahlen eingegeben Sie können die Planzahlen wie bisher in den Menüpunkten Daten&Plan, Vorgänge und Projektplan eingeben. Alle Änderungen, die Sie in einem dieser Menüpunkte gemacht haben, werden natürlich in den jeweils anderen aktualisiert. Wenn Sie eine sehr detaillierte Planung machen möchten, ist der Menüpunkt Projektplan die richtige Stelle: hier sehen Sie die Planzahlen im Gesamtkontext aller Planzahlen des Projekts. Auswertungen In der Auswertungen Projektstand Plan werden die Planzahlen, die im Projektplan bei "Plan Std" angezeigt werden für den Vergleich mit den jeweiligen Ist Stunden herangezogen Ist Stunden Die aktuellen Ist Stunden werden an den folgenden Stellen angezeigt: Projektplan bei allen Dialogen zu Projekt, Vorgang, Ticket, Teilaufgabe: Ansicht und Bearbeitung Projekt-Übersicht, Vorgangsübersicht Zeiterfassung - Vorgangs-i-Punkt (falls Option in den Einstellungen gewählt) 15

16 2.2.3 Projektkategorien definieren Unter Administration>Stammdaten>Projekte>Kategorien können Sie beliebig Kategorien für Ihre Projekte definieren. Entsprechend können Sie in verschiedenen Auswertungen nach den Kategorien filtern: Bitte beachten Sie: Das Filterkriterium "Projektkategorie" haben Sie nur dann, wenn Sie in den Stammdaten Kategorien definiert haben! Mailvorlagen für einzelne Projektmitarbeiter Sie können einstellen, ob als Trennzeichen zwischen den -Adressen Komma oder Semikolon verwendet wird. Das gewünschte Trennzeichen können Sie als Administrator global unter Administration>Einstellungen> angeben: 16

17 Jeder einzelner ZEP-Benutzer kann diese Einstellung in seinem Profil persönlich spezifizieren: Dazu gibt es im Profil den neuen Menüpunkt . Wenn der Benutzer nichts eigenes spezifiziert, werden die globalen Einstellungen (s.o.) genommen. Bitte beachten Sie: Sobald der Benutzer einmal eine eigene Einstellung der -Parameter gespeichert hat, wird eine Änderung der globalen Einstellung keine Auswirkung mehr für den Benutzer haben Mitarbeiterzuordnung nach Kategorie Die Liste der Mitarbeiter wird für die gewählte(n) Kategorie(n) passend eingeschränkt: 17

18 Projekt-Mitarbeiterzuordnung Vorgangsmitarbeiter-Zuordnung Hinweis bei "Überbuchung verhindern" Sie können im Projekt und Vorgang (ggf. auch Ticket/Teilaufgabe) ja beliebig definieren ob ZEP verhindern soll, dass die Planstunden überschritten werden. Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf dieses Projekt/Vorgang gebucht werden können Projektumsatz mit CSV-Export Die Auswertung Projektumsatz bietet jetzt einen CSV-Export der folgenden einzelnen Tabellen: Arbeitszeit Belege Kilometergeld Verpflegungsmehraufwendungen Suche berücksichtigt Kundenauftrag Durch den in das Suchfeld eingegebenen Text wird die Ergebnistabelle nach: Kurzform 18

19 Bezeichnung Kundenauftrag Bemerkung eingeschränkt Einstellungen: Nur eigene Vorgänge im i-punkt anzeigen Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Projekt die Einstellung "Nur eigene Vorgänge im i-punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen" mit "Ja" angeben, werden die Mitarbeiter im i-punkt der Vorgangsliste nicht mehr alle Vorgänge des Projekts sehen, sondern nur die Vorgänge denen sie als Mitarbeiter zugeordnet sind. 2.3 Auswertungen Kostenabrechnung optional ohne Bemerkung In der Auswertung Kostenabrechnung wird in der Tabelle der Verpflegungsmehraufwendungen bei kürzeren Reisen die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.r. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist.daher gibt es eine neue Checkbox, über die die Bemerkung in der Kostenabrechnung unterdrückt werden kann: 19

20 Wenn Sie den Haken bei " in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen" wegnehmen, wird diese nicht angezeigt Zeitnachweis Detail mit Angabe des Arbeitsorts In der Auswertung Mitarbeiter>Zeitnachweis Detail wird der Ort in einer eigenen Spalte nach der Bemerkung angezeigt. Der Ort wird ebenfalls im CSV-Export mit exportiert. 20

21 3 Erweiterung Module 3.1 Modul Ticketsystem Zeiterfassung: Übernahme des Betreffs (Ticket/Teilaufgabe) in das Bemerkungsfeld In Mein ZEP>Projektzeiten wird bei der Auswahl eines Tickets bzw. einer Teilaufgabe in der Vorgangs-Liste über dem Bemerkungsfeld ein Link eingeblendet mit dem Text Ticket-Betreff bzw.teilaufgaben Betreff. Bei Anklicken wird der Betreff des Tickets/Teilaufgabe in die Bemerkungszeile übernommen Kundenansprechpartner nur mit Leseberechtigung Wenn Sie für einen Ansprechpartner eines Kunden Berechtigungen für das ZEP-Ticketsystem vergeben, können Sie jetzt auch einstellen, dass dieser Ansprechpartner für ein bestimmtes Projekt ausschließlich eine Leseberechtigung hat. Aktivieren Sie die Checkbox "Hat im Kundenzugang auf Tickets ausschließlich Leserechte": Sie können diese "nur Leseberechtigung" innerhalb eines Projektes selbstverständlich auch auf Vorgangsebene einstellen: Ticket-Filter: nur Bearbeiter/Ersteller von Tickets stehen zur Auswahl Bei den erweiterten Filteroptionen zur Suche von Tickets wurden bisher in den Auswahllisten 21

22 "Bearbeiter" und "Ersteller" zu viele (auch ausgeschiedene) Mitarbeiter angezeigt. Nun werden von allen ausgewählten Projekten (unter Beachtung der Auswahl "Projekte seit") nur die Mitarbeiter angezeigt, die Ersteller bzw. Bearbeiter von Tickets dieser Projekte sind bzw. waren, und nur diese werden in der jeweiligen Liste angezeigt Kopieren der Eingangsdaten eines Tickets Sie können jetzt ein Ticket auch "kopieren" (vgl. Projekte, Vorgänge kopieren), d.h. das neue Ticket übernimmt bestimmte Daten (Projekt/Vorgang, Bearbeiter...) des Vorlage-Tickets. Der Betreff erhält den Zusatz "-Kopie": Sie können natürlich beliebig Änderungen vornehmen Konfigurierbare Benachrichtigungen Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem gibt es einen neuen Menüpunkt "Benachrichtigungen": 22

23 Hier sind alle Ereignisse dargestellt, die bisher in ZEP dazu geführt haben, dass eine versendet wird. Jetzt können Sie diese Ereignisse entsprechend Ihren Anforderungen selbst konfigurieren: Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der ersten Spalte und Sie können im folgenden PopUp beliebig die Empfänger der auswählen und auch Zusätzliche Empfänger definieren. Wenn Sie den Haken in der Checkbox "aktiv" entfernen, verschickt ZEP bei diesem Ereignis keine . Wenn Sie auch gleich die entsprechende Mailvorlage zum Benachrichtigungsereignis anpassen möchten, klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Spalte Mailvorlage. 23

24 3.1.6 Plan Stunden für Tickets und Teilaufgaben Die Plan Stunden, die Sie bisher bereits bei Tickets und Teilaufgaben eingeben konnten, werden nun in die Projektplanung einbezogen. Bitte beachten Sie entsprechend des erweiterten Planungskonzepts, die Plan Stunden der Teilaufgaben werden aggregiert und als dynamische Planzahl bei dem übergeordneten Ticket angezeigt. Selbstverständlich wird auch die fixe Planzahl des Tickets angezeigt. (Eine Teilaufgabe ist die kleinste planbare Einheit in ZEP und kann daher keine dynamische Planzahl haben.) 24

25 3.2 Modul Faktura Projekt mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden Es kann vorkommen, dass ein Projekt an verschiedene Kunden Rechnungen stellen muss (Bauträger, Architekt, etc.). Das Projekt ist trotzdem eine Einheit und soll als solche bebucht und ausgewertet werden. Bisher war dies in ZEP nicht möglich. Wenn Sie nun also einen solchen Fall in ZEP abbilden möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Rechnungsstellung an mehrere Kunden". Sobald Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird der Kunde unter Daten&Plan als "Primärer Kunde" aufgeführt und unter Abrechnungseinstellungen kommt ein neuer Menüpunkt Kunden dazu. Hier können Sie einen weiteren Kunden auswählen und dem Projekt zuordnen. Sie können definieren, welcher Kunde als "primärer Kunde" geführt wird. In der Rechnungsposition wählen Sie den Kunden (primärer bzw. sekundärer Kunde) aus, an den diese Rechnungsposition gestellt werden soll. Der sekundäre Kunde hat für dieses Projekt ansonsten keine weitere Bedeutung. Bitte beachten Sie bei der Rechnungsstellung: Sie können nur Rechnungspositionen mit dem selben Kunden zusammen auf einer Rechnung abrechnen. Die Auswertungen Umsatzprognose und Offene Posten eines Projekts mit Rechnungsstellung an mehrere Kunden, haben eine zusätzliche Spalte mit der Angabe des jeweiligen Kunden Defaultwert bei Gutschrift / Stornorechnung ist "Stornorechnung" Der voreingestellte Rechnungstitel bei stornierten Rechnungen ist "Stornorechnung" (der Begriff "Gutschrift" ist seit Juni 2013 nicht mehr allgemeingültig und wird nur noch in wenigen Fällen verwendet). : Rechnungsvorlagen für Druck auf Firmenpapier und für Mailversand Wenn Sie Rechnungen nicht nur als versenden, sondern auch ausgedruckt auf einem fertigen Firmenbriefpapier per Post versenden möchten, können Sie nun für diese beiden Varianten jeweils ein eigenes Briefpapier in ZEP hinterlegen. Eine Vorlage erhält z.b. keine Hintergrundbilder, da auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt wird, die andere Vorlage enthält das Briefpapier komplett, da die 25

26 Rechnung per Mail verschickt wird. Unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Briefpapier können Sie eine spezielle Vorlage für den Rechnungsversand per hinterlegen: Wenn Sie nun eine Rechnung erstellen, werden grundsätzlich zwei Rechnungsdateien erzeugt: Rechnungsanhänge auch ohne Modul Dokumentenverwaltung Sie haben jetzt die Möglichkeit beliebige Dokumente einer Rechnung anzuhängen. Im Menü einer Rechnung gibt es den neuen Untermenüpunkt Dokumente. Wenn Sie ein Dokument (z.b. Zeitnachweise der Mitarbeiter, etc.) zu der Rechnung hoch laden möchten, klicken Sie auf den Link Neues Dokument und wählen Sie das entsprechende Dokument aus: 26

27 Unter Rechnung>Dokumente werden alle Rechnungsanhänge in einer Tabelle aufgelistet. Beim Rechnungsversand können Sie dann die der Rechnung zugeordneten Dokumente anhängen: Bitte beachten Sie: Rechnungsanhänge (nicht die Rechnung an sich!) zählen dann zu Datenvolumen. D.h. die Nutzung dieser neuen Funktion kann Kosten generieren Textbausteine für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder Stellen Sie sich Ihren Rechnungstext aus vorangelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen. Unter Administration>Stammdaten>Faktura gibt es den neuen Menüpunkt Textbausteine. Hier können Sie für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder jeweils vordefinierte Texte 27

28 hinterlegen. Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt. Platzhalter für Platzhalter für Platzhalter für Rechnungspositionen: Projektzusatzfelder: Kundenzusatzfelder: Wenn Sie in einer Rechnungsposition nun einen solchen Textbaustein einfügen möchten, klicken Sie unter Rechnungstext auf den Link Platzhalter/Textbaustein einfügen und wählen die gewünschten Werte aus: 28

29 Textbausteine bzw. Platzhalter legen Sie für die Projektzusatzfelder bzw. Kundenzusatzfelder analog an und fügen Sie entsprechend ein. 29

30 3.3 Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub Hinweis falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen, haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein. In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt. Stellen Sie ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein. Unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie einstellen, wann ZEP Sie darauf aufmerksam macht, dass der letzte Monatsabschluss bereits eine bestimmte Anzahl von Monate zurückliegt: Abgeglichene Urlaubstage Der Menüpunkt Mitarbeiter>Überstunden ist erweitert um Urlaubstage. Es werden zusätzlich zu den bisherigen abgeglichenen Überstunden auch die abgeglichenen Urlaubstage angezeigt. Spalte genommene Urlaubstage mit Urlaubsanspruch und Summe und Resturlaub ausbezahlte Urlaubstage eintragen - werden bei der Berechnung des Resturlaub berücksichtigt Zusätzlich werden Ihnen in dieser Auswertung jetzt auch der "Überstunden Saldo" und. der 30

31 "Resturlaub Saldo" als neue Spalten angezeigt: In der Auswertung Mitarbeiter>Monatsende wird der abgeglichene Urlaub als Spalte in der Tabelle Jahresübersicht angezeigt. In der Auswertung Jahresübersicht Fehltage werden weiterhin nur die genommenen Urlaubstage angezeigt. Die abgeglichenen Urlaubstage werden nicht explizit pro Monat angezeigt, sondern nur in der Spalte Resturlaub berücksichtigt Einstellungen: Genehmigte Fehlzeiten darf nur ein Administrator löschen Sie können unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub optional angeben, das genehmigte Fehlzeiten nur von einem Administrator geändert werden dürfen. 3.4 Modul Abteilungen Einstellungen: Abteilungsleiter darf eigenen Urlaub genehmigen Unter Administration>Einstellungen>Module>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie einstellen, ob ein Abteilungsleiter seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf. Die Voreinstellung ist "Ja", d.h. Ihr ZEP verhält sich so wie bisher. Bitte beachten Sie: Das "Ja" gilt nicht allgemein, sondern nur für den Fall, dass der Abteilungsleiter auch selber zu der Abteilung gehört, deren Abteilungsleiter er ist. Die Einstellung "Nein" bewirkt, dass im Formular beim Eintragen der Fehlzeit die Checkbox "genehmigt" nicht angezeigt wird. In der Liste der Fehlzeiten, die geplant und genehmigungspflichtig sind, fehlt der Haken, um einen Eintrag zu genehmigen. Wird ein Antrag auf Genehmigung gestellt, wird die nicht an den Abteilungsleiter (also an ihn selber) gesendet, sondern an den Abteilungsleiter einer übergeordneten Abteilung bzw. an einen Administrator gesendet. 31

32 Copyright 2013 provantis IT Solutions GmbH