Glossar zur Behördenberatung, Anbietung, Bewertung und Übernahme

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1 Glossar zur Behördenberatung, Anbietung, Bewertung und Übernahme Abgabe/Übergabe Vorbereitung und Transport archivwürdigen Schriftgutes an das Brandenburgische Landeshauptarchiv Abgabeverzeichnis (auch Übergabeverzeichnis) listet alle zur Abgabe/Übergabe an das Brandenburgische Landeshauptarchiv bestimmten archivwürdigen Akten in tabellarischer Form Beleg für die Übernahme archivwürdigen Schriftgutes für die abgebende Behörde/Einrichtung wird in zweifacher Ausfertigung in Papierform den zu übergebenden Akten beigelegt und in elektronischer Form per an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt enthält folgende Angaben zu den einzelnen Akten: Aktennummer, Aktenzeichen, Aktentitel, Bandnummer, Zeitraum von, Zeitraum bis, Bemerkungen Ableitungen zum Aktenplan stellen eine Erweiterung des Aktenplanes dar auf der Ebene der Betreffseinheit des Aktenplanes können Ableitungen gebildet werden müssen in Absprache mit der Organisationseinheit erfolgen, die den Aktenplan verwaltet und fortschreibt Formen: 1. Feste Ableitung: ergänzende Ordnungsmöglichkeit nach festgeschriebenen Merkmalen 2. Freie Ableitung: dient der sachliche Untergliederung einer Betreffseinheit Ablegen/Aufbewahren umfasst die Ablage von Schriftstücken in geeigneten Schriftgutbehältern und die technische Lagerung der Schriftgutbehälter in der Registratur/Altregistratur Anforderungen an Registraturräume sollten denen an Archivmagazine nicht nachstehen (siehe Merkblatt des BLHA: Anforderungen an Registraturräume und -Registraturgutbehälter ) Abteilungsregistratur verwaltet und verwahrt den gesamten Aktenbestand einer Abteilung Akte (siehe auch Aktenarten und Aktentypen) geordnete Zusammenstellung von Dokumenten gleichen Betreffs (Sachakte) oder gleicher Schriftstückarten (Serienakte)

2 trägt als eindeutiges Identifikationsmerkmal ein eigenes Aktenzeichen Aktenarten (nach Schriftträgern) Papierakte umfasst ausschließlich analoges Schriftgut auf Papier Hybridakte setzt sich aus Dokumente in Papier- und in elektronischer Form zusammen, die in Teilakten verwaltet werden und aufeinander verweisen müssen elektronische Akten bestehen ausschließlich aus elektronischem Schriftgut (Metadaten, Dateien, s etc) Aktenautopsie (auch Einzelbewertung) ist die Durchsicht jeder Akte oder auch stichprobenartige Durchsicht von Aktengruppen in einer Behörde/Einrichtung stellt ein sehr zeitaufwändiges Verfahren dar ist notwendig, wenn die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnisses zu unpräzise sind sollte für die Listenbewertung weitestgehend reduziert werden, da die Bewertungsentscheidung personen- und situationsbedingt ist in Vorbereitung der Erarbeitung eines Bewertungskataloges oder auch eines Bewertungsmodells notwendig aktenführende Stelle federführende Organisationseinheit, die die Akten entsprechend ihrer im Geschäftsverteilungsplan abgebildeten Zuständigkeiten bildet und für die Dauer ihrer aktuellen Nutzung verwahrt Aktennummer/laufende Nummer fortlaufende Nummerierung des zu übergebenden Archivgutes wird in Absprache mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv für jede zu übergebende archivwürdige Akten einmalig und damit eindeutig vergeben sie ist Teil der Archivsignatur, mit der eine Akte aus dem Zwischenarchiv oder dem Endarchiv durch die abgebende Stelle bestellt und ausgeliehen werden kann Aktenplan/Aktenplandatei hierarchisch Ordnungsrahmen für die Aktenbildung und -kennzeichnung ermöglicht den Zugriff auf die Akten nach Sachgesichtspunkten beinhaltet die Darstellung aller behördlichen Aufgaben ist sachbezogen und systematisch gegliedert wird in Papier- oder elektronischer Form geführt Aktenplanarten Teilaktenplan: wird nur von einer Organisationseinheit einer Behörde/Einrichtung verwendet z.b. Gemeinsame Landesplanung; SVP

3 Gesamtaktenplan: wird von der allen Organisationseinheiten einer Behörde/Einrichtung verwendet z.b. MWFK, MW, MBJS Einheitsaktenplan: wird von mehreren - meist gleichförmigen - Behörden/Einrichtungen verwendet z.b. Staatliche Schulämter Ressort- oder Generalaktenplan: wird von allen Behörde/Einrichtungen eines Ressorts - teilweise bundesweit - verwendet z.b. Justiz und Finanzen (bundesweit), Inneres (landesweit) Aktenplankennzeichen Nummer oder alphanumerisches Kurzzeichen für eine Betreffseinheit im Aktenplan Aktentitel kennzeichnet Inhalt und Entstehungszweck einer Akte ist bei Sach- und Serienakten die konkretisierte Betreffsbezeichnung aus dem Aktenplan ist bei Verfahrensakten die Angabe von Kläger, Beklagtem und Klagegegenstand ist bei Ermittlungsakten die Angabe von Verdächtigem und Ermittlungsgegenstand ist bei Personalakten der Name des Beamten oder Tarifbeschäftigten Aktentypen Unterscheidung erfolgt in Sach-, Serien- und Handakten sowie Mitwirkungsakten Sachakten Einzelsachakte: enthält nur einen Sachverhalt, betrifft einen Geschäftsvorgang Sammelsachakte: enthält Schriftstücke mit fehlender inhaltlicher und formaler Begrenzung Sondersachakte: nach einem formalen Merkmal oder inhaltlich normierten Querschnittsaspekt (z. B. Presseäußerungen, Stellungnahmen, Statistik, Organisation). Fallakte: durch ein bestimmtes formales Merkmal gekennzeichnet (z.b. Namen, Kundennummer, fortlaufende Nummer) Serienakten: nach Schriftstückarten wie z.b. Protokolle, Rundschreiben Handakten dienen dem persönlichen Wissensmanagement und dürfen keine Originale beinhalten Mitwirkungsakten: umfassen Kopien der Dokumente, die im Rahmen der Mitzeichnung (Beteiligung/Mitwirkung) entstanden sind und die im Original in der federführenden Akte abgelegt werden, daher dürfen Mitwirkungsakten keine Originale enthalten Aktenverzeichnis

4 Verzeichnis aller auf Grundlage des Aktenplanes tatsächlich gebildeten Akten in einer Organisationseinheit bzw. einer Behörde/Einrichtung dient dem Nachweis des gesamten Aktenbestandes als Form kommen Liste, Kartei und Datei in Frage Mindestangaben: 1. Aktenzeichen 2. Aktentitel 3. Laufzeit von (Anlegedatum bzw. Eröffnung der Akte) 4. Laufzeit bis (Weglegedatum bzw. Schließung der Akte) 5. Aufbewahrungsfrist 6. Standort (Angabe zum Aufbewahrungsort) 7. Ausleihe Aktenzeichen setzt sich zusammen aus dem Organisationskurzzeichen, dem Aktenplankennzeichen, das um ein Ableitungskennzeichen ergänzt sein kann, der Ordnungsnummer der Einzelsachakte und ggf. dem Kennzeichen der Sondersachakte in der Justiz: setzt sich das Aktenzeichen aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Registerzeichen, der lfd. Nr. der Akte und dem Jahrgang zusammen formaler Aufbau bei Sachakten: 1. aktenführende Stelle (Organisationskurzzeichen) 2. Aktenplankennzeichen und Ableitungskennzeichen 3. lfd. Nr. der Akte Altregistratur verwaltet und verwahrt das nicht mehr für die laufende Bearbeitung benötigte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist jedoch noch nicht abgelaufen ist in dafür geeigneten Räumen (siehe: Hinweise des BLHA für die Ausstattung von Registraturen) Archiv öffentliche Archive sind Einrichtungen, denen die Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder deren Vereinigungen, bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern oder sonstigen Stellen nach dem Belegenheitsprinzip (Bund und Länder) nicht mehr benötigtes Schriftgut zur Übernahme anbieten müssen Archivgut alle bei den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder deren Vereinigungen, bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern oder sonstigen Stellen des Landes (Stellen des Landes) entstandene archivwürdigen Unterlagen

5 die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt gemäß 5 Absatz 1 BbgArchivG ausschließlich dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv Aufbewahrungsfrist legt den Zeitraum fest, in dem Schriftgut nach seiner Schließung/Weglegung noch für einen Bearbeitungsrückgriff in der Behörde/Einrichtung bereitzuhalten ist ist für jede Betreffseinheit des Aktenplanes bzw. Fallaktenserie festzulegen Aussondern schrittweise und kontrollierte Verringerung des vorhandenen Schriftgutes unter Beachtung der Anbietungspflicht gemäß 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG auch Abgabe von Schriftgut an andere Behörden/Einrichtungen infolge von Aufgabenverlagerung Überführung des nicht mehr laufend benötigten Schriftgutes in die Altschriftgutverwaltung (Altregistratur oder Zwischenarchiv) Anbietung des Schriftgutes, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, an das Endarchiv Form und Ablauf der Abgabe/Übergabe von archivwürdig bewertetem Schriftgut wird im Merkblatt Hinweise des BLHA für die Übergabe von Archivgut beschrieben datenschutzgerechte Vernichtung des nicht archivwürdigen Schriftgutes gemäß 15 Registraturrichtlinie - RegR Aussonderungsverzeichnis listet das gesamte Schriftgut, dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, für die Bewertung durch das Brandenburgische Landeshauptarchiv ist nach Möglichkeit elektronisch unter Verwendung des Aktenverzeichnisses und/oder Aussonderungskataloges zu erstellen wird in zweifacher Ausfertigung in Papierform und in elektronischer Form per an das Brandenburgische Landeshauptarchiv übermittelt umfasst für jede auszusondernde Akte die Angaben: Aktenzeichen, Aktentitel, Akteninhalt, Bandnummer, Zeitraum von, Zeitraum bis, Bemerkungen, Leerspalte für: Bewertungsentscheidung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs förmliche Gestaltung siehe: Dateivorlagen im Kapitel Handreichungen Auswahlverfahren für massenhaft gleichförmiges Schriftgut bewusste Stichprobe wie z.b. Buchstabenauswahl, Geburtsmonate oder -jahre, jahrgangsweise Zufallsstichprobe mit Zufallszahlen unter Verwendung von Standardsoftware oder spezieller Software des Registraturbildners Beispielarchivierung nach definierten Kriterien

6 Band/Bandnummer kann innerhalb einer Akte gebildet werden, wenn der Aktenumfang dies erfordert serielles Schriftgut (Protokolle, Rundschreiben, Erlasse) eines bestimmten Zeitraumes werden in Bänden chronologisch abgelegt Bearbeiterablage/Bearbeiterregistratur Schriftgut, das bei einer Bearbeiterin oder einem Bearbeiter dezentral abgelegt und aufbewahrt wird Behördenberatung das BLHA berät gemäß 3 Absatz 2 BbgArchivG die Verfassungsorgane, Behörden, Gerichte, Einrichtungen, Landesbetriebe und -anstalten bei der Schriftgutverwaltung insbesondere der Registraturorganisation und der Aussonderung von Schriftgut Bereitstellen Informationen aus dem Schriftgut oder Schriftgut selbst wird für die Bearbeitung bereit gestellt umfasst auch die Bereitstellung von Informationen und die Vorlage von Schriftgut für Betroffene und deren Rechtsvertreter im Vollzug des Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetzes (AIG vom Formen: Beifügen von Unterlagen zu einem bestehenden Vorgang Wiedervorlegen von Vorgängen oder Akten Übersendung von Akten an andere Behörden Bewertung Feststellung über die Archivwürdigkeit von Schriftgut Kriterien. 1. Authentizität und Quellenwert (Originalität bzw. Federführung) 2. Informationswert, der sich aus dem Akteninhalt ergibt 3. Evidenzwert, der sich aus dem Entstehungszusammenhang des Schriftgutes, seiner Entstehungszeit und der Bedeutung des Registraturbildners ergibt 4. Schaffung dauernde Rechtssicherheit gegenüber dem Bürger z.b. bei Adoptionsakten 5. Schaffung einer Ersatzüberlieferung bei Überlieferungsverlusten oder -lücken Methoden der Bewertung massenhaft gleichförmiger Unterlagen: 1. Vollarchivierung bei herausragender Bedeutung der Angelegenheit z.b. Durchführung der Bodenreform und Abwicklung der Bodenreform 2. Auswahlarchivierung nach bewusster- oder Zufallsstichprobe

7 3. Totalkassation wegen offensichtlich sehr geringem historischen Wert der Angelegenheit Bewertungskatalog wird in der Regel auf der Basis des Aktenplanes für eine Behörde/Einrichtung angefertigt legt für jede Betreffseinheit nach Prüfung formaler und inhaltlicher Kriterien (meist nach vorheriger Aktenautopsie) fest, ob sie archivwürdig ist oder vernichtet werden kann erfordert detaillierte Kenntnisse des Organisationsaufbaus und der Arbeitsweise einer Behörde/Einrichtung sichert Transparenz und Kontinuität der Bewertungsentscheidung für einen längeren Zeitraum stärkt die Eigenverantwortung der abgabepflichtigen Stellen erfordert kontinuierliche Fortschreibung und engen Kontakt zur abliefernden Stelle um Überlieferungsverluste zu vermeiden Bewertungsmodell wird für Querschnitts- und Fachaufgaben der gesamten Verwaltung (Land, Kommune) erarbeitet setzt die genaue Kenntnis der Schriftgutverwaltung und der Geschäftsprozesse voraus Bewertungsprotokoll wird im Rahmen der sogenannten Listenbewertung für jedes Aussonderungsverzeichnis gefertigt hält die grundsätzlichen Motive der Bewertungsentscheidung fest Inhalt: 1. aussondernde Stelle/Registraturbildner 2. zeitliche Angaben zum Bewertungsvorgang 3. Nennung des bewertenden Archivars 4. Umfang des bewerteten Schriftgutes 5. summarische Begründung der Entscheidung nach Aktenplanpositionen oder einzelne Begründung für jede Akte 6. Aussonderungsverzeichnis mit Einzelentscheidungen Brandenburgisches Landeshauptarchiv (BLHA) Einrichtung im Sinne von 12 Abs. 1 des Landesorganisationsgesetzes vom 25. April 1991 (GVBl. S. 148) im Geschäftsbereich des für das Archivwesen zuständigen Landesministeriums zuständig für das Archivgut des Landes und damit Endarchiv für die bei den Verfassungsorganen, Behörden, Gerichten entstandenen Unterlagen ist auch zuständig für Unterlagen von Stellen des Bundes im Sinne von 2 Absatz 3, 8 und 9 des Bundesarchivgesetzes

8 übernimmt auch Archivgut von juristischen Personen des öffentlichen Rechts und von kommunalen Stellen sofern diese kein eigenes Archiv unterhalten unterhält gemäß 5 Absatz 5 BbgArchivG ein Zwischenarchiv für die obersten Landesbehörden übernimmt im Einvernehmen mit den Eigentümern auch Unterlagen natürlicher oder juristischer Personen des Privatrechts aufgrund letztwilliger Verfügungen oder Schenkungen berät gemäß 3 Absatz 2 BbgArchivG die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen entscheidet gemäß $ 5 Absatz 1 BbgArchivG über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen verwahrt die archivwürdigen Unterlagen gemäß 3 Absatz 1 BbgArchivG auf Dauer und erschließt sie um sie allgemein nutzbar zu machen nimmt Aufgaben der Archivberatung und Archivpflege wahr indem es die kommunalen Stellen nebst ihre Archive und natürliche und juristische Personen des Privatrechts nebst ihre Archive bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihre Archivgutes sowie bei der Aus- und Weiterbildung des in diesen Archiven tätigen Archivpersonals unterstützt (Archivberatung) Dokument ein- oder mehrseitiges Schriftstück ggf. mit Anlagen, das papiergebunden oder elektronisch erstellt und verwaltet wird (Fax, , Datenbank und andere Dateien) dazu gehören auch alle ergänzenden Angaben (z. B. Metainformationen), die zum Verständnis der Informationen notwendig sind DOMEA-Konzept heißt: Information, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang ist das deutsche Organisationskonzept für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung mit seinen Erweiterungsmodulen und einem Anforderungskatalog, der ein Lastenheft bei der DOMEA-Zertifizierung von IT-gestützten Vorgangsbearbeitungssystemen umfasst wurde durch die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) entwickelt definiert verbindliche Kriterien für elektronische Unterlagen wie: 1. Vollständigkeit 2. Integrität und Authentizität 3. Zusammenfassung aufgabenbezogener und zusammengehöriger Schriftstücke 4. Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns

9 Erfassung gemeint ist die Anbietung von Schriftgut durch die Stellen des Landes gemäß 4 Absatz 1 und 2 BbgArchivG Federführung Hauptverantwortung für die Bearbeitung eines Vorgangs gemäß den Festlegungen des Geschäftsverteilungsplanes umfasst die Verantwortung dafür, dass alle Stellen, deren Beteiligung zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich war, tatsächlich beteiligt und alle Geschäftsgangvermerke beachtet worden sind wird im Aktenplan für jede Betreffseinheit konkret festgelegt stellt ein wichtiges Bewertungskriterium dar um die Originale von Mehrfachüberlieferungen (Wissensmanagement- oder Handakten) zu unterscheiden Geschäftsgang umfasst die Eingangs- und Vorgangsbearbeitung kann mündlich und schriftlich vollzogen werden mündlich vollzogener Geschäftsgang bedarf der nachträglichen schriftlichen Dokumentation durch Protokoll, Vermerk oder Verfügung Geschäftsverteilungsplan gibt die sachliche Gliederung der Aufgaben einer Behörde/Einrichtung wieder enthält Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen grenzt die Arbeitsgebiete voneinander ab ordnet den Bediensteten eigene Aufgabengebiete zu Geschäftszeichen ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für ein- und ausgehende Schriftstücke Aufbau: 1. Organisationskurzzeichen 2. Aktenplankennzeichen 3. Tagebuchnummer/Jahrgang oder Aktennummer und Dokumentennummer/Jahrgang aus Registratursystemen (PRODEA, VISkompakt, DOMEA etc) Listenbewertung die Bewertungsentscheidung wird auf Grundlage eines Aussonderungsverzeichnisses für jede einzelne auf diesem Verzeichnis gelistete Akte getroffen sind die Inhaltsangaben des Aussonderungsverzeichnis zu unpräzise, müssen Aktenautopsien vorgenommen werden, da sonst Fehlentscheidungen getroffen werden können

10 Metadaten/-informationen sind beschreibende inhaltliche Merkmale sowie formale Ordnungsmerkmale zu Dokumenten, Vorgängen und Akten Mitzeichnung ist die vom Federführenden zu verantwortende Beteiligung anderer Organisationseinheiten, die zur abschließenden Bearbeitung sachlich erforderlich ist Ordnen Stufe 1: Zusammenfassung von Schriftstücken zu Vorgängen Stufe 2: Ablegen oder Anordnen von Schriftstücken in einer Akte Stufe 3: Reihen der Akten durch die aktenführende Stelle oder die Registratur Formen 1. numerische Ordnung: Ablage nach fortlaufenden Nummern, wird oft bei Serienschriftstücken verwendet (z.b. Rundschreiben, Protokolle) 2. alphabetische Ordnung: Grundlage ist die DIN 5007 Einheits- ABC-Regeln", wird meist bei personenbezogenen Akten bzw. Schriftstücken verwendet 3. geografische Ordnung: findet bei überwiegend örtlichen Gesichtspunkten Anwendung 4. sachbezogene Ordnung: Bildung von Vorgängen (gleicher Betreff) Arten der Reihung 1. kaufmännisch: jüngstes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle 2. buchmäßig ( Behördenablage ): ältestes Schriftstück liegt in der Akte an erster Stelle Postdatei/-tagebuch weist alle eingehenden Schriftstücke und deren Verbleib sowie deren abschließende Bearbeitung (Ausgang) nach dient der Kontrolle der Vollständigkeit der Bearbeitung erleichtert die Zuordnung zu bereits bestehenden Vorgängen und deren Bereitstellung Inhalt: 1. Eingangsdatum 2. Geschäftszeichen 3. Absender 4. Betreff 5. Federführung (Organisationseinheit oder Bearbeiter) 6. Ausgangsdatum kann in analoger oder digitaler Form geführt werden

11 Registraturmitarbeiter größere Abteilungs-, Zentral- oder Altregistraturen sollten von für diese Aufgaben ausgebildeten qualifiziertes Personal einsetzen als Ausbildungsberufe kommen infrage: Verwaltungsfachangestellte/~er und Fachangestellte/~er für Medien- und Informationsdienste sollten keine ausgebildeten Beschäftigte zur Verfügung stehen, sollten die Möglichkeiten einer berufsbegleitenden Ausbildung mindestens aber Lehrgangsbesuche an der Landesakademie für öffentliche Verwaltung oder hausinterne Fortbildungsveranstaltungen organisiert werden Registraturordnung regelt die Grundsätze des Geschäftsganges und die Ablauforganisation der Schriftgutverwaltung innerhalb einer Behörde/Einrichtung Registrieren dient dem zum leichteren Wiederauffinden von Dokumenten und Akten Bearbeitungsstand einer Angelegenheit ist schnell rekonstruierbar Stufe 1 Nachweis aller ein- und ausgehenden Schriftstücke in Postdateioder -tagebuch Stufe 2: Beschriftung und Nachweis aller Akten in einem Aktenverzeichnis Schlusszeichnung Übernahme der Verantwortung für den Inhalt des Entwurfs im jeweiligen Zuständigkeitsbereich Vorgesetzte darf den zur Abzeichnung oder Schlusszeichnung vorgelegte Entwurf jedoch nicht den Vermerk bzw. Bericht des Federführenden förmlich oder sachlich ändern Schriftgut sind alle bei der Erfüllung der Aufgaben erstellten und/oder empfangenen Dokumente und ihre Anlagen, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung Schriftgutarten Bericht: ausführliche Aufzeichnung über eine Dienstreise, ein mündliches oder fernmündliches Gespräch, die vorgangsrelevante und begründende Sachverhalte beinhaltet Entwurf: Ausfertigung eines Bescheides, der noch nicht ab- und mitgezeichnet ist Erlass: Entscheidung oder Anordnung einer übergeordneten Dienststelle Niederschrift oder Protokoll: Aufzeichnung über eine Sitzung oder Konferenz Reinschrift: Ausfertigung eines Bescheides für die Versendung

12 Verfügung:. Anordnungen über die Bearbeitung einer Angelegenheit, die festlegt, wie und in welcher Reihenfolge die Bearbeitung erfolgen soll; wird dazu fortlaufend nummeriert; Kürzel V steht vor dem 1. Verfügungspunkt; ist zu jedem Vorgang zu fertigen ( 12 Satz 1 GGO) Vermerk: skizzenhafte Aufzeichnung über eine Dienstreise, ein mündliches oder fernmündliches Gespräch, die vorgangsrelevante und begründende Sachverhalte beinhaltet Schriftgutverwaltung dient der Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit und Kontinuität des Verwaltungshandelns im Sinne von Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes organisatorisch: Aufgabenträger in der Behöre/Einrichtung inhaltlich: Ordnen, Registrieren, Aufbewahren, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut Vernichtung/Kassation darf dann - datenschutzgerecht gemäß 15 Registraturrichtlinie - RegR - erfolgen wenn die Genehmigung durch das BLHA erteilt wurde (gemäß bestehenden Vereinbarungen über Ausnahmen von der Anbietungspflicht oder nach Einzelaktenbewertung) Vorgang kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten zu einer Angelegenheit Teileinheit einer Akte Zeichnung Übernahme der Verantwortung für den Inhalt des Vermerks bzw. der Verfügung durch den Federführenden als Form kommt Unterschrift oder Paraphe (Namenskürzel) in Frage Zentralregistratur verwaltet und verwahrt den gesamten Aktenbestand einer Behörde/Einrichtung in dafür geeigneten Registraturräumen (siehe Hinweise des BLHA für die Ausstattung von Registraturen) Zwischenarchiv Einrichtung des Brandenburgischen Landeshauptarchivs, die der Aufbewahrung von Unterlagen der obersten Landesbehörden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und aus denen das Archivgut noch nicht ausgewählt worden ist, dient ( 2 Abs. 4 BbgArchivG) Zwischenarchivgut

13 umfasst die von einem öffentlichen Archiv zur vorläufigen Aufbewahrung in ein Zwischenarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist liegt weiterhin in der Verantwortung der abgebenden Stelle und kann durch diese ausgeliehen werden eine Benutzung diese Unterlagen durch Dritte ist nur mit Zustimmung der abgebenden Stelle möglich und erfolgt auf der Grundlage des Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz des Landes Brandenburg nicht archivwürdiges Zwischenarchivgut wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzgerecht vernichtet archivwürdiges Schriftgut wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in den Endarchivbestand, der vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv verwaltet wird, überführt