MonKey Office im Wirtschaftsunterricht

Transkript

1 MonKey Office im Wirtschaftsunterricht Skript: Lizenzen, Datenstände, Erkundungsauftrag (Verfasser: Günter Hellmers, Januar 2015) Inhalt: Handhabung des Programmpaketes 2 Erkundungsauftrag 4 1

2 Grundlagen zur Handhabung des Programmpaketes MonKey Office Installation (Einzelplatz): Download aktuelles Programmpaket (MonkeyOffice_2015_setup.exe) Setup ausführen: - Programmordner auswählen (z.b. D:\MonKey Desktopsymbol anlegen - MonKey office starten: Freeware - Neue Datenbank Datenbankendung: sdb Anlegen Ordner: Monkey\Datenbank enthält die aktuelle Datenbank. Während MO geöffnet ist, sind temporäre Dateien vorhanden. Monkey\Datensicherungen enthält die Datensicherungen. Die sdb-datei darf umbenannt werden. Einstellung des Datenbank-Ordners: Datei Datenbank - Speicherort Einstellung des Datensicherung-Ordners: Bearbeiten Einstellungen Datensicherungen Lizenzen Für die Freeware-Version wird keine Lizenz benötigt. Auf Anfrage erhalten Schulen von ProSaldo eine Schullizenz. Die Lizenz kann beliebig oft für Einzelplatz-Installationen eingetragen werden. Für die Netzwerkversion wird für jeden Client eine eigene Lizenz benötigt. Die Lizenz darf an Schüler und Kollegen weiter gegeben werden, soweit sie ausschließlich für Unterrichtszwecke genutzt wird. Es bietet sich an, einen Nutzungsvertrag abzuschließen. Programm-Start: Doppelklick auf Programm-Icon Lokale Datenbank öffnen Pfad Monkey\Datenbank auswählen Rücksicherung eines Datenbestands: MonKey ist nicht geöffnet. Aktuelle Datenbank im Datenbank-Ordner löschen. Gesicherte Datenbank in den Datenbank-Ordner kopieren. Anschließend MO öffnen und über Lokale Datenbank öffnen die Datenbank auswählen. Sicherung eines Datenbestands: In MO: Datei > Datensicherung. Die Datenbank wird im eingestellten Datensicherungsordner in einen neuen Datumsordner kopiert. Datenstände: NBueroV00.sdb: Keine Buchungen, keine Belege, alle Lagerbestände sind 0. NBueroV10.sdb: Wenige Belege und Buchungen sind erzeugt. Datenstand für Erkundungsauftrag und für Absatzvorgänge. 2

3 Ändern der Firma Datei - Firmenverwaltung Firma auswählen Bearbeiten Eine Datenbank kann beliebig viele Firmen enthalten. Für Unterrichtszwecke bietet es sich an, pro Datenbank nur jeweils eine Firma einzurichten. Debitoren (Kreditoren) erfassen Stammdaten Konten Debitoren (Kreditoren) Konto duplizieren, Kontonummer und Bezeichnung ändern Stammdaten Adressen Neu (oder Duplizieren) Rechnungsanschrift: Adressdaten erfassen Lieferanschrift: In der Regel: Aus Rechnungsanschrift übernehmen Kunde Faktura: Aktiver Kunde (Lieferant Faktura: Aktiver Lieferant) Debitorenkonto (Kreditorenkonto): Vorhandenes Konto auswählen anwählen Konten erfassen Stammdaten Konten Ähnliches Konto auswählen, Eintragen bzw. prüfen: Nummer, Bezeichnung, Typ, Steuertyp Anschließend: Stammdaten Kontenstruktur Dem Konto eine Bilanz- bzw. GuV-Struktur zuordnen. Artikelgruppen anlegen Stammdaten Artikel und Leistungen Auswählen Alle Gruppen, dann Neu Eintragen Bezeichnung, übernehmen Standardkonten der REWE Artikel anlegen Stammdaten Artikel und Leistungen Auswählen der Gruppe, dann Neu Eintragen Artikelnummer, Bezeichnung, EK, VK (über Marge), Lagerartikel Zahlungsbedingungen anlegen Vorgaben Zahlungsbedingungen Einkauf (Zahlungsbedingungen Verkauf) Nummernkreise Unter Vorgaben eingestellt. Formulare anpassen Für die Nordbüro KG stehen Auftragsformulare und Einkaufsformulare zur Verfügung. 3

4 Erkundungsauftrag NordBüro KG Die NordBüro KG setzt seit einigen Monaten eine neue Software für den kaufmännischverwaltenden Bereich ein. Es handelt sich um die integrierte Unternehmenssoftware MonKey Office. Die Software und der Datenbestand NBueroV10.sdb der NordBüro KG stehen Ihnen zur Verfügung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Unternehmen, indem Sie die folgenden Arbeitsaufträge bearbeiten. Arbeitsauftrag 1 Firmenangaben Rufen Sie Datei > Firmenverwaltung > NordBüro KG > Bearbeiten auf und beantworten Sie die folgenden Fragen: 1. Wo befindet sich der Firmensitz (Straße, PLZ, Ort)? 2. Wie heißt die Webseite des Unternehmens? 3. Über welche Hausbank werden Zahlungen abgewickelt? 4. Welches Finanzamt und welche Umsatzsteuer-ID-Nr. sind erfasst? Arbeitsauftrag 2 Kunden Rufen Sie Stammdaten > Adressen auf. Einzelne Debitoren wählen Sie über Bearbeiten aus. Bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. Wie viele Kunden (Debitoren) sind erfasst? 2. Welche Rechnungsanschrift hat der Kunde Orlendo GmbH? 3. Wie lautet die -Adresse des Kunden 24002? 4. Gibt es Kunden, deren Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweichen? 5. Welche Lieferart und welche Zahlungsbedingung sind für die Jansen OHG erfasst? 6. Welcher Status ist unter Kunde Faktura für die Orlendo GmbH erfasst? Rufen Sie Stammdaten > Konten > Debitoren auf. 6. Bei einem Kunden ist eine Rechnung offen. Um welchen Kunden handelt es sich und wie hoch ist der Betrag? 7. Handelt es sich bei offenen Kundenrechnungen um einen Soll- oder um einen Haben-Saldo? Arbeitsauftrag 3 Lieferanten Rufen Sie Stammdaten > Adressen bzw. Stammdaten > Konten > Kreditoren auf und bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. Wie viele Lieferanten (Kreditoren) sind erfasst? 2. Welche Zahlungsbedingung ist für den Lieferanten erfasst? 3. Welche Lieferart gilt grundsätzlich für Lieferungen der Jey GmbH? 4. Welcher Branche gehört die Brandler AG an? 5. Welche Webseite ist für die Jey GmbH erfasst? 6. Bei einem Kreditor ist der Saldo nicht Null. Was bedeutet das? 4

5 Arbeitsauftrag 4 Artikel Rufen Sie Stammdaten > Artikel und Leistungen auf und bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. Welche Artikelgruppen mit jeweils wie vielen Artikeln sind insgesamt erfasst? 2. Welcher der erfassten Artikel der Artikelgruppe Handelswaren hat den höchsten Verkaufspreis? 3. Mit welcher Marge (in Euro und in Prozent) wird der Artikel kalkuliert? 4. Welche Einkaufs- und welche Verkaufspreislisten gibt es? 5. Wie viele Pakete Kopierpapier naturweiß sind aktuell im Lager? 6. Wie hoch sind der Mindest- und der Zielbestand von Artikel 20002? 7. Welchen Lieferanten und welchen EK Netto weist die Einkaufspreisliste Handelswaren für den Artikel aus? Arbeitsauftrag 5 Kontostände Rufen Sie Buchhaltung > Summen & Salden auf, klicken Sie auf Aktualisieren und notieren Sie die aktuellen Kontostände in der Spalte Kumulierter Saldo der folgenden Konten: 1. Bank 2. Eigenkapital 3. Forderungen aus Lief. und Leistungen 4. Verbindlichkeiten aus Lief. und Leistungen 5. Umsatzerlöse für Waren 6. Aufwendungen für Waren Arbeitsauftrag 6 Bilanz und GuV-Rechnung Rufen Sie Eröffnung & Abschluss > Bilanz und GuV auf, klicken Sie auf Aktualisieren und nehmen Sie im Filter für Bilanz und GuV alle Häkchen heraus. Über Drucken > Formular: Bilanz und GuV hoch > Vorschau erhalten Sie drei für die Druckausgabe zur Verfügung stehende Seiten. Notieren Sie die Beträge der folgenden Bilanzpositionen bzw. GuV-Positionen: 1. Vorräte 2. Kassenbestand, Guthaben bei Kreditinstituten 3. Summe Aktiva 4. Summe Passiva 5. Eigenkapital 6. Verbindlichkeiten aus Lief. und Leistungen 7. Sonstige Verbindlichkeiten 8. Bilanzergebnis 9. Umsatzerlöse 10. Materialaufwand 5