PK Consulting AG. Software für Fernsehgenossenschaften PKC WIN VFG Erstellt: Juni 2003

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1 Erstellt: Juni 2003 CH-5013 Niedergösgen

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung... 3 Register Fernsehgenossenschaft... 4 Datenmappe: Mandant... 4 Datenmappe: Parameter... 5 Einsteigen ins Programm... 6 Register Vertrag... 8 Datenmappe: Übersicht der Verträge... 8 Datenmappe: Verwaltung des Vertrages... 8 Datenmappe: Konto... 9 Register Objekt Datenmappe: Übersicht der Liegenschaften Datenmappe: Verwaltung der Liegenschaften / Anschlüsse Assistent Vertrag / Liegenschaft Erfassen Datenmappe: Vertrag / Objekte neu erfassen Erfassen von Verträgen Hinzufügen einer weiteren Vertrags-Adresse Erfassen von Objekten / Liegenschaften Hinzufügen eines weiteren Objektes Assistent Vertrag / Liegenschaft Suchen Datenmappe: Suchen Vertrag Datenmappe: Suchen Liegenschaft / Anschluss Index CH-5013 Niedergösgen

3 Einleitung Die Standard-Applikation stellt ein effizientes Instrumentarium zur Verwaltung von Fernsehgenossenschaften dar. Benutzerfreundlichkeit und ein funktionell gut strukturierter Aufbau waren oberste Maximen, die es bei der Entwicklung von einzuhalten galt. Die Funktionspalette von deckt den ganzen Aufgabenbereich einer Fernseh- Genossenschaft mit einem sehr hohen Automatisierungsgrad ab. Die ganze Software ist Mehrsprachen fähig. Mit haben Sie die Möglichkeit, Anschluss- oder Abonnementsverträge zu erstellen und zu verwalten. Der Vertrag kann mit Domizil- und Postzustelladresse ausgestattet werden. Des weiteren können Sie dem Vertrag eine oder mehrere Liegenschaften - sprich Objekte - unterstellen. Der oder die Anschlüsse der Liegenschaft (Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus, öffentliches Gebäude, Wohnung) können weiter spezifiziert werden. Hierfür steht ein umfangreicher und individuell anpassbarer Tarifkatalog zur Verfügung. Diverse Möglichkeiten stehen bei der Anschlussart der Liegenschaft zur Verfügung. verfügt über eine ausgeklügelte Suchfunktion, mit deren Hilfe Sie ohne weiteres den gewünschten Vertrag oder die Liegenschaft auffinden können. Standardmässig ist mit folgenden Batchläufen und Auswertungen ausgerüstet: - Zeitlich gestaffelte, periodische VESR-Fakturierung von Abonnements-Gebühren - Einmalige, aperiodische VESR-Fakturierung von Anschluss-Gebühren und Zubehörartikeln - Beliebige Mahnläufe für erste, zweite und dritte Mahnungen - Diverse Journale, die für Kontrollarbeiten herangezogen werden können, wie: - Faktura-Journal - Mahn-Journal - Journal über automatisch verbuchte Zahlungs-Eingänge - Fehlerliste mit den nicht verbuchten Zahlungs-Eingängen - Journal offene Posten - Journal aktive Anschlüsse als Grundlage für Rechnungsstellung von - GVG - WD - Bacom - Des weiteren wird dem Informationsbedarf der Verwaltung wie folgt Rechnung getragen: - Standard-Verträge - Spezifikationsblatt zu den Verträgen - Stammblatt mit Angaben zu Vertrag, Liegenschaft, Anschluss und Faktura-Positionen - Kontoauszug pro Vertrag CH-5013 Niedergösgen

4 Register Fernsehgenossenschaft Datenmappe: Mandant Im oberen Bereich kann festgelegt werden, ob Fakturen oder Mahnungen ausgedruckt werden sollen. Pro Verarbeitungslauf kann definiert werden, welche Verträge mit welcher Periodizität berücksichtigt werden sollen. Des weitern wird hier auch das Valuta Datum des Dokumentes sowie die Fälligkeit der Zahlung festgelegt. Gleichzeitig bietet diese Übersicht auch die Möglichkeit, Dokumente vergangener Verarbeitungsläufe zu reproduzieren. Der untere Bereich der Datenmappe dient der Erfassung und Verwaltung der Adressen von Personen, die in direkter Verbindung mit der Fernsehgenossenschaft stehen. Den in diesem Adresskreis aufgenommenen Personen können jederzeit individuelle Mitteilungen zugestellt werden. Zum Beispiel: - Einladung zur GV - Informations-Updates Die Schaltfläche Adresse Mandant gibt jederzeit Auskunft über die bereits erfassten Personen. Mit der Schaltfläche Neue Adresse Mandant, kann eine neue Adresse aufgenommen werden. Die blaue Fläche bietet die Möglichkeit, bestimmte Adressen auszuwählen. Im rechten unteren Bereich des Bildschirms können die Daten der ausgewählten Adresse jederzeit neuen Anforderungen angepasst werden. Für die Verwaltung der Daten wird eine relationale Datenbank eingesetzt. Die Datenkonsistenz und referenzielle Datenintegrität sind jederzeit gewährleistet. Pro Anwender können auf Objekt-Ebene (Formular, Bericht) diverse Berechtigungen vergeben werden. CH-5013 Niedergösgen

5 Datenmappe: Parameter Im nebenstehenden Listenfeld ist ein Auszug aus dem umfangreichen Parameter-Vorrat ersichtlich. Zur bestmöglichen Optimierung der Anwendung lassen sich diese auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Fernsehgenossenschaften abstimmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche um eine neue Bezeichnung aufzunehmen. Die Bezeichnungen werden zusätzlich in Französisch und Italienisch angezeigt. Haben Sie den Parameter Tarife ausgewählt, erscheint eine weitere Schaltfläche Werte. Der standardmässig ausgelieferte Tarifkatalog kann individuell angepasst und erweitert werden. CH-5013 Niedergösgen

6 Einsteigen ins Programm Das Anmeldefenster gibt Auskunft über Lizenzgeber und Lizenznehmer. Im leeren Feld kann die Anwender-Identifikation eingegeben werden. Es erscheint ein neues, leeres Feld, in welchem das Passwort hinterlegt werden kann. Unter dem Passworteingabefeld wird der Name des Anwenders angezeigt. Es können beliebige Anwender mit eigenen und individuellen Berechtigungen geführt werden. Sobald das Passwort richtig eingetragen wurde, erscheint am oberen Rande des Bildschirms ein Popup-Menü mit der Bezeichnung Datenbank Anwendung. Beim Klicken auf dieses erscheint eine Auflistung von Datenbanken, auf die der Benutzer berechtigt ist. Im untersten Bereich der Anmeldemaske wird die ausgewählte Datenbank angezeigt. Beim Klicken auf die Schaltfläche Öffnen werden am linken oberen Bildschirmrand die zwei neuen Popup-Menüs Register und Funktionen eingeblendet. CH-5013 Niedergösgen

7 Beim Klicken auf eines der beiden Popup-Menüs werden nebenstehende Auswahl-Möglichkeiten angezeigt. Bei der Schaltfläche Register kann zwischen Vertrag, Objekt und Fernsehgenossenschaft ausgewählt werden. Zwei Assistenten stehen unter Funktionen zur Verfügung. Zur Erstellung eines neuen Vertrages oder einer neuen Liegenschaft wird Assistent Vertrag / Liegenschaft Neu benutzt. Dieser Assistent stellt eine Datenmappe zur Verfügung, mit deren Hilfe Verträge und Liegenschaften gesucht werden können. Beim Anklicken der Schaltfläche Beenden wird die Anwendung geschlossen. CH-5013 Niedergösgen

8 Register Vertrag Datenmappe: Übersicht der Verträge Die Datenmappe Übersicht wird für das rasche Auffinden von Verträgen eingesetzt. Die Suche innerhalb geöffneter Formulare erfolgt synchron. Das heisst: Nach dem Anklicken des Vertrages im vorliegenden Bild werden in der allenfalls bereits geöffneten Liegenschafts-Mappe die Daten derjenigen Liegenschaft angezeigt, welche dem Vertrag zugeordnet ist. Diese Merkmale der Datennavigation führen den Benutzer bei der Abwicklung von Mutationen sicher und anwenderfreundlich durch die Applikation. Datenmappe: Verwaltung des Vertrages In der zweiten Datenmappe werden die Daten des Vertrages verwaltet. Im obersten Rahmen sind die dem Vertrag direkt zuzuordnenden Attribute ersichtlich. Es sind dies: Die Vertrags-Art, der Vertrags-Abschluss, die Vertrags-Auflösung und die Sprache, in welcher der Vertragspartner angeschrieben werden sollte. Jederzeit können Anpassungen der Daten gemacht werden. Sobald ein aktualisiertes Feld verlassen wird, wird die Änderung gespeichert. Die Schaltfläche Auswahl Adresse Vertrag gibt jederzeit Auskunft über die bereits erfassten Adressen. Die Schaltfläche Neue Adresse Vertrag dient der Erfassung der Adressen von Personen, die in direkter Verbindung mit dem Vertragspartner stehen. Zum Beispiel: Postzustellung an Verwaltung, Treuhandbüro etc. CH-5013 Niedergösgen

9 Die Befehlsschaltfläche Adresse Dokument unterstützt den Anwender bei der Definition der Adressen, die auf den Fakturen und Mahnungen erscheinen sollen. Dies ist vor allem dann notwendig, wenn die Faktura nicht dem Vertragspartner direkt sondern einer verwaltenden Institution zuzustellen ist. Datenmappe: Konto Die dritte Datenmappe dient der Information. Sie ist vertikal in vier Bereiche gegliedert. Im ersten Bereich werden die Daten des ausgewählten Vertrages angezeigt. Im mittleren Bereich können alle dem Vertrag unterstellten Liegenschaften eingesehen werden. Im dritten Bereich sind die Dokument-Daten von Fakturen und Mahnungen aufgeführt. Im vierten, dem Mutationsbereich dieses Formulars, können individuelle Einträge in die Konti der Verträge eingebracht werden. Ebenso können hier Zahlungseingänge, die nicht automatisch übernommen werden konnten, eingebucht und offene Posten abgerufen werden. CH-5013 Niedergösgen

10 Register Objekt Datenmappe: Übersicht der Liegenschaften Die Datenmappe Übersicht wird für das rasche Auffinden von Objekten eingesetzt. Die Suche innerhalb geöffneter Formulare erfolgt synchron. Das heisst: Nach dem Anklicken der Liegenschaft im vorliegenden Bild werden in der allenfalls bereits geöffneten Vertrags-Mappe die Daten desjenigen Vertrages angezeigt, welchem die Liegenschaft zugeordnet ist. Diese Merkmale der Datennavigation führen den Benutzer bei der Abwicklung von Mutationen sicher und anwenderfreundlich durch die Applikation. Datenmappe: Verwaltung der Liegenschaften / Anschlüsse In der zweiten Datenmappe werden die Daten der Liegenschaften und der Anschlüsse verwaltet. Im obersten Rahmen sind die der Liegenschaft direkt zuzuordnenden Attribute ersichtlich. Es sind dies: Die Objekt-Art, die Sprache, in welcher der Bewohner der Liegenschaft allenfalls angeschrieben werden sollte und die Art der Faktura, die beim Einzug der Abonnements-Gebühren Anwendung findet. Im unteren Rahmen wird das Objekt durch seine genaue Adresse weiter spezifiziert. Im mittleren Bereich des Bildschirmes können dem Objekt alle Tarif-Arten eines standardmässig ausgelieferten und individuelle erweiterbaren Tarif-Kataloges zugewiesen werden. In dieser Datenmappe werden die Positionen, die bei der Fakturierung der Anschluss- und Abonnements-Gebühren Anwendung finden, verwaltet. CH-5013 Niedergösgen

11 Assistent Vertrag / Liegenschaft Erfassen Datenmappe: Vertrag / Objekte neu erfassen Beim Öffnen dieses Registers werden die zwei Befehlsschaltflächen Vertrag und Objekt angezeigt. Beim Auswählen der Schaltfläche Vertrag können neue Verträge mit einem oder mehreren Objekten erstellt werden. Mit der Auswahl von Objekt kann einem bestehenden Vertrag eine oder mehrere Liegenschaften hinzugefügt werden. Auf der linken Seite des grün hinterlegten Registers werden die Vertragsdaten erfasst. Im rechten Bereich werden die Objektdaten hinterlegt. Diverse Automationen vereinfachen das Erfassen eines Vertrages. So werden zum Beispiel Domizil- Adressen von Verträgen für Einfamilienhäuser, Eigentumswohnungen, Mietwohnungen und Büros automatisch in die Objekt-Adressen übernommen. CH-5013 Niedergösgen

12 Erfassen von Verträgen Spezifizierung des Vertrages: Der Benutzer kann zwischen Anschluss- und Abonnements-Vertrag auswählen. Des weiteren können die Objekt-Art und das Abschlussdatum hinterlegt werden. Zur Vervollständigung des Vertrages sind auch Angaben zur Faktura-Art, Periodizität und Sprache des Vertragsinhabers zu erfassen. Adresse des Vertragsinhabers: Pro Vertrag können mehrere Adressen hinterlegt werden. Hinzufügen einer weiteren Vertrags-Adresse Zur Domizil-Adresse des Vertragspartners können jederzeit weitere Postzustell-Adressen hinzugefügt werden. Beispiel: Postzustellung an Verwaltung, Treuhandbüro etc. CH-5013 Niedergösgen

13 Erfassen von Objekten / Liegenschaften Spezifizierung des Objektes: Wo sinnvoll, werden die Daten aus den Vertragsspezifikationen übernommen. Ansonsten können diese separat erfasst werden. Adresse des Objektes: In der Regel sind Domizil- Adresse des Vertrages und Objekt-Adresse des Anschlusses identisch. Hinzufügen eines weiteren Objektes Soll einem bestehenden Vertrag eine weitere Liegenschaft hinzugefügt werden, kann der gewünschte Vertrag in der Datenmappe Übersicht ausgewählt werden (siehe Register Vertrag). Nun muss in der Datenmappe Vertrag / Objekt die Befehlsschaltfläche Objekt angeklickt werden. Nach Bestätigung im links stehenden Fenster können die Daten der neuen Liegenschaft erfasst werden. Die Daten des ausgewählten Vertrages werden im linken Bereich angezeigt. Im rechten Bereich können die neuen Objektdaten erfasst werden. CH-5013 Niedergösgen

14 Assistent Vertrag / Liegenschaft Suchen Dieses Register bietet die Möglichkeit, sehr differenziert nach Verträgen oder Liegenschaften zu suchen. Datenmappe: Suchen Vertrag Auf der linken Seite der Datenmappe werden die Suchkriterien festgelegt. Im rechten Bereich werden die Suchresultate aufgelistet. Diese können nach Nr., Name / Vorname oder Strasse sortiert werden. CH-5013 Niedergösgen

15 In der linken Abbildung sind einige, den Vertrag spezifizierende Parameter ersichtlich. Als Suchkriterien können auch Daten der Domizil-Adresse ausgewählt werden. Wird im Suchergebnis eine bestimmte Zeile angeklickt, kann der zugehörige Vertrag eingesehen werden. CH-5013 Niedergösgen

16 Die Datenmappe Vertrag stellt eine Übersicht des ausgewählten Vertrages dar. Hier ist auch ersichtlich, welche Liegenschaften und Anschlüsse dem Vertrag zugeordnet sind. Datenmappe: Suchen Liegenschaft / Anschluss Im linken Bereich Liegenschaft / Anschluss, werden die Daten für die zu suchende Liegenschaft angegeben. Beim Klicken der Pfeiltaste im Postleitzahl- oder Ortschaftsfeld, werden alle schweizerischen Ortschaften zur Verfügung gestellt. CH-5013 Niedergösgen

17 Nach der Eingabe eines Kriteriums, werden die Suchresultate angepasst. Die Datenmappe Liegenschaft zeigt die Adresse des gesuchten Objektes auf. CH-5013 Niedergösgen

18 Index Abonnements-Gebühren... 13, 14 Abonnements-Vertrag Abonnement-Vertrag... 3 Abschlussdatum Adresse Adresse des Objektes Adresse des Vertragsinhabers Adresse Dokument Adresse Mandant... 5 Anschluss... 13, 18, 22 Anschlussart... 3 Anschluss-Gebühren Anschluss-Vertrag... 3, 16 aperiodische VESR-Fakturierung... 3 Applikation... 10, 13 Assistent Liegenschaft Assistent Liegenschaft Neu... 9 Assistent Liegenschaft Suchen Assistent Vertrag Assistent Vertrag Neu... 9 Assistent Vertrag Suchen Attribute... 10, 13 Auffinden Auswahl Adresse Vertrag Auswertungen... 3 Batchläufe... 3 Berechtigung... 5, 7 Bericht... 5 Bewohner Daten-Adresse Datenbank Anwendung... 7 Datenkonsistenz... 5 Datenmappe.. 9, 10, 13, 14, 15, 18, 22, 23 Datennavigation... 10, 13 differenziert suchen direkte Verbindung Dokument - Daten Domiziladresse... 3 Domizil-Adresse... 17, 18, 21 Einleitung... 3 Einsteigen ins Programm... 7 erfassen... 5, 15 Erfassen von Verträgen Faktura Faktura-Art Fakturen...12 Fernsehgenossenschaft...5, 6, 9 Formular...5, 10, 13 Funktionen...8, 9 Hinzufügen...17, 18 Institution...12 Journale... 3 Konti...12 Konto...12 Kriterium...23 Liegenschaft... 10, 12, 13, 15, 18, 22, 23 Listenfeld... 6 Lizenzgeber... 7 Lizenznehmer... 7 Mahnläufe... 3 Mahnungen...12 Mutationen...10, 13 Mutationsbereich...12 Neue Adresse Mandant... 5 Neue Adresse Vertrag...11 Objekt...9, 13, 15, 18, 23 Objekt-Adresse...18 Objekt-Art...13, 16 Objektdaten...15, 19 Objekt-Ebene... 5 offene Posten...12 Öffnen... 8 Parameter... 6 Parameter-Vorrat... 6 Passwort... 7 Passworteingabefeld... 7 Periodizität...5, Popup-Menü...7, 9 Postleitzahlfeld...22 Postzustelladresse... 3 Postzustell-Adressen...17 Postzustellung...11, 17 Rechnung... 3 referenzielle Datenintegrität... 5 Register...8, 9 Register Vertrag...10 relationale Datenbank... 5 Schaltfläche...5, 9, 11 schweizerische Ortschaften...22 CH-5013 Niedergösgen

19 sortieren spezifizierende Parameter Spezifizierung des Objektes Spezifizierung des Vertrages Sprache... 10, 13, 16 Suche Suchen Anschluss Suchen Liegenschaft Suchen Vertrag Suchergebnis Suchfunktion... 3 Suchkriterien... 20, 21 Suchresultate... 20, 23 synchron... 10, 13 Tarif-Arten Tarife... 6 Tarifkatalog... 3, 6, 14 Treuhandbüro... 11, 17 Übersicht...10, 13, 18 Valuta Datum... 5 Verfügung...22 Vertrag... 9, 10, 12, 15, 18, 22 Vertragsinhaber...16 Vertrags-Abschluss...10 Vertrags-Adresse...17 Vertrags-Art...10 Vertrags-Auflösung...10 Vertragsdaten...15 Vertrags-Mappe...13 Vertragspartner...10, 11, 17 Vertragsspezifikationen...18 verwalten...5, 10, 13, 17 Verwaltung...11 VESR-Fakturierung... 3 Werte... 6 Zahlungseingänge...12 CH-5013 Niedergösgen