Projektmanagement mit MS Projekt. ein Leitfaden von D. Langer

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1 Projektmanagement mit MS Projekt ein Leitfaden von D. Langer Inhalt Projektmanagement mit MS Projekt Grundlagen Projektbegriff Arten von Projekten Wesen des Auftragnehmers Rolle des Auftraggebers Umfang des Projekts Bedeutung von Projekten in der Wirtschaft Komplexe Aufträge erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit Die Umfeldbedingungen ändern sich Druck durch internationalen Wettbewerb Aufgaben des Projektmanagements Microsoft Project Allgemeines Projektskizze und Aufgabenstellung Vorgangsplanung Übungsaufgabe Ressourcenplanung Übungsaufgabe - Fortsetzung StR. D. Langer 0

2 1 Grundlagen 1.1 Projektbegriff Viele Vorhaben werden als Projekt bezeichnet, wie etwa der Bau einer Immobilie, die Anfertigung einer speziellen Maschine nach Anforderungen des Kunden, die kommerzielle Erstellung von Internetseiten oder die Entwicklung einer neuen Werbestrategie für Handelsbetriebe. Aber sind das tatsächlich immer Projekte? Da es zahlreiche Definitionen des Projektbegriffs gibt, kann die Frage nicht eindeutig geklärt werden. Projekte sind nach allgemeinem Verständnis umfangreiche Vorhaben zur Lösung eines komplexen Problems. Es gibt jedoch verschiedene Meinungen darüber, wie diese Vorhaben aussehen müssen. In der DIN des Deutschen Instituts für Normung werden mehrere für ein Projekt erforderliche Merkmale benannt: Einmaligkeit der Bedingung in ihrer Gesamtheit: Ein Projekt wird demnach von Natur aus immer zum ersten und zum letzten Mal durchgeführt. Zielvorgabe: Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, die das Projekt erreichen muss. Zeitliche, personelle, finanzielle Begrenzung: Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel zur Erreichung der Projektziele. Abgrenzung von anderen Vorhaben: Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Vorhaben mit eigenem Projektergebnis sein. Projektspezifische Organisation: Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen eingerichtet werden. Darüber hinaus gelten folgende Merkmale in der Wirtschaftspraxis als typisch für ein Projekt: Komplexität: Die Lösung des Problems muss zahlreiche komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen. Aufwand: Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel. Fachübergreifender Charakter: Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind beteiligt. Teamarbeit: Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da ständiger Informationsaustausch und die Weitergabe von Teilleistungen erforderlich sind. 1.2 Arten von Projekten Um die Vielfalt verschieden gearteter Projekte unterscheiden und einordnen zu können, teilt man Projekte in Projektarten ein. Üblicherweise wird nach drei Kriterien unterschieden. StR. D. Langer 1

3 1.2.1 Wesen des Auftragnehmers Projekte werden von vielen Organisationen durchgeführt. Das können entweder Non-Profit-Organisationen oder Wirtschaftsunternehmen sein. Non-Profit-Projekte sind Projekte von Organisationen, die nicht kommerziell tätig sind, wie zum Beispiel staatliche Organisationen, Kirchen, gemeinnützige Organisationen usw. Folgende Beispiele sind typische Non- Profit-Projekte: Entwicklungshilfeprojekte: Bau eines Brunnens in Afrika durch den Deutschen Entwicklungsdienst, Schulprojekte: Aufführung einer Oper durch mehrere international beteiligte Schulen, Soziale Projekte: Wiedereingliederung drogenabhängiger Jugendlicher als einmalige Maßnahme einer Drogenberatungsstelle. Wenn Projekte von Wirtschaftsunternehmen (Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht) durchgeführt werden, spricht man von Wirtschaftsprojekten. Dabei ist es unerheblich, ob das Projekt für ein anderes Unternehmen oder innerhalb des Unternehmens durchgeführt wird Rolle des Auftraggebers Externe Projekte Bei externen Projekten vergibt ein rechtlich eigenständiges Unternehmen einen Projektauftrag an ein anderes rechtlich eigenständiges Unternehmen. Die Auftragnehmer sind dabei in der Regel Unternehmen, die sich auf die Durchführung von Projekten spezialisiert haben. Beispiele: ein Industriebetrieb vergibt den Auftrag an ein Bauunternehmen, eine Lagerhalle zu bauen, ein Automobilhersteller erteilt einen Projektauftrag an einen Maschinenbauer, eine Spezialmaschine herzustellen, ein Großhändler beauftragt ein Softwarehaus, ein Auftragsbearbeitungsprogramm zu programmieren. Die vereinbarte Auftragssumme ist im betriebswirtschaftlichen Sinne der Erlös (Umsatz), mit dem der Auftragnehmer seine Projektkosten abdeckt und i. d. R. einen zusätzlichen Gewinn erwirtschaftet. Interne Projekte Interne Projekte werden innerhalb eines Unternehmens in Auftrag gegeben. Möglicherweise erkennt die Leitung eines Wirtschaftsunternehmens den Bedarf einer betriebsinternen Problemlösung in Form eines Projekts. Die Initiative kann aber auch von einer Fachabteilung ausgehen. Für interne Projekte wird ein Budget festgelegt, welches ausreichen muss, die Projektkosten abzudecken. StR. D. Langer 2

4 1.2.3 Umfang des Projekts Es gibt keine quantifizierbare Grenze zwischen Groß- und Kleinprojekten. Diese Unterscheidung ist immer von Bedeutung, wenn es um die Frage der Entscheidungswege zur Projektdurchführung geht. So müssen Großprojekte i. d. R. von der Geschäftsleitung genehmigt werden, während Kleinprojekte von unteren Unternehmensebenen selbstständig in Auftrag gegeben oder durchgeführt werden können. 1.3 Bedeutung von Projekten in der Wirtschaft Die Bedeutung von Projektarbeit in der internationalen Wirtschaftspraxis nimmt rasant zu. Diese Entwicklung hat folgende Gründe: Komplexe Aufträge erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit Die Wirtschaft ist komplex, die Aufträge werden komplexer, mehrere Faktoren müssen bei einer Entscheidung berücksichtigt werden, unterschiedliche (Unternehmens-)Bereiche werden angesprochen. Der Mensch lernt zunehmend, in komplexen Zusammenhängen zu denken und die Aufträge für Problemlösungen werden immer Komplexer. Um beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, erfordert es ein Marketingkonzept, das in Form eines Projekts realisiert werden könnte. Viele Fragen müssen beantwortet werden: - Wer sind unsere Kunden? - Welche Bedürfnisse haben unsere Kunden? - Welche Anforderungen stellen sie an unser Produkt? - Welche Medien sollen benutzt werden? - Welche Rolle spielen die neuen Informations- und Telekommunikationsmittel? Ein solches Projekt verlangt Fachleute aus den unterschiedlichsten Bereichen: Marktforscher, Werbefachleute, Ingenieure, Programmierer, Internetspezialisten, Finanzfachleute, usw., die nur in fachübergreifender Teamarbeit die geforderte Konzeption erarbeiten und umsetzen können. Entsprechend werden solche Problemlösungen in Form von Projekten unter Einsatz von Methoden des Projektmanagements entwickelt Die Umfeldbedingungen ändern sich Die Unternehmen sehen sich in einer dynamischen Umwelt tiefgreifenden Veränderungen ausgesetzt. - Neue IT-Technologie StR. D. Langer 3

5 1.3.3 Druck durch internationalen Wettbewerb Für die meisten Unternehmen bezieht sich der Druck durch internationalen Wettbewerb auf drei Bereiche: den Kosten-, den Zeit-, und den Qualitätswettbewerb. - Kostenwettbewerb Während vor einigen Jahren die meisten Unternehmen nur auf nationalen Märkten tätig waren, wird durch den zusammenwachsenden europäischen Binnenmarkt einerseits und den globalen Weltmarkt andererseits der Wettbewerbsdruck immer größer. So stehen beispielsweise deutsche Autobauer seit geraumer Zeit im Wettbewerb mit ausländischen Produzenten, welche ihre Produkte auf Grund geringerer Personalkosten erheblich günstiger anbieten können. - Zeitwettbewerb Für Erfolg eines Produktes ist es oft entscheidend, wann es auf den Markt kommt. Häufig setzen sich Produkte einfach deswegen durch, weil sie eher in den Regalen der Händler stehen, als möglicherweise bessere Produkte anderer Wettbewerber. - Qualitätswettbewerb Nationale Produkte müssen sich in immer stärkerem Maße in ihrer Qualität auch mit internationalen Produkten messen lassen. Dabei kommt es ganz entscheidend auf die Qualitätsanforderungen des Kunden an. Denn weniger Qualität wirkt sich auf die Kundenzufriedenheit aus und zu viel Qualität wirkt sich auf den Preis aus. Aus diesem Grunde sehen Projekte auch Qualitätsziele vor, welche abhängig vom jeweiligen Produkt kundenspezifisch definiert und nach Projektabschluss überprüft werden. Auch daher wird zunehmend auf das Projekt als Problemlösungsmethode zurückgegriffen. 1.4 Aufgaben des Projektmanagements Für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ist der systematische Einsatz von Projektmanagementinstrumenten, einer Art Werkzeugkasten zur Durchführung von Projekten, erforderlich. Projektmanagement ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente. Der Begriff Instrumente umfasst sowohl Methoden und Techniken des Projektmanagements als auch Werkzeuge (Programme zur Planung und Steuerung von Projekten). Das Projektmanagement teilt zu diesem Zweck Projekte in Phasen ein, welches allgemein gültig für jedes Projekt angewendet werden kann. 1. Definitionsphase 2. Planungsphase 3. Durchführungsphase 4. Abschlussphase StR. D. Langer 4

6 Die Steuerung, das Controlling und die Dokumentation begleiten alle Projektphasen von Anfang an. Die Planung begleitet auch nach Abschluss der eigentlichen Planungsphase das Projekt bis zum Projektabschluss, da Projektpläne immer wieder angepasst und aktualisiert werden müssen. Nr. Phase Instrumente/Inhalte des Projektmanagements 1 Definition Zielsetzung (Entwicklung einer Smartwatch) Ideenfindung Informationen zusammen tragen Auftragsvergabe (Projektorganisation schaffen) Problemanalyse 2 Planung 3 Umsetzung 4 Abschluss StR. D. Langer 5

7 Arbeitsauftrag: Einzelarbeit: Lesen Sie den Text gründlich durch! Klären Sie Begriffe, die Sie nicht verstanden haben! 1. Welche neuen IT-Technologien beeinflussen die Unternehmen? 2. Welche Konsequenzen haben diese neuen IT- Technologien? Arbeitsauftrag: Partnerarbeit: Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit Ihrem Partner! 3. Warum ist Projektarbeit in der Wirtschaft wichtig? 4. Welche Vorteile bietet die Projektarbeit? 5. Wie kann das Problem der Kostendrucks mit Hilfe von Projekten gelöst werden? 6. Wie kann das Problem des Zeitwettbewerbs mit Hilfe von Projekten gelöst werden? 7. Füllen Sie die Tabelle Phasen-Instrumente/Inhalte des Projektmanagements aus! Arbeitsauftrag: Gruppenarbeit: Überprüfen Sie, ob Ihr mögliches Projektthema den Merkmalen nach DIN und den Merkmalen der Wirtschaftspraxis entspricht. Nennen Sie für jedes Merkmal konkrete Beispiele aus Ihrem Projekt! Präsentieren Sie der Klasse Ihre Ergebnisse: a. Vorstellung Ihres Projektthemas b. Frage 1 und 2 (Neue IT-Technologie) Arbeitsauftrag: Gruppenarbeit: Überprüfen Sie, ob Ihr mögliches Projektthema den Merkmalen nach DIN und den Merkmalen der Wirtschaftspraxis entspricht. Nennen Sie für jedes Merkmal konkrete Beispiele aus Ihrem Projekt! Präsentieren Sie der Klasse Ihre Ergebnisse: c. Vorstellung Ihres Projektthemas d. Frage 3 und 4 (Projektarbeit in der Wirtschaft) StR. D. Langer 6

8 Arbeitsauftrag: Einzelarbeit: Lesen Sie den Text gründlich durch! Klären Sie Begriffe, die Sie nicht verstanden haben! 1. Welche neuen IT-Technologien beeinflussen die Unternehmen? 2. Welche Konsequenzen haben diese neuen IT-Technologien? Arbeitsauftrag: Partnerarbeit: Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit Ihrem Partner! 3. Warum ist Projektarbeit in der Wirtschaft wichtig? 4. Welche Vorteile bietet die Projektarbeit? 5. Wie kann das Problem der Kostendrucks mit Hilfe von Projekten gelöst werden? 6. Wie kann das Problem des Zeitwettbewerbs mit Hilfe von Projekten gelöst werden? 7. Füllen Sie die Tabelle Phasen-Instrumente/Inhalte des Projektmanagements aus! Arbeitsauftrag: Gruppenarbeit: Überprüfen Sie, ob Ihr mögliches Projektthema den Merkmalen nach DIN und den Merkmalen der Wirtschaftspraxis entspricht. Nennen Sie für jedes Merkmal konkrete Beispiele aus Ihrem Projekt! Präsentieren Sie der Klasse Ihre Ergebnisse: Vorstellung Ihres Projektthemas Frage 5 und 6 (Projektarbeit in der Wirtschaft) Arbeitsauftrag: Gruppenarbeit: Überprüfen Sie, ob Ihr mögliches Projektthema den Merkmalen nach DIN und den Merkmalen der Wirtschaftspraxis entspricht. Nennen Sie für jedes Merkmal konkrete Beispiele aus Ihrem Projekt! Präsentieren Sie der Klasse Ihre Ergebnisse: Vorstellung Ihres Projektthemas Frage 7 (Phasen-Instrumente) StR. D. Langer 7

9 2 Microsoft Project 2.1 Allgemeines Auf dem Markt für Projektsoftware findet man sehr viele, teilweise sehr unterschiedliche Produkte. Einige decken dabei eine Vielzahl von relevanten Funktionen des Projektmanagement ab, andere hingegen nur einen gewissen Teilbereich. Microsoft Project ist eine komplexe Software-Lösung zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten. Die derzeit aktuelle Version ist Microsoft Project Projektskizze und Aufgabenstellung Wir wollen anhand eines kleinen Projektes das Programm Microsoft Project kennen lernen. Gleichzeitig können Sie erste Erfahrungen mit einem Projekt machen. Ausgangssituation: Sie sind Abteilungsleiterin/Abteilungsleiter einer Marketingagentur. In Ihrer Marketingagentur werden alle Kundenaufträge als Projekte durchgeführt. Als Abteilungsleiterin/Abteilungsleiter sind Sie für die Planung, Durchführung und Kontrolle Ihrer Projekte verantwortlich. Ihr nächster Auftrag eines Kunden ist der Versand eines Werbeprospektes zusammen mit einem Begleitbrief. Ich werde Ihnen in diesem Teil der Übung eine Vorgehensliste für dieses Projekt vorschlagen. Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten, dieses Projekt durchzuführen. Zu Übungszwecken empfehle ich Ihnen, sich einfach an diese Vorgaben zu halten, da diese bereits einige notwendige Gegebenheiten zur Planung beinhalten. Vorgangsplanung: 1. Projektbesprechung: An dieser Besprechung nehmen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teil. Die Besprechung dauert einen Tag (01. März). 2. Adresspflege Die Datenbank des Kunden wird überarbeitet (Dauer: fünf Tage), die Etiketten werden ausgedruckt (Dauer: drei Tage), die Werbebriefe werden ausgedruckt (Dauer: zwei Tage). 3. Prospektvorbereitung Zur Prospektvorbereitung gehören die Entwicklung des Layouts (Dauer: sieben Tage), Texte schreiben (Dauer: vier Tage) und Fotos erstellen (Dauer: 5 Tage), Fotos bearbeiten (Dauer: fünf Tage). 4. Abgabe Prospekt StR. D. Langer 8

10 Die Abgabe des Prospekts muss an einem bestimmten Tag erfolgen. 5. Prospekt drucken Dieses ist ein Vorgang, den wir später mit einer externen Projektdatei verknüpfen werden. Der Druck dauert ca. drei Wochen. 6. Sendungen verpacken Für das Verpacken der Sendungen werden zwei Tage eingeplant. 7. Sendungen frankieren Für das Frankieren der Sendungen wird ein Tag eingeplant. 8. Abgabe Postamt Die Abgabe beim Postamt erfolgt nach Erledigung aller Arbeiten. 2.3 Vorgangsplanung Aufgabe 1: Gestalten Sie einen strukturierten Terminplan. Speichern Sie eine Projektdatei ab und tragen Sie als PROJECT/PROJECTINFO keinen Endtermin ein. Geben Sie zunächst nur den Projektplan ein. Geben Sie die o. a. Arbeiten als Überschriften ein. Tipp: Benutzen Sie BALKENDIAGRAMM (GANTT) für diese Eingabe. Vorgehensweise zur Aufgabe 1: 1. Öffnen Sie das Programm 2. Speichern Sie Ihre Datei unter dem Namen Nachname_Prospektversand unter Ihrem Ordner ab. 3. Wir wollen nun unsere Projektinformationen eingeben. Dazu gehen Sie im Menü auf Projekt Projektinfo unter folgendes Fenster öffnet sich: Hier können wir nun alle wichtig Informationen eingeben. Bitte immer das aktuelle Jahr benutzen! Anfangstermin des Projekts Gewünschter Endtermin Alle Vorgänge beginnen so früh wie möglich StR. D. Langer 9

11 4. Geben Sie nun alle Arbeiten, wie unter der Vorgangsplanung beschrieben, in das Gantt-Diagramm ein. Dazu gehören die Oberpunkte und die Tage (Dauer). Ihr Endergebnis müsste so aussehen: Aufgabe 2: Gliedern Sie Ihr Projekt mit Sammelvorgängen so, dass Sie einen Sammelvorgang Adresspflege mit drei Unterpunkten haben. Unterpunkte: Datenbank überarbeiten Etiketten ausdrucken Werbebriefe ausdrucken Der nächste Prospektvorbereitung hat vier Unterpunkten: Entwicklung des Layouts Texte schreiben Fotos erstellen Fotos bearbeiten Vorgehensweise zur Aufgabe 2: 5. Markieren Sie zunächst nur die Vorgänge, die Sie zu Unterpunkten machen wollen. 6. Klicken Sie auf den grünen Gliederungspfeil in der Symbolleiste. Sie können sich über die Menüpunkte Projekt Filter: Alle Vorgänge Sammelvorgänge die alle Sammelvorgänge anschauen. Mit der Taste F3 verlassen Sie diese Ansicht wieder. Aufgabe 3: Der Sammelvorgang Adresspflege soll jetzt überarbeitet werden. Denn es existiert eine zeitliche Abhängigkeit zwischen den drei Unteraufgaben. Erst wenn die Datenbank überarbeitet ist, können die Etiketten ausgedruckt werden, anschließend sollen die Werbebriefe ausgedruckt werden. StR. D. Langer 10

12 Vorgehensweise zur Aufgabe 3: 1. Markieren Sie die Vorgänge drei bis fünf! 2. Verknüpfen Sie diese mit dem Kettensymbol in der Symbolleiste! 3. Sie erhalten als Ergebnis eine neue, längere Sammelvorgangsdauer! Aufgabe 4: Der Kunde teilt uns den Termin fest, zu dem die Werbeprospekt bei den Kunden sein sollen. Tragen Sie als Wunschtermin beim Vorgang Abgabe Postamt einen Kontrolltermin (20.04.) ein! Vorgehensweise zur Aufgabe 4: 1. Machen Sie einen Doppelklick auf den Vorgang Abgabe Postamt. 2. Unter der Lasche Spezial verändern Sie die Einschränkungsart auf Ende nicht später als! 3. Geben Sie dann als Einschränkungstermin den Kontrolltermin ein! StR. D. Langer 11

13 Falls es ein Problem gibt, überlegen Sie sich eine Lösung! Aufgabe 5: An der Projektbesprechung nehmen alle Projektmitglieder teil. Dort werden die Inhalte festgelegt. So wird dort besprochen, welche Zielgruppe den Werbebrief erhalten soll und welche Inhalte im Prospekt erscheinen sollen. Deshalb beginnen alle Vorgänge nach dieser Besprechung. Vorgehensweise zur Aufgabe 5: Geben sie unter der Spalte Vorgänger bei allen Vorgängen die Nummer 1 ( Projektbesprechung ) ein. Bei den Hauptvorgängen genügt es, wenn beim Hauptvorgang die Nummer steht. Aufgabe 6: Jetzt müssen noch die anderen Abhängigkeiten berücksichtigt werden: (1) Die Etiketten können erst ausgedruckt werden, wenn die Datenbank überarbeitet ist. (2) Eine Aufgabe wurde vergessen: Der Werbebrief muss noch erstellt werden (Dauer: 2 Tage). (3) Der Werbebrief sollte spätestens ausgedruckt sein, wenn die Etiketten ausgedruckt sind! (4) Die Prospektvorbereitung kann gleichzeitig mit der Adresspflege beginnen. (5) Das Entwickeln des Layouts und die Texte schreiben können gleichzeitig beginnen. (6) Die Fotos werden nach dem Layout erstellt, danach werden Sie bearbeitet. (7) Wenn das Prospekt fertig ist, kann es gedruckt werden (Abgabe Prospekt). (8) Erst wenn das Prospekt gedruckt ist und wenn die Etiketten und die Werbebriefe ausgedruckt sind, können die Sendungen verpackt werden. (9) Wenn 80% der Sendungen verpackt sind, fangen wir mit dem Frankieren an! Geben Sie alle Vorgänger in das Projekt ein! Vorgehensweise zur Aufgabe 6: (1) Die Etiketten können erst ausgedruckt werden, wenn die Datenbank überarbeitet ist. Dies haben wir bereits in Aufgabe 3 erledigt. Als Vorgänger von Etiketten ausdrucken steht die Nr. 3 (=Datenbank überarbeiten) (2) Eine Aufgabe wurde vergessen: Der Werbebrief muss noch erstellt werden (Dauer: 2 Tage). Markieren Sie den Vorgang Werbebriefe ausdrucken und gehen Sie in der Menüleiste auf Einfügen Neuer Vorgang. Jetzt können Sie den neuen Vorgang mit der Dauer von 2 Tagen ein- StR. D. Langer 12

14 geben. Denken Sie an einen Vorgänger! (3)Der Werbebrief sollte spätestens ausgedruckt sein, wenn die Etiketten ausgedruckt sind! Mit einem Doppelklick (oder der rechten Maustaste) beim Vorgang Werbebriefe drucken gelangen Sie zum Fenster Informationen zum Vorgang. Dort steht bereits der Vorgänger Etiketten ausdrucken, jetzt müssen Sie nur noch die Art in Ende- Ende (EE) ändern. Dies bedeutet, dass der eine Vorgang ( Werbebrief drucken ) spätestens mit Beendigung des anderen Vorgangs ( Etiketten drucken ) beendet sein soll. (4) und (5) Prospektvorbereitung kann gleichzeitig mit der Adresspflege beginnen und das Entwickeln des Layouts und die Texte schreiben können gleichzeitig beginnen. Kein Eingabe erforderlich, da es sich um eine Kann- Bestimmung handelt. (6) Die Fotos werden nach dem Layout erstellt, danach werden Sie bearbeitet. Geben Sie beim Vorgang 10 ( Fotos erstellen ) in der Spalte Vorgänger die Nummer 8 ( Entwicklung des Layouts ) und beim Vorgang 11 ( Fotos bearbeiten ) den Vorgänger 10 ein. (7) Wenn das Prospekt fertig ist, kann es gedruckt werden (Abgabe Prospekt). Geben Sie beim Vorgang 12 ( Abgabe Prospekt ) in der Spalte Vorgänger die Nummer 7 ( Prospektvorbereitung ) ein, indem Sie mit einem Doppelklick das Fenster Informationen zum Vorgang aufrufen. Dort können Sie unter dem bereits vorhandenen Vorgänger 1 die Nummer 7 eingeben. Ebenso verfahren Sie mit dem Vorgang Prospekt drucken, dort geben Sie die Nummer 12 ein. (8) Erst wenn das Prospekt gedruckt ist und wenn die Etiketten und die Werbebriefe ausgedruckt sind, können die Sendungen verpackt werden. Auch die Adresspflege muss abgeschlossen sein. Das schaffen Sie nun ganz alleine!! StR. D. Langer 13

15 (9) Wenn 80% der Sendungen verpackt sind, fangen wir mit dem Frankieren an! Öffnen Sie das Fenster für den Vorgang 15 mit einem Doppelklick und geben Sie eine negative Abhängigkeit von - 20% ein! Klicken Sie auf OK! Vergessen Sie nicht die Abgabe beim Postamt mit Vorgängern zu versehen! Wir bekommen einen Konflikt (diesmal: Fortfahren: Der Konflikt wird zugelassen) Wir müssen nun wahrscheinlich die Vorgänger noch einmal eingeben! Endkontrolle: Überprüfen Sie, ob Sie alle Vorgänger eingetragen haben. 1. Alle Vorgänge beginnen nach der Projektbesprechung! 2. Die Abgabe beim Postamt kann erst nach der Erledigung aller Aufgaben erfolgen! 3. Überprüfen Sie, ob es noch weitere Abhängigkeiten gibt, die bisher noch nicht erwähnt worden sind! StR. D. Langer 14

16 Ansichten und Druck des Projekts Projektstrukturplan-Nummern (PSP-Codes): Gehen Sie in der Menüleiste auf Extras Optionen, dort müsste der Reiter Ansicht angeklickt sein. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gliederungsnummern anzeigen. In der neuen Gantt- Darstellung sind nun die PSP-Codes vor die Vorgangsbeschreibungen eingefügt. Aufgabe 9: Zum Schluss schalten Sie noch die PSP-Codes (Projektstrukturplan-Nummern) ein und drucken den Gantt -Plan mit diesen Nummern aus. StR. D. Langer 15

17 2.4 Übungsaufgabe Situation: Die Geschäftsleitung eines Transportunternehmens erwägt den Neubau eines Verwaltungsgebäudes mit zahlreichen Büro- und zwei Konferenzräumen. Für das Projekt stehen 1,5 Millionen Euro zur Verfügung. Um Kosten und Zeit zu sparen, wird der Planungsprozess bewusst kurz gehalten und auf bisherige Erfahrungen im Bau vertraut. Der leitende Bauingenieur hat bereits die Arbeitspakete identifiziert und mit der möglichen Dauer versehen. Das folgende Organigramm zeigt den derzeitigen Stand. Als erster Vorgang findet natürlich die Erstbesprechung (1 Tag) statt. Die Besprechung beginnt am 15. März. Aufgabe: Erstellen Sie mit Hilfe von MS Project ein Gantt-Diagramm und beantworten Sie die folgenden Fragen: 1. Wann ist der Neubau fertig? 2. Der Elektriker kann leider erst zwei Tage später die Arbeiten aufnehmen. Verzögert sich die Fertigstellung? 3. Die Außenfenster werden aufgrund von Lieferverzögerungen erst drei Tage später geliefert. Verzögert sich die Fertigstellung? 4. Wo befinden sich weitere Puffer? Neubau Verwaltungsgebäude 1. Baugrube 2. Innenausbau 3. Außenarbeiten 4. Bauabnahme Baugrube ausheben (3 Tage) Estrich (14 Tage) Vorplatz (2 Tage) Bauabnahme (1 Tag) Fundament/ Mauerwerk (4 Wochen) Dach ( 2 Wochen) Innenputz (8 Tage) Sanitärinstallation (10 Tage) Garten (10 Tage) Zaun (10 Stunden) Bauübergabe (4 Stunden) Montage Fenster (4 Tage) Elektroinstallation (55 Stunden) Außenputz (8 Tage) Montage Haustür und Terrassentür (2,5 Tage)l Montage Innentüren (10 Stunden) Folgende logische Abhängigkeiten sind bei der Bauausführung vorhanden: StR. D. Langer 16

18 1. Die drei Arbeiten im Rahmen der Baugrube (ausheben, Fundament und Dach) können nur nacheinander ausgeführt werden. 2. Die Montage der Fenster beginnt nach Fertigstellung des Daches erfolgen. 3. Der Innenausbau beginnt nach Beendigung des Daches. 4. Die Montage der Innentüren beginnt, nachdem der Estrich 3 Tage getrocknet ist. 5. Die Sanitärinstallation und die Elektroinstallation beginnen gleichzeitig (nach dem Einbau der Haustür/Terrassentür), danach erfolgt der Innenputz. 6. Der Estrich kann erst angefangen werden, wenn der Innenputz zu 60% fertig gestellt ist. 7. Der Außenputz kann erst angefangen werden, wenn die Fenster und die Haustür eingebaut worden sind. 8. Die Außenarbeiten (Garten, Vorplatz, Zaun) beginnen nach Fertigstellung des Außenputzes. 9. Der Garten soll 5 Tage vor der Bauabnahme fertig sein. 10.Die Bauabnahme wird nach Fertigstellung aller Arbeiten (ohne Garten) durchgeführt. 11.Die Bauübergabe findet nach Abschluss aller Arbeiten statt. StR. D. Langer 17

19 2.5 Ressourcenplanung Um die in den bisherigen Planungsschritten definierten Vorgängen mit ihren logischen und zeitlichen Abhängigkeiten realisieren zu können, müssen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Die Ressourcen setzen sich zusammen aus Personen und aus Sachmitteln. Die Kapazitäts- oder Ressourcenplanung war dann erfolgreich, wenn die erforderlichen Mittel (Ressourcen) in der Projektdurchführung - in der richtigen Art und Qualität - in der richtigen Menge - zur richtigen Zeit - am richtigen Ort bereit stehen. Aufgabe 1: Erstellen Sie eine Mitarbeiterliste mit den folgenden Mitarbeitern: Rainer Müller (rm) arbeitet im Vertrieb und verdient 60,00 pro Stunde. Svenja Larsson (sj) ist eine externe Mitarbeiterin und verdient 75,00 pro Stunde. Es existiert bereits eine Mitarbeiterdatei. Verknüpfen Sie diese mit unserer Datei, so dass wir die Mitarbeiter gemeinsam in unserem Projekt verwenden können. Vorgehensweise zur Aufgabe 1: a. Wechseln Sie in die Ansicht für Mitarbeiter (Ansicht Ressourcen: Tabelle) und geben Sie die zwei Zeilen ein (Rainer Müller, Svenja Larsson). b. In Ihrem Import Ordner befindet sich die Datei Mitarbeiter.mpp. Öffnen Sie diese Datei und wechseln Sie danach in die Datei Prospektversand.mpp zurück. c. Benutzen Sie den Befehl Extras/Ressourcen/Gemeinsame Ressourcennutzung. d. Ordnen Sie die Datei Mitarbeiter_neu.mpp als Ressourcenpool zu. StR. D. Langer 18

20 Danach sind alle Ressourcen (Mitarbeiter) in einer Liste versammelt. Aufgabe 2: Wir wollen jetzt einige Einstellungen in Ihrem Standard-Projektkalender einstellen. Montags beginnen Sie mit der Arbeit am Projekt um 9:00 Uhr. Freitags arbeiten Sie bis 15:00 Uhr. Der und der sind freie Tage. In Ihrem Projekt arbeiten auch Halbtageskräfte. Erstellen Sie einen neuen Basiskalender Halbtag und lassen Sie dort die Mitarbeiter von 08:00 bis 10:00 und von 11:00 bis 13:00 Uhr arbeiten. Fritz Wege und Gudrun Winterbach sind diese Halbtageskräfte. Tragen Sie für Fritz Wege seinen Urlaub ein: 18. und 19. März Vorgehensweise zur Aufgabe 2: 1. Gehen Sie mit dem Befehl Extras/Arbeitszeiten ändern direkt auf Ihren Standardkalender. Hier können Sie einen neuen Kalender erstellen. Unter Details werden die Arbeitszeiten geändert (erst Reiter (Arbeitswochen" anklicken!). Unter Ausnahmen werden die u. a. die freien Tage eingetragen Arbeitszeiten! 3. Geben Sie unter Ausnahmen die freien Tage ( und ) ein, indem unter Name Freie Tage eingeben. 4. In diesem Fenster können Sie nun auch einen neuen Kalender erstellen. 2. Klicken Sie auf Details und ändern Sie dort die StR. D. Langer 19

21 Geben Sie diesem den Namen Halbtag und wählen Sie Kopie erstellen und klicken Sie auf OK. Nun können Sie wieder unter Details die Uhrzeiten des Halbtagskalenders ändern (unter dem Reiter "Arbeitswochen"). 5. Fritz Wege und Gudrun Winterbach sind Halbtageskräfte: Gehen Sie in die Darstellung Ressourcen:Tabelle Eingabe und ordnen Sie in der Tabelle selbst den Halbtageskalender zu. 6. Klicken Sie mit einem Doppelklick auf den Mitarbeiter Fritz Wege und tragen Sie seinen Urlaub unter der Lasche Arbeitszeit ändern ein. StR. D. Langer 20

22 Ändern der Vorgangsart, die Project zum Berechnen der Vorgangsdauer verwendet In Project wird eine von drei möglichen Vorgangsarten verwendet, um die Dauer von und damit auch deren Endtermine zu berechnen (oder deren Anfangstermine, wenn das Projekt ausgehend vom Projektendtermin anstatt vom Projektanfangstermin geplant wird). Übersicht über Vorgangsarten Die drei in Project verwendeten Vorgangsarten sind Feste Arbeit, Feste Dauer und Feste Einheiten. Standardmäßig werden in Project feste Einheiten verwendet. Jede Vorgangsart wirkt sich auf die Terminplanung aus, wenn eins der drei Elemente wie folgt geändert wird. Vorgangsart Beim Ändern von Einheiten Beim Ändern der Dauer Beim Ändern der Arbeit Vorgänge mit festen Einheiten Dauer wird neu berechnet. Arbeit wird neu berechnet. Dauer wird neu berechnet. Vorgänge mit fester Arbeit Dauer wird neu berechnet. Einheiten werden neu berechnet. Dauer wird neu berechnet. Vorgänge mit fester Dauer Arbeit wird neu berechnet. Arbeit wird neu berechnet. Einheiten werden neu berechnet. Hinweis Da Zuordnungen von Kostenressourcen nicht über Werte für Arbeit oder Einheiten verfügen, werden diese Werte bei Änderung des Anfangs- oder Endtermins nicht erneut berechnet. Auch Daten werden für eine Kostenressourcenzuordnung nicht erneut berechnet, weil die Arbeit oder Einheiten nicht geändert werden können. Entfernen leistungsgesteuerter Terminplanung für Vorgänge Für alle Vorgänge gilt, dass der Vorgang nach erfolgter Zuordnung einer Ressource gemäß der Formel Dauer = Arbeit / Einheiten berechnet wird. Für jeden Vorgang können Sie auswählen, welcher Teil der Gleichung durch MS Project berechnet werden soll, indem Sie den Vorgangstyp einstellen. Wenn Sie einem Vorgang Personen zuordnen oder diese entfernen, verlängert oder verkürzt Project die Vorgangsdauer basierend auf der zugeordneten Ressourcenanzahl. Project ändert jedoch nicht die für den Vorgang eingestellte gesamte Arbeit. Dies wird als leistungsgesteuerte Planung bezeichnet, die standardmäßig in Project beim Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen verwendet wird. StR. D. Langer 21

23 Obwohl leistungsgesteuerte Planung in den meisten Szenarien funktionsfähig ist, möchten Sie dies möglicherweise ändern, um genauer zu beobachten, wie sich das Hinzufügen oder Entfernen von Ressourcen auf einen Vorgang auswirkt. Möglicherweise möchten Sie die gesamte Arbeit erhöhen, wenn Sie Personen einem bestimmten Vorgang hinzufügen. Hinweis Sie können leistungsgesteuerte Planung nicht von Vorgängen mit fester Arbeit entfernen. Vorgänge mit fester Arbeit verfügen nicht über flexible Werte und sind daher immer leistungsgesteuert. 1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Balkendiagramm (Gantt). 2. Klicken Sie auf die Zeile für den Vorgang, für den Sie keine leistungsgesteuerte Planung verwenden möchten. Um bis zu 10 Vorgänge gleichzeitig zu ändern, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die Zeile für jeden Vorgang. Wenn die Vorgänge in direkter Folge im Gitter angezeigt werden, klicken Sie auf den ersten Vorgang. Halten Sie dann die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf den letzten Vorgang, um den gesamten Block von Vorgängen auszuwählen. 3. Klicken Sie auf Informationen zum Vorgang, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Erweitert. 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Leistungsgesteuert. Beachten Sie bei der Verwendung leistungsgesteuerter Planung die folgenden Punkte: Die leistungsgesteuerten Berechnungen werden nur angewendet, nachdem dem Vorgang die ersten Ressourcen zugeordnet wurden. Nachdem die ersten Ressourcen zugeordnet wurden, ändert sich der Arbeitswert nicht mehr, wenn demselben Vorgang Ressourcen zugeordnet oder Ressourcen von diesem entfernt werden. Bei der zugeordneten Vorgangsart Feste Einheiten wird durch das Zuordnen zusätzlicher Ressourcen die Vorgangsdauer verkürzt. Bei der zugeordneten Vorgangsart Feste Dauer werden durch das Zuordnen zusätzlicher Ressourcen die einzelnen Einheitswerte für Ressourcen verringert. Bei der zugeordneten Vorgangsart Feste Arbeit wird durch das Zuordnen zusätzlicher Ressourcen die Vorgangsdauer verkürzt. Für Sammelvorgänge und eingefügte Projekte kann die Option Leistungsgesteuert nicht festgelegt werden. StR. D. Langer 22

24 Aufgabe 3: Ordnen Sie jetzt die Mitarbeiter innerhalb Ihres Projektes nach folgender Vorgabe zu: Für die Besprechung sind Michael Tillmann und Martin Heinemann zuständig. Die Dauer der Besprechung soll sich aber nicht bei der Zuordnung der Mitarbeiter verändern. Für das Überarbeiten der Datenbank sind fest 40 Stunden eingeplant, die auch fix innerhalb der 5 Tage erledigt sein müssen (5 Tage a 8 Stunden = 40 Stunden). Sigmund Schröder und Katrin Frisch teilen sich die Arbeitszeit so, dass eine Dauer von 5 Tagen erhalten bleibt. Frau Frenzel hat 10 Stunden Zeit, die Etiketten auszudrucken. Die Mitarbeiter Sigmund Schröder, Hans Wendelbach und Katrin Frisch werden den Vorgängen 8 bis 11 zugeordnet. Den Vorgängen 12 und 13 können Sie jeweils 3 Hilfskräfte zuordnen, ohne dass sich die Dauer verändert. Für das Erstellen der Werbebriefe ist Herr Heinemann zuständig, das Ausdrucken übernimmt eine Hilfskraft Svenja Larsen frankiert, verpackt die Sendungen und bringt sie zur Post. Herr Tilmann ist der professionelle Fotograf und ist für die Fotos zuständig. Vorgehensweise zur Aufgabe 3.1: Benutzen Sie die Ansicht Vorgang: Eingabe! Deaktivieren Sie das Kästchen leistungsgesteuert! Ordnen Sie die beiden Mitarbeitern der Besprechung zu. Die Dauer der Besprechung hat sich nicht verändert. Die richtige Berechnungsart lautet: Feste Einheiten! 3.2 Überarbeiten der Datenbank: Die richtige Berechnungsart lautet: Feste Dauer! Tragen Sie danach die beiden Mitarbeiter ein. Je- StR. D. Langer 23

25 der arbeitet jetzt 20 Stunden an der Aufgabe und die Dauer des Vorgangs hat sich nicht verändert. 3.3 Stellen Sie den Vorgang auf Feste Dauer und ordnen Sie Frau Frenzel mit 10 Stunden zu. 3.4 Markieren Sie die Vorgänge 8 bis 11 (Layout entwickeln bis Fotos bearbeiten) gleichzeitig rechte Maustaste Informationen zum Vorgang. Unter der Lasche Spezial deaktivieren Sie das Kästchen leistungsgesteuert. Unter der Lasche Ressourcen können Sie jetzt die drei Mitarbeiter eingeben. Sie können dies auch für jeden Vorgang einzeln wie unter 2 und 3 beschrieben eingeben. 3.5 Bei den Vorgängen 12 und 13 müssen Sie die Berechnungsart auf Feste Einheiten ändern. Jetzt können Sie drei Hilfskräfte zuordnen. Wenn Sie keine drei Hilfskräfte bei den Mitarbeitern haben, müssen Sie diese noch eingeben. Aufgabe 4: Jetzt haben wir allen Vorgängen Mitarbeiter zugeordnet. Überprüfen Sie, ob es Konflikte gibt! Versuchen Sie diese Konflikte zu lösen! Beschreiben Sie den kritischen Weg! Vorgehensweise zur Aufgabe 4: 1. Testen Sie die Funktion Extras/Kapazitätsabgleich! 2. Hilfreiche Ansichten: Ressource: Einsatz, Ressource: Zuteilung und Vorgang: Einsatz, außerdem der Filter Überlastete Ressourcen. 3. Wenn es keine Puffer zwischen den einzelnen Arbeitspaketen gibt, spricht man vom kritischen Weg, bei dem keine Zeitverzögerungen auftreten können, ohne den Endtermin zu verschieben! StR. D. Langer 24

26 2.6 Übungsaufgabe - Fortsetzung Die Übungsaufgabe zum Neubau des Verwaltungsgebäudes wird fortgesetzt. Die einzelnen Arbeiter und beteiligte Firmen werden zugeordnet. 1. Die Baufirma hat folgende Mitarbeiter: Stefan Koschel, Arne Müller, Sven Holthusen, Manfred Meier, Benjamin Groß, Dipl. Ing. Simone Macke 2. Folgende Fremdfirmen sind am Bau beteiligt: Türen- und Fensterbau Meyer GmbH Gas- und Wasserinstallation M. Börger OHG Elektromeister H. Laurence 3. An der Erstbesprechung nehmen alle beteiligten Fremdfirmen und Hinweis: Sie müssen nach der Eingabe jedes Mitarbeiters die Eingabe mit OK bestätigen. Dadurch verändert sich automatisch die Dauer! die Dipl. Ing. Macke teil. 4. Die Baugrube wird von den Mitarbeitern Stefan Koschel, Arne Müller und Sven Holthusen ausgehoben. Dadurch verändert sich die Dauer auf 1 Tag! 5. Das Mauerwerk/Fundament wird ebenfalls von den drei Mitarbeitern fertig gestellt. Dazu kommen Manfred Meier und Benjamin Groß. Wie viele Stunden wird am Mauerwerk gearbeitet? 6. Das Dach wird vom Spezialisten Benjamin Groß gedeckt. 7. Die Montage der Fenster und Türen wird von der Fremdfirma geleistet. 8. Die Sanitär- und Elektroinstallation übernehmen ebenfalls Fremdfirmen. 9. An der Bauabnahme sind ebenfalls alle Teilnehmer der Erstbesprechung beteiligt. 10. Ordnen Sie die restlichen Arbeiten den Mitarbeitern zu. Beachten Sie dabei folgendes: - Der 01. Mai ist ein Feiertag. - Stefan Koschel und Benjamin Groß haben am Urlaub. - Für die Außenarbeiten stehen Ihnen noch drei Hilfskräfte zur Verfügung. - Freitags wird immer nur bis 13 Uhr gearbeitet. - Die angegebenen Zeiten beziehen sich aber immer auf eine 5 Tage Woche mit einem 8 Stunden Tag. - Am 01. und 02. April kann Arne Müller nur bis 12 Uhr arbeiten. Aufgabe 5: Wenden Sie die erarbeitete Theorie in Ihrem Projekt an! 1. Unterteilen Sie Ihr Projektthema in einzelne Arbeitspakete. 2. Ordnen Sie diesen Arbeitspaketen Zeiten zu. 3. Füllen Sie das Formular Projektauftrag aus! 4. Füllen Sie für ein Arbeitspaket das Formular Arbeitspaketbeschreibung aus! StR. D. Langer 25

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