Portal Interne Evaluation Niedersachsen Arbeitsbereich BBS

Transkript

1 Portal Interne Evaluation Niedersachsen Arbeitsbereich BBS Anleitung zur Nutzung für die Administratorin oder den Administrator Niedersächsisches Landesinstitut für schulische Qualitätsentwicklung (NLQ) - Abt. 2/ Evaluation und Schulinspektion - Berufliche Bildung Hildesheim, März 2018 Stand

2 Inhalt 1. User über die Komforteinrichtung einrichten User verwalten Teilnehmerinnen und Teilnehmer anzeigen Teilnehmerinnen und Teilnehmer löschen Teilnehmerinnen und Teilnehmer ändern Userdaten mittels CSV-Datei importieren Lehrkräftedaten mittels CSV-Datei importieren Funktionsadressen mittels CSV-Datei importieren Hinweise Diese Anleitung beschreibt die erstmalige Nutzung des Moduls SebeiSch, Selbstbewertung in Schule, für die Administration auf dem Portal Interne Evaluation. Anhand einiger Screenshots 1 werden vor allem technische Benutzerhinweise für das Einrichten und die Verwaltung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern (Usern) durch die verantwortliche Administratorin oder den verantwortlichen Administrator (Schuladmin) gegeben. Auf weitere Module wird hier nicht näher eingegangen, diese werden in jeweils separaten Handreichungen erläutert. 1 In den Screenshots und in den digitalen Versionen impliziert die Bezeichnung "Schüler" sowohl Schülerinnen als auch Schüler, gleiches gilt für "Lehrkräfte", "Benutzer" etc. 2

3 1. User über die Komforteinrichtung einrichten Tipp: Sie erreichen das Portal der Internen Evaluation unter Dort sind auch weitere Anleitungen und Materialien hinterlegt. Um zu Ihrem persönlichen Arbeitsbereich als Administratorin oder als Administrator zu gelangen, geben Sie bitte Ihre Schulnummer in das Feld auf der Startseite ein und wählen Sie den Bereich BBS an (Abb. 1). Bitte tragen Sie in das Feld Ihre Schulnummer ein. Klicken Sie anschließend BBS an und drücken den Button Zu Ihrer Schulplattform. Abb. 1: Schulnummer eintragen admin Abb. 2: Zugangsdaten eintragen 3

4 Tipp: Bitte beachten Sie auch Kapitel 3, in dem beschrieben wird, wie mehrere Lehrkräftedaten importiert bzw. Accounts mittels CSV-Import erstellt werden können. Um einen neuen User einzurichten, klicken Sie auf User einrichten (Abb. 3). Abb. 3: Menüpunkt User einrichten Tipp: Während Sie für die Vor- und Nachnamen Umlaute verwenden können (z. B. Müller, Fäßner), müssen diese bei der Vergabe der Account-Namen durch ae, oe etc. ersetzt werden (z. B. Mueller, Faessner). Ansonsten sind für den Account-Namen nur die Buchstaben von a-z bzw. A-Z und Ziffern von 0-9 zugelassen. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen und einen Benutzernamen ein. Klicken Sie anschließend auf Lehrer hinzufügen (Abb. 4). Die Erstellung des Users kann einen Augenblick dauern. Anschließend wird eine Bestätigung angezeigt. Tipp: Anstelle des Namens der Lehrkraft können auch Funktionsaccounts vergeben werden, wie z. B. die Bezeichnung des Bildungsgangs bzw. der Fachgruppe oder Abteilung. Diese könnten dann durch die entsprechenden BG-, FG- bzw. AL-Leitungen verwaltet werden. Bitte beachten Sie hierzu Kap. 3. Abb. 4: Komforteinrichtung um User einzurichten 4

5 Tipp: Da jeder Account-Name nur einmal vergeben werden kann, wählen Sie bitte nicht nur den Nachnamen aus. Denn auch nach der Löschung der Teilnehmerin oder des Teilnehmers wird dieser Name vom System nicht wieder zugelassen. Das Passwort wird automatisch erstellt (Abb. 5). Notieren Sie sich dieses! Es sollte umgehend von der Endnutzerin oder dem Endnutzer geändert werden. Tipp: Sollten Sie sich das Passwort nicht notiert haben oder die Zugangsdaten als eine generierte Einladungs versenden wollen, so lesen Sie bitte unter 2.3 Teilnehmerinnen und Teilnehmer ändern weiter. Abb. 5: Menüpunkt User einrichten Tipp: Nutzen Sie nicht die Rückwärtsfunktion des Browsers, sondern die Menüfunktionen in der blauen Leiste. Abb. 6: Menüleiste 5

6 2. User verwalten Um einen User-Account zu verwalten, um z. B. eine Einladungs- mit den Zugangsdaten zu verschicken, klicken Sie auf User verwalten. Abb. 7: Menüpunkt User verwalten Abb. 8: User verwalten Hier haben Sie die Möglichkeit, sich alle User anzeigen zu lassen und diese gegebenenfalls zu bearbeiten. Sie haben keine Möglichkeit, auf die erarbeiteten Inhalte zuzugreifen! 6

7 2.1 Teilnehmerinnen und Teilnehmer anzeigen Im Menüfeld Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden zunächst die letzten vorgenommenen Einträge angezeigt (Abb. 9). Unter neue Eintragungen anzeigen können Sie angeben, wie viele letzte Eintragungen angezeigt werden sollen. Unter Anfangsbuchstabe Nachname können Sie einen Buchstaben eingeben, um alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer anzuzeigen, deren Nachname mit dem ausgewählten Buchstaben beginnt. Unter Gruppe anzeigen können Sie eine Gruppe auswählen. Anschließend werden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die dieser Gruppe zugehören, angezeigt. Abb. 9: Übersicht aller eingetragenen User 2.2 Teilnehmerinnen und Teilnehmer löschen Um eine Teilnehmerin oder einen Teilnehmer zu löschen, markieren Sie diesen. Klicken Sie anschließend auf Alle markierten User löschen (Abb. 10). Abb. 10: Ausgewählte User löschen 7

8 Es folgt eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie Ihr Vorhaben durch ein Klicken auf ja (Abb. 11). Abb. 11: Ausgewählte User löschen 2.3 Teilnehmerinnen und Teilnehmer ändern Tipp: Sollten Sie sich beim Einrichten eines neuen Users (s. Kap.1) das automatisch generierte Passwort nicht notiert haben oder die Zugangsdaten als Einladungs- versenden wollen, so können Sie dies wie folgt einrichten (Abb. 12). Um einen User zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol unter ändern. Abb. 12: Ausgewählte User löschen 8

9 In der Eingabemaske können alle Daten außer dem Accountnamen verändert werden (Abb. 13). Somit besteht beispielsweise die Möglichkeit, ein vergessenes Passwort neu zu vergeben oder das vom System automatisch generierte Passwort und alle weiteren Zugangsdaten als Einladungs- an die Teilnehmerin oder den Teilnehmer zu verschicken. Abb. 13: User-Daten ändern Tragen Sie die Änderungen oder Ergänzungen ein und klicken Sie anschließend auf speichern. Tipp: Stellen Sie immer sicher, dass der Haken bei Gruppenzugehörigkeit gesetzt ist. Ansonsten kann den Usern keine SebeiSch- und/oder UBB-Nutzung zugewiesen werden. Zudem erscheint der Account nicht mehr in Ihrer Administration. 9

10 3. Userdaten mittels CSV-Datei importieren Tipp: Das System erstellt automatische Accounts im Format VornameName und versendet die Zugangsdaten automatisch an die im Feld hinterlegte Adresse. Es ist nicht möglich, eigene Accountnamen in der Importdatei zu vergeben. Sollte dies gewünscht sein, sind diese mittels der Komforteinrichtung anzulegen (s. Kapitel 1) Mittels dieser Funktion Lehrerimport ist es möglich, mehrere Lehrkräfte- oder Funktionsaccounts gleichzeitig zu erstellen und ggf. die Zugangsdaten per an die jeweiligen Kolleginnen und Kollegen zu versenden. Gehen Sie hierbei unter dem Reiter Moderation auf den Menüpunkt Lehrerimport (Abb. 14) Abb. 14: Menüpunkt Lehrerimport Es ist bereits eine CSV-Importdatei im System hinterlegt, in die Sie die Daten hineinkopieren oder eintragen können. Da bei der Benennung der Accounts verschiedene Konfigurationen möglich sind, wird nachfolgend zwischen der Möglichkeit Lehrkräftedaten oder Funktionsadressen zu importieren, unterschieden. Tipp: Daten für Lehrkräfte und Funktionsadressen können in einer gemeinsamen CSV-Datei importiert und die Accounts somit auch gleichzeitig konfiguriert werden. 10

11 3.1 Lehrkräftedaten mittels CSV-Datei importieren Wählen Sie den Menüpunkt Lehrerimport unter dem Reiter Moderation (Abb. 14) an. Klicken Sie anschließend im Erläuterungstext auf hier herunterladen (Abb. 15) Abb. 15: Vorlage für die CSV-Importdatei herunterladen Es öffnet sich eine CSV-Vorlage, in der Sie die Nachnamen, Vornamen und -Adressen der Lehrkräfte (Abb. 16) oder der Funktionsadressen (Abb.25, 27, s. Kap. 3.2) eintragen oder hineinkopieren können. Abb. 16: Daten der Lehrkräfte in der CSV-Datei zum Import hinterlegen Tipp: Für die Vor- und Nachnamen können Umlaute (z. B. Müller, Fäßner) verwendet werden. Die Accountnamen werden automatisch vom System generiert. Speichern Sie anschließend die ausgefüllte CSV-Datei auf einem lokalen Speicherort. Bestätigen Sie hierzu auch den Hinweis bezüglich eines möglichen Datenverlustes bei Fortführung der Konfiguration mit Ja (Abb. 17) Abb. 17: Warnhinweis bei der Konfiguration der CSV-Datei. 11

12 Um die ausgefüllte CSV-Datei mit den Lehrkräftedateien aufzurufen, gehen rufen Sie erneut den Menüpunkt Lehrerimport auf und drücken den Button Durchsuchen (Abb. 18). Abb. 18: Durchsuchen des Laufwerkes starten Durch Klicken auf den Button Durchsuchen gelangen Sie wieder auf Ihren Desktop und können die CSV- Datei zum Import der Lehrkäftedaten auswählen (Abb. 18). Bestätigen Sie die Auswahl mit Öffnen. Abb. 19: Auswahl und Hochladen der konvertierten der CSV-Datei Mit einem Klick auf den Button Submit schließen Sie den Import ab (Abb. 20). 12

13 Abb. 20: CSV-Import abschließen Zur Bestätigung des erfolgreichen Imports erscheint die Meldung Die User sind importiert (Abb. 21) und Sie könnten eine weitere CSV-Datei auswählen. Abb. 21: Bestätigungstext für den erfolgreichen Import der Daten Sollten Sie die -Adressen in der CSV-Datei hinterlegt haben, so werden automatisch Einladungs-E- Mails mit Anmeldelink, Accountname und Passwort an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen versendet (Abb. 22). Abb. 22: Einladungs- mit den Zugangsdaten 13

14 3.2. Funktionsadressen mittels CSV-Datei importieren Sollten Sie eine Funktionsadresse vergeben wollen (hier z. B. für den Bildungsgangsgruppe Holztechnik) so rufen Sie CSV-Vorlage zum Import auf (Abb. 23). Abb. 23: Vorlage für die CSV-Importdatei herunterladen Um den Nutzerinnen und Nutzern das Auffinden der Funktionsadressen zu erleichtern, um diese z. B. für eine Selbstbewertung (SebeiSch-Online Tool) auszuwählen, ist Folgendes bei der Konfiguration zu beachten. 1. Auflistung der Funktionsadressen im Auswahlfeld z. B. nach Bildungsgängen (BG), Fachgruppen (FG), Abteilungen. Abb. 24: Auswahlfeld zum Einladen von Nutzern für SebeiSch oder Unterrichtsbeobachtung Hierbei steht das Kürzel BG als Namensersatz am Anfang und der Bereich an zweiter Stelle, so dass alle Bildungsgangsgruppen untereinander erscheinen. Diese Konfiguration erleichtert es den angelegten Nutzerinnen und Nutzern die Funktionsadressen nach Bildungsgängen, Fachgruppen, Abteilungen etc. im Drop-Down-Menü aufzufinden (Abb. 24). Um diese Sortierung im Einladungssystem zu gewährleisten, muss der Namenszusatz für die Funktion (BG= Bildungsgang, FG = Fachgruppe, Abt = Abteilung etc.) in der CSV-Vorlage im Feld Namen vermerkt werden (Abb. 25) 14

15 Abb. 25: Vorschlag zum Anlegen von Funktionsadressen 2. Auflistung der Funktionsadressen nach Fachrichtung Bei dieser Konfiguration stehen nicht alle Bildungsgänge untereinander, sodass die Einordnung der Namen der Bildungsgangsgruppen alphabetisch erfolgt (Abb. 26). Das führt dazu, dass die Bildungsgangsgruppen im Auswahlmenü gemischt mit den Benutzern angezeigt werden. Abb. 26: Auswahlfeld zum Einladen von Nutzern für SebeiSch oder Unterrichtsbeobachtung Tipp: Das Feld name muss ausgefüllt sein, da sich hierauf der Accountname generiert. Das Feld Vorname ist in der CSV-Vorlage optional und kann frei gelassen werden. In diesem Beispiel erschiene nur Holztechnik ohne den Zusatz BG (=Bildungsgang) Sollte diese Sortierung gewünscht sein, ist hierfür der Vermerk der Fachrichtung Holztechnik in das Feld name einzutragen (Abb. 27). Abb. 27: Vorschlag zum Anlegen von Funktionsadressen Der sich anschließende Import erfolgt, wie in Kapitel 3.1 beschrieben (Abb. 17 ff) 15