Teilzeitarbeit. Lösung % Produktivitätssteigerung bei Einführung von vollzeitnaher Teilzeitarbeit.

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1 Lösung Teilzeitarbeit % Produktivitätssteigerung bei Einführung von vollzeitnaher Teilzeitarbeit. Teilzeitarbeit umfasst jedes Arbeitsverhältnis, dessen zeitlicher Umfang unterhalb der betrieblichen Regelarbeitszeit (z.b. 38 Std. Woche) vereinbart wird. Die Modelle reichen vom stufenweisen Wiedereinstieg (z.b. nach Elternzeit) bis zu vollzeitnahen Modellen wie der 4-Tage- Woche. Teilzeit wird vor allem in Lebensphasen nachgefragt, in denen Kinder betreut oder Angehörige gepflegt werden. Ebenfalls wird in Phasen der Weiterbildung oft teilzeit gearbeitet. Aus betrieblicher Sicht liegen Chancen in der erfahrungsgemäß höheren Produktivität und Motivation, aber auch in der Flexibilität der Teilzeitkräfte (z.b. Einsatz an Tagen mit verstärktem Arbeitsanfall). AUCH EIN TEILZEIT-ARBEITENDER MANN IST EIN GANZER MANN Seite 1 von 8

2 Überblick Teilzeitarbeit Nutzen Häufig erhöhte individuelle Leistungsfähigkeit (bezogen auf die erbrachte Leistung pro bezahlter Arbeitsstunde) Oft verstärkte Motivation der Teilzeitkräfte Erfahrungsgemäß niedrigere Fehlzeiten Höhere Produktivität und besseres Konzentrationsvermögen, vor allem bei Verkürzung der Tagesarbeitszeit (optimierte Selbstorganisation, Erwerbsarbeit wird im Vergleich zu anderen Aufgaben und Erholungszeiten weniger lang durchgeführt) Hohe Sensibilität der Teilzeitkräfte für versteckte Zeitfresser und uneffektive Arbeitsabläufe Betriebliche Flexibilität durch verstärkten Einsatz der Teilzeitkräfte in Spitzenzeiten und dadurch Vermeidung von Überstunden, sofern mit den Teilzeitkräften ein flexibler Einsatz vereinbart werden kann. Schnellere Rückkehr und leichterer Wiedereinstieg nach der Elternzeit Hohe Loyalität und Betriebstreue der Teilzeitkräfte Erleichterte Mitarbeiterbindung sowie Gewinnen von neuen Fachkräften Beibehaltung und Nutzung von Kompetenzen, die bei Nichtangebot an Teilzeit verloren gehen würden Mitarbeiter, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr voll belastbar sind, bleiben im Arbeitsverhältnis Wichtige Aspekte Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge Arbeitszeitrahmen / Kernzeiten / Ampelgrenzen für Teilzeitkräfte Einschränkungen der Flexibilität von Teilzeitkräften, v. a. aufgrund von Kinderbetreuungszeiten. Erhöhte Organisation der Personaleinsatzplanung, der Steuerung, Koordination und der Übergabe Transparenz der Anwesenheitszeiten Ggf. angepasste (Neu-)Organisation der Stelle Umgang mit Stellenresten Erhöhter Aufwand für Einarbeitung und Fortbildung Höhere kopfzahlbezogene Kosten (z.b. Beurteilungen, Kantine) Wirtschaftliche Nutzung von Büroraum Anforderungen an Information und Kommunikation Vertretungsregelung und Qualifizierung Evtl. Schwierigkeiten bei der Neubesetzung der Stelle Seite 2 von 8

3 Qualifizierte Teilzeitarbeit als Modell zur Vereinbarkeit Obwohl Teilzeitarbeit Flexibilität und Produktivität fördert, ist sie mit einem negativen Image verbunden. Die Teilzeitquote erhöhte sich in Deutschland auf derzeit 33,5 %. Dennoch suchen mehr als Männer und Frauen eine Teilzeitbeschäftigung. Aktives Arbeitszeitmanagement Als Führungskraft müssen Sie mit den unterschiedlichen Teilzeit- und Vollzeitmodellen den Arbeitsanfall bewältigen, das ist oftmals nicht einfach! Daher besteht hier insbesondere die Notwendigkeit der aktiven Steuerung, damit Planbarkeit für die Mitarbeiter/innen und den Betrieb gegeben ist und das Zeitbudget eingehalten werden kann. Dadurch ermöglichen Sie Ihren Beschäftigten eine bessere Balance zwischen Beruf und Familie. Durch den Einsatz von Teilzeitbeschäftigten kann eine bessere Anpassung der betrieblich vorhandenen Arbeitszeit an unterschiedliche Auftragsvolumina stattfinden. Damit wird der Ausgleich von Schwankungen erleichtert. Wann bietet sich der Einsatz der Teilzeit an? Um auf Kinderbetreuungswünsche von Eltern je nach zeitlicher Verfügbarkeit einzugehen Um Vereinbarkeit von Beruf und Pflege kurzfristig zu ermöglichen Als Bindungs- und Kontakthaltemaßnahme während der Elternzeit/Pflegezeit Als Angebot für Beschäftigte mit gesundheitlich bedingten Leistungseinschränkungen Für Beschäftigte, die berufsbegleitend eine Weiterbildung oder ein Studium absolvieren. Bei schwankenden Arbeitsmengen Bei erhöhtem Arbeitsanfall/ zur Abdeckung in Spitzenzeiten Bei Reduktion der Auftragsmenge/Arbeitsanfall Um die Flexibilität in Schichtbetrieben zu erhöhen und auch Beschäftigten mit Kindern ein geeignetes Schichtmodell anzubieten Kommunikation und Information gewährleisten Teilzeitkräfte arbeiten meist hoch motiviert, da viele sich besonders bemühen, auch in einem Teil der regulären Arbeitszeit einen wertigen Beitrag für Team und Arbeitgeber zu leisten. Werden sie gut in den Informationsfluss eingebunden und können an den gleichen Fortbildungen teilnehmen, wie Vollzeitbeschäftigte, sind sie vollwertige Mitarbeiter. Seite 3 von 8

4 Teilzeit auch für Männer? Nur 13 % der Teilzeitbeschäftigten sind Männer. Familienverantwortung spielt dabei bisher eine nachrangige Rolle gegenüber Engpässen am Arbeitsmarkt oder Weiterbildungsinteressen (IAB 2006). Teilzeit ist für Männer noch weniger akzeptiert, als für Frauen. Schon der Wunsch nach Teilzeit wirft für die Betroffenen Fragen auf, z. B. Wie sage ich es meinem Chef?, Mit welchen Reaktionen seitens der Kollegen, aber auch der Nachbarn muss ich rechnen?, Kann ich dann noch Karriere machen? und Wie geht es nach der Auszeit weiter? Daher verzichten viele Teilzeit-Interessierte darauf, ihren Wunsch zu realisieren. Ein Teil dieser Beschäftigten gerät dadurch unter Druck, kann Arbeit und Familie nicht zufriedenstellend vereinbaren. Grundsätzlich gilt zwar, dass nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz ein großer Teil der Beschäftigten einen Rechtsanspruch auf Teilzeit hat (s. S. 6). Die Durchsetzung von Ansprüchen per Recht ist aber nur selten für alle Beteiligten fruchtbar. Besser ist es, eine Win-Win-Situation zu schaffen. Wenn Sie sich als Führungskraft die möglichen Vorteile des Einsatzes von Teilzeitbeschäftigten für Ihren Bereich vergegenwärtigen, können Sie anstreben, mit dem jeweiligen Beschäftigen solche Regelungen zu vereinbaren, die sowohl für das Unternehmen und das Arbeitsteam günstig, als auch für den/die Mitarbeiter/in hilfreich sind. Solche Lösungen sind tragfähig und nachhaltig. Welche Unterschiede mache ich selbst zwischen Frauen und Männern? Hier ein kleiner Test: Wie sehr würden Sie folgender Frage zustimmen: Männer in Teilzeit sind motivierte Mitarbeiter! Wie sieht Ihre Zustimmung aus, wenn sich die Frage statt auf Männer, auf Frauen bezieht? Teilzeit auch für Führungskräfte? Teilzeitarbeit für Führungskräfte ist oft mit Vorbehalten behaftet. Führungskräfte selbst äußern z.b. Ich würde gerne täglich verkürzen, aber bei uns wird ab 17 Uhr Karriere gemacht. Dabei stellt sich viele Führungskräften mit familiären Betreuungsaufgaben das Problem der Arbeitszeit nicht erst, wenn es um eine Verkürzung auf Teilzeit geht: Von vielen Beschäftigten in Leitungspositionen wird erwartet, dass sie über die vereinbarte Wochenarbeitszeit hinaus zur Verfügung stehen. Dies ist auch einer der wichtigsten Gründe für den teilweise unfreiwilligen Verzicht von Frauen auf solche Posten. Während sich bis zu 40 Stunden evtl. noch mit den Familienaufgaben vereinbaren lassen, wird es darüber hinaus schwierig bis unmöglich. Seite 4 von 8

5 Bevor Sie also für Leitungspositionen Teilzeit einführen, sorgen Sie dafür, dass Vollzeit- Führungskräfte eine Chance erhalten, ihren Arbeitstag zu planen. Ein Ansatz dafür ist eine Besprechungskultur, bei der die Terminierung auch familiäre Aufgaben berücksichtigt. Dazu gehört auch und vor allem die Thematisierung durch die oberste Führungsebene, dass die Wahrnehmung familiärer Aufgaben durch Führungskräfte als Beleg für verantwortliches Handeln anerkannt wird. An die Organisation von Teilzeitarbeit in Führungspositionen werden daher besondere Ansprüche gestellt, nicht alle Modelle bewähren sich. Es gibt aber inzwischen gute Beispiele für das Gelingen von Teilzeit in Führung. (Siehe auch Tool Teilzeit in Führung ) Was sind die Voraussetzungen dafür? Im ersten Schritt stellt sich die Frage, wie viel direkte Anwesenheit für originäre Führungsaufgaben tatsächlich notwendig ist. Kann durch die Delegation von Aufgaben eine Trennung von Fach- und Führungsaufgaben erfolgen und damit eine Verkürzung der Arbeitszeit ermöglicht werden? Kann ggf. in Ergänzung dazu - ein Teil der Aufgaben auch unterwegs oder im Home Office erledigt werden, so dass Teilzeitarbeit mit Telearbeit kombiniert wird? Wie flexibel kann die Führungskraft bei Bedarf Lage und Länge der Arbeitszeit variieren (z.b. Familien- oder Pflegetag verlegen)? An die Stelle der Anwesenheitsorientierung sollte Ergebnisorientierung mit Transparenz der Erreichbarkeit treten. Wichtig ist auch, dass Führungskräfte, die Teilzeit arbeiten, moderne Instrumente und Methoden für die persönliche Führung von Mitarbeitern und Teams intensiv einsetzen. Die Mitarbeiter können und sollen nicht mehr laufend kontrolliert werden, sondern es wird ein Vertrauensverhältnis zum Nutzen aller angestrebt, das auch dann noch funktioniert, wenn die Führungskraft nicht persönlich anwesend ist. Dies ist nicht leicht zu erreichen, aber hoch effektiv und im Übrigen ein Ansatz, der auch für vollzeit-tätige Führungskräfte gilt: Denn die dauernde Anwesenheit von Führungskräften ist in vielen Branchen und Bereichen, bei denen Führung mit einer hohen Reisetätigkeit einher geht, ohnehin nicht gegeben. Ist eine solche Reisetätigkeit erforderlich, muss dies kein Aus für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf bedeuten. Wichtig ist vielmehr, in den Reisepausen das für die jeweilige Position mögliche Maß an Arbeitszeitreduzierung und Flexibilität für die Familie auch wirklich ausnutzen, anstatt nach dem Motto: jetzt ist es auch schon egal zu verfahren. Bewährt haben sich Teilzeitmodelle, bei denen Lage und Dauer der Arbeitszeit an die betrieblichen und privaten Anforderungen angepasst werden können. Meist handelt es sich um vollzeitnahe Modelle (z.b. 30-Stunden-Woche, 4-Tage-Woche), oft in Kombination mit Telearbeit. In dringenden Fällen ist die Führungskraft telefonisch erreichbar oder hat von zu Hause Zugriff auf das betriebliche Netz. Seite 5 von 8

6 Wenn eine ganztätige Besetzung der Stelle wichtig ist und sich zwei Personen finden, die die Position gemeinsam ausüben wollen, ist auch Job-Sharing in Führungspositionen möglich. Die Teilzeitkräfte, die die Führungsstelle teilen, können dabei Aufgabenschwerpunkte oder Federführungen vereinbaren. Einmal Teilzeit immer Teilzeit? Beschäftigte wünschen Teilzeit oft für eine gewisse Lebensphase. Wenn Kinder älter werden oder Pflegesituationen sich ändern, möchten sie häufig ihre Arbeitszeit wieder verlängern. Nach dem Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge sind sie bevorzugt zu berücksichtigen, wenn entsprechende Stellen frei werden. Umgekehrt gibt es auch Teilzeitkräfte, die aus Gewohnheit an den bisherigen Regelungen festhalten und auch ohne Familienaufgaben z.b. vorzugsweise vormittags arbeiten möchten. Wenn diese Arrangements nicht mehr zum Arbeitsanfall oder zu Ihrem Team passen und andere Mitarbeiter darunter leiden, sollten Sie im Mitarbeitergespräch die Notwendigkeit einer Änderung der bisherigen Regelung aufgreifen. Umgang mit Stellenresten Bei geringfügiger Reduzierung der Arbeitszeit gibt es verschiedene Varianten. Beispielsweise können Stellenreste zusammengefasst oder durch Optimierungen der Arbeitsorganisation hinfällig werden. Aufgabendelegation kann neue Stellenzuschnitte und eine Neubesetzung an anderer Stelle, ggf. auch in einer anderen Abteilung oder Hierarchieebene nach sich ziehen. Hierbei gibt es keine Pauschallösungen, aber viele gute Ideen in der Praxis, wenn sich z.b. das ganze Team mit dem Thema auseinandersetzt. Wesentliche Eckpunkte des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge In Betrieben mit mehr als 15 Arbeitnehmern haben Beschäftigte nach mindestens sechsmonatiger Beschäftigung einen vor dem Arbeitsgericht einklagbaren Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit (und auf eine bestimmte Verteilung auf die Woche), wenn nicht wesentliche betriebliche Gründe entgegenstehen ( 8 TzBfG). Teilzeitbeschäftigte haben grundsätzlich die gleichen arbeitsrechtlichen Ansprüche wie Vollzeitbeschäftigte ( 4 TzBfG). Wenn die Teilzeitkraft einen Wunsch nach Verlängerung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzeigt, ist sie bei der Besetzung eines entsprechenden freien Arbeitsplatzes bei gleicher Eignung bevorzugt zu berücksichtigen, es sei denn, dass dringende betriebliche Gründe oder Arbeitszeitwünsche anderer teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer entgegenstehen ( 9 TzBfG). Seite 6 von 8

7 Teilzeitmodelle Zur Ausgestaltung der Teilzeitarbeit (siehe Tool Die Vier Stellschrauben zur Ausgestaltung des Teilzeitmodells) können das Volumen, die Verteilung, die Lage und die tägliche Länge der Arbeitszeit festgelegt werden. In den meisten Fällen werden fixe Arbeitszeiten vereinbart. Das Tool Formen von Teilzeitarbeit zeigt Teilzeit-Modelle, die sich im Sinne einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie öfters in der Praxis finden und unserer Erfahrung nach gut angewandt werden können. Umsetzungsfragen: Wie offen bin ich für den Einsatz von Beschäftigten in Teilzeit? Wie hoch ist der Reduzierungswunsch des / der Beschäftigten? Soll die Arbeitszeit dauerhaft oder nur zeitweise reduziert werden? Ist die Stelle teilbar? Wie kann die Arbeit neu aufgeteilt werden (z.b. Verlagerung, Delegation)? Wie stellt sich der Arbeitsanfall (siehe Tool Arbeitsanfallanalyse) dar? Welches Teilzeitmodell lässt sich sinnvoll umsetzen? Welche Möglichkeiten gibt es zum Umgang mit Stellenresten (z.b. abteilungsübergreifende Bündelung und Schaffen einer neuen Stelle)? Wie können der Informationsfluss und Transparenz über laufende Vorgänge gewährleistet werden? Wie wird die Vertretung geregelt? Kann man die zeitliche Flexibilität insgesamt im Team erhöhen, indem die einzelnen Beschäftigten breiter qualifiziert werden? Seite 7 von 8

8 Ihre Aufgabe: Ausgleich zwischen Interessen der Beschäftigten und des Unternehmens zu finden Seite 8 von 8